STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

KIC Digital Twinning Actuele en accurate modellen voor inzicht, optimalisatie en besluitvorming Call for proposals, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Inhoudsopgave
1 | Inleiding | 1
| 1.1 Achtergrond | 1
| 1.2 Beschikbaar budget | 2
| 1.3 Indieningsdeadline(s) | 2
2 | Doel | 2
| 2.1 Doelstelling van het programma | 2
| 2.2 Maatschappelijke impact | 5
| 2.3 Consortiumvorming | 6
3 | Voorwaarden voor aanvragers | 6
| 3.1 Wie kan aanvragen | 6
| 3.2 Wat kan worden aangevraagd | 8
| 3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag | 9
| 3.4 Indieningsvoorwaarden | 11
| 3.5 Subsidievoorwaarden | 11
4 | Beoordelingsprocedure | 14
| 4.1 De San Francisco Declaration (DORA) | 14
| 4.2 Procedure | 15
| 4.3 Inhoudelijke beoordelingscriteria | 17
5 | Subsidieverplichtingen | 18
| 5.1 Inhoudelijke monitoring | 18
| 5.2 Datamanagement | 19
| 5.3 Intellectueel eigendom en consortiumovereenkomst | 19
| 5.4 Maatschappelijk verantwoord licentiëren | 19
| 5.5 Gebruikerscommissie | 19
| 5.6 Open Access | 20
6 | Contact en overige informatie | 20
| 6.1 Contact | 20
| 6.2 Overige informatie | 21
7 | Bijlagen | 21
| 7.1 Budgetmodules en tarieven | 21
| 7.2 Indexering | 25
1

Inleiding
In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde ‘KIC Digital Twinning: actuele en accurate modellen voor inzicht, optimalisatie en besluitvorming’. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).
U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing. In hoofdstuk 6 staan de contactgegevens en in hoofdstuk 7 de bijlagen.
1.1

Achtergrond
Deze Call for proposals is onderdeel van de NWO programmering voor het Kennis- en Innovatie Convenant (KIC) 2024-2027 ten behoeve van het missiegedreven innovatiebeleid van de Nederlandse overheid.
NWO ontwikkelt innovatieprogramma’s in het KIC gericht op de maatschappelijke uitdagingen van Nederland om impact te realiseren voor economie, mens en samenleving. De nadruk ligt op samenwerking tussen kennisinstellingen, private partijen en overheid. De resultaten dragen daarmee bij aan het realiseren van economische kansen. Essentieel is daarom dat bedrijven investeren in elk onderzoeksproject.
Thematische focus
In de KIC periode 2024-2027 staan acht Kennis- en Innovatieagenda’s (KIA’s) centraal:
- − Klimaat en Energie
- − Circulaire Economie
- − Landbouw, Water, Voedsel
- − Veiligheid
- − Gezondheid & Zorg
- − Sleuteltechnologieën
- − Digitalisering
- − Maatschappelijk Verdienvermogen
Deze KIA’s zijn te vinden op: Kennis en Innovatieagenda's| NWO.
NWO en het KIC: onderzoek brengt oplossingen dichterbij
NWO investeert jaarlijks circa 138 miljoen euro in haar programmering voor het KIC 2024-2027. De onderzoeks- en innovatieprogramma’s van NWO voor het KIC dragen bij aan de antwoorden op de onderzoeks- en ontwikkelvragen die nodig zijn om de huidige maatschappelijke uitdagingen te kunnen adresseren. Dit is in lijn met de missie van NWO: Missie | NWO.
Deze Call for proposals is onderdeel van NWO-KIC programma hoofdlijn: Missie, waarin thematische publiek-private samenwerkingsprogramma’s worden ontwikkeld voor consortia die werken aan impact-gedreven onderzoek. De thematische prioriteiten uit de KIA’s zijn het uitgangspunt voor de programma’s, die passen binnen het missiegedreven innovatiebeleid.
Hoofdstuk 2 licht de (thematische) doelstelling van deze Call for proposals toe en beschrijft welke aanpak NWO binnen haar KIC-programmering hanteert om tot de beoogde maatschappelijke impact te komen.
Meer informatie over de KIC-programmering van NWO is te vinden via de website: KIC 2024-2027 | NWO.
1.2

Beschikbaar budget
Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 7.000.000. Binnen deze Call for proposals worden naar verwachting maximaal 4 aanvragen toegewezen.
1.3

Indieningsdeadline(s)
Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
De matchmaking (niet verplicht) vindt plaats in februari 2026. Meer informatie kunt u vinden op de webpagina van deze Call for proposals.
De deadline voor het indienen van aanvragen is 14 april 2026, voor 14:00:00 CEST.
De deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van buitenlandse organisaties (zie paragraaf 7.1.1) is 17 maart 2026, voor 14:00:00 CEST.
2

Doel
Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.
2.1

Doelstelling van het programma
Deze Call for proposals richt zich op de ontwikkeling van kennis voor Digital Twins en hun toepassing. Door de toepassing van Digital Twins kan de mens beter in staat worden gesteld om complexe processen te begrijpen en kan inzicht voor verbetering op worden gedaan, wat de productiviteit doet groeien en de besluitvorming bevordert. Dit programma stimuleert samenwerking tussen verschillende wetenschapsgebieden, maatschappelijke partijen en het bedrijfsleven. Daarmee staat deze Call for proposals open voor aanvragen van onderzoekers van zowel universitaire instellingen als hogescholen, in nauwe samenwerking met private en maatschappelijke organisaties.
2.1.1

Maatschappelijke uitdaging
Het thema van deze Call for proposals adresseert het urgente maatschappelijke probleem van toenemende complexiteit in (kritieke) infrastructuren en systemen, zoals de (wegen)bouw, steden, gezondheidszorg, landbouw en de hightechsector, in combinatie met tekorten aan zowel middelen als arbeidskrachten. Deze sectoren staan onder druk om efficiënter en duurzamer te opereren, terwijl er sprake is van een toenemende vraag naar diensten en een zekerheid van veiligheid.
De technologie van Digital Twins omvat de mogelijkheid om een gesynchroniseerde digitale afspiegeling van een systeem te creëren. Dat systeem kan een fysiek systeem zijn, maar kan ook niet-materiële systemen omvatten. Hierbij wordt de Digital Twin geïnformeerd over de huidige toestand van een systeem, en kan de Twin het systeem ook aansturen op basis van een combinatie van optimalisatie en kunstmatige intelligentie. Daarnaast kan een Digital Twin ook patronen in het systeem identificeren en inzichtelijk maken voor de gebruiker. Samengenomen omvat een Digital Twin een geïntegreerde bundeling van gedigitaliseerde domeinkennis, (actuele) data, software en modellen, de gebruiker, en de toepassing, met een bepaalde mate van nauwkeurigheid en synchronisatie.
Ontwikkeling van de Digital Twinning-technologie is één van de invloedrijke routes naar oplossingen voor de groeiende maatschappelijke en economische uitdagingen. Deze technologie wordt steeds relevanter in diverse sectoren omdat Digital Twins de mens in staat kunnen stellen om complexe systemen zowel te monitoren als te simuleren en optimaliseren. Als middel voor optimalisatie kan een Digital Twin bijdragen aan het verhogen van productiviteit, het bevorderen van duurzaamheid en het verbeteren van samenwerking tussen systemen. Deze technologie draagt bij aan het ontwikkelen van inzicht in de waardeketen, en dient als voedingsbodem voor nieuwe technologieën. Om voorgenoemde kansen te realiseren, staan er echter nog meerdere uitdagingen in de weg voor de brede inzetbaarheid en verlengde levensduur van Digital Twins, zoals de hoge drempels voor zowel maatschappelijke als technologische inbedding.
2.1.2

