Vragen van het lid Omtzigt (Groep Omtzigt) aan de Minister-President over het vernietigende rapport van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) over een Woo-verzoek van Nieuwsuur over de speech over groepsimuniteit van premier Rutte aan het begin van de coronacrisis, waar al bijna twee jaar eigenlijk geen documenten worden vrijgegeven (ingezonden 13 september 2023).

Antwoord van Minister-President Rutte (Algemene Zaken) (ontvangen 10 oktober 2023).

Inleiding

Hierbij bied ik u de antwoorden aan op de vragen van het lid Omtzigt (Groep Omtzigt) d.d. 13 september 2023, kenmerk 2023Z15153. Hiermee voldoe ik tevens aan het verzoek van de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken van 28 september 2023 om een reactie te ontvangen op een brief van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) aangaande een advies inzake een Woo-verzoek over groepsimmuniteit in kabinetskringen tijdens de COVID-19 pandemie d.d. 28 september 2023, kenmerk 2023Z15209/2023D39017.

In de beantwoording van de gestelde schriftelijke vragen ga ik, bij de beantwoording van vraag 3, tevens in op het verzoek van het lid Omtzigt bij de Regeling van Werkzaamheden d.d. 4 juli 2023, kenmerk 2023Z12762. In de bijlage treft u tevens de correspondentie aan met het Nationaal Archief over de hotspot COVID-19 van het Ministerie van Algemene Zaken, voor zover niet reeds eerder openbaar gemaakt in het besluit op een Woo-verzoek bij het Nationaal Archief van 20 maart 2023.1 Er is geen correspondentie met de CIO van het Rijk over de hotspot COVID-19 van het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 1

Kunt u een reactie geven op het ACOI-advies van 13 september?2

Antwoord 1

Op het advies van het adviescollege heb ik bij brief aan het college d.d. 13 september jl. mijn reactie gegeven. Bijgevoegd treft u een afschrift van deze brief.

Vraag 2

Heeft u kennisgenomen van het advies: «Maak voor de journalist inzichtelijk én navolgbaar hoe het hotspotarchief «Corona / COVID19 / SARS-CoV-2» van AZ er uitziet en welke documenten dit bevat.»?

Antwoord 2

Ja.

Vraag 3

Kunt u voor het parlement inzichtelijk en navolgbaar maken hoe het hotspotarchief «Corona / COVID19 / SARS-CoV-2» van het Ministerie van Algemene Zaken er uitziet en welke documenten het bevat?

Antwoord 3

In het kader van de archivering is een hotspot een gebeurtenis waarvan is vastgesteld dat het een grote mate van maatschappelijke onrust veroorzaakt die rechtvaardigt dat daaraan gerelateerde archiefbescheiden categorisch van vernietiging worden uitgesloten. De aanwijzing van een hotspot is dus in essentie het benoemen van een gebeurtenis waarover archiefbescheiden, ongeacht van wat over bewaartermijnen in de zogenoemde selectielijsten is bepaald, eeuwig worden bewaard. De formele aanwijzing van de coronacrisis als hotspot vond bij het Ministerie van Algemene Zaken plaats op 28 september 2021.3 Daaraan voorafgaand, namelijk in juli 2020, is binnen het Ministerie van Algemene Zaken door onder meer de secretaris-generaal schiftelijk en mondeling geïnstrueerd om met bijzondere aandacht en met prioriteit informatie rond de coronacrisis te archiveren.4 Dit betekent dat in de praktijk werd gehandeld conform de instructie om niet te vernietigen, vooruitlopend op de formele aanwijzing als hotspot. In dezelfde tijd is in het document management systeem (DMS) een voorziening getroffen waar coronagerelateerde documenten bij elkaar geplaatst kunnen worden. Voor de COVID-19-hotspot is een aparte hoofdmap gemaakt in het DMS. Binnen die map is de reguliere ordeningsstructuur zoals die ook elders in het DMS wordt gebruikt gekopieerd. Stukken die COVID-19-gerelateerde informatie bevatten, zijn in beginsel in de hotspot-map geplaatst. Uitzondering daarop vormen COVID-19-gerelateerde stukken in verband met reguliere overleggen als de ministerraad, en de onderraden of de Voorlichtingsraad of stukken gerelateerd aan de reguliere bedrijfsvoering – waarvoor in het DMS elders specifieke mappen bestaan. Dergelijke documenten zijn niet geplaatst in de hotspot-map, maar op de reguliere plek in de ordeningsstructuur.

Een volledig overzicht van COVID-19-gerelateerde documenten in het DMS van het Ministerie van Algemene Zaken is redelijkerwijs niet te geven. Indicatief kan ik melden dat het gaat om een grote diversiteit aan documenten: van bijvoorbeeld offertes, media-analyses en burgerbrieven tot QenA’s en spreekteksten voor de persconferenties, maar ook brieven, afkomstig van andere departementen die in het kader van interdepartementale afstemming met het Ministerie van Algemene Zaken zijn gedeeld, of geagendeerd zijn geweest in een ministerraad of onderraad.

In de bijlage bij mijn reactie op het advies van het ACOI, zoals bijgevoegd bij deze brief, is een overzicht van de mappenstructuur van de COVID-19-hotspot gegeven.

