31 460
Project SPEER

nr. 6
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 april 2009

Met deze brief informeer ik u, zoals afgesproken, over de voortgang van het programma SPEER. Deze rapportage betreft de periode 1 september 2008 tot 15 maart 2009. In mijn vorige rapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 4) ben ik vooral ingegaan op de doelstellingen en de algemene lijnen van de aanpak van SPEER. In deze en volgende rapportages zal ik mij richten op de voortgang van het programma in vergelijking met de planning en de doorwerking hiervan op het vervolg van het programma.

Opzet

Ik zal de rapportage beginnen met mijn samenvattend oordeel over wat het afgelopen jaar is bereikt en de uitdagingen waarvoor we de komende periode staan.

Vervolgens ga ik, gebruikmakend van de elementen uit het format dat we zijn overeengekomen (Kamerstuk 31 460, nr. 1), dieper in op de voortgang en ontwikkeling van het programma. Hierbij betrek ik ook mijn toezeggingen gedaan bij de beantwoording van uw vragen in oktober 2008 (Kamerstuk 31 460, nr. 5) en de motie van de leden Eijsink, Van Velzen, Boekestijn, (Kamerstuk 31 700 X, nr. 48).

Achtereenvolgens komen derhalve aan de orde:

I samenvattend oordeel;

II de doelen en de reikwijdte van het programma;

III de financiën, verdeeld in de investeringen en de exploitatiekosten;

IV de voortgang van het programma, alsmede de planning en de mijlpalen;

V de risico’s met de maatregelen om deze te ondervangen;

VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief het onderwerp audits, reviews en onderzoek;

VII en tot slot de overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

Het jaar 2008 is een belangrijke mijlpaal geweest in de reeks veranderingen die zijn bewerkstelligd na het besluit om de bedrijfsvoering van Defensie te ondersteunen met een ERP-systeem. In dat jaar zijn alle financiële processen ondergebracht in SAP en is iedere planner en financieel medewerker met het systeem gaan werken. Ook is het High Level Design (HLD) Materieellogistiek opgesteld. Met deze blauwdruk voor de bedrijfsvoering kunnen de inrichting, fysieke belegging en besturing van materieellogistieke processen in detail worden vastgelegd. Dit biedt een goede basis voor de verdere invoering van ERP in het materieellogistieke functiegebied.

Met deze veranderingen is een aantal verbeteringen in de bedrijfsvoering mogelijk geworden:

– het is technisch mogelijk de financiële en logistieke processen te koppelen in één software applicatie;

– naast de functionaliteiten voor begrotingsrealisatie enverantwoording zijn nu ook de instrumenten voor de begrotingsvoorbereiding ondergebracht in SAP. Met FINAD is vanuit het SAP-pakket de jaarafsluiting van 2008 uitgevoerd. Het wordt in 2009 stapsgewijs gebruikt bij het integraal doorlopen van de reguliere begrotingscyclus. Al doende raakt het systeem verder ingeregeld.

De voorbereiding van de migratie naar een met SAP ondersteunde bedrijfsvoering in de ketens (maritiem, lucht en grond) en het dataproject zijn begonnen. Hierdoor kan in 2009 het eerste materieellogistiek project «live» gaan. Deze stap, en de voorbereidingen voor de overige materieellogistieke projecten, gaan niet zonder forse inspanningen van de programmaorganisatie en het personeel van de betrokken defensieonderdelen. Helaas doet zich hier een aantal knelpunten voor, vooral op het gebied van de vulling met defensiepersoneel, die van invloed zijn op de voortzetting van het programma. Een concreet gevolg hiervan is dat, ondanks de inmiddels getroffen personele maatregelen, de migratie niet eind 2013, maar midden 2014 zal zijn voltooid. In het vervolg van mijn rapportage ga ik hier verder op in.

II Doelen en reikwijdte van het Programma

Over de doelstellingen van het programma SPEER heb ik u in mijn vorige brieven geïnformeerd. Ze luiden, onveranderd en kort samengevat:

– de ondersteuning van een defensiebrede, paarse bedrijfsvoering en joint operationeel optreden;

– de ondersteuning van het besturingsmodel;

– doelmatigheidswinst door procesefficiency en het herbeleggen van processen;

– doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door het uitfaseren van de oude legacy informatiesystemen.

Ook de reikwijdte van het programma is onveranderd gebleven en luidt samenvattend:

– de defensiebrede migratie van de financiële processen naar SAP (FINAD);

– de bouw en de migratie van logistieke basisfunctionaliteiten ten behoeve van de uitrol bij de Operationele Commando’s (SAP kernel 1);

– de bouw en migratie van basis- en geavanceerde logistieke functionaliteiten in de eerste plaats ten behoeve van de Defensie Materieelorganisatie (DMO) en het Commando Diensten Centra (CDC) (SAP kernel 2).

III Financiën

Zoals in eerdere brieven en rapportages is uiteengezet, kent het programma SPEER een investeringsbudget en een exploitatiebudget.

Investeringen

In 2008 is het investeringsbudget vooral gebruikt voor de bouw van kernel 1, de migratie van het project FINAD, het High Level Design van het materieellogistieke functiegebied, de voorbereidingen voor de migratie van de keten Grondgebonden Optreden en de aanschaf van licenties. De komende periode zal het investeringsbudget worden aangewend voor het detailontwerp van kernel 2 en de invoering van ERP in het materieellogistieke functiegebied (projecten Grondgeboden Optreden, Maritiem, Lucht en Data). In tabel 1 worden de kasrealisatie en de raming van de voorziene investeringsuitgaven in het programma SPEER weergegeven. De budgetten in de tabel vormen de basis voor de verantwoording in verdere voortgangsrapportages.

Tabel 1: SPEER-investeringen (in miljoenen euro) t/m 2014

	t/m 2008	2009	2010	2011	2012	2013	2014	Totaal
1. Programma-aanpak	62,9	11,0	6,8	4,5	3,5	3,5		92,2
2. High Level Design	3,2	0,1						3,3
Waarvan voor:
– project FINAD	0,2							0,2
– materieellogistiek domein	0,3	0,1						3,1
3. Detailontwerp & Bouw	46,8	17,6	15,3	6,7				86,4
4. Migratie	20,4	19,4	15,5	16,5	8,1	4,0	2,3	86,2
Waarvan voor:
– migratievoorbereiding	7,2							7,2
– project FINAD	11,2	1,0	1,0	0,7				13,9
– project Grondgebonden optreden	1,7	4,4	8,4	11,4	4,8	2,3	1,5	34,5
– project Maritieme keten («Zee»)		5,2	2,5	2,6	1,5	1,0	0,2	13,0
– project Luchtgebonden keten («Lucht»)		4,9	2,0	1,8	1,8	0,7	0,6	11,8
project Data	0,3	3,9	1,6					5,8
	133,3	48,1	37,6	27,7	11,6	7,5	2,3	268,1

De activiteit Programma-aanpak omvat de uitgaven voor de regie van het gehele programma en de coördinatie van de architectuur, het ontwerp en de bouw. Deze onderdelen worden uitgevoerd met ondersteuning van de regiepartner (het consortium Capgemini en Logica) en SAP Nederland. Ook de interne opleidingen, de aanschaf van licenties en de inhuur van contra-expertise worden aan deze activiteit toegerekend. High Level Design betreft de uitgaven voor het ontwerp van de bedrijfsvoeringprocessen in het financiële en materieellogistieke functiegebied. Ook hierbij wordt het programma ondersteund door de regiepartner. Detailontwerp & Bouw omvat de uitgaven voor het ontwerp, de ontwikkeling en de bouw van kernel 1 en 2. De activiteit Migratie omvat de uitgaven voor de invoering van ERP in de financiële en materieellogistieke functiegebieden. Bij de migratie wordt het programma ondersteund door migratiepartners (ATOS Origin, PwC, PA Consulting en IBM/Stork/Ordina).

In de periode tot en met 2008 is een programmabreed fundament gelegd voor de integrale benadering van de bedrijfsvoering. Dit fundament berust op het besturingsmodel Defensie. Er zijn (technische) functionaliteiten en instrumenten ontwikkeld die zowel in het financieel-economische als in het materieellogistieke functiegebied zullen worden benut. Hierdoor zijn de uitgaven Programma-aanpak (€ 62,9 miljoen) en Detailontwerp & Bouw (€ 46,8 miljoen) in de jaren tot en met 2008 niet scherp toe te rekenen aan de twee functiegebieden. Bij benadering is vastgesteld dat een kwart van deze uitgaven (respectievelijk € 15,7 miljoen en € 11,7 miljoen) het financieel-economische functiegebied betreft (FINAD) en driekwart (respectievelijk € 47,2 miljoen en€ 35,1 miljoen) het materieellogistieke functiegebied. Het financiële zwaartepunt van de programmabrede projecten ligt dus bij de materieellogistiek. Dit komt voornamelijk door de diversiteit van processen en het aantal interfaces dat moet worden aangelegd. Vanwege de integrale (paarse) aanpak zijn de uitgaven van het driekwart deel voor het materieellogistieke functiegebied niet nader toe te rekenen aan de onderliggende projecten.

