STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

De Nederlandse corporate governance code
Een gedragscode zoals aan te wijzen op grond van artikel 391a lid 2, sub e, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, Ministerie van Justitie en Veiligheid

PREAMBULE
De Nederlandse corporate governance code (hierna: de Code) richt zich op de governance van beursgenoteerde vennootschappen en geeft een richtsnoer voor effectieve samenwerking en bestuur. Governance gaat over besturen en beheersen, over verantwoordelijkheid en zeggenschap en over toezicht en verantwoording. Het doel van de Code is het met of in relatie tot wet- en regelgeving bewerkstelligen van een deugdelijk en transparant stelsel van checks and balances binnen Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en het daartoe reguleren van de verhoudingen tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering/aandeelhouders. Naleving van de Code draagt bij aan het vertrouwen in goed en verantwoord bestuur van vennootschappen en hun inbedding in de maatschappij.
De Code is voor het eerst vastgesteld in 2003 en gewijzigd in 2008, 2016 en 2022. Op verzoek van het Christelijk Nationaal Vakverbond, Eumedion, Euronext NV, de Vereniging van Effectenbezitters, de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen en de Vereniging VNO-NCW is de Code aangepast door de Monitoring Commissie Corporate Governance Code (hierna: de Commissie). Voortschrijdende ontwikkelingen, de tijdgeest en overlap met wetgeving zijn aanleiding geweest om de Code aan te passen. Onderhavige Code is een geactualiseerde versie van de Code uit 2022, aangevuld met richtsnoeren over de verklaring omtrent risicobeheersing.

Reikwijdte
De Code is van toepassing op:
- i.
alle vennootschappen met statutaire zetel in Nederland waarvan de aandelen of certificaten van aandelen zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt of een daarmee vergelijkbaar systeem; en
- ii.
alle grote vennootschappen met statutaire zetel in Nederland (> € 500 miljoen balanswaarde) waarvan de aandelen of certificaten zijn toegelaten tot de handel op een multilaterale handelsfaciliteit of een daarmee vergelijkbaar systeem.
Voor de toepassing van de Code worden met houders van aandelen gelijk gesteld de houders van certificaten van aandelen die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven. De Code is niet van toepassing op een beleggingsinstelling of instelling voor collectieve belegging in effecten die geen beheerder is in de zin van artikel 1:1 Wet op het financieel toezicht.

Inhoud van de Code
De Code bevat principes en best practice bepalingen die de verhouding reguleren tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering/aandeelhouders. De principes en bepalingen zijn gericht op de invulling van verantwoordelijkheden voor duurzame lange termijn waardecreatie, beheersing van risico’s, effectief bestuur en toezicht, beloningen en de relatie met (de algemene vergadering van) aandeelhouders en stakeholders. De principes kunnen worden opgevat als breed gedragen algemene opvattingen over goede corporate governance. De principes zijn uitgewerkt in best practice bepalingen. Deze bepalingen bevatten normen voor het gedrag van bestuurders, commissarissen en aandeelhouders. Zij geven de ‘best practice’ weer en zijn een invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance. Vennootschappen kunnen hiervan gemotiveerd afwijken. De voorwaarden voor afwijking worden hierna onder ‘Naleving van de Code’ toegelicht.
De verhouding tussen de vennootschap en haar werknemers (-vertegenwoordigers) wordt voor wat betreft medezeggenschap onder meer beheerst door de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Indien de WOR goed wordt toegepast, borgt deze wet de verhouding tussen de vennootschap en haar werknemers(-vertegenwoordigers) voldoende. In aanvulling op de wettelijke regeling komt deze verhouding in de Code aan bod in bepalingen die betrekking hebben op cultuur en de contacten tussen de raad van commissarissen en het medezeggenschapsorgaan.

Uitgangspunten
De Code berust op het uitgangspunt dat de vennootschap een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken stakeholders. Stakeholders zijn groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of erdoor (kunnen) worden beïnvloed: werknemers, aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, toeleveranciers, afnemers en andere belanghebbenden. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een verantwoordelijkheid voor de afweging van deze belangen en zijn doorgaans gericht op de continuïteit van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Daarbij streeft de vennootschap naar het creëren van duurzame waarde op de lange termijn. Stakeholders moeten erop kunnen vertrouwen dat hun belangen op zorgvuldige wijze worden meegewogen, omdat dit een voorwaarde is voor hen om binnen en met de vennootschap samen te werken. Goed ondernemerschap en goed toezicht zijn essentiële voorwaarden voor stakeholders voor het vertrouwen in het bestuur en het toezicht. Daaronder zijn begrepen integer en transparant handelen door het bestuur en het afleggen van verantwoording over het toezicht door de raad van commissarissen.
Bepalend voor de werking van de Code is niet de mate waarin deze naar de letter wordt nageleefd, maar de mate waarin de intenties van de Code leidend zijn voor het doen en laten van alle betrokkenen.

Aandeelhouders en institutionele beleggers
Aandeelhouders kunnen bij hun handelen hun eigen belangen nastreven, zolang zij zich ten opzichte van de vennootschap, haar organen en hun mede-aandeelhouders gedragen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Hieronder valt de bereidheid om met de vennootschap en mede-aandeelhouders in dialoog te gaan. Hoe groter het belang is dat een aandeelhouder in de vennootschap houdt, des te groter is zijn verantwoordelijkheid jegens de vennootschap, mede-aandeelhouders en andere stakeholders. Institutionele beleggers zijn verantwoordelijk jegens hun achterliggende begunstigden om op zorgvuldige en transparante manier te beoordelen op welke wijze zij gebruik maken van hun rechten als aandeelhouder van vennootschappen.

Verhouding met wetgeving
De Code is door zelfregulering tot stand gekomen. Hij is van en voor de partijen die door de Code worden geadresseerd. Zelfregulering houdt in dat men zonder tussenkomst van de overheid zelf regels opstelt waar men zich aan verbindt, door deze uit te voeren, te handhaven en actueel te houden. Het vormt een aanvulling op overheidsregulering. De Code moet bezien worden in samenhang met (nationale en Europese) wetgeving en jurisprudentie op het terrein van corporate governance. De toegevoegde waarde van de Code, als instrument van zelfregulering, is dat de Code zich meer richt op het gedrag van bestuurders, commissarissen en aandeelhouders.
Bij de aanpassing van de Code is uitgegaan van de geldende wetgeving en jurisprudentie over de externe en interne verhoudingen van vennootschappen en is rekening gehouden met de relevante ontwikkelingen op het terrein van corporate governance. Bij de formulering van de principes en best practice bepalingen is overlap met wetgeving zoveel mogelijk voorkomen. Ter wille van de leesbaarheid en de onderlinge samenhang van de Code, is een zekere overlap tussen wetgeving en de Code onvermijdelijk. Ook omdat de Code een aanvulling kan zijn op wat wettelijk is voorgeschreven.

One-tier bestuursstructuur
Van oudsher kent Nederland een dualistisch bestuursmodel (two-tier bestuursstructuur). Hierop is de Code gericht. Bij een vennootschap met een two-tier bestuursstructuur zijn bestuur en toezicht verdeeld over twee vennootschapsorganen, namelijk het bestuur en de raad van commissarissen. Hoofdstuk 5 heeft betrekking
op vennootschappen met een one-tier bestuursstructuur. Een one-tier bestuursstructuur kent één bestuur waarvan uitvoerende bestuurders en niet uitvoerende bestuurders deel uitmaken. Laatstgenoemden houden dan toezicht op de uitvoerende bestuurders. Er zijn dan geen commissarissen. Niet uitvoerende bestuurders en uitvoerende bestuurders dragen gezamenlijk bestuursverantwoordelijkheid. Van belang is dat onafhankelijk toezicht door niet uitvoerende bestuurders voldoende geborgd is.

Meer diverse groep van beursvennootschappen
Er ontstaat een meer diverse groep van beursvennootschappen die onder de werking van de Code vallen. Zo is het aantal beursvennootschappen met een hoofdnotering in het buitenland toegenomen en is het aantal special purpose acquisition companies (SPACs) de afgelopen jaren eveneens gestegen. Van al deze vennootschappen wordt verwacht dat zij de Code naleven.
Voor SPACs geldt dat een gedeelte van de bepalingen van de Code pas relevant wordt op het moment dat de SPAC een overname heeft gedaan. Er zijn echter ook diverse bepalingen die juist relevant zijn voordat de SPAC een overname heeft gedaan, bijvoorbeeld principe 2.7 en de onderliggende best practice bepalingen inzake het voorkomen van belangenverstrengeling.

Toelichting
Van de reikwijdte van de Code zijn uitgezonderd beleggingsinstellingen en instellingen voor collectieve belegging in effecten die in een groep onder centrale leiding staan en deze centrale leiding onder de reikwijdte van de Code valt.

NALEVING VAN DE CODE
Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de corporate governance van de vennootschap en voor de naleving van deze Code. Naleving van de Code is gebaseerd op het ‘pas toe of leg uit’-principe. Anders dan wetgeving biedt de Code flexibiliteit, omdat deze ruimte biedt om af te wijken van de principes en best practice bepalingen. Het bestuur en de raad van commissarissen leggen aan de algemene vergadering verantwoording af over de naleving van de Code en voorzien eventuele afwijkingen van de principes en best practice bepalingen van een inhoudelijke en inzichtelijke uitleg.
De hoofdlijnen van de corporate governance van de vennootschap worden elk jaar, mede aan de hand van de principes die in deze Code zijn genoemd, in een afzonderlijk hoofdstuk in het bestuursverslag uiteengezet of op de website van de vennootschap geplaatst. Daar geeft de vennootschap uitdrukkelijk aan in hoeverre zij de in deze Code opgenomen principes en best practice bepalingen opvolgt en zo niet, waarom en in hoeverre zij daarvan afwijkt.
Van belang is dat de uitleg bij afwijking in ieder geval de volgende elementen bevat:
- i.
de wijze waarop de vennootschap is afgeweken van het principe of de best practice bepaling;
- ii.
de redenen voor afwijking;
- iii.
indien de afwijking tijdelijk is en langer dan één boekjaar duurt, wordt aangegeven wanneer de vennootschap voornemens is het principe of de best practice bepaling weer na te leven; en
- iv.
in voorkomend geval, een beschrijving van de alternatieve maatregel die is genomen en een uiteenzetting hoe die maatregel de doelstelling van het principe respectievelijk de best practice bepaling bereikt, of een verduidelijking hoe de maatregel bijdraagt tot een goede corporate governance van de vennootschap.
Aandeelhouders, bedrijven die zijn gespecialiseerd in rating van de corporate governance van beursvennootschappen en adviseurs over het gebruik van stemrecht op aandelen dienen zich een zorgvuldig oordeel te vormen over de redengeving voor elk van de afwijkingen van de principes en de best practice bepalingen. Zowel aandeelhouders als het bestuur en de raad van commissarissen dienen open te staan om met elkaar in gesprek te gaan over de reden waarom een principe of best practice bepaling niet is toegepast. Het is aan de aandeelhouders om het bestuur en de raad van commissarissen over de naleving van de Code ter verantwoording te roepen. Uitgangspunt hierbij is de erkenning dat corporate governance een kwestie van maatwerk is en dat afwijkingen gerechtvaardigd kunnen zijn. Vennootschappen en aandeelhouders hebben een gedeelde verantwoordelijkheid om zelfregulering volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe goed te laten werken zodat het een effectief alternatief kan vormen voor wetgeving.
HOOFDSTUK
1.

