CLIII Voorstel tot vaststelling van de Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2022

A BRIEF VAN DE VOORZITTER VAN DE EERSTE KAMER DER STATEN-GENERAAL

Aan de Leden

Den Haag, 30 november 2022

Hierbij leg ik namens de Huishoudelijke Commissie van de Eerste Kamer de Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2022 aan u voor. De voorliggende regeling is op 15 november jl. besproken in het College van Senioren.

De regeling voorziet in een uitwerking van de omgang met en behandeling van vertrouwelijke en staatsgeheime stukken die ter behandeling aan een commissie of de Kamer worden aangeboden.

Indien de Kamer besluit om de voorliggende regeling vast te stellen vervalt het tot op heden gehanteerde (interne) protocol vertrouwelijke stukken.

Namens de Huishoudelijke Commissie,

De Voorzitter, J.A. Bruijn

VOORSTEL TOT VASTSTELLING VAN DE REGELING VERTROUWELIJKE STUKKEN EERSTE KAMER 2022

Paragraaf 1. Algemeen

Artikel 1. Definities en reikwijdte

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. vertrouwelijk stuk: een aan de Eerste Kamer der Staten-Generaal gezonden schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat ter behandeling aan de Kamer of een commissie wordt aangeboden en dat door de afzender op enigerlei wijze als vertrouwelijk is aangemerkt;

  • b. staatsgeheim stuk:

    • een stuk dat bij of krachtens de wet als zodanig is aangewezen,

    • een stuk dat is voorzien van een rubricering als bedoeld in artikel 4, tweede lid, aanhef en onder a, b of c, van het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013 (VIRBI 2013), of

    • een stuk dat bij of krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen waaraan een vergelijkbaar rubriceringsniveau is of moet worden toegekend;

  • c. embargo: door de afzender aangegeven vertrouwelijkheid met een beperkte tijdsduur;

  • d. commissie: een vaste of bijzondere commissie als bedoeld in artikel 34 van het Reglement van Orde Eerste Kamer;

  • e. postregistratiesysteem: het systeem dat de afdeling Postregistratie en archief gebruikt voor het verwerken van binnengekomen stukken;

  • f. de Griffier: de Griffier van de Eerste Kamer der Staten-Generaal

• 2. Deze regeling is niet van toepassing op (onderdelen van) een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat bij of krachtens wet door de Eerste Kamer openbaar moeten worden gemaakt.

Paragraaf 2. Vertrouwelijke stukken

Artikel 2. Registratie van vertrouwelijke stukken

• 1. De afdeling Postregistratie en archief registreert een vertrouwelijk stuk in het postregistratiesysteem.

• 2. In het postregistratiesysteem worden van een vertrouwelijk stuk de volgende gegevens geregistreerd:

  • a. de afzender,

  • b. de datum van ontvangst,

  • c. het onderwerp, en

  • d. de vermelding niet openbaar,

    tenzij deze gegevens als vertrouwelijk zijn of moeten worden aangemerkt.

• 3. Indien door de afzender is aangegeven dat op het stuk een embargo rust, wordt de datum en het tijdstip van het vervallen van het embargo door de afdeling Postregistratie en archief aangegeven op het stuk. Na afloop van het embargo draagt de afdeling Postregistratie en archief zorg voor openbaarmaking van het stuk.

• 4. Een bericht waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt in het postregistratiesysteem opgenomen, met uitzondering van het bericht of onderdelen daarvan die als vertrouwelijk zijn of moeten worden aangemerkt.

Artikel 3. Bewaring van vertrouwelijke stukken

• 1. Vertrouwelijke stukken worden niet in het postregistratiesysteem opgenomen of anderszins vermenigvuldigd, tenzij een stuk daarvoor in aanmerking komt.

• 2. Vertrouwelijke stukken worden bij de afdeling Postregistratie en archief voorzien van een griffienummer en bewaard in een afgesloten ruimte.

Artikel 4. Inzage in vertrouwelijke stukken

• 1. De volgende personen kunnen vragen om inzage in een vertrouwelijk stuk:

  • a. de leden van Eerste Kamer der Staten-Generaal;

  • b. de Griffier;

  • c. de eerste plaatsvervangend griffier;

  • d. de griffier van de behandelende commissie;

  • e. de stafmedewerkers van de behandelende commissie;

• 2. Het inzien van vertrouwelijke stukken vindt plaats op een door de griffier van de behandelende commissie aangewezen plaats in aanwezigheid van de griffier of een stafmedewerker van de behandelende commissie. Het meenemen van het vertrouwelijke stuk naar een andere dan de aangewezen plaats is niet toegestaan.

• 3. De personen, bedoeld in het eerste lid, kunnen bij de inzage aantekeningen maken. De aantekeningen worden op naam van de betreffende persoon bewaard in een afzonderlijke, gesloten envelop bij het vertrouwelijke stuk waarop de aantekeningen betrekking hebben. De aantekeningen liggen slechts voor de betreffende persoon ter inzage met toepassing van het tweede lid.

• 4. De griffier van de behandelende commissie kan de aantekeningen ophalen ten behoeve van een besloten overleg. Direct na het overleg brengt de griffier van de behandelende commissie de aantekeningen terug naar de plaats waar de aantekeningen worden bewaard.

• 5. Het is niet toegestaan om op enigerlei wijze een vertrouwelijk stuk, delen van een vertrouwelijk stuk of gemaakte aantekeningen te vermenigvuldigen, waaronder het maken van foto’s (bij de inzage).

• 6. Het vijfde lid is niet van toepassing in het geval de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor de vermenigvuldiging van het vertrouwelijke stuk.

• 7. Indien de afzender kopieën van het vertrouwelijke stuk voegt bij het vertrouwelijke stuk, draagt de griffier van de behandelende commissie zorg voor het verspreiden van deze kopieën onder de personen of groepen die bevoegd zijn kennis te nemen van de stukken. Het vijfde lid is tevens op deze kopieën van toepassing, tenzij de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor vermenigvuldiging.

• 8. Na overleg tussen de griffier die de behandelende commissie bijstaat en de Griffier of de eerste plaatsvervangend griffier kan op verzoek van de afzender worden afgeweken van het eerste lid. Dit wordt geregistreerd bij de gegevens als bedoeld in artikel 2, tweede lid en geagendeerd in een procedurevergadering van de behandelende commissie als bedoeld in artikel 5, eerste lid.

• 9. De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een vertrouwelijk stuk heeft gehad en de datum van inzage. Deze griffier kan de registratie inzien. De registratie is vertrouwelijk en kan slechts in uitzonderlijke gevallen door anderen worden ingezien indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier.

• 10. De personen die op grond van het eerste lid om inzage in een vertrouwelijk stuk kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van het vertrouwelijke stuk onderling bespreken, ongeacht of zij inzage in het betreffende stuk hebben gehad. Alvorens zij de inhoud van een vertrouwelijk stuk met andere personen bespreken, dienen zij zich ervan te vergewissen dat deze personen recht hebben op inzage van het vertrouwelijke stuk.

Artikel 5. Behandeling vertrouwelijkheid

• 1. De brief waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt voor behandeling op een procedurevergadering van de behandelende commissie geagendeerd. Hierbij wordt vermeld dat de motivering van de vertrouwelijke behandeling van het stuk en andere voorwaarden daaromtrent ter bespreking zijn.

• 2. De commissie kan, indien zij van oordeel is dat de vertrouwelijkheid en voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden niet genoegzaam zijn gemotiveerd, besluiten:

  • a. een nadere motivering omtrent de vertrouwelijkheid van het betreffende stuk te verzoeken aan de afzender,

  • b. een overleg, al dan niet besloten, te voeren met de afzender over de vertrouwelijkheid van het betreffende stuk of de voorwaarden waaronder het is aangeboden aan de Kamer,

  • c. aanpassing van de voorwaarden te verzoeken aan de afzender.