Voor Migratie zijn de uitgaven wel aan de functiegebieden en projecten toe te rekenen. Die werkzaamheden worden specifiek verricht ten behoeve van de projecten Grond, Zee, Lucht en Data.

Naar verwachting is het programma midden 2014 voltooid. Dat betekent dat een klein deel van de investeringsuitgaven nog in 2014 wordt gedaan. Zoals ik in mijn antwoorden op de vragen van de vaste commissie voor Defensie over de halfjaarlijkse rapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 5) heb toegelicht, is het totale investeringsbudget van € 241 miljoen verhoogd naar € 268 miljoen. Met deze verhoging zijn onder andere de prijsverhogingen in de ICT-branche tot en met 2008 en de overschrijding van het deelbudget FINAD opgevangen.

Exploitatie

1. SPEER exploitatiebudgetten

Ik heb uw kamer zowel in 2007 als in 2008 geïnformeerd over de budgetten van in totaal € 120 miljoen voor de voorbereiding op het in exploitatie nemen van ERP (Kamerstuk 31 200 X, nr. 40 respectievelijk Kamerstuk 31 200 X, nr. 98).

Tot dusver is van dat budget €19,5 miljoen besteed aan de volgende onderwerpen:

€ 3,8 miljoen voor interne programmaondersteuning;

€ 4,8 miljoen voor dataonderhoud, achterstallig onderhoud en datamigratie;

€ 4,0 miljoen voor ICT-infrastructuur;

€ 5,9 miljoen voor beheer;

€ 1,0 miljoen voor de inrichting van het testcentrum.

2. Exploitatiebudgetten voor het gelijktijdig beheer van SAP en legacy

Voor SPEER is, zoals onder meer uiteengezet in mijn vorige rapportage, gekozen voor een behoedzame migratiestrategie. Deze strategie wordt gekenmerkt door een geleidelijke invoering van SAP, van klein naar groot («Madurodam principe»). De kernapplicaties van legacy systemen in het materieellogistieke functiegebied zullen daarbij operationeel moeten blijven tot het einde van SPEER fase 1. De keerzijde van deze benadering is dan ook een, zij het tijdelijke, verhoging van de beheerslasten als gevolg van het gelijktijdig gebruiken van het nieuwe integrale SAP-systeem en de te vervangen legacy systemen. In mijn antwoorden op vragen (Kamerstuk 31 460, nr. 5) heb ik toegezegd u in deze rapportage te informeren over de bevindingen van een onderzoek naar de financiële gevolgen hiervan. De uitkomsten zijn als volgt. Wanneer de nieuwe SAP-applicaties onder beheer worden gebracht van de Bedrijfsgroep IVENT, loopt de bijbehorende IV-exploitatielast op. Dit vergt een tijdelijke verhoging van de IV-exploitatie van naar verwachting € 17 tot € 21 miljoen jaarlijks gedurende fase 1 van SPEER. Na de voltooiing van SPEER zal € 18 miljoen per jaar kunnen worden bespaard door de uitfasering van de materieellogistieke legacysystemen Voor het financieel-economische functiegebied geldt deze gelijktijdige beheerlast vanaf 2010 niet meer als aan de legacy kant het systeem voor de Geïntegreerde Verplichtingen Kas en Kosten Administratie (GVKKA) wordt stopgezet. Dit betekent een vermindering van de exploitatiekosten van € 3,5 miljoen per jaar. De wijze waarop met de tijdelijke verhoging van de IV-exploitatiegelden zal worden omgegaan, zal in de voorbereiding van de begroting 2010 worden vastgesteld.

IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen

De afgelopen rapportageperiode was een overgangfase waarin zowel de nazorg in het FINAD-project als de voorbereidingen op de eerste materieellogistieke projecten centraal hebben gestaan. Daartoe is, ten behoeve van de regie, een nadere overeenkomst gesloten met het consortium Capgemini en Logica. Eerst volgt de stand van zaken bij de afzonderlijke projecten van het programma, dan de situatie bij de programmaopbrengsten en tot slot de uitwerking hiervan op het totale programma.

