26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 796 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 november 2021

Hierbij stuur ik u het advies van het Adviescollege ICT-toetsing (afgekort: Adviescollege) over het programma Modernisering Waarneeminfrastructuur (MWI) bij het KNMI en mijn reactie daarop¹. De waarneeminfrastructuur bij het KNMI levert met een hoge frequentie, 24/7, betrouwbare gegevens over weer en klimaat en kent daarmee een groot maatschappelijk belang.

Het Adviescollege signaleert in de algemene conclusie van het advies over het programma MWI, dat er een zorgvuldige voorbereiding op de (lopende) aanbesteding is geweest en stelt het programma MWI, de doelstelling en de aanpak als zodanig niet ter discussie. Wel signaleert het College dat het onzeker is of MWI een toekomstbestendige waarneeminfrastructuur realiseert en daarmee zijn doelen gaat behalen. Ik onderschrijf dat er onzekerheden zijn. Juist vanwege deze onzekerheden is heel bewust gekozen voor de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsstrategie. Deze strategie maakt het mogelijk om onzekerheden gefaseerd en beheersbaar te verkleinen. Ik neem de adviezen die het Adviescollege geeft om de doelen te halen, daarbij ter harte.

Het advies van het Adviescollege bestaat uit een algemeen advies, dat wordt geconcretiseerd in drie deeladviezen.

Om te zorgen dat MWI de doelen gaat halen adviseert het Adviescollege «om op korte termijn, vóór afronding van de aanbesteding, maatregelen te treffen zodat er meer zekerheid ontstaat dat het nieuwe meetnet aan de verwachtingen voldoet, de samenwerking met de nieuwe leverancier optimaal verloopt en het KNMI op tijd klaar is voor aansluiting van ICT-systemen op het nieuwe meetnet en de nieuwe werkwijze.»

De drie deeladviezen luiden:

• 1. Stel objectief vast dat het nieuwe meetnet kan voldoen aan verwachtingen

• 2. Werk het samenwerkingsmodel en de zakelijke afspraken uit

• 3. Start de voorbereiding op de KNMI-werkzaamheden

Hieronder geef ik eerst een algemene reactie op het advies van het Adviescollege. Vervolgens ga ik achtereenvolgens in op de deeladviezen.

Algemene reactie

Ik ben blij met de extra aandacht die het Adviescollege voor het aanbestedingstraject van het programma MWI heeft gehad en met de waardevolle adviezen hierover. De aanbestedingsstrategie is van groot belang om onzekerheden die ook het Adviescollege signaleert, te verkleinen. Bij de modernisering van de waarneeminfrastructuur heeft het KNMI gekozen voor het aanbesteden van die delen van de waarneeminfrastructuur die niet aansluiten bij de kerntaken van het KNMI en waarvoor een volwassen markt van mogelijke leveranciers bestaat. Dit wordt gecombineerd met de ontwikkeling van andere functionaliteiten onder eigen beheer door het KNMI. Zo wordt optimaal gebruik gemaakt van de expertise en kennis van én het KNMI én de markt.

De relatie met de leverancier wordt voor langere termijn een onmisbare schakel in de dienstverlening van het KNMI. De door het Adviescollege gesignaleerde risico’s, zowel ten aanzien van de technische uitwerking, als ook ten aanzien van de scheiding van verantwoordelijkheden tussen het KNMI en de leverancier, worden stapsgewijs in het aanbestedingstraject geadresseerd. In dialoog met de markt en ook na de onderzoeksperiode van het toetsteam, zijn afspraken steeds verder gedetailleerd. Voor zover niet inmiddels gedaan, worden de risico’s die het Adviescollege signaleert, in geplande vervolgstappen geadresseerd. Het advies heeft het belang van de nog geplande stappen onderstreept.

Ten aanzien van de waarneemdienstverlening is het KNMI een volcontinu bedrijf. Betrouwbaarheid en herleidbaarheid van meetgegevens zijn onmisbaar voor externe klanten en wetenschap. Het succes van MWI staat of valt daarom bij een gecontroleerde overgang van de bestaande naar een nieuwe situatie zonder enige onderbreking van datalevering. Dit heeft dan ook prioriteit.

