Vragen van het lid Strolenberg (VVD) aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over een centraal digitaal en openbaar register van alle personen in Nederland die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen (ingezonden 13 december 2022).

Antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) (ontvangen 2 februari 2023). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2022–2023, nr. 1121.

Vraag 1

Wat is de reden dat er thans geen centraal, digitaal en openbaar register is van alle personen in Nederland die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen?

Antwoord 1

Er bestaat een centraal digitaal register van gedecoreerden. Dit register is in beheer van de Kanselarij. Een openbaar register is dit niet en voor een dergelijk gebruik ook ongeschikt. Er staan in dit register veel privacygevoelige persoonsgegevens die niet zonder toestemming van de gedecoreerde openbaar mogen worden gemaakt. Het aanwijzen van een register als openbaar register moet bovendien in een formele wet zijn geregeld. Dat is niet het geval.

Vraag 2

In hoeverre klopt het dat om een centraal, digitaal en openbaar register mogelijk te maken eerst een wettelijke grondslag nodig is? In hoeverre speelt de Uitvoeringswet Algemene Verordening gegevensbescherming hierbij een rol? Zijn er andere wettelijke belemmeringen voor een centraal, digitaal en openbaar register van alle gedecoreerde personen in Nederland? Zo ja, welke?

Antwoord 2

In een centraal, digitaal en openbaar register worden persoonsgegevens verwerkt van gedecoreerden. Hierop zijn de Algemene Verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG van toepassing. In beginsel is voor overheidsorganisaties voor het verwerken van persoonsgegevens een wettelijke grondslag nodig. Wanneer een wettelijke grondslag ontbreekt, mogen persoonsgegevens alsnog verwerkt worden als de betrokkene (in dit geval de gedecoreerde) daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Het gebruiken van toestemming als grondslag om gegevens te verwerken heeft in dit geval echter niet de voorkeur. Dit zou betekenen dat een administratie moet worden bijgehouden waaruit blijkt dat de gedecoreerden toestemming hebben gegeven voor de verwerking van de in het register opgenomen persoonsgegevens. En dat wanneer de toestemming wordt ingetrokken de betreffende persoonsgegevens moeten worden verwijderd. Een dergelijke administratie is gelet op de grote hoeveelheid gegevens bewerkelijk en de kans op fouten reëel. Daarmee weegt het belang dat zou zijn gediend met een openbaar register in onvoldoende mate op tegen de daaruit voortvloeiende gevolgen voor de uitvoeringspraktijk.

Vraag 3

Klopt het dat de gegevens met betrekking tot koninklijke onderscheidingen die bij het Nationaal Archief zijn gearchiveerd alleen betrekking hebben op personen die zijn overleden in de periode 1815–1993? Worden daarin ook de gegevens opgenomen van personen die na 1993 zijn overleden? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 3

Het archief Kanselarij der Nederlandse Orden van het Nationaal Archief bevat gegevens over gedecoreerden in de periode 1815–1993. Van deze personen was het bij de overdracht in 2005 bekend dat zij zijn overleden. De gegevens van de in 2005 nog levende personen berusten nog bij de Kanselarij, evenals die van overleden personen wier overlijden in 2005 nog niet aan de Kanselarij was gemeld. Ook de gegevens van personen waarvan het overlijden in 2005 niet met een hoge mate van waarschijnlijkheid kon worden vermoed, zijn (nog) niet overgedragen aan het Nationaal Archief. De gegevens bij het nationaal archief worden aangevuld zodra een nieuwe overdracht plaatsvindt.

Vraag 4

Als een centraal, digitaal en openbaar register van alle personen die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen niet is toegestaan, hoe verhoudt dat zich dan tot de speciale editie van de Staatscourant, waarin jaarlijks de namen van alle gedecoreerde personen worden vermeld? Hoe verhoudt dat zich voorts tot de lijsten met de namen van de gedecoreerden van de gemeenten die elk jaar worden gepubliceerd, aan de media worden verstrekt en op de websites van gemeenten worden geplaatst? Speelt het privacyaspect hier niet? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 4

De speciale editie van de Staatscourant gebeurt op grond van artikel 17 van het Reglement op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau, dat voor Ministers de plicht schept de verlening van een onderscheiding binnen een maand na verlening te publiceren in de Staatscourant. Gemeenten publiceren hieruit om te informeren welke inwoners zijn gedecoreerd. De wetgeving regelt niet het verzamelen van alle gegevens in een openbaar te doorzoeken register. Overigens wordt momenteel een wetsvoorstel voorbereid, waarin in den brede een nadere explicitering plaatsvindt van de grondslagen voor gegevensverwerking in het decoratiestelsel in het licht van de thans geldende privacyregelgeving.

Vraag 5

Is wel eens overwogen om een centraal, digitaal en openbaar register te maken met daarin de namen van degenen die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen? Zo nee, waarom niet? In hoeverre is daarbij overwogen om dat te doen met toestemming van de gedecoreerden? In hoeverre is daarbij overwogen om gedecoreerden zelf de keus te geven om al dan niet in zo’n register te willen staan (een soort opt-outsysteem)?

Antwoord 5

Zie antwoord op vraag 2.

Vraag 6

Bent u bereid om te onderzoeken hoe een centraal, digitaal en openbaar register met daarin de namen van diegenen die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen tot stand kan komen? Kan het huidige register met gedecoreerden bij het Nationaal Archief hiervoor geschikt en zowel beheerstechnisch als economische interessant zijn? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 6

Het huidige register bij het Nationaal Archief zou gebruikt kunnen worden voor zover de gedecoreerde overleden is. Voor de totstandkoming van een openbaar register is op dit moment geen noodzaak of aanleiding.