• 3. Indien de commissie na een besluit als bedoeld in het tweede lid een ander oordeel dan de afzender heeft over de vertrouwelijkheid van het stuk of over de voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden, kan zij de Kamer verzoeken hierover een uitspraak te doen.

• 4. De commissie kan met de afzender schriftelijk nadere afspraken maken over de behandeling van vertrouwelijke stukken van de afzender.

Artikel 6. Tijdelijk ter inzage leggen van vertrouwelijke stukken

• 1. In uitzonderlijke gevallen kan een vertrouwelijk stuk tijdelijk ter inzage worden gelegd. Bij de brief ter aanbieding van het stuk wordt nadrukkelijk gemotiveerd waarom het stuk slechts tijdelijk ter inzage wordt gelegd en wordt de termijn voor de ter inzagelegging vermeld.

• 2. Na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid wordt het vertrouwelijke stuk teruggezonden aan de afzender. Hiervan wordt melding gemaakt in het postregistratiesysteem bij de geregistreerde gegevens als bedoeld in artikel 2, tweede lid.

• 3. De Kamer kan na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid de afzender verzoeken het betreffende stuk opnieuw aan de Kamer aan te bieden.

• 4. De artikelen 2 tot en met 5 zijn van overeenkomstige toepassing.

Paragraaf 3. Staatsgeheime stukken

Artikel 7. Staatsgeheime stukken

• 1. Bij het aanbieden van een staatsgeheim stuk wordt nadrukkelijk het staatsgeheime karakter van het stuk gemotiveerd en worden ook eventuele voorwaarden toegelicht waaronder het stuk wordt aangeboden. Indien de motivering of onderdelen daarvan staatsgeheim of vertrouwelijk zijn, dan doet de afzender daarvan mededeling in het bericht van aanbieding en voegt de motivering afzonderlijk bij.

• 2. Artikel 2, eerste en tweede lid en artikel 3, eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat aan de afdeling Postregistratie en archief uitsluitend de brief ter aanbieding van het staatsgeheime stuk wordt verstrekt en onder de vermelding niet openbaar in het postregistratiesysteem wordt opgenomen. Het staatsgeheime stuk wordt uitsluitend verstrekt aan de griffier die de behandelende commissie bijstaat. Direct na ontvangst brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar de plaats die als geschikte plaats voor het bewaren van het stuk is aangewezen.

• 3. Het staatsgeheime stuk wordt ter inzage gelegd bij de griffier die de behandelende commissie bijstaat of bij de eerste plaatsvervangend griffier. Voor de inzage brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar een voor inzage geschikte plaats. Inzage vindt plaats in aanwezigheid van de griffier die de behandelende commissie bijstaat of de eerste plaatsvervangend griffier. Direct na de inzage retourneert de bij de inzage aanwezige griffier het staatsgeheime stuk naar de plaats die voor het bewaren daarvan is aangewezen.

• 4. Slechts leden van de Eerste Kamer der Staten-Generaal, de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier en de griffier die de behandelende commissie bijstaat, hebben inzage in staatsgeheime stukken. De inzage door leden vindt niet eerder plaats dan nadat zij schriftelijk zijn gewezen op het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken en zij dit kader voor gezien hebben ondertekend. Indien de afzender daarom verzoekt, kan de behandelende commissie besluiten om van de eerste volzin af te wijken.

• 5. De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een staatsgeheim stuk is gegeven. De registratie is staatsgeheim en is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen in te zien door anderen dan deze griffier indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier.

• 6. De in het vierde lid bedoelde personen die om inzage in staatsgeheime stukken kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van de stukken onderling bespreken, mits zij zich vooraf ervan vergewissen dat de bij de bespreking aanwezige personen het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend. Alvorens zij de inhoud van de stukken met andere dan de in het vierde lid bedoelde personen bespreken, moet door tussenkomst van de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier of de griffier die behandelend commissie bijstaat worden nagegaan of deze personen recht hebben op inzage en het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend.

