26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 412 BRIEF VAN DE MINISTER EN STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 3 juni 2016

In deze brief presenteren wij de resultaten van de toets die het Bureau ICT-toetsing (BIT) heeft uitgevoerd op het programma Doorontwikkelen BRON¹. De toets is bedoeld om inzicht te verkrijgen in de risico’s en daarmee de kans van welslagen van dit grote ICT-programma. U vindt hier ook de reactie op de vijf adviezen die het BIT heeft geformuleerd.

Het programma Doorontwikkelen BRON richt zich op het verbeteren van de informatie-uitwisseling tussen de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en de onderwijsinstellingen. Het gaat om informatie over deelname, resultaten, instellingen en opleidingen, en de informatie over de bekostiging. Tot slot richt het programma zich op het bieden van services door DUO om processen in de onderwijsketen te ondersteunen.

Doorontwikkelen BRON moet zorgen voor het verminderen van administratieve lasten en ondersteuning van instellingen (Kamerstuk 29 515, nr. 356). Tevens draagt het bij aan de uitvoering van wettelijke taken en van beleidsmaatregelen. Tot slot zorgt het voor een gemoderniseerd informatielandschap bij DUO.

Enkele projecten in het programma gericht op middelbaar beroeps- en hoger onderwijs zijn al gestart, primair en voortgezet onderwijs volgen (bekostigd en onbekostigd). Voorzien is dat de laatste projecten afgerond zijn in 2020. Via www.rijksictdashboard.nl wordt u over de voortgang geïnformeerd.

De onderzoekers zijn positief

Het BIT acht de kans groot dat de projecten die voor het middelbaar beroeps-onderwijs (mbo) in uitvoering zijn genomen in hun huidige opzet slagen. Het programma realiseert concrete resultaten voor de instellingen, DUO en de Inspectie van het Onderwijs. De gekozen fasering maakt het programma beheersbaar en de sturing binnen DUO en in de keten werkt naar behoren. De gekozen aanpak maakt bovendien dat er een breed draagvlak is bij de instellingen. Het BIT signaleert nog een risico bij het onderdeel Bekostiging dat tot vertraging kan leiden bij de invoering. De volgende tranches van het programma zullen gericht zijn op de sectoren voortgezet onderwijs (vo) en primair onderwijs (po). Het BIT signaleert enkele aandachtspunten die de slaagkans van deze tranches negatief kunnen beïnvloeden en adviseert de inhoud van het programma en de aanpak voor vo en po bij te stellen.

Dit overwegend positieve oordeel van het BIT weerspiegelt het belang van een gemeenschappelijke agenda en een gezamenlijke aanpak met oog voor de slagkracht van de ketenpartners voor dit programma. Deze worden ondersteund door een gedeelde zakelijke afweging met een businesscase en werken onder architectuur. Van belang is de intensieve communicatie in het programma: sturing gebaseerd op ruimte en vertrouwen en wederzijdse afhankelijkheid in plaats van verticale hiërarchische sturing en toezicht. Het programma richt zich daarbij niet alleen op de afzonderlijke sectoren maar bewaakt dat we ook werken aan het oplossen van sectoroverstijgende vraagstukken. Het programma past daarmee in de ICT-strategie van het ministerie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen waarover wij de Tweede Kamer later dit jaar zullen berichten.

Mede gelet op het karakter van het programma is deze beleidsreactie afgestemd in het Regieplatform Doorontwikkelen BRON. Daarin vindt bestuurlijke afstemming plaats over het programma tussen OCW, DUO, de Inspectie van het Onderwijs, PO-Raad, VO- raad, MBO Raad met open stoelen voor het hoger onderwijs en NRTO.

We geven invulling aan de vijf adviezen

De adviezen van het BIT volgen wij. Bij het merendeel van de risico’s die BIT ziet, is al de nodige actie ondernomen. De adviezen zijn een steun in de rug om deze activiteiten voortvarend invulling te blijven geven. Hieronder gaan wij in op deze adviezen.

Advies 1. Houd versterkte dijkbewaking rond deelproject Bekostiging in stand

Het project mbo-bekostiging kwam traag op gang. De aanloopproblemen waren aanleiding voor diverse maatregelen en duurzame management aandacht. Deze dijkbewaking blijft versterkt gehandhaafd om er voor te zorgen dat de MBO-instellingen sneller en vollediger inzicht krijgen in de onderbouwing van de bekostiging die zij van DUO kunnen verwachten. Dit betreft dus niet de berekening en betaling van de bekostiging, maar de gegevensuitwisseling daarover. Het programma blijft zich er voor inzetten dit project zoals afgesproken per januari 2017 af te ronden. Het bewaken van voldoende tijd voor het testen van de systemen met de softwareontwikkelaars en instellingen heeft daarbij prioriteit. Waar nodig treft DUO extra maatregelen om de ketenpartners daarin te faciliteren. Bij de faseovergang van het ontwikkelen naar het testen zal het programma bezien of we een van de verder te concretiseren terugvalscenario’s moeten toepassen: de verantwoordelijke projectgroep werkt deze de komende periode verder uit.