DUURZAME LANGE TERMIJN WAARDECREATIE

Principe 1.1 Duurzame lange termijn waardecreatie
Het bestuur is verantwoordelijk voor de continuïteit van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en de duurzame lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur houdt rekening met de effecten van het handelen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de stakeholders. De raad van commissarissen houdt toezicht op het bestuur ter zake.
Toelichting
Het bestuur is verantwoordelijk voor het op duurzame wijze creëren van waarde op de lange termijn, waarbij rekening wordt gehouden met de effecten van het handelen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu. Bij het bepalen van de strategie en het nemen van beslissingen staat de houdbaarheid en duurzaamheid daarvan op de lange termijn centraal en worden belangen van stakeholders zorgvuldig gewogen. Zoals in het algemeen geldt voor de taakuitoefening van bestuurders levert deze verantwoordelijkheid geen resultaatsverplichting op. Er wordt niet voorgeschreven wat in concrete gevallen de uitkomst van de afweging van relevante belangen en externe gevolgen moet zijn. De verantwoordelijkheid die van bestuurders bij hun taakuitoefening mag worden verwacht, moet bovendien niet op een lijn worden gesteld met aansprakelijkheid, waarvoor is vereist dat de bestuurder een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Duurzaam / duurzaamheid in dit verband verwijst naar de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten van het ondernemen, ook wel de drie P’s: people, planet en profit. Voor de invulling van de aspecten people en planet zijn onder meer van belang de ecologische, sociale en governance factoren, zoals uiteengezet in het artikel 19ter van Richtlijn 2013/34/EU, zoals dat artikel is ingevoegd in die Richtlijn als gevolg van het voorstel tot wijziging van Richtlijn 2013/34/EU, Richtlijn 2004/109/EG, Richtlijn 2006/43/EG en Verordening (EU) nr. 537/2014 betreffende duurzaamheidsrapportage door ondernemingen (CSRD).
Duurzaamheid is een veelomvattend onderwerp dat zich wereldwijd in een transitiefase bevindt. Naast de CSRD is een richtlijn van het Europees raad aangenomen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid en tot wijziging van Richtlijn (EU) 2019/1937 (CSDD). Standaarden voor duurzaamheidsverslaggeving zijn nog in ontwikkeling. Zo werkt de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) aan Europese standaarden (ESRS) en is de International Sustainability Standards Board (ISSB) van de IFRS Foundation bezig met de ontwikkeling van wereldwijde standaarden. Deze standaarden hebben invloed op de inspanningen op het gebied van duurzaamheid die van ondernemingen worden verwacht. Andere regelingen die als leidraad kunnen dienen bij de invulling van het begrip duurzaamheid zijn onder andere:
- • de OESO-richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen en de OESO – due dilligence handreiking voor maatschappelijk verantwoord ondernemen uit 2018, die handvatten biedt voor vennootschappen bij internationaal zakendoen voor zover het betreft de invulling van ketenverantwoordelijkheid;
- • de UN Guiding Principles on Business and Human Rights en de UN Global Compact;
- • de verslaggevingstandaarden van de Task Force on Climate-related Financial Disclosure.
Verwacht wordt dat het bestuur de relevante ontwikkelingen op dit vlak volgt en er rekening mee houdt.
Eveneens verlangt duurzame lange termijn waardecreatie bewustzijn van en anticiperen op ontwikkelingen in nieuwe technologieën en veranderingen in business modellen en daaraan verbonden risico’s waaronder cybersecurity, leveranciersen ketenafhankelijkheden, data protectie en ethisch verantwoorde toepassing van nieuwe technologieën (bijvoorbeeld ‘Responsible AI’).
Het hebben van voldoende oog voor de bredere context waarin de met de vennootschap verbonden onderneming opereert, draagt bij aan het bestendig succes van de onderneming en sluit daarmee aan bij het belang van de vennootschap. Er zijn situaties denkbaar waarin de focus op de duurzame lange termijn niet langer aan de orde is voor een vennootschap, bijvoorbeeld in geval van faillissement of bij een overname, en het bestaansrecht van de vennootschap eindig is. De vennootschap leeft de Code dan na door uitleg te geven waarom duurzame lange termijn waardecreatie niet (langer) aan de orde is.
Stakeholders zijn groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of erdoor (kunnen) worden beïnvloed: werknemers, aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, toeleveranciers, afnemers en andere belanghebbenden.
1.1.1

Strategie voor duurzame lange termijn waardecreatie
Het bestuur ontwikkelt een visie op duurzame lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en formuleert een daarbij passende strategie. Het bestuur formuleert concrete doelstellingen ter zake. Afhankelijk van de marktdynamiek kunnen korte termijn aanpassingen van de strategie nodig zijn.
Bij het vormgeven van de strategie wordt in ieder geval aandacht besteed aan:
- i.
de implementatie en haalbaarheid van de strategie;
- ii.
het door de vennootschap gevolgde bedrijfsmodel en de markt waarin de vennootschap en de met haar verbonden onderneming opereren;
- iii.
kansen en risico’s voor de vennootschap;
- iv.
de operationele en financiële doelen van de vennootschap en de invloed ervan op de toekomstige positie in relevante markten;
- v.
de belangen van de stakeholders;
- vi.
de impact van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op het gebied van duurzaamheid, daaronder begrepen de effecten op mens en milieu;
- vii.
het leveren van een billijke bijdrage (fair share) aan de landen waarin de vennootschap opereert door betaling van belastingen; en
- viii.
de impact van nieuwe technologieën en veranderende businessmodellen.
Toelichting
Passende strategie
Duurzaamheid vormt een belangrijk aspect bij de ontwikkeling van een visie op duurzame lange termijn waardecreatie en een daarbij passende strategie van een onderneming. Het is van belang dat bij de ontwikkeling van de visie, strategie en concrete doelstellingen rekening wordt gehouden met de (potentiële) impact van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu en met de (potentiële) impact van duurzaamheidsvraagstukken op de vennootschap en de met haar verbonden onderneming (dubbele materialiteit). Tevens wordt van vennootschappen verwacht dat de belangen van de betrokken stakeholders worden meegewogen en dat inzicht wordt gegeven in de wijze waarop vennootschappen aan het voorgaande invulling geven. Dit kan worden bereikt door het volgende raamwerk te hanteren dat in de Code is neergelegd:
- • als onderdeel van de ontwikkeling van een visie op duurzame lange termijn waardecreatie en een daarbij passende strategie houden vennootschappen rekening met duurzaamheidsaspecten van het ondernemen, inclusief de (potentiële) effecten van het handelen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu en de (potentiële) impact van duurzaamheidsvraagstukken op de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Ter zake worden concrete doelstellingen geformuleerd (best practice bepaling 1.1.1);
- • over de duurzaamheidsaspecten van de strategie en de uitvoering daarvan treden vennootschappen in dialoog met relevante stakeholders (best practice bepaling 1.1.5);
- • in het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over de visie op duurzame lange termijn waardecreatie, de strategie ter realisatie daarvan en de ter zake daarvan geformuleerde doelstellingen, de effecten van de onderneming op mens en milieu, hoe de belangen van stakeholders daarin zijn meegewogen en de mate waarin de gestelde doelstellingen zijn behaald (best practice bepaling 1.1.4).
Belastingen
De wijze waarop vennootschappen omgaan met de betaling van belastingen dient tevens een onderdeel te zijn van een visie en strategie gericht op duurzame lange termijn waardecreatie. Wereldwijd is er al diverse jaren aandacht voor een verdeling van belastinginkomsten uit grensoverschrijdende activiteiten van vennootschappen op een manier die aanvaardbaar is voor alle landen, in plaats van een verschuiving van winsten van vennootschappen naar landen met lage of geen belastingen. Van vennootschappen wordt verwacht dat hieraan wordt bijgedragen door het betalen van een billijk aandeel (een fair share) van belastingen in de landen waarin zij daadwerkelijk hun bedrijfsactiviteiten ontplooien en winst maken.
1.1.2

Betrokkenheid raad van commissarissen
Het bestuur betrekt de raad van commissarissen tijdig bij het formuleren van de strategie ter realisatie van duurzame lange termijn waardecreatie. Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van commissarissen over de strategie en de toelichting daarop.
Toelichting
Onder ‘formuleren van de strategie’ wordt ook verstaan het aanbrengen van materiële wijzigingen in de strategie.
1.1.3

Rol raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op de wijze waarop het bestuur de strategie voor duurzame lange termijn waardecreatie uitvoert. De raad van commissarissen bespreekt regelmatig de strategie, de uitvoering van de strategie en de daarmee samenhangende voornaamste risico’s. In het verslag van de raad van commissarissen legt de raad verantwoording af over de wijze waarop de raad van commissarissen betrokken was bij de totstandkoming en toezicht houdt op de uitvoering van de strategie.
1.1.4

Verantwoording bestuur
In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op zijn visie op duurzame lange termijn waardecreatie en op de strategie ter realisatie daarvan en licht het bestuur toe op welke wijze in het afgelopen boekjaar daaraan is bijgedragen. Daarbij wordt tevens verslag gedaan over de ter zake daarvan geformuleerde doelstellingen, welke effecten de producten, diensten en activiteiten van de onderneming hebben gehad op mens en milieu, hoe de belangen van stakeholders daarin zijn meegewogen, welke acties in dat kader zijn genomen en de mate waarin de gestelde doelstellingen zijn behaald. Daarbij wordt zowel van de korte als de lange termijn ontwikkelingen verslag gedaan.
De tweede zin van deze best practice bepaling blijft buiten toepassing indien de vennootschap rapporteert overeenkomstig de ingevolge de CSRD in Nederlandse wetgeving neergelegde vereisten, of daarmee vergelijkbare standaarden die op de vennootschap van toepassing zijn uit hoofde van haar beursnotering buiten Nederland.
Toelichting
Het bestuursverslag geeft inzicht in de effecten van het handelen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu middels ten minste een kwalitatieve beschrijving. Om het inzicht in de effecten en vergelijkbaarheid met de financiële informatie/verslaggeving te vergroten, wordt aanbevolen om waar mogelijk de effecten te kwantificeren en in geld uit te drukken.
1.1.5

Dialoog met stakeholders
Om ervoor te zorgen dat bij het bepalen van de aspecten van de strategie die betrekking hebben op duurzaamheid de belangen van de relevante stakeholders van de vennootschap worden meegenomen, stelt de vennootschap een beleid op hoofdlijnen op voor een effectieve dialoog met deze stakeholders. De relevante stakeholders en de vennootschap zijn bereid met elkaar in dialoog te gaan. De vennootschap faciliteert deze dialoog, tenzij deze dialoog naar het oordeel van het bestuur niet in het belang is van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De vennootschap plaatst het beleid op haar website.
Toelichting
Het is aan het bestuur om een beleid op te stellen voor een dialoog met de relevante stakeholders over in ieder geval de duurzaamheidsaspecten van de strategie. Verwacht wordt ook dat het bestuur in het beleid aandacht besteedt aan de wijze waarop het medezeggenschapsorgaan van de vennootschap onderdeel uitmaakt van deze dialoog en hoe dat zich verhoudt tot het overige overleg tussen het bestuur, de raad van commissarissen en het medezeggenschapsorgaan. Vooropgesteld wordt dat niet iedere stakeholder van de vennootschap voor elk duurzaamheidsaspect van de strategie als even relevant kan worden aangemerkt en dat het aan het bestuur van de vennootschap is om van geval tot geval te bepalen wie de relevante stakeholders zijn; er wordt aldus niet beoogd om een recht op dialoog met de vennootschap voor de stakeholders in het leven te roepen. Het is aan het bestuur om te bepalen of de dialoog in het belang is van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

Principe 1.2 Risicobeheersing
De vennootschap beschikt over adequate interne risicobeheersings- en controlesystemen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van de risico’s verbonden aan de strategie en de activiteiten van de vennootschap.
Toelichting
Onder de in het kader van Principe 1.2 te identificeren en te beheersen risico’s vallen zowel interne als externe risico’s waar de vennootschap mee te maken kan krijgen.
De interne risicobeheersings- en controlesystemen dienen te zijn toegesneden op de desbetreffende vennootschap. Dit geeft kleinere beursvennootschappen de mogelijkheid om met minder omvangrijke procedures te volstaan.
1.2.1

Risicobeoordeling
Het bestuur inventariseert en analyseert de risico’s die verbonden zijn aan de strategie en de activiteiten van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De inventarisatie en analyse dekt in ieder geval de strategische, operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s. Het bestuur stelt de risicobereidheid vast en besluit welke maatregelen tegenover de risico’s worden gezet.
Toelichting
Voorbeelden van strategische, operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s zijn risico’s als klimaatverandering, sociale ongelijkheid, fiscale risico’s, frauderisico’s, witwasrisico’s en risico’s van informatie- en communicatietechnologie (waaronder op het gebied van cybersecurity, leveranciers- en ketenafhankelijkheden, data protectie en risico’s verbonden aan nieuwe technologieën en veranderende businessmodellen, zoals op het gebied van ethisch verantwoorde toepassing van nieuwe technologieën (bijvoorbeeld Responsible AI)).
Ter zake strategische risico’s kan een onderscheid worden gemaakt tussen de besluitvorming over de strategie en de implementatie ervan. De risicobeheersingssystemen zien niet toe op de besluitvorming over de strategie. Risico’s die samenhangen met de implementatie van de strategie vertalen zich in operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s. Zonder afbreuk te doen aan de benodigde robuustheid van de strategiebepaling geldt dat veel strategische risico’s niet voor risicobeheersing vatbaar zijn omdat zij geheel of ten dele buiten de invloedsfeer van de vennootschap liggen.
1.2.2

Implementatie
Op basis van de risicobeoordeling, als bedoeld in best practice bepaling 1.2.1, ontwerpt, implementeert en onderhoudt het bestuur adequate interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze systemen worden voor zover relevant geïntegreerd in de werkprocessen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en zijn bekend bij diegenen voor wier werk zij relevant zijn.
1.2.3

Monitoring opzet en werking
Het bestuur monitort de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en voert ten minste jaarlijks een systematische beoordeling uit van de opzet en de werking van de systemen. Hierbij wordt onder meer rekening gehouden met geconstateerde zwaktes, misstanden en onregelmatigheden, signalen van klokkenluiders, geleerde lessen en bevindingen van de interne audit functie en externe accountant. Waar nodig worden verbeteringen in interne risicobeheersings- en controlesystemen doorgevoerd.

Principe 1.3 Interne audit functie
De interne audit functie heeft als taak de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen te beoordelen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de interne audit functie. De raad van commissarissen houdt toezicht op de interne audit functie en heeft regelmatig contact met diegene die de functie vervult.
1.3.1

Benoeming en ontslag
Het bestuur benoemt en ontslaat de leidinggevende interne auditor. Zowel de benoeming als het ontslag van de leidinggevende interne auditor wordt, samen met een advies van de auditcommissie, ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van commissarissen.
1.3.2

Beoordeling interne audit functie
Het bestuur beoordeelt jaarlijks na overleg met de auditcommissie de wijze waarop de interne audit functie de taak uitvoert. Het functioneren van de interne audit functie wordt ten minste vijfjaarlijks beoordeeld door een onafhankelijke derde partij.
1.3.3

Werkplan van de interne audit functie
De interne audit functie stelt een werkplan op na overleg met het bestuur, de auditcommissie en de externe accountant. Het werkplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur en vervolgens aan de raad van commissarissen. In dit werkplan wordt aandacht besteed aan de interactie met de externe accountant.
1.3.4

Uitvoering werkzaamheden
De interne audit functie beschikt over voldoende middelen om het werkplan uit te voeren en heeft toegang tot informatie die voor de uitvoering van haar werkzaamheden van belang is. De interne audit functie heeft direct toegang tot de auditcommissie en de externe accountant. Vastgelegd wordt op welke wijze de auditcommissie door de interne audit functie wordt geïnformeerd.
1.3.5

Rapportages bevindingen
De interne audit functie rapporteert onderzoeksresultaten aan het bestuur en de auditcommissie, en informeert de externe accountant. In de onderzoeksresultaten van de interne audit functie wordt in ieder geval aandacht besteed aan:
- i.
gebreken in de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
- ii.
bevindingen en observaties die van wezenlijke invloed zijn op het risicoprofiel van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming; en
- iii.
tekortkomingen in de opvolging van aanbevelingen van de interne audit functie.
De interne audit functie rapporteert hiërarchisch aan een lid van het bestuur, bij voorkeur aan de CEO.
Toelichting
De rapportage van de onderzoeksresultaten door de interne audit functie aan de auditcommissie hoeft niet identiek te zijn aan de rapportage door de interne audit functie aan het bestuur. Het is aan de interne audit functie en de auditcommissie om hierover afspraken te maken.
1.3.6

Ontbreken interne audit dienst
Indien voor de interne audit functie geen interne audit dienst is ingericht, beoordeelt de raad van commissarissen jaarlijks, mede op basis van een advies van de auditcommissie, of adequate alternatieve maatregelen zijn getroffen en beziet of behoefte bestaat om een interne audit dienst in te richten. De raad van commissarissen neemt de conclusies alsmede eventuele aanbevelingen en alternatief getroffen maatregelen die daaruit voortkomen, op in het verslag van de raad van commissarissen.
Toelichting
Het uitgangspunt is dat vennootschappen voor de uitvoering van de taak van de interne audit functie, een interne audit dienst inrichten. Mocht van dit uitgangspunt worden afgeweken, bijvoorbeeld als de omvang van de vennootschap zich daarvoor niet leent, dan kan uitbesteding een adequaat alternatief zijn. Ook in het geval van uitbesteding, blijven de raad van commissarissen en de auditcommissie betrokken bij de taakuitvoering van de interne audit functie, zoals is bepaald in best practice bepalingen 1.3.1 tot en met 1.3.5.

Principe 1.4 Verantwoording over risicobeheersing
Het bestuur legt verantwoording af over de effectiviteit van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen.
Toelichting
Het bestuur is verantwoordelijk voor een bestendige monitoring van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en beoordeelt ten minste eenmaal per jaar de effectiviteit ervan en legt hierover verantwoording af in het bestuursverslag. Gelet op de inherente praktische beperkingen verbonden aan interne risicobeheersings- en controlesystemen, zal de vaststelling van de effectiviteit van de opzet en de werking van deze systemen geen absolute zekerheid kunnen geven dat alle mogelijke risico’s te allen tijde volledig zijn geïdentificeerd en gemitigeerd. De verklaring omtrent risicobeheersing van het bestuur voorziet dan ook niet in absolute zekerheid maar in een bij de strategie en risicobereidheid passende beheersing van de materiële risico’s.
1.4.1

Verantwoording aan raad van commissarissen
Het bestuur bespreekt de effectiviteit van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen als bedoeld in best practice bepalingen 1.2.1 tot en met 1.2.3 met de auditcommissie en legt daarover verantwoording af aan de raad van commissarissen.
1.4.2

Verantwoording in het bestuursverslag
Het bestuur legt in het bestuursverslag verantwoording af over:
- i.
de uitvoering van de risicobeoordeling en beschrijft de voornaamste risico’s waarvoor de vennootschap zich geplaatst ziet in relatie tot haar risicobereidheid, zoals bedoeld in best practice bepaling 1.2.1;
- ii.
de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen op het gebied van operationele, compliance, en verslaggevingsrisico’s over het afgelopen boekjaar en welke raamwerken daarbij zijn gehanteerd;
- iii.
zijn beoordeling van de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen met betrekking tot de operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s over het afgelopen boekjaar;
- iv.
eventuele belangrijke tekortkomingen in de interne risicobeheersings- en controlesystemen die in het boekjaar zijn geconstateerd, welke eventuele significante wijzigingen in die systemen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen van die systemen zijn voorzien en dat deze onderwerpen besproken zijn met de auditcommissie en de raad van commissarissen; en
- v.
de gevoeligheid van de resultaten van de vennootschap voor materiële wijzigingen in externe omstandigheden.
Toelichting
Op basis van best practice bepaling 1.4.2 omschrijft het bestuur in het bestuursverslag de opzet, werking en beoordeling van de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Op grond van onderdeel i neemt de vennootschap in haar jaarverslag een beschrijving op van de voornaamste risico’s waarmee zij in aanraking komt bij de uitvoering van haar taken. De beschrijving ziet niet alleen op verslaggevingsrisico’s, maar op alle typen risico’s als bedoeld in best practice bepaling 1.2.1. Het gaat daarbij niet zozeer om een uitputtende uiteenzetting van alle mogelijke risico’s, maar om een weergave van de belangrijkste risico’s waarvoor de vennootschap zich geplaatst ziet. De beschrijving van de voornaamste risico’s in onderdeel i sluit aan bij de in artikel 2:391 Burgerlijk Wetboek (verder: BW) voorgeschreven risicoparagraaf en op de beschrijving van wezenlijke risico’s in het kader van 5:25c Wet op het financieel toezicht.
Bij best practice bepaling 1.4.2, onderdeel ii, ligt het in de rede dat het bestuur in de beschrijving van de opzet, werking en de beoordeling van de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen aangeeft welk raamwerk of normenkader (bijvoorbeeld het COSO raamwerk voor interne beheersing) is gehanteerd. Voorts ligt het in de rede dat het bestuur in de beschrijving duidelijk maakt op welke wijze het de effectieve werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen heeft beoordeeld.
1.4.3

Verklaring van het bestuur
Het bestuur verklaart in het bestuursverslag met een duidelijke onderbouwing:
- i.
dat het verslag in voldoende mate inzicht geeft in tekortkomingen in de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
- ii.
dat deze systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
- iii.
dat deze systemen ten minste een beperkte mate van zekerheid geven dat de duurzaamheidsverslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
- iv.
welk niveau van zekerheid deze systemen geven dat de operationele en compliance risico’s effectief worden beheerst;
- v.
dat het naar de huidige stand van zaken gerechtvaardigd is dat de financiële verslaggeving is opgesteld op going concern basis; en
- vi.
dat in het verslag de materiële risico’s als bedoeld in best practice bepaling 1.2.1 en de onzekerheden zijn vermeld, voor zover die relevant zijn ter zake van de verwachting van de continuïteit van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden na opstelling van het verslag.
Toelichting
Het bestuur verklaart op basis van best practice bepaling 1.4.3 in voldoende mate inzage te hebben gegeven in de operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s en blikt daarbij tevens vooruit naar de risico’s die relevant zijn voor de continuïteit van de vennootschap. Het betreft zowel gesignaleerde materiële tekortkomingen als materiële risico’s en onzekerheden die redelijkerwijs zijn te voorzien op het moment dat de verklaring wordt gegeven en de impact op hoofdlijnen van deze materiële risico’s en onzekerheden op de vennootschap. De onderdelen i en vi van de verklaring van het bestuur beperken zich niet slechts tot financiële verslaggevingsrisico’s. Daarmee ligt de verklaring in het verlengde van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, die ook niet beperkt zijn tot financiële verslaggevingsrisico’s.
Voor wat betreft onderdeel iii ligt het voor de hand aansluiting te zoeken bij de invoering van de CSRD. De CSRD en de bijbehorende ESRS bevatten een uitgebreid normenkader en een gedetailleerde tijdlijn voor hun implementatie. Het ligt voor de hand dat de verklaring over de interne risicobeheersings- en controlesystemen met betrekking tot de duurzaamheidsverslaggevingrisico’s in lijn met de CSRD voorlopig uitgaat van het verschaffen van een beperkte mate van zekerheid. Het staat een bestuur vrij aan te geven dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen met betrekking tot duurzaamheidsinformatie een redelijke mate van zekerheid geven dat de duurzaamheidsverslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat.
In onderdeel iv gaat het erom dat het bestuur, mede in het licht van de risicobereidheid van de onderneming en de keuze die het heeft gemaakt bij de inrichting van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, zelf aangeeft welk niveau van zekerheid deze systemen geven dat de operationele en compliancerisico’s effectief worden beheerst. Het woord ‘zekerheid’ moet in dit verband niet worden gelezen als het in de accountancy gehanteerde begrip ‘assurance’, noch is bedoeld dat ondernemingen hiervoor een vast kader moeten hanteren. Evenmin wordt met ‘effectiviteit’ aansluiting gezocht bij het gelijkluidende begrip uit de Amerikaanse wetgeving (i.c. de Sarbanes-Oxley wet). Ondernemingen kunnen de door hen gebruikte terminologie nader toelichten in hun verklaring of de toelichting daarop.
Het is mogelijk dat het bestuur tot het oordeel komt dat bepaalde risico’s uit hun aard niet effectief kunnen worden beheerst, of dat de effectiviteit van voornoemde systemen niet kan worden vastgesteld. Een voorbeeld is de naleving van wet- en regelgeving, waarbij de vennootschap mede afhankelijk is van het gedrag van haar medewerkers wereldwijd, terwijl hun gedrag niet redelijkerwijs voortdurend beheerst kan worden of volledig in procedures kan worden verankerd. Ter naleving van deze bepaling kan het bestuur zulks verklaren en dit toelichten.
Zoals is opgemerkt in de toelichting bij Principe 1.4 zijn interne risicobeheersings- en controlesystemen onlosmakelijk met beperkingen omgeven. Derhalve ligt het in de rede dat in de verklaring, die het bestuur op basis van best practice bepaling 1.4.3 in het bestuursverslag opneemt, ook stil wordt gestaan bij in elk geval: (a) de verantwoordelijkheden van het bestuur aangaande de interne risicobeheersings- en controlesystemen, (b) de doelstellingen van deze systemen, (c) de kenmerken van deze systemen, en (d) de inherente beperkingen van deze systemen.

Principe 1.5 Rol raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Hierbij richt de raad zich tevens op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap en de integriteit en kwaliteit van de financiële- en duurzaamheidsverslaggeving.
1.5.1

Taken en verantwoordelijkheden auditcommissie
De auditcommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen voor over het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële- en duurzaamheidsverslaggeving van de vennootschap en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap, zoals bedoeld in best practice bepalingen 1.2.1 tot en met 1.2.3 en 1.4.1 tot en met 1.4.3. Zij richt zich onder meer op het toezicht op het bestuur ten aanzien van:
- i.
de relatie met en de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de interne auditor, de externe accountant en indien van toepassing een andere externe partij die betrokken is bij de controle van de duurzaamheidsverslaggeving;
- ii.
de financiering van de vennootschap; en
- iii.
het belastingbeleid van de vennootschap.
Toelichting
Het merendeel van de taken die aan de auditcommissie toekomt, vloeit al voort uit wetgeving en is niet herhaald in de Code. Specifiek wordt gewezen op artikel 39 van Europese Audit Richtlijn nr. 2006/43/ EG.
1
Richtlijn nr. 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen, tot wijziging van de Richtlijnen nr. 78/660/EEG en houdende de intrekking van Richtlijn nr. 84/253/EEG (Pb L 157 van 9 juni 2006, p. 87). Richtlijn 2006/43/EG is laatstelijk gewijzigd met Richtlijn nr. 2014/56/EU van 16 april 2014 (PbEU 2014, L 158).
Dit artikel is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving: artikel 2, tweede lid, van het Besluit van 26 juli 2008.
2
Besluit van 26 juli 2008 tot uitvoering van artikel 41 van Richtlijn nr. 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen, tot wijziging van de Richtlijnen nr. 78/660/EEG en nr. 83/349/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen en houdende intrekking van Richtlijn nr. 84/253/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen (Stb. 2008, 323).
Ook eisen voor de samenstelling en aanwezige deskundigheid met betrekking tot het opstellen en de controle van de jaarrekening zijn opgenomen in artikel 2 van voornoemd besluit.
In sommige gevallen, in het bijzonder bij vennootschappen die actief zijn in de financiële sector, is er naast een auditcommissie ook een risicocommissie ingesteld. Artikel 39, vierde lid, van voornoemde richtlijn bepaalt dat in het bestuursverslag opgave wordt gedaan indien een ander orgaan is aangewezen dat taken van de auditcommissie uitvoert en wat de samenstelling van het betreffende orgaan is.
Inmiddels hebben diverse vennootschappen naast de auditcommissie een commissie ingesteld die zich bezighoudt met duurzaamheidsvraagstukken met betrekking tot de vennootschap. Een dergelijke commissie wordt vaak een sustainability commissie of corporate responsibility commissie genoemd.
Indien een vennootschap een dergelijke commissie heeft ingesteld kan de voorbereiding van de besluitvorming in het kader van het toezicht op integriteit en kwaliteit van de duurzaamheidsverslaggeving ook worden uitgevoerd door een dergelijke commissie in plaats van de auditcommissie.
1.5.2

Aanwezigheid bestuur, interne auditor en externe accountant bij overleg auditcommissie
De bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken, de interne auditor en de externe accountant zijn aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie, tenzij de auditcommissie anders bepaalt. De auditcommissie bepaalt of en wanneer de voorzitter van het bestuur bij haar vergaderingen aanwezig is.
1.5.3

Verslag auditcommissie
De auditcommissie brengt verslag uit aan de raad van commissarissen over de beraadslaging en bevindingen. In dit verslag wordt in ieder geval vermeld:
- i.
de wijze waarop de effectiviteit van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, bedoeld in best practice bepalingen 1.2.1 tot en met 1.2.3 is beoordeeld;
- ii.
de wijze waarop de effectiviteit van het interne en externe audit proces is beoordeeld;
- iii.
materiële overwegingen inzake de financiële- en duurzaamheidsverslaggeving; en
- iv.
de wijze waarop de materiële risico’s en onzekerheden, bedoeld in best practice bepalingen 1.4.2 en 1.4.3, zijn geanalyseerd en besproken en wat de belangrijkste bevindingen van de auditcommissie zijn en de wijze waarop de verklaring zoals bedoeld in bepaling 1.4.3 is onderbouwd.
Toelichting
Indien de vennootschap een afzonderlijke commissie heeft ingesteld die zich bezighoudt met duurzaamheidsvraagstukken met betrekking tot de vennootschap, kan deze commissie in plaats van de auditcommissie verslag uitbrengen aan de raad van commissarissen over de beraadslaging en bevindingen van de commissie en de materiële overwegingen inzake de duurzaamheidsverslaggeving.
1.5.4

Raad van commissarissen
De raad van commissarissen bespreekt de onderwerpen waarover de auditcommissie op basis van best practice bepaling 1.5.3 verslag uitbrengt.