Vraag 4

Heeft u kennis genomen van het advies van het ACOI «Inzicht verschaffen zou daarom volgens het Adviescollege mogelijk moeten zijn via bijvoorbeeld het opstellen of verstrekken van een uitdraai uit het systeem van de betreffende documenten als (vorm van) inventarislijst»?

Antwoord 4

Ja.

Vraag 5

Kunt u een uitdraai van de 13.000 documenten verschaffen die zich in het hotspot archief bevinden?

Antwoord 5

In het eerste bemiddelingsgesprek tussen het Ministerie van Algemene Zaken en het ACOI op 8 november 2022 heeft het ministerie het aanbod gedaan aan de journalist om een gesprek met twee direct bij de bestuurlijke aangelegenheid betrokken ambtenaren te voeren. In dit gesprek, dat plaatsvond op 23 januari 2023, is toegelicht dat de door de journalist gevraagde informatie niet aanwezig is bij het bestuursorgaan. Dit is onderbouwd door een toelichting te geven op de taak en inrichting van het Ministerie van Algemene Zaken en de besluitvorming ten tijde van de coronacrisis, zoals deze ook door de OVV zijn beschreven.

In het kader van de bemiddeling van het ACOI tussen de verzoeker en het Ministerie van Algemene Zaken is tevens afgesproken om meer inzicht te verschaffen in het totale aantal documenten en de mappenstructuur van de hotspot. Dit heeft geleid tot het reeds genoemde en bijgevoegde overzicht van de mappenstructuur en de constatering dat een zoekopdracht naar coronagerelateerde informatie in het gehele DMS van het Ministerie van Algemene Zaken ongeveer 13.000 «hits» oplevert. Een volledig overzicht hiervan is redelijkerwijs niet te geven.

In het genoemde gesprek van 23 januari 2023 is daarnaast het aanbod gedaan van de zijde van het Ministerie van Algemene Zaken om nogmaals een zoekslag te doen. Dit is binnen de Wet open overheid een gebruikelijke werkwijze, waarbij verzoeker de mogelijkheid krijgt om aannemelijk te maken dat de gevraagde informatie wel beschikbaar zou zijn bij het bestuursorgaan. Verzoeker heeft vervolgens een groot aantal zoektermen aangeleverd.

In overleg met de bemiddelaar en de verzoeker heeft een aanvullende zoekslag plaatsgevonden op basis van een aantal van de door verzoeker aangedragen termen. De aldus aangetroffen documenten (ongeveer 500) zijn beoordeeld op relevantie voor het verzoek. Conclusie hiervan was dat de door verzoeker gevraagde informatie, namelijk documenten over de periode 1 februari 2020 tot 17 juni 2021 die op enigerlei wijze betrekking hebben op «de strategie rondom groepsimmuniteit», niet aanwezig is bij het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 6

Kunt u een uitdraai geven van de 500 documenten die de term «groepsimmuniteit» bevatten?

Antwoord 6

Zie het antwoord op vraag 5.

Vraag 7

Kunt u een tijdlijn (in de dagen en weken naar 17 maart toe) geven hoe uw speech over groepsimmuniteit tot stand gekomen is, inclusief wie input geleverd heeft en wie hem geschreven heeft en wie eraan meegwerkt heeft, welke versies er bestaan hebben en hoe de Nederlands regering gekomen is tot deze strategie?5

Antwoord 7

De televisietoespraak die ik gaf op maandag 16 maart 2020 had als centraal onderwerp de verschillende aspecten van de situatie waarvoor Nederland en zijn bevolking zich door het coronavirus gesteld zag. De toespraak is in een kort tijdsbestek tot stand gekomen. Er is aan de toespraak gewerkt op zondagmiddag, -avond en op maandag. De documenten die betrekking hebben op de totstandkoming van de toespraak zijn met het Woo-besluit van 15 oktober 2021 openbaar gemaakt.6

Vraag 8

Kunt u deze vragen een voor een en binnen twee weken beantwoorden?

Antwoord 8

De vragen zijn zo snel als mogelijk beantwoord.

X Noot
2

Advies inzake Woo-verzoek naar het denken over groepsimmuniteit in kabinetskringen tijdens de COVID-19-pandemie, ACOI, 13 september 2023.

X Noot
3

Gegeven de bewaartermijnen die volgens de reguliere selectielijsten gelden voor de verschillende «gewone» archiefbescheiden van het Ministerie van Algemene Zaken is het onaannemelijk dat gearchiveerde coronagerelateerde bescheiden in de periode voorafgaand aan de formele vaststelling van de hotspot voor vernietiging in aanmerking zijn gekomen.

X Noot
4

In de instructie zijn daarbij onder meer de volgende vuistregels gegeven: Stukken dienen te worden bewaard die noodzakelijk zijn met het oog op een deugdelijke dossiervorming. Daarbij kan met name worden gedacht aan informatie die inzicht geeft in het proces van totstandkoming van de besluitvorming en die gegevens bevatten die noodzakelijk zijn om verantwoording af te leggen over het handelen van het ministerie, anders gezegd die voor de geschiedenis en het verloop/de voortgang van het dossier van belang zijn. Daarbij is het belangrijk om bij twijfel stukken te bewaren en te archiveren.

Naar boven