Vragen van het lid Van der Plas (BBB) aan de Minister-President over het toenemende gebruik van Signal onder bewindspersonen en ambtenaren (ingezonden 20 januari 2022).

Antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen 25 februari 2022). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2021–2022, nr. 1625.

Vraag 1

Bent u bekend met het artikel «Meer politici op app met verdwijnende chats, vrees voor wegmoffelen gevoelige informatie» van BNR?1

Antwoord 1

Ja

Vraag 2

Hoe beoordeelt u het toenemend gebruik van Signal als communicatiemiddel in relatie tot de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)?

Antwoord 2

In haar uitspraak van 20 maart 20192 heeft de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State geoordeeld dat, gezien de ruime betekenis die aan de term «document» van de Wob moet worden toegekend, sms -en WhatApp-berichten (en gelijksoortige chatberichten zoals Signal) ook onder deze term vallen.

Naar aanleiding van deze uitspraak is er rijksbreed beleid ontwikkeld over het gebruik van chatdiensten en het bewaren van chatberichten3. Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Gebeurt dit toch dan moeten chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming worden geborgd binnen de organisatie. Ik wil hierbij benadrukken dat dezelfde informatie niet twee keer hoeft te worden bewaard. Dit ook in verband met het belang van ordentelijke archiefvorming. Is het bestuurlijke besluit uit het chatbericht ook op een andere manier geborgd binnen de organisatie, bijvoorbeeld in een nota of e-mail, dan kan het oorspronkelijke chatbericht worden verwijderd. Bestuurlijke besluiten die niet op een andere manier zijn geborgd, worden opgeslagen binnen de informatiesystemen van de organisatie.

Elk ministerie is er zelf verantwoordelijk voor dat er in lijn met het rijksbrede beleid wordt gehandeld.

Vraag 3

Deelt u onze zorg dat communicatie die onder de Wob opgevraagd zou kunnen worden door de automatische verwijderfunctie verloren kan gaan?

Antwoord 3

Ik stel voorop dat uit de Wob – en per 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) -niet volgt dat alle communicatie binnen een bestuursorgaan bewaard moet blijven. Van belang is dat er op zodanig wijze wordt omgegaan met informatie dat er geen afbreuk wordt gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend. Dat neemt echter niet weg dat het in de dagelijkse praktijk niet mogelijk is om altijd alle electronische berichten, kladjes en notities te bewaren. Deze gaan soms na verloop van tijd verloren of worden niet bewaard omdat er uit het oogpunt van deugdelijke en overzichtelijk dossiervorming een zekere schifting plaatsvindt. Deze staande praktijk is in lijn met de heersende Wob-rechtspraak. Is er echter eenmaal een Wob-verzoek ingediend dan dient vanaf dat moment het behoud van documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen, te worden gewaarborgd4.

Ik deel uw zorg wanneer chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming zouden worden verwijderd waarvan de informatie nog niet binnen de organisatie is geborgd. Ik heb echter geen signalen ontvangen waaruit ik kan opmaken dat hiervan sprake is. Wel zie ik in de berichtgeving aanleiding om uit voorzorg de Handleiding «Risico’s en maatregelen bewaren van chatberichten» aan te vullen met het dringende advies om de functie geautomatiseerde verwijdering, die in diverse chatapps kan worden ingesteld, niet te activeren. Ik zal deze aanvulling op de Handleiding rijksbreed communiceren.

Vraag 4

Welke bewindslieden in het kabinet maken gebruik van Signal? Welke bewindslieden gebruiken dit voor werkgerelateerde communicatie?

Antwoord 4

Ik acht niet relevant van welke chatdienst bewindspersonen gebruik maken, zolang dit maar plaatsvindt binnen het beleid of de kaders die het betreffende ministerie heeft vastgesteld. Het algemene uitgangspunt is dat berichtenapps zo min mogelijk worden gebruikt voor formeel zakelijke communicatie. Vertrouwelijke en gerubriceerde informatie mag sowieso niet worden gedeeld via een berichtenapp. Voor bestuurlijke aangelegenheden wordt het gebruik ervan ontraden. Gebeurt dit toch dan is de afspraak dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd binnen de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.

Vraag 5

Welke bewindslieden maken tijdens het gebruik van Signal gebruik van de functie om berichten automatisch te verwijderen?

Antwoord 5

Zie mijn antwoord bij vraag 3 en 4.

Vraag 6

Is er juridisch advies ingewonnen over het gebruik van Signal door bewindslieden in relatie met de Wob?

Antwoord 6

Nee, er is hierover geen juridisch advies ingewonnen.

Vraag 7

Zijn er in het verleden werkgerelateerde berichten verwijderd door bewindslieden?