Principe 1.6 Benoeming en beoordeling functioneren externe accountant
De raad van commissarissen doet de voordracht tot benoeming van de externe accountant aan de algemene vergadering en houdt toezicht op het functioneren van de externe accountant.
1.6.1

Functioneren & benoeming
De auditcommissie rapporteert jaarlijks aan de raad van commissarissen over het functioneren van en de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant. De auditcommissie geeft advies aan de raad van commissarissen over de voordracht van benoeming of herbenoeming danwel ontslag van de externe accountant en bereidt de selectie van de externe accountant voor. Bij voornoemde werkzaamheden betrekt de auditcommissie de observaties van het bestuur. Mede op grond hiervan bepaalt de raad van commissarissen zijn voordracht aan de algemene vergadering tot benoeming van de externe accountant.
1.6.2

Informeren externe accountant over functioneren
De raad van commissarissen licht de externe accountant op hoofdlijnen in over de rapportages omtrent zijn functioneren.
1.6.3

Opdracht
De auditcommissie doet een voorstel aan de raad van commissarissen voor de opdracht voor controle van de jaarrekening aan de externe accountant. Het bestuur faciliteert dit. Bij het formuleren van de opdracht is aandacht voor de reikwijdte van het accountantsonderzoek, de te hanteren materialiteit en het honorarium van het accountantsonderzoek. De raad van commissarissen stelt de opdracht vast.
1.6.4

Verantwoording
De belangrijkste conclusies van de raad van commissarissen over de voordracht en de uitkomsten van het selectieproces van de externe accountant worden aan de algemene vergadering meegedeeld.
1.6.5

Vertrek van de externe accountant
De vennootschap publiceert een persbericht bij een tussentijds beëindiging van de relatie met de externe accountantsorganisatie. In het persbericht wordt de reden van de tussentijdse beëindiging toegelicht.

Principe 1.7 Uitvoering werkzaamheden externe accountant
De auditcommissie bespreekt met de externe accountant het auditplan en de bevindingen van de externe accountant naar aanleiding van zijn uitgevoerde werkzaamheden. Het bestuur en de raad van commissarissen onderhouden reguliere contacten met de externe accountant.
1.7.1

Informatievoorziening aan externe accountant
Het bestuur draagt zorg voor dat de externe accountant tijdig alle informatie ontvangt die nodig is voor de uitvoering van zijn werkzaamheden. Het bestuur stelt de externe accountant in de gelegenheid om op de verstrekte informatie te reageren.
1.7.2

Auditplan en bevindingen externe accountant
De externe accountant bespreekt het concept auditplan met het bestuur, alvorens het aan de auditcommissie voor te leggen. De auditcommissie bespreekt jaarlijks met de externe accountant:
- i.
de reikwijdte en materialiteit van het auditplan en de belangrijkste risico’s van de jaarverslaggeving die de externe accountant heeft benoemd in het auditplan; en
- ii.
mede aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende documenten, de bevindingen en de uitkomsten van de controlewerkzaamheden bij de jaarrekening en de management letter.
1.7.3

Publicatie financiële berichten
De auditcommissie beoordeelt of, en zo ja op welke wijze de externe accountant wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van financiële berichten anders dan de jaarrekening.
1.7.4

Overleg met externe accountant buiten aanwezigheid bestuur
De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant.
1.7.5

Inzage discussiepunten tussen externe accountant en bestuur
De raad van commissarissen krijgt inzage in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en het bestuur naar aanleiding van de concept management letter dan wel het concept accountantsverslag.
1.7.6

Aanwezigheid externe accountant bij vergaderingen raad van commissarissen
De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de raad van commissarissen bij waarin het verslag van de externe accountant van het onderzoek van de jaarrekening wordt besproken.
HOOFDSTUK
2.

EFFECTIEF BESTUUR EN TOEZICHT

Principe 2.1 Samenstelling en omvang
Het bestuur, de raad van commissarissen en het executive committee (indien aanwezig) zijn zodanig samengesteld dat er sprake is van een voor de vennootschap passende mate van diversiteit op het gebied van deskundigheid, ervaring, competenties, overige persoonlijke kwaliteiten, geslacht of genderidentiteit, leeftijd, nationaliteit en (culturele) achtergrond.
Toelichting
Een diverse samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen en het executive committee (indien aanwezig), draagt bij aan effectief bestuur en toezicht. Voor een waardevolle discussie zijn diversiteit van opvattingen, tegenspraak maar ook teamwork en cohesie essentiële voorwaarden. Diversiteit in deskundigheid, ervaring, competenties, persoonlijke kwaliteiten, leeftijd, geslacht of genderidentiteit, nationaliteit en (culturele) achtergrond leidt tot verschillende perspectieven die op hun beurt mogelijke groepsdenken kunnen helpen voorkomen.
2.1.1

Profielschets
De raad van commissarissen stelt een profielschets op, rekening houdend met de aard en de activiteiten van de met de vennootschap verbonden onderneming.
In de profielschets wordt ingegaan op:
- i.
de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen;
- ii.
de gewenste gemengde samenstelling van de raad van commissarissen, bedoeld in best practice bepaling 2.1.5;
- iii.
de omvang van de raad van commissarissen; en
- iv.
de onafhankelