WATERSCHAPSBLADOfficiële uitgave van het dagelijks bestuur van het Waterschap Aa en MaasNota inkoop en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2026Op 6 juni 2025 heeft de Commissie Bestuur Digitalisering en Financiën (CBDF) van de Unie van Waterschappen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 waterschappen ‘Professioneel inkopen met maatschappelijke impact’ behandeld.Dit herziene inkoop- en aanbestedingsbeleid bouwt voort op het inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschappen 2016 (voor Aa en Maas uitgewerkt in de ‘Nota inkoop- en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2017’), maar met een nieuwe volgorde en aangepaste terminologie voor een betere leesbaarheid. De doelen van dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:
  • •Uniforme marktbenadering: We hanteren gezamenlijke uitgangspunten zodat marktpartijen weten waar ze aan toe zijn;
  • •Optimalisatie van prijs en kwaliteit: We streven naar een goede balans tussen kosten en het waarborgen van hoge kwaliteit van inkoop;
  • •Transparantieen navolgbaarheid: We handelen helder en begrijpelijk richting marktpartijen en bevorderen zo het vertrouwen en de samenwerking;
  • •Rechtmatig handelen: We houden ons aan wet- en regelgeving en passen deze op transparante en zorgvuldige wijze toe;
  • •Professioneel opdrachtgeverschap: We besteden het belastinggeld zo efficiënt en doeltreffend mogelijk. Wij zijn betrouwbare partners voor marktpartijen;
  • •Maatschappelijke impact: We dragen met onze aanbestedingen en inkopen bij aan innovatie, veiligheid en duurzaamheid.
    • De ambities en doelen waaraan de waterschappen met dit gezamenlijke inkoopbeleid willen bijdragen zijn vastgelegd in diverse andere beleidsdocumenten, akkoorden, convenanten en afspraken. Denk bijvoorbeeld aan het Klimaatakkoord en het Grondstoffenakkoord. Maar ook de Stikstofaanpak, het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en het Convenant met Routekaart Schoon en Emissieloos Bouwen zijn relevant om in dit kader te noemen. Deze doelen staan vast, de uitvoering is maatwerk per waterschap. Elk waterschap bepaalt zelf hoe hoog zij de lat legt, met welke focus en tempo.Het door de UvW opgestelde beleid is dus meer een handreiking/richtinggevend document dan uitgekristalliseerd beleid en fungeert als kapstok voor onze eigen Nota inkoop- en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2026. Nadere uitvoeringsregels worden opgenomen in ons (ambtelijke) Uitvoeringskader inkoop- en aanbesteden.    Maatschappelijke impact maken is het uitgangspunt van het gezamenlijke inkoopbeleid van de waterschappen. Door bewuste keuzes te maken kunnen wij bijdragen aan een innovatieve, veilige, duurzame, sociale en inclusieve samenleving.Het gezamenlijke beleid is gebaseerd op vier belangrijke randvoorwaarden:
  • •Zorgvuldig en verantwoord omgaan met belastinggeld: Op een economisch verantwoorde manier impact maken, door met inzet van zo min mogelijk publieke middelen zo veel mogelijk te bereiken;
  • •Professioneel inkopen en samenwerken: We denken eerst na over de meest geschikte aanbestedingsvorm. Het inkoopproces richten wij zo in dat de gekozen aanbestedingsprocedure recht doet aan de beoogde opdracht. We zorgen voor een professionele inkooporganisatie met heldere processen waarbij we onderling vertrouwen op elkaars vakmanschap. Hierdoor kunnen we inspelen op de veranderende omgeving. We werken nauw samen met de waterschappen, met andere opdrachtgevers en met de markt;
  • •Ethisch verantwoord handelen: We gaan integer, betrouwbaar en zakelijk met elkaar om. We zorgen ervoor dat besluiten transparant en navolgbaar zijn;
  • •Voldoen aan wet- en regelgeving: We handelen rechtmatig en passen de wet op de juiste wijze toe. Voor de uitleg van de wet werken we met de waterschappen op belangrijke onderwerpen nauw met elkaar samen.
    • Bovengenoemde uitgangspunten vormen de basis van de nu voorliggende Nota inkoop- en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2026. In de volgende hoofdstukken lichten we de uitgangspunten en de randvoorwaarden verder toe en geven we waar van toepassing aan hoe we hier invulling aan geven. Nadere uitvoeringsregels worden opgenomen in ons (ambtelijke) Uitvoeringskader inkoop- en aanbesteden.    Het vaststellen en wijzigen van de Nota inkoop- en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2026 is de bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Gewijzigde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) en nieuwe (interne en/of externe) afspraken kunnen leiden tot wijzigingen in deze nota. De nota wordt periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast. Aanpassingen worden zo spoedig mogelijk aan het dagelijks bestuur voorgelegd. Geldende wet- en regelgeving prevaleert boven deze nota. Dit document beschrijft de kaders waarbinnen inkoop- en aanbesteden binnen waterschap Aa en Maas plaats vindt. Ieder hoofdstuk start met een blauw kader waarin kort beschreven wordt wat de waterschappen willen bereiken met het betreffende thema. Daarna volgt een nadere toelichting op de onderliggende onderwerpen/thema’s. Concrete afspraken hoe we hier invulling aan (kunnen) geven en/of handvatten voor degene die inkoopt worden opgenomen in ons (ambtelijke) Uitvoeringskader inkoop- en aanbesteden.    Als waterschap gaan wij zorgvuldig en transparant om met publiek geld. Bij iedere inkoopafweging streven wij naar een optimale balans tussen doelmatigheid, kwaliteit en maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Dit betekent dat wij niet alleen letten op rechtmatigheid, de prijs en efficiëntie, maar ook op de impact van onze keuzes op mens, milieu en maatschappij. Zo zorgen wij ervoor dat belastinggeld verantwoord wordt besteed en dragen wij actief bij aan duurzame en sociale doelen, zonder de doelmatigheid uit het oog te verliezen.
    Onder het zorgvuldig omgaan met publieke middelen (belastinggeld) verstaan we concreet dat we:
  • •Alleen inkopen wat echt nodig is, op basis van een functionele en onderbouwde behoefte en daarbij verspilling voorkomen door efficiënt gebruik van middelen en het vermijden van onnodige voorraadopbouw;
  • •Waar mogelijk duurzaam inkopen zonder doelmatigheid en proportionaliteit uit het oog te verliezen. We maken steeds de afweging van kosten, kwaliteit, levensduur en maatschappelijke meerwaarde. We streven naar duurzaamheid binnen redelijke financiële kaders. Concurrentie moet mogelijk blijven en de eventuele meerkosten moeten in verhouding staan tot de opdracht;
  • •Actief samenwerken, zowel intern als met externe partners, om kennis te bundelen, processen te verbeteren en gezamenlijk meer maatschappelijke waarde te realiseren;
  • •Zorgdragen voor zakelijke, integere relaties met leveranciers, zonder (schijn van) belangenverstrengeling;
  • •Keuzes onderbouwen en vastleggen, zodat altijd inzichtelijk is waarom welke beslissingen zijn genomen.