Antwoord 7

Als aangegeven in antwoord op vraag 3 is het mede in het kader van het belang van ordentelijk archiefvorming niet noodzakelijk dat alle werkgerelateerde communicatie wordt bewaard. Afspraak is dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd binnen de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.

Vraag 8

Welke ministeries maken gebruik van Signal en in hoeverre wordt dit aangemoedigd in hun beleid richting ambtenaren?

Antwoord 8

Ik heb geen overzicht van het gebruik van chatdiensten binnen de ministeries. Zie in dat kader ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4. Signal wordt gezien als een veiligere variant van WhatsApp en heeft daardoor de voorkeur van diverse privacy functionarissen en Chief Information Security Officers, die mede verantwoordelijk zijn voor het beleid rondom het gebruik van chatapps binnen de eigen organisatie.

Vraag 9

Kunt u een overzicht geven per ministerie?

Antwoord 9

Nee, zie ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4.

Vraag 10

Hoe moet de burger op de volledigheid van de vrijgegeven communicatie in een Wob-verzoek vertrouwen als deze communicatie bij regelmaat zonder toezicht verwijderd kan worden?

Antwoord 10

In het antwoord op vraag 2 heb ik het rijksbrede beleid, zoals dat geldt na de uitspraak van de Raad van State uit 2019, inzake de omgang met en het bewaren van chatberichten geduid. In het antwoord op vraag 3 heb ik aangegeven in de berichtgeving aanleiding te zien om de handleiding aan te passen. Ik heb geen reden om aan te nemen dat chatberichten die onder de reikwijdte van een Wob-verzoek vallen in strijd met dit rijksbrede beleid zijn verwijderd en daarmee niet zijn betrokken bij de beoordeling. De Wob-verzoeker kan zich desgewenst tot de rechter wenden wanneer hij meent dat bepaalde chatberichten ten onrechte niet zijn betrokken bij de beoordeling van het Wob-verzoek. Het bestuursorgaan moet de zoektocht naar de gevraagde chatberichten inzichtelijk maken. De rechter oordeelt of de verrichte zoektocht voldoende en volledig is.

Vraag 11

Is de huidige situatie, waarin bestuurders en ambtenaren zelf moeten beslissen wat van belang is geweest voor politieke besluitvorming en wat daarom moet worden bewaard, genoeg om vertrouwen te scheppen in de volledigheid van stukken opgevraagd via een Wob-verzoek?

Antwoord 11

Het is niet ter eigen afweging van de individuele bestuurder of ambtenaar om te bepalen welke informatie moet worden bewaard. Daartoe gelden (wettelijke) kaders zoals bijvoorbeeld de Archiefwet en het eerder gememoreerde chatbeleid.

Vraag 12

Hoe denkt u over de aanbevelingen van anticorruptie-ngo Transparency International Nederland om dit minder aan het individueel persoon over te laten en meer toezicht in te stellen?

Antwoord 12

Ik ben niet bekend met de door u benoemde aanbevelingen. In algemene zin kan ik wel aangeven dat de rechter desgewenst kan toetsen of een bestuursorgaan op een juiste wijze de Wob heeft toegepast. Zie ook mijn antwoord bij vraag 10.

Vraag 13

Wat gaat u doen om te garanderen dat Wob-verzoeken niet omzeild worden door het gebruik van Signal?

Antwoord 13

Ik heb geen reden om aan te nemen dat met het gebruik van Signal informatie niet wordt bewaard waar dit conform het rijksbrede beleid wel had gemoeten. Zie ook mijn antwoord bij vraag 3.

Vraag 14

Bent u het bereid om uw collega-bewindslieden te ontmoedigen om Signal te gebruiken voor werkgerelateerde communicatie?

Antwoord 14

Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.

Vraag 15

Bent u bereid om de mogelijkheid tot een verbod van Signal op werktelefoons van ambtenaren van de rijksoverheid en bewindslieden te onderzoeken?

Antwoord 15

Nee, daartoe ben ik niet bereid. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2 en 14.

Vraag 16

Kunt u deze vragen elk afzonderlijk en zo spoedig mogelijk beantwoorden?

Antwoord 16

Ja.

X Noot
1

BNR, 13 januari 2022, «Meer politici op app met verdwijnende chats, vrees voor wegmoffelen gevoellige communicatie» (https://www.bnr.nl/nieuws/politiek/10464576/meer-politici-op-app-met-verdwijnende-chats-vrees-voor-wegmoffelen-gevoelige-communicatie).

X Noot
2

ECLI:NL:RVS:2019:899

X Noot
3

Zie op www.informatiehuishouding.nl: «Bewaren van chatberichten Handreiking voor de rijksoverheid»

X Noot
4

Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, 14 december 2005, ECLI:NL:RVS:2005:AU7942

Naar boven