32 317 JBZ-Raad

Nr. 822 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 13 februari 2023

Met deze brief informeer ik uw Kamer over de op 19 december 2022 aangenomen Raadsaanbevelingen voor Nederland op het gebied van het Schengenvisumbeleid. De Raadsaanbevelingen zijn opgesteld op basis van de Schengenevaluatie die de Europese Commissie in juni 2022 heeft uitgevoerd. Hieronder treft u een appreciatie aan van de meest relevante aanbevelingen en hoe hieraan opvolging wordt gegeven. Voor een overzicht van alle aanbevelingen en de voorgenomen en de reeds genomen maatregelen ter opvolging van de aanbevelingen verwijs ik u graag naar de bijlage bij deze brief.

Schengenevaluatie

Nederland heeft in het kader van de reguliere Schengenevaluaties tussen 23 en 28 juni 2022 een evaluatie van het gemeenschappelijke Schengenvisumbeleid ondergaan. Deze evaluatie stond aanvankelijk gepland voor september 2020; als gevolg van de COVID-pandemie kon deze pas in juni 2022 worden uitgevoerd. De evaluatie vond plaats bij de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag en bij de Nederlandse ambassade en de externe dienstverlener (VFS Global) in Riyad door een team bestaande uit experts van de Commissie en lidstaten. Dit evaluatieteam beoordeelde in hoeverre Nederland bij de uitvoering van het Schengenvisumbeleid voldoet aan de Europese regelgeving.

Schengenevaluaties worden uitgevoerd op basis van een verordening¹waarin de regels en procedures voor de evaluaties zijn vastgelegd. Conform de verordening heeft de Raad voor Nederland aanbevelingen opgesteld om, waar nodig, de uitvoering van het Schengenvisumbeleid te verbeteren. In het vervolgproces zal Nederland op basis van de nieuwe verordening² een actieplan indienen om de aanbevelingen te realiseren. De Commissie heeft vervolgens de taak om de Raad en het Europees Parlement (EP) regelmatig over de voortgang hiervan te informeren. De Raad heeft de aanbevelingen voor het Schengenvisumbeleid voor Nederland op 19 december 2022 formeel vastgesteld. De aanbevelingen van de Raad zijn als tweede bijlage bij deze brief gevoegd.

Aanbevelingen voor het Nederlandse visumbeleid

Tijdens de evaluatie heeft het evaluatieteam het Nederlandse visumproces in de praktijk van dichtbij bestudeerd. Daarbij is ook gekeken – evenals tijdens de onaangekondigde evaluatie van het Nederlandse visumbeleid in Rabat in 2019 – naar de wijze waarop over visumaanvragen wordt besloten in de visum-backoffice van de CSO.

De algemene conclusie in het rapport van de Schengenevaluatie is dat de uitvoering van het Nederlandse visumbeleid voldoet aan de Visumcode en andere relevante Europese regelgeving.

Het team constateert dat de CSO in Den Haag sinds 2018 is uitgegroeid tot een goed gestructureerde organisatie. Het team benoemt ook de goede inspanningen van de CSO voor het werven en opleiden van personeel en constateert tevens dat er vooruitgang is geboekt bij het vergroten van lokale kennis bij de beslismedewerkers. Vooral dit laatste vormde bij eerdere evaluaties een punt van kritiek toen Nederland geleidelijk van de besluitvorming over visumaanvragen op de ambassades naar de huidige centrale besluitvorming bij de CSO in Den Haag overging. Het evaluatieteam waardeert de werkwijze van het Work Force Management bij de CSO, waarbij de besliscapaciteit van het beschikbare personeel wordt afgestemd op de instroom van visumaanvragen. Het Work Force Management wordt beschreven als een innovatief, data-gedreven systeem dat uniek is en als best practice mag gelden binnen Schengen.

