Beleidsregels CBP handhaving protocolplicht Wet politiegegevens

Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft, gelet op de artikelen 35, tweede en derde lid, Wet politiegegevens en de artikelen 65 en 66 van de Wet bescherming persoonsgegevens besloten om de volgende beleidsregels vast te stellen:

1. Inleiding

Bestuurlijke boete

De Wet politiegegevens (Wpg), die vanaf 1 januari 2008 van kracht is, bevat regels inzake de verwerking van politiegegevens. De verantwoordelijke, belast met de feitelijke zorg voor de verwerking van deze gegevens, is in dit kader verplicht bepaalde aspecten van verwerkingen schriftelijk vast te leggen: de protocolplicht (artikel 32 Wpg). Deze protocolplicht is verder uitgewerkt in artikel 6:4 Besluit politiegegevens (Bpg).

Indien de verantwoordelijke in strijd handelt met één van de hieronder genoemde verplichtingen op grond van artikel 32, eerste lid, Wpg is het CBP bevoegd tot het opleggen van een bestuurlijke boete (artikel 35, derde lid, Wpg en artikel 66 Wbp). Dit betreft het schriftelijk vastleggen van:

• de doelen van de onderzoeken, bedoeld in artikel 9, tweede lid Wpg (zie artikel 32, eerste lid, onder a Wpg);

• de gegevens die op grond van het bepaalde bij of krachtens artikel 13, vierde lid, Wpg, worden vastgelegd (artikel 32, eerste lid, onder b Wpg);

• de toekenning van autorisaties, bedoeld in artikel 6 Wpg (artikel 32, eerste lid, onder c Wpg);

• de verstrekking van politiegegevens op grond van paragraaf 3 met uitzondering van de verstrekking, bedoeld in artikel 17, eerste lid, en artikel 24, eerste en tweede lid, indien dit zich niet verdraagt met het belang van de veiligheid van de staat (artikel 32, eerste lid, onder d Wpg);

• verwerkingen ten aanzien waarvan er aanwijzingen bestaan dat zij door onbevoegden of anderszins onrechtmatig zijn verricht (artikel 32, eerste lid, onder e Wpg);

• een geautomatiseerde vergelijking van gegevens als bedoeld in artikel 11, vijfde lid Wpg (artikel 32, eerste lid, onder f Wpg).

Naast bovengenoemde plicht om gegevens schriftelijk vast te leggen bestaat er een meldplicht en een bewaarplicht. Bij het niet naleven van deze meld- of bewaarplicht is het CBP bevoegd tot het opleggen van een bestuurlijke boete op grond van artikel 35, derde lid Wpg en artikel 66 Wbp. Het gaat om:

• het schriftelijk melden van een gemeenschappelijke verwerking van politiegegevens aan het CBP (artikel 32, tweede lid, Wpg);

• het bewaren van politiegegevens (bedoeld in artikel 32, lid 1) tenminste tot de datum waarop de laatste controle, bedoeld in artikel 33 Wpg, is verricht of, ten aanzien van onderdeel d, zoveel langer als nodig is voor de naleving van de verplichtingen van de verantwoordelijke, bedoeld in artikel 30, eerste lid (artikel 32, derde lid, Wpg).

Bestuursdwang/last onder dwangsom

Het College is daarnaast bevoegd tot toepassing van bestuursdwang bij overtreding van bovengenoemde verplichtingen op grond van artikel 35, tweede lid Wpg en artikel 65 Wbp.

Met het publiceren van deze beleidsregels beoogt het CBP inzicht te verschaffen in de hoogte van de boete en/of de last onder dwangsom die verantwoordelijken kunnen verwachten bij overtreding. Uit artikel 35 derde lid, Wpg in verbinding met artikel 66, eerste lid Wbp volgt dat de boete ten hoogste € 4.500 per overtreding bedraagt. Bij de bepaling van de hoogte van de boete wordt rekening gehouden met de verwijtbaarheid (art. 66 lid 2 Wbp) en de ernst en de duur van de overtreding (art. 66 lid 3 Wbp).

Hieronder wordt eerst kort ingegaan op de boetevaststelling en vervolgens op de last onder dwangsom.

2. Bestuurlijk boete en de hoogte van deze boete

Wanneer er voldoende reden is voor het opleggen van een boete, wordt onderscheid gemaakt tussen minder zware en zware overtredingen, zie bijlage I. In het navolgende is aangegeven onder welke omstandigheden een boete gematigd kan worden op grond van financiële omstandigheden en is een algemene hardheidsclausule opgenomen.

Als besloten wordt tot het opleggen van een boete, dan wordt de hoogte van de boete afgestemd op de ernst en duur van de overtreding. Bij minder zware overtredingen wordt een boete opgelegd van € 1.500 per overtreding en bij zware overtredingen een boete van € 3.000 per overtreding. Bij recidive wordt de boete verhoogd met € 1.500 tot een maximum van € 4.500. De categorieën van overtredingen en de daarbij behorende boetes zijn uitgewerkt in onderstaande tabel, bijlage I.

3. Last onder dwangsom en de hoogte van dwangsombedragen

Een last onder dwangsom strekt ertoe de overtreding ongedaan te maken of verdere overtreding dan wel herhaling van de overtreding te voorkomen. Gelet hierop legt het CBP in beginsel een last onder dwangsom op in gevallen waarin herstel van normschending mogelijk is. Het CBP deelt mede dat hij voornemens is een last onder dwangsom op te leggen, alvorens hij overgaat tot oplegging van deze last onder dwangsom, tenzij de ernst van de overtreding of de spoedeisendheid van de situatie zich daartegen verzet. Na het opleggen van de last onder dwangsom voert het CBP controles uit met betrekking tot herstel van de overtreding. Indien na afloop van de beschikking tot oplegging van de last onder dwangsom de overtreding nog steeds niet ongedaan is gemaakt, dan kan een nieuwe beschikking tot oplegging van een last onder dwangsom worden opgelegd met hogere dwangsombedragen of een bestuurlijke boete indien artikel 32 Wpg wordt overtreden.

Voor de bepaling van de hoogte van de dwangsom is in bijlage I een indicatie gegeven over de hoogte van het bedrag per soort overtreding. Hierbij wordt aangesloten bij artikel 5:32 Awb waarin wordt bepaald dat het bedrag in redelijke verhouding tot de zwaarte van het geschonden belang en de beoogde werking van de dwangsomoplegging dient te staan.

4. Geringe financiële draagkracht

Indien niet toerekenbare financiële omstandigheden van de verantwoordelijke daartoe aanleiding geven kan de boete met 50% worden verlaagd.

5. Hardheidsclausule

Het CBP stelt de boete of de last onder dwangsom vast volgens deze beleidsregels en met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur en het wettelijk maximum. Het CBP kan van de beleidsregels afwijken indien onverkorte toepassing ervan tot evidente onbillijkheid leidt.

6. Inwerkingtreding

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van 19 oktober 2009. Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels CBP handhaving protocolplicht Wet politiegegevens. Deze beleidsregels worden in de Staatscourant geplaatst.

Den Haag, 22 september 2009

College bescherming persoonsgegevens,

Voorzitter,

J. Kohnstamm.

BIJLAGE 1: TABEL HOOGTE VAN DE BOETE OF LAST ONDER DWANGSOM

OVERTREDING van artikel Wpg (omschrijving)	MINDER ZWAAR € 1500 (Bij een boete per overtreding. Bij een last onder dwangsom per tijdseenheid of per overtreding tot een maximum van 15.000 €)	ZWAAR € 3000, bij recidive € 4500 (Bij een boete per overtreding. Bij een last onder dwangsom per tijdseenheid of per overtreding tot een maximum van 30.000 €)
1. Artikel 32, lid 1, onder a Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp (boete) of artikel 65 Wbp (dwangsom) (doelen van onderzoek niet, niet juist of onvolledig vastgelegd)	Minder ernstig	Ernstig
2. Artikel 32, lid 1, onder b Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (niet, niet juist of onvolledig vastleggen van de specifieke doelen ten behoeve waarvan gegevens worden verwerkt ter ondersteuning van de politietaak)	Minder ernstig	Ernstig
3. Artikel 32, lid 1, onder c Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (niet, niet juist of onvolledig vastleggen van toegekende autorisaties)	Minder ernstig	Ernstig
4. Artikel 32, lid 1, onder d wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (niet, niet juist of onvolledig vastleggen van verstrekkingen van politiegegevens aan derden)	Minder ernstig	Ernstig
5. Artikel 32, lid 1 onder e Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (verwerkingen ten aanzien waarvan aanwijzingen bestaan dat zij door onbevoegden of anderszins onrechtmatig zijn verricht)	Minder ernstig	Ernstig
6. Artikel 32, lid 1 onder f Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (niet, niet juist of onvolledig vastleggen van een geautomatiseerde vergelijking van gegevens als bedoeld in artikel 11, vijfde lid Wpg)	Minder ernstig	Ernstig
7. Artikel 32, lid 2 Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp(niet melden van een gemeenschappelijke verwerking)	Te laat maar binnen 3 maanden	Na 3 maanden of helemaal niet
8. Artikel 32, lid 3 Wpg in verbinding met artikel 66 Wbp of artikel 65 Wbp (niet gedurende geldende termijn bewaren van de onder 1 t/m 6 bedoelde politiegegevens)	Minder ernstig	Ernstig