WATERSCHAPSBLAD
Officiële uitgave van het dagelijks bestuur van het Waterschap Noorderzijlvest

Verordening bezwaren en klachten waterschap Noorderzijlvest 2025
Het algemeen bestuur van waterschap Noorderzijlvest;
Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 6 mei 2025;
Gelet op artikel 59 van de Waterschapswet, artikel 7:13 en artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht;
B E S L U I T :
vast te stellen de Verordening bezwaren en klachten waterschap Noorderzijlvest 2025
Hoofdstuk
1

Algemene Bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Adviescommissie: een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 en artikel 9:14 van de wet en hoofdstuk II van deze verordening;
- b.
Ambtelijk commissie: door het bestuursorgaan aangewezen commissie die bevoegd is om bezwaarschriften te behandelen, bestaande uit één of meer bij het bestuursorgaan werkzame ambtenaren, waarvan tenminste één jurist;
- c.
Ambtelijk horen: horen door de ambtelijke commissie namens het bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht of afdeling 9.1.2. van de Awb;
- d.
Awb: Algemene wet bestuursrecht;
- e.
Bezwaar: één of meerdere grieven gericht tegen een besluit van het bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 1:5, eerste lid, Awb;
- f.
Bestuursorgaan: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter van het algemeen en dagelijks bestuur, van het waterschap Noorderzijlvest;
- g.
Bezwaarmaker: degene die bezwaar maakt tegen een besluit;
- h.
Klacht: een uiting van ongenoegen, over de wijze waarop het bestuursorgaan, een bestuurder of een ambtenaar van het waterschap Noorderzijlvest zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb;
- i.
Klager: degene die een uiting van ongenoegen doet over de wijze waarop het bestuursorgaan, een bestuurder of een ambtenaar van het waterschap Noorderzijlvest zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager heeft gedragen;
Artikel
2

Ingediend bezwaar of klacht
- 1.
Het bestuursorgaan registreert het ingediend bezwaar of de klacht met de datum van ontvangst en bevestigt dit aan de bezwaarmaker of klager.
- 2.
Het bestuursorgaan neemt zo spoedig mogelijk contact op met de bezwaarmaker of klager en eventuele andere belanghebbenden. Hierbij geeft het bestuursorgaan een uitleg over het vervolg van de procedure en de duur van de behandeling van het bezwaar of de klacht.
Artikel
3

Vooronderzoek en minnelijk traject
- 1.
Het bestuursorgaan onderzoekt of het bezwaar of de klacht via een minnelijk traject kan worden afgehandeld alvorens hem verder in behandeling te nemen.
- 2.
Het minnelijk traject start door zo spoedig mogelijk na ontvangst van het bezwaar of de klacht hierover contact op te nemen met de bezwaarmaker of klager. Bij de toepassing van de minnelijke aanpak kan de behandeling na instemming van bezwaarmaker of klager voor bepaalde tijd worden opgeschort;
- 3.
Als het bezwaar of de klacht via een minnelijk traject kan worden afgehandeld, legt het bestuursorgaan de gemaakte afspraken schriftelijk vast, bevestigt het de beëindiging van de bezwaar- of klachtprocedure en neemt het zo nodig een nieuw besluit.
Artikel
4

Ambtelijk horen
- 1.
Indien naar het oordeel van het bestuursorgaan daar aanleiding voor is en geen afbreuk wordt gedaan aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, geschiedt het horen over een bezwaar of een klacht middels een ambtelijke commissie.
- 2.
De ambtelijke commissie adviseert het bestuursorgaan over de afhandeling van het bezwaar of de klacht.
- 3.
De ambtelijke commissie bestaat uit één of meer bij het bestuursorgaan werkzame ambtenaren, waarvan tenminste één jurist.
- 4.
Het bestuursorgaan bepaalt de wijze, de locatie en het tijdstip van het horen en zorgt voor verslaglegging van de hoorzitting.
- 5.
Als voorafgaand of gedurende het ambtelijk horen blijkt dat de bezwaarmaker, klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden het bezwaar of de klacht aan de adviescommissie wil voorleggen, als bedoeld in hoofdstuk 2, en daarvoor naar het oordeel van het bestuursorgaan gegronde redenen zijn aangevoerd, wordt het bezwaar of de klacht ter advisering aan deze adviescommissie voorgelegd.
Hoofdstuk
2

Adviescommissie
Artikel
5

Instelling en taak adviescommissie
- 1.
Het bestuursorgaan heeft een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb om het bestuursorgaan te adviseren over het te nemen besluit op bezwaar of het afhandelen van een klacht als bedoeld in artikel 9:14 Awb.
- 2.
De adviescommissie is niet belast met het adviseren over bezwaren en klachten:
- a.
die naar het oordeel van het bestuursorgaan kennelijk ongegrond, kennelijk gegrond of kennelijk niet-ontvankelijk zijn, als bedoeld in artikel 7:3 Awb;
- b.
wanneer het horen en het adviseren geschiedt door een ambtelijke commissie, als bedoeld in artikel 4, van deze verordening;
- c.
wanneer wordt ingestemd met het verzoek van bezwaarmaker om rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter in te stellen, als bedoeld in artikel 7.1a van de wet;
- d.
wanneer het bezwaar is ingediend tegen een besluit op grond van:
- de ‘Verordening verontreinigingsheffing’, de ‘Verordening watersysteemheffing’, de ‘Verordening zuiveringsheffing’ van het waterschap Noorderzijlvest en de ‘Legesverordening waterschap Noorderzijlvest’.
- 3.
De adviescommissie kan ten aanzien van haar taken en bevoegdheden nadere regels stellen.
Artikel
6

Samenstelling en bezoldiging adviescommissie
- 1.
De adviescommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
- 2.
De voorzitter en (plaatsvervangende) leden worden door het dagelijks bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.
- 3.
Tot lid of voorzitter is niet (her)benoembaar een persoon die deel uitmaakt of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of anderszins een afhankelijkheidsrelatie heeft met het bestuursorgaan.
- 4.
De adviescommissie regelt de vervanging van de voorzitter.
- 5.
Het dagelijks bestuur stelt de vergoeding vast voor de uitgevoerde taken van de voorzitter en de leden van de adviescommissie.
Artikel
7

Ambtelijk secretaris van de adviescommissie
- 1.
De adviescommissie wordt ondersteund door één of meer bij het bestuursorgaan werkzame (plaatsvervangend) ambtelijk secretarissen.
- 2.
De (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris wordt door het bestuursorgaan ambtshalve aangewezen.
Artikel
8

Zittingsduur
- 1.
De (plaatsvervangend) voorzitter en (plaatsvervangende) leden van de adviescommissie worden benoemd voor een periode van vier jaar. Het is mogelijk tot twee keer toe herbenoemd te worden.
- 2.
De voorzitter en de leden van de adviescommissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijke mededeling aan het dagelijks bestuur.
- 3.
De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden van de adviescommissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel
9

Onpartijdigheid leden
De voorzitter en (plaatsvervangende) leden van de adviescommissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaar of een klacht wanneer daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
Artikel
10

Mandaat
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awbworden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de ambtelijk secretaris van de adviescommissie:
- a.
Artikel 2:1, derde lid (opvragen schriftelijke machtiging).
- b.
Artikel 6:17, (toezending stukken aan gemachtigde).
- c.
Artikel 7:4, tweede lid (ter inzage leggen stukken).
- d.
Artikel 7:6, tweede lid (afzonderlijk horen).
- e.
Artikel 7:6, vierde lid (uitzondering op de regel dat, wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, ieder van hen op de hoogte wordt gesteld van het verhandelde tijdens de hoorzitting).
Artikel
11

Jaarverslag
De adviescommissie brengt jaarlijks vóór 1 december aan het algemeen bestuur verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.
Hoofdstuk
3

Behandeling bezwaren en klachten
Artikel
12

Vooronderzoek
De voorzitter en de ambtelijk secretaris kunnen uit eigen beweging of op verzoek van de adviescommissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden wordt dit voorafgaand met het dagelijks bestuur afgestemd.
Artikel
13