Om te komen tot een meer wendbare en klantgerichte werkwijze werkt DUO op ambitieuze maar realistische wijze aan het optimaliseren van test- en ontwikkel-omgevingen. Tevens krijgt de organisatie en multidisciplinaire werkwijze vorm die daarbij past. Dit is mede van belang om eind 2016 met de ketenpartners te kunnen beslissen over het uitvoeren van soortgelijke bekostigingsprojecten voor het voortgezet onderwijs en het voortgezet algemeen volwassenen onderwijs, en daarna voor het primair onderwijs.

Advies 2. Maak een plan voor de realisatie van de baten voor DUO

DUO zal conform het advies in de herijkte businesscase die eind 2016 is voorzien, uitwerken hoe en wanneer DUO de al eerder benoemde baten gaat realiseren en wie daarvoor binnen DUO verantwoordelijk is. Dat betreft onder meer wie verantwoordelijk is voor het uitzetten van specifiek te benoemen systemen aan het einde van het programma. Het gaat ook om het in kaart brengen van de efficiencyvoordelen in de informatieverwerking binnen DUO.

Ook voor po, vo en mbo instellingen is sprake van jaarlijkse financiële baten, middelen die bijvoorbeeld voor het onderwijs ingezet kunnen worden in plaats van voor administratieve processen en systemen. Om deze financiële baten te realiseren dienen instellingen echter de nodige veranderingen in systemen en werkprocessen door te voeren.

Advies 3. Creëer snel duidelijkheid over financiering rest programma

Wij streven er naar voor deze zomer te besluiten over de resterende dekking van het gehele programma of delen daarvan. Indien nodig onderzoeken we hierbij ook de mogelijkheden tot fasering in de uitvoering van programmaonderdelen.

Advies 4. Stel mét sectoren inhoud en aanpak programma voor VO en PO bij

De wendbaarheid van het programma voorziet ook in het aansluiten bij de wensen en de slagkracht van de betrokken sectoren. Met de onderwijsinstellingen in het po en vo, koepels en ketenorganisaties verkennen we dit jaar welke projecten we wanneer gezamenlijk gaan uitvoeren. Dat vertaalt zich eind 2016 in afspraken over de werkwijze en fasering (ontwikkelen, testen, conversie en implementatie).

Het programma kan voor deze sectoren een impuls zijn de ondersteuning van deze trajecten gerichter te gaan organiseren. Bij de opzet van de projecten voor vo en po houdt het programma rekening met o.a. de minder grote omvang van deze instellingen en hun leerlingadministraties. Waar het po al met een moderne uitwisseling via berichtenverkeer (machine-machine koppeling) werkt, gebruikt het vo nog bestandsuitwisseling (handmatig werk). Voor het vo zal dan ook een intensievere betrokkenheid van instellingen nodig zijn.

Advies 5. Bevorder afspraken tussen instellingen en leveranciers over aanpassing van administratieve software

Het informatielandschap is een gedeelde ruimte waarin partijen wederzijds afhankelijk zijn en moeten samenwerken om ambities te kunnen realiseren. Ook de leveranciers van administratieve software voor onderwijsinstellingen hebben daarbij een essentiële rol. Het programma zal deze leveranciers betrekken bij het maken van de afspraken over werkwijze en fasering voor aangehaalde po- en vo-projecten. In dat overleg wordt verkend welke functionaliteiten naar het inzicht van de verschillende ketenpartners gerealiseerd dienen te worden, inclusief de aanpassingen die bij administratieve software van instellingen van belang zijn om de baten van instellingen te optimaliseren.

OCW/DUO zal samen met PO-Raad en VO-raad een overleg inrichten om mede met deze leveranciers over de uitvoering van beleidsmaatregelen voor het vo en po te spreken. De leveranciers zijn al deelgenoot van de gezamenlijke publiek-private ontwikkeling en beheer van standaarden (architectuur). Dit vergemakke-lijkt het ook voor nieuwe toetreders diensten aan instellingen aan te bieden op deze markt.

Goede ervaringen met ketenoverleg in de ontwikkelfase vertalen we ook door naar de beheerfase van het informatielandschap bij DUO en haar ketenpartners. Ook in de beheerfase werken we zo aan een gemeenschappelijke agenda en gezamenlijke aanpak waarmee de toekomstige beleidsvoornemens recht gedaan kunnen worden in deze voor het onderwijs vitale informatiehuishouding.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, S. Dekker

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl