33 605 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2012

Nr. 6 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 10 juni 2013

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de ministers van Buitenlandse Zaken en voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking over het Rapport van de Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 33 605 V, nr.2).

De ministers hebben deze vragen beantwoord bij brief van 6 juni 2013. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Eijsink

De griffier van de commissie, Van Toor

Vraag 1

Hoe wordt het gegeven verklaard, dat het ongecorrigeerde bedrag van de fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken is toegenomen en dichter bij de tolerantiegrens ligt?

Antwoord 1

Er zijn fouten geconstateerd via een steekproef. Er is geen beeld van mogelijke fouten buiten deze steekproef. Correctie is uitsluitend mogelijk op de in de steekproef aangetroffen fouten. De gevonden fouten uit de steekproef die gecorrigeerd konden worden zijn gecorrigeerd.

Vraag 2

Hoeveel fte's gaan er verloren binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken om de bezuinigingen te realiseren? Hoeveel fte betreft het in Den Haag en hoeveel fte op het postennetwerk?

Vraag 3

Hoe wordt voorkomen dat er door de nieuwe bezuiniging van het kabinet meer taken naar de Regionale Service Organisaties (RSO’s) overgaan dan was voorzien, zonder dat hiervoor extra mensen of budget beschikbaar komen?

Antwoord 2 en 3

Over de bezuinigingen op hoofdlijnen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken zal uw Kamer worden geïnformeerd via de kamerbrief over modernisering van de diplomatie en het postennet. De nadere invulling zal daarna ter hand worden genomen waarbij de personeelsmatige consequenties scherper in beeld zullen komen.

Vraag 4

Welke RSO’s zijn nog in oprichting, welke zijn bezig met de implementatie van de nieuwe inrichting en welke RSO’s zijn al volledig operationeel?

Antwoord 4

Alle RSO’s zijn inmiddels formeel opgericht en met hun werkzaamheden gestart. De RSO’s Noord Amerika en Caribisch gebied (NAC), Zuid en Midden Amerika (ZMA) en Zuidelijk Afrika (ZAF) zijn al volledig operationeel. De overige RSO’s zullen op een enkele uitzondering na eind 2013 volledig operationeel zijn. De laatste posten zullen begin 2014 taken aan de RSO overdragen. Hiermee wordt de regionalisering ruim binnen de planning (voorzien eind 2014) afgerond.

Vraag 5

Hebben de verschillen in transitiefase van de RSO’s negatieve gevolgen op de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de RSO’s en binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken?

Antwoord 5

De verschillen in transitie van de RSO’s hebben geen negatieve gevolgen op de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de RSO’s en binnen het ministerie. De gefaseerde overname van taken heeft juist tot doel om de werkzaamheden goed voorbereid door de RSO’s te laten uitvoeren en de risico’s voor verminderde efficiëntie, kwaliteit en continuïteit te vermijden.

Vraag 6

Bij welke posten is de kwaliteit van het archief- en dossierbeheer niet, of slechts gedeeltelijk, verbeterd?

Antwoord 6

Er zijn 137 posten waar een papieren archief aanwezig is. Per 31 december 2012 was bij 10 posten de kwaliteit van het archief- en dossierbeheer niet, of slechts gedeeltelijk, verbeterd. Grootste oorzaken daarvan betreffen de beperkte personele bezetting als gevolg van ziekte en/of onvoldoende kennis bij betrokkenen als gevolg van functiewisseling. Inmiddels zijn adequate acties ondernomen. Het betreft de volgende posten: Bagdad, Bakoe, Budapest, Buenos Aires, Harare, Cairo, Londen, New York, Santiago, Mexico City.

Vraag 7

Hoe gaat u de regie op informatiebeveiliging bij uitbesteding verbeteren?

Antwoord 7

Het ministerie heeft een actieplan opgesteld om de regie op informatiebeveiliging bij uitbesteding te verbeteren. Onderdeel van dit verbeterplan is het stroomlijnen van de specifieke BZ Third Party Mededelingen die bij de verschillende externe dienstverleners worden opgevraagd. Ook zal de ADR (Auditdienst Rijk) worden ingeschakeld om binnen de contractuele afspraken aanvullend onderzoek te doen bij die dienstverleners waar de grootste risico’s zijn te verwachten. De voortgang van dit actieplan wordt bewaakt door het comité Risicomanagement en Compliance (RisC). Periodiek wordt hierover aan het audit committee van het ministerie gerapporteerd.

Vraag 8

Wie is er verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken?