Horen
- 1.
De voorzitter kan ingevolge artikel 7:13, vierde lid, Awb, namens de adviescommissie beslissen over de toepassing van artikel 7:3 en artikel 9:10 Awb.
- 2.
Ingeval de voorzitter namens de adviescommissie heeft besloten over de toepassing van artikel 7:3 en artikel 9:10 Awb, als bedoeld in het eerste lid, wordt daarvan mededeling gedaan aan bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en eventuele belanghebbenden.
- 3.
Ingeval de adviescommissie besluit om bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en eventuele belanghebbenden te horen:
- a.
bepaalt de ambtelijk secretaris van de adviescommissie de plaats en het tijdstip van de hoorzitting;
- b.
nodigt de ambtelijk secretaris bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en eventuele belanghebbenden ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit;
- c.
kan bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden uiterlijk een week na de uitnodiging de ambtelijk secretaris onder opgaaf van redenen verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen;
- d.
zal de ambtelijk secretaris uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting gemotiveerd op het verzoek, als bedoeld in dit lid, onder c., beslissen en de beslissing aan bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en eventuele belanghebbenden bekendmaken;
- e.
kan de ambtelijk secretaris ingeval van bijzondere omstandigheden beslissen om af te wijken van de termijnen die genoemd zijn in dit lid, onder a. t/m d. en de beslissing aan bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en belanghebbenden bekendmaken;
- f.
vindt het horen in beginsel plaats in fysieke aanwezigheid van bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en eventuele belanghebbenden. In geval van bijzondere omstandigheden en met toestemming van de voorzitter vindt het horen telefonisch of via digitale beeldcommunicatie plaats, waarbij partijen die telefonisch of digitaal wordt gehoord voor een ieder tijdens de hoorzitting goed hoorbaar en voor zover sprake is van beeldcommunicatie tevens zichtbaar in beeld is. Een verzoek om telefonisch of via digitale beeldcommunicatie te worden gehoord dient binnen een redelijk termijn te worden ingediend bij de ambtelijke secretaris.
Artikel
14

Openbaarheid hoorzitting
- 1.
De hoorzitting van de adviescommissie is openbaar, met uitzondering van de hoorzitting waarin een klacht wordt behandeld.
- 2.
De adviescommissie kan beslissen dat het horen over een bezwaar achter gesloten deuren plaatsvindt. De adviescommissie kan hiertoe ambtshalve beslissen of op verzoek van bezwaarmaker, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden.
- 3.
Geluids- en/of beeldopnames van de hoorzitting zijn enkel met toestemming van de voorzitter van de adviescommissie toegestaan en indien daartoe minimaal twee weken van tevoren een verzoek is ingediend bij de ambtelijk secretaris. Het openbaar maken van geluids- en/of beeldopnames van de hoorzitting, die met toestemming zijn gemaakt, is enkel toegestaan wanneer de te openbaren beelden en/of geluiden door de voorzitter zijn beoordeeld en voorafgaand aan openbaarmaking door de voorzitter akkoord zijn bevonden.
Artikel
15

Verslag hoorzitting
- 1.
Het verslag van de hoorzitting, als bedoeld in artikel 7:7 en 9:10, derde lid, Awb, kan zowel schriftelijk als digitaal worden vastgelegd.
- 2.
Indien het verslag digitaal wordt vastgelegd, maakt de ambtelijk secretaris op basis van de geluidsopname alleen een schriftelijk verslag wanneer één of meerdere partijen die gehoord zijn daarom verzoekt of wanneer een gerechtelijke instantie daartoe ingeval van een navolgende (hoger) beroepsprocedure een verzoek indient.
- 3.
Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvindt of indien belanghebbenden respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars aanwezigheid worden gehoord, wordt dit in het verslag vermeld.
- 4.
Het verslag vermeldt de namen van de aanwezigen, alsmede hun hoedanigheid en bevat een zakelijke weergave van wat door partijen ter zitting is aangevoerd.
- 5.
Het verslag verwijst, indien van toepassing, naar de tijdens de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag worden gehecht.
Artikel
16

Nader onderzoek
- 1.
Indien tijdens de hoorzitting, dan wel na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld nader onderzoek wenselijk is, kan de adviescommissie gelasten dat dit onderzoek plaatsvindt. Indien daaraan kosten zijn verbonden, wordt dit afgestemd met het bestuursorgaan.
- 2.
De voorzitter kan in dat geval, als bedoeld in het eerste lid, besluiten tot aanhouding van de advisering.
- 3.
De adviescommissie zendt de uit het nader onderzoek verkregen informatie in afschrift aan de bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden. De voorzitter stelt hen daarbij een termijn waarbinnen zij schriftelijk kunnen reageren.
- 4.
Bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan en de eventuele belanghebbenden kunnen na toezending van de informatie aan de voorzitter van de adviescommissie om een nieuwe hoorzitting vragen. De voorzitter stelt hen daarvoor een termijn. De voorzitter beslist op zo’n verzoek.
- 5.
Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel
17

Beraadslaging en advies
- 1.
De adviescommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar aan het bestuursorgaan uit te brengen advies.
- 2.
De adviescommissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
- 3.
Indien bij een stemming de stemmen staken, geeft de voorzitter de doorslag.
- 4.
Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel aan het bestuursorgaan voor de te nemen beslissing op het bezwaar of de klacht.
- 5.
Het advies wordt ondertekend door de voorzitter en de ambtelijk secretaris van de adviescommissie.
- 6.
De voorzitter kan de ambtelijk secretaris (mondeling) mandateren het advies namens hem te ondertekenen.
- 7.
Het advies en eventueel door de adviescommissie ontvangen nadere informatie en het verslag, wordt in beginsel binnen zes weken gelijktijdig aan partijen uitgereikt. De ambtelijk secretaris informeert partijen tijdig wanneer de adviescommissie er niet in slaagt om het advies binnen zes weken na de hoorzitting uit te reiken.
Hoofdstuk
4

Slotbepalingen
Artikel
18

Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de datum dat deze verordening op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt.
- 2.
Met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit vervalt de Verordening behandeling bezwaarschriften en klachten waterschap Noorderzijlvest 2019, die door het algemeen bestuur op 13 maart 2019 is vastgesteld en in werking is getreden op 28 maart 2019.
Artikel
19

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening bezwaren en klachten waterschap Noorderzijlvest 2025.
Aldus vastgesteld in de vergadering
Van het Algemeen Bestuur van
Het waterschap Noorderzijlvest
d.d. 9 juli 2025.