    • Om zorgvuldig om te gaan met publieke middelen hanteert het waterschap een gestructureerde en professionele aanpak van inkopen. Deze aanpak is erop gericht om rechtmatige, doelmatige én maatschappelijk verantwoorde inkopen te realiseren. Naast deze Nota inkoop- en aanbesteden en het Uitvoeringskader inkoop- en aanbesteden waterschap Aa en Maas bieden procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en memo’s hiervoor houvast met vaste stappen, afgestemd op de omvang en het type opdracht.     Het waterschap ziet het stimuleren van de regionale economie als een belangrijke maatschappelijke meerwaarde van haar inkooppraktijk. Binnen de grenzen van de aanbestedingsregels benutten we de ruimte om MKB’ers, sociale ondernemingen en lokale initiatieven te betrekken bij onze opdrachten. Zo dragen we bij aan werkgelegenheid, innovatiekracht, vakmanschap en maatschappelijke binding in de regio.Tegelijkertijd realiseren we ons dat het aanbestedingsrecht kaders stelt die het niet altijd mogelijk maken om specifieke regionale partijen of doelgroepen gericht te bevoordelen. Gelijke behandeling van alle marktpartijen, transparantie en objectiviteit blijven daarom onverminderd het uitgangspunt.We letten erop dat het (regionale) midden- en kleinbedrijf (MKB) voldoende toegang heeft tot opdrachten. Dit doen we onder andere door:
  • •Gebruik maken van percelen bij aanbestedingen zodat regionale en middelgrote partijen ook kunnen inschrijven op onderdelen van grotere opdrachten;
  • •Toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming;
  • •Actieve marktverkenning in de regio, bijvoorbeeld door het organiseren van marktgesprekken/bijeenkomsten of het benaderen van regionale spelers bij onderhandse procedures;
  • •Communiceren via kanalen waarmee lokale en regionale partijen en het MKB bekend zijn;
  • •Stellen van proportionele eisen: we stellen, zoals de Gids Proportionaliteit ook voorschrijft, geen disproportionele eisen ten aanzien van bijvoorbeeld financiële draagkracht en technische capaciteiten van inschrijvers;
  • •Gebruik van groslijsten voor specifieke segmenten. Deze groslijsten worden zorgvuldig beheerd, transparant samengesteld, en periodiek geactualiseerd, zodat ook nieuwe of kleine partijen toegang krijgen tot opdrachten;
  • •Toepassen van bepaalde functionele en/of duurzaamheidscriteria die bijdragen aan regionale impact. Denk hierbij bijvoorbeeld aan korte ketens (minimaliseren transportafstand/CO2-uitstoot) of snelle responstijden.
    • Deze aanpak zorgt ervoor dat publieke bestedingen niet alleen bijdragen aan het realiseren van waterschapsdoelen, maar ook aan de bredere ontwikkeling in ons beheergebied.    We willen in staat zijn om onze taken zelfstandig uit te voeren. Dat wil zeggen onafhankelijk zijn van marktpartijen, zowel vóór als ná de contract- en/of samenwerkingsperiode. We kijken hierbij naar onder andere de financiële waarde van de opdracht, maatschappelijke doelen, kosten om te wisselen van aanbieder, toepassen van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieven.We kennen geen vergoeding voor inschrijfkosten toe, tenzij een inschrijvende partij onevenredig hoge kosten maakt om in te schrijven. Inschrijfkosten zijn kosten die een ondernemer maakt om een inschrijving te kunnen doen en daarmee in aanmerking wenst te komen voor een overheidsopdracht. Het waterschap zet zich in om deze kosten te beperken. Op grond van de Gids Proportionaliteit kan een vergoeding aan de orde zijn om onevenredige of hoge lasten voor een inschrijver te voorkomen. Deze inschrijfkosten dienen onvermijdelijk te zijn.    We denken eerst na over de behoefte van het waterschap en ramen de waarde van de opdracht. Daarna zoeken we de meest geschikte aanbestedingsvorm erbij. Het inkoopproces richten wij zo in dat de gekozen aanbestedingsprocedure recht doet aan de beoogde opdracht. We zorgen voor een professionele inkooporganisatie met heldere processen waarbij we onderling vertrouwen op elkaars vakmanschap. Hierdoor kunnen we inspelen op de veranderende omgeving. We werken nauw samen met de waterschappen, met andere opdrachtgevers en met de markt.Om bij te kunnen dragen aan de grote maatschappelijke opgaven, is verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap en meer samenwerking met de markt nodig. Als waterschap werken we professioneel, integer, betrouwbaar, zakelijk en in verbinding met de markt.
    Het waterschap hanteert het gecoördineerd inkoopmodel waarbij inkoop deels centraal en deels decentraal wordt georganiseerd. Daarnaast kent het waterschap het principe van integraal management waarbij afdelingshoofden de volledige verantwoordelijkheid hebben voor alle aspecten van/binnen hun eigen taakgebied, inclusief doelstellingen, processen, medewerkers en middelen.Het inkoopbeleid en (uitvoerings)kader worden centraal bepaald. Afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor het inkopen en bestellen. Cluster Inkoop ondersteunt de organisatie bij het rechtmatig en efficiënt invulling geven aan de inkoopbehoefte en heeft een adviserende rol in de procesgang van de verschillende inkooptrajecten. De afspraken hierbij zijn:
  • •Centraal: Bij complexe meervoudige procedures en aanbestedingen vanaf de Nationale drempel is cluster Inkoop verplicht aangehaakt. Een inkoopadviseur maakt in dat geval formeel en onlosmakelijk deel uit van het multidisciplinair inkoopteam en is verantwoordelijk voor de procedurele begeleiding van het volledige traject. Dit zorgt voor uniforme toepassing van regels, rechtszekerheid en geborgde kwaliteit.
  • •Decentraal: Bij enkelvoudige of minder complexe meervoudige procedures, evenals aankopen binnen raamovereenkomsten, voeren afdelingen de inkoop zelf uit met ondersteuning/advies van cluster inkoop binnen de kaders die zijn vastgesteld. Ook kleinere opdrachten blijven zo professioneel en betrouwbaar.
    • Het inkoopproces kan, zoals in onderstaande figuur schematisch weergegeven onderverdeeld worden in 7 fases.Deze fases zijn:
  • 1.Voortraject
  • •Bepalen van de inkoopbehoefte;
  • •Bepalen van het aanbod (bijvoorbeeld door product- en/of marktanalyse);
  • •Opstellen raming en bepalen van het financiële budget, bij investeringen: krediet aanvragen;
  • •Bepalen contracterings- en aanbestedingsstrategie (Keuze contractvorm en inkoop- of aanbestedingsprocedure).
  • 2.Specificeren (wat hebben we nodig? Waaraan moet dit voldoen)
  • •Opstellen programma van eisen;
  • •Omschrijven van de opdracht;
  • •Opstellen contract- en aanbestedingsdocumenten/offertaanvraag.
  • 3.Selecteren
  • •Eventuele voorselectie leveranciers;
  • •Offerteaanvraag verzenden of publiceren;
  • •Nota van inlichtingen opstellen;
  • •Offertes beoordelen;
  • •Gunnen aan winnende inschrijver(s);
  • •Informeren afgewezen inschrijvers.
  • 4.Contracteren
  • •Tekenen (raam)overeenkomst(en) met winnende inschrijver(s) (contractant(en));
  • •Registreren getekende overeenkomst.
  • 5.Bestellen
  • •Uitvoeren van de opdracht door contractant;
  • •Eventueel plaatsen van bestellingen (bij raamovereenkomst).
  • 6.Bewaken
  • •Bewaken nakoming afgesproken specificaties, termijnen en indexeringen;
  • •Bewaken juistheid en tijdige betaling van facturen;
  • •Bewaken looptijd (verlengen/opzeggen).
  • 7.Nazorg
  • •Evalueren overeenkomst zowel intern als met contractant.
