Vragen van het lid Madlener (PVV) aan de Minister van Infrastructuur en Waterstaat over de trage afhandeling van verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (ingezonden 2 februari 2022).

Antwoord van Minister Harbers (Infrastructuur en Waterstaat) (ontvangen 17 februari 2022).

Vraag 1

Bent u bekend met het gepubliceerde onderzoek van de Open State Foundation?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Hoe beoordeelt u het onderzoek?

Antwoord 2

Het is goed dat is onderzocht in hoeverre ministeries er in slagen binnen de wettelijke termijn voor de behandeling van Wob-verzoeken te besluiten. Om dit te kunnen bepalen vormt de datum van de indiening van een Wob-verzoek een concreet aanknopingspunt in combinatie met de datum waarop het besluit is genomen. Hier hebben onderzoekers zich ook op gebaseerd voor hun conclusies. Het onderzoek maakt duidelijk dat het rijksbreed regelmatig niet lukt om de behandeling van Wob-verzoeken af te ronden binnen de geldende wettelijke termijn.

Wel wil ik een kanttekening plaatsen bij het in het onderzoek gehanteerde uitgangspunt waarbij de omvang van het verzoek wordt bepaald door het aantal openbaar gemaakte pagina’s. Bij de behandeling van een Wob-verzoek is de omvang van een verzoek veel meer ingegeven door het aantal documenten dat geselecteerd en beoordeeld moet worden, dan het aantal pagina’s dat uiteindelijk wordt verstrekt. Naarmate een onderwerp groter is en het verzoek breed wordt ingestoken, moeten normaliter meer documenten worden geanalyseerd. Een conclusie over tijdigheid van afhandeling aan de hand van het aantal pagina’s dat daadwerkelijk wordt verstrekt, doet onvoldoende recht aan de noodzakelijke zoekslag die daaraan vooraf gaat. Zoals de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangaf in de beantwoording van mondelinge vragen van het lid Leijten (SP) op 1 februari jl. is juist in dit voorafgaande proces nog veel tijdwinst te behalen. Het achterhalen, vinden en beschikbaar maken van vaak vele documenten die -mogelijk- bij een Wob-verzoek betrokken moeten worden, kost nu nog veel tijd. Hetzelfde geldt voor de beoordeling of en op welke wijze aangetroffen documenten openbaar kunnen worden gemaakt.

Vraag 3

Hoe rijmt u de uitkomsten van dit onderzoek ten aanzien van uw ministerie met de beloofde nieuwe bestuurscultuur?

Antwoord 3

Het onderzoek betreft primair de snelheid waarmee de verschillende departementen verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) afdoen. Op grond van de Wob moet de overheid documenten verstrekken met betrekking tot de bestuurlijke aangelegenheid waarover de verzoeker vragen heeft. Het betreft in de praktijk veelal verzoeken van burgers, journalisten en advocatenkantoren. Ik hecht groot belang aan het tijdig afhandelen van Wob-verzoeken. Op de vraag waarom het soms lang duurt voordat een Wob-verzoek is afgehandeld, kom ik terug bij vraag 4.

Daarnaast is mijn insteek dat binnen de grenzen van de Wob zoveel mogelijk informatie openbaar wordt gemaakt, zodat het proces voorafgaand aan besluitvorming zo nauwkeurig mogelijk kan worden herleid. Hiertoe wordt inmiddels veel vaker dan in het verleden toepassing gegeven aan de mogelijkheid om ook documenten met daarin persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad van bijvoorbeeld ambtenaren openbaar te maken.

De nieuwe bestuurscultuur komt echter niet alleen tot uitdrukking in de behandeling van Wob-verzoeken, waarbij het ministerie gebonden is aan de reikwijdte van de vraagstelling van verzoeker.

In het kader van de nieuwe bestuurscultuur vind ik de actieve openbaarmaking van de argumenten die ten grondslag liggen aan beleidsvoornemens en besluiten minstens zo belangrijk om inzicht te kunnen bieden in de afwegingen en betrokken belangen bij de besluitvorming. Ik wijs in dat verband op de werkwijze die sinds 1 juli 2021 geldt, waarbij de onderliggende ambtelijke beslisnota’s in verband met wetsvoorstellen en beleidsvormingsbrieven worden meegezonden aan uw Kamer. Met deze werkwijze wordt nu ervaring opgedaan en na evaluatie, en in goed overleg met uw Kamer, kan in de loop van dit jaar uitbreiding plaatsvinden tot nota’s ter voorbereiding op andere correspondentie met uw Kamer, zoals voortgangsrapportages, kennis- en informatiedeling, begrotingsstukken en documenten met betrekking tot Europese – en internationale onderhandelingen.