Toelichting
Algemeen
Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaren en klachten. Het contact met burgers staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over het minnelijk traject, het ambtelijk horen en het horen door een adviescommissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren en klachten waar het moet en een minnelijke behandeling waar het kan.
Artikelsgewijs
Enkel de bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Sub f
Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van het waterschap Noorderzijlvest. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter zijn bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze bestuursorganen.
Sub h
Onder sub h is het begrip ‘klacht’ omschreven. Onder een klacht wordt verstaan een klacht als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb. Een dergelijke klacht moet worden onderscheiden van bijvoorbeeld meldingen over gebreken in de uitvoering van waterschapstaken. Deze meldingen worden in het dagelijks spraakgebruik ook wel als 'klacht' aangeduid maar vallen echter niet onder deze klachtenregeling; het gemelde gebrek dient snel en praktisch door de betreffende afdeling te worden opgepakt.
Artikel 2 Ingediend bezwaar of klacht
Eerste lid
De registratie van een bezwaar met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).
De registratie van het klacht is evenals van belang. Artikel 9:5 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De geregistreerde datum is van belang omdat het bestuursorgaan bijvoorbeeld niet verplicht is een klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden. Dit volgt uit artikel 9:8 lid 1 sub b van de Awb.
Tweede lid
Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaar of klacht contact leggen met de bezwaarmaker of klager is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker of klager en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Bij voorkeur wordt deze uitleg of een voorschot hierop in de ontvangstbevestiging opgenomen. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat door een adviescommissie zal worden geadviseerd maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van minnelijke behandeling van het bezwaar of klacht. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaar of klacht wordt gevonden. Van belang is dat eventuele afspraken over een minnelijke oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.
Het leggen van contact is mede van belang omdat, de helderheid over de afhandeling van deze bezwaren of klachten kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar of de klacht. Het contact met partijen kan daarnaast leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de minnelijke afhandeling van ontvankelijke bezwaren voortvloeien.
Artikel 3 Vooronderzoek en minnelijk traject
Eerste en tweede lid
Na het eerste contact met de bezwaarmaker of klager, zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit of gedraging en de reden waarom bezwaar is gemaakt of een klacht is ingediend. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker of klager als met de voorbereider van het bestreden besluit of diegene wie de klacht betreft contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar of de klacht (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaar of de klacht wordt gelegd. Als al bij het eerste contact een oplossing op het bezwaar of de klacht is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker of klager. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaar of de klacht dan hoeft deze verder niet in behandeling te worden genomen en kan het minnelijk worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de minnelijke afhandeling.
Het bestuursorgaan moet op het bezwaar beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaar(artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. Klachten dienen binnen zes weken na ontvangst van de klacht worden afgehandeld. Als een adviescommissie als bedoeld in artikel 9:14 Awb is ingesteld, in de beslistermijn tien weken.
De termijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar of de klacht niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar of klacht kan de termijn worden verdaagd. De termijn voor de behandeling van klachten kan maximaal vier weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de termijn is mogelijk voor zover klager daarmee schriftelijk instemt. De beslistermijn voor de behandeling van bezwaren kan maximaal zes weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de beslistermijn van de behandeling van bezwaren is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar of beroep in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb
Derde lid
Als tijdens de minnelijke behandeling van een bezwaar blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.
Artikel 4 Ambtelijk horen
Bezwaarmaker of klager en eventuele belanghebbenden moeten in beginsel worden gehoord voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist of een klacht afhandelt. Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Dit volgt uit de artikelen 7:2 en 7:3 van de Awb voor de behandeling van bezwaren en artikel 9:10 van de Awb voor de behandeling van klachten.
Eerste lid
Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan in bepaalde gevallen ambtelijk hoort over een bezwaar of klacht. Voor het ambtelijk horen over bezwaren gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb. Voor het ambtelijk horen over klachten gelden de bepalingen uit artikel 9:7 van de Awb.
Derde lid
Voor de samenstelling van de ambtelijke commissie zijn de artikelen 7:5 (in het geval van een bezwaar) en 9:7 (in het geval van een klacht) van de Awb van belang. Zo bestaat in het geval van de behandeling van een klacht de ambtelijke commissie in beginsel uit één of meer personen die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken zijn geweest.
Vijfde lid
Als de bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden het bezwaar of de klacht (alsnog) aan de externe commissie wil voorleggen, kan het bevoegde bestuursorgaan hiertoe besluiten. Het is verstandig om deze beslissing goed te motiveren zodat de adviescommissie en de betrokken partijen weten waarom hiertoe is besloten. Die motiveringsplicht geldt temeer als het bestuursorgaan in weerwil van het verzoek van de bezwaarmaker of klager besluit toch ambtelijk te horen.
Artikel 5
Instelling en taak adviescommissie
Het horen en adviseren door een adviescommissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld voor zover het de behandeling van een bezwaar betreft. De adviescommissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de adviescommissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging partijen en uitbrengen van het advies. Voor het horen en adviseren door een adviescommissie over een klacht is artikel 9:13 van de Awb en verder van belang.
Artikel 6
Samenstelling en bezoldiging adviescommissie
Tweede lid
Het dagelijks bestuur is bevoegd om de voorzitter en leden van de adviescommissie te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het dagelijks bestuur mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de adviescommissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing door het dagelijks bestuur mogelijk.
Derde lid
De strekking van deze bepaling is waarborging van de onafhankelijkheid van de adviescommissie en het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling.
Vierde lid
Het kan voorkomen dat de voorzitter niet kan deelnemen aan de behandeling van een bezwaarschrift of een klaagschrift. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen in geval van ziekte of een situatie als bedoeld in artikel 9 van deze verordening. In een dergelijk geval besluiten de (zittende) leden van de adviescommissie gezamenlijk wie van hen de voorzitter vervangt.
Artikel 7
Ambtelijk secretaris van de adviescommissie
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een adviescommissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. De secretaris bereidt zaken voor en neemt deel aan de beraadslaging van de adviescommissie. Hij heeft daarin een raadgevende stem. Het verslag van de hoorzitting en het advies van de adviescommissie worden opgesteld door de secretaris.
Artikel 8 Zittingsduur
Eerste lid
Voor de voorzitters en de leden geldt een zittingsduur van vier jaar. De zittingsduur van vier jaar kan worden verlengd door herbenoeming van een lid. Leden kunnen maximaal twee keer opnieuw worden benoemd. Voor deze termijnen is gekozen om een goede combinatie te krijgen van ervaring en vernieuwing binnen de adviescommissie.
Derde lid
Het is voor de continuïteit gewenst zijn dat de voorzitter of leden hun functie blijven vervullen totdat in de opvolging is voorzien. De bepaling is er een van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 9 Onpartijdigheid leden
Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de adviescommissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.
Artikel 10 Mandaat
Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever uitoefenen van de bevoegdheden. Specifiek gaat het in dit geval het uitoefenen van bevoegdheden door de secretaris van de adviescommissie in naam van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.
Artikel 11
Jaarverslag
De adviescommissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan het algemeen bestuur. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.
Artikel 12
Vooronderzoek
Het spreekt voor zich dat de voorzitter en secretaris er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaar of de klacht voldoende voor te bereiden. De activiteiten van de adviescommissie, de voorzitter en secretaris bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een externe deskundige wordt ingeschakeld. Deze kosten komen ten laste van de begroting. Aangezien het dagelijks bestuur belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat dergelijke kosten niet gemaakt worden voordat het dagelijks bestuur de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost.
Artikel 13 Horen
Derde lid
In dit lid wordt onder meer de praktische voorbereiding van de hoorzitting geregeld.
Sub c en d
Deze bepalingen zijn van belang indien bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbende verzoekt om het tijdstip van de zitting te wijzigen. De ambtelijk secretaris beslist op een dergelijk verzoek.
Artikel 14 Openbaarheid hoorzitting
Tweede lid
Hier wordt geregeld dat als de adviescommissie het nodig oordeelt of als bezwaarmaker, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) adviescommissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb).
Artikel 15
Verslag hoorzitting
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.
Artikel 15 van deze verordening regelt de verslaglegging van de hoorzitting. In de regel wordt een digitale geluidsopname gemaakt en alleen indien nodig nog een (zakelijk) schriftelijk verslag. Het opstellen van een schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk namelijk veel tijd en geeft, anders dan een geluidsopname, een beknoptere en zakelijke weergave van het besprokene. Door deze werkwijze kan het secretariaat effectiever werken, maar worden de belangen van belanghebbenden niet geschaad.
Het besluit op bezwaar is in strijd met artikel 7:7 van de Awb genomen als er geen schriftelijk verslag is gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet blijkt wat op de hoorzitting verhandeld is. Uit jurisprudentie (onder andere van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State) blijkt echter dat deze strijd met artikel 7:7 van de Awb wordt hersteld als een belanghebbende (zoals bezwaarmaker) desgewenst de beschikking krijgt over de geluidsopname van de hoorzitting en als er alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt als daartoe aanleiding is.
Daarom wordt vastgelegd dat van elke hoorzitting een digitale geluidsopname wordt gemaakt, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. Tevens wordt vastgelegd dat de ambtelijke secretaris op basis van de geluidsopname (indien aanwezig) een schriftelijk verslag maakt, in het geval een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, indien dat nodig is voor de besluitvorming door het bestuursorgaan, op verzoek van een belanghebbende of in het geval van een beroepsprocedure de rechtbank daarom verzoekt. Tijdens de hoorzitting dienen de belanghebbenden en hun gemachtigden van het maken van de geluidsopname op de hoogte te worden gesteld, zodat zij de gelegenheid hebben toestemming daaraan te onthouden.
De opnamen van hoorzittingen zullen worden opgeslagen in het zaaksysteem dat de het bestuursorgaan onder andere gebruikt om het proces van de behandeling van bezwaren en klachten te ondersteunen. De toegang tot de applicatie is zodanig ingericht dat alleen medewerkers die de gegevens van de bezwaren en klachten (waaronder dus ook de opnamen) in mogen zien de bijbehorende toegangsrechten tot de applicatie hebben. Op deze manier wordt voorkomen dat de geluidsopnamen in verkeerde (digitale) handen komen.
Artikel 16 Nader onderzoek
Eerste lid
Na de hoorzitting kan de adviescommissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen. De meest voorkomende situatie is dat tijdens de hoorzitting de afspraak wordt gemaakt dat een partij nog aanvullende stukken mag indienen. Hierop kunnen de andere partijen dan schriftelijk reageren. Het is aan de commissie om hier met partijen afspraken over te maken.
Het doen van nader onderzoek door de adviescommissie, de voorzitter en secretaris kan kosten met zich meebrengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een externe deskundige wordt ingeschakeld. Deze kosten komen ten laste van de begroting. Aangezien het dagelijks bestuur belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat dergelijke kosten niet gemaakt worden voordat het dagelijks bestuur de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost.
Derde en vierde lid
Deze bepalingen voorzien naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de adviescommissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. Specifiek ten aanzien van de behandeling van bezwaren is in artikel 7:9 van de Awb bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). De voorzitter van de adviescommissie beslist op een verzoek om een nieuwe hoorzitting.
Artikel 17 Beraadslaging en advies
Omdat het van belang is dat de adviescommissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een adviescommissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13 van de Awb, respectievelijk artikel 9:13 van de Awb en verder. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vierde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.
Zevende lid
Het digitale of schriftelijke nadere verslag van de hoorzitting maakt deel uit van het advies van de adviescommissie. De geluidsopname kan op verzoek van belanghebbenden beschikbaar worden gesteld, desgewenst wordt het verslag schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 15 van deze verordening.