    • Voor de specifieke invulling van het inkoop- en aanbestedingsproces binnen Aa en Maas is een procesbeschrijving opgesteld, beschikbaar via Spraakwater.    Het is van belang al vanaf de verkenningsfase (voortraject) van een inkooptraject of project de juiste mensen aan tafel te hebben. Bij complexere trajecten en aanbestedingen vanaf de Nationale drempel, wordt in beginsel gewerkt met een multidisciplinair inkoopteam en (strategisch) inkoopplan.Het inkoopteam bestaat minimaal uit de budgethouder en/of materiedeskundige en/of de inkoopadviseur. Indien nodig maakt een contractadviseur, contractmanager en/of juridisch adviseur ook deel uit van het inkoopteam. Voor iedere inkoop met een opdrachtwaarde (inclusief opties en verlengingen) hoger dan € 25.000 excl. BTW dient verplicht een inkoopmelding ingediend te worden. Doel van de inkoopmelding is het borgen van toepassing van de juiste procedure en inkoopvoorwaarden. Daarnaast dient de inkoopmelding als checklist om alle relevante aspecten bij een inkooptraject mee te nemen, zoals social return, de verplichte duurzaamheidseisen, Informatieveiligheid, privacy en of de uitvraag in lijn is met de Wet DBA.Bij de voorbereiding van een aanbesteding bieden de instrumenten van marktverkenning en marktconsultatie inzicht in de marktverhoudingen en marktvorm, haalbaarheid van specifieke eisen en wensen op het gebied van o.a. duurzaamheid, circulariteit, kosten en innovatie. We zetten deze instrumenten proportioneel en doelmatig in, afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht. Marktverkenning kan voorafgaand aan een aanbesteding plaatsvinden op basis van deskresearch of fieldresearch. Laagdrempelig kan marktverkenning plaatsvinden met enkele partijen. Indien noodzakelijk wordt tevens een marktconsultatie georganiseerd. Een marktconsultatie is een georganiseerde informatie-uitwisseling met geïnteresseerde partijen over een voorgenomen aanbesteding. Aan de hand van de opgedane informatie en inzichten (markbijeenkomst, enquête etc.) stellen wij de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast.Bepaling opdrachtwaardeVoor het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure is een gedegen realistische raming van de totale opdrachtwaarde vereist. Hierbij zijn de volgende punten van belang:
  • •In raming van de opdrachtwaarde dienen alle opties, verlengingen, voorzien meerwerk, aanvullende werkzaamheden, onderhoud en eventuele licentiekosten meegenomen te zijn;
  • •Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen dient de waarde van alle percelen bij elkaar opgeteld te worden. De opdracht mag niet worden opgeknipt in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen;
  • •Indien gezamenlijk aanbesteed wordt met meerdere organisaties dienen deze verschillende opdrachten bij elkaar opgeteld te worden;
  • •Als het gaat om repeterende opdrachten zoals onderhoud, meerjarenovereenkomst, raamovereenkomst, jaarlijkse licentiekosten of jaarlijkse onderzoeken dan dient de opdrachtwaarde berekend te worden over 4 jaar.
  • •Homogene leveringen en diensten dienen in beginsel gelijktijdig en via één overheidsopdracht in de markt te worden gezet;
  • •Bij opdrachten voor werken dient de waarde van het totale werk, inclusief de waarde van de bijbehorende leveringen en diensten en de materialen die het waterschap aan de aannemer ter beschikking stelt meegeteld te worden;
  • •Voor opdrachten die met zekere regelmaat terugkomen maar moeilijk te voorspellen zijn en waarbij niet op voorhand voorzienbaar is dat een opvolgende opdracht zal worden verleend vindt de raming plaats op basis van de waarde van soortgelijke opdrachten in de afgelopen 12 maanden, of op basis van een redelijke inschatting van de waarde in de komende 12 maanden, indien representatiever.
    • Financieel budgetEen raming helpt de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het financiële budget moet toereikend zijn voor de opdracht. Het proces van aanbesteding kost tijd en middelen, zowel voor het waterschap als voor de inschrijvers op een aanbesteding. Wanneer een aanbesteding stopgezet moet worden omdat het krediet niet (tijdig) beschikbaar wordt gesteld leidt dat zowel voor het waterschap als voor de inschrijvers tot onnodige transactiekosten. Als een opdracht niet kan starten na een gehouden aanbesteding in verband met het niet beschikbaar zijn van krediet kan dat leiden tot stagnatiekosten.Daarom besteden we in beginsel niet aan als er onvoldoende (exploitatie)budget of krediet is.    We overwegen, met inachtneming van de in de Aanbestedingswet en Gids proportionaliteit opgenomen uitgangspunten, per opdracht welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt en proportioneel is en kiezen daarbij de meest geschikte contractvorm. We hanteren standaard onderstaande richtlijnen1Gezien het feit dat de bedragen uit de Gids proportionaliteit sinds 2013 niet meer zijn aangepast en de inflatie de laatste jaren aanzienlijk is geweest kiezen wij er vanuit doelmatigheidsoverwegingen voor om de onder de Europese Drempel standaard hogere grensbedragen toe te passen, in afwachting van aanpassing van de bedragen in de Gids proportionaliteit. bij het bepalen van de procedure:Leveringen en diensten Opdrachtwaarde (excl. BTW):
  • •< € 70.000:
    • Enkelvoudig onderhandse procedure (1 op 1)
  • •tussen € 70.000 en Europese drempel
    • Meervoudig onderhandse procedure (3 tot 5 offertes)
  • •> Europese drempel
    • Europese (niet) openbare procedure
    WerkenOpdrachtwaarde (excl. BTW)
  • •< € 200.000
    • Enkelvoudig onderhandse procedure (1 op 1)
  • •tussen € 200.000 en € 3.000.000
    • Meervoudig onderhandse procedure (3 tot 5 offertes)
  • •tussen € 3.000.000 en Europese drempel
    • Nationaal (niet) openbare procedure
  • •> Europese drempel
    • Europees (niet) openbare procedure
    De Europese Commissie stelt de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen elke twee jaar opnieuw vast. Het waterschap hanteert bij aanbestedingen steeds de vigerende Europese drempels. Voor 2026/2027 zijn deze drempelwaarden € 216.000 exclusief BTW voor leveringen en diensten en € 5.404.000 exclusief BTW voor werken.Sociale en andere specifieke diensten (SAS diensten)Voor sociale en andere specifieke diensten (SAS diensten) kan een vereenvoudigde Europese procedure toegepast worden (zie art 2.38 en 3.39 aanbestedingswet 2012). Deze hoeft pas toegepast te worden bij een opdrachtwaarde vanaf € 750.000 excl. BTW. Onder dit bedrag is de procedure vormvrij, waarbij in de afweging altijd rekening gehouden dient te worden met de algemene beginselen (zie paragraaf 5.2).Voor het waterschap gaat het hier bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs en bepaalde juridische diensten. Met het overzicht van CPV-codes van PIANOo kan worden nagegaan welke diensten SAS-diensten zijn.Grensoverschrijdend belangAls er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang overwegen we ook opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempel Europees aan te besteden.    Naast de geraamde opdrachtwaarde spelen bij het bepalen van de procedure de volgende aspecten een rol:
  • • Transactiekosten voor het waterschap en de inschrijvers;
  • • Aantal potentiële inschrijvers;
  • • Gewenst eindresultaat;
  • • Complexiteit van de opdracht;
  • • Type van de opdracht en het karakter van de markt.
