32 602 Instellen tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt

Nr. 3 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 4 april 2011

Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 4 april 2011.

De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op 19 april 2011.

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken¹ heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de brief van 17 januari 2011 inzake het Instellen van de tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt per 1 januari 2011(Kamerstuk 32 602, nr. 1).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 1 april 2011. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Dijksma

De Adjunct-griffier van de commissie,

Hendrickx

Uw commissie stelde twee vragen over de relatie tussen de werkzaamheden van Doc-Direkt en de vereisten ten aanzien van de omgang met informatie in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Deze twee vragen beantwoord ik graag in samenhang. Het betreft uw vragen:

1 en 2

«Kan nader worden toegelicht welke functie Doc-Direkt zal gaan vervullen met betrekking tot het efficient tegemoet komen aan WOB verzoeken?»

«In hoeverre bent u voornemens om het uitgangspunt van de Wet openbaarheid van bestuur, om zoveel mogelijk informatie op eigen initiatief beschikbaar te stellen, te realiseren door middel van Doc-Direkt?»

De WOB-verzoeken worden gericht aan de zorgdragers/vakministers. Zorgdragers/vakministers zijn en blijven eigenaar van de informatie, bepalen derhalve welke informatie beschikbaar gesteld wordt op basis van de WOB en zullen inhoudelijk de WOB-verzoeken blijven behandelen. Ik ben niet voornemens om de beschikbaarstelling van informatie op basis van de WOB te realiseren via de dienstverlening van Doc-Direkt. Doc-Direkt levert diensten in de selectie, bewerking registratie/beschrijving en opslag van archiefbestanden in opdracht van die vakministers/zorgdragers en handelt geen inhoudelijke informatieverzoeken af.

3

Hoe staat het op dit moment met de achterstanden in de archiefverwerking?

In 2009 werd de capaciteit van het Project Wegwerken Archiefachterstanden vastgehouden en ingezet om een start te maken met de archiefachterstanden van na 1976. In dat jaar heeft deze projectgroep 3 strekkende kilometer van de geïnventariseerde archiefachterstanden geselecteerd en bewerkt. In 2010 hebben de Centrale Archief Selectiedienst en de Haagse Vestiging Archiefbewerking 18,4 km van de geïnventariseerde archiefachterstand geselecteerd en bewerkt. Op dit moment is daarmee 21,4 strekkende kilometer van de geïnventariseerde 300 km bewerkt.

4

Zullen, naast alle departementen en Hoge Colleges van Staat, ook organisaties die verder van de ministeries af staan, zoals buitendiensten, agentschappen, baten-lastendiensten, interne ZBO's, externe ZBO's, en geprivatiseerde onderdelen van ministeries, gebruik gaan maken van Doc-Direkt. Zo nee, welke zullen niet aan Doc-Direkt deelnemen en waarom niet?

De ZBO’s met eigen rechtspersoonlijkheid en geprivatiseerde onderdelen van ministeries nemen niet deel aan Doc-Direkt, omdat Doc-Direkt als baten-lastendienst van het rijk geen diensten voor derden mag verrichten. De vakministers/zorgdragers bepalen in hoeverre hun buitendiensten, agentschappen en baten-lastendiensten gebruik maken van Doc-Direkt.

5

Welke organisaties zullen worden opgenomen in de overzichten (schouw), zoals aangekondigd in de nota van de staatssecretaris van OCW (bij brief van 22 december 2010, TK 29 362, nr. 186)?

De schouw betreft de ongeveer 300 km archiefachterstand van de deelnemende departementen, zoals benoemd in de brief aan uw Kamer van 7 juli 2009 (Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr. 156). De vakministers/zorgdragers hebben indertijd bepaald welke archiefachterstanden van hun (kern)departementen en buitendiensten, agentschappen en baten-lastendiensten opgenomen zijn in de benoemde archiefachterstanden, die Doc-Direkt zal gaan bewerken.

6

Waarom wordt nu met terugwerkende kracht per 1 januari 2011een besluit genomen? Waarom is de Kamer niet eerder betrokken bij dit voornemen, zodat een besluit vóór 1 januari had kunnen worden genomen?

Het voornemen tot het instellen van een baten-lastendienst wordt door middel van het volgen van de voorhangprocedure bij uw Kamer aan u kenbaar gemaakt. Alvorens een ministerie de voorhangprocedure mag starten, dient door het ministerie van Financiën groenlicht verleend te zijn aan de baten-lastendienst in wording. Dit groenlicht moet waarborgen dat voorafgaand aan behandeling van het voornemen in de Ministerraad kan worden vastgesteld dat de desbetreffende dienst voldoet aan de instellingseisen dan wel heeft aangetoond goed op weg te zijn. In dit laatste geval worden de aanbevelingen van het ministerie van Financiën opgenomen in het reeds eerder genoemde startdocument. Voorgenoemd traject is voor Doc-Direkt ook gevolgd. In november 2010 is door het ministerie van Financiën groenlicht gegeven en op 3 november 2010 is het startdocument door de betrokkenen ondertekend. Direct hierna is de besluitvorming richting Ministerraad voorbereid en na besluitvorming door de Ministerraad (op 17 december 2010) is uw Kamer op de hoogte gesteld.

Mijn voornemen tot het instellen van de baten-lastendienst Doc-Direkt is nog niet opgenomen in de ontwerp-begroting voor 2011, omdat ten tijde van het opstellen van deze begroting het doorlopen van de instellingsprocedure nog in volle gang was. Via de eerste suppletore begroting van 2011 zal voor het eerst gerapporteerd worden naar de Kamer. Vervolgens wordt Doc-Direkt opgenomen in het reguliere proces van begroting en verantwoording.

7

Is de datum van 31 december 2019 als datum waarop de achterstanden in de bewerking van de papieren archieven van de rijksoverheid moeten zijn weggewerkt, nog steeds van toepassing?

Ja, deze datum is nog steeds van toepassing.

8

Zijn, in tegenstelling tot de conclusie van de Erfgoedinspectie in haar derde deelrapportage dat er nog steeds een achterstand bestaat bij een groep buitendiensten, verzelfstandigde rijksdiensten en geprivatiseerde rijksdiensten (zie bijlage bij TK 29 362, nr. 165) alle achterstanden van vóór 1976 weggewerkt?

De Erfgoedinspectie constateerde dat bij het project wegwerken archiefachterstanden (PWAA) tot 1976 een aantal verzelfstandigde voormalige overheidsorganisaties gedurende de inventarisatie voor het PWAA niet mee zijn genomen. De Erfgoedinspectie deed de aanbeveling om met name bij de penitentiaire inrichtingen, de rijksscholen en de voormalige rijksmusea de archiefachterstanden in kaart te brengen om deze vervolgens alsnog weg te werken. De penitentiaire inrichtingen vallen onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Het ministerie van Justitie heeft de CAS in 2008 de opdracht gegeven alle archieven van het ministerie in kaart te brengen. De Dienst Justitiële Inrichtingen had een soortgelijke opdracht al eerder door de CAS laten uitvoeren. De resultaten van deze inventarisaties zijn meegenomen in de opgave van de werkvoorraden archieven die in de ongeveer 300 strekkende kilometer achterstand voor verwerking door Doc-Direkt. De CIO van Veiligheid en Justitie en de directeur van het Nationaal Archief hebben gezamenlijk een voorstel opgesteld over de bewerking van de geïnventariseerde archieven waarover binnenkort binnen Veiligheid en Justitie besluitvorming over zal plaatsvinden.

De Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea (VRM) is door de minister van OCW en het Nationaal Archief benaderd om de achterstanden bij de voormalige rijksmusea in kaart te brengen.

Ten aanzien van de rijksscholen wordt door de minister van OCW een strategie uitgestippeld om deze achterstanden in te lopen. Concreet betekent dit dat op zeer korte termijn de minister van OCW de voormalige rijksscholen, dan wel hun rechtsopvolgers, zal aanschrijven met het verzoek gegevens over de bedoelde archieven aan de minister te verstrekken. Op basis van deze gegevens zullen afspraken worden gemaakt over acquisitie van deze archieven en de daaropvolgende bewerking daarvan.

9

Welke indicatoren zijn er ontwikkeld? Welke streefwaarden worden gehanteerd en wanneer is er sprake van doelmatigheidsverbetering? Bijvoorbeeld: hoeveel meters archief worden er momenteel verwerkt en wat is het streven vanaf 2011?

De doelmatigheidsindicatoren zijn gebaseerd op het INK-model, dat Doc-Direkt hanteert. Onder elke indicator (1 t/m 4) is een reeks van prestatie-indicatoren (PI) opgenomen. Het gaat om:

• 1. Waardering door de eigenaar

  De PI’s zijn: Bedrijfsresultaat; Omzetrealisatie per product; Externe inhuur; Betaalgedrag aan crediteuren; Formatie en bezetting; Gerealiseerd productievolume: Regulier (km) Achterstand (km) Additioneel (€) Beheer (km)

• 2. Waardering door (de) opdrachtgever(s) – Collectief en Individueel

  De PI’s zijn: % afgegeven prestatieverklaringen; Weggewerkte achterstand of Verwerkte reguliere aanwas.

• 3. Waardering door medewerkers

  De PI’s zijn: Uitkomsten medewerkeronderzoek; Ziekteverzuim (% van contracturen); Instroom personeel; Uitstroom personeel; Functioneringsgesprekken; Diversiteit

• 4. 4. Waardering door partners en de maatschappij

  De PI’s zijn: Aard en omvang van bevindingen van de Erfgoedinspectie, de RAD, de AR en door visitatie van het Ministerie van Financien.

  Overige indicatoren als kostprijs- en tariefontwikkeling, productiviteitsverbetering en andere volgtijdige indicatoren worden vanaf 2012 in het dan van toepassing zijnde jaarplan opgenomen.

10

Vanaf welk moment zijn er efficiencywinsten te verwachten?

De efficiencywinsten worden verwacht vanaf het jaar 2012. Als baten-lastendienst heeft Doc-Direkt nu rijksbreed het centrale beheer en bewerken van de semi-statische archieven onder zich. Vanuit dit rijksbrede overzicht zorgt Doc-Direkt voor een effectieve en efficiënte wijze van planning, logistiek en warehousemanagement². Daarnaast hangt het moment waarop efficiencywinst te verwachten is mede samen met de invoering van de nieuwe selectiemethode voor het bewerken van archieven (Kamerstuk TK 2010–2011, 29 362, nr. 186).

11

Wat zijn de verwachtingen ten aanzien van de ontwikkeling van de personeelskosten en de kostprijsontwikkeling?

De personeelskosten zullen naar verwachting in 2011 nog stijgen vanwege de instroom van in eerste instantie binnen de rijksdienst te verwerven uitvoerend personeel, totdat Doc-Direkt de voltallige bezetting heeft op de formatie. In 2011 wordt overigens op basis van de ervaringen kritisch gevolgd of de formatie volledig bezet moet worden. Vanaf 2012 wordt een neerwaartse kostprijsontwikkeling verwacht in verband met de invoering van de centrale planning, logistiek en warehousemanagement en van de invoering van nieuwe selectiemethode.

12

Welke gevolgen heeft de oprichting van Doc-Direkt voor het personeel en de uitgaven in de archiefsector bij alle ministeries en de Hoge Colleges van Staat?

Een aantal departementen en Hoge Colleges van Staat liet de archiefwerkzaamheden al uitvoeren door de Centrale Archief Selectiedienst (CAS), onderdeel van BZK. In 2009 besloot het kabinet tot de inrichting van één gemeenschappelijke archiefdienst voor het Rijk, Doc-Direkt. Daarin wordt de bestaande capaciteit van de semi-statische archiefafdelingen van de departementen en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) gebundeld. Gezien de aard van de informatie in relatie tot de primaire processen, blijft het ministerie van Defensie delen van het werk in eigen beheer uitvoeren. Zij doet dit in nauw overleg met Doc-Direkt. Doc-Direkt voert de opdrachten van de departementen voor reguliere archiefwerkzaamheden uit tegen een kostendekkende tarief.

Daarnaast staat er ongeveer 300 strekkende kilometer archiefachterstanden van ná 1976. Om deze te kunnen bewerken, is de bundeling van krachten in Doc-Direkt niet voldoende. Daarom is de capaciteit van Doc-Direkt gedurende 10 jaar uitgebreid met ongeveer 160 fte. Die extra formatieruimte is aangemerkt als intensivering in termen van Vernieuwing Rijksdienst en bedoeld om rijksambtenaren die als gevolg van reorganisaties binnen de rijksdienst boventallig zijn of (dreigen te) worden van werk-naar-werk te begeleiden. Met een intensivering van € 14,8 miljoen per jaar worden de 300 km archiefachterstanden in die 10 jaar weggewerkt. De kosten worden naar rato van de achterstanden betaald door de departementen (Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr. 156).

Om de benodigde versnelling in de bewerking te kunnen realiseren is naast bundeling en uitbreiding ook een nieuwe manier van waarderen en selecteren nodig. Daarom wordt nauw samengewerkt met het Nationaal Archief (Kamerstuk TK 2010–2011, 29 362, nr. 186).

13

Welke specifieke doelmatigheidsprikkels doen zich voor bij Doc-Direkt?

De doelmatigheidsprikkels voor Doc-Direkt zijn verbonden aan het governance-model voor Doc-Direkt zoals dat is uitgewerkt in het beheersraamwerk Doc-Direkt. Het management van Doc-Direkt stuurt hierop via de eerder genoemde prestatie-indicatoren. Specifiek is dat er sprake is van een opdrachtgeversoverleg en een klantenraad die scherp letten op de prijsstelling omdat zij de voor hen noodzakelijke archiefkosten zo laag mogelijk willen houden. Als additionele prikkel geldt de door het kabinet Rutte opgelegde taakstelling voor de baten-lastendiensten boven op de reguliere taakstelling voor de ministeries.

14

Kan nadere informatie worden gegeven over het kostprijsmodel?

Alle kosten die Doc-Direkt maakt, worden toegerekend aan de producten en diensten van Doc-Direct, zoals die vermeld zijn in de producten- en dienstencatalogus van Doc-Direkt. Doc-Direkt hanteert daarbij de zgn. verfijnde opslagmethode. De klanten van Doc-Direkt wordt een kostendekkend tarief in rekening gebracht.

15

Is duidelijk welke besparingen de nieuwe aanpak oplevert?

Zoals bij vraag 12 is toegelicht, is ingeschat dat de bundeling van bestaande capaciteit binnen de rijksdienst in Doc-Direkt niet voldoende zal zijn om aan de vraag te kunnen voldoen en bleek bovendien een substantiële intensivering nodig. De besparingen in de praktijk, nu Doc-Direkt er is als rijksbrede baten-lastendienst, worden gevoed door 3 belangrijke prikkels, het feit dat Doc-Direkt centraal overzicht heeft en centraal plant en warehousemanagement ten behoeve van het beheren van de archieven toe past, de eerder genoemde doelmatigheidsprikkels en de invoering van de nieuwe selectiemethode voor bewerking.

16

Vindt er een kostenstijging plaats voor de departementen als gevolg van deze centralisatie? Zo ja, bij welke departementen slaat deze neer en om welke bedragen gaat het dan?

Vrijwel alle semi-statisch archiefwerkzaamheden worden nu via Doc-Direkt uitgevoerd, wat maakt dat de departementen inzichtelijk krijgen wat de integrale kosten zijn van de diensten en producten. Hierdoor kunnen zij als opdrachtgever ook beter sturen op de interne vraag van hun buitendiensten, agentschappen en baten-lastendiensten, zodat ze die bijvoorbeeld door hun regieorganisatie beter in vraagbundeling of staffels kunnen vormgeven.

Doc-Direkt heeft rijksbreed het centrale beheer en bewerken van de semi-statische archieven onder zich. Vanuit dit rijksbrede overzicht zorgt Doc-Direkt voor een effectieve en efficiënte wijze van planning, logistiek en warehousemanagement. Daarmee is het gericht en effectief benutten van capaciteit van personeel en gebouwen voor opslag van archieven vergroot.

17

Is over 2010 ook een goedkeurende verklaring van de Auditdienst nodig? Zo ja, is deze inmiddels aan het ministerie van BZK verstrekt? Zo neen, waarom is die verklaring over 2010 niet nodig, of nog niet verstrekt?

BZK, waaronder ook Doc Direkt i.o. valt, heeft over 2010 een goedkeurende verklaring gekregen. Er is geen wettelijke verplichting om voor Doc Direkt een aparte accountantsverklaring te verstrekken.

De volgende twee vragen wil ik in samenhang beantwoorden:

18 en 19

«Is er reden om het principe van het departementale moratorium thans toe te passen? Zo neen, waarom niet? Zo ja, waarom wel? Gebeurt dat dan ook?»

«Wat zijn de aanmerkingen van de departementale auditdienst/RAD inzake het financiële beheer van de op te richten baten-lastendienst Doc-Direkt?»

Nee, de opmerkingen van de Rijksauditdienst bij zowel de bestaande BZK baten-lastendiensten als Doc-Direkt i.o. zijn van dien aard dat noch de getrouwheid van de jaarrekeningen noch het financieel beheer in het geding komen. Er zijn derhalve geen tekortkomingen die het toepassen van het moratorium verlangen.

---

1 Samenstelling:

Leden: Dijksma, S.A.M. (PvdA), voorzitter, Beek, W.I.I. van (VVD), Staaij, C.G. van der (SGP), Koopmans, G.P.J. (CDA), Bochove, B.J. van (CDA), Aptroot, Ch.B. (VVD), ondervoorzitter, Smilde, M.C.A. (CDA), Jansen, P.F.C. (SP), Ortega-Martijn, C.A. (CU), Brinkman, H. (PVV), Raak, A.A.G.M. van (SP), Thieme, M.L. (PvdD), Dibi, T. (GL), Heijnen, P.M.M. (PvdA), Elissen, A. (PVV), Monasch, J.S. (PvdA), Schouw, A.G. (D66), Marcouch, A. (PvdA), Boer, B.G. de (VVD), Hennis-Plasschaert, J.A. (VVD), Lucassen, E. (PVV), Verhoeven, K. (D66) en Grashoff, H.J. (GL).

Plv. leden: Dam, M.H.P. van (PvdA), Burg, B.I. van der (VVD), Dijkgraaf, E. (SGP), Sterk, W.R.C. (CDA), Bruins Slot, H.G.J. (CDA), Steur, G.A. van der (VVD), Knops, R.W. (CDA), Dijk, J.J. van (SP), Rouvoet, A. (CU), Klaveren, J.J. van (PVV), Janssen, R.A. (SP), Ouwehand, E. (PvdD), Gent, W. van (GL), Kuiken, A.H. (PvdA), Fritsma, S.R. (PVV), Vermeij, R.A. (PvdA), Pechtold, A. (D66), Wolbert, A.G. (PvdA), Nieuwenhuizen, C. van (VVD), Taverne, J. (VVD), Bontes, L. (PVV), Hachchi, W. (D66) en Voortman, L.G.J. (GL).

2 Warehousemanegement is een logistiek begrip. Het betreft onder andere het beheer, de locatie-indeling van depotruimte, afhandeling van de orderstroom/bewerking in de juiste planningvolgorde en beheer van het vervoer van archieven.