Vragen van de leden Omtzigt (Omtzigt), Westerveld (GroenLinks), Van Esch (PvdD), Agema (PVV), Sylvana Simons (BIJ1), Koekkoek (Volt), Kuzu (DENK), Van der Plas (BBB), Eerdmans (JA21) en Den Haan (Fractie Den Haan) aan de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de gewiste opnames van de OMT-vergaderingen (ingezonden 23 mei 2022).

Antwoord van Minister Kuipers (Volksgezondheid, Welzijn en Sport) (ontvangen 25 mei 2022).

Vraag 1

Klopt het dat een geluidsopname onder de Archiefwet valt?

Antwoord 1

Het klopt dat geluidsopnames in beginsel onder de Archiefwet vallen. Het verslag van het OMT is geen woordelijk verslag zoals dat in de Kamer gebruikelijk is. Het is meer integraal/beknopt verslag. De geluidsopname wordt alleen door de notulist afgeluisterd als deze voor het opstellen van het verslag nog iets wil terug horen als de eigen aantekeningen niet voldoende zijn. Een concept verslag wordt aan de leden gezonden. Zij kunnen hierop reageren. Na eventuele reacties en verwerking ervan wordt het verslag definitief. Daarna wordt de geluidsopname door het secretariaat verwijderd. Omdat het hier om geluidsopnamen gaat die alleen voor gebruik door het secretariaat zijn ter ondersteuning van de verslaglegging, archiveert het RIVM de verslagen en niet de geluidsopnamen. De definitieve verslagen dienen gezien te worden als archiefbescheiden zoals beschreven in de wet en zijn als zodanig opgeslagen en bewaard. Voor de opslag van dergelijke verslaglegging kan worden volstaan met één vorm van vastlegging. (zie uitspraak RvSt ECLI (nummer) 2014)

Vraag 2

Klopt het dat de Archiefwet geen tijdelijke documenten (of tijdelijke geluidsopnames) bevat en dat dus al deze documenten gewoon onder de Archiefwet vallen?

Antwoord 2

Zie antwoord 1.

Vraag 3

Klopt het dat een document (zoals een geluidsopname) standaard twintig jaar bewaard dient te worden onder Archiefwet, tenzij op de selectielijsten een andere termijn is vastgelegd?

Antwoord 3

Dit is juist en zie overigens het antwoord onder 1.

Vraag 4

Kunt u de selectielijst die van toepassing is op de geluidsopnames van de Outbreak Management Team (OMT)-vergaderingen, aan de Kamer doen toekomen en aangeven onder welke regel de geluidsopname van de OMT-vergadering valt?

Antwoord 4

Zie antwoord ad 1. De geluidsopnamen worden gebruikt ten behoeve van de verslaglegging. Enkel het verslag wordt gearchiveerd. Het beantwoorden van uw vraag over de selectielijsten kost meer tijd. Ik doe u dit antwoord zo spoedig mogelijk toekomen.

Vraag 5 en 6

Zijn de geluidsopnames van de OMT-vergadering van 14 april 2020 vernietigd?

Indien de geluidsopnames van de OMT-vergadering van 14 april 2020 vernietigd zijn, kunt u dan aangeven wie dat besluit genomen heeft en wie de geluidsopnames vernietigd heeft en op welke dag zij vernietigd zijn?

Antwoord 5 en 6

Het verwijderen van de geluidsopnames is standaard procedure sinds 1997. Een geluidsopname van een OMT-vergadering wordt door het secretariaat verwijderd na het definitief vaststellen van het verslag. Hier is geen registratie van. Ik ga er vanuit dat dit in alle gevallen, en dus ook op 14 april 2020, is gebeurd.

Vraag 7

Kunt u het proces-verbaal, dat volgens de Archiefwet van de vernietiging gemaakt moet zijn (of een last of machtiging tot vernietigen), aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 7

Zie antwoord onder vraag 1. Omdat het hierbij niet gaat om archiefbescheiden zoals beschreven in de wet is geen proces-verbaal van vernietiging opgesteld.

Vraag 8

Indien de geluidsopname van de OMT-vergadering van 14 april nog bestaat of nog te herstellen is, wilt u er dan voor zorgen dat deze veilig gesteld en gearchiveerd wordt en wilt u dan vertellen waar deze gearchiveerd is?

Antwoord 8

Zie antwoord 7

Vraag 9

Klopt het dat de Chief Information Office (CIO) van het Rijk besloten heeft dat de coronacrisis aangemerkt moet worden als hotspot?

Antwoord 9

CIO Rijk heeft middels een notitie d.d. 12 maart 2020 aan het CIO-beraad de departementen geadviseerd het Hotspot-proces op te starten. Dit advies heeft het Ministerie van VWS overgenomen.

Vraag 10

Klopt de volgende passage waarin wordt gesteld dat elke zorgdrager van een archief dus «op korte termijn voor zichzelf de afweging [moet] maken of en welke informatie binnen het eigen verzorgingsgebied rond COVID-19 in aanmerking komt voor uitzondering van vernietiging. Dat kan in dit uitzonderlijke geval ook los van het reguliere hotspotproces. Maak daarvoor gebruik van het onderstaande stappenplan. Neem hoe dan ook zelf zo snel mogelijk de nodige maatregelen om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen. Vluchtige media als berichtenapps hebben in deze crisis een belangrijke meerwaarde voor organisaties. Door het werken op afstand maken organisaties creatief gebruik van onbeheerde producten uit de markt»?¹

Antwoord 10

Het Ministerie van VWS heeft voor het opstellen van het Hotspot-archief maatregelen genomen om relevante bronnen van informatie af te bakenen en veilig te stellen. De Hotspot-lijst (en de updates daarvan) komen in afstemming met het Nationaal Archief tot stand.

Vraag 11

Kunt u de hotspotlijsten – met de documenten die organisaties naar aanleiding van het aanmerken van de coronacrisis als hotspot besloten hebben te bewaren, van de volgende organisaties aan de Kamer doen toekomen:

• Ministerie van Algemene Zaken;

• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;

• Ministerie van Economische Zaken en Klimaat;

• Ministerie van Financien (inclusief de belastingdienst);

• Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu;

• Ministerie van Veiligheid en Justitie, inclusief de NCTV;

• het OMT (tenzij dat onder het RIVM of het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport valt, maar dan graag vermelding daarvan)?

Kunt u van elke van deze organisaties aangeven op welk moment die lijsten zijn vastgesteld?

Antwoord 11

Het antwoord op deze vraag kost meer tijd, we doen u dit antwoord zo spoedig mogelijk toekomen.

Vraag 12

Kunt u deze vragen een voor een en (zoveel mogelijk) voor het 30-leden debat over de OMT adviezen aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 12

Bij deze doe ik u de antwoorden op de vragen, met uitzondering van een deel van vraag 4 en vraag 11, toekomen.

---

1 Nationaal Archief, «Hotspot COVID-19: relevante informatie blijvend bewaren» (https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/hotspot-covid-19-relevante-informatie-blijvend-bewaren).