34 362 Rapport van de Onderzoekscommissie Ontnemingsschikking

Nr. 25 BRIEF VAN DE MINISTERS VAN VEILIGHEID EN JUSTITIE, VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP, VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES EN VOOR WONEN EN RIJKSDIENST

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 6 juli 2016

In deze brief informeren wij uw Kamer overeenkomstig de toezegging van de Minister-President, zoals gedaan bij het debat op 8 juni jl. over het rapport van de commissie-Oosting II (Handelingen II 2015/16, nr. 93, item 8) inzake de motie Segers¹. De motie verzoekt de regering nog dit jaar uitvoering te geven aan de aanbevelingen van het rapport van de Erfgoedinspectie over de zaak Cees H. en tevens om de huidige Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie.

Aanbevelingen Erfgoedinspectie over de zaak Cees H.

Op 9 december jl. heeft de Minister van Veiligheid en Justitie uw Kamer de rapporten van de commissie-Oosting en de Erfgoedinspectie aangeboden (Kamerstuk 34 362, nrs. 1 en 2). Hierbij is uitgebreid stilgestaan bij de aanbevelingen uit beide rapporten.

De Erfgoedinspectie heeft onderzocht of op basis van het door haar aangetroffen archief de totstandkoming en de afhandeling van de ontnemingsschikking waar het onderzoek over ging (de zogeheten Teeven-deal) gereconstrueerd kon worden. De Erfgoedinspectie concludeerde dat het archiefbeheer van het dossier van die zaak niet op orde was. De Minister van Veiligheid en Justitie heeft u in dezelfde brief gemeld dat hij de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie ondersteunt en dat deze door het Openbaar Ministerie zullen worden uitgevoerd (Kamerstuk 34 362, nrs. 1 en 2).

De Erfgoedinspectie heeft tevens geconstateerd dat de kwaliteit van het archiefbeheer bij het Openbaar Ministerie reeds is verbeterd ten opzichte van de periode waarin de ontnemingsschikking speelde. Zij stelt echter ook dat de geordende en toegankelijke staat van een ontnemingsschikkingsdossier heden ten dage nog niet volledig is gegarandeerd. Het Openbaar Ministerie heeft reeds maatregelen getroffen om het archiefbeheer van ontnemingsschikkingen te verbeteren ten aanzien van de volgende punten:

• dossiervorming (wat moet er bewaard worden);

• toegankelijkheid (zorgdragen voor adequate bedrijfsadministratie van dossiers);

• selectie (wanneer worden welke documenten vernietigd en welke moeten worden bewaard).

Het Openbaar Ministerie heeft een centrale organisatie ingericht voor het bewerken en schonen van zaaksgebonden papieren archieven en digitale gegevens. Dit zorgt er onder meer voor dat verblijfplaatsen correct worden geregistreerd. Het College heeft een verzoek ingediend om het Basis Selectie Document Rechterlijke Macht aan te passen teneinde de bewaartermijn van ontnemingsschikkingen op te nemen in de selectielijst.

Archiefwet

De Archiefwet schrijft voor, dat overheden hun archieven in goede, geordende, en toegankelijke staat brengen en bewaren en de archiefbescheiden die blijvend te bewaren zijn na een termijn van 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Dit maakt mogelijk dat burgers de blijvend te bewaren archieven na overbrenging naar een openbaar archief kunnen raadplegen en er kennis van kunnen nemen.

De digitale ontwikkelingen stellen de overheden echter voor een majeure uitdaging om greep te houden op hun informatiehuishouding om zo te kunnen zorgen voor een open en transparant bestuur. Het nu zoals de motie vraagt zonder meer sterk reduceren van de archiefwettelijke termijn van overbrenging, die nu 20 jaar bedraagt, zou de aandacht eenzijdig leggen op de termijn van overbrenging van blijvend te bewaren archiefmateriaal. Er is echter meer nodig om te voldoen aan de eisen van transparantie.²

Immers, een dergelijke ingrijpende maatregel dient ingebed te zijn in een breder palet aan maatregelen, waarbij zowel aandacht is geschonken aan de randvoorwaarden voor een goede en geordende staat van de informatiehuishouding bij de overheden zelf als aan de benodigde digitale infrastructuur om archieven duurzaam te bewaren.

Voor het eind van dit jaar zal nader worden ingegaan op de vraag welke aanpassingen van de Archiefwet in het licht van de digitalisering noodzakelijk of gewenst lijken ten behoeve van een geordende en toegankelijke staat van de archieven. Hierbij zal tevens een relatie zijn te leggen tussen de verschillende wettelijke begrippenkaders voor de omgang met informatie, zoals de Wet openbaarheid van bestuur en de Archiefwet. Hierbij zullen bij benadering ook de consequenties voor de overheid in beeld moeten worden gebracht op onder meer het terrein van bestuur, organisatie en financiën, zoals te verwachten bij genoemde aanpassingen, waaronder een sterk reduceren van de overbrengingstermijn.

Transparant bestuur

Het kabinet is zich terdege bewust dat open en transparant bestuur onlosmakelijk is verbonden met een goede staat van de informatiehuishouding.³ In dit verband merken wij op dat recent de motie Veldman is aangenomen (Handelingen II 2015/16, nr. 92, item 29), die de regering vraagt om in samenspraak met andere overheden en hun vertegenwoordigers een actieplan op te stellen om de informatiehuishouding op orde te brengen.⁴ Conform de toezegging, gedaan tijdens het overleg van 2 juni 2016 over wijziging van de Wet openbaarheid van bestuur (Handelingen II 2015/16, nr. 91, item 11), wordt dit najaar een plan op hoofdlijnen opgeleverd om de informatiehuishouding van overheden op orde te brengen.

Aangezien de aspecten van informatiehuishouding, bedrijfsvoering, transparantie, openbaarheid en de archieven nauw met elkaar verbonden zijn, zullen bij verdere stappen op dit terrein zowel de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties respectievelijk voor Wonen en Rijksdienst nauw betrokken zijn.

De Minister van Veiligheid en Justitie, G.A. van der Steur

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, S.A. Blok

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok

---

1 Kamerstuk 34 362, nr. 21

2 Hier is op te merken, dat hetgeen aan het licht kwam in het rapport van de Erfgoedinspectie over de zaak Cees H., vooral zijn oorzaak vindt in het niet of niet goed vertalen van de bestaande wettelijke regels voor archivering naar de verschillende schakels in de strafrechtketen.

3 Zo is de afgelopen jaren geïnvesteerd om archiefinnovatie en archiefbewustzijn bij de overheden te versterken middels het Archiefconvenant en het hieraan verbonden programma Archief2020.

4 Kamerstuk 34 106, nr. 16.