Vraag 4

Wat is de reden dat het ministerie zo lang doet over het afronden van Wob-verzoeken? Wilt u hierbij een gedetailleerd antwoord met redenen, motivatie en oorzaak geven?

Antwoord 4

Op grond van de Wob geldt voor alle verzoeken dezelfde termijn waarbinnen tot een besluit moet worden gekomen, ongeacht de verzoeker of de omvang van het verzoek. De standaardtermijn is 28 dagen, eenmalig te verlengen met nog eens 28 dagen. In het door u genoemde onderzoek van Open State Foundation is opgenomen dat het Ministerie van IenW in 2019 25 Wob-verzoeken heeft ontvangen. Dat cijfer is niet correct. In 2019 zijn 79 Wob-verzoeken ontvangen. Daarvan zijn 25 verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Het aantal verzoeken is de laatste jaren sterk gegroeid maar fluctueert ook jaarlijks. In 2020 betrof het 116 verzoeken, in 2021 ontving het ministerie 80 verzoeken.

Voor alle verzoeken wordt getracht om de afhandeling binnen een redelijke termijn te doen, gerekend vanaf de datum van binnenkomst. Of een verzoek binnen de wettelijke termijn kan worden afgehandeld, hangt af van verschillende omstandigheden:

  • – De omvang van het verzoek; vraagt de verzoeker naar een specifiek document dat eenvoudig kan worden getraceerd, dan kan het document veelal snel worden verstrekt. Vraagt de verzoeker om alle denkbare documenten (inclusief emailverkeer en concepten), dan moeten de ambtenaren grote delen van archieven en emailboxen doorzoeken om te bezien of elk van de aangetroffen documenten wellicht relevant is in het kader van het desbetreffende Wob-verzoek. Het komt de snelheid ten goede wanneer de verzoeker zich beperkt tot een duidelijk omschreven bestuurlijke aangelegenheid en een specifiek en kort tijdvak.

  • – Zoals aangegeven in antwoord op vraag 2, is het aantal pagina’s dat uiteindelijk openbaar wordt gemaakt onvoldoende representatief voor het veelvoud aan documenten dat moet worden geanalyseerd op relevantie voor het desbetreffende verzoek. Aan de hand van de omvang van de geselecteerde documenten kan het aantal pagina’s worden bepaald dat in het verzoek wordt betrokken (en uiteindelijk openbaar worden gemaakt). De zoekslag naar relevante documenten omvat in de praktijk vaak meer dan de 50 pagina’s die in het onderzoek als criterium worden genoemd.

  • – Een Wob-verzoek kan betrekking hebben op oude documenten die nog niet zijn gedigitaliseerd. Om deze documenten (digitaal) te kunnen doorzoeken op relevantie, is het soms nodig om deze documenten eerst volledig te digitaliseren.

  • – Nadat de relevante documenten zijn geselecteerd, moet worden bezien of het document geheel of gedeeltelijk kan worden verstrekt. Persoonsgegevens moeten worden verwijderd en bezien moet worden of de verstrekking van (delen van) de documenten in strijd is met het belang van derden of het belang van de Staat. Deze beoordeling betreft mensenwerk en kan slechts in beperkte mate geautomatiseerd plaatsvinden.

  • – Relevant is of documenten ook informatie van of over derden bevatten. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld bedrijfsvertrouwelijke informatie heeft verstrekt aan het departement, dan kan deze informatie niet via een Wob-verzoek openbaar worden gemaakt door het departement. Het desbetreffende bedrijf zou daardoor ernstig kunnen worden geschaad. De desbetreffende derden worden in de gelegenheid gesteld om aan te geven of zij bezwaar hebben tegen openbaarmaking van de geselecteerde documenten. Daartoe wordt normaliter een week of twee de tijd gegeven.

Uit het voorgaande is af te leiden dat de behandeling van Wob-verzoeken samengevat arbeidsintensief is.

Vraag 5

Welke acties gaat u ondernemen om de doorlooptijd van Wob-verzoeken drastisch in te korten?

Antwoord 5

Zoals ook door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 1 februari jl. is opgemerkt in uw Kamer, heeft het Ministerie van IenW onder mijn ambtsvoorgangers reeds vele maatregelen getroffen om de afhandeling van Wob-verzoeken te professionaliseren en te versnellen.

Tot 2020 werden Wob-verzoeken bij IenW afgehandeld door de verschillende beleidsdirecties. Vanaf 1 januari 2020 is een Wob-unit ingericht waarin kennis en ervaring met de afhandeling van Wob-verzoeken bijeen is gebracht. De behandeling van Wob-verzoeken is daarmee dus gecentraliseerd georganiseerd. Dit leidt tot een meer efficiënte behandeling. Aan de Wob-unit is vanzelfsprekend ook capaciteit toegekend. Inmiddels is de capaciteit sinds 1 januari 2020 reeds 2 maal uitgebreid. Wob-verzoeken die sinds 1 januari 2020 zijn ingediend, worden afgehandeld door de beleidsafdelingen en de Wob-unit gezamenlijk.

Bij binnenkomst van een Wob-verzoek wordt steeds vaker contact gezocht met de verzoeker om duidelijkheid te krijgen over de exacte zoekvraag. Verzoeken worden in de praktijk vaak zeer breed ingestoken omdat verzoekers uiteraard niet exact in beeld hebben wat de mogelijkheden en aangrijpingspunten zijn tot specificering binnen het onderwerp waarin zij geïnteresseerd zijn. Zoals uit het voorgaande naar voren komt, kan een nadere toespitsing van de zoekvraag echter voorkomen dat onnodig veel documenten op relevantie moeten worden doorzocht en betrokken en krijgt de verzoeker ook vooral die informatie waarin deze daadwerkelijk geïnteresseerd is.

Ook wordt getracht om met de verzoeker afspraken te maken, zodat zo spoedig mogelijk via deelbesluiten wordt voldaan aan de informatiebehoefte. Dat betekent dat bijvoorbeeld eerst documenten worden verstrekt over een bepaalde periode dan wel documenten die tussen bepaalde partijen zijn gewisseld.

In het verlengde van deze bestaande praktijk wordt voor de toekomst ook gedacht aan het als eerste verstrekken van documenten waarbij geen derden zijn betrokken; dat betekent het als eerste verstrekken van documenten waarvoor niet aan derden behoeft te worden gevraagd of zij tegen de voorgestelde openbaarmaking bezwaar hebben. Documenten waarbij derden zijn betrokken, worden dan op een later moment beoordeeld en zo mogelijk verstrekt.

Ter ondersteuning van deze werkzaamheden, wordt op ook sterk ingezet op het toepassen van beschikbare ICT-hulpmiddelen om de hierboven beschreven processen te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Een verbetering van de informatiehuishouding zal in de toekomst kunnen bijdragen aan de beschikbaarheid en vindbaarheid van relevante documenten. Zoals de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft aangegeven bij de beantwoording van mondelinge vragen van het lid Leijten heeft de verbetering van de informatiehuishouding hoge prioriteit van dit kabinet.

Vraag 6

Loopt het ministerie kans om boetes te moeten betalen omdat zij veelal de wettelijk vastgestelde termijnen overschrijdt?

Antwoord 6

De verzoeker die meent dat zijn Wob-verzoek niet snel genoeg wordt afgehandeld, kan beroep doen op de rechter. Wanneer de rechter de verzoeker in het gelijk stelt, zal de rechter samengevat een redelijke termijn bepalen waarbinnen het departement op het Wob-verzoek zal moeten besluiten. De rechter kan een dwangsom verbinden aan het niet halen door het departement van de opgelegde uiterste termijn.

X Noot
1

Open State Foundation, 28 januari 2022, Geen 28 maar 161 dagen voor beantwoording Wob-verzoek (https://openstate.eu/nl/2022/01/geen-28-maar-161-dagen-voor-beantwoording-wob-verzoek/).

Naar boven