Waterschapsblad van Waterschap Drents Overijsselse Delta

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Waterschap Drents Overijsselse DeltaWaterschapsblad 2018, 3813Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het Algemeen Bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta houdende het Inkoop-en Aanbestedingsbeleid Waterschap Drents Overijsselse Delta 2017

Inleiding

Waterschap Drents Overijsselse Delta (hierna: het waterschap) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

 

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij het waterschap plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader 1 . Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient het waterschap continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van het waterschap.

 

Bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat het waterschap uit van:

  • 1.

    Centrale doelstellingen (hoofdstuk 2);

  • 2.

    Juridische uitgangspunten: hoe gaat het waterschap om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3);

  • 3.

    Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat het waterschap om met integriteit, de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (hoofdstuk 4);

  • 4.

    Economische uitgangspunten: hoe gaat het waterschap om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);

  • 5.

    Inkoopprocedure: hoe bepaalt het waterschap welke inkoopprocedure er wordt gevolgd? (Hoofdstuk 6)

 

Inkooppakketstrategieën

Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat het waterschap alleen of in samenwerking met andere waterschappen / aanbestedende diensten, per inkooppakket of een samenstel van inkooppakketten, beleid opstelt.

1. Definities

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

 

Concessieopdracht Een concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

 

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van het waterschap.

 

Diensten Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

 

Eigen Initiatief Een concreet zakelijk voorstel, ontwikkeld door een private partij, voor de oplossing van een bij het waterschap bestaand probleem, waar het waterschap niet zelf om heeft gevraagd, en welk voorstel voor het waterschap meerwaarde biedt.

 

Inkoop Rechtshandelingen van het waterschap gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

 

Inschrijver(s) Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend

 

Leveringen Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

 

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek

 

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het waterschap voor te verrichten prestaties of een(Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU.

 

Ondernemer(s) Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

 

Overheidsopdracht Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

 

Sociale en andere specifieke diensten Diensten als bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.

 

Werken Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012. 

2. Doelstellingen

Het waterschap wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

 

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

Het waterschap leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt het waterschap efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Het waterschap houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers (binnen het beheersgebied) tot opdrachten van het waterschap.

 

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en dus professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen het waterschap en de Contractant. Het waterschap spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

 

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding.

Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan het waterschap ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

 

  • d.

    Het waterschap stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel het waterschap als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. Het waterschap verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. Het waterschap streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.

 

  • e.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van het waterschap.

Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van het waterschap, daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van het waterschap.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële en economische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

Het waterschap leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door het waterschap restrictief toegepast. De voor dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

  • Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis.

  • (Herziene) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit nieuwe wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor Overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken. Het Aanbestedingsbesluit wijst de Gids proportionaliteit aan als verplicht te volgen richtsnoer.

  • Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten.

  • Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.

     

3.2 Uniforme documenten 2

  • Het waterschap hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien zo min mogelijk met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Het waterschap past bij betreffende Inkopen in ieder geval toe:

  • Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

  • Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’) (alleen voor Werken);

  • Uniforme klachtenregeling Aanbesteden Waterkracht Waterschap Drents Overijsselse Delta;

  • Algemene Waterschap Inkoopvoorwaarden versie 2016: AWIV, AWVODI, AWBIT;

  • Geschillenregeling

  • Marktvisie ‘de Waterschappen als Publiek Opdrachtgever’ met daarin integraal opgenomen de Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap van het Opdrachtgeversforum in de bouw;

  • Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (‘UAV 2012’) en de UAV-GC 2005;

 

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

  • a.

    Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

    Het waterschap neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden en bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

    • Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een Inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.

    • Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    • Transparantie: De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende Inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

    Het waterschap neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

     

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past het waterschap de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

 

Of een Overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

 

Voor Overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal het waterschap een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het waterschap op zijn website plaatsen, publiceren op TenderNed en/of in/op andere gebruikelijke media en websites.

 

3.5 Waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012 (laatstelijk gewijzigd in 2016) en de Gids Proportionaliteit. Het waterschap wordt gezien als één opdrachtgever.

 

Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of Leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

 

Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden.

 

3.6 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende delegatie en mandaatregeling van het waterschap.

 

3.7 Samenwerken bij aanbestedingen

Als er een samenwerkingspartner is gevonden, is het van belang met deze partner een overeenkomst te sluiten waarin de essentiële voorwaarden voor het samenwerken worden geregeld.

 

In de aanbestedingsstukken wordt vermeld dat er sprake is van een gezamenlijk optreden waarbij goed gelet dient te worden op het eerder genoemde clusterverbod. Het kan zijn dat het wenselijk is aan te besteden in percelen om te voorkomen dat kleinere Ondernemers opdrachten mislopen door het samenwerken.

 

3.8 Sociale en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24 genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure hoeft pas toegepast te worden als de opdracht een waarde van € 750.000,- of meer heeft.

Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is het waterschap verplicht een van de gangbare procedures toe te passen.

 

3.9 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd voorafgaand besluit. Voor wie bevoegd is tot afwijking te besluiten, wordt verwezen naar de geldende delegatie en mandaatregeling. Afwijken kan voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Voor de motivering wordt verplicht gebruik gemaakt van het Marktbenaderingsdocument. Het marktbenaderingsdocument is te raadplegen via: http://w-connect.wdodelta.nl/organisatie/kam/hulp-inkopen/overige-pagina'-hulp/proces-algemeen/

 

Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden wordt verstaan: “omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat”.

 

Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

 

Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toets van cluster Inkoop en cluster Juridische Zaken.

 

3.10 Toetsing

Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Om aan te tonen dat conform regelgeving is aanbesteed, is het in de vorige paragraaf genoemde marktbenaderingsdocument van belang.

 

3.11 Geschillenregeling

Het waterschap neemt in de aanbestedingsdocumenten op aan welke rechter eventuele geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen worden voorgelegd. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase.

 

3.12 Klachtenregeling Aanbesteden

Het waterschap heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze het waterschap de klacht zal behandelen.

De klachtenregeling staat ook op de internetsite van het waterschap en is te vinden via: https://www.wdodelta.nl/wdodelta/regelingenzoeker

 

3.13 Aanpassen beleid

Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het algemeen bestuur.

 

Het algemeen bestuur mandateert de organisatie om dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen). Het algemeen bestuur wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze aanpassingen.

 

De waterschappen in Nederland streven ernaar het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uniform te houden.  

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van het waterschap.

 

  • a.

    Het waterschap stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen het waterschap vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.

 

  • b.

    Publiek Opdrachtgeverschap

    In aanvulling op de eigen gedragscode integriteit onderschrijft het waterschap bij Werken de Gedragscode ‘Publiek Opdrachtgeverschap’ van het Opdrachtgeversforum in de Bouw. Deze code biedt medewerkers kaders voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan wat opdrachtnemers van het waterschap mogen verwachten en wat het waterschap van de opdrachtnemers verwachten, van de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan.

 

  • c.

    Het waterschap contracteert uitsluitend integere Ondernemers

    Het waterschap verwacht ook dat Ondernemers integer handelen. Het waterschap wil enkel zaken doen met betrouwbare Ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012.Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

     

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Het waterschap onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.

 

a. Duurzaam inkopen

Het waterschap heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Het waterschap onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Unie en Rijk 2010 – 2020” waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures zijn toegepast. (zie PIANOo.nl) 3

 

Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu- én sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • Bij de product- en marktanalyse inventariseert het waterschap welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; voor Werken vindt dit plaats in een zo vroeg mogelijk stadium van het project of van het ontwerpproces;

  • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen, minimaal de criteria voor de kwalificatie van leveranciers, de minimumeisen en daar waar mogelijk ook de gunningcriteria, voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn. (zie https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen ).

  • Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten moeten in verhouding tot de opdracht staan. Duurzaam is niet per se duurder.

 

Door duurzaam in te kopen kan het waterschap zijn invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen.

 

Social Return

Het waterschap heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

 

(Internationale) sociale voorwaarden

Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd.

 

Aanpak Duurzaam GWW

Het waterschap onderschrijft bij het aanbesteden van werken de Aanpak Duurzaam GWW waarbij duurzaamheid onderdeel is van het aanbestedingsproces. De aanpak wordt toegepast voor aanbestedingen op het gebied van grond-, weg en waterbouw (GWW) met een geraamde waarde vanaf € 0,5 miljoen.

 

b. Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen

De Rijksoverheid heeft het Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden 2015 – 2020 opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van Unie van Waterschappen (UvW) namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren.

 

4.3 Innovatie

Het waterschap moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat het waterschap ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.  

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en/of Marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Het waterschap acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die in deze markt opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

 

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • a.

    Het waterschap acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

    Het waterschap streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Het waterschap behoort in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)) maar met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving.

 

  • b.

    Het waterschap kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

    Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van het waterschap door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het waterschap kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

     

5.3 Lokale economie en MKB

  • a.

    Het waterschap heeft oog voor de lokale economie zijnde de ondernemers binnen het beheersgebied van het waterschap, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

    In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en het waterschap laat geen onnodige regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

  • b.

    Het waterschap heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

    Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen behoren te krijgen. Het waterschap houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan het waterschap doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

     

5.4 Samenwerken

De directie van het waterschap heeft de wens dat, indien mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met andere aanbestedende diensten, waterschappen en/of overheden (Rijk, provincie, gemeente), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Zie ook paragraaf 3.7.

 

5.5 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Het waterschap bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, non-discriminerend en transparant te handelen, bevordert het waterschap een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Het waterschap wenst geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.

