31 924 V
Slotwet en jaarverslag Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008

nr. 9
LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 12 juni 2009

De commissie voor Buitenlandse Zaken¹ heeft de navolgende vragen over het rapport van de Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008 (V) (31 924 V, nr. 4) aan de regering voorgelegd.

De regering heeft deze vragen beantwoord bij brief van 5 juni 2009.

De vragen en antwoorden zijn hieronder afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Ormel

Adjunct-griffier van de commissie,

Van Toor

1

Waarom wordt in de stukken niet specifiek gesproken over het onderwerp «begrotingssteun» en de risico’s daarvan? Aan welke landen werd in 2008 begrotingssteun gegeven en aan welke landen wordt in 2009 begrotingssteun gegeven?

De Algemene Rekenkamer rapporteert in haar rapport bij het Jaarverslag over de opzet en het beheer van alle overdrachtsuitgaven en -ontvangsten. Met betrekking tot de begrotingssteun heeft de Algemene Rekenkamer geen onvolkomenheden vastgesteld. Ik veronderstel dat zij daarom in haar rapport niet expliciet ingaat op de verleende begrotingssteun.

In 2008 werd algemene begrotingssteun gegeven aan de volgende landen: Benin, Bhutan, Burkina Faso, Burundi, Georgië, Ghana, Kaap Verdië, Macedonië, Mali, Moldavië, Mozambique, Nicaragua, Oeganda, Senegal, Tanzania, Vietnam, en Zambia. Het totaal aan algemene begrotingssteun in 2008 bedroeg EUR 186,3 miljoen; dit is ca. 3,7% van het ODA-budget in 2008.

Voor 2009 staat vooralsnog algemene begrotingssteun gereserveerd voor de volgende landen: Benin, Bhutan, Bolivia¹, Burkina Faso, Burundi¹, Georgië, Ghana, Macedonië¹, Mali, Moldavië, Mozambique, Nicaragua¹, Senegal, Tanzania, Vietnam en Zambia.

2 en 3

Hoe gaat u er voor zorgen dat medewerkers van het Ministerie alle facetten van het voorschottenbeheer voldoende beheersen?

Wat wordt er gedaan aan de organisatiecultuur bij Buitenlandse Zaken, waarbij sommige medewerkers zich onvoldoende bewust zijn van het belang van goede bedrijfsvoering, omdat zij weinig affiniteit hebben met beheeronderwerpen?

Het ministerie heeft verschillende kennistoetsen en cursussen ontwikkeld voor ervaren en minder ervaren beleids- en beheersmedewerkers die zich met het beheer van activiteiten bezig houden, zoals de basistoets- en cursus actviteitencyclus, de verdiepingstoets- en cursus voorschotten, de leergang activiteitencyclus voor beheer en de Piramidecursus Activiteiten en Contracten. Leidinggevenden stimuleren medewerkers nu meer om de toetsen af te leggen en indien nodig cursussen te volgen. Ook werken zij aan de houding ten aanzien van beheer door tijdens het voeren van functioneringsgespreken met medewerkers en het opstellen van beoordelingen blijvende aandacht te besteden aan beheer.

De departementsleiding zal ondersteund door de concerncontroller de kwaliteit van het gevoerde beheer en de houding ten opzichte van het beheer gestructureerd monitoren. Zo gaan directies per kwartaal rapporteren aan de directeur-generaal Internationale Samenwerking over de belangrijkste aspecten van het activiteiten- en voorschotten en heeft de concerncontroller haar model voor de risicoanalyse van budgethouders uitgebreid met het aspect «houding ten aanzien van beheer».

4 en 20

Zal in 2009 worden voorkomen dat in dat jaar ook weer talloze fouten zullen worden gemaakt door medewerkers van het Ministerie bij het beoordelen van verantwoordingen van ontwikkelingssamenwerkingsgelden?

Hoe is het mogelijk dat veel van de door de Algemene Rekenkamer gedane aanbevelingen, op het gebied van voorschottenbeheer, al staande praktijk zijn, maar dat er nog steeds onregelmatigheden worden geconstateerd?