    • Dit kunnen redenen zijn om af te wijken van de in 3.7.1 genoemde richtlijnen ten aanzien van de opdrachtwaarde.Indien afgeweken wordt van deze richtlijnen motiveren we dat in de inkoopmelding op basis van bovengenoemde aspecten. Afwijking boven de Europese drempel is in beginsel niet mogelijk.     Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempelbedragen overschrijdt, schrijft de Aanbestedingswet in beginsel een Europese aanbesteding voor. Afwijking hiervan is in beginsel niet mogelijk. Wel is het in een beperkt aantal door de wet limitatief benoemde gevallen toegestaan een speciale procedure toe te passen, zoals concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling, procedure van het innovatiepartnerschap en de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.Daarnaast zijn er enkele wettelijke uitzonderingen op de aanbestedingsplicht zoals bij inbesteden en quasi-inbesteden, bij opdrachten die verstrekt worden in het kader van horizontale samenwerking tussen aanbestedende diensten en opdrachten die aan een andere aanbestedende dienst worden gegund op basis van een uitsluitend recht, opdrachten betreffende arbitrage en bemiddeling en bepaalde opdrachten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.    De wijziging van een lopende opdracht, veelal in de vorm van meerwerk, is uitsluitend toegestaan indien geen sprake is van een zogenoemde ‘wezenlijke wijziging’. Indien een lopende opdracht (wel) wezenlijk wordt gewijzigd dient deze opnieuw aanbesteed te worden. De aanbestedingswet 2012 kent echter enkele uitzonderingen op grond waarvan een lopende opdracht gewijzigd kan worden, zonder dat er hoeft te worden overgegaan tot een nieuwe aanbesteding. (art 2.163 a-g). Of hier sprake van is toetsen we in de inkoopmelding.In beginsel dient voor alle opdrachten die Aa en Maas aan leveranciers verstrekt een orderbon aangemaakt te worden. Dit ordernummer dient de leverancier op zijn facturen te vermelden. Dit zorgt ervoor dat we op correcte wijze opdracht kunnen geven aan onze leveranciers en dat facturen gematcht kunnen worden aan opdrachten wat nodig is voor het correct en tijdig afhandelen van facturen. AanbestedingsdossierEen zorgvuldig opgebouwd aanbestedingsdossier is essentieel voor een transparant en rechtmatig inkoop- en aanbestedingsproces. Dossiervorming biedt inzicht in de gemaakte keuzes, onderbouwing van beslissingen en naleving van wet- en regelgeving. Het vormt de basis voor de verantwoording achteraf (zowel intern als extern). Daarnaast draagt een volledig dossier bij aan risicobeheersing, doordat het duidelijkheid geeft over afspraken, communicatie en contractuele verplichtingen. Juiste archivering is tevens een vereiste vanuit de Archiefwet. Daarom moet bij elke inkoop een dossier opgebouwd worden in Djuma. ContractdossierHet is van belang dat we zicht hebben op lopende contracten en bijbehorende afspraken. Daarom dient na de aanbestedingsfase een contractdossier gemaakt te worden voor alle contracten met een beheeraspect. In dit dossier worden minimaal de documenten opgenomen die betrekking hebben op de contractafspraken, zoals het contract, verlengingsbrieven, prijsindexeringen etc.Het waterschap vindt het belangrijk dat contractafspraken met leveranciers wederzijds worden nagekomen. Daarom is het belangrijk dat we contractafspraken goed vastleggen en de naleving ervan gedurende de looptijd van het contract bewaken en periodiek in gesprek gaan met de leverancier over de prestaties. Contractmanagement draagt bij aan contractcompliance, kostenbeheersing, kwaliteits- en prestatieverbetering en risicobeheersing bij afgesloten contracten. Daarnaast levert contractmanagement leassons learned en management informatie die meegenomen kan worden bij een volgende aanbesteding.Conform het integraal managementmodel is contractmanagement binnen Aa en Maas in beginsel decentraal geregeld. Iedere afdeling is zelf verantwoordelijk voor zijn contracten en het juist beleggen en uitvoeren van de rollen binnen contractmanagement. Uitzondering hierop zijn contracten die betrekking hebben op meerdere afdelingen en/of organisatie-eenheden. Hierbij dient per geval de afweging gemaakt te worden of deze bij een van de contractafnemende afdelingen belegd wordt of centraal bij cluster inkoop.Deze afweging wordt gemaakt op basis van risico’s, type contract, aard en grootte van het contract. De wijze waarop invulling gegeven wordt aan contractmanagement is afhankelijk van de aard van het contract/leverancier (kritisch of regulier met laag risico) en hoe goed een leverancier presteert.Een spendanalyse is belangrijk instrument om meer inzicht te krijgen in alle uitgaven en leveranciers van het waterschap. We voeren periodiek spendanalyses uit op basis van de totale uitgaven per leverancier en/of categorie. Deze analyses ondersteunen het bepalen van de meest passende aanbestedingsprocedure en bieden inzicht in kansen voor bundeling, marktbenadering en rechtmatige toepassing van de drempelbedragen. De resultaten gebruiken we voor strategische sturing binnen het inkoop- en contractmanagementproces. Om diverse redenen kan het zinvol zijn om gezamenlijk met andere waterschappen of andere overheden aan te besteden. Denk aan efficiency in het aanbestedingsproces, schaalvoordelen, kennisdeling, versterking positie naar leveranciers etc.Samenwerking met de markt geeft toegang tot actuele expertise, innovatieve oplossingen en schaalvoordelen die intern vaak niet beschikbaar zijn. Door kennis en capaciteit van marktpartijen te benutten, kunnen we efficiënter, doelmatiger en toekomstbestendiger werken. De samenwerking met derden geven we als volgt vorm:
  • •Kennisdeling met marktpartijen, bijvoorbeeld in de vorm van marktconsultaties (zie ook paragraaf 3.5);
  • •Samenwerking met onderwijs- of kennisinstellingen bij innovatieve of technische inkoopvragen. Denk hierbij o.a. aan STOWA, Deltares en samenwerking met Universiteiten en Hogescholen;
  • •Afstemming met brancheorganisaties om marktkennis op peil te houden;
  • •Samenwerking via initiatieven als Verdygo en Zuivering van de Toekomst;
  • •Samenwerking via verbonden partijen en andere samenwerkingsovereenkomsten. Denk hierbij aan het Waterschapshuis en Aquon;
  • •Portfolio-aanpak zoals bij de Kr8 van Samen.
    • Veelal zijn bij deze samenwerkingen speciale aanbestedingsprocedures of uitzonderingen op de aanbestedingsplicht van toepassing (zie paragraaf 3.7.3).    We gaan integer, betrouwbaar en zakelijk met elkaar om. We zorgen ervoor dat besluiten transparant en navolgbaar zijn. Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met deze Nota inkoop- en aanbesteden wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Deze nota is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van het waterschap.
    Bestuurders en ambtenaren dienen altijd integer te handelen en zich te houden aan de gedragscode integriteit die binnen het waterschap is vastgesteld. We zijn altijd bij alle activiteiten in het inkoop- en aanbestedingsproces in staat verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes, zowel intern als extern.Naast de eigen gedragscode integriteit houden we ons ook aan de gedragscode publiek opdrachtgeverschap van het ‘Opdrachtgeversforum in de bouw’. Dit document geeft richtlijnen voor de uitvoering van werkzaamheden van publieke opdrachtgevers in relatie tot de markt. Bovendien geeft de code aan wat de markt van ons kan verwachten en andersom, vanaf de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie.Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Potentiële opdrachtnemers kunnen worden getoetst op betrouwbaarheid, integriteit en betrokkenheid bij illegale activiteiten volgens de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet.Hiervoor vragen we bij nationale en Europese aanbestedingen altijd het UEA uit. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt het UEA uitgevraagd als (extra) duidelijkheid over het al dan niet van toepassing zijn van uitsluitingsgronden op potentiële leveranciers van belang wordt geacht.Wet BibobAls het waterschap vindt dat een onderzoek op basis van de wet bevordering integriteitsbeoordelingen (Bibob) nodig is bij een aanbesteding, dan wordt dit vermeld in de aanbesteding- en contractdocumenten. Daarbij wordt concreet (objectief en transparant) vermeld wanneer een Bibob-onderzoek leidt tot uitsluiting tijdens de aanbesteding respectievelijk tijdens de uitvoering van de overeenkomst. Het waterschap heeft de bevoegdheid om op basis van zo’n toetsing een partij uit te sluiten van deelname aan een aanbesteding of de overeenkomst te ontbinden.Eerlijke mededinging en commerciële belangenWe willen dat ondernemers een eerlijke kans krijgen bij het toewijzen van opdrachten. Tegelijkertijd zorgen we dat er een gezonde marktwerking blijft bestaan, ook op de lange termijn. Om te zorgen voor eerlijke concurrentie werken we volgens de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Wij willen geen ondernemers betrekken die de mededinging vervalsen. Als er vermoedens van onregelmatigheden zijn bij inschrijvers, zoals vooroverleg of prijsafspraken, melden we dat bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).We willen zorgvuldig omgaan met het contact met marktpartijen. We nemen maatregelen om belangenverstrengeling bij aanbestedingen tegen te gaan, zoals het voorkomen van voorkennis en betrokkenheid bij de voorbereiding. Indien er sprake is van of iets de schijn heeft van belangenverstrengeling dan gebruiken we de Nota Scheiding van belang van RijkswaterstaatWe gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie in inkoopdossiers (zoals prijsbladen, inhoudelijke aanbiedingen op de opdracht en andere bedrijfsvertrouwelijke informatie). Als openbaarmaking van vertrouwelijke informatie op grond van de wet (vooral de Wet open overheid en ook op grond van de Aanbestedingswet) is vereist, dan voldoen wij daaraan. Als daarvoor de mogelijkheid bestaat, vindt er een belangenafweging (openbaarmaking versus andere belangen) plaats voordat besloten wordt welke informatie openbaar wordt gemaakt.    Het waterschap leeft de wet- en regelgeving na. Denk aan de Aanbestedingswet, het Aanbestedingsreglement Werken en de Gids Proportionaliteit. We zorgen ervoor dat onze uitgangspunten, randvoorwaarden en beleid voldoen aan de wet. Ieder inkoopproces dient rechtmatig en transparant te verlopen. Steeds is de relevante vraag, blijven wij als waterschap binnen de wettelijke grenzen?
    Het waterschap leeft de wet- en regelgeving na. De voor het uitvoeringkader inkoop en aanbesteden meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
  • •Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis.
  • •(Gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
  • •Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.
  • •Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten.
  • •Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.
  • •Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016): de praktische uitwerking van de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit voor de aanbesteding van werken (en aan werken gerelateerde leveringen en diensten).
    • Voor alle opdrachten van het waterschap, zowel boven de (Europese) drempelwaarden als onder de (Europese) drempelwaarden gelden de fundamentele aanbestedingsbeginselen. Deze zijn ontworpen om een eerlijke, transparant en effectieve aanbestedingsprocedure te waarborgen. De belangrijkste beginselen zijn:
  • •Non-Discriminatie: Geen enkele partij mag worden gediscrimineerd op basis van nationaliteit;
  • •Gelijke behandeling: Alle partijen moeten gelijk behandeld worden en dezelfde informatie krijgen. We behandelen gelijke gevallen en omstandigheden niet verschillend, tenzij er een objectieve reden is om dat wel te doen;
  • •Transparantie: We zorgen ervoor dat de gevolgde procedure inclusief de gestelde eisen, wensen en criteria, begrijpelijk, helder en eenduidig geformuleerd is in de aanbestedingsstukken, dat het resultaat van de procedure terug te leiden is op die vooraf gecommuniceerde procedure, eisen, wensen en criteria, en dat dat achteraf te controleren is;
  • •Proportionaliteit: De eisen en voorwaarden moeten in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht;
  • •Objectiviteit: De keuzes die we maken met betrekking tot de inhoud van de opdracht, de contractvorm, de aanbestedingsprocedure, de eisen, wensen en criteria, en alle andere aspecten van de aanbesteding zijn gebaseerd op objectieve criteria en niet op willekeur. Subjectieve criteria, waaronder voorkeuren, overtuigingen, verwachtingen en dergelijke van de betrokken medewerkers worden geneutraliseerd.
    • Naast de fundamentele aanbestedingsbeginselen zijn er enkele afgeleide beginselen die bijdragen aan een eerlijke en transparante aanbestedingsprocedure.
  • •Evenredigheid: De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers, inschrijvingen en contracten, mogen geen onevenredige drempels opwerpen voor potentiële inschrijver;
  • •Effectiviteit: De aanbestedingsprocedure moet effectief zijn in het bereiken van de doelstellingen, zoals het verkrijgen van de beste prijs-kwaliteitverhouding;
  • •Level playing field (mededinging): Alle partijen horen een gelijke kans te hebben om de opdracht te winnen. We voorkomen een onrechtmatige kennisvoorsprong, concurrentievervalsing en belangenverstrengeling bij aanbestedingen. Inschrijvers ontvangen dezelfde informatie, een inschrijver mag geen onrechtmatig voordeel hebben en we hanteren duidelijke en objectieve criteria voor de beoordeling van de inschrijvingen. We accepteren dat inschrijvers bepaalde voordelen hebben, bijvoorbeeld omdat zij de zittende opdrachtnemer zijn, of vanwege toevallige omstandigheden. Dergelijke voordelen kwalificeren we in principe niet als onrechtmatig. We proberen in een dergelijke situatie wel de kennis- of materiële voorsprong van de huidige leverancier weg te nemen, door de opdracht zorgvuldig te beschrijven en eventuele onevenwichtigheden actief te corrigeren. Dit wordt bereikt door maximale transparantie, het verstrekken van alle relevante informatie, en het vermijden van te specifieke eisen die alleen de zittende partij bevoordelen, zodat een eerlijke concurrentie mogelijk is.
  • •Wederzijdse erkenning: We accepteren goederen en diensten van ondernemingen uit EU-lidstaten, op voorwaarde dat de goederen en diensten op rechtmatige wijze zijn geproduceerd en op de markt zijn gebracht.
    • Wanneer wij als publiekrechtelijke rechtspersoon overeenkomsten aangaan, houden we ons altijd aan de Algemene wet bestuursrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel, en beginsel van fair play). Daarnaast gelden de beginselen van precontractuele redelijkheid en billijkheid.Precontractuele verplichtingen bij een aanbesteding zijn de plichten die een aanbestedende dienst en een inschrijver hebben om zich in de fase voor het sluiten van het contract te gedragen volgens de redelijkheid en billijkheid. Dit houdt in dat we rekening moet houden met elkaars gerechtvaardigde belangen en dat bijvoorbeeld geen informatie achterhouden mag worden of onjuiste informatie geven mag worden. Voorbeelden zijn de plicht van een inschrijver om fouten in het bestek te melden en de plicht van de aanbestedende dienst om de transparantie te waarborgen.     Alle inkopen hebben een bijbehorende cijfercode genaamd CPV-code (Common Procurement Vocabulary). Uit de CPV-code kan worden opgemaakt of een opdracht kwalificeert als een werk, levering of dienst. Het waterschap gebruikt de CPV-codes voor het identificeren van een opdracht. Uitgangspunt is dat alle activiteiten uit bijlage II van Richtlijn 2014/24 als werk worden beschouwd. De Gids Proportionaliteit versie 3e herziening, (d.d. 1 januari 2022) is een verplichte richtsnoer welke handvatten geeft voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. De gids geeft concrete voorbeelden en uitleg over hoe je eisen en voorwaarden in verhouding houdt tot de opdracht.Indien afgeweken wordt van de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit dient dit verplicht te worden gemotiveerd in de aanbestedingsleidraad. Hier geldt het principe comply or explain.Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) biedt een gestandaardiseerde aanpak voor het aanbesteden van werken onder de Europese drempelbedragen. Het ARW 2016 bevat algemene regels en vermeldt welke procedure er dient of kan worden toegepast. Conform de Aanbestedingswet 2012 passen we het ARW verplicht toe bij aanbestedingen voor werken onder de Europese drempel. Wijken we af van het ARW 2016 dan dienen we deze keuze uit te leggen in de aanbestedingsstukken.Het waterschap kan het ARW 2016 vrijwillig toepassen bij opdrachten voor leveringen en diensten en Europese aanbestedingen boven de drempelbedragen.Het waterschap gebruikt de algemene inkoopvoorwaarden waterschappen voor leveringen, diensten en ICT, tenzij er een specifieke reden is om hiervan af te wijken. We passen de meest recente versies toe van de volgende documenten:
  • •Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden voor Leveringen (AWIV);
  • •Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden voor Diensten, (AWVODI);
  • •Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden voor ICT (AWBIT);
  • •De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en technische installatiewerken (UAV);
  • •De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC).
