Vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van Dijk (PvdA) aan de Minister-President en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de aanbesteding van fotografieopdrachten (ingezonden 23 september 2021).

Antwoord van Minister Rutte (Algemene Zaken), mede namens de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (ontvangen 12 oktober 2021).

Vraag 1

Welke datum heeft u als doel gesteld om de inschrijvingen voor de Europese aanbesteding van de fotografiediensten te openen?1

Antwoord 1

Volgens de huidige planning wordt de aanbesteding eind oktober/begin november gepubliceerd. Op grond van de huidige planning worden de inschrijvingen in december verwacht en geopend. Deze planning is echter nog niet definitief.

Vraag 2

Hoeveel van de aanbesteedde 39 fotografen hebben aangegeven dat zij last hadden van de administratieve lasten binnen de huidige wijze van aanbesteden?

Antwoord 2

Een aanzienlijk deel van de 39 fotografen in de huidige raamovereenkomst, grofweg één derde, heeft in communicatie met het Ministerie van Algemene Zaken (mondeling en/of schriftelijk) aangegeven last te hebben van de administratieve verplichtingen in de huidige raamovereenkomst en/of heeft aangegeven de aanbestedingsprocedure zelf als (zeer) belastend te hebben ervaren.

Vraag 3

Waarop baseert u de stelling dat de betrokken fotografen de administratieve lasten zo bezwaarlijk vinden dat zij liever via een bureau zouden willen werken?

Antwoord 3

In de beantwoording van de eerdere Kamervragen over deze aanbesteding heb ik toegelicht dat het aanbesteden aan individuele fotografen voor hen heeft geleid tot veel administratieve lasten en dat dit, naast de juridische houdbaarheid, een rol heeft gespeeld bij de keuze voor een nieuwe opzet.

Vraag 4

Wat zijn de opties om binnen de huidige manier van aanbesteden de administratieve lasten te verlichten?

Antwoord 4

Ik ga er vanuit dat met de «huidige manier van aanbesteden» wordt bedoeld de manier van aanbesteden die heeft geleid tot de huidige raamovereenkomst met 39 fotografen.

Binnen die manier van aanbesteden is het niet mogelijk om de administratieve lasten voor fotografen genoemd in het antwoord op de kamervragen 3, 4, 6, 7 en 9 d.d. 9 juni 2021 (kenmerk 2021Z10261) substantieel te verminderen. Bij die opzet zullen individuele fotografen immers altijd de last van het zelfstandig doorlopen van een Europese aanbesteding dragen en zelf geconfronteerd worden met inkoopprocessen en -systemen van afzonderlijke rijksorganisaties. In de nieuwe opzet worden deze lasten door het bureau gedragen, omdat het bureau er tussen zit. Dit geldt eveneens voor bepaalde administratieve lasten bij de uitvoering van opdrachten in verband met portretrecht en AVG en onder meer het gemetadateerd aanleveren van foto’s, die door het bureau zullen worden gedragen.

Voor de goede orde wijs ik nog op dat het Ministerie van Algemene Zaken, als aanbestedende dienst, de wettelijk plicht heeft de administratieve lasten bij het tot stand komen van aanbestedingsplichtige overeenkomsten (zoals de onderhavige raamovereenkomst) zo veel mogelijk te beperken, zie artikel 1.6 Aanbestedingswet 2012.

Vraag 5

Kunt u een indicatie geven van het verschil tussen het huidige gehanteerde tarief voor fotografen en het te verwachten toekomstige tarief dat bij de fotografen terecht komt?

Antwoord 5

Het uurtarief in de nieuwe raamovereenkomst zal naar alle waarschijnlijkheid € 109 bedragen, voor elk uur dat een fotograaf op locatie foto’s neemt. Dit is inclusief tijd die wordt besteed aan nabewerking, die niet apart in rekening mag worden gebracht.

In de huidige raamovereenkomst bedraagt het uurtarief € 117. Dat is inclusief nabewerking, maar ook inclusief overige taken die in de nieuwe situatie door het bureau worden uitgevoerd, zoals planning, administratie, gehele metadatering en aanlevering.

Vraag 6

Stelt u een maximum aan het deel van het tarief dat naar het tussenbureau zal gaan in plaats van naar de fotografen?

Antwoord 6

Het uurtarief genoemd in het antwoord op vraag 5 komt volledig ten goede aan de ingezette fotograaf. Het bureau mag per opdracht een vaste vergoeding in rekening brengen bij de opdrachtgever, die volledig ten goede komt aan het bureau. Deze vergoeding aan het bureau staat los van het tarief dat volledig aan de fotograaf toekomt.

Vraag 7

Op welke manier wilt u een redelijk uurtarief garanderen?

Antwoord 7

Het uurtarief wordt voorgeschreven in de aanbesteding en kan niet door het bureau worden gewijzigd.

Vraag 8

Ziet u aanbestedingen via grote bureaus door de rijksoverheid (bijvoorbeeld bij tolken) als een succes? Zo ja, wat zijn de succescriteria? Zo nee, welke lessen zijn daaruit te trekken in de aanbesteding van de fotografieopdrachten?

Antwoord 8

In verschillende branches wordt aanbesteed via (bemiddelings)bureaus, denk (naast de door u bedoelde aanbesteding voor tolk- en vertaaldiensten) bijvoorbeeld ook aan aanbestedingen voor inhuur van personeel via intermediairs en aanbestedingen via brokers voor ict-producten. Vanwege uiteenlopende kenmerken van deze markten/branches en de zeer verschillende eisen en wensen vanuit de aanbestedende diensten, zijn hieruit geen algemene succescriteria te formuleren of lessen te trekken voor de onderhavige aanbesteding. Voor elke dienst die moet worden aanbesteed vindt een eigenstandige afweging plaats op basis van informatie over de markt en de eisen en wensen van deelnemende opdrachtgevers.

Vraag 9

Wie van de betrokken partijen heeft er voordeel van de nieuwe wijze van aanbesteden? Kunt u dat per betrokken partij toelichten?

Antwoord 9

De nieuwe wijze van aanbesteden heeft voordelen voor zowel fotografen als opdrachtgevers. Fotografen krijgen te maken met minder administratieve lasten (zie ook het antwoord op vraag 3) en kunnen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst toetreden tot de poule. Opdrachtgevers worden door het bureau ondersteund in de keuze voor de best passende fotograaf en worden onder andere ontlast met betrekking tot correcte toepassing van de AVG, het portretrecht en intellectuele eigendomsrechten.

Vraag 10

Deelt u de mening dat een aanbesteding via één groot bureau ervoor kan zorgen dat dit bureau marktmacht naar zich toe kan trekken ten opzichte van de fotografen en daardoor de prijs kan bepalen?

Antwoord 10

Nee. Zie ook het antwoord op vraag 5 en 6.

Vraag 11

Op welke wijze kunt u garanderen dat de opdracht ook echt open staat voor het midden- en kleinbedrijf en collectieven van fotografen en niet als natuurlijk bij de grootste speler van Nederland terecht komt?

Antwoord 11

De aanbesteding is zo ingericht dat het voor een brede kring aan fotografen mogelijk zal zijn fotografieopdrachten te verwerven via de poule. Daarnaast is het voor collectieven van fotografen mogelijk de rol van bureau te vervullen, mits deze collectieven aan bepaalde eisen en wensen voldoen. Deze eisen en wensen zullen worden gepubliceerd in de aanbestedingsstukken. Er worden in de aanbesteding geen ervaringseisen gesteld aan het bureau die deelname aan de aanbesteding door nieuwe collectieven of bureaus onmogelijk maken.

Vraag 12

Welke eisen mag en moet het bureau wat u betreft aan de poule van fotografen stellen om wel of niet in te stappen?

Antwoord 12

De eisen die het bureau kan stellen aan fotografen zullen proportioneel en laagdrempelig zijn. In ieder geval moeten de fotografen die willen toetreden tot de poule voldoende ervaring hebben met fotografieopdrachten vergelijkbaar met de typen/soorten fotografieopdrachten die onderdeel uitmaken van deze raamovereenkomst. Deze eisen worden in de aanbestedingsstukken nader toegelicht.

Vraag 13

Kunt u voorbeelden geven van de kwaliteits- en selectiecriteria die u wilt gaan stellen voor de poule van fotografen? Zijn deze criteria anders dan u zou stellen bij het ongeclusterd aanbesteden van de fotografieopdrachten?

Antwoord 13

Bij het selecteren van fotografen voor de poule moet het bureau (naast het voldoen aan bepaalde eisen door de fotografen, zie antwoord op vraag 12) in ieder geval rekening houden met de gewenste geografische spreidingen en de kwaliteit van het portfolio van de fotograaf. Op hoofdlijnen zouden dit ook criteria zijn die door de aanbestedende dienst zouden worden meegewogen indien sprake zou zijn van het rechtstreeks aanbesteden aan individuele fotografen. Deze criteria worden gepubliceerd in de aanbestedingsstukken.

Vraag 14

Kunt u nader toelichten wat u bedoelt met «in het licht van de juridische houdbaarheid van deze wijze van aanbesteden is gekozen voor een nieuwe opzet?» Welke elementen van de oude wijze van aanbesteden zouden eventueel juridisch niet houdbaar zijn?

Antwoord 14

Indien sprake is van een raamovereenkomst met meerdere partijen dient in uitgangspunt nadere concurrentiestelling plaats te vinden (een zogenaamde «mini-competitie», oftewel: een mini-aanbesteding) voor het verstrekken van concrete opdrachten (art. 2.143 lid 2 en 2.47 lid 2 Aanbestedingswet 2012). De huidige raamovereenkomst voor fotografiediensten betreft een raamovereenkomst met meerdere partijen/fotografen, maar gaat uit van het verstrekken van opdrachten zonder nadere concurrentiestelling, omdat nadere concurrentiestelling per fotografieopdracht onmogelijk zou zijn vanwege de doorlooptijd en de onevenredige lasten daarvan voor zowel fotografen als opdrachtgevers. AZ wenst deze wijze van aanbesteden niet te herhalen, omdat deze op gespannen voet staat met de aanbestedingsregels. Ook lijkt het Ministerie Algemene Zaken met die manier van aanbesteden niet optimaal invulling te geven aan de verplichting op grond van artikel 1.6 Aanbestedingswet 2012 om als aanbestedende dienst de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken (zie ook het antwoord op vraag 4).

Vraag 15

Heeft er interdepartementaal overleg plaatsgevonden over het op deze manier aanbesteden van fotografieopdrachten en wat zijn daarbij de adviezen en inbreng geweest van de andere departementen?

Antwoord 15

Er heeft interdepartementaal overleg plaatsgevonden – onder andere in de Voorlichtingsraad en op individuele basis – met toekomstige gebruikers van de nieuwe raamovereenkomst. Hun adviezen en inbreng richtten zich met name op het realiseren van geografische spreiding in de poule, het beschermen van de positie van de fotograaf en het borgen van diversiteit in de poule. Deze adviezen en inbreng zijn meegenomen in de aanbesteding.

X Noot
1

Zie eerdere schriftelijke vragen: Aanhangsel Handelingen II, vergaderjaar 2018–2019, nrs. 3881 en 3880.

Naar boven