WATERSCHAPSBLAD
Officiële uitgave van het dagelijks bestuur van het Waterschap De Dommel

Verordening Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap De Dommel 2025
Het algemeen bestuur van het Waterschap De Dommel
Op voordracht van het dagelijks bestuur van 17 september 2025;
gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
Besluit:
Vast te stellen de volgende verordening “Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap De Dommel 2025”.
Artikel
1

Begripsbepalingen
Deze verordening verstaat onder:
- a.
accountant: door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder b omschreven accountantscontrole;
- b.
accountantscontrole: in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;
- c.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- d.
deelverantwoording: in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap;
- e.
financieel beheer: totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;
- f.
financiële rechtmatigheid: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen;
- g.
goedkeuringstolerantie: maximaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle tezamen voor het verstrekken van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening;
- h.
rapporteringstolerantie: minimaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen;
- i.
rechtmatigheid: mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld;
- j.
rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel
2

(Verbijzonderde) interne controle
1.
Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties minimaal jaarlijks een interne toetsing plaatsvindt.
2.
Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de zes jaar.
3.
Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het eerste lid en in de registratie zoals bedoeld in het tweede lid, neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
4.
De resultaten van de interne toetsing en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.
Artikel
3

Opdrachtverlening accountantscontrole
1.
De accountantscontrole vindt plaats door een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.
2.
Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage.
4.
Het algemeen bestuur kan in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de in het derde lid genoemde onderdelen vaststelt.
5.
Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel
4

Overige controles en opdrachten
1.
Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.
3.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.
Artikel
5

Protocol accountantscontrole
1.
Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het algemeen bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is.
2.
In het in eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:
- a.
de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;
- b.
de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;
- c.
de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidstraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);
- d.
de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;
- e.
de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;
- f.
de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de looptijd van het controleprotocol.
Artikel
6

Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3.
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, portefeuillehouder financiën, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de organisatie.
Artikel
7

Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3.
Het dagelijks bestuur overlegt het jaarverslag en de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.
4.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
5.
De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden van het waterschap en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering hiervan.
Artikel
8

Toegang tot informatie
1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante locaties en informatiedragers van het waterschap.
2.
De accountant is bevoegd om van alle bij het waterschap werkende personen, het dagelijks bestuur en leden van het algemeen bestuur mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.
3.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle bij het waterschap werkende personen en leden van het algemeen bestuur zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur.
Artikel
9

Rapportage
1.
Als de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Als de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.
2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan het waterschapsmanagementteam over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.
3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.
4.
De accountant zendt zijn controleverklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.
5.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarstukken de controleverklaring en het verslag van bevindingen in de vergadering van de auditcommissie.
Artikel
10

Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel
1.
De “Controleverordening Waterschap De Dommel 2008”, vastgesteld bij besluit van 26 november 2008 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van de begrotingsjaren tot en met 2024.
2.
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van het begrotingsjaar 2025 en later.
3.
Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening Waterschap De Dommel 2025”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 17 september 2025
het dagelijks bestuur,
E. de Ridder
watergraaf
H.J. Kielenstijn
Secretaris
Toelichting

modelverordening artikel 109 Waterschapswet
Algemeen
Artikel 109 Waterschapswet
Op grond van artikel 109 van de Waterschapswet moet ieder algemeen bestuur een ‘controle-verordening’ vaststellen die voldoet aan de eisen die dat artikel stelt.
In deze verordening legt het algemeen bestuur regels neer voor de verplichtingen die het dagelijks bestuur heeft ten opzichte van de accountant tijdens de accountantscontrole en over de verplichtingen die het dagelijks bestuur heeft ten opzichte van het algemeen bestuur over de accountantscontrole.
Daarnaast kan het algemeen bestuur in de verordening gedragsregels voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het dagelijks bestuur schept over datgene wat hij van het algemeen bestuur mag verwachten.
De begrippen ‘controle’ en ‘rechtmatigheid’ zijn centrale begrippen van dit artikel en deze verordening en worden hierna toegelicht.
Controle
Een algemene omschrijving van controle is: 'het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen'. Controle vindt niet primair plaats uit wantrouwen ten opzichte van de gecontroleerde, maar juist om hem of haar én degene voor wie de controle wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat het gecontroleerde voldoet aan de gestelde normen. Bij overheidsorganisaties is controle op het financieel beheer extra belangrijk, omdat zij omgaan met gemeenschapsgeld dat belastingplichtigen in goed vertrouwen aan hen beschikbaar hebben gesteld.
Er kan onderscheid worden gemaakt in interne en externe controle.
Interne controle
Onder interne controle wordt verstaan: de controle die in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap gebeurt om de verantwoording voor de beleidsuitvoering en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van handelingen en werkzaamheden. De interne controle is er dan vooral op gericht om in elke handeling of werkzaamheid een controlerend element te leggen, zodat daarmee direct of indirect controle wordt uitgeoefend. De uitoefening van deze controle verzekert een juiste verslaglegging in de administratie en een objectieve berichtgeving. De basisgegevens in de administratie en de verwerking daarvan vormen het uitgangspunt voor het nemen van veel beslissingen en voor het uitoefenen van controle op de activiteiten van het waterschap. Gelet hierop moet de interne controle in beginsel overal aanwezig zijn, niet zozeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op elke handeling toeziet, maar juist in de handeling zelf.
Naast de interne controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de administratieve organisatie, bestaat er de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Deze vorm van controle bestaat uit specifieke onderzoeken, vaak uitgevoerd door specifieke interne controlemedewerkers of auditoren, waarmee wordt nagegaan of de administratieve organisatie en de daarvan uitmakende, reguliere interne controlemaatregelen goed werken en goed worden nageleefd.
Een goede ´totale interne controle´ is een voorwaarde voor de uitoefening van de externe controle.
Externe controle
Deze verordening is met name gericht op de externe controle. Het begrip 'externe controle' wordt wel omschreven als: het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, door een deskundige onderzoeken van de formele en materiële juistheid van het financieel beheer. De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.
De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van bijsturing en (waar nodig) verbetering van het financieel beheer.
De certificerende functie (certificeren = officieel, op ambtseed verklaren) omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft of de in de verantwoording (jaarrekening) vervatte informatie juist, volledig en geschikt tot oordeelsvorming is. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe, met name tegenover allen die belang hebben bij het beheer van de betreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook voor een deel van maatschappelijke aard.
De inhoud en het doel van de externe controle brengen met zich mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van de te controleren organisatie en haar organen, en derhalve door externe controleurs, gebeurt. In het tweede lid van artikel 109 van de Waterschapswet is bepaald aan welke eisen de externe controleurs moeten voldoen waarmee de deskundigheid van de externe controleur(s) is geborgd.
Goedkeurings- en rapporteringstolerantie
De accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële handeling die binnen een waterschap wordt verricht. Theoretisch zou dat wel kunnen, maar de kosten zouden dan buitensporig oplopen. De controle is daarom gericht op het ontdekken van belangrijke afwijkingen en onzekerheden.
In het Bado dat met ingang van het verslaggevingsjaar 2025 ook van toepassing is op waterschappen, zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in twee begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie ten aanzien van afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle.
Goedkeuringstolerantie