Antwoord 8

Conform het Beveiligingsvoorschrift rijksdienst 2005 en het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 2007 is de secretaris-generaal eindverantwoordelijk voor informatiebeveiliging voor het gehele ministerie. Voor de dagelijkse werkzaamheden ter zake heeft de secretaris-generaal een beveiligingsambtenaar aangesteld. Het ministerie gebruikt verscheidene informatiesystemen die door de verschillende dienstonderdelen worden gebruikt. De directeuren van die dienstonderdelen zijn verantwoordelijk voor de beveiliging ervan.

Vraag 9

Kan er een exact overzicht worden gegeven van de personen met een vertrouwensfunctie en de functie die zij binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken bekleden?

Antwoord 9

Ja, het ministerie heeft haar personeelsinformatiesysteem zo ingericht dat dit tevens dienst doet als managementinformatiesysteem voor de uitvoering van de Wet veiligheidsonderzoeken.

Vraag 10

Verwacht u het komende jaar een daling van het aantal medewerkers in vertrouwensfuncties zonder geldige Verklaring van Geen Bezwaar (VGB)? Welke specifieke ontwikkelingen zorgen voor deze verwachting?

Antwoord 10

Ja, het ministerie heeft een aantal acties in gang gezet die bijdragen aan een daling van het aantal medewerkers in vertrouwensfuncties zonder geldige Verklaring van geen bezwaar. Interdepartementaal wordt voortgang geboekt bij het opstellen van een nieuwe leidraad Aanwijzing vertrouwensfuncties. Deze leidraad biedt handvatten voor een strakkere aanwijzing van vertrouwensfuncties. Vooruitlopend op invoering van de leidraad is binnen het ministerie het project Herwaardering vertrouwensfuncties van start gegaan. Een eerste inschatting is dat hierdoor het aantal vertrouwensfuncties zal afnemen. Ook functieclustering maakt onderdeel uit van het project. Invoering van deze clustering maakt het onder bepaalde voorwaarden mogelijk om van vertrouwensfunctie te wisselen zonder dat een nieuw veiligheidsonderzoek nodig is.

Vraag 11

Welke aanvullende taken gaan er in het kader van de nieuwe taakstelling van het kabinet mogelijk over naar de RSO's terwijl de transitie nog loopt?

Antwoord 11

Over de bezuinigingen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken zal uw Kamer op hoofdlijnen worden geïnformeerd via de kamerbrief over modernisering van de diplomatie en het postennet. De nadere invulling zal daarna ter hand worden genomen.

Vraag 12

Welke «kleine» posten hebben op dit moment ontzorging nodig?

Antwoord 12

Er zijn momenteel 58 kleine posten. De inzet is om al deze posten zo veel mogelijk te ontzorgen. Hiervoor is een set aanbevelingen opgesteld die voor een belangrijk gedeelte reeds is geïmplementeerd. Verschillende van deze aanbevelingen zijn breder getrokken naar het hele diplomatieke postennet.

Vraag 13

Gaat de overgang van personele bezetting van RSO’s van specialistische functies naar generalisten gepaard met een verlies aan kennis? Zo ja, welke (negatieve) gevolgen heeft deze overgang? Komt hierdoor de expertise en de kwaliteit van het postennetwerk in gevaar?

Antwoord 13

Een van de doelstellingen van regionalisering is om de kwaliteit met minder middelen te kunnen borgen en waar mogelijk te verbeteren. Dit gebeurt door de beschikbare expertise te bundelen en beschikbaar te stellen voor een gehele regio. Op de RSO’s worden juist specialistische functies gecreëerd. Vanwege de beperkte werkvolumes was dat voorheen op de meeste posten niet mogelijk en werden daar generalisten ingezet om een veelheid aan verschillende specialistische werkzaamheden uit te voeren.

Vraag 14

Op welke manier gaat u concreet invulling geven aan de aanbeveling dat regie nodig blijft om het geheel van bestaande en nieuwe risico’s gedurende de transitie van de RSO’s te blijven beheersen?

Antwoord 14

Voor de inrichting van de regie met betrekking tot regionalisering is een model vastgesteld dat direct in werking treedt na de opheffing van de projectorganisatie in juli 2013. Het model bestaat uit een stuurgroep die onder leiding van de plaatsvervangend Secretaris-Generaal op strategisch niveau het beleid bepaalt. Een regiegroep met vertegenwoordigers van alle betrokken lijnorganisaties voert de regie op tactisch-operationeel niveau.

Vraag 15

Hoe verklaart u de fout van EUR 4.2 miljoen bij de uitgaven op beleidsartikel 1 «Versterkte internationale rechtsorde en eerbieding van mensenrechten»?

Antwoord 15

Het bedrag is gebaseerd op een tweetal geconstateerde fouten van resp EUR 35.000 en EUR 290.985 in een steekproef. De resultaten van de steekproef worden vervolgens omgerekend naar de meest waarschijnlijke en maximale fout op het hele artikel. Deze extrapolatie is Rijksbreed vastgelegd. Na extrapolatie komt de totale fout uit op EUR 4.2 miljoen. De eerste geconstateerde fout is ontstaan in de periode van overheveling van een activiteit naar een andere afdeling, waardoor het bedrag van EUR 35.000 abusievelijk niet als voorschot werd geboekt. Deze fout wordt beschouwd als een incidentele foutieve administratieve vastlegging. De tweede geconstateerde fout betrof een te hoge bevoorschotting aan een subsidieontvanger door onbekendheid met de subsidieregelgeving (of foutieve interpretatie van de subsidieregelgeving). Inmiddels zijn maatregelen genomen om een dergelijke fout in de toekomst te voorkomen.

Vraag 16

Hoe verklaart u de fout van EUR 4.6 miljoen bij de uitgaven op beleidsartikel 8 «Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland»?

Antwoord 16

Het bedrag is gebaseerd op een tweetal geconstateerde fouten van resp EUR 170.658 en EUR 7.018 in een steekproef. De resultaten van de steekproef worden vervolgens omgerekend naar de meest waarschijnlijke en maximale fout op het hele artikel. Deze extrapolatie is Rijksbreed vastgelegd. Na extrapolatie komt de totale fout uit op EUR 4.6 miljoen. De eerste geconstateerde fout heeft betrekking op een betaling waarbij per abuis (door een onoverzichtelijke liquiditeitsaanvraag) voorbij is gegaan aan het nog aanwezige banksaldo; het teveel betaalde bedrag is als onrechtmatig aangemerkt. De tweede geconstateerde fout heeft betrekking op een betaald voorschot van 80% aan een bedrijf voor een reguliere opdracht inzake een intern communicatieproject. Een dergelijke bevoorschotting is op grond van de Regeling Verlening Voorschotten 2007 alleen toegestaan als er sprake is van Rijksbelang. Bedrijfsfinanciering is geen taak van de overheid. Het bedrag van EUR 7.018 is daarom als onrechtmatig aangemerkt. In het vervolg zal voor tussentijds verrichte werkzaamheden een factuur ingediend worden wanneer de organisatie dat wenst.

Vraag 17

Neemt u de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer (ARK) over om de onderbouwing van de subsidiebetalingen door beleidsambtenaren te laten beoordelen?

Antwoord 17

Ja. De aanbeveling heeft betrekking op de Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. In deze rijksbrede regeling is bepaald dat uitbetaling van de subsidie automatisch geschiedt zolang de subsidieontvanger niet (substantieel) afwijkt van de subsidieverplichtingen. Bij afwijking heeft de subsidieontvanger een actieve meldingsplicht. Afwijking kan aanleiding zijn voor de subsidieverstrekker om de subsidie niet volgens het geplande betaalschema te voldoen.

De subsidieverstrekker heeft ook een eigen verantwoordelijkheid om de uitvoering van de meldingsplicht te bewaken en vast te stellen of de uitvoering (substantieel) afwijkt. Bij twee betalingen in 2012 is te laat de substantiële afwijking vastgesteld en had er gekort moeten worden op de hoogte van betaling. Dit was aanleiding om – in samenspraak met de Auditdienst – de interne instructies met betrekking tot het betaalbaar stellen van subsidies aan te scherpen. Bij het toezicht op de naleving van de regeling speelt de beleidsambtenaar een nadrukkelijke rol.

Vraag 18

De Rekenkamer concludeert geen onvolkomenheden. De Rekenkamer geeft wel aan dat de controle op de RSO’s mogelijk onvoldoende goed is ingericht. Op welke wijze worden de aanbevelingen van de Rekenkamer overgenomen?

Vraag 19

Hoe bent u concreet van plan tegemoet te komen aan de zorgen van de ARK over de effectieve inrichting van het toezicht op de RSO’s en de posten?

Antwoord 18 en 19

Het belang van een effectieve inrichting van het toezicht op de RSO’s en de posten wordt onderschreven. In het Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties zijn de belangen en verantwoordelijkheden van het departement in Den Haag, van de regioraad en van de RSO vastgelegd. Langs deze lijnen is ook het toezicht ingericht en zijn de benodigde instrumenten ontwikkeld. In de tweede helft van 2013 wordt door een onafhankelijke partij een evaluatie uitgevoerd over de invoering van regionalisering waarin zal worden onderzocht of het besturingsmodel en het toezicht naar behoren functioneren.

Vraag 20

Wanneer is de digitalisering van het archief- en dossierbeheer definitief afgerond?

Antwoord 20

De digitalisering van het archief- en dossierbeheer is uiterlijk aan het eind van het eerste kwartaal 2014 definitief afgerond.