Veel van de in 2008 gemaakte fouten konden gelukkig op basis van de controle door de interne auditdienst tijdig worden gecorrigeerd. Deze fouten waren voornamelijk administratief van aard, zoals rekenfouten, onjuiste en niet tijdige registratie in het systeem van informatie. Het beoordelen van verantwoordingen en de administratieve verwerking hiervan blijft mensenwerk en daardoor vatbaar voor fouten. In 2009 zal meer aandacht worden besteed aan de kwaliteit en uitvoering van interne controleplannen door de budgethouders zelf opdat fouten door de lijnorganisatie zelf tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd. Door middel van een rekenmodule voor de berekening van verantwoorde bedragen zal ook de accuratesse toenemen. Medewerkers vullen in het model de Nederlandse bijdrage en die van andere donoren in en het bedrag dat is uitgegeven. De module rekent vervolgens uit welk bedrag toegerekend kan worden aan de Nederlandse bijdrage. Slordige rekenfouten worden hierdoor beperkt. Verder zal de ingezette kennisontwikkeling in 2009 worden geïntensiveerd en mogelijk al in 2009 zijn vruchten af gaan werpen. Hiertoe zijn verschillende kennistoetsen en cursussen ontwikkeld voor ervaren en minder ervaren medewerkers.

5

Kunt u inzicht geven in beoogde doelen en resultaten die niet zijn bereikt?

Het ministerie van Buitenlandse Zaken neemt deel aan het begrotingsexperiment waarbij in de opzet van het beleidsverslag de prioriteiten uit het beleidsprogramma «Samen werken, samen leven» van het kabinet centraal staan. Inhoudelijk wordt verslag gedaan van de voortgang op de 10 kabinetsdoelstellingen waarvoor BZ verantwoordelijk is en het project «De millenniumdoelstellingen dichterbij». Het is een rapportage op hoofdlijnen over de belangrijkste resultaten in 2008. Dit betekent dat niet in detail wordt ingegaan op alle resultaten en doelen. Bovendien is de gedetailleerde, beleidsmatige toelichting in de beleidsartikelen komen te vervallen. Dit houdt in dat in het jaarverslag 2008 niet systematisch wordt teruggekomen op de doelstellingen en na te streven resultaten uit de begroting van 2008, omdat deze gedeeltelijk gedetailleerde beleidsresultaten betreffen. Wel worden in het jaarverslag 2008 voor het eerst, aan het eind van iedere doelstelling, beleidsconclusies getrokken. Deze beleidsconclusies zijn een belangrijke toevoeging ten opzichte van voorgaande jaarverslagen en zijn bedoeld als «de geleerde lessen» per kabinetsdoelstelling, mede met het oog op het formuleren van toekomstig beleid.

In het kader van het experiment is met de Algemene Rekenkamer afgesproken dat de Experiment-departementen opmerkelijke verschillen tussen de begroting en jaarverslag in prestaties toelichten bij de beleidsartikelen. Uit het onderzoek van de AR (Niet-financiële beleidsinformatie in Jaarverslag 2008) blijkt dat er geen opmerkelijke verschillen in prestaties zijn die BZ in het jaarverslag had moeten toelichten.

6

Kunt u specifiek aangeven hoe u inzake EU-aanbestedingen tijdig verzoeken indient inzake toepassingen van uitzonderingsbepalingen? Waarom moet u nog overwegen om een centraal contractenregister in te voeren?

Buitenlandse Zaken kent een interne procedure om uitzonderingen op aanbestedingsregels te beoordelen. Bij een beroep op uitzonderingsbepalingen moet de aanvrager rekening houden dat er voldoende tijd overblijft om een reguliere aanbesteding uit te voeren indien dit beroep wordt afgewezen. De Algemene Rekenkamer constateerde dat dit soms niet het geval is. Overigens ontstaan hierdoor geen ernstige problemen, de vereiste aanbesteding wordt in die gevallen alsnog uitgevoerd.