De projecten

Het programma SPEER kent een aantal projecten die het fundament van de ERP-migratie vormen, te weten High Level Design MATLOG, Detailontwerp & Bouw en Data, en een aantal projecten die zijn gericht op de werkelijke invoering van het ERP-systeem. Dit zijn de projecten Zeeketen, Luchtketen, keten Grond Gebonden Optreden en FINAD. De zeven projecten komen hieronder aan de orde.

1. Het project High Level Design MATLOG is in de achterliggende rapportageperiode voltooid. Hiermee is de richting bepaald voor de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in het materieel logistieke functiegebied en voor de daarbij betrokken organisatie-onderdelen. De resultaten van dit project zijn richtinggevend voor de werkzaamheden bij zowel het project Detailontwerp & Bouw als bij de migratieprojecten. In een nadere uitwerking zal worden bepaald welke ERP-functionaliteit wanneer en aan wie beschikbaar moet worden gesteld. Naar verwachting is deze definitieve migratieplanning in mei 2009 voltooid. De planning bevat niet alleen de tijdstippen waarop de diverse eenheden migreren, maar is ook richtinggevend voor de tijdstippen waarop oude informatiesystemen kunnen uitfaseren en waarop de beoogde programmaopbrengsten kunnen worden gerealiseerd. De uitgaven aan het High Level Design bedroegen € 3 miljoen.

2. Het project Detailontwerp & Bouw is sinds oktober 2008 gericht op de tweede deellevering, de kernel 2. De overeenkomst voor de vervolgopdracht aan het consortium Capgemini en Logica voor de bouw hiervan is in het najaar getekend. De activiteiten voor kernel 2 hebben tot doel ERP te ontwikkelen voor de bedrijfsvoering bij het CDC en de DMO. Dit gebeurt met behoud van de, bij het hoofdstuk Financiën (III) genoemde integrale benadering van het materieellogistieke en financieel-economische functiegebied. Zo komt er een koppeling met het reeds geactiveerde FINAD. Daarnaast komt er op het terrein van Personeel en Organisatie een hechtere verbinding met Peoplesoft. Deze aanvullingen op de ERP-functionaliteit van kernel 1 zijn nodig om uiteindelijk een compleet systeem te kunnen invoeren in de drie ketens (Zeeketen, keten Grond Gebonden Optreden en Luchtketen). De uitrol is belangrijk voor de realisatie van de vier programmadoelstellingen. Daarom is dit project aangemerkt als een strategisch project.

Helaas is in dit project sprake van personele tekorten, waardoor een vertraging van twee maanden is opgelopen. Intussen zijn er met voorrang personele maatregelen getroffen om verdere vertragingen te voorkomen. De uitgaven aan Detailontwerp & Bouw tot en met 2008 bedragen€ 46.8 miljoen.

3. Het project Data heeft een vertraging van enkele maanden opgelopen. Die vertraging betreft vooral de inrichting van de databeheerorganisatie (het beheer van de SAP-data). Ook dit project heeft te kampen met personeelstekorten. De oprichting van een tijdelijke databeheerorgansatie ter ondersteuning van de inwerkingtreding in de zeeketen heeft prioriteit. Omdat de gelijktijdige ondersteuning van de andere ketenprojecten op een gebrek aan defensiepersoneel stuit, is intussen ook bij het project Data tot vullingsmaatregelen besloten. Aan het project Data is in 2008 € 0.3 miljoen uitgegeven.

4. Het ketenproject Zee heeft te maken gehad met de gevolgen van onderbezetting bij de programmaorganisatie, het project Data en het project Detailontwerp & Bouw. Na het contract met een partner voor het migratieproces zijn de voorbereidingen op de eerste toepassing in deze keten in volle gang. In de zomer van 2009 zal het eerste schip (het fregat Hr. Ms. Van Speijk) het nieuwe systeem gaan gebruiken, gevolgd door nog twee schepen in de tweede helft van 2009. Het ketenproject Zee wordt daarmee de eerste matloggebruiker van de integrale kernel voor het materieellogistieke en financiële domein. De eerste betalingen aan de migratiepartner zijn verricht na 2008.

5. Ook het ketenproject Grond Gebonden Optreden kampt met personele onderbezetting. Dit, plus het gegeven dat de projecten Detailontwerp & Bouw en Data als gevolg van de personeelstekorten een ketenproject van deze omvang niet kunnen ondersteunen, heeft tot gevolg dat dit ketenproject met een half jaar zal uitlopen tot midden 2014. Om die reden is besloten het contract met een migratiepartner later te sluiten, niet eind 2008 maar dit voorjaar. Helaas is er onlangs bij één perceel van de gunning, te weten voor het onderdeel organisatieverandering Grond Gebonden Optreden, een geschil ontstaan met een van de potentiële marktpartijen. In de loop van de komende rapportageperiode, naar verwachting in de maand mei, kan worden overzien wat het effect van dit gunningsgeschil is op het verloop van dit project.