De beoogde maatschappelijke impact
Om naar oplossingen voor maatschappelijke en economische uitdagingen toe te werken, kunnen Digital Twins een belangrijke bijdrage leveren. Digital Twins helpen bij het nemen van betere beslissingen door de mogelijkheid om meerdere (what-if-)scenario’s te vergelijken. Daarbij kan in sommige gevallen ook naderhand worden getoetst of deze beslissingen optimaal waren. Middels meer effectieve automatiseringen kan de mens in staat worden gesteld om sneller en flexibeler te opereren. De inzet van Digital Twins kan ook gespecialiseerde kennis meer toegankelijk maken, en kan gedigitaliseerde kennis breder inzetbaar en herbruikbaar maken. Een onvolledige lijst voorbeelden van toepassingsgebieden waarin Digital Twinning kan worden uitgevoerd is:
- • Digital Twins kunnen worden ingezet in de gezondheidszorg voor het monitoren van organen, orgaansystemen en het menselijk lichaam. Daarmee kan de zorg worden gepersonaliseerd en kunnen preventieve maatregelen en interventies worden geoptimaliseerd.
- • Digital Twins voor sociale of maatschappelijke processen kunnen worden ingezet voor het monitoren van sociale voorzieningen of de publieke gezondheid. Daarbij kan de inzet van Digital Twins ook leiden tot verbeterd beleid en verbreding van draagvlak.
- • Digital Twins kunnen in het veiligheidsdomein toepassing vinden binnen menigtebeheer, crisisbeheersing, het beheersen van hybride aanvallen en de weerbaarheid versterken van kritieke infrastructuur. Denk daarbij aan de infrastructuur rond de energievoorziening, logistieke sector, havens, of aan voorspellend onderhoud binnen deze sectoren.
- • Binnen de hightech sector kunnen Digital Twins worden ingezet voor het verkennen van ontwerpen door middel van virtuele prototypes, het optimaliseren van productieprocessen, het reduceren van halffabricaten, het monitoren van productieketens, en het verbeteren van de besluitvorming door middel van datagedreven simulaties en analyses.
- • Digital Twins kunnen worden ingezet voor de circulaire economie door de uitkomsten van prikkels en beloningsstructuren te voorspellen. Het resultaat van beleid voor het verminderen van afval of het hergebruik van materialen kan daarmee inzichtelijk worden gemaakt.
- • Binnen de mobiliteitssector kunnen Digital Twins worden ingezet om Nederland bereikbaar te houden middels de ondersteuning van verschillende vervoersmodaliteiten, de daarvoor benodigde infrastructuren, en verkeersmanagement.
- • Digital Twins kunnen worden in gezet om natuur en milieu te simuleren. De inzichten uit deze simulaties kunnen ondersteunen om beslissingen te nemen op het gebied van agrifood, landbouwprocessen, waterbeheer en biodiversiteit.
Bovengenoemde voorbeelden zijn niet uitputtend en dienen ter inspiratie voor aanvragen binnen deze Call for proposals. In het algemeen kunnen digitale technologieën de innovatie verder aanjagen in zowel publieke als private sectoren, maar vormen daar altijd een deel van de oplossing en nooit het geheel.
2.1.3

Doel van de Call for proposals
De focus in deze Call for proposals ligt op transdisciplinaire ontwikkeling van kennis voor Digital Twins en het verlagen van de drempels voor hun toepassing in een breed scala aan sectoren om maatschappelijke uitdagingen aan te pakken en bij te dragen aan maatschappelijke impact. Daarbij is er specifiek aandacht voor de kansen, mogelijkheden en ontwikkeling van de technologie, maar ook de risico’s en de grenzen aan het gebruik daarvan. Daartoe is transdisciplinair onderzoek van cruciaal belang op het raakvlak van techniek, toepassing, gebruik, en de maatschappelijke randvoorwaarden. Dit onderzoek vereist parallel aan de technologische ontwikkeling een exploratie van de ethische, juridische, maatschappelijke, en economische condities die een rol spelen in het realiseren van de maatschappelijke impact. Dit aspect vraagt expliciete aandacht bij het indienen van een aanvraag. Transdisciplinaire samenwerking is nodig met onderzoekers uit disciplines zoals informatietechnologie, ethiek, softwareontwikkeling, datawetenschappen, sociale wetenschappen, systeem- en regeltechnologie, rechtswetenschappen, civiele techniek, bouwkunde en wiskunde.
De focus in deze Call for proposals ligt op vier randvoorwaarden voor de ontwikkeling en toepassing van een Digital Twin:
- 1.
Koppeling en integratie van Digital Twins
De koppeling en integratie van Digital Twins is essentieel voor het functioneren van de technologie op meerdere schalen en in de tijd. Hiermee wordt zowel de samenwerking tussen Digital Twins, als de samenstelling van een Digital Twin uit kleinere Twins verstaan. Er is behoefte aan integratie van diverse systemen en processen om de efficiëntie en betrouwbaarheid te verhogen, aansluitend op bestaande
1
Het ontwikkelen van nieuwe frameworks of datastandaarden valt niet binnen de inhoudelijke scope van deze Call for proposals.
frameworks en standaarden. Onderzoek naar de koppeling en integratie van Digital Twins kan daarmee een nieuw digitaal ecosysteem verwezenlijken.
- 2.
Actuele informatie
Op basis van actuele informatie van verschillende onderdelen van een systeem kan een Digital Twin zichzelf sneller aanpassen en beter anticiperen. Dit maakt het inzicht van een systeem (meer) actueel en kan het systeem robuuster worden tegen veranderingen. Onder veranderingen kunnen bijvoorbeeld verstoringen worden verstaan, maar ook de evolutie van systemen. Daartoe dient de Digital Twin te opereren op een tijdschaal en resolutie die passend is voor de beoogde toepassing.
- 3.
(Semi-)Autonome besluitvorming
Digital Twins ondersteunen niet alleen de menselijke beslissingen, maar hebben ook de mogelijkheid om autonoom besluiten te nemen en uit te voeren die aansluiten bij de waarden van de gebruiker. Het is van groot belang dat het aantoonbaar wordt gemaakt wanneer een autonome beslissing een verbetering is, en dat deze beslissing herleidbaar en transparant is. Op deze manier wordt er gewerkt richting betekenisvolle menselijke controle, met beslissingsondersteuning op verschillende niveaus van autonomie. Binnen dit thema spelen uitdagingen op het gebied van betrouwbaarheid, veiligheid en de omgang met onzekerheid.
- 4.
Mens-machine-maatschappij
Het verbeteren van de interactie tussen de mens, de maatschappij, en een Digital Twin is cruciaal voor het bruikbaar maken van deze technologie. Een systeemvisie is nodig waarin aandacht is voor de samenhang tussen de Digital Twin en de gebruiker. Daarmee wordt gebouwd richting gerechtvaardigd vertrouwen in technologie en vertrouwenswaardige Digital Twins, met inachtneming van bijvoorbeeld privacy, aansprakelijkheid, eigenaarschap, verantwoordelijkheid, veiligheid en relevante wet- en regelgeving.
Onderzoeksvoorstellen binnen deze Call for proposals leveren een bijdrage op twee of drie van bovengenoemde randvoorwaarden, waaronder in ieder geval de voorwaarden binnen ‘Mens-machine-maatschappij’.
Ter inspiratie voor de onderzoeksaanvraag vindt u hieronder enkele voorbeelden van onderzoeksvragen die de scope van deze Call for proposals verduidelijken:
- • Hoe kunnen ontwerpprincipes bijdragen aan de integratie, koppeling en opschaling van Digital Twins op verschillende schaal- en tijdsniveaus?
- • Welke technologieën en mechanismen zijn nodig om actuele data (zoals sensordata) effectief en veilig te integreren en te verwerken binnen Digital Twins?
- • Hoe kunnen Digital Twins omgaan met de evolutie van systemen en processen, en hoe kan dit worden ondersteund door ontwerpprincipes en infrastructuur?
- • Welke voorwaarden zijn er nodig om Digital Twins autonoom beslissingen te laten nemen en uit te voeren op een transparante, betrouwbare en veilige wijze?
- • Welke juridische en ethische kaders zijn relevant voor de inzet van Digital Twins, zowel bij de uitwisseling van actuele data als bij autonome besluitvorming en interventies?
- • Hoe kunnen Digital Twins effectief samenwerken met mensen en tussen sectoren, en hoe kan het vertrouwen en communicatie binnen deze samenwerking worden versterkt?
- • Hoe kunnen Digital Twins menselijke factoren zoals gedrag, gewoonten en voorkeuren meewegen?
- • Welke gedragsveranderingen worden van gebruikers gevraagd in een verbonden ecosysteem van Digital Twins, en hoe kan de toegankelijkheid tot dat ecosysteem worden gewaarborgd?
Het is niet verplicht om bovenstaande voorbeelden te gebruiken. We nodigen onderzoekers die andere onderzoeksvragen hebben uitdrukkelijk uit om een aanvraag in te dienen binnen deze subsidieronde, zolang uit de aanvraag duidelijk wordt op welke manier het onderzoek bij zal dragen aan de gewenste maatschappelijke impact.
2.2