• 7. Artikel 4, derde tot en met vijfde lid, artikel 5 en artikel 6 zijn van overeenkomstige toepassing.

Paragraaf 4. Positie niet-beëdigde personen

Artikel 8. Positie niet-beëdigde personen

Personen die niet op grond van een dienstverband werkzaam zijn bij de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer der Staten-Generaal ondertekenen voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden een verklaring, inhoudende dat zij bekend zijn met de inhoud van deze regeling en dat zij deze in acht zullen nemen.

Paragraaf 5. Slotbepalingen

Artikel 9. Beveiligingsambtenaar

• 1. De Beveiligingsambtenaar van de Eerste Kamer houdt toezicht op de naleving van de voorschriften in deze regeling.

• 2. Een ieder die werkzaam is bij of voor een lid, fractie of de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer dient een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging van vertrouwelijke en staatsgeheime stukken onmiddellijk bij de Beveiligingsambtenaar te melden.

• 3. De Beveiligingsambtenaar neemt, nadat hij op de hoogte is gebracht van een inbreuk op de beveiliging, onmiddellijk (nood)maatregelen om verdere inbreuken te voorkomen.

• 4. De Beveiligingsambtenaar informeert de Griffier over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden en brengt de Griffier onmiddellijk op de hoogte van een (gemelde) inbreuk en eventuele maatregelen.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling door de Kamer.

Artikel 11. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2022

Toelichting

Inleiding

Deze regeling voorziet in een uitwerking van de omgang met en behandeling van vertrouwelijke stukken die ter behandeling aan een commissie of de plenaire vergadering van de Kamer worden aangeboden. Dit is ook het geval als een stuk ter kennisneming onder de aandacht van een commissie of de Kamer wordt gebracht. De regeling bevat regels over het ontvangen, bewaren en inzien van vertrouwelijke stukken, met daarbij aanvullende regels die zijn toegespitst op staatsgeheime stukken. De regeling geeft handen en voeten aan de verplichting tot het vertrouwelijk behandelen of geheim houden die kan rusten op de inhoud van stukken. De inhoud van de regeling sluit aan bij de Regeling vertrouwelijke stukken van de Tweede Kamer die voor het laatst op 9 december 2021 is gewijzigd (Kamerstukken II 2020/21, 35 849).

Definities en reikwijdte

Artikel 1 van de regeling bevat een aantal definities die de reikwijdte (van onderdelen van) de regeling bepalen. De regeling heeft betrekking op schriftelijke stukken of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit sluit aan op het documentbegrip in de Wet open overheid (Woo).

Uitgangspunt is dat vertrouwelijke behandeling van een stuk aan de orde kan zijn als de afzender het stuk op enigerlei wijze als vertrouwelijk aanmerkt. De vertrouwelijkheid wordt niet zonder meer aangenomen. Als een stuk of onderdelen daarvan bij of krachtens wet door de afzender of de Eerste Kamer openbaar moeten worden gemaakt, dan is de regeling niet van toepassing. Een veel voorkomend voorbeeld daarvan zijn stukken die op grond van de Woo uit eigen beweging of op verzoek openbaar moeten worden gemaakt. De afzender dient daarom, indien de Woo of een andere openbaarmakingsregeling op het stuk van toepassing is, in de aanbiedingsbrief te motiveren welke belangen zich tegen openbaarmaking van het stuk verzetten.