De migratieactiviteiten in deze keten zullen stapsgewijs beginnen, om in september 2009 meer tempo te gaan maken. Een eerste toepassing in deze keten wordt in het derde kwartaal van 2010 verwacht.

6. Het ketenproject Lucht kent eveneens personele problemen. Desondanks kon, na de contractsluiting met de migratiepartners, met de voorbereidingen worden begonnen op de toepassing voor de NH-90 helikopter. Afhankelijk van het introductiemoment van dit wapensysteem zal dat in het vroege voorjaar van 2010 kunnen gebeuren. De eerste betalingen aan de migratiepartner zijn verricht na 2008.

7. Het project FINAD is in juni 2008 als eerste project van SPEER met SAP operationeel geworden. Het project is vervolgens overgedragen aan de lijnorganisaties. Het beheer is ondergebracht bij de Bedrijfsgroep IVENT van het CDC. De nazorg vanuit SPEER duurt tot en met maart dit jaar. Intussen is het systeem in technische zin beproefd, onder meer bij maand- en jaarafsluitingen. Het systeem functioneert en verschaft het noodzakelijke inzicht om het financiële beheer te verbeteren. De oplevering en controle van de eerste jaarrekening in SAP kent aanloopproblemen en verbeterpunten. Ook andere departementen hebben dit ondervonden. De jaarrekening 2008 zal hierdoor met enige vertraging worden opgeleverd. De komende periode zal aandacht worden besteed aan de verdere verbetering, maar vooral aan de integratie met het materieellogistieke functiegebied. Dit laatste is belangrijk omdat in 2009 de eerste eenheden ook voor hun materieellogistiek SAP gaan gebruiken.

De totale kosten voor FINAD bedragen tot en met 2008 ongeveer € 39 miljoen. Hierbij is uitgegaan van de investeringsuitgaven voor FINAD-migratie tot en met 2008 (€ 11,2 miljoen), vermeerderd met de aan het financiële functiegebied toegerekende uitgaven voor Programma-aanpak en Detailontwerp & Bouw, zoals vermeld in hoofdstuk III, Financiën (respectievelijk € 15,7 miljoen en € 11,7 miljoen).

Programmaopbrengsten

Met betrekking tot de programmaopbrengsten kunnen de eerste concrete resultaten worden gemeld. Zoals in de vorige rapportage is uiteengezet, zal de totale besparing op basis van SPEER fase 1 (tot 2014) € 20 miljoen per jaar aan materieelexploitatie en een reductie van 668 VTE’n bedragen.

Eind 2008 zijn de eerste 164 VTE’n geïdentificeerd bij de betrokken defensieonderdelen. Hiervan zijn de ramingen in de defensiebegroting verwerkt.

In de komende rapportageperiode zal het restant van de reducties nader worden uitgewerkt. De verdere opbrengsten komen uit de herinrichting van het materieellogistieke functiegebied (€ 20 miljoen per jaar materieelexploitatie en 304 VTE’n) en uit reducties in het functiegebied «planning en control» (200 VTE’n). De vertraging van het programma zal echter leiden tot een dienovereenkomstige vertraging van de opbrengsten. In de volgende voortgangsrapportage zal ik u hierover verder informeren.

Impact op de programmaplanning

Veel projecten in het programma SPEER hebben te kampen met personele tekorten. Deze onderbezetting leidt tot vertragingen in de programmaplanning, vooral bij het ketenproject Grond Gebonden Optreden. In verband hiermee zijn de volgende maatregelen getroffen:

• het stellen van prioriteiten. Prioriteit wordt gegeven aan de ondersteuning van het eerste materieellogistieke project in de zeeketen, aan het realiseren van de technische optimalisatie ten behoeve van het project FINAD en aan het project Detailontwerp & Bouw. Zo nodig leidt deze prioriteitenstelling tot een (tijdelijk) gewijzigde inzet van personeel in het programma;

• het met voorrang en urgentie vullen van de projectorganisaties;

• het vaststellen van de criteria voor besluitvorming over de doorgang van de afzonderlijke projecten op de daarvoor voorziene momenten. In mei 2009 zal worden bezien in hoeverre aan deze criteria wordt voldaan. Zo nodig worden projecten die niet aan deze criteria voldoen aangehouden, totdat ze wel aan de vereisten voldoen.