Maatschappelijke impact
Nieuwe kennis en inzichten vanuit onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Denk aan de energietransitie, gezondheid en zorg, of klimaatverandering. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek op het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties.
2.2.1

Samen werken aan maatschappelijke impact
De maatschappelijke uitdagingen die centraal staan in het missiegedreven innovatiebeleid zijn complex en veelomvattend. Maatschappelijke impact
2
NWO definitie van maatschappelijke impact: culturele, economische, industriële, ecologische of sociale veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde.
ontstaat alleen wanneer alle partijen die nodig zijn om tot innovatieve oplossingen te komen hun krachten bundelen. De aansluiting van deze innovaties op economie, mens en samenleving is belangrijk. Daarom stimuleert NWO in haar KIC-programmering samenwerking tussen veel verschillende partijen.
Het gaat hierin om samenwerking tussen onderzoekers over de grenzen van disciplines
3
Bij interdisciplinaire samenwerking binnen het KIC gaat het bij om samenwerking tussen onderzoekers uit meerdere wetenschappelijke disciplines en/of praktijkgerichte domeinen over de grenzen van wetenschapsgebieden – alfa, bèta of gamma – heen. De samenwerking is passend bij (de beoogde impact van) het voorgestelde onderzoek. Indien interdisciplinaire samenwerking niet nodig zou zijn om de beoogde impact te realiseren, moet dat overtuigend geformuleerd en onderbouwd worden in de aanvraag.
, kennisinstellingen, regio’s en landen. Daarnaast is ook de samenwerking tussen deze onderzoekers en de samenleving cruciaal om tot innovatieve oplossingen te komen. Bedrijven, maatschappelijke organisaties, (beroeps)onderwijs en de mensen die de innovatie zullen gebruiken ((eind-)gebruikers) leveren een belangrijke bijdrage aan te vormen consortia en onderzoeksvoorstellen. Meer informatie en voorbeelden zijn te vinden op de website: KIC 2024-2027 | NWO.
De samenwerking tussen deze partijen begint al bij de voorbereiding van het onderzoeksvoorstel. De uiteenlopende kennis, vaardigheden en expertise van de partijen zijn nodig voor het formuleren van een goede probleemstelling, adequate onderzoeksvragen, en een doordachte route naar impact (co-design). Bij de uitvoering van het voorgestelde onderzoek wordt de samenwerking in het consortium vervolgd door uitwisseling van nieuwe kennis en het gezamenlijk creëren van nieuwe inzichten (co-creatie). De kennis en innovaties die uit het onderzoek voortkomen, worden uiteindelijk gedeeld en in de samenleving geïmplementeerd. Op deze manier wordt maatschappelijke impact een gezamenlijk doel; een coproductie.
Consortia vergroten de kans op het bereiken van de beoogde maatschappelijke impact door voldoende aandacht te besteden aan de mensen die gaan werken met de innovaties die uit het onderzoek voortkomen. Goed geschoold en onderlegd personeel kan innovaties verder helpen, implementatie op grote schaal versnellen, en zo transities en veranderingen bewerkstellingen. Dit stelt eisen aan opleiding en training, inclusief eventuele omscholing, van personeel. Human capital, in de vorm van lerende, innoverende mensen, kan op verschillende manieren een plaats krijgen in een onderzoeksvoorstel binnen het NWO-KIC programma. Bijvoorbeeld via publiek-private leer-werkpraktijken (learning communities) die onderzoeken, innoveren, werken en leren nauw met elkaar verbinden. Op deze manier wordt nieuwe kennis geïntegreerd in de (onderwijs- en werk)praktijk. Meer informatie en voorbeelden zijn te vinden op de website Human Capital | NWO.
Binnen het NWO-KIC programma ‘Digital Twinning: Actuele en accurate modellen voor inzicht, optimalisatie en besluitvorming’ wordt het bereiken van maatschappelijke impact gestimuleerd en gefaciliteerd door gebruik van een Impact Plan benadering en aandacht voor consortium vorming.
2.2.2

Impact op maat
Afhankelijk van het doel van het financieringsinstrument kiest NWO een bijbehorende benadering die de kans op maatschappelijke impact optimaal ondersteunt. Het primaire doel van het financieringsinstrument bepaalt de keuze voor de benadering die NWO inzet om kennisbenutting in verschillende fases van het project (aanvraag, uitvoering, na afloop) te bevorderen en de inspanning die van aanvrager(s) en partners gevraagd wordt.
In dit programma wordt de Impact Plan benadering toegepast. Hiermee faciliteert NWO de ontwikkeling van een geïntegreerde strategie door onderzoekers en partners om doelgericht de kans op de gewenste maatschappelijk impact te vergroten.
Het geeft het consortium inzicht in welk onderzoek noodzakelijk is voor bijdrage aan de beoogde maatschappelijke impact en maakt tegelijkertijd expliciet welke partijen hiervoor nodig zijn, wat hun belang en rol is, en welke aannames er worden gedaan. Het Impact Plan laat de samenhang zien tussen de maatschappelijke uitdaging, de route(s) naar de beoogde impact en het daarvoor benodigde onderzoek. Gedurende het onderzoek (en daarna) faciliteert het Impact Plan de reflectie op al deze elementen.
NWO biedt e-learning aan om consortia op weg te helpen via Online impact workshops | NWO. NWO raadt ten zeerste aan om samen met de partijen in het consortium e-learning voor Impact Plan te volgen. Meer informatie is te vinden op de website Impact Plan benadering | NWO.
2.3

Consortiumvorming
Om de kans op impact van het onderzoek te vergroten, is samenwerking tussen onderzoekers, met onderzoekers van andere disciplines én met partners uit de maatschappij, zoals bedrijven en maatschappelijke organisaties nodig. In deze Call for proposals ondersteunt NWO de vorming van een consortium door het organiseren van een matchmakingsbijeenkomst. Deze methode wordt hieronder kort toegelicht. Meer informatie over consortiumvorming is te vinden op de NWO website.
2.3.1

Matchmaking
Het doel van matchmaking is het samenbrengen van potentiële aanvragers, onderzoekers, samenwerkingspartners en stakeholders uit diverse werkvelden en sectoren om ideeën voor, of behoefte aan, onderzoek rond het thema en de beschreven impact in de Call for proposals uit te wisselen.
Tijdens de eenmalige matchmakingsbijeenkomst is er de mogelijkheid voor deelnemers om ideeën uit te wisselen, te netwerken en om eventueel ontbrekende expertises in kaart te brengen. Het is aan de deelnemers zelf vorm te geven aan het vervolg van de resultaten van de matchmaking.
Daarnaast wordt tijdens de matchmaking meer informatie gegeven over het aanvraagproces en de Impact benaderingen (zie ook paragraaf 2.3).
Verdere informatie over de matchmaking wordt op de webpagina van deze Call for proposals gepubliceerd. Deelname aan de matchmaking is niet verplicht.
3

Voorwaarden voor aanvragers
Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).
3.1

Wie kan aanvragen
Aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager en één of meer medeaanvragers. Een aanvraag wordt opgesteld door een consortium, waarin naast de aanvragers ook andere deelnemers zijn betrokken.
Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheiden:
- 1.
Hoofdaanvrager
- 2.
Medeaanvrager(s)
- 3.
Cofinancier(s)
- 4.
Samenwerkingspartner(s)
Een consortium dient te bestaan uit minimaal een hoofdaanvrager, een medeaanvrager en twee cofinanciers, mogelijk aangevuld met één of meer samenwerkingspartners. De voorwaarden per deelnemer worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. Voor alle consortiumpartners geldt dat zij een actieve rol dienen te spelen bij het formuleren van de onderzoeksvragen en bij de opzet en de uitvoering van het project.
Onderzoekers mogen een aanvraag indienen als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben
4
Voor onderzoekers in dienst van een hogeschool geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.
) of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:
- − universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;
- − universitair medische centra, waarmee wordt bedoeld de academische ziekenhuizen zoals bedoeld in
- − artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
- − KNAW- en NWO-instituten;
- − het Nederlands Kanker Instituut;
- − het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;
- − NCB Naturalis;
- − Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);
- − Prinses Máxima Centrum.
Personen met een nul uren-arbeidsovereenkomst of met een dienstverband voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track) zijn uitgesloten van indiening.
Het kan voorkomen dat de tenure track overeenkomst van de aanvrager eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, of dat vóór die datum het vaste dienstverband van de aanvrager eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval voegt de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij, waarin de betreffende onderzoeksorganisatie garandeert dat het project en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd adequaat zullen worden begeleid voor de volledige duur van het project.
Aanvragers met een deeltijd dienstverband dienen garant te staan voor adequate begeleiding van het project en van alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd.
3.1.1

Hoofd- en medeaanvragers
De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.
Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.
Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.
Aanvullende voorwaarden
- − Een hoofdaanvrager mag slechts één aanvraag binnen deze Call for proposals indienen in de hoedanigheid van hoofdaanvrager. Een hoofdaanvrager mag daarnaast binnen deze Call for proposals maximaal één keer als medeaanvrager deelnemen aan een ander consortium.
- − Een medeaanvrager mag binnen deze Call for proposals in maximaal twee consortia als medeaanvrager deelnemen.
3.1.2

Cofinanciers
Een cofinancier is een partij die deelneemt aan het consortium en cash cofinanciering en/of in kind bijdraagt aan het project. De rol die de cofinancier speelt bij de voorbereiding, uitvoering, en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in het onderzoeksvoorstel beschreven te worden.
Een cofinancier ontvangt geen subsidie van NWO op basis van deze Call for proposals. Ook is het niet mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via budgetmodules. Een nadere toelichting op de budgetmodules vindt u in de bijlage bij deze Call for proposals (paragraaf 7.1). Organisaties waarvan medewerkers, conform paragraaf 3.1, als (hoofd- of mede)aanvrager mogen deelnemen, mogen in deze Call for proposals niet deelnemen als cofinanciers.
In deze Call for proposals is het verplicht om twee of meer cofinanciers te laten deelnemen aan het project. De cofinanciers dienen gezamenlijk minimaal 20% van het totale budget voor de aanvraag bij te dragen.
De bijdrage van de cofinancier wordt bekend gemaakt door middel van een verklaring cofinanciering en is een netto bijdrage aan het project. Voorts wordt er in deze Call for proposals onderscheid gemaakt tussen private en publieke cofinanciers. Voor definities daarvan en de verdere specifieke cofinancieringsvoorwaarden die gelden in deze Call for proposals, zie paragraaf 3.5.6.
3.1.3

Samenwerkingspartner(s)
Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting.
Hierbij kan gedacht worden aan bedrijven, publieke en private organisaties, en overige instellingen. De rol die deze partijen spelen bij de voorbereiding, uitvoering, en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in het onderzoeksvoorstel beschreven te worden.
Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiele kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement’ (zie paragraaf 3.2 en bijlage 7.1).
3.2

Wat kan worden aangevraagd
Voor een aanvraag in deze Call for proposals kan minimaal € 1.500.000 en maximaal € 2.200.000 worden aangevraagd aan NWO-financiering. Daarmee financiert NWO maximaal 80% van de totale projectomvang; de rest van het projectbudget wordt ingebracht via de verplichte cofinanciering (zie paragraaf 3.5.6). NWO financiert nooit minder dan 50% van de totale projectomvang.
De aanvrager en medeaanvragers kunnen kosten opvoeren voor personeel, materieel, investeringen, kennisbenutting en projectmanagement. De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.1.
3.2.1

Personeel
Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.
3.2.1.1

Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie
Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, arts-onderzoeker, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van een aanvrager.
Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie. Er kan voor ten hoogste 5% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd.
Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.
3.2.1.2

Personeel van hogescholen en overige organisaties
Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen en overige organisaties. Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie.
3.2.1.3

Studenten
Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.1. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.
3.2.1.4

Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland
Het is mogelijk om loonkosten van buitenlandse onderzoeksorganisaties die medeaanvrager zijn, op te voeren voor wetenschappelijk personeel. Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor personeel worden aangevraagd voor personeel bij onderzoeksorganisaties in het buitenland.
Let op: voorafgaand aan het indienen van de aanvraag wordt door NWO getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet (zie paragraaf 1.3 en paragraaf 7.1.1).
3.2.2

Materieel
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.
3.2.3

Investeringen
Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan worden opgevoerd als onderdeel van de investering. De tarieven en voorwaarden van Personeel zijn hierbij van toepassing en de kosten zijn op te voeren als personele kosten. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.1.
Er kan maximaal € 500.000 worden aangevraagd voor investeringen. Alleen de afschrijvingskosten zijn subsidiabel.
3.2.4

Kennisbenutting
Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut,
5
Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).
om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.
Het is verplicht om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten minste 5% en maximaal 20% van het subsidiebedrag.
3.2.5

Projectmanagement
Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor projectmanagement. Het is niet verplicht om hiervan gebruik te maken.
3.3

Het opstellen en indienen van de aanvraag
Het is verplicht uw aanvraag in het Engels op te stellen.
Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).
Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.
U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.
Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:
- − indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;
- − nieuwe onderzoeksorganisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;
- − u moet ook online nog gegevens invoeren.
Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.
Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).
Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een organisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de organisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.
NWO gaat er vanuit dat de aanvrager de onderzoeksorganisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de onderzoeksorganisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.
3.3.1

Het indienen van een onderzoeksidee
Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag is het mogelijk om een onderzoeksidee aan te melden.
Een onderzoeksidee bestaat uit een beknopt geformuleerd idee voor een aanvraag, een eerste indicatie van de bij het consortium betrokken partijen (indien bekend), de naam van de beoogd hoofdaanvrager en contactgegevens.
Het aanmelden van een onderzoeksidee gebeurt in het online formulier voor aanmelding van de matchmaking. Een link naar dit formulier is te vinden op de webpagina van deze Call for proposals ‘Digital Twinning: actuele en accurate modellen voor inzicht, optimalisatie en besluitvorming’. Aangemelde onderzoeksideeën worden gedeeld met de deelnemers van de matchmaking.
3.3.2

Het opstellen en indienen van de aanvraag
De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC.
Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:
- − download het aanvraagformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (op de website van het betreffende financieringsinstrument);
- − vul het aanvraagformulier in;
- − sla het formulier op als pdf en dien het met de verplichte bijlagen in ISAAC in;
- − vul de online in ISAAC gevraagde gegevens in.
Verplichte bijlagen:
- − begroting;
- − verklaringen cofinanciering van cofinanciers (zie paragraaf 3.1.2 en 3.5.6);
- − verklaring kennisveiligheid (zie paragraaf 3.5.1)
- − garantstelling voor continuïteit in de projectbegeleiding (alleen indien van toepassing, zie paragraaf 3.1);
- − formulier ‘Statements and signature’.
De aanvraag en bijlage(n) dienen conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Bijlagen dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC.
Op het moment van indienen dient in de bijgesloten verklaringen cofinanciering de volledige vereiste cofinanciering te zijn toegezegd volgens de voorwaarden beschreven in paragraaf 3.5.6.
Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.
3.4

Indieningsvoorwaarden
Formele voorwaarden voor indiening
NWO toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.
Deze voorwaarden zijn:
- − de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.1 en paragraaf 7.1.1 gestelde voorwaarden;
- − het aanvraagconsortium bevat tenminste twee cofinanciers;
- − de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.1;
- − de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;
- − de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;
- − de aanvraag is in het Engels opgesteld;
- − het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 6 jaar;
- − alle formulieren en vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.
- − de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);
- − de vereiste cofinanciering is correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering (zie paragraaf 3.1.2 en paragraaf 3.5.6).
3.5

Subsidievoorwaarden
Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.
3.5.1

Kennisveiligheid
In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.
NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in de toewijzingsbrief nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.
De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.
De hoofdaanvrager dient door middel van een ondertekende verklaring te verklaren dat de aanvraag is opgesteld met in achtneming van het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie en dat er daartoe contact is opgenomen met de kennisveiligheidsverantwoordelijke binnen de onderzoeksorganisatie. Deze verklaring dient als bijlage bij de volledige aanvraag te worden meegestuurd.
3.5.2

Datamanagement
Resultaten van wetenschappelijk onderzoek moeten kunnen worden gerepliceerd, geverifieerd en gefalsifieerd. In het digitale tijdperk betekent dit dat behalve publicaties ook onderzoeksdata zo veel mogelijk vrij toegankelijk moeten zijn. NWO verwacht dat de onderzoeksdata die voortkomen uit projecten die door NWO zijn gefinancierd zo veel mogelijk vrij beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO hanteert daarbij het principe: “zo open als mogelijk, beschermd indien nodig”. Van onderzoekers wordt verwacht dat zij ten minste die data en/of niet-numerieke resultaten die ten grondslag liggen aan de conclusies van binnen het project gepubliceerde werken openbaar maken, gelijktijdig met de publicatie zelf. Eventuele kosten die hiervoor worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de projectbegroting. Onderzoekers maken kenbaar hoe met data voortkomend uit het project wordt omgegaan aan de hand van de datamanagementparagraaf in de aanvraag, en het datamanagementplan na toewijzing van subsidie.
Datamanagementparagraaf
De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de aanvraag. Onderzoekers wordt gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek te bedenken hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak zullen al vóór het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Indien niet alle data voortkomende uit het project openbaar gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld om redenen van privacy, ethiek of valorisatie, dient de aanvrager dit beargumenteerd kenbaar te maken in de datamanagementparagraaf.
De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. Zowel de referenten als de commissie kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.
3.5.3

Wetenschappelijke integriteit
Het project dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2024, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd project, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.
3.5.4

Ethische verklaring of vergunning
Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.
3.5.5

Nagoya Protocol
Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.
3.5.6

Cofinanciering
Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering | NWO van toepassing.
Aanvullende definities:
- − Cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers.
- − Cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.
Cofinanciering is in deze Call for proposals verplicht. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering (te innen door de hoofdaanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties.
Cofinancieringseis
De gestelde cofinancieringseis in deze Call for proposals is een minimale vereiste bijdrage.
Dit onderzoeksprogramma vereist minimaal 20% van het totale budget van de aanvraag als cofinanciering op projectniveau.
Deze cofinanciering mag zowel cash als in kind geleverd worden. De verdeling tussen cash en in kind cofinanciering is door het consortium vrij te kiezen. Minimaal 50% van de totale cofinanciering moet van private oorsprong zijn. Voor de definitie van private cofinanciering: zie hieronder bij definitie private cofinanciering. De toegezegde cofinanciering is het netto bedrag dat de aanvrager ontvangt. Als voor toegezegde cofinanciering BTW van toepassing is komt deze bovenop het toegezegde bedrag.
Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:
- − NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 50% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;
- − in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de kenninstelling(en) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;
- − voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;
- − cash cofinanciering is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.
Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn
6
Niet toelaatbare cofinanciering in kind is beschreven in de Regeling Cofinanciering.
:
- − door NWO verstrekte subsidie;
- − cofinanciering mag niet afkomstig zijn van partijen die op grond van deze Call for proposals een aanvraag bij NWO kunnen indienen;
- − kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie.
Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers
In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier zowel inhoudelijke en/of financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier. NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website en in ISAAC.
In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s) (zie paragraaf 5.3).
Verantwoording cofinanciering cash en in kind
De verhouding cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).
Ambtshalve indexeren als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.
Na afsluiting van een project, wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.
In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.
Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde in cash cofinanciering, is de NWO bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.
Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld te worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en/of in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.
Definitie private cofinanciering
De definitie van private (co)financiering is afgeleid van de definitie zoals gehanteerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (Definities PPS-toeslag Onderzoek en Innovatie | RVO). Een private bijdrage is daarmee gedefinieerd als een cash of in kind bijdrage die niet direct of indirect afkomstig is van een onderzoeksinstelling of openbaar lichaam. Alleen ingebrachte cofinanciering die aan deze definitie voldoet, kan als een private bijdrage worden aangemerkt. Ingebrachte cofinanciering door een onderzoeksinstelling of een openbaar lichaam geldt als een publieke bijdrage.
4

Beoordelingsprocedure
Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).
Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).
Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).
NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert referenten en leden van een beoordelingscommissie actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.
4.1

De San Francisco Declaration (DORA)
NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.
DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.
NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.
NWO verzoekt commissieleden en referenten bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.
Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.
4.2

Procedure
De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:
- − Indienen onderzoeksidee en matchmaking (niet verplicht);
- − indiening van de aanvraag;
- − in behandeling nemen van de aanvraag;
- − peer review door referenten;
- − weerwoord;
- − preadvisering beoordelingscommissie;
- − interviewselectie;
- − interview;
- − vergadering van de beoordelingscommissie;
- − besluitvorming.
Voor deze Call for proposals wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit het onderzoeksveld en samenleving met kennis van (deelaspecten van) het onderwerp. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven beoordelingscriteria in deze Call for proposals.
4.2.1

Indienen onderzoeksidee en matchmaking
In de periode voorafgaand aan de deadline voor het indienen van aanvragen faciliteert NWO een matchmakingsactiviteit voor deze Call for proposals. Deelname aan deze activiteit wordt sterk aanbevolen maar is niet verplicht. Bij het aanmelden voor de matchmaking is het mogelijk om een onderzoeksidee aan te melden (zie paragraaf 3.3.1). Matchmaking in het KIC heeft als doel om onderzoekers uit verschillende wetenschapsdisciplines en praktijkorganisaties bij elkaar te brengen en te verbinden.
Verdere informatie over de invulling en planning van de matchmakingsactiviteit zal bekend worden gemaakt via de webpagina van deze Call for Proposals en de NWO nieuwsbrieven.
4.2.2

Indiening van een aanvraag
Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.
Uw ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.
4.2.3

In behandeling nemen van de aanvraag
Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.
Houdt er rekening mee dat NWO u binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.
4.2.4

Peer review door referenten
Voordat de beoordelingscommissie zich over uw aanvraag buigt, vraagt NWO eerst input van tenminste twee externe referenten. Dit zijn onafhankelijke adviseurs die deskundig zijn op het onderwerp van de aanvraag. Zij beoordelen de aanvraag op basis van de in de Call for proposals genoemde beoordelingscriteria (paragraaf 4.3).
Het is mogelijk om (maximaal drie) non-referenten op te geven. Aanvragers kunnen deze non-referenten opgeven in ISAAC, tegelijk met het indienen van de aanvraag. NWO zal deze non-referenten niet benaderen om als externe referent de aanvraag te beoordelen.
4.2.5

Weerwoord
De hoofdaanvrager ontvangt geanonimiseerde referentenrapporten. U heeft daarna de gelegenheid om een weerwoord te formuleren. U krijgt vijf werkdagen de tijd om uw weerwoord via ISAAC in te dienen. Mocht u besluiten de aanvraag in te trekken, dan dient u dit zo snel mogelijk per e-mail aan het bureau te melden en de aanvraag in ISAAC in te trekken. Indien NWO uw weerwoord na de deadline ontvangt, wordt het niet meegenomen in de verdere procedure.
4.2.6

Preadvisering beoordelingscommissie
Hierna worden uw aanvraag, de referentenrapporten en uw weerwoord voor commentaar voorgelegd aan enkele leden van de beoordelingscommissie (de preadviseurs). De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend). De preadviseurs inventariseren daarnaast welke onderdelen tijdens het interview verhelderd, toegelicht of verdiept dienen te worden.
4.2.7

Interviewselectie
In principe worden alle consortia die een aanvraag hebben ingediend uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Indien het aantal aanvragen driemaal het verwachte aantal toe te kennen aanvragen overschrijdt, dan kan NWO op basis van advies van de beoordelingscommissie besluiten om alleen een selectie van de consortia op interview uit te nodigen.
Om tot deze selectie te komen worden de aanvragen, de referentenrapporten, het weerwoord en de pre-adviezen aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie maakt op basis hiervan een eigen afweging die resulteert in een ranglijst. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde aanvragen een uitnodiging voor het interview. Dit zal maximaal tweemaal het verwachte aantal toe te wijzen aanvragen betreffen. Als na de interviewselectie blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.10).
4.2.8

Interview
Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen, ook nieuwe vragen die nog niet door de referenten zijn opgeworpen. Het consortium kan hier tijdens het interview in de discussie met de commissie op reageren. Op deze wijze wordt nader hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.
4.2.9

Vergadering van de beoordelingscommissie
De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de referentenrapporten in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet per se onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie. De commissie weegt de argumenten van de referenten (ook onderling) en bekijkt of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de referentenrapporten. Daarnaast beschikt de commissie over de informatie uit het interview. De commissie heeft bovendien, anders dan de referenten, zicht op de kwaliteit van de overige ingediende aanvragen en weerwoorden. Dit brengt met zich mee dat de commissie tot een andere beoordeling kan komen dan de referenten.
De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking van de aanvragen tijdens de beoordelingsvergadering een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ’zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Daarnaast moet de aanvraag tevens op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste een score van 4,0 (of beter) krijgen.
Scorebereik | Kwalificatie
1.0-1.4 | Excellent
1.5-3.4 | Zeer goed
3.5-5.4 | Goed
5.5-9.0 | Ontoereikend
Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.
Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.10).
4.2.10

Ex aequo
Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op twee decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn. Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan worden de scores voor criterium 1 en 2 (zie paragraaf 4.3.1) bij elkaar opgeteld. De aanvraag met de laagste som van de scores voor criterium 1 en 2 wordt als hoogste geprioriteerd. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, lid 5 van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar de raad van bestuur van NWO.
4.2.11

Besluitvorming
Tot slot toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Vervolgens stelt de raad van bestuur van NWO de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.
4.2.12

Tijdpad
Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen. Uiteraard ontvangt u hierover op tijd bericht.

Matchmaking
Februari 2026 | Matchmaking

Verzoek toetsing buitenlandse organisatie
17 maart 2026 | Deadline verzoek toetsing buitenlandse organisatie

Aanvragen
14 april 2026 | Deadline aanvragen
Mei-Juni 2026 | Raadplegen referenten
Eind Juni, begin Juli 2026 | Aanvragers kunnen een weerwoord indienen
September-Oktober 2026 | Interviewselectie (indien van toepassing), interviews en vergadering beoordelingscommissie
November-December 2026 | Besluit bestuur
4.3

Inhoudelijke beoordelingscriteria
De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:
- 1.
Probleemstelling en -analyse (20%)
- 2.
Verwachte impact en route naar impact (20%)
- 3.
Kwaliteit van het consortium (30%)
- 4.
Kwaliteit van het onderzoek (30%)
Binnen de vier beoordelingscriteria voor aanvragen worden de volgende aspecten onderscheiden:
- 1.
Probleemstelling en -analyse
  - – Helder geformuleerde probleemstelling en resulterende kennishiaten, logisch gerelateerd en bijdragend aan de doelstelling van de Call for proposals.
  - – Maatschappelijke en wetenschappelijke urgentie en relevantie van de probleemstelling.
  - – Het interdisciplinaire karakter van de gedefinieerde probleemstelling en de kennishiaten is helder geformuleerd; of, indien interdisciplinariteit niet nodig zou zijn bij het geadresseerde probleem, dan is dit overtuigend geformuleerd.
- 2.
Verwachte impact en route naar impact
  - – De beoogde wetenschappelijke en maatschappelijke impact is helder gedefinieerd en volgt logisch uit het/de geïdentificeerde probleem of vraag.
  - – De Impact pathway beschrijft een heldere route richting de maatschappelijke, inclusief economische, impact, inclusief de rol van de betrokken partijen. Indien interdisciplinariteit niet nodig zou zijn om de beoogde impact te kunnen realiseren, dan is dit overtuigend geformuleerd.
  - – Passende strategische activiteiten ten behoeve van het bereiken van de impact, zoals stakeholder engagement, communicatie, monitoring en evaluatie en capaciteitsontwikkeling, en inzet en gebruik van Human Capital.
  - – Voldoende aandacht voor de belangrijkste risico's op ongewenste maatschappelijke impact en de voorgenomen maatregelen om dit te voorkomen of mitigeren en de kans op gewenste impact te vergroten.
- 3.
Kwaliteit van het consortium
  - – Samenstelling van het consortium sluit logisch aan bij het beoogde project: passende wetenschappelijke disciplines, betrokkenheid van alle relevante partijen.
  - – Complementariteit van de partijen in het consortium voor wat betreft benodigde kennis, vaardigheden en expertise voor de begeleiding en uitvoering van het project.
  - – Actieve betrokkenheid van de partijen in het consortium bij de ontwikkeling van het project (co-design), vanaf de articulatie van de probleemstelling en de kennishiaten, en bij de uitvoering (co-creatie).
  - – Heldere taak- en rolverdeling binnen het consortium bij regie over en uitvoering van het onderzoek en de governance.
- 4.
Kwaliteit van het onderzoek
  - – De wetenschappelijke vraagstelling volgt logisch uit de probleemanalyse en is origineel en vernieuwend voor de betrokken disciplines.
  - – De voorgestelde aanpak en methodologie zijn geschikt om de concreet geformuleerde doelstellingen te behalen en de vraagstelling te beantwoorden.
  - – Het geïntegreerde karakter van het onderzoek: een effectieve strategie om de kennis en expertise van de onderzoekers en consortiumpartijen te integreren in het onderzoek.
  - – Opzet van het voorgestelde onderzoeksplan: helder omschreven werkpakketten in logische samenhang; passende, goed gemotiveerde, begroting; risicoanalyse en zo nodig een back-up plan.
5

Subsidieverplichtingen
In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.
5.1

Inhoudelijke monitoring
Monitoring
Tijdens de looptijd van dit programma organiseert NWO mogelijk programmabijeenkomsten. Alle projecten binnen dit call-thema zullen worden uitgenodigd om actief bij te dragen aan de inhoud van deze bijeenkomsten.
Verantwoording tijdens het project
Gedurende het project zal de hoofdaanvrager verantwoordelijk zijn voor jaarlijkse inhoudelijke en financiële rapportages over het project. NWO kan met het oog op monitoring van de voortgang van het project tussentijds inhoudelijk en financiële rapportages opvragen. Meer informatie hierover volgt in de toewijzingsbrief.
Afsluiting van een project
Bij afronding van een project zullen inhoudelijke en financiële eindrapportages worden opgevraagd. Daarna wordt de hoogte van de subsidie vastgesteld door NWO.
5.2

Datamanagement
Na toewijzing van een aanvraag dient de aanvrager de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. Aanvragers kunnen hierbij gebruik maken van het advies van de referenten en commissie. De aanvrager beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR: vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar gemaakt wordt. Het datamanagementplan dient voor indiening te zijn afgestemd met een data steward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. Uiterlijk vier maanden na toewijzing van de aanvraag moet dat plan via ISAAC zijn ingediend bij NWO. NWO beoordeelt het plan zo snel mogelijk. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.
Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: Research datamanagement | NWO.
5.3

Intellectueel eigendom en consortiumovereenkomst
Met betrekking tot de intellectuele eigendom (IE) geldt het NWO IE-beleid. Het NWO IE-beleid is te vinden in hoofdstuk 4 van de NWO Subsidieregeling 2024.
Aanvragers moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de onderzoeksorganisatie werken. Indien een aanvrager of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de andere werkgever ten behoeve van de aanvrager afstand te doen van eventuele IE-rechten die uit het project voortvloeien.
NWO streeft na dat onderzoeksresultaten toepassing kunnen vinden bij de partners die bij het project zijn betrokken. NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door haar gefinancierde projecten publiek toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (een van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures.
Het afsluiten van een consortiumovereenkomst na toewijzing van de aanvraag is één van de voorwaarden voor de start van het project. In deze overeenkomst worden afspraken gemaakt over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs-en eindverslagen en de rol en werkwijze van de gebruikerscommissie (zie paragraaf 5.5). Uploaden in ISAAC is noodzakelijk voordat een project kan starten.
De regie om tot de consortiumovereenkomst te komen ligt bij de aanvrager. NWO ondertekent de overeenkomst zelf niet. De modelovereenkomst die NWO beschikbaar stelt dient hiervoor gebruikt te worden. Deze modelovereenkomst is opgesteld conform de NWO Subsidieregeling 2024.
Partijen hebben de mogelijkheid om te kiezen voor de standaardtekst van NWO in de modelovereenkomst, maar zij hebben ook de mogelijkheid om op de onderdelen IE en publicatieprocedure eigen afspraken te maken of reeds bestaande afspraken toe te passen. De model consortiumovereenkomst voorziet hierin.
5.4

Maatschappelijk verantwoord licentiëren
Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “Tien principes voor Maatschappelijk Verantwoord Licentiëren | NFU”.
5.5

Gebruikerscommissie
Na toewijzing van het project zal een gebruikerscommissie conform artikel 3.3.2 van de NWO Subsidieregeling 2024 worden ingesteld. Deze gebruikerscommissie volgt het project en adviseert over de voortgang en de richting van het project met als doel de kans op impact/toepassing van de resultaten van het onderzoek te maximaliseren. De gebruikerscommissie is samengesteld uit in ieder geval de medeaanvragers, (een vertegenwoordiging van) cofinanciers en samenwerkingspartners. De gebruikerscommissie vergadert minimaal één keer per jaar. Een NWO medewerker sluit aan bij de vergaderingen van de gebruikerscommissie.
5.6

Open Access
NWO heeft de Berlin Declaration (2003) ondertekend en is lid van cOAlitie S (2018) en zet zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (Open Access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek Open Access beschikbaar te maken. Wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toewijzingen voortvloeiend uit deze Call for proposals dienen daarom Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access.
Wetenschappelijke artikelen
Voor wetenschappelijke artikelen geldt dat zij direct op het moment van publicatie (zonder embargo) Open Access beschikbaar gesteld moeten worden via één van de volgende routes:
- – publicatie in een volledig open access tijdschrift of platform dat is geregistreerd in de DOAJ;
- – publicatie in een abonnementstijdschrift en het deponeren van tenminste de auteursversie van het artikel in een Open Access repository die is geregistreerd in OpenDOAR;
- – publicatie in een tijdschrift waarvoor een transformatieve Open Access overeenkomst beschikbaar is tussen de UNL en een uitgever. Zie daarover: Home | Open Access.
Boeken
Voor boeken, boekhoofdstukken en bundels gelden afwijkende voorwaarden. Zie daarover de Beleidsregel Open Access op Open Science | NWO.
CC BY licentie
Met het oog op een optimale verspreiding van publicaties moet tenminste een Creative Commons (CC BY) licentie worden toegepast. Bij de aanwezigheid van zwaarwegende belangen kan de auteur verzoeken om te publiceren onder toepassing van een CC BY-ND licentie. Voor boeken, bundels en boekhoofdstukken staat de keuze van een CC BY licentie vrij.
Kosten
Eventuele kosten voor publiceren in volledig Open Access tijdschriften kunnen worden begroot in de projectbegroting door gebruikmaking van de budgetmodule ‘materieel’. Kosten voor publicaties in hybride tijdschriften komen niet in aanmerking voor vergoeding door NWO. Voor Open Access boeken kan een beroep gedaan worden op het aparte NWO Open Access boekenfonds.
Voor een nadere toelichting op het Open Access beleid van NWO zie: Open Science | NWO.
6

Contact en overige informatie
6.1

Contact
6.1.1

Inhoudelijke vragen
Voor inhoudelijke vragen over deze Call for proposals neemt u contact op met:
Dhr. drs. Sam Woldringh, tel.: +31 70 3494101, e-mail: kic-digitaltwins@nwo.nl
Mevr. dr. Kata Balogh, tel.: +31 70 3494740, e-mail: kic-digitaltwins@nwo.nl
6.1.2

Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC
Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.
6.2

Overige informatie
NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.
NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.
7

Bijlagen
7.1

Budgetmodules en tarieven
7.1.1

Personeel
Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.
Promovendus
Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in artikel 1.1 van de NWO Subsidieregeling 2024. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Indien een project korter duurt dan 48 maanden, is het noodzakelijk dat de decaan of instituutsdirecteur schriftelijk toezegt om het resterende deel van het promotietraject te financieren. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.
Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.
Engineering Doctorate
Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.
7
Meer informatie over EngD posities is beschikbaar via 4TU.
Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.
Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.
Postdoc
Een postdoc wordt aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in paragraaf 3.1.
Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van UMCLNL.
Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.
Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.
Arts-onderzoeker
Financiering kan worden aangevraagd voor de aanstelling van een basisarts of arts-assistent als arts-onderzoeker voor de uitvoering van wetenschappelijk geneeskundig onderzoek aan een umc. Een arts-onderzoeker wordt minimaal 36 en maximaal 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 36 of 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 48 of 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Indien een project korter duurt dan 48 maanden, is het noodzakelijk dat de decaan of instituutsdirecteur schriftelijk toezegt om het resterende deel van het promotietraject te financieren.
Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een arts-onderzoeker die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.
Gebruik de tarieven van (arts-)onderzoeker in de salaristabellen van UMCNL. Voor iedere arts-onderzoeker is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière
Niet-wetenschappelijk personeel
Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectmanagers. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.
De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door NWO gefinancierde project. Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of UMCNL voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.
Vervanging van de aanvrager
Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd-en/of medeaanvrager(s). Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.
NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment van de op de besluitdatum geldende salaristabellen voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (UMCNL).
Personeel van hogescholen en overige onderzoeksorganisaties
Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen en overige onderzoeksorganisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.
Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert.
Studenten
In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool.
Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’, schaal 1.
Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland
Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie dat een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie van artikel 5.1 sub p van de NWO Subsidieregeling 2024.
Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium ‘Kwaliteit van het onderzoek’. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.
De hoofdaanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie van de medeaanvrager en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager.
Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.
Gebruik de UNL-tarieven gecorrigeerd voor de landencorrectiecoëfficiënten. Deze tarieven zijn maxima. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.
Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring nodig bij de financiële eindverantwoording.
Voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie
De organisatie dient:
- – een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen – althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie – zijn uitgesloten);
- – zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het breed verspreiden van de resultaten van de eigen onderzoeksactiviteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht;
- – te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.
Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen.
NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.
De hoofdaanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk 20 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aan kic-digitaltwins@nwo.nl(dus uiterlijk 17 maart 2026 voor 14:00:00 CEST) de volgende documenten aan van de buitenlandse onderzoeksorganisatie(s):
- – een recent uittreksel van de kamer van koophandel, dan wel het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie;
- – de oprichtingsakte en/of actuele statuten;
- –
de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring
8
Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.
;
- – een door de buitenlandse organisatie ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.
Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.
7.1.2

Materieel
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis-en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van Citizen Science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumananalyses, dataverzameling enz.).
Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.6 Open access. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.
Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:
- – organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;
- – het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;
- – reguliere onderwijsactiviteiten;
- – leden van de gebruikerscommissie (zie paragraaf 5.5).
Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.1 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.
7.1.3

Investeringen
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur. Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten.
Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.
De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.
Subsidiabel zijn:
- – kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;
- – kosten voor investeringen in datasets;
- – loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.
Niet-subsidiabel zijn:
- – kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);
- – dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;
- – overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;
- – kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.
7.1.4

Kennisbenutting
Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van de budgetmodules Personeel (7.1.1) en Materieel (7.1.2).
Het is verplicht om bij het opstellen van een aanvraag gebruik te maken van deze module en minimaal 5%, en maximaal 20% van het subsidiebedrag in te zetten.
In de projectbegroting staan binnen deze module in ieder geval kosten voor de volgende activiteiten:
- – Specifieke activiteiten om kennisbenutting naar (intermediaire) partijen die niet in het project gefinancierd worden, zoals bijvoorbeeld kennisplatforms, te bevorderen. Deze activiteiten omvatten onder andere gezamenlijke leeractiviteiten, trainingen en communicatie-activiteiten.
- – Belanghebbenden (‘stakeholders’) betrekken: activiteiten georganiseerd door het consortium gericht op het betrekken van stakeholders, zoals consultatie workshops, expert meetings, ronde tafel bijeenkomsten e.d.
- – Communicatie: activiteiten georganiseerd door het consortium zoals (internationale) learning events, ontwikkeling van video’s, blogs, nieuwsbrieven en andere media uitingen. Het inhuren van communicatie expertise kan hier ook onder vallen.
- – Ontwikkeling van vaardigheden: Activiteiten gericht op het ontwikkelen van vaardigheden die verder gaan dan de niveaus van de individuele studenten, promovendi of postdocs, zoals het ontwikkelen van cursussen voor stakeholders of masterstudenten.
- – Monitoring en evaluatiemomenten waarin kennisbenutting onderwerp van discussie is: zoals bijvoorbeeld de tussentijdse evaluaties en de bijeenkomsten van commissies.
Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.1 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.
7.1.5

Projectmanagement
De budgetmodule Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het subsidiebedrag. Deze post kan uitsluitend activiteiten betreffen die zuiver ondersteunend zijn aan het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvrager moet deze post adequaat motiveren.
Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe partijen worden uitgevoerd voor zover niet beschikbaar op de onderzoeksorganisatie van de hoofd- en/of medeaanvrager(s).
Kennisinstellingen dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en medeaanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.
Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121 per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:
- – (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);
- – vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;
- – sociale lasten;
- – pensioenlasten;
- – overhead.
Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe partijen te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.
7.2

Indexering
Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. NWO past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (UMCNL) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.
Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.
Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.