    • Voorwaarden van leveranciers en dienstverleners worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij de marktomstandigheden het gebruik van onze eigen voorwaarden niet toelaat. Afwijken van de inkoopvoorwaarden kan alleen na beoordeling door cluster inkoop- en/of juridische zaken. Dit geldt ook voor het aanvullen van voorwaarden met contract-specifieke bepalingen of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de andere partij.     Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van het waterschap.Het dagelijks bestuur van het waterschap legt in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit doet zij o.a. door te verklaren dat de in de jaarrekening opgenomen financiële feiten in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving tot stand zijn gekomen. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels maakt onderdeel uit van de (verbijzonderde) interne controle die ten grondslag ligt aan deze verklaring.De accountant toets in verband met gewijzigde regelgeving vanaf boekjaar 2025 alleen nog op de getrouwheid van de verklaring van het dagelijks bestuur maar geeft geen rechtmatigheidsverklaring meer af.Het waterschap kan bij calamiteiten onderhandse opdrachten verlenen. Onder calamiteiten/spoedeisende omstandigheden verstaat het waterschap in ieder geval ‘omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat die niet op een andere wijze kan worden voorkomen of beperkt’, behalve als de schade door eigen toedoen is veroorzaakt of in de risicosfeer valt van het waterschap zelf. De opdracht die op grond hiervan wordt verstrekt, beperkt zich tot het voorkomen van (verdere) schade, in afwachting van het doorlopen van een reguliere aanbesteding.Het waterschap heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen en conform de landelijke standaard een klachtenregeling vastgesteld.Daarnaast is er een landelijke onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Hiermee wordt beoogd dat de experts in korte tijd een oordeel kunnen vellen over geschillen die vervolgens zonder rechtsgang worden beslecht. Eén van de voorwaarden is echter dat de ondernemer zijn klacht eerst heeft voorgelegd aan het waterschap die vervolgens een redelijke termijn moet hebben gekregen om daarop te reageren. In de aanbestedingsdocumenten wordt een verwijzing opgenomen naar de internetsite van het waterschap: Klachten over aanbesteden - Waterschap Aa en Maas. Hier staat duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze het waterschap de klacht zal behandelen.Het waterschap heeft ervoor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen, voor te leggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Oost-Brabant. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase of over de uitleg of uitvoering van de overeenkomst. Dit wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen.Bij opdrachten met betrekking tot werken worden in afwijking van § 49 UAV 2012 en § 47 UAV-GC 2025 geschillen uitsluitend beslecht door de Rechtbank Oost-Brabant. Motivatie hierbij is dat Aa en Maas geschillen door de rechter wenst te laten beslechten en niet door de Raad van Arbitrage.Het waterschap maakt voor de publicatie van al haar Nationale en Europese aanbestedingen gebruik van het digitale inkoopplatform Mercell. De aankondigingen vanuit Mercell worden automatisch doorgeplaatst naar aanbestedingsplatform TenderNed.De Wet DBA (Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is ingevoerd om schijnzelfstandigheid tegen te gaan en duidelijkheid te scheppen over de arbeidsrelatie tussen opdrachtgevers en zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers). Het moet voor werknemers en werkgevers duidelijk zijn wanneer iemand als ZZP-er werkt of in loondienst. Beide partijen lopen risico's als iemand als ZZP’er werkt, maar eigenlijk in loondienst is (schijnzelfstandigheid). De belastingdienst houdt hier toezicht op.Bij inzet van ZZP-ers toetsen we middels een checklist of de inzet voldoet aan de Wet DBA.Digitaliseringswetgeving speelt een cruciale rol bij de digitale weerbaarheid van het waterschap. Digitale weerbaarheid is het vermogen van een organisatie om veilig te kunnen werken in een digitale omgeving. Het omvat alle maatregelen die nodig zijn om cyberdreigingen te voorkomen, te signaleren, te beheersen en ervan te herstellen. Het is cruciaal hier in de aanbestedingsfase al rekening mee te houden. In de paragrafen 7.1.2, 7.1.3 en 7.2 staat beschreven hoe wij omgaan met de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en AI.Naast deze wet- en regelgeving komt er nieuwe digitaliseringswetgeving op ons af, zoals de Cyberbeveiligingswet (CBW, de Nederlandse omzetting van de NIS2 richtlijn) en de NDS (Nationale Digitaliseringsstrategie) en werken we aan een programma Digitale Autonomie en Soevereiniteit. Eventuele aanvullende maatregelen die hieruit voortkomen en betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces worden opgenomen in het (ambtelijke) Uitvoeringskader inkoop- en aanbesteden.We vinden het belangrijk dat leveranciers kunnen aantonen dat ze grip hebben op kwaliteit en hun processen beheersen. Dit verkleint de risico’s voor het waterschap bij een aanbesteding. Met een ISO 9001 certificaat kan een leverancier aantonen dat zijn processen voldoen aan internationale standaarden. Bij meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen van werken en werkgerelateerde diensten eisen we in beginsel dat aannemers/ingenieursbureaus ISO 9001 gecertificeerd zijn of beschikken over een aantoonbaar gelijkwaardig kwaliteitsmanagementsysteem.     Inkoop is een belangrijk instrument waarmee we impact kunnen maken op een veilige, gezonde, duurzame en sociale leefomgeving en daarmee een sterke economie in Nederland. Daarom wegen we bij iedere inkoopopdracht tijdig af of we invulling kunnen geven aan thema’s als circulariteit, diversiteit en inclusie, ketenverantwoordelijkheid, klimaat, milieu (incl. biodiversiteit) en social return. We hebben ons verbonden aan convenanten, akkoorden en programma’s, strategieën en andere afspraken. Daarnaast hebben we te maken met beleid en wet- en regelgeving vanuit het Rijk en Europa. In dit hoofdstuk geven we aan wat we wanneer toepassen.
    Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen start niet pas bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten maar al bij de projectopdracht. Om maatschappelijke impact daadwerkelijk te realiseren, is het essentieel om duurzaamheids- en andere maatschappelijke ambities al in een vroeg stadium van het proces mee te nemen, dus nog vóórdat het inkooptraject formeel van start gaat. De keuzes in de voorbereiding en uitvoering van een inkooptraject zijn bepalend voor het uiteindelijke resultaat. Bestuurders, opdrachtgevers, projectleiders en adviseurs spelen een sleutelrol bij het tijdig formuleren van doelen, het inschatten van mogelijkheden en het borgen van resultaten.In de strategie Duurzaam Opdrachtgeverschap Waterschappen staat beschreven hoe de waterschappen hun duurzame ambities vertalen naar hun opdrachten aan de markt.Er zijn diverse instrumenten die ingezet kunnen worden bij het bepalen van de duurzaamheidsambities binnen een project, zoals de R-ladder, Materialenpaspoorten, Omgevingswijzer en Ambitieweb. In het uitvoeringsprogramma EKC (energie, klimaat en circulair) wordt vastgelegd welke instrumenten het waterschap in wil zetten.Een belangrijk aan het inkoopbeleid ten grondslag liggend convenant met betrekking tot maatschappelijke thema’s is het Manifest MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen) dat de UvW met diverse andere overheden heeft ondertekend en recent verlengd is tot 2030. Dit manifest vormt de basis voor toepassing van MVOI binnen de overheden en vertaalt de ESG-principes naar de praktijk van de publieke inkoop.Waar ESG een internationaal raamwerk voor bedrijven biedt voor duurzaamheid, sociale verantwoordelijkheid en governance, vertaalt MVOI deze doelen naar een operationeel kader voor publieke opdrachtgevers. Door duurzaamheidscriteria, sociale impact en transparante processen in aanbestedingen op te nemen, leveren waterschappen aantoonbare bijdragen aan ESG-doelen. Conform het uniforme inkoopbeleid van de UvW zijn de 6 maatschappelijke thema’s waarop waterschappen middels inkoop impact willen maken:
  • •Milieu (inclusief biodiversiteit): Milieuverontreiniging, luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden voorkomen. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder, evenals het zorgvuldig afwegen van het gebruik van bloemen.
  • •Klimaat: Uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen voorkomen. Zo leveren wij een bijdrage aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen;
  • •Circulariteit (inclusief biobased): Minimaliseren van de inzet van primaire grondstoffen en stimuleren van zo hoogwaardig mogelijk hergebruik van producten en materialen. Een heldere afbakening van het begrip circulariteit staat in ‘Het verhaal van de circulaire waterschappen’. (https://unievanwaterschappen. nl/publicaties/het-verhaal-van-de-circulaire-waterschappen);
  • •Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden): Uitbannen van misstanden op het gebied van mens, natuur en milieu in de inkoopketen. Dit doen we volgens de OESO­richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Iedere schakel in de productieketen neemt zijn verantwoordelijkheid om misstanden als kinderarbeid, onmenselijke werkomstandigheden en ontbossing te voorkomen. Dit kan ook voorkomen in Nederland.
  • •Diversiteit en inclusie: In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op.
  • •Social return: Stimuleren van arbeidsparticipatie en meer werkgelegenheid creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Opdrachten voorbehouden aan organisaties met een maatschappelijke doelstelling geeft een impuls aan sociaal ondernemen.