Bij lopende meerjarige contracten kan de tijdigheid van verzoeken om uitzondering op aanbestedingsregels bevorderd worden door ruimschoots vóórdat de contracttermijn is verstreken de contractverantwoordelijke hierop te attenderen. Om dit efficiënter te laten verlopen zal de inkoopafdeling een methode ontwikkelen voor alle inkooptrajecten waarbij het betrokken is. Verder zullen decentrale inkopers nadrukkelijk aangesproken worden op de termijnen die zij in acht moeten nemen. Een toekomstige, meer gecentraliseerde belegging van de inkooptaken zal een effectiever systeem opleveren dat een beter overzicht geeft in alle contracten en hun looptijden. Of een centraal contractenregister hiervoor de oplossing is, zal door mij nader worden onderzocht. In de organisatie van Buitenlandse Zaken zijn budgethouders zelf contractverantwoordelijk. Ook de posten in het buitenland hebben gedecentraliseerde budgetverantwoordelijkheid; daar hoort ook het bijhouden van de door de posten gesloten contracten bij. Het invoeren een centraal contractenregister draagt het risico in zich dat de relatie van de budgethouder met «zijn» contracten minder sterk wordt.

7

Wanneer zal de controlefunctie van de Directie Huisvoering Buitenland (DHB) worden gerealiseerd?

Binnen de Directie Huisvesting Buitenland (DHB) bestaat reeds langer een control unit. Naast het voeren van de administratie en het adviseren op het gebied van financieel beheer worden vanaf 2009 nadrukkelijk de uitgaven (over 2008 en later) voor het materiële deel van de bedrijfsvoering op de posten gemonitord. Daarbij worden zowel over- als onderschrijdingen beoordeeld en zullen thematisch zogeheten verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd. Hiermee is een systeem neergezet waarmee tijdig eventuele onvolkomenheden worden gesignaleerd en worden opgepakt en niet wordt afgewacht tot problemen door derden worden geconstateerd.

8

Deelt u het aandachtspunt bij de totstandkoming van de beleidsinformatie inzake het documenteren van achterliggende informatiebronnen? Bent u bereid in het vervolg meerdere bronnen, zoals in geval van de doodstraf, te vermelden dan wel te raadplegen?

Het documenteren van achterliggende informatiebronnen is een voortdurend aandachtspunt bij de totstandkoming van beleidsinformatie zoals het jaarverslag. Ten behoeve van de beleidsvorming en de beleidsinformatie worden in de regel verschillende bronnen geraadpleegd. Per geval wordt beoordeeld of het nodig is om in de beleidsinformatie meer dan één bron op te nemen.

9

Wat is de reden dat het Piramidesysteem niet wordt gebruikt, terwijl dit wel verplicht is?

Het voorbeeld dat in de rapportage van de Algemene Rekenkamer wordt genoemd betreft weliswaar een grote post, maar wel een post met relatief beperkte programmamiddelen onder een aantal specifieke beleidsdoelstellingen als cultuur en mensenrechten. Omdat de middelen, die binnen deze thema’s op postniveau worden besteed gering zijn, zijn vereenvoudigde procedures ingesteld uit hoofde van doelmatigheid. Piramide moet in deze gevallen wel gebruikt worden om betalingen, voorschotten en verantwoordingen te registreren. De zogenaamde contractenmodule hoeft echter niet gebruikt te worden. Het zou ondoelmatig zijn om voor een klein aantal activiteiten met een gering financieel belang medewerkers hierin op te leiden. Bovendien vereist het gebruik van deze module een zekere routine die bij posten met een geringe omvang en volume niet kan worden opgedaan. De betreffende post gebruikte Piramide wel om betalingen in te voeren, maar vergat in een aantal gevallen het voorschot te registreren. Deze administratieve fouten zijn allemaal gecorrigeerd.

10

Voeren budgethouders het rappel- en sanctiebeleid niet consequent uit? Wordt dit inderdaad veroorzaakt door de lange en goede relatie die met de (externe) partijen bestaat?