Er wordt een aparte handelwijze voor staatsgeheime stukken gehanteerd. Het gaat om een handelwijze die aansluit op het bijzondere karakter van dergelijke stukken en het daarvoor benodigde beschermingsniveau. De aparte handelwijze wordt in de paragraaf Staatsgeheime stukken toegelicht. De aparte handelwijze is ook van toepassing op documenten van internationale herkomst die ingevolge een bilaterale overeenkomst of krachtens internationaal verdrag een vergelijkbare behandeling behoeven. Een voorbeeld daarvan zijn van de Europese Unie ontvangen stukken met de rubricering Confidentiel EU/EU Confidentiel, Secret EU/EU Secret of EU Top Secret (zie toelichting op het Besluit voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst – bijzondere informatie 2013, Stcrt. 2013, 15497). In het algemeen laat de regeling, met betrekking tot het bewaren en inzien van vertrouwelijke of geheime stukken, ruimte voor toepassing van aanvullende of van de regeling afwijkende voorwaarden die voortvloeien uit een bilaterale overeenkomst of internationaal verdrag.

Ontvangst, registratie en bewaring van vertrouwelijke stukken

Na ontvangst registreert de afdeling Postregistratie en archief van de Eerste Kamer een vertrouwelijke stuk in het postregistratiesysteem. Daarbij worden in ieder geval de volgende gegevens in het systeem opgenomen: (a) de afzender, (b) de datum van ontvangst, (c) het onderwerp en (d) de vermelding «vertrouwelijk». Het kan zijn dat ook deze gegevens op zichzelf vertrouwelijke behandeling behoeven. In dat geval worden deze gegevens niet in het systeem geregistreerd, maar wordt in plaats daarvan de vermelding vertrouwelijk opgenomen. De aanbiedingsbrief wordt wel in het systeem opgenomen, tenzij de aanbiedingsbrief of onderdelen daarvan vertrouwelijk zijn. Met deze werkwijze is in het systeem inzichtelijk van wie, op welke datum, over een bepaald onderwerp, een vertrouwelijk stuk is ontvangen en wat (volgens de afzender) de redenen zijn voor het vertrouwelijk behandelen daarvan. Het vertrouwelijke stuk wordt niet in het postregistratiesysteem opgenomen, maar bij de afdeling Postregistratie en archief in een afgesloten ruimte bewaard.

Behandeling van (gevraagde) vertrouwelijkheid

Evenals in de Regeling vertrouwelijke stukken van de Tweede Kamer is opgenomen dat de behandeling van de vertrouwelijkheid van bepaalde stukken uitdrukkelijker onder de aandacht wordt gebracht van de meest betrokken commissie. Hiermee wordt recht gedaan aan de verantwoordelijkheid van de Kamer om zoveel mogelijk in de openbaarheid haar werk te doen.

De aanbiedingsbrief met daarin de motivering om een stuk vertrouwelijk te behandelen wordt ter bespreking geagendeerd in de procedurevergadering van de meest betrokken commissie. Zo nodig vindt de bespreking plaats in een besloten deel van de procedurevergadering. Het kan zijn dat bij de aanbieding bepaalde afwijkende of aanvullende voorwaarden zijn gesteld ten aanzien van de behandeling van het vertrouwelijk stuk, zoals de kring van inzagegerechtigden. Deze voorwaarden vergen eenzelfde behandeling in een commissie. Een beperking in de kring van inzagegerechtigden, zeker wanneer het een beperking ten aanzien van Kamerleden betreft, vereist zorgvuldige motivering. Gelet op het constitutionele inlichtingenrecht van artikel 68 van de Grondwet worden inlichtingen in beginsel immers aan de gehele Kamer verstrekt.

Verwacht mag worden dat de motivering van de vertrouwelijkheid en eventuele nadere voorwaarden die de afzender stelt, zoveel mogelijk in een openbare brief worden toegelicht gelet op het grondwettelijke uitgangspunt dat de Kamer in openbaarheid vergadert. Als dit echt niet mogelijk is zonder inbreuk te maken op de vertrouwelijkheid van de aangeboden informatie, kan de motivering vertrouwelijk aan de commissie worden aangeboden en wordt de vertrouwelijkheid daarvan besproken in een besloten deel van de vergadering. De commissie kan, als zij de motivering onvoldoende acht, besluiten om de afzender te verzoeken een nadere motivering te verschaffen. Daartoe kan ook een (besloten) overleg met de afzender worden gevoerd.

