Vragen van het lid Nijboer (PvdA) aan de Ministers voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening en van Veiligheid en Justitie over de mogelijkheid voor VvE’s om digitaal vergaderingen te beleggen (ingezonden 2 december 2022).

Antwoord van Minister Weerwind (Rechtsbescherming), mede namens de Minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (ontvangen 27 januari 2023). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2022–2023, nr. 1125.

Vraag 1

Bent u bekend met het persbericht van Vereniging Eigen Huis¹ inzake de verlenging van de Tijdelijke wet COVID-19, waardoor digitaal vergaderen voor VvE’s voorlopig mogelijk blijft?

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2, 3, 4, 5 en 6

Vindt u dat het digitaal vergaderen drempels verlaagt om tot snelle en rechtsgeldige besluitvorming te komen, doordat er bijvoorbeeld geen vergaderlocatie meer geregeld hoeft te worden en er meer mensen aanwezig kunnen zijn bij een vergadering?

Vindt u dat dit belangrijk is voor een versnelling van onderhoudswerkzaamheden en verduurzaming van de gebouwde omgeving?

Waarom is er nu niet voor gekozen om digitaal vergaderen permanent mogelijk te maken?

Deelt u de zorg dat het iedere keer verlengen van de tijdelijke wet veel onzekerheid oplevert voor leden van VvE’s?

Bent u bereid om te onderzoeken of het permanente wettelijk kan worden toegestaan voor VvE’s om hun officiële vergaderingen digitaal te beleggen?

Antwoord 2, 3, 4, 5 en 6

Ik ben het met u eens, dat in de praktijk behoefte blijkt te bestaan aan het permanent mogelijk maken van digitaal vergaderen. Digitaal vergaderen kan vanwege de laagdrempeligheid gemakkelijker worden georganiseerd en kan bevorderen dat leden beter betrokken worden bij de organisatie. Leden kunnen dan gemakkelijker en zelfs op grote afstand bij een vergadering aanwezig zijn. Daar waar zij zich bij een fysieke vergadering mogelijk zouden afmelden, kunnen zij langs de digitale weg alsnog deelnemen. Verder zorgt digitaal vergaderen voor een besparing op het huren van een externe vergaderruimte, van reistijd, reiskosten en een vermindering van het aantal reisbewegingen. Een digitale vergadering is daarmee een tijd- en kostenefficiënt en duurzaam alternatief voor een fysieke vergadering.⁴

Op 7 december 2022 is het voorstel voor de Wet digitale algemene vergadering voor privaatrechtelijke rechtspersonen in consultatie gegaan. Het wetsvoorstel beoogt mogelijk te maken dat privaatrechtelijke rechtspersonen (onder meer BV’s/NV’s, verenigingen, VvE’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties) in de toekomst volledig digitaal kunnen vergaderen.⁵ Op dit moment hebben VvE’s, wanneer dit in hun statuten is opgenomen, al de mogelijkheid een zogenoemde hybride vergadering te beleggen waarbij leden digitaal aan een «fysieke» vergadering kunnen deelnemen.⁶ Ik ben ermee bekend dat veel VvE’s die mogelijkheid niet hebben opgenomen in hun statuten. Daarom is in het wetsvoorstel de mogelijkheid opgenomen om een volledig digitale vergadering mogelijk te maken tenzij de statuten dit uitsluiten. Wel is daartoe dan nog noodzakelijk dat degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen door de leden gemachtigd wordt dit in hybride of volledig digitale vorm te laten plaatsvinden. Ik ben in afwachting van de consultatiereacties van particulieren en belangenorganisaties.

Ik ga er vanuit dat de inzet van digitale vergaderingen kan bijdragen aan het vereenvoudigen en versnellen van besluitvorming over werkzaamheden ten behoeve van onderhoud en verduurzaming van de gemeenschappelijke delen van het gebouw waar de VvE verantwoordelijk voor is. Zoals in de brief⁷ van de Minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening aan uw Kamer van 23 december jl. is bericht, spelen hiervoor ook andere en vaak meer zwaarwegende factoren mee, zoals de verschillende belangen van de individuele appartementseigenaars en hun financiële draagkracht in combinatie met de omvang van het reservefonds.

Vraag 5

Deelt u de zorg dat het iedere keer verlengen van de tijdelijke wet veel onzekerheid oplevert voor leden van VvE’s?

Antwoord 5

De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid² is gericht op het treffen van tijdelijke voorzieningen indien de COVID-19-pandemie dat vereist. De wet maakt het op die grond mogelijk om ook besluitvorming door middel van een volledig digitale algemene vergadering te faciliteren en het houden van hybride vergaderingen te vereenvoudigen. Zoals ten aanzien van de meeste van de voorzieningen die op grond van deze wet getroffen zijn, zal ook de mogelijkheid om volledig digitaal te vergaderen bij gelegenheid van de volgende verlengingsdatum (1 februari 2023) niet opnieuw worden verlengd. Reden daarvoor is dat de omstandigheden niet meer van dien aard zijn dat het behoud daarvan nog langer noodzakelijk zal zijn, ook niet indien het aantal besmettingen verder zou toenemen. Overigens kan, indien vóór die datum toch blijkt van een ingrijpende wijziging van de omstandigheden, alsnog tot verdere verlenging worden besloten. Daarbij valt dan te denken aan de situatie dat bijvoorbeeld mutaties van het virus zouden leiden tot een veel grotere besmettelijkheid daarvan of tot ernstiger ziektebeelden dan we nu waarnemen. Met de reeds aangekondigde³ beëindiging per 1 februari a.s. is uitvoering gegeven aan de toezegging dat dit tenminste twee maanden van te voren zal worden aangekondigd. Dat geeft belanghebbenden de gelegenheid rekening te houden met deze wijzigingen.

Vraag 7

Onderschrijft u dat hierin gewaarborgd zou moeten worden dat minder vaardige appartementseigenaren ook hun stem moeten kunnen uitbrengen door bijvoorbeeld schriftelijk vooraf te stemmen of middels hybride oplossingen?

Antwoord 7

De huidige wetgeving waarborgt de mogelijkheid tot fysieke deelname aan een algemene ledenvergadering. Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering vervalt met het wetsvoorstel. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden, wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Het afgeven van een machtiging zorgt ervoor dat de vereniging in dialoog moet treden met de leden om hun instemming te verkrijgen. Op deze wijze kunnen ook technisch minder vaardige appartementseigenaren en leden die wensen fysiek aan de vergaderingen deel te nemen hun standpunt laten horen en kunnen de leden gezamenlijk een oplossing zoeken, bijvoorbeeld door te kiezen voor een hybride vergadering. Van het voorschrift om eerst een machtiging van de algemene ledenvergadering te vragen kan worden afgeweken in de statuten. Ook de statutaire aanpassing die hiervoor nodig is, moet aan alle leden worden voorgelegd. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de (leden van) VvE’s zelf. Zij kunnen dus kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er digitaal of hybride wordt vergaderd en onder welke verdere voorwaarden. Overigens blijft ook bij een volledig digitale vergadering altijd de mogelijkheid bestaan voor leden die niet kunnen of willen deelnemen, zich tijdens de algemene ledenvergadering bij volmacht te laten vertegenwoordigen en aldus hun stem uit te brengen.

---

1 Vereniging Eigen Huis, 30 november 2022, VEH roept kabinet op om digitaal vergaderen voor VvE's permanent te regelen.

4 Vgl. Tweede kamerbrief van de Minister voor Rechtsbescherming over de Modernisering van het Ondernemingsrecht van 27 juni 2022, Kamerstukken II, 2021/22, 29 752, nr. 15, p. 3.

5 www.internetconsultatie.nl/digiava/b1 De consultatie sluit op 6 februari 2023.

6 Het huidige artikel 2:38 BW maakt digitaal vergaderen in lid 6 en 7 wel mogelijk maar daartoe is nu nog vereist, dat die mogelijkheid in de statuten is opgenomen.

7 Kamerstuk 30 196, nr. 806.

2 Wet van 22 april 2020 houdende tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid), Stb. 2020, 124.

3 Bij brief van 5 december 2022 van de Minister voor Rechtsbescherming aan de Tweede Kamer, met als onderwerp «Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid)»