Voordat ik een volledig beeld schets van de gevolgen van de vertragingen op de totale planningsrealisatie, geef ik een samenvattende toelichting op de opzet van het programma, zoals al in de vorige rapportage is gepresenteerd:

• de invoering van een ERP-systeem bestaat uit vier hoofdactiviteiten, namelijk visieontwikkeling, ontwikkeling van een bedrijfsvoeringsblauwdruk, configuratie van het ERP-systeem en migratie. De eerste drie hoofdactiviteiten betreffen de inrichting van het ERP-systeem, terwijl de vierde hoofdactiviteit de feitelijke uitrol van het systeem betreft;

• de omvang van de te introduceren informatietechnologie (het SAP-pakket) is zo groot dat alles niet in één keer kan worden opgeleverd. De levering van het ERP systeem bestaat daarom uit twee deelleveringen (kernel 1 met functionaliteit die vooral door de OPCO’s gebruikt gaat worden en kernel 2 met functionaliteit die vooral door de DMO en het CDC gebruikt gaat worden);

• ERP-functionaliteit van deze omvang kan niet in één keer worden ingevoerd. In de migratie zijn materieellogistiek en financiën daarom gescheiden, evenals randvoorwaardelijke projecten (Data) en ketenprojecten (Zeeketen, Keten Grond Gebonden Optreden, Luchtketen) en is de uitlevering per keten opgedeeld in drie tranches (uitrol kernel 1 en uitrol kernel 2 volgens het «Madurodam»-principe en «opschaling»).

De uitloop van fase 1 tot midden 2014 leidt tot de noodzaak een deel van de legacy langer in bedrijf te laten dan gepland en leidt tot dienovereenkomstige vertraging van de programmaopbrengsten. Nog bezien moet worden in hoeverre deze uitloop effect heeft op de afbouw van de programma- en transitiemanagementorganisatie.

Het volgende mijlpalenoverzicht geeft de nieuwe planning weer:

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Migratie maritieme keten, 1e «go live»	Datum waarop het eerste MATLOG-project in de maritieme keten begint.	juni 2009
Migratie maritieme keten, 1e tranche	Datum waarop de eerste tranche maritieme keten wordt voltooid.	oktober 2009
Migratie luchtketen, 1e «go live»	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de luchtketen in werking treedt.	februari 2010
Migratie Luchtketen 1e tranche	Datum waarop de eerste tranche luchtketen wordt voltooid	tweede kwartaal 2010
Project Data voltooid	Datum waarop de databeheerorganisatie operationeel is.	derde kwartaal 2010
Migratie keten Grond Gebonden Optreden 1e «go live»	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de keten Grond Gebonden Optreden in werking treedt.	derde kwartaal 2010
Bouw kernel 2 gereed	Datum waarop alle functionaliteiten van kernel 2 ter beschikking gesteld kunnen worden aan de gebruikersorganisatie.	eerste kwartaal 2011
Migratie keten Grond Gebonden Optreden, 1e tranche	Datum waarop de eerste tranche in de grondgebonden keten wordt voltooid.	derde kwartaal 2011
Migratie luchtketen, 2e tranche	Datum waarop kernel 2 functionaliteit is beproefd in de luchtketen.	eerste kwartaal 2012
Migratie maritieme keten, 2e tranche	Datum waarop kernel 2 functionaliteit is beproefd in de maritieme keten.	eerste kwartaal 2012
Migratie keten Grond Gebonden Optreden, 2e tranche	Datum waarop kernel 2 functionaliteit is beproefd in de grondgebonden keten.	eerste kwartaal 2012
Migratie Maritieme keten, opschaling, 3e tranche	Datum waarop de volledige uitrol binnen de maritieme keten is voltooid.	vierde kwartaal 2013
Migratie keten Grond Gebonden Optreden, opschaling, 3e tranche	Datum waarop de volledige uitrol binnen de keten grondgebonden optreden is voltooid.	zomer 2014
Migratie Luchtketen, opschaling, 3e tranche	Datum waarop de volledige uitrol binnen de luchtketen is voltooid.	zomer 2014

Naast het bereiken van deze mijlpalen is het mijn voornemen een tussenbalans op te maken. In 2010 zal het programma in zijn volle breedte worden bezien op de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet en de doelmatigheid van de werkwijze. Dit met het oog op de afwikkeling van fase 1 en de voortzetting na 2013/2014.