Uiteindelijk kan de commissie – nadat deze stappen zijn gezet en zij, anders dan de afzender, van oordeel is dat de vertrouwelijkheid nog steeds onvoldoende is gemotiveerd, het stuk wel deels of volledig openbaar kan worden gemaakt, of met toepassing van andere voorwaarden aan de Kamer moet worden aangeboden – het geval voorleggen aan de Kamer. De Kamer kan hierover dan een uitspraak doen. Ten aanzien van inlichtingen die bewindspersonen vertrouwelijk aan de Kamer hebben verstrekt of willen verstrekken, is in staatsrechtelijk opzicht het opzeggen van vertrouwen de meest vergaande uitspraak die de Kamer kan doen. De Kamer kan niet besluiten de vertrouwelijkheid op te heffen.

Het kan voorkomen dat met enige regelmaat aan de Kamer vergelijkbare (categorieën) stukken worden aangeboden ten aanzien waarvan de afzender verzoekt om van de Regeling afwijkende of aanvullende voorwaarden ten aanzien van de vertrouwelijke behandeling van de stukken. In dat geval kan het nuttig en wenselijk zijn om (met de afzender) werkafspraken te maken die zich voor herhaalde toepassing lenen. In de regeling is daarom opgenomen dat de behandelende commissie met de afzender schriftelijk aanvullende of afwijkende afspraken kan maken (artikel 5 lid 4). Een voorbeeld zijn de op 3 december 2021 vastgestelde werkafspraken met de Minister van Financiën over de behandeling van koersgevoelige informatie (Kamerstukken I, 2021/22, CXLI, nr. B).

Inzage, registratie en aantekeningen

Om de vertrouwelijkheid van een stuk te waarborgen is de kring van personen die tot inzage gerechtigd zijn in beginsel klein. Het inzien van vertrouwelijke stukken is daarom (in beginsel) voorbehouden aan de in de regeling omschreven kring van personen. Op gemotiveerd verzoek van de afzender kan deze kring van inzagegerechtigden (tijdelijk) worden beperkt, bijvoorbeeld om slechts de woordvoerders van de fracties inzage te geven. Direct na ontvangst van het stuk beslist de griffier die de behandelend commissie bijstaat, na overleg met de Griffier (of zijn eerste plaatsvervanger), op dit verzoek. De beslissing heeft een voorlopig karakter en wordt geagendeerd in de eerst volgende procedurevergadering van de commissie aan wie het stuk in behandeling is gegeven. De commissie dient zich uit te laten over de vertrouwelijkheid van het stuk en de voorwaarden waaronder het is aangeboden (artikel 5 van de Regeling).

De inzage vindt plaats op een door de griffier die de behandelende commissie bijstaat aangewezen plaats, bijvoorbeeld op zijn of haar werkkamer. Deze griffier kan het verlenen van inzage in vertrouwelijke stukken overlaten aan een stafmedewerker. Ter griffie wordt een registratie bijgehouden van degenen die een bepaald stuk hebben ingezien. Het bijhouden van een register is gerechtvaardigd met het oog op het waarborgen van de vereiste vertrouwelijkheid en de handhaving daarvan. Met de regeling wordt voor een ieder kenbaar gemaakt dat deze registratie plaatsvindt. Het is, mede omdat deze registratie persoonsgegevens bevat, wenselijk te verduidelijken dat de registratie in beginsel niet wordt verstrekt en niet ter inzage ligt. Naast dat een griffier de registratie inziet bij de registratie van opvolgende inzagen van een vertrouwelijk stuk, is inzage verder slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk. Er is dan toestemming nodig van de Griffier. Hierbij kan worden gedacht aan de situatie dat inzage noodzakelijk is om de Griffier in staat te stellen de Voorzitter te adviseren over mogelijke schending van de vertrouwelijkheid of voor onderzoek daar naar. Gelet op het belang van neutraliteit, wordt de toestemming door de Griffier verleend.