Een van de belangrijkste bevindingen van het team is de ten tijde van het evaluatiebezoek bestaande lange wachttijd voor aanvragers die een afspraak willen maken voor het indienen van een visumaanvraag op meerdere locaties, waaronder Paramaribo, Rabat, Londen, New Delhi, Istanbul en Koeweit. Hoewel het team oog heeft voor de prioriteit die Nederland geeft aan het oplossen van dit knelpunt en beseft dat – post-COVID – ook andere lidstaten met dezelfde problemen kampen, is de situatie niet conform de Visumcode, en is derhalve sprake van een ernstige tekortkoming. Nederland wordt dan ook opgeroepen dit knelpunt zo snel mogelijk op te pakken.

Nederland erkent dat er ten tijde van de Schengenevaluatie lange wachttijden waren voor het maken van een afspraak bij de externe dienstverleners (die visumaanvragen voor Nederland innemen) op meerdere locaties wereldwijd. De versoepeling van de COVID reisbeperkingen medio 2021 resulteerde in een snel stijgende vraag naar visa voor kort verblijf voor het Schengengebied. De aanvraagbehoefte was groter dan de besliscapaciteit, die in COVID periode was afgeschaald. Aanvragers kregen hierdoor op verschillende locaties te maken met langere wachttijden om een afspraak te maken voor het aanvragen van een visum.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken geeft hoge prioriteit aan het oplossen van dit knelpunt. Er is hard gewerkt om het toegenomen aantal aanvragen te verwerken, ondanks een aantal personele en technische uitdagingen. Het streven is dat de Schengenvisumverlening in Q2 van 2023 weer 100% bedraagt van de pre-Covid productie in 2019. Daarmee wordt ook aan de aanbeveling voor het nemen van maatregelen voor het oplossen van de langere wachttijden opvolging gegeven (aanbeveling 4).

Een aantal overige aanbevelingen is inmiddels door Nederland opgevolgd. Voor (nieuwe) medewerkers heeft de CSO een «stage in het buitenland» programma ontwikkeld (aanbeveling 15). Het programma heeft tot doel de kennis en ervaring van de beslismedewerkers te vergroten door gedurende 1–2 weken stage te lopen bij een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland. Bij de opleiding en regelmatige training van visummedewerkers wordt opnieuw aandacht gegeven aan de correcte toepassing van de bestaande werkinstructies, zoals bijvoorbeeld voor het proces van nietigverklaring en intrekking van visumstickers (aanbeveling 8).

De geprinte versie van het online aanvraagformulier is inmiddels aangepast en in overeenstemming gebracht met de desbetreffende bijlage van de Visumcode (aanbeveling 2).

De externe dienstverlener (VFS Global) in Riyad zoekt inmiddels naar een ander, ruimer pand om daarmee de visumaanvrager meer privacy te bieden en om meer werkruimte te creëren voor de back office-taken (aanbevelingen 20 en 21).

De aanbevelingen die een aanpassing of verandering van de IT-systemen vergen (aanbevelingen 9, 12, 13 en 17), zoals het gebruik van het meest recente model van het weigeringsformulier (aanbeveling 7) zullen enige tijd behoeven. Momenteel wordt hard gewerkt aan de vervanging van het huidige visumverwerkingssysteem, dat in 2023 wordt uitgefaseerd. Aanpassingen in het huidige systeem zijn, mede vanuit kostenoverwegingen, niet meer opportuun. Bij deze aanbevelingen wordt gekeken of het nemen van tijdelijke maatregelen mogelijk is.

In de jaarlijkse «Staat van het Consulaire» zal uw Kamer medio dit jaar over de verdere opvolging van de Schengenevaluatie worden geïnformeerd.

De Minister van Buitenlandse Zaken, W.B. Hoekstra

---

1 VERORDENING (EU) Nr. 1053/2013 VAN DE RAAD van 7 oktober 2013 betreffende de instelling van een evaluatiemechanisme voor de controle van en het toezicht op de toepassing van het Schengenacquis en houdende intrekking van het Besluit van 16 september 1998 tot oprichting van de Permanente Schengenbeoordelings- en toepassingscommissie.

2 VERORDENING (EU) Nr. 2022/922 VAN DE RAAD van 9 juni 2022 betreffende de instelling en de werking van een evaluatie- en toezichtsmechanisme voor de controle op de toepassing van het Schengenacquis, en tot intrekking van Verordening (EU) Nr. 1053/2013.