    • In de volgende paragrafen wordt aangegeven op welke manier wij invulling geven aan deze thema’s.    De MVI-criteriatool is een hulpmiddel om snel de meest recente (landelijke) MVI-criteria voor inkoopdocumenten te verzamelen. De website wordt beheerd onder de verantwoordelijkheid van het rijk. Binnen de tool kunnen per cluster van productgroepen geschiktheidseisen, selectiecriteria, eisen, gunningscriteria en contractbepalingen geselecteerd worden op verschillende ambitieniveaus. Bij ieder criterium wordt aangegeven op welk(e) thema(‘s) het criterium een gunstige invloed heeft. De thema’s zijn:
  • •Energie en Klimaat (Energie);
  • •Materialen en Grondstoffen (Materialen);
  • •Bodem en Water (Bodem);
  • •Ecologie en biodiversiteit (Ecologie);
  • •Gezondheid, welzijn en leefomgeving (Gezondheid);
  • •Sociale ketenaspecten (Sociaal);
  • •Dierenwelzijn (Dierenwelzijn);
  • •Circulaire economie (Circulair);
  • •Biobased economie (Biobased).
    • In de Strategie Duurzaam Opdrachtgeverschap Waterschappen hebben waterschappen zich gecommitteerd aan het toepassen van de criteria uit de MVI-criteriatool. Wanneer we de criteria niet toe (kunnen) passen motiveren we dat in de inkoopmelding.    Naast het toepassen van de relevante criteria op het thema milieu uit de MVI-criteria tool (zie paragraaf 6.3) zijn onderstaande onderwerpen en tools van belang voor het thema milieu.Schoon en emissieloos bouwen (SEB)De Unie van Waterschappen en (daarmee Aa en Maas) heeft zich aangesloten bij het initiatief Schoon en Emissieloos Bouwen (SEB). Onderdeel van SEB is een routekaart waarin staat hoe Nederland toewerkt naar een emissieloze bouwsector in 2030. Door het steeds meer toepassen van emissieloos materieel daalt niet alleen de emissie van CO2-equivalenten (broeikasgassen) maar ook de uitstoot van stikstof en fijnstof wat een positief effect heeft op het leefmilieu. Bij onze inkopen houden we waar van toepassing rekening met dit convenant. Als we hiervan afwijken motiveren we dat in de inkoopmelding.Arbo- en milieu-eisen bij inkopen conform ISO 14001 /OHSAS 18001/ISO 45001Het organisatieonderdeel Waterketen van Aa en Maas is ISO gecertificeerd. In de ISO-normen zijn eisen opgenomen ten aanzien van arbo- en milieu waarbij in het inkoopproces rekening gehouden moet worden bij inkoop van chemische stoffen of inkoop van werken/diensten waarbij chemische stoffen worden gebruikt. Bij onze inkopen houden we rekening met deze eisen.Milieukostenindicator (MKI) berekeningDoor middel van de Milieukostenindicator (MKI) kunnen ontwerpvarianten van bouwwerken en producten worden vergeleken. Hoe lager de MKI-waarde, des te minder schadelijk de milieueffecten zijn. Door het toepassen van MKI ontstaat er meer bewustwording over wat de milieu impact is van verschillende ontwerpkeuzes.Op dit moment is toepassing van de MKI nog niet verplicht. Naar verwachting wordt het vanaf 2027 verplicht om:
  • •Minimale MKI-eisen te stellen aan beton, asfalt en staal in GWW-aanbestedingen;
  • •Bij grote GWW-projecten de MKI-score verplicht mee te nemen als gunningscriterium.
    • Het waterschap kan er voor kiezen MKI nu al toe te passen.     Naast het toepassen van de relevante criteria op het thema klimaat uit de MVI-criteria tool (zie paragraaf 6.3) zijn onderstaande onderwerpen en tools van belang voor het thema klimaat.Schoon en emissieloos bouwen (SEB)In de vorige paragraaf is het convenant Schoon en emissieloos bouwen beschreven. Door het steeds meer toepassen van emissieloos materieel daalt niet alleen de uitstoot van stikstof en fijnstof (thema milieu) maar daalt ook de CO2 uitstoot (broeikasgassen) wat een positief effect heeft op het klimaat.Klimaatakkoord en CO2-reductieIn het Klimaatakkoord staan de afspraken die Nederland heeft gemaakt om klimaatverandering tegen te gaan. De waterschappen leveren een belangrijke bijdrage aan de CO2-reductie en de verduurzaming van de energievoorziening.Een hulpmiddel hierbij is de CO2-prestatieladder. Bij aanbestedingen kunnen we waar dit zinvol is de CO2-prestatieladder opnemen als gunningscriterium. Een ander instrument is het toepassen van CO2-beprijzing, waarbij bij een aanbesteding een fictieve financiële waarde toegekend wordt aan CO2 uitstoot. Door een vaste CO2 prijs per ton uitstoot mee te rekenen, krijgen oplossingen met lagere CO2 uitstoot een voordeel in de beoordeling. Naast het toepassen van de relevante criteria op het thema circulariteit uit de MVI-criteria tool (zie paragraaf 6.3) zijn onderstaande onderwerpen en tools van belang voor het thema circulariteit.GrondstoffenakkoordVanuit het Grondstoffenakkoord is de doelstelling om in 2023 100% circulair uit te vragen en in 2027 100% circulair aan te besteden. Bij circulair aanbesteden wordt de aanbestedingsprocedure zo vormgegeven dat circulair bouwen wordt aangemoedigd.Onder circulair bouwen wordt verstaan het ontwikkelen, gebruiken en hergebruiken van gebouwen, gebieden en infrastructuur, zonder natuurlijke hulpbronnen onnodig uit te putten, de leefomgeving te vervuilen of ecosystemen aan te tasten. Bouwen op een wijze die economisch verantwoord is en bijdraagt aan het welzijn van mens en dier. In praktijk betekent dit grondstoffen met een negatieve milieu-impact (uitstoot broeikasgas, toxisch op locatie of tijdens winning) of die schaars zijn verminderen, rekening houden met levensduur, repareerbaarheid en vervangbaarheid van onderdelen, materialen zoveel mogelijk herbruikbaar op hoog niveau, weten wanneer materialen vrijkomen (materialenbibliotheek), modulair bouwen (groter of kleiner maken afhankelijk van de behoefte) of biobased bouwen (alles wat groeit). Naast het toepassen van de relevante criteria op het thema Ketenverantwoordelijkheid uit de MVI-criteria tool (zie paragraaf 6.3) zijn onderstaande onderwerpen en tools van belang voor het thema ketenverantwoordelijkheid.Toepassing uitsluitingsgrond richtlijn 2014/24/EUConform richtlijn 2014/24/EU zijn we verplicht bij Europese aanbestedingen de inschrijvers of de gegadigden te verzoeken aan te geven dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Schending van verplichtingen o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht is een uitsluitingsgrond die we waar relevant in beginsels aankruisen in het UEA.Toepassen duurzaamheidskeurmerkenKeurmerkenwijzerUitgangspunt bij onze inkopen is om waar redelijkerwijs mogelijk te kiezen voor duurzame producten zonder daarbij het kostenaspect en de proportionaliteit uit het oog verliezen. Een duurzaamheidskeurmerk geeft een onafhankelijk gecontroleerd bewijs dat een leverancier voldoet aan bepaalde sociale- en milieunormen. Het voorschrijven van een duurzaamheidskeurmerk kan helpen bij het naleven van internationale sociale voorwaarden en duurzaamheidsdoelen. Bij het voorschrijven van een keurmerk dient het keurmerk als voorbeeld van een norm, maar moeten altijd andere gelijkwaardige keurmerken of bewijsmiddelen toegestaan worden. Op website van milieu centraal is een keurmerkenwijzer opgenomen waar voor diverse productgroepen de verschillende keurmerken met elkaar vergeleken kunnen worden.Fairtrade Bij de inkoop van allerlei producten geven wij de voorkeur aan leveranciers die producten met bepaalde duurzaamheidskeurmerken aanbieden. Fairtrade is hier een voorbeeld van. Dit certificaat garandeert eerlijke handelsvoorwaarden, betere arbeidsomstandigheden en een leefbaar inkomen voor producenten in ontwikkelingslanden. De toepassing hiervan gaat tegenwoordig veel verder dan alleen koffie en thee en kan ook gaan om zaken als bedrijfskleding en diverse grondstoffen. Convenant FSCHet waterschap is partner van FSC Nederland (Forest Stewardship Council Nederland). Als partner streven we naar het inkopen en het toepassen van een zo groot mogelijk volume FSC-certificeerde producten en weren we hout afkomstig uit illegale kap of handel of waarbij mensenrechten worden geschonden.HandelsboycotIndien er vanuit Nederland en/of Europese Unie een handelsboycot geldt voor een bepaald land dan houdt het waterschap zich hieraan en neemt indien nodig passende maatregelen. Aa en Maas onderschrijft het belang van diversiteit en inclusie: Stimuleren van minder vertegenwoordigde groepen (representativiteit) en tegengaan van discriminatie, uitsluiting en nader ongewenst gedrag. Digitale en fysieke toegankelijkheidWe houden bij onze inkopen, waar van toepassing, rekening met de wettelijke verplichtingen ten aanzien van fysieke en digitale toegankelijkheid van het geleverde werk of product.Voor (content op) overheidswebsites en apps is digitale toegankelijkheid wettelijk verplicht. We zorgen ervoor dat onze aanbestedingsdocumenten digitaal toegankelijk zijn.Verkleinen afstand tot de arbeidsmarkt Aa en Maas is aangesloten bij het Adviespunt Social Return. Gedeeld uitgangspunt bij alle deelnemers van het Adviespunt is het verkleinen van de afstand tot de arbeidsmarkt (door bijvoorbeeld werk, leerplekken of scholing of door de onderliggende oorzaak aan te pakken) voor doelgroepen die dit nodig hebben door bij aanbestedingen een social return verplichting op te nemen. De uitgangspunten ten aanzien van social return liggen vast in de Uitvoeringsregels social return en zijn voor alle deelnemers van het Adviespunt nagenoeg identiek. Het Adviespunt Social Return adviseert ons over de toepassing en de hoogte van de social returnverplichting. Hierbij wordt onder andere gekeken naar:
  • •De aard van het werk: Welke werkzaamheden maken deel uit van de opdracht, in hoeverre is dit specialistisch werk en/of zijn er verplichtingen met betrekking tot (veiligheid)certificering. Zijn er ondersteunende werkzaamheden verbonden aan het project die wel mogelijkheden bieden? Is het werk arbeidsintensief of arbeidsextensief?