Voor Kamerleden wordt geregeld dat zij de mogelijkheid hebben om aantekeningen te maken bij het inzien van vertrouwelijke stukken. In de praktijk betekent dit dat deze aantekeningen bewaard zullen worden in een afzonderlijke, gesloten envelop bij het vertrouwelijke stuk. Om tijdens besloten overleggen van een commissie te kunnen beschikken over de aantekeningen, krijgt de griffier die de behandelende commissie bijstaat de taak om voor het overleg de persoonlijke aantekeningen op te halen en deze na het overleg weer te retourneren.

Inzagegerechtigden mogen over de inhoud van vertrouwelijke stukken met elkaar spreken. Wel dient een inzagegerechtigde zich ervan te vergewissen dat de persoon met wie wordt gesproken daadwerkelijk gerechtigd is om van de vertrouwelijke informatie kennis te nemen. Dit maakt het mogelijk dat bijvoorbeeld in besloten commissievergaderingen waar uitsluitend tot de informatiegerechtigden aanwezig zijn, over de inhoud van vertrouwelijke stukken kan worden gesproken, zonder dat alle aanwezigen de betreffende informatie zelf hebben ingezien. Ook is het mogelijk dat binnen fracties, bijvoorbeeld bij wisselingen van portefeuilles, vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. Het is aan fracties om te borgen dat de uitwisseling van vertrouwelijke informatie zich beperkt tot degenen die gerechtigd zijn van de informatie kennis te nemen. Het delen van informatie met personen die daartoe geen recht hebben, is niet toegestaan en kan een ambtsmisdrijf opleveren (artikel 272 Sr). Dit geldt ook voor personen die het vertrouwelijk stuk zelf niet hebben ingezien, maar van een ander (mondeling) wetenschap hebben gekregen over de inhoud van een document en deze wetenschap delen met anderen die niet gerechtigd zijn van de informatie kennis te nemen. De regeling laat toe dat over de inhoud van vertrouwelijke stukken wordt gesproken met personen buiten de Eerste Kamer, zoals leden van de Tweede Kamer. Wel moeten zij zich ervan vergewissen of betrokkenen tot inzage van het stuk gerechtigd zijn. Het vergewissen daarvan kan plaatsvinden met tussenkomst van de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier of de griffier die behandelende commissie bijstaat. Het overleg dient vertrouwelijk plaats te vinden, conform eventuele afspraken met de afzender.

Tijdelijk ter inzage

Er wordt voorgesteld een regeling te treffen voor de uitzonderlijke gevallen dat een stuk alleen tijdelijk ter inzage wordt gelegd. Dit is in de praktijk nu reeds zeldzaam en dient vanuit het perspectief van toegankelijkheid ook zo beperkt mogelijk te blijven. De tijdelijkheid dient nadrukkelijk te worden gemotiveerd. Voor de toetsing hiervan kan de in de regeling voorgestelde behandeling door de behandelend commissie worden gevolgd. Bij terugzending van het stuk dient dit te worden geregistreerd in het postregistratiesysteem, zodat duidelijk is dat het stuk bij de Kamer ter inzage heeft gelegen. De Kamer kan altijd aan de afzender verzoeken om het stuk opnieuw ter inzage te leggen. Verwacht wordt dat het stuk dan terstond ter inzage kan worden gegeven. Dit betekent dat degene van wie het stuk afkomstig is, moet voorzien in een deugdelijke archivering van het stuk, voor zover daartoe niet reeds een verplichting bestaat op grond van de Archiefwet.

Staatsgeheime stukken

Tot slot regelt dit voorstel een aparte, aangescherpte handelwijze voor staatsgeheime stukken. In de praktijk is gebleken dat het noodzakelijk kan zijn voor bewindspersonen of een Hoog College van Staat om de Kamer te informeren, terwijl de informatie als staatsgeheim is aangemerkt. Hiervoor is een aparte behandeling gewenst die aansluit bij het karakter van staatsgeheime informatie.