Het rappel- en sanctiebeleid wordt over het algemeen consequent uitgevoerd. Soms zijn er nog problemen ten aanzien van de tijdigheid. Rappelbrieven worden soms nog niet tijdig uitgestuurd en sancties niet tijdig opgelegd waardoor tijdelijke achterstanden ontstaan.

De door de Algemene Rekenkamer genoemde voorbeelden zijn gebruikt tijdens de bijeenkomsten met directeuren onder leiding van de Secretaris-Generaal om de problematiek helder en duidelijk onder de aandacht van de verschillende directeuren te brengen en het beheer te verinnerlijken. Het niet tijdig versturen van rappelbrieven wordt over het algemeen veroorzaakt door een tijdelijke onderbezetting als gevolg van bijvoorbeeld ziekte of vakantie, of door specifieke omstandigheden van tijdelijke evacuatie zoals in 2008 in Islamabad en Kaboel. Het niet tijdig opleggen van een sanctie kan verschillende oorzaken hebben. Dit kan bijvoorbeeld een juridische oorzaak hebben. Er moet immers wel een voldoende grondslag zijn voor het opleggen van een sanctie. Ook zal een afweging gemaakt moeten worden tussen het stopzetten van een activiteit (en het mogelijk tenietdoen van reeds geïnvesteerde middelen en bereikte resultaten) en het doorzetten van een activiteit omdat nog voldoende vertrouwen bestaat in de uitvoerende partij en het oplossen van de gesignaleerde tekortkomingen. Een jarenlange goede relatie met een uitvoerende partij, kan het vertrouwen dat gesignaleerde tekortkomingen kunnen worden opgelost, versterken.

Om te voorkomen dat directies en posten om oneigenlijke redenen sancties niet (tijdig) opleggen is er een systeem dat de departementsleiding daarop allerteert, waarna zij actie neemt.

11

Kunt u onderschrijven dat Buitenlandse Zaken in het verleden wat betreft het al dan niet sanctioneren van tekortkomingen bij de ontvangende partij, zaken te vaak op hun beloop heeft gelaten? Wat voor voorbeelden kunnen worden genoemd.

Naar aanleiding van eerdere rapporten van de Algemene Rekenkamer wordt vanaf 2007 zeel veel aandacht aan deze onderwerpen geschonken en zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd.

De onvoldoende aandacht in het verleden leidde ertoe dat voorschotbetalingen zeer lang open bleven staan in de administratie. Dat het ministerie erin geslaagd is bijna alle oude voorschotten te verantwoorden, en de totale voorschotportefeuille een veel actueler beeld vertoond, is onder meer te danken aan de grote aandacht voor het rappel- en sanctiebeleid. Hierbij teken ik aan dat het opleggen van sancties geen doel op zich is. Uiteindelijk gaat het erom dat partijen zich afdoende verantwoorden richting het ministerie. Dit heeft in sommige gevallen te lang geduurd maar is nu veel beter op orde dan een aantal jaren geleden.

12

Is het waar dat Buitenlandse Zaken onder grote druk staat om voorschotten op tijd af te boeken? Welke druk wordt daarbij vanuit de Tweede Kamer gevoeld?

De constatering dat het ministerie, mede vanuit de Tweede Kamer, onder grote druk staat om voorschotten op tijd af te boeken, is voor rekening van de Algemene Rekenkamer.

Het ministerie heeft zich, ook naar de Kamer, gecommitteerd om het beheer van de voorschotten te verbeteren. Bijzondere druk vanuit de Tweede Kamer wordt hierbij niet gevoeld. Wel is het ministerie sterk gemotiveerd om voorschotten tijdig af te boeken. Met grote voortvarendheid en zorgvuldigheid heeft het ministerie dan ook de oude voorschotten afgewikkeld. De Algemene Rekenkamer stelt dat het ministerie soms van de eigen regelgeving heeft afgeweken om oude voorschotten af te wikkelen. In 2008 werd voor een bedrag van EUR 124,8 miljoen aan oude voorschotten afgeboekt. De Auditdienst van het ministerie heeft deze afboekingen zorgvuldig getoetst. Zij komt tot de conclusie dat de oude voorschotten juist zijn afgeboekt met uitzondering van twee voorschotten voor een totaalbedrag van EUR 31 422.

13 en 18

Wilt u commentaar geven op de volgende, specifieke passages uit het Rapport bij het Jaarverslag 2008 van de Algemene Rekenkamer: «Met betrekking tot het proces van het beheer van OS-activiteiten stellen wij vast, dat ondanks inspanningen door de directie FEZ geen sprake is van een wezenlijke verbetering, vooral bij het verantwoorden van voorschotten. Er is duidelijk behoefte aan meer deskundigheid op financieel-economisch gebied waar het gaat om de OS-portefeuille management en toezicht. Daarnaast vinden we dat het ministerie meer aandacht moet besteden aan het voorschottenbeheer, vooral op het niveau van de budgethouders».

Betekent het verschil in visie tussen u en de Algemene Rekenkamer ten aanzien van onder meer de mate van verbetering van het voorschottenbeheer dat u een mindere urgentie voelt om verbeteringen aan te brengen dan de Algemene Rekenkamer.

Vooral bij het verantwoorden van voorschotten zijn in 2008 meer fouten gemaakt dan in 2007. De Algemene Rekenkamer constateert terecht dat hier nog geen sprake is van een wezenlijke verbetering.

Een groot gedeelte van deze fouten kon echter nog gecorrigeerd worden en waren voornamelijk administratief van aard. U moet hier dan denken aan rekenfouten en slordigheden bij de registratie en de voortijdige verwerking van informatie in het systeem. Fouten werden gemaakt als gevolg van onvoldoende accuratesse en scherpte in de lijn maar in sommige gevallen ook doordat blijkbaar de kennis onvoldoende is gewaarborgd binnen het ministerie. Dit laatste speelt voornamelijk bij complexe multi-donor programma’s en bij baten-lastenverantwoordingen. Met behulp van een rekenmodule en door de tijdige uitvoering van verbijzonderde interne controles wordt de accuratesse en de scherpte in de lijn vergroot. Kennisborging vindt plaats doordat medewerkers nu meer worden gestimuleerd om kennistoetsen af te leggen en cursussen te volgen. Daarnaast wordt «het leren» gestimuleerd door thematische bijeenkomsten, waarbij ervaringen van medewerkers worden gedeeld. De betrokkenheid en kwaliteit van de lijnorganisatie moet verder toenemen. Deze is nu te afhankelijk van toezichthoudende en controlerende directies van het ministerie. Besloten is daarom dat directies zelfstandiger verantwoording gaan afleggen over de belangrijkste aspecten van het activiteiten- en voorschottenbeheer aan de departementsleiding.

Over de importantie van goed project- en voorschottenbeheer bestaat met de Algemene Rekenkamer geen verschil van inzicht. Goed projectbeheer bestaat ook uit tijdig rapporteren en het beoordelen daarvan. Het tijdig versturen van rappelbrieven en het sneller beoordelen van ontvangen rapportages is in 2008 sterk verbeterd. In de voortgangsrapportages die ik over het voorschottenbeheer naar uw Kamer stuurde, heb ik aangegeven dat tijdelijke achterstanden hierin altijd kunnen, en zullen blijven ontstaan. Goede voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld onze posten in Islamabad en Kaboel. Door de omstandigheden op deze posten zijn gedurende 2008 achterstanden ontstaan die inmiddels al weer grotendeels zijn ingelopen. Ook in vakantieperiodes zullen achterstanden ontstaan, zeker op de posten die een kleine bezetting hebben. Zolang deze achterstanden tijdig worden gesignaleerd en binnen een redelijke termijn opgelost, ben ik van mening dat ik op dit onderwerp voldoende «in control» ben. Het zou bovendien ondoelmatig zijn om elke achterstand in elk land te voorkomen. Daarvoor zouden veel te veel investeringen noodzakelijk zijn. De Algemene Rekenkamer is van mening dat alle rappelbrieven altijd tijdig moeten worden verstuurd. Natuurlijk streef ik daar ook naar en wordt hierop gestuurd. Het is echter niet realistisch te veronderstellen, en het zou ook niet doelmatig te realiseren zijn, dat er nooit meer achterstanden zullen zijn.