  • •De looptijd van het project: Binnen kortlopende projecten zijn de mogelijkheden van een opdrachtnemer om invulling te geven aan social return veelal beperkter dan bij langlopende projecten.
  • •De regionale arbeidsmarktsituatie: Is er voldoende aanbod van medewerkers die ingezet kunnen worden binnen of verbonden aan de opdracht of kan dit georganiseerd worden?
    • De mogelijkheden waarmee opdrachtnemers invulling kunnen gegeven aan de social returnverplichting zijn:
  • •Inzet mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt betrekken bij de werkzaamheden;
  • •Inkopen van diensten bij/werkzaamheden uitbesteden aan sociale werkvoorzieningen/ondernemingen;
  • •Arbeidsontwikkeling (om, -her,- bijscholing);
  • •Participeren in projecten ten behoeve van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
  • •Activiteiten ter ondersteuning bij het vergroten van kennis, vaardigenheden en arbeidsritme, of gericht op het aanpakken van onderliggende problematiek;
  • •Ook kan gebruik gemaakt worden van een PSO-certificaat (Prestatieladder Socialer Ondernemen).
    • Open sociale impact invullingNaast bovenstaande invulling biedt Aa en Maas opdrachtnemers onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid om gebruik te maken van een open sociale impact invulling. Deze invulling moet bijdragen aan de (sociale) inclusiviteit binnen de eigen organisatie van de opdrachtnemer en/of bijdragen aan bredere maatschappelijke opgaven. De voorwaarden voor toepassing van open sociale impact zijn opgenomen in onze Uitvoeringsregels social return.    Informatieveiligheid is cruciaal bij aanbestedingen om te voorkomen dat gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens, bedrijfsinformatie of technische specificaties in verkeerde handen vallen. Het speelt vooral een rol wanneer leveranciers toegang krijgen tot systemen of data van het waterschap, of wanneer er digitale diensten worden ingekocht. Door hier bij een aanbesteding rekening mee te houden, worden risico’s op datalekken, cyberaanvallen en reputatieschade beperkt.
    Het waterschap neemt verschillende maatregelen op het gebied van fysieke, sociale en informatieveiligheid om veiligheidsrisico’s te voorkomen en te beperken. Onze medewerkers hebben toegang tot wet- en regelgeving, procedures en instructies. Ook is het belangrijk dat contractpartners en ingekochte werken, diensten en producten voldoen aan specifieke veiligheidseisen.Bij opdrachten waarbij medewerkers, opdrachtnemers of derden blootgesteld kunnen worden aan veiligheidsrisico’s, zoals bij bouwprojecten of onderhoudswerkzaamheden, worden passende veiligheidsnormen en -maatregelen opgenomen in de uitvraag en contracten. Een voorbeeld hiervan is een V&G plan voor werken.Voor aanbestedingen in de GWW-sector onderschrijven we de Governance Code Veiligheid in de Bouw en kunnen we gebruik maken van de Safety Culture Ladder en VCA-certificaten. Bij alle werken die onder het gezag van de Afvalwaterketen worden uitgevoerd, wordt in verband met de KAM-certificering bij de opdrachtverstrekking de KAM-Beleidsverklaring meegezonden. Het beoogd doel daarbij is dat de opdrachtnemer zich bewust is van de kwaliteits-, arbo- en milieuverplichtingen.Informatieveiligheid is cruciaal bij aanbestedingen om te voorkomen dat gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens, bedrijfsinformatie of technische specificaties in verkeerde handen vallen. Het speelt vooral een rol wanneer leveranciers toegang krijgen tot systemen of data van het waterschap, of wanneer er digitale diensten worden ingekocht. Door hier bij een aanbesteding rekening mee te houden, worden risico’s op datalekken, cyberaanvallen en reputatieschade beperkt. Dit vraagt om een set van scherpe informatiebeveiligingseisen en is een verplichting vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De ICO-Wizard is een hulpmiddel waarmee eisenpakketten geselecteerd kunnen worden die passen bij de aan te besteden producten/diensten. Ook kunnen we bijvoorbeeld gebruik maken van de Toolbox veilig inkopen.Als aan externen de mogelijkheid wordt geboden om in het kader van de opdracht met een inlog op het netwerk van Aa en Maas te werken dient een Geheimhoudings- en Integriteitsverklaring getekend te worden. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel privacywet genoemd, staan de regels waaraan we moeten voldoen als we persoonsgegevens verwerken en welke maatregelen we moeten nemen om de gegevens op de juiste manier te beschermen. Ook derden (dienstverleners/leveranciers/verwerkers) die in opdracht van ons werken moeten zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens die zij verwerken. Bedrijven, en dus ook het waterschap, moeten verplicht verantwoording afleggen over het gebruik van persoonsgegevens in haar processen en systemen. Interne registratie is ook van belang om aan te tonen dat het waterschap zorgvuldig te werk is gegaan als er onverhoopt een datalek (dat is een incident waarbij persoonsgegevens in verkeerde handen komen, per abuis zijn veranderd of gewist) optreedt.Bij onze aanbestedingen houden we rekening met de bescherming van deze gegevens. AI biedt innovatieve oplossingen om uitdagingen waar de waterschappen voor staan aan te pakken. Inzet van AI kan helpen om kosten te beheersen, overzicht te creëren in ons werk en ondersteuning te bieden in een krappe arbeidsmarkt. Daarbij is het essentieel dat we op een ethische en risico gestuurde wijze met AI omgaan. Dit betekent dat we AI op een verantwoorde manier inzetten, waarbij we zorgvuldig omgaan met privacy, veiligheid en ethiek. Voor de toepassing van AI heeft de Unie van Waterschappen een AI-kompas ontworpen om waterschappen te helpen om AI op een zorgvuldige en verantwoorde manier in te zetten.De Nota inkoop en aanbesteden waterschap Aa en Maas 2017 (bijlage 2) te laten vervallen per 1 mei 2026.Datum inwerkingtreding: 1 mei 2026    het dagelijks bestuur d.d. 14 april 2026