Evenals als bij vertrouwelijke stukken, is de afdeling Postregistratie en archief belast met de registratie van (de ontvangst van) een staatsgeheim stuk in het postregistratiesysteem. Daarvoor ontvangt de afdeling uitsluitend de aanbiedingsbrief en niet het staatsgeheime stuk. De afzender dient er dan ook voor te zorgen dat in de aanbiedingsbrief geen staatsgeheime informatie is opgenomen. Het staatsgeheime stuk zelf wordt direct aan de griffier die de behandelende commissie bijstaat overhandigd zonder tussenkomst van de afdeling Postregistratie en archief of andere medewerkers van de griffie. De afzender dient zich daarom voorafgaand aan de aanbieding ervan te vergewissen dat de betreffende griffier aanwezig is om het staatsgeheime stuk in ontvangst te nemen. Voor zijn of haar beschikbaarheid kan de griffier werkafspraken maken met de afzender.

Ook de kring van inzagegerechtigden wijkt af. Zo hebben alleen leden van de Eerste Kamer, de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier en de griffier die de behandelende commissie bijstaat inzage in de stukken. Ook worden Kamerleden en andere inzagegerechtigden, voordat zij inzage krijgen, schriftelijk gewezen op het geldende wettelijk kader omtrent staatsgeheime stukken en eventuele aanvullende afspraken die met de afzender zijn gemaakt. Voor inzage dient dit kader voor gezien te worden ondertekend. Hiermee voldoet de Kamer aan haar vergewisplicht dat personen die toegang krijgen tot staatsgeheime informatie op de hoogte zijn van dit kader. De stafmedewerkers hebben geen toegang tot staatsgeheime stukken vanwege de bijzondere aard van deze stukken.

De griffier die de behandelende commissie bijstaat bewaart het staatsgeheime stuk op een daartoe geschikte plaats (een kluis), verleent inzage aan Kamerleden, bewaart aantekeningen van inzagegerechtigden op dezelfde plaats als het staatsgeheime stuk en registreert wie het stuk heeft ingezien. Tot slot kunnen personen die gerechtigd zijn tot inzage van staatsgeheime stukken de inhoud daarvan met elkaar bespreken. Wel dienen zij zich voorafgaand ervan te vergewissen dat betrokkenen met wie zij de informatie bespreken gerechtigd zijn tot inzage. Daarvoor is nodig dat die betrokkenen het juridisch kader en eventuele aanvullende afspraken voor gezien hebben ondertekend. Dit kan bij de griffier die de behandelende commissie bijstaat die daarvan een registratie bijhoudt (insiderslijst). Deze vergewisplicht geldt ook ten aanzien van andere personen dan de inzagegerechtigden die in deze regeling worden genoemd. Als bijvoorbeeld leden van een commissie met een Kamerlid uit de Tweede Kamer willen overleggen, dan dienen zij dit eerst aan te geven bij de griffier die de behandelende commissie bijstaat, zodat deze griffier bij de (commissie)griffier van de Tweede Kamer of de afzender kan verifiëren of het Kamerlid op de insiderslijst is opgenomen. Daarbij dient het overleg vertrouwelijk plaats te vinden, conform eventuele afspraken met de afzender.

De staatsrechtelijke positie van leden betekent dat ieder lid in beginsel recht heeft op alle informatie die aan de Kamer wordt aangeboden. In een uitzonderlijk geval kan het mogelijk zijn om dit recht te beperken, indien de behandelend Kamercommissie hiermee instemt. Bij het beoordelen van de door een afzender gevraagde voorwaarden bij aanbieding van een staatsgeheim stuk zal de behandelende commissies zich rekenschap dienen te geven van dit staatsrechtelijke uitgangspunt.