Reactie op de deeladviezen

Ad 1 Stel objectief vast dat nieuw meetnet kan voldoen aan verwachtingen

Dit advies is in lijn met het aanbestedingsproces dat het KNMI volgt. In de opeenvolgende fases van de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsvorm is steeds specifieker vastgelegd hoe de nieuwe systemen gaan voldoen aan de eisen aan de infrastructuur en aan welke verwachtingen de leverancier moet voldoen. De vooraf gedefinieerde requirements en beoordelingscriteria werden in verschillende dialoogrondes samen met technische (potentiële) partners gedetailleerd, met gebruikmaking van de technische expertise van de markt.

Het is juridisch niet mogelijk de eisen en wensen tijdens de aanbesteding te veranderen, aangezien daarmee de spelregels tussentijds worden gewijzigd. Wel wordt concreter invulling gegeven aan eisen en wensen na gunning en vóór ondertekening van het contract. In de laatste fase van de aanbesteding, parallel aan de contractfase, worden eisen expliciet en meetbaar gemaakt, worden potentiële interpretatieverschillen weggenomen en worden afspraken hierover verankerd in het contract en de bijlagen. De Lucht Verkeersleiding Nederland (LVNL) en Rijkswaterstaat worden betrokken, om de eisen af te stemmen.

Ad 2 Werk samenwerkingsmodel en zakelijke afspraken uit

Het KNMI onderschrijft het advies van het Adviescollege om heldere en harde afspraken vast te leggen die nodig zijn als basis en als stuurinstrument. In de beschreven aanbestedingsvorm wordt net als de technische detaillering ook de scheiding van verantwoordelijkheden steeds verder gedetailleerd. Middels een pilot is hier extra aandacht aan besteed om risico’s verder te beheersen. In lijn met het advies, werkt het KNMI samen met de leverancier tijdens de contractfase het samenwerkingsmodel uit en legt de zakelijke afspraken vast. Parallel wordt ook een model ingericht om regie en grip te houden op processen tijdens de programmafase en daarna. Zowel de leverancier als ook de betrokken KNMI-onderdelen worden opgenomen in dit model. Sinds 1 oktober 2021 zijn de rollen van contract- en leveranciersmanager in de projectorganisatie geborgd.

Ad 3 Start voorbereiding op de KNMI-werkzaamheden

Het KNMI geeft prioriteit aan het advies van het Adviescollege om tijdig voorbereid te zijn om de benodigde veranderingen in de eigen processen en systemen door te voeren. Daarbij hanteert het KNMI een «agile» aanpak van «in huis» ontwikkeling. Dit is één van de kernpunten van KNMI’s I-strategie. Het betekent kort cyclisch en iteratief werken, met terugkoppeling en directe verwerking van de feedback van eindgebruikers. Dat maakt sturing op doelstellingen mogelijk. Resultaten zijn direct en tussentijds tastbaar.

Om een gecontroleerde overgang van de bestaande naar een nieuwe situatie te garanderen zal het KNMI, in lijn met het advies van het Adviescollege, een plan van aanpak opstellen voor die transitie. Dat zal gebeuren vanaf het moment van gunning, wanneer de winnende oplossing bekend is, parallel aan de contractfase en ruim voor de uitrol van nieuwe (deel)systemen en koppeling met of vervanging van bestaande systemen. Daarnaast worden in het besturingsmodel voor de uitvoeringsfase van het programma de rollen en verantwoordelijkheden voor uitrol en integratie in detail vastgelegd.

Tot slot

Ik spreek mijn dank en waardering uit ten aanzien van de door het toetsteam van het Adviescollege uitgevoerde werkzaamheden en het uitgebrachte advies. Vanaf de intake en gedurende het toetstraject heeft een constructieve samenwerking plaatsgevonden van mijn organisatie met het toetsteam, die ervoor heeft gezorgd dat adviezen zeer toepasbaar of al opgevolgd zijn. Dit draagt eraan bij om de continuïteit en bedrijfszekerheid van de waarneeminfrastructuur te kunnen garanderen voor nu en in de toekomst. De aanbevelingen uit het advies bieden het KNMI zeer bruikbare handvatten om de kwaliteit van het programma verder te vergroten.

De Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat, S.P.R.A. van Weyenberg

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.