Vragen van de leden Van Toorenburg en Van Helvert (beiden CDA) aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over het bericht «Limburgse gemeenten in de fout met bewaren agenda’s (ingezonden 18 maart 2015).

Antwoord van Minister Koenders (Buitenlandse Zaken) (ontvangen 24 april 2015).

Vraag 1

Hebt u kennisgenomen van het bericht «Limburgse gemeenten in de fout met bewaren agenda’s»?¹

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2 en 3

Is het waar, dat in ruim twee derde van de Limburgse gemeenten digitale agenda’s van wethouders worden gewist als die wethouders vertrekken of stoppen?

Is het waar, dat slechts twee gemeenten (Voerendaal en Simpelveld) zich houden aan de termijn van zeven jaar, die de Archiefwet voorschrijft?

Antwoord 2 en 3

Ik heb geen aanleiding om de juistheid van de bevindingen in de berichtgeving – of het onderzoek waarop deze zijn gebaseerd – in twijfel te trekken. Termijnen van bewaren en vernietiging worden overigens vastgesteld aan de hand van de wettelijk voorgeschreven selectielijst.

Vraag 4

Hoe staat het in de rest van de Nederlandse gemeenten met het bewaren van digitale agenda’s van wethouders die zijn vertrokken?

Antwoord 4

Het ministerie houdt geen systematische administratie bij van de naleving van taken door medeoverheden en derhalve ook niet van de wijze waarop gemeenten de voorschriften van de Archiefwet naleven. Ik kan ook dus ook niet beoordelen of dit onderzoek bij Limburgse gemeenten representatief is voor heel Nederland. Maar er is geen reden om te veronderstellen dat de situatie zich bij gemeenten elders in Nederland niet voordoet.

Vraag 5

Hoe verhoudt de gesignaleerde problematiek zich tot uw visie Digitale overheid 2017?

Antwoord 5

De Nederlandse overheid digitaliseert en moderniseert. Dat ziet op de dienstverlening aan burgers en bedrijven en op de interne werkprocessen. Daarbij wordt uiteraard gebruik gemaakt van internet, E-mail en voorzieningen zoals digitale agenda’s – ook door bestuurders. De Nederlandse overheid gaat over op het Nieuwe werken en naar papierloze kantoren. Het gebruik van digitale processen en documenten stelt nieuwe eisen aan archivering. En dat ziet niet alleen op het bewaren van agenda’s. Een digitale overheid impliceert ook digitale archivering.

Vraag 6

Welke maatregelen hebt u genomen om naast de kennis van wet- en regelgeving het bewustzijn van nut en noodzaak van digitale duurzaamheid te bevorderen?

Antwoord 6

Er is veel aandacht en belangstelling voor arbeidsinnovatie en digitaal werken. Onderkend moet worden dat digitaal archiverendaarbij niet altijd de hoogste prioriteit heeft. De Nederlandse Vereniging van Gemeenten (VNG) brengt dit samen met betrokken organisaties onder de aandacht.

De informatie op papier moet steeds meer wijken voor een al maar groter wordende stroom digitale informatie. Kon die tot enige tijd geleden nog worden geprint en «ouderwets» worden opgeborgen in een archiefdoos, dat is alleen al door de omvang van de informatiestroom niet meer mogelijk.² In 2012 tekenden de Minister van OCW – mede namens de Minister van BZK- en bestuurders van IPO, VNG en UvW het Archiefconvenant om de digitale uitdaging gezamenlijk aan te gaan. Vanuit het uitwerkingsprogramma Archief 2020 wordt gewerkt aan duurzame digitale toegankelijkheid. De Minister van OCW ondersteunt daarbij het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) met als doel het stimuleren en ondersteunen van overheden bij duurzame digitale archivering. Door AIDO is oud-burgemeester Wiebosch-Steeman benoemd tot Ambassadeur archiefinnovatie.

Vraag 7

Bent u bereid in overleg te treden met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om het vraagstuk van digitale duurzaamheid aan te pakken?

Antwoord 7

Ik heb de antwoorden op deze schriftelijke vragen aan de VNG gezonden. Zoals bij antwoord 6 vermeld, heeft deze kwestie de aandacht van de VNG en betrokken organisaties.

---

1 www.1limburg.nl, 16 maart 2015

2 VNG Magazine 12, 20 juni 2014, pagina 16 e.v