V Risico’s

In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de drie grootste risico’s zijn voor het programma. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot het volgende, aangepaste beeld.

1. Capaciteit SPEER De onderbezetting in het programma SPEER, die ik u al eerder heb gemeld, heeft zich verder gemanifesteerd. De personele vullingsgraad bedroeg in februari 2009 ongeveer 65 procent. Om te voorkomen dat de capaciteit van de migratiepartners zonder een overeenkomstige capaciteit bij Defensie beschikbaar zou worden gesteld, is de aanbesteding van contracten voor de uitrol in de keten Grond Gebonden Optreden uitgesteld. Daarnaast zijn de inspanningen om de personele vulling in het programma op peil te brengen geïntensiveerd. De Secretaris-generaal en de Commandant der Strijdkrachten hebben de hoofden van de defensieonderdelen opgedragen een vullingsgraad van ten minste 85 procent in mei 2009 te bewerkstelligen. De vullingsgraad moet daarna verder oplopen. Het gaat erom de tekorten met defensiepersoneel aan te vullen. Het is geen oplossing, als de vulling achterblijft, extra extern personeel aan te trekken. Het algemene uitgangspunt is dat er naar wordt gestreefd een gezond evenwicht te bewaren tussen het in te zetten interne en externe personeel. Dit vanuit het oogpunt van kennismanagement en financiële beheersing.

2. Koppeling met het functiegebied Personeel & Organisatie Met betrekking tot de koppeling tussen SAP en Peoplesoft is in de vorige rapportage gemeld dat de koppeling tussen het financiële domein en het P&O-domein is gelegd en dat er nog onderzoek gaande is naar de koppeling tussen het materieellogistieke domein en het P&O-domein. De eerstgenoemde koppeling is stabiel en werkt naar tevredenheid van alle betrokkenen. De koppeling met het materieellogistieke domein maakt deel uit van de inrichting van kernel 2. Er is geen aanleiding deze koppeling als een programmarisico te beschouwen.

3. Beveiligingsmaatregelen De beveiligingsmaatregelen voor het nu in gebruik zijnde ERP-systeem (FINAD) zijn getoetst door de Beveiligingsautoriteit van Defensie. De Beveiligingsautoriteit heeft vervolgens toestemming verleend (accreditatie) voor het operationele gebruik van het eerste deel (FINAD) van het systeem. Voor het beheer staat nog één punt open: met de firma SAP wordt een alternatief besproken voor on-line support. Effecten hiervan op de programma-uitvoering lijken er op dit moment niet te zijn.

In de rapportageperiode is een nieuw risico geïdentificeerd:

4. Datamigratie Wanneer de benodigde verbeteringen voor de datamigratie niet op tijd klaar zijn, komt de voorziene invoering van diverse materieellogistieke projecten (GGO, Zee, Lucht) in gevaar. De aanpassingen dienen daarom in de komende rapportageperiode te worden uitgevoerd.

VI Sturing en beheersing

In mijn vorige rapportage heb ik u geïnformeerd over de aansturing van het programma SPEER en ook nu kan ik concluderen dat de structuur voldoet. Wel zijn de sturings- en beheersingsprocessen van het programma SPEER verder gestroomlijnd. De programmaplanning is vanaf begin 2009 gekoppeld aan de planning- en begrotingscyclus van het ministerie. Zo wordt bereikt dat de projectplanning, de verantwoording over het programma door middel van de voortgangsrapportages aan uw Kamer en het verantwoordings- en begrotingsproces van het ministerie zowel inhoudelijk als in de tijd aan elkaar zijn gekoppeld.

Verder worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:

– als tussentijds evaluatiemoment dient mijn voornemen om midden 2010 een tussenbalans op te maken en het programma over de volle breedte in beschouwing te nemen op de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet en de doelmatigheid van de gekozen werkwijze;

– in het kader van de checks and balances stuurt de Supervisor niet alleen op basis van de reguliere rapportages van de opdrachtnemers, maar tevens op basis van audits en interne kwaliteitsonderzoeken om de uitvoering te toetsen aan de overeengekomen kaders;

– met het oog op een zorgvuldige voortgang hanteert de Supervisor «peilstokmomenten» om te toetsen of de mijlpalen met hun onderliggende activiteiten aan de criteria voldoen om verantwoord de volgende geplande stap te kunnen zetten;

– voor de kwaliteitscontrole is er een actueel kwaliteitshandboek waaraan de projecten van SPEER van meet af aan worden getoetst;

– voor de bewaking van de samenhang van alle activiteiten onderling en in relatie tot de (beleids) doelstellingen van Defensie wordt gewerkt onder de Defensie informatievoorzieningsarchitectuur. Alle initiatieven die binnen het programma worden ontplooid, worden getoetst op onderlinge consistentie, aansluiting op overige ontwikkelingen in het departement, inpasbaarheid in het bestaande «IV systeemlandschap», migreerbaarheid en beheersbaarheid.

