WATERSCHAPSBLAD
Officiële uitgave van het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier

Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie
1

Artikelen
1.1

Begripsbepaling
Artikel
1
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
algemeen bestuur: het college van hoofdingelanden. Dit stelt als hoogste bestuursorgaan binnen het hoogheemraadschap het strategisch beleid en de financiële kaders vast;
- b.
dagelijks bestuur: het college van dijkgraaf en hoogheemraden, bestaande uit de dijkgraaf en de door het algemeen bestuur gekozen leden;
- c.
accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:
  - • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen;
  - • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet;
  - • het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;
  - • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit in acht worden genomen;
- d.
accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de zojuist onder c omschreven accountantscontrole;
- e.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het hoogheemraadschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- f.
financieel beheer: het totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;
- g.
rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van het hoogheemraadschap alsmede besluiten van het algemeen bestuur;
- h.
financiële rechtmatigheid: de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit;
- i.
deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het hoogheemraadschap.
1.2

Controleprotocol
Artikel
2

- Controleprotocol
1.
Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarstukken legt het algemeen bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte is, de daarvoor geldende normstellingen en daarbij verder te hanteren goedkeuringstoleranties voor de controle op de jaarrekening.
2.
Het algemeen bestuur legt in 'het controleprotocol' vast wat de te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens is voor de controle van het dagelijks bestuur op de rechtmatigheid en de daarvoor geldende normstellingen;
3.
In het eerste en tweede lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:
- a.
de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidstraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);
- b.
de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;
- c.
de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;
- d.
de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;
- e.
de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;
- f.
de verantwoordingsgrens die worden gehanteerd;
- g.
de rapportagegrens die worden gehanteerd;
- h.
de looptijd van het controleprotocol;
- i.
de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
1.3

Inrichting controle rechtmatigheid
Artikel
3

– Verbijzonderde interne controle
1.
Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaatsvindt.
2.
Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.
3.
Op basis van de activiteiten zoals bedoeld in lid 1 en 2 van dit artikel wordt periodiek een rechtmatigheidsrapportage opgesteld. Tevens wordt einde jaar door het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld en bevindingen opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Beiden maken onderdeel uit van de jaarstukken.
1.4

Inrichting accountantscontrole
Artikel
4

- Aanbesteding accountantscontrole
1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.
2.
Aanbesteding van de accountantscontrole op grond van Europese of Nederlandse wetgeving vindt plaats conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.
Artikel
5

- Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarstukken aan het algemeen bestuur.
4.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarstukken geven, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
Artikel
6

– Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3.
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan periodiek afstemmingsoverleg plaatsvinden tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie.
Artikel
7

– Toegang tot informatie
1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen en waardepapieren en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het hoogheemraadschap.
2.
De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Artikel
8

– Overige controles en opdrachten
1.
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
2.
Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het hoogheemraadschap is.
3.
Indien door een accountant overige controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd voor de verantwoording aan derden, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het hoogheemraadschap is.
Artikel
9

- Rapportering
1.
De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarstukken en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.
2.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.
3.
Het dagelijks bestuur zendt na behandeling de controleverklaring en het verslag naar het algemeen bestuur. Ingeval de concerncontroller commentaar op het verslag van de accountant heeft, zal deze meegezonden worden.
4.
De accountant bespreekt, indien daartoe verzocht, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.
5.
Ingeval de concerncontroller commentaar aan de verslagen van de accountant heeft toegevoegd, deelt het dagelijks bestuur het commentaar in afschrift mee aan de accountant.
2

Bestuurlijke vaststelling en slotbepaling
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025 en wordt aangehaald als ‘Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie’
- 2.
Per gelijke datum kom te vervallen de ‘Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie’, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 13 december (17.110625).
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van hoofdingelanden op 20 november 2024.
de secretaris,
M.J. Kuipers ir.
de voorzitter,
R.P.G. Bosma