6. Inkoopprocedure

6.1 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert het waterschap de volgende methode:

 

Het waterschap zal de procedures hanteren volgens de kleurenschema’s voor leveringen, diensten en werken van de decentrale overheid, zoals neergelegd in paragraaf 3.4.2. van de Gids proportionaliteit 2016 4 , tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij:

  • Complexiteit van de opdracht;

  • Gewenst eindresultaat;

  • Aantal potentiële inschrijvers;

  • Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

  • Omvang van de opdracht;

  • het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren.

 

De kleurenschema’s zijn als volgt:

Voor leveringen

 

Het waterschap hanteert bovenstaand schema als volgt:

Groen: deze procedure wordt binnen het waterschap gehanteerd

Oranje: deze procedure kan alleen in overleg met de afdeling inkoop worden gevolgd. Volgen van deze procedure vergt nadrukkelijke motivatie in het marktbenaderingsdocument of het aanbestedingsdossier

Rood: wanneer deze procedure wordt gevolgd is dit een afwijking van inkoopbeleid en dient hiervoor goedkeuring te worden gevraagd aan het dagelijks bestuur (zie paragraaf 3.9).

N.B: bij opdrachten boven de Europese drempel kan niet worden afgeweken.

 

De nationaal openbare procedure wordt binnen het waterschap voor leveringen en diensten niet gehanteerd. Dit betekent dat de Europese drempel in geval van leveringen en diensten de bovengrens voor de meervoudig onderhandse procedure vormt.

 

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het waterschap vraagt aan één Ondernemer een Offerte.

 

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het waterschap vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers 5 een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde Ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt.

 

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal het waterschap conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden.

 

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal het waterschap in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

 

6.1.1 Vergoeding inschrijvingskosten

Het waterschap hanteert het beleid om in principe geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen, tenzij dit naar het oordeel van de aanbestedende dienst onevenredig is ten opzichte van de inspanningen die van de inschrijver worden gevraagd.

 

6.1.2 Eigen Initiatief

Een Eigen Initiatief met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen kan door het waterschap rechtstreeks aan de indiener gegund worden, zonder dat hiervoor een (meervoudig) onderhandse of nationale procedure gevolgd hoeft te worden.

 

6.2 Aanbestedingsreglementen

Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.

 

Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld.

 

6.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het waterschap wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.

 

6.4 Dossiervorming

Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:

  • -

    voldoen aan de Archiefwet;

  • -

    verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld controller of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;

  • -

    (verdere) contractmanagement.

Daartoe wordt een centraal inkoopdossier aangelegd.

7. Organisatorische uitgangspunten

7.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

 

Stap

Fase Inkoopproces

Toelichting

 

 

 

1.

Voortraject

- Bepalen van inkoopbehoefte;

 

 

- Bepalen van het aanbod (bijv. via bedrijfskolom-,

 

 

product- en marktanalyse);

 

 

- Raming en bepalen van het financiële budget;

 

 

- Keuze inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure.

 

 

 

2.

Specificeren

- Opstellen van eisen en wensen;

 

 

- Omschrijven van de opdracht;

 

 

- Opstellen Offerteaanvraag.

 

 

 

3.

Selecteren

- Eventuele voorselectie leveranciers;

 

 

- Bekendmaking opdracht via verzenden van de

 

 

Offerteaanvraag, de website of TenderNed;

 

 

- Offertes evalueren;

 

 

- Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond

 

 

van aanbestedingsregelgeving);

 

 

- Gunning aan winnende Inschrijver.

 

 

 

4.

Contracteren

- Informeren afgewezen leveranciers;

 

 

- Tekenen (raam) overeenkomst met winnende

 

 

Inschrijver (Contractant);

 

 

- Registreren getekende overeenkomst.

 

 

 

5.

Bestellen

- Uitvoeren van de opdracht;

 

 

- Eventueel met het doen van bestellingen.

 

 

 

6.

Bewaken

- Bewaken termijnen;

 

 

- Controleren nakoming afgesproken prestaties;

 

 

- Tijdige betaling facturen.

 

 

 

7.

Nazorg

- Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld

 

 

prijsindexeringen, looptijd;

 

 

- Evalueren overeenkomst met Contractant.

 

7.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het afdelingshoofd van de inkopende afdeling is bevoegd tot het gunnen van opdrachten tot het bedrag genoemd in het ondermandaatbesluit.

 

7.3 Contractmanagement

In het kader van risicobeheersing en beheer van uitstaande verplichtingen is het van belang dat er registratie, beheer en evaluatie van contracten plaatsvindt. Binnen het waterschap wordt contractmanagement ondersteund door een systeem dat registratie, beheer en evaluatie mogelijk maakt.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Waterschap Drents Overijsselse Delta in de openbare vergadering van 31 oktober 2017.

ir. E. de Kruijk, secretaris

ir. H.H.G. Dijk, dijkgraaf