Aanvulling Reglement van Orde voor de Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland;

gelezen het bestuursvoorstel met zaaknummer BOVS-01384 d.d. 11 mei 2021;

gelet op de Waterschapswet en de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;

besluit:

Vast te stellen de Aanvulling en wijziging op het reglement van orde voor de Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland in verband met digitale beraadslaging en besluitvorming,

Artikel 1 Digitaal vergaderen

  • 1.

    De Algemene Vergadering vergadert digitaal op voorstel van de voorzitter. Mocht, om moverende redenen, bij wijze van uitzondering of technisch falen, het niet mogelijk zijn digitaal te vergaderen, worden deelnemers in overleg in staat gesteld op andere wijze hun inbreng te hebben voor zover dit binnen het vereiste van openbaarheid en de richtlijnen van het RIVM past.

  • 2.

    Voor zover niet strijdig met deze tijdelijke aanvulling en de Spoedwet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen van het Reglement van Orde van toepassing.

  • 3.

    Er wordt tijdens digitale video-vergaderingen geen vertrouwelijke informatie of documenten gedeeld, waarover geheimhouding is opgelegd. Als het nodig is dit soort informatie te delen met de AV-leden wordt door de secretaris een andere wijze van ter inzage geven gezocht, waarbij de regels inzake geheimhouding uit de Waterschapswet onverkort gelden.

  • 4.

    Deelnemers van openbare vergaderingen, niet zijnde AV-leden, stemmen er mee in dat zij deelnemen aan een openbare vergadering die via een livestream openbaar toegankelijk is. Deelnemers worden hierover voorafgaand aan de desbetreffende vergadering geïnformeerd.

  • 5.

    De Algemene Vergadering kan besluiten de vergadering niet in openbaarheid voort te zetten. Hierop wordt de live-uitzending beëindigd en de vergadering voortgezet zonder live uitzending

Artikel 2 Zitplaatsen Artikel 15 van het reglement van orde inzake het aanwijzen van zitplaatsen is niet van toepassing op dit reglement. Artikel 3 Presentie Artikel 14 van het reglement van orde over de presentielijst wordt gewijzigd in die zin dat de aanwezigheid als volgt wordt geregistreerd:

  • a.

    Na opening van de vergadering verzoekt de voorzitter alle leden hun microfoon te dempen.

  • b.

    De secretaris roept alle leden stuk voor stuk op, met naam en partij, om de microfoon aan te zetten, zichtbaar en hoorbaar “aanwezig” te zeggen en vervolgens de microfoon weer te dempen.

  • c.

    De secretaris (of een daartoe door hem aangewezen medewerker) houdt op de presentielijst bij welke leden aanwezig zijn en, waar nodig, welke bijzonderheden gelden.

  • d.

    De secretaris (of een daartoe aangewezen medewerker) houdt in de digitale vergadering bij of leden voortijdig de vergadering verlaten.

  • e.

    Na afloop tekenen de voorzitter en de secretaris de bijgehouden presentielijst.

  • f.

    Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.

  • g.

    Deelnemers aan de video-vergadering dragen zorg voor een representatieve en rustige omgeving om te vergaderen.

Artikel 4 Opening en quorum

In aanvulling op artikel 16 van het reglement van orde geldt, dat als bij aanvang van de vergadering geen digitaal contact mogelijk blijkt met een lid dat wel wenst deel te nemen, de vergadering niet eerder begint dan nadat betreffend lid alsnog toegang heeft tot de digitale vergadering dan wel met betreffend lid een nadere afspraak is gemaakt over diens betrokkenheid.

Artikel 5 Beraadslaging

  • 1.

    De voorzitter geeft in eerste termijn het woord aan de fracties die hierom voorafgaand hebben verzocht.

  • 2.

    Ieder lid van de Algemene Vergadering kan een interruptie aanvragen via de chat of de functie ‘hand-opsteken’.

  • 3.

    De voorzitter kan bij een onderwerp bepalen dat geen interrupties zijn toegestaan.

  • 4.

    Een lid van de Algemene Vergadering dat niet het woord heeft gekregen van de voorzitter, zet de microfoon uit. De voorzitter kan, in aanvulling op bestaande afspraken over de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers aan de digitale vergadering uitschakelen.

Artikel 6 Stemmingen

In aanvulling en deels afwijking op artikel 27 van het huidige reglement van orde geldt:

  • a.

    Bij hamerstukken vraagt de voorzitter of iemand stemming wenst. Wie stemming wenst via de chat of de functie ‘hand-opsteken’ de gelegenheid dat kenbaar te maken.

  • b.

    Indien bij hamerstukken geen stemming is gevraagd, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

  • c.

    Indien door één of meerdere leden om stemming is gevraagd, vervolgt de voorzitter de procedure zoals die voor bespreekstukken geldt.

  • d.

    besluitvorming over bespreekstukken vindt hoofdelijk plaats. Daartoe verzoekt de voorzitter eerst alle leden om hun microfoon te dempen. Vervolgens roept de voorzitter de leden bij naam en fractie op hun microfoon aan te zetten, zichtbaar en hoorbaar hun stem uit te brengen (“voor” of “tegen”) en aansluitend microfoon weer te dempen. De stemming begin bij het lid dat door loting is aangewezen en geschiedt verder op volgorde van de presentielijst.

Artikel 7 Stemming over personen

In afwijking van artikel 29 van het reglement van orde wordt over personen gestemd per post. De gang van zaken is als volgt:

  • a.

    Leden van de Algemene Vergadering ontvangen per post een stembriefje en een retourenveloppe.

  • b.

    De stembriefjes worden door ieder AV-lid na afloop van een vergadering per post verzonden aan de secretaris.

  • c.

    De authenticiteit van de stem moet in alle gevallen kunnen worden vastgesteld.

  • d.

    De uitslag is openbaar, maar de stemming is geheim. De stembriefjes mogen net als nu al geldt dus niet tot het lid in kwestie herleidbaar zijn.

  • e.

    De voorzitter bepaalt het tijdstip en zo nodig de volgorde waarop de stembriefjes uiterlijk door de secretaris moet zijn ontvangen.

  • f.

    Het stembureau telt de stemmen. De uitslag wordt op een volgende vergadering bekendgemaakt en opgenomen in het verslag. Het stembureau bestaat uit de voorzitter en een door de secretaris aangewezen medewerker.

Artikel 8 Live uitzending (livestream) en openbaarheid

  • 1.

    De digitale vergadering kan via een livestream worden gevolgd op een voor eenieder toegankelijke wijze.

  • 2.

    In de uitnodiging voor de vergadering en op de website van de Algemene Vergadering wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen.

  • 3.

    De vergadering kan, conform de bestaande afspraken over ‘vergaderen in beslotenheid’ besluiten de vergadering niet in openbaarheid voort te zetten. Hierop wordt de live-uitzending beëindigd en de vergadering voortgezet zonder live uitzending.

Artikel 9 Storingen

  • 1.

    Indien sprake is van een storing in het systeem wordt de vergadering geschorst en indien mogelijk na herstel van de storing heropend. Indien dit niet mogelijk is wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven.

  • 2.

    Indien sprake is van een storing bij het lid van de Algemene Vergadering thuis kan de vergadering doorgaan.

  • 3.

    Indien door een storing in het systeem niet kan worden gestemd, wordt de vergadering geschorst en indien mogelijk na herstel van de storing heropend. Indien niet mogelijk is wordt de stemming verdaagd naar een nieuwe vergadering.

  • 4.

    Indien een lid van de Algemene Vergadering, dat wel aan de vergadering heeft deelgenomen, ten gevolge van een situatie als bedoeld in lid 2 geen stem heeft kunnen uitbrengen, controleert de Voorzitter nadat de overige leden van de Algemene Vergadering hun stem hebben uitgebracht of in deze situatie inmiddels een wijziging is gekomen. Indien de situatie is verholpen, brengt het lid van de Algemene Vergadering alsnog een stem uit. Indien dit niet het geval is, wordt de stemming gesloten.

Artikel 10 Uitleg Reglement en inwerkingtreding

  • 1.

    Dit reglement is een aanvulling op het Reglement van Orde Algemene Vergadering Waterschap Zuiderzeeland.

  • 2.

    In gevallen waar dit Reglement niet voorziet, besluit de Algemene Vergadering op voorstel van de Voorzitter.

  • 3.

    Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering d.d. 1 juni 2021 te Lelystad

de secretaris, de voorzitter,

ing. W. Slob MSc. ir. H.C. Klavers.

Naar boven