In 2009 ga ik samen met de Algemene Rekenkamer aan de slag met de aanbevelingen. Het versterken van de lijnorganisatie zowel qua betrokkenheid als kwaliteit heeft hierbij mijn prioriteit. Het beheer van activiteiten en voorschotten moet in de lijnorganisatie verinnerlijkt worden en daardoor minder afhankelijk van toezichthoudende en controlerende organen binnen het ministerie. In 2009 zal wederom geïnvesteerd worden in het verbeteren van interne controles door de budgethouders zelf.

14

Wat gaat u doen om tegemoet te komen aan de kritiekpunten ten aanzien van huisvestingsprojecten? Is het ontbreken van een duidelijke regierol mede oorzaak van duidelijk geformuleerde eisen op gebied van kwaliteitsniveau en noodzakerlijke omvang?

Het Ministerie deelde de kritiekpunten van de AR en was al in de loop van 2008 begonnen met het nemen van de maatregelen die nu ook door de AR zijn aanbevolen. In de loop van 2008 is de genoemde regierol duidelijker belegd en vastgesteld in de nieuwe huisvestingsnota van BZ. Naast deze verduidelijking van de regierol draagt ook het verder standaardiseren van Programma’s van Eisen voor huisvesting bij aan meer transparante besluitvorming. Ook deze maken deel uit van de nieuwe huisvestingsnota.

15 en 19

Kunt u ingaan op de verschillende punten van kritiek ten aanzien van het beheerproces rondom vliegtickets en aangeven welke aanpassingen inmiddels hebben plaatsgevonden?

Kunt u concreter ingaan op de manier waarop de aanbevelingen op het gebied van vliegtickets zijn uitgevoerd?

De Algemene Rekenkamer heeft de aandachtspunten overgenomen die door de interne auditdienst van het ministerie zijn gesignaleerd en die door de organisatie zijn opgepakt.

De aandachtspunten zijn meegenomen bij het opstellen van het programma van eisen voor de aanbesteding van de nieuwe reisagent. Wanneer de onderlinge afspraken van dit contract in werking treden, zullen de interne procedures waar nodig verder worden aangepast. Overigens constateert de interne accountantsdienst dat het reisbeleid over het algemeen correct wordt uitgevoerd.

Procesbeschrijving: In tegenstelling tot hetgeen de Algemene Rekenkamer constateert heeft het ministerie wel beschreven en bekend gesteld, hoe tickets moeten worden aangeschaft en naar de budgethouders van het ministerie moeten worden doorbelast. De afgelopen zes maanden zijn de interne procedures verder aangescherpt. Deze aan alle dienstonderdelen gecommuniceerd.

Criteria vliegreis: De criteria waaraan een vliegreis moet voldoen worden verder uitgewerkt bij de nieuwe aanbesteding van het reisbureau. Deze aanbesteding zal resulteren in een nieuw contract per 1 oktober 2009.

Keuze reisoptie: De keuze voor een reisoptie is niet de verantwoordelijkheid van de reiziger maar van de budgethouder. Dit is duidelijk vastgelegd in de aangescherpte interne procedures.

Controle naleving contract reisagent: In het Plan voor de Interne Controle 2008 en 2009 is een controle opgenomen waarbij in principe ook de facturen van de reisagent achteraf en voor een tweede keer, integraal worden gecontroleerd door het Hoofd van de controle-eenheid. De jaarlijkse eindafrekening en naleving van het contract wordt door de concerncontroller en de directie Centrale Facilitaire Dienst(CFD) beoordeeld.

Controle factuur reisagent: Er vindt geen voorafgaande «betaling/levering akkoord» plaats, omdat de factuur meerdere directies betreft. Dit wordt ook wel een verzamelfactuur genoemd. Het laten rondgaan van de factuur kost te veel tijd en zou de betalingstermijn van 30 dagen overschrijden. De directies controleren periodiek de uitgaven op hun budget; hierdoor wordt dus achteraf bekeken of de juiste uitgaven zijn geboekt (i.c. of de reis heeft plaatsgevonden en de kosten overeenkomstig de offerte waren). Dit is op zich een gebruikelijke werkwijze voor verzamelfacturen binnen het Rijk.

Reizen die via het reisdeclaratiesysteem RDS worden geboekt blijven «open» staan totdat een reisdeclaratie via het systeem is ingediend. Bewaking hiervan geschiedt door de concerncontroller. Mocht een reis niet zijn doorgegaan dan wordt dat aldus gesignaleerd en kan ook worden gecontroleerd of een betaling/doorbelasting heeft plaatsgevonden.

Gebruik managementinformatie voor sturing: Managementinformatie zal ook met de budgethouders worden gedeeld. Dit zal nog formeel in de interne procedures worden vastgelegd.

Vastlegging tariefafspraken: Bij het ingaan van het nieuwe contract zal een voorziening worden getroffen waardoor het mogelijk is om te (doen) controleren of de reisagent de tariefafspraken tijdig, juist en volledig heeft vastgelegd in het reserveringsysteem.

Rol controle eenheid van de directie CFD: Vanuit doelmatigheidsoverwegingen belast de controle eenheid van de directie CFD de kosten van vliegtickets direct door aan de verschillende directies. Het is de taak van de directies om na te gaan of de reis tegen de overeengekomen prijs heeft plaatsgevonden.

16

Wat gaat u inzake vertrouwensfuncties, in overleg met de AIVD, ondernemen om in de toekomst te voorkomen dat medewerkers in vertrouwensfuncties niet tijdig worden gescreend? Wat gaat u doen opdat het ministerie wel met zekerheid kan constateren of de AIVD voor alle medewerkers die een vertrouwensfuncties vervullen, een verklaring van geen bezwaar hebben afgegeven? Vindt er ook een actualisatie plaats van de screening van medewerkers in vertrouwensfuncties? Op welke termijn kunt u voldoen aan de Wet Veiligheidsonderzoeken (WVO)?

De Wet op de Veiligheidsonderzoeken kent slechts een screening van een medewerker werkzaam in een bepaalde functie. In de regel wisselen de BZ-medewerkers elke vier jaar van functie. Een screening kan pas een aanvang nemen als tot een concrete plaatsing op een vertrouwensfunctie is besloten. Jaarlijks worden bij BZ tot wel 700 ambtenaren op een nieuwe functie geplaatst. Dit gebeurt in de periode mei tot september, de zogenaamde «jaarlijkse overplaatsingsronde». Een dergelijke piek blijkt in de praktijk voor de AIVD moeilijk hanteerbaar, ook al is recent in overleg met de AIVD het aantal vertrouwensfuncties teruggebracht. Een groot deel van de te screenen personen is werkzaam in het buitenland, hetgeen de doorlooptijd van de onderzoeken verlengt. De gesprekken met deze medewerkers worden daarom gehouden gedurende hun jaarlijks verlof. Met de AIVD wordt momenteel een convenant besproken met afspraken over aantallen verzochte screenings en de hieraan gekoppelde oplevertermijnen. Daarbij kan BZ ook prioriteiten aangeven indien noodzakelijk.

Door het convenant kan de AIVD gedurende het hele jaar capaciteit inzetten. Daarmee ontstaat wel het risico dat een screening pas wordt afgerond nadat betrokkene reeds in de betreffende functie is aangetreden. Indien zulks het geval is krijgen betrokkenen tijdelijk geen inzage in gerubriceerd materiaal.

BZ wil samen met de AIVD zoeken naar oplossingen om deze structurele problematiek rond de WVO aan te pakken en zo een meer beheerst proces vertrouwensfuncties te realiseren. Naar verwachting biedt de gezamenlijke evaluatie van het convenant, voorzien voor eind 2009 dan wel begin 2010, hiervoor voldoende handvaten.

17

a) Welke maatregelen treft u ten aanzien van de kritiek ten aanzien van archief- en dossiervorming bij het ministerie en met name op de posten, en op welke termijn denkt u een optimaal archief- en dossiervorming te realiseren?

b) Zijn de noodvernietigingsmaatregelen inmiddels op alle posten ingevoerd?

Ad a) Om de kwaliteit van de archief- en dossiervorming te verbeteren, is een plan van aanpak voor de komende jaren opgesteld en in uitvoering genomen. Er worden drie sporen gevolgd:

1. Meer aandacht voor afleg discipline door:

– sinds 2007 extra aandacht aan archivering te schenken bij de opleiding voor nieuwe lijnchefs.

– een opleidingsplan op te stellen dat in de tweede helft van 2009 tot eind 2010 zal worden uitgevoerd.

– scholing op maat van individuele medewerkers en lijnchefs.

2. Centralisering van de archieven om beter op kwaliteit te kunnen sturen door:

– de huidige 34 archieven gaan in 2009 op in 5 archieven, waarbij beheersprocessen worden geharmoniseerd.

– een ingrijpende reorganisatie van de directie die belast is met documentaire informatievoorziening (gereed per 1 juli 2009).

– het uitbreiden van het Front Office (belast met ondersteuning van Posten) in deze nieuwe organisatie.

– uniformering van de archiefprocessen (eind 2009 doorgevoerd).

3. Initiëren van eerste stappen op weg naar digitale archivering:

Vooruitlopend op de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering Rijksbreed heeft BZ besloten de eigen digitalisering versneld door te voeren en start nog in het najaar 2009 met een drietal «pilots» (waaronder één post). Hierdoor wordt het toezicht op archief- en dossierbeheer vergemakkelijkt. Een evaluatie daarvan zal eind 2009 beschikbaar zijn.

Ad b). De constatering van de AR over het ontbreken van noodvernietigingsmaatregelen geldt uitsluitend voor een zeer beperkt aantal kleinere, minder politiek risicovolle posten, waar noodvernietigingsmaatregelen niet prioritair zijn. Uit kosten- en efficiency overwegingen wordt er op dergelijke posten soms voor gekozen geen noodvernietigingsmaatregelen te introduceren. Omdat naast de aanwezigheid ook het actueel houden van noodvernietigingsmaatregelen belangrijk is, is het toezicht en de controle in 2009 geïntensiveerd».

---

1 Samenstelling:

Leden: Van Bommel (SP), Van der Staaij (SGP), Wilders (PVV), Waalkens (PvdA), Van Baalen (VVD), Çörüz (CDA), Ormel (CDA), voorzitter, Ferrier (CDA), Van Velzen (SP), De Nerée tot Babberich (CDA), Haverkamp (CDA), Blom (PvdA), Eijsink (PvdA), Van Dam (PvdA), Dezentjé Hamming-Bluemink (VVD), Irrgang (SP), Knops (CDA), Boekestijn (VVD), Voordewind (CU), Pechtold (D66), ondervoorzitter, Ten Broeke (VVD), Van Raak (SP), Gill’ard (PvdA), Thieme (PvdD) en Peters (GL).

Plv. leden: De Wit (SP), Van der Vlies (SGP), De Roon (PVV), Vermeij (PvdA), Van Miltenburg (VVD), Omtzigt (CDA), Spies (CDA), Aasted Madsen-van Stiphout (CDA), Van Dijk (SP), Ten Hoopen (CDA), Jonker (CDA), Boelhouwer (PvdA), Leerdam (PvdA), Arib (PvdA), Neppérus (VVD), Lempens (SP), Schermers (CDA), Griffith (VVD), Wiegman-van Meppelen Scheppink (CU), Koşer Kaya (D66), Van Beek (VVD), Gesthuizen (SP), Samsom (PvdA), Ouwehand (PvdD) en Vendrik (GL).

1 U bent reeds geïnformeerd over het feit dat ik algemene begrotingssteun aan Burundi en Nicaragua momenteel aanhoud.