Op de genoemde beheersingsmaatregelen kom ik in de volgende rapportage zo nodig terug.

Met de brieven van 26 juni (kamerstuk 26 643, nr. 128) en 12 december 2008 (kamerstuk 26 643, nr. 135) heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) uw Kamer geïnformeerd over de wijze waarop rijksbreed grote ICTprojecten moeten worden aangestuurd. Hierbij is ook een rijksbreed te hanteren rapportagemodel opgenomen. De minister van BZK signaleert echter dat de administraties van de ministeries hiervoor nog niet in voldoende mate zijn ingericht. Het programma SPEER zal zoveel mogelijk bij deze rijksbrede aanpak van grote ICT-projecten aansluiten. Het gaat hierbij vooral om de invulling van de CIO-rol (chief information officer), de toepassing van het rapportagemodel en de uitvoering van onafhankelijke reviews.

Audits en kwaliteitsonderzoek

In de achterliggende periode zijn diverse audits uitgevoerd door de Auditdienst Defensie (ADD). De nadruk lag, sinds de overgang naar SAP in juni 2008, op de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie. Zo zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole en de beoordeling van het financiële beheer onderzoeken uitgevoerd naar de betrouwbaarheid van het financiële systeem en de randvoorwaardelijke ICT-omgeving. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in de accountantsverklaring bij de jaarrekening 2008. Daarnaast is er een onderzoek gehouden naar de contractvorming. Op het gebied van project- en programmabeheersing is een onderzoek uitgevoerd naar de risicobeheersing van het project FINAD.

Op basis van deze onderzoeken zijn risicolijsten opgesteld en aangeboden aan de desbetreffende lijnfunctionarissen. Ook de afhandeling van deze risicolijsten wordt door de ADD gevolgd. Voor 2009 is een audit voorzien naar de beheersing van het programma SPEER in zijn geheel. Deze audit is mede bedoeld als input voor mijn voornemen om in 2010 een tussenbalans op te maken. Verder zijn er in 2009 audits voorzien naar het ketenproject Lucht en het project Data.

Naast de audits van de ADD maakt het Programma SPEER gebruik van interne kwaliteitsonderzoeken. Dit type onderzoek wordt uitgevoerd op verzoek van de programmamanager met de bedoeling een onafhankelijk beeld te krijgen van de kwaliteit en de verankering van bereikte (tussen)resultaten of van de juistheid van gevolgde benaderingen. Voor de uitvoering hiervan wordt een beroep gedaan op onderzoekers die als onafhankelijke partij in het programma zijn aangesteld.

De kwaliteitsonderzoeken en adviezen uit de afgelopen rapportageperiode hadden vooral betrekking op de kernel 1 activiteiten.

Een en ander heeft tot de volgende inzichten en besluiten geleid:

• verheldering van de verantwoordelijkheden bij het project Data en versterking van het management;

• efficiëntere inrichting van de verificatie- en validatiesessies;

• verbetering van de systeemdocumentatie voor de gebruiker en de opleidingen;

• optimalisering van de interne overlegstructuren bij het verleggen van de managementaandacht van het FINAD functiegebied naar het Matlog functiegebied.

Het programma van interne kwaliteitsonderzoeken zal de komende periode vooral gericht zijn op het toezicht en op de kwaliteitsplannen van de ketenprojecten. Tot slot houdt de Beveiligingsautoriteit (BA) van Defensie toezicht op de mate waarin de ontwikkelde systemen voldoen aan de beveiligingsvoorschriften en -richtlijnen.

De appreciaties in de audits van de ADD, BA en kwaliteitsonderzoeken en de uitvoering van aanbevelingen hebben mijn bijzondere aandacht.

VII Overige bijzonderheden

In de volgende rapportage over het programma SPEER, die u 1 oktober 2009 tegemoet kunt zien, zal ik u informeren over de voortgang van het programma in de periode 15 maart tot 15 september.

De staatssecretaris van Defensie,

J. G. de Vries