Een goedkeurende verklaring van de accountant geeft aan dat de jaarrekening geen afwijkingen of onzekerheden van materieel belang bevat. Dat betekent niet dat er in de verantwoording in het geheel geen afwijkingen of onzekerheden zijn. Deze afwijkingen en onzekerheden kunnen echter slechts van gering belang zijn. Om dit oordeel te kunnen geven moet de accountant uitgaan van een zogenaamde goedkeuringstolerantie, de marge voor afwijkingen en onzekerheden die de accountant hanteert.
De goedkeuringstolerantie is de som van de afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle, die maximaal in een verantwoording mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt aangetast. De bovengrens voor de goedkeuringstoleranties is gesteld op 2% van de totale lasten exclusief toevoeging aan de reserves voor afwijkingen en onzekerheden tezamen. Het algemeen bestuur kan een lagere (strengere) grens vaststellen.
Afhankelijk van de hoogte van de geconstateerde afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle geeft de accountant één van de hieronder aangegeven verklaringen.
Materialiteit | Goedkeurende verklaring | Verklaring met beperking | Verklaring van oordeelonthouding / Afkeurende verklaring
Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle | ≤ 2% | >2% - ≤ 4% | > 4%
Rapporteringstolerantie
In de Waterschapswet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan het algemeen bestuur moeten worden gerapporteerd. De marge die hierbij wordt gehanteerd wordt de ‘rapporteringstolerantie’ genoemd. Artikel 5 van het Bado geeft aan dat de rapporteringstolerantie maximaal de goedkeuringstolerantie is, maar dat het algemeen bestuur een strengere norm kan bepalen. Bij een strengere norm worden meer zaken gerapporteerd dan die welke invloed hebben op een goedkeurende accountantsverklaring en er daardoor meer zicht ontstaat op getrouwheidsfouten. Het algemeen bestuur zou hierover een expliciet besluit kunnen nemen. Een strengere rapporteringstolerantie hoeft niet voor de totale jaarrekening te worden bepaald, maar kan ook voor bepaalde onderdelen van de jaarrekening worden bepaald. Dit is in het bijzonder een optie als het algemeen bestuur aan bepaalde onderdelen meer belang hecht, bijvoorbeeld bestuurlijk gevoelige programma’s. Het verslag van bevindingen bevat dan naast bevindingen die van invloed zijn op de accountantsverklaring ook bevindingen die het oordeel niet hebben beïnvloed. Als het algemeen bestuur in de opdrachtverstrekking of controleprotocol aan de accountant geen nadere rapporteringstolerantie(s) voorschrijft, dan zijn de rapporteringstolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.
Rechtmatigheid
Op grond van artikel 108 van de Waterschapswet moet het algemeen bestuur via de in dit artikel genoemde verordening regelen dat er in het beleid, in het beheer en in de inrichting van de (administratieve) organisatie waarborgen worden opgenomen die zorgen dat aan de eisen van rechtmatigheid wordt voldaan. In artikel 109 van de Waterschapswet is vervolgens bepaald dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie moeten worden getoetst.
De definitie van het begrip rechtmatigheid is: ‘de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld’.
Financiële rechtmatigheid
De Waterschapswet legt een specifiek accent bij een onderdeel van rechtmatigheid, namelijk ‘financiële rechtmatigheid’. Dit begrip omvat de vraag of de baten, lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, in overeenstemming met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen tot stand zijn gekomen.
Aangezien de baten, lasten en balansmutaties een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen (zoals het beslissen tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen van een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de maatregelen die het waterschap treft en de toets die de accountant verricht. Verder is in dit kader van belang dat alle uitkomsten van de handelingen van het financieel beheer worden vastgelegd in de administratie. Het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn toegekend, wanneer betalingen hebben plaatsgevonden etc.
Verantwoordelijkheden met betrekking tot rechtmatigheid
Het waterschap zal zelf intern voldoende waarborgen moeten treffen dat rechtmatig wordt gehandeld. In hoofdlijnen komen de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen neer op het volgende.
Algemeen bestuur
Het algemeen bestuur is opdrachtgever voor de accountantscontrole en kan via de verordening op basis van artikel 109 van de Waterschapswet de kaders voor de interne en externe controle bepalen. Het aspect ‘versterking van de controlerende rol van het algemeen bestuur’ wordt onder meer tot uitdrukking gebracht doordat artikel 109, vijfde lid van de Waterschapswet bepaalt dat de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct naar het algemeen bestuur in plaats van naar het dagelijks bestuur stuurt. Het dagelijks bestuur wordt vooraf wel de mogelijkheid geboden kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is er primair verantwoordelijk voor dat bij de beleidsuitvoering relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd, zodat onder andere de besteding en inning van het publieke geld waarmee het waterschap werkt rechtmatig gebeurt. Door middel van goede interne beheersmaatregelen zal het dagelijks bestuur de kans op onrechtmatigheden moeten beperken. De bedoelde interne beheersingsmaatregelen omvatten (aanpassingen van) de administratieve organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (IC).
De accountant
De accountant zal op grond van eigen onderzoek moeten controleren of naar zijn oordeel de beheershandelingen en transacties die ten grondslag liggen aan de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en ook de onrechtmatigheden die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur een getrouw beeld geven. De accountant verricht zijn werkzaamheden binnen het wettelijk kader van de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Bado, in overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden en binnen het kader van de opdracht die het algemeen bestuur hem heeft verleend.
Met een adequate AO/IC wordt ook de accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het algemeen kunnen in dat geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de accountant worden beperkt.
Regelgeving die onder de rechtmatigheidscontrole valt
De wet- en regelgeving waaraan een waterschap moet voldoen kan worden onderscheiden in externe regelgeving, die voor het waterschap een gegeven is, en regels die het waterschap zelf heeft gesteld.
De externe regelgeving is die regelgeving waarin eisen worden gesteld aan financiële beheershandelingen die leiden tot baten, lasten en balansmutaties. De regelgeving van het waterschap zélf omvat de eigen verordeningen en de kaderstellende besluiten van het algemeen bestuur die bepalingen bevatten die invloed hebben op financiële beheershandelingen. Daarnaast de overige procedures en richtlijnen waarvan het algemeen bestuur bepaalt dat zij als onderdeel van de rechtmatigheidscontrole moeten worden meegenomen.
Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording legt het algemeen bestuur vast in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie. De verantwoordingsgrens moet tussen 0 en 2% liggen van de totale lasten van het waterschap, exclusief de toevoeging aan de reserves. De verantwoordingsgrens geeft aan boven welke grens het dagelijks bestuur rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden moet rapporteren aan het algemeen bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. Daarnaast kan het algemeen bestuur in dezelfde hiervoor genoemde verordening een rapportagegrens vaststellen, waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken.
Toelichting op de artikelen
Hierna worden de bepalingen die verdere toelichting behoeven, nader toegelicht.
Artikel 1 Begripsbepalingen
Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Bado. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.
Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle
Zoals al in het algemeen deel van deze toelichting is aangegeven, wordt de interne controle vooral vormgegeven als onderdeel van de administratieve organisatie. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In dit artikel legt het algemeen bestuur daarom ‘bovenop’ de reguliere interne controle enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur een extra zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen.
Tweede lid
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het waterschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit lid het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren. Daarbij wordt aangegeven met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd. Wat betreft de in dit lid genoemde controle van de registergoederen en bedrijfsmiddelen geldt dat in de praktijk gebruikelijk is dat een roulerend controleschema wordt gehanteerd dat er op is gebaseerd dat ieder registergoed c.q. bedrijfsmiddel minimaal eenmaal in de 6 jaar wordt gecontroleerd. Aanbevolen wordt in overleg met de accountant te komen tot de controlefrequentie.
Derde lid
Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur op grond van de uitkomsten van de onderzoeken uit het eerste en tweede lid bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft.
Vierde lid
Dit lid bepaalt dat het algemeen bestuur over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht. De onderzoeken die in dit artikel worden bedoeld omvatten niet de interne onderzoeken van het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor déze interne onderzoeken kunnen worden opgenomen in de verordening ex artikel 109a Waterschapswet. Over de mate van detaillering kunnen nadere afspraken tussen het algemeen en dagelijks bestuur worden gemaakt.
Bij sommige waterschappen heeft het algemeen bestuur een zogenaamde auditcommissie ingesteld.
Resultaten van de interne toetsing en eventuele maatregelen tot herstel kunnen dan ook ter kennisname aan deze commissie worden aangeboden.
Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole
Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het waterschap. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voordat deze stukken worden aangeboden, moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant aanwijst. Dit kan niet worden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur. Wel is het dagelijks bestuur nauw betrokken bij de aanwijzing (de aanbesteding) van de accountant.
Het algemeen bestuur is niet het bestuursorgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Omdat de voorzitter degene is die het waterschap in en buiten rechte vertegenwoordigt, is hij/zij degene die dat doet.
Tweede lid
De overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening wordt bij de meeste waterschappen voor meerdere jaren aangegaan. Omdat de dienst wordt aanbesteed, zal er vooraf een programma van eisen moeten worden ontwikkeld. Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze aanbesteding.
Het algemeen bestuur zou kunnen besluiten dat bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding niet het gehele, maar een delegatie van het algemeen bestuur betrokken is.
Derde lid
Hoewel de aanwijzing van de accountant door het algemeen bestuur gebeurt, zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding worden verricht door het dagelijks bestuur en de medewerkers van het waterschap. De controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten.
De eisen die het algemeen bestuur aan de accountantscontrole stelt, worden opgenomen in het programma van eisen dat in dit lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen onder andere vast in het Bado.
Zo bevat het Bado onder andere regels voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie wordt verwezen naar de algemene toelichting van deze verordening. In dit lid wordt invulling gegeven aan de nadere bepaling van de toleranties. Deze toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en worden opgenomen in het programma van eisen.
Het derde lid, onderdeel b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen gelden de bovengrenzen van de in het Bado vastgelegde goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Het algemeen bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage zetten.
Op grond van (bijzondere) activiteiten van een deel van de organisatie van het waterschap, kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid van het Bado).
Daarnaast zijn onder dit lid ook andere zaken opgenomen zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, tussentijdse controles en tussentijdse rapportages. Deze zaken werken mogelijk kostenverhogend. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening benoemd moeten worden.
Andere eisen van het algemeen bestuur zouden betrekking kunnen hebben op de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening. Het vastleggen van een dergelijke periode impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht.
Vijfde lid
De accountantscontrole zal afhankelijk van de verwachte omvang van de kosten van de accountantscontrole conform de nationale en/of Europese aanbestedingsregels moeten worden aanbesteed. Bij een aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. In dit lid wordt geregeld dat het algemeen bestuur de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen omdat het algemeen bestuur het orgaan is dat de accountant benoemt.
Artikel 4 Overige controles en opdrachten
Eerste lid
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het waterschap die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden zoals bijvoorbeeld de verbetering van de administratieve organisatie, uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren.
Als het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, moet hij het algemeen bestuur hier vooraf over informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.
Tweede en derde lid
In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden van gemeenschappelijke activiteiten met een ander waterschap of met gemeenten betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere partij worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Artikel 5 Protocol accountantscontrole
Eerste lid
In artikel 3 van deze verordening is de algemene opdracht aan de accountant aan de orde geweest. Omdat er ieder jaar specifieke omstandigheden zullen zijn, wordt er daarnaast in de regel, vlak voor het daadwerkelijk van start gaan van de accountantscontrole, een aparte opdracht gegeven. Dit gebeurt door middel van het ‘controleprotocol’. Dit is een document waarin het algemeen bestuur niet alleen aangeeft wat de rol van de accountant wordt, maar ook wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is.
Sommige waterschappen nemen in dit controleprotocol ook de afspraken op tussen het algemeen en dagelijks bestuur met betrekking tot het interne rechtmatigheidstraject.
Tweede lid
Met het controleprotocol kunnen keuzes worden gemaakt om focus aan te brengen in het rechtmatigheidstraject. De volgende aspecten zouden kunnen worden opgenomen:
- •de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen worden beperkt tot hoogte, recht en duur;
- •het normenkader dat zich beperkt wat de interne regelgeving betreft tot de door het algemeen bestuur vastgestelde verordeningen en daarin voorgeschreven nadere besluiten door algemeen en dagelijks bestuur, en waarbij voor besluiten van het dagelijks bestuur geldt dat alleen wordt getoetst of deze genomen zijn en of het besluit aan de eventueel daaraan gestelde nadere eisen voldoet;
- •hanteren van de goedkeuringstolerantie die in het Bado is opgenomen en niet over te gaan tot het zelf aanleggen van een strengere norm;
- •de looptijd van het controleprotocol kan één jaar of meerdere jaren zijn.
De in het tweede lid opgenomen opsomming is niet limitatief. Waterschappen kunnen meer of ook minder onderdelen opnemen.
Het controleprotocol ook het aangewezen instrument als het algemeen bestuur de behoefte heeft van jaar op jaar te willen vaststellen voor welke onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van deelverantwoordingen en organisatieonderdelen afwijkende eisen gelden. Of om afspraken te maken over het verloop van de accountantscontrole en eventueel uit te brengen tussentijdse rapportages.
Aanbevolen wordt het voorstel voor het controleprotocol, voordat dit de bestuurlijke besluitvorming in gaat, te bespreken met de accountant.
Artikel 6 Inrichting accountantscontrole
Eerste lid
Dit lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van deze inrichting.
Tweede lid
In dit lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten als dat noodzakelijk is voor de aard van de controle. In alle andere gevallen vindt uitvoering van controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving plaats. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
Derde lid
Ter bevordering van een soepele accountantscontrole wordt aanbevolen periodiek overleg te voeren tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het waterschap. Vanuit verschillende invalshoeken vinden controlerende werkzaamheden plaats: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, onderzoeken die worden uitgevoerd door de rekenkamer en doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. Periodiek overleg kan dubbel werk voorkomen. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Dit afstemmingsoverleg zou bijvoorbeeld kunnen worden gevoerd door (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, de secretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën.
Artikel 7 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de jaarrekening, en voor eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Tweede lid
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de bescheiden zoals bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Dit lid draagt aan het dagelijks bestuur op dat deze bescheiden ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn voor de accountant.
Derde lid
De jaarrekening moet op grond van artikel 107 van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld, moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Een ander aspect is dat in het vijfde lid van artikel 109 van de Waterschapswet expliciet is opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend accountant aan het algemeen bestuur moet worden aangeboden.
Vierde lid
Dit lid verplicht het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur bekend is geworden, direct te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Dit sluit verrassingen tijdens de behandeling van de jaarstukken uit.
Vijfde lid
Dit lid beoogt te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne controlewerkzaamheden. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan moet de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 8 Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de accountant deze bevoegdheid toe. Dit met in acht name van de afspraken met het algemeen bestuur zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol. Dit artikel legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant binnen het waterschap onbelemmerde toegang heeft tot informatie en dat de medewerkers en leden van het algemeen bestuur van het waterschap volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Tweede lid
De accountant kan op grond van dit lid ook derden die namens het waterschap werken of werkzaam zijn geweest (zoals uitzendkrachten, aannemers en adviesbureaus) om inlichtingen en verklaringen vragen. In principe wordt deze informatie altijd via een bestuurder of medewerker van het waterschap opgevraagd en niet rechtstreeks bij de derde.
Artikel 9 Rapportage
Het derde en vierde lid van artikel 109 van de Waterschapswet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen en dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Dit artikel regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.
Eerste lid
Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur in kennis wordt gesteld als de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Tweede lid
Dit lid regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van het waterschap kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Derde lid
Net zoals in het eerste lid is ook in dit lid een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft dit orgaan de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Vijfde lid
Tot slot is in dit lid opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen mondeling in de vergadering van de auditcommissie aan de algemeen bestuursleden toelicht.
Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel
Eerste lid
Dit lid regelt het intrekken van de oude verordening. Daarnaast regelt dit lid tot en met welk jaar de oude verordening van toepassing is. Afhankelijk van het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening, bijvoorbeeld in het voorjaar met terugwerkende kracht moet de formulering van het eerste lid worden aangepast.
Derde lid
In dit lid wordt een naam aan de verordening gegeven waarmee in stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
Het dagelijks bestuur moet de verordening op grond van artikel 109b van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten zenden.