29 214 Subsidiebeleid VWS

Nr. 61 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 september 2011

In haar brief van 8 april 2011 heeft de Algemene Rekenkamer mij medegedeeld bezwaar te maken tegen het subsidiebeheer van het kerndepartement. Dit heeft geleid tot het opstellen van het Plan van aanpak verbetering subsidiebeheer VWS. Het Plan van aanpak heeft de Algemene Rekenkamer aanleiding gegeven om het bezwaar niet te handhaven.

Ik heb u toegezegd voor 1 oktober 2011 over de voortgang van dit plan te rapporteren. Deze voortgangsrapportage is bijgevoegd.¹ De rapportage is afgestemd met de Rijksauditdienst. Het Audit Committee, waarin ook de Rijksauditdienst zitting heeft, heeft ingestemd met deze rapportage. In deze brief ga ik nader in op de uitvoering van het Plan van aanpak, de tot nu toe behaalde resultaten en de wijze waarop ik de verbetering vast wil houden.

Uitvoering plan van aanpak

De activiteiten uit het plan van aanpak zijn voortvarend ter hand genomen. Voor de belangrijkste risico’s zijn preventieve beheersmaatregelen genomen. Deze risico’s zijn:

• Het niet halen van de termijnen

• De onvolledigheid van subsidiedossiers

• Verkeerde berekening van verleend of vastgesteld bedrag

• Het ontbreken van een wettelijke grondslag

• Bevoorschotting niet conform regelgeving

In de voortgangsrapportage is per activiteit uit het Plan van aanpak aangegeven wat de stand van zaken is. Sinds februari 2011 is het verscherpte toezicht ingesteld, vanaf april 2011 is gestart met de uitvoering van het Plan van aanpak. Volgens de Rijksauditdienst zijn alle activiteiten uit het Plan van aanpak opgepakt en ligt de uitvoering op schema. Ook het Audit Committee van VWS heeft op 9 september 2011 vastgesteld dat de voortgang op koers ligt.

Binnen het kerndepartement is, van hoog tot laag, de aandacht voor het subsidiebeheer toegenomen. Het management wordt periodiek geïnformeerd over de bereikte voortgang in het subsidiebeheer en over resterende risico’s die verder beheerst kunnen worden. De verbetering van het beheer is onder andere in gang gezet middels een verscherpte interne controle en door trainingen voor medewerkers. VWS heeft ook een oriëntatie uitgevoerd op de toekomstige omvang en uitvoering van subsidies. Besloten is om vanaf 1 juli 2011 een ondergrens van € 125 000 te hanteren voor subsidie-aanvragen binnen de Kaderregeling VWS-subsidies.

Resultaten

De uitvoering van de activiteiten werpt haar vruchten af. Zichtbare verbeteringen zijn gerealiseerd. Dit blijkt uit bevindingen van de interne kwaliteitsmetingen en managementinformatie. Voor het aspect tijdigheid (naleving van wettelijke subsidietermijnen), de meest voorkomende onvolkomenheid in het subsidiebeheer, is in 2011 een zeer sterke verbetering gerealiseerd. Uit tussentijdse kwaliteitsmetingen blijkt ook dat de compleetheid van subsidiedossiers is verbeterd en overige onvolkomenheden (waaronder verkeerde berekeningen, ontbreken van wettelijke grondslag en bevoorschotting) in totaal minder voorkomen.

De drie tussentijdse rapportages ten behoeve van het Audit Committee van de Rijksauditdienst bevestigen het beeld van een verbeterd beheer. Het aantal geconstateerde onvolkomenheden is gedurende het jaar gedaald. De positieve invloed van het Plan van aanpak op de kwaliteit van het subsidiebeheer is volgens de Rijksauditdienst vanaf april 2011 merkbaar.

Structurele verbetering

Ik vind het van belang om de in gang gezette verbeteringen ook in de toekomst vast te houden. Daarom heeft VWS een aantal maatregelen genomen die een structurele verbetering realiseren.

• Ik heb een ondergrens ingesteld van € 125 000 voor subsidies binnen de Kaderregeling VWS-subsidies. Daardoor is er een structurele reductie van beheerslasten, doordat VWS minder subsidies zal verlenen. Naar verwachting wordt het aantal subsidies binnen de Kaderregeling VWS-subsidies in de komende jaren verminderd van circa 700 naar circa 400.

• Het verscherpte toezicht wordt in 2012 gehandhaafd. Ook de interne kwaliteitsmetingen worden gecontinueerd. Eind 2012 zal het Audit Committee, na advies van de Rijksauditdienst, besluiten op welke wijze het toezicht wordt ingericht.

• De Bestuursraad Bedrijfsvoering en het Audit Committee blijven de voortgang van het subsidiebeheer bewaken.

• Opleidingen zorgen er ook in 2012 voor dat medewerkers op de hoogte zijn en blijven van belangrijke aspecten van het subsidiebeheer.

• Het subsidiebeheer blijft een structureel onderdeel van de planning en controlcyclus. Het beheer zal een vast onderwerp blijven in de gesprekken tussen de Directeuren-Generaal en FEZ en in de jaarplangesprekken van de Directeuren-Generaal met de Secretaris-Generaal. Dat geldt ook voor het regulier overleg tussen FEZ en de (coördinerend) financieel adviseurs, directie Bedrijfsvoering en de RAD (voortgangsoverleg financiële bedrijfsvoering).

De Algemene Rekenkamer zal haar oordeel over deze rapportage uiterlijk 1 november 2011 aan u rapporteren.

De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

E. I. Schippers

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.