31 490 Vernieuwing van de rijksdienst

Nr. 44 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 30 juni 2010

In het Algemeen Overleg van 24 juni 2010 over de Vernieuwing Rijksdienst heeft het lid van uw Kamer, mevrouw Van der Burg, verzocht een verplichte relatie aan te brengen tussen het programma Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) en een Marktplaats.

Naar aanleiding hiervan heb ik besloten de ondersteuning van een Marktplaats aan EBF toe te voegen. EBF gaat uiteindelijk verplichtend gelden voor ieder ministerie en voor iedere leverancier van de rijksoverheid. Hierdoor wordt EBF een noodzakelijke voorwaarde voor iedere leverancier die toegang wil krijgen tot een Marktplaats van de rijksdienst voor tijdelijk flexibel personeel.

Hieronder ga ik nader in op het inkoopproces, vervolgens op het Marktplaatsconcept, op EBF en op de relatie tussen beide.

1. Het inkoopproces

De rijksoverheid koopt jaarlijks voor grote bedragen in. Gelet op de omvang van het te besteden bedrag is het vereist de inkoop van deze goederen en diensten goed te organiseren.

Het inkoopproces bestaat uit de volgende fasen: (1) specificeren, (2) selecteren, (3) contracteren, (4) nader specificeren, (5) nader selecteren, (6) bestellen, (7) ontvangen, (8) factureren, (9) betalen en (10) bewaken en nazorg. Voor het tactische inkoopproces zijn de eerste drie fasen van belang. Voor EBF zijn de fasen 4 tot en met 8 van belang (zie verder).

– De behoeftestelling (specificeren)

In deze fase wordt bepaald welke dienst en/of product er nodig is. Ook worden de specificaties voor de diensten en producten vastgesteld en in welke hoeveelheden en wanneer deze diensten en producten nodig zijn.

– De leveranciersselectie (selecteren en contracteren)

De rijksdienst is uiteraard gehouden om de Europese aanbestedingsregels na te leven. Deze regels komen er op neer dat bij diensten en producten met een waarde van meer dan € 125 000 (excl. BTW; de aanbestedingsdrempel), er een Europese aanbesteding moet plaatsvinden. Hieraan zijn allerlei regels van publicatie en procedure verbonden.

De inzet en de uitkomst van een dergelijke procedure is ofwel een vast contract of meerdere vaste contracten, ofwel één of meerdere raamovereenkomsten. Als er een raamcontract wordt gesloten met meer dan één leverancier (bij een Europese aanbesteding kan één raamcontractant worden gekozen, of drie of meer) dan moeten deze leveranciers – bij elke concrete opdracht – met elkaar concurreren bij het verwerven van een opdracht.

Ook bij een dienst of product of een pakket van diensten of producten met een waarde lager dan € 125.000 kan voor een raamcontract worden gekozen. Dit kan gebeuren met vrijwillige toepassing van een Europese procedure of door een «onderhandse aanbesteding». In het laatste geval worden dan offertes bij leveranciers aangevraagd. De aanbestedende dienst heeft hiervoor doorgaans regels opgesteld, waarin is opgenomen dat boven een bepaald bedrag meer offertes worden opgevraagd. Deze regels kunnen per aanbestedende dienst verschillen.

– De concrete opdrachtverlening (bestellen)

Bij een vast contract worden de bestellingen geplaatst bij de contractspartij. Indien een raamcontract is gesloten vinden de concrete opdrachtverstrekkingen plaats aan de leverancier(s) binnen dit contract. In de andere situaties vindt de opdrachtverstrekking direct plaats via het offertemodel: na het aanvragen van één of meer offertes vindt de bestelling plaats.

Het hiervoor geschetste inkoopproces geldt ook voor de inhuur van tijdelijk extern personeel. De Markplaats biedt hier echter een aanvullende mogelijkheid.

2. De Marktplaats

Het Marktplaats-concept wordt door veel overheids- en non-profitorganisaties, die verplicht zijn tot het organiseren van een (Europese) aanbesteding voor het inhuren van externe flexkrachten, gezien als een volwaardig alternatief of aanvullend instrument om te komen tot selectie van een geschikte kandidaat. De Marktplaats beperkt zich tot diensten onder de aanbestedingsdrempel. Zodra sprake is van overschrijding van het drempelbedrag zal ten allen tijde een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden uitgevoerd. Marktplaats speelt een rol in de fase van de leveranciersselectie (selecteren en contracteren) en in de fase van de concrete opdrachtverlening (het bestellen).

Bij een Marktplaats wordt per aanvraag/concrete opdracht een eigen aanbestedingsprocedure gevolgd. Deze procedure moet aan alle kenmerken van het Europese aanbestedingsrecht voldoen (transparant, non-discrimatoir, objectief, proportioneel). In de praktijk betekent dit dat voor iedere tijdelijke externe kracht afzonderlijk een profiel wordt gepubliceerd op een website, de virtuele Marktplaats. Naast het profiel worden ook de gunningscriteria gepubliceerd op de Marktplaatswebsite.

Tot een Marktplaats heeft in beginsel iedere aanbieder van flexibel personeel toegang die zich vooraf heeft aangemeld en is geaccepteerd. Marktplaats werkt volgens een registratiesysteem waarin partijen zich conformeren aan een aantal standaarden en modellen, zoals onder andere de overeenkomst van dienstverlening, de algemene inkoopvoorwaarden van deze Marktplaats, een geheimhoudingsverklaring en een privacyreglement. Indien de dienstverleners hiermee akkoord gaan, zijn ze erkend en kunnen zij deelnemen aan de procedures voor de plaatsing van een opdracht. Leveranciers kunnen zowel bedrijven als zelfstandige professionals zijn uit de hele EU.

3. EBF (Electronisch Bestellen en Factureren)

EBF behelst de voorzieningen om het proces van opdrachtverlening en het berichtenverkeer tussen besteller en leverancier op elektronische wijze af te handelen. EBF wordt ingezet in de fase van het inkoopproces nadat de selectie van leveranciers heeft plaats gevonden en het contract is gesloten. EBF ondersteunt de concrete opdrachtverlening, het feitelijk bestellen van de opdrachtverlener bij de leverancier. In het geval er een voorovereenkomst is gesloten met meerdere leveranciers, ondersteunt EBF ook de nadere selectie tussen deze leveranciers bij een concrete opdracht. Dit wordt ook wel de minicompetitie genoemd.

Daarnaast ondersteunt EBF de uit de bestellingen voortvloeiende facturering. Ook ondersteunt EBF het contractmanagement; dit betreft het bewaken en de nazorg in het inkoopproces. EBF biedt namelijk de nodige informatie over gebruik in aantallen en geld en over naleving van de gesloten contracten.

Het feitelijk betalen van de factuur wordt niet door EBF ondersteund en zal via de financiële systemen van de afzonderlijke ministeries worden afgehandeld.

Met de realisatie van elektronisch bestellen en factureren krijgt de rijksoverheid de beschikking over een platform voor digitale inkoop, met daarin voorzieningen waarmee de onderdelen van de rijksdienst hun inkoopproces van alle producten en diensten kunnen optimaliseren. EBF zal gebruikt gaan worden door alle ministeries en zal verplicht worden gesteld voor alle leveranciers van de rijksdienst. Medio 2011 komt het EBF-systeem beschikbaar, waarna de deelnemers zullen aansluiten volgens een implementatieplanning die later wordt uitgewerkt met de leverancier aan wie de opdracht wordt gegund. Ik zal u over deze planning informeren.

Binnen EBF is het mogelijk om bij de inhuur van tijdelijk extern personeel op elektronische wijze offertes aan te vragen bij leveranciers waarmee een raamovereenkomst is afgesloten (minicompetitie). De mogelijkheid om de modaliteit van een Markplaats binnen EBF op te nemen is recent onderzocht. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat het betrekkelijk eenvoudig is de ondersteuning voor een marktplaats toe te voegen aan EBF. Dit betekent dat EBF de selectie van potentiële aanbieders van flexibele arbeid gaat faciliteren.

Naar aanleiding van het verzoek van mevrouw Van der Burg heb ik besloten de ondersteuning van een Marktplaats aan EBF toe te voegen.

4. EBF en Marktplaats

EBF gaat gelden voor alle ministeries en voor alle leveranciers van de rijksdienst. Voor een Marktplaats die voor de rijksdienst zou worden ingesteld, gaat gelden dat de leveranciers die hierop toegelaten willen worden, zich moeten conformeren aan EBF. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen zelfstandige professionals, midden- en kleinbedrijf en grote bedrijven. Het toelatingscriterium voor de marktplaats van EBF geldt voor allen.

Het feit dat EBF vanaf 2011 zal gaan gelden voor alle ministeries en voor alle leveranciers, betekent dat aan een belangrijke randvoorwaarde wordt voldaan voor het succesvol kunnen implementeren van een Marktplaats voor tijdelijk extern personeel voor de rijksdienst. Uit de UWV praktijk is namelijk gebleken dat een Marktplaats alleen kan werken als er een adequate digitale ondersteuning aanwezig is.

De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A. Th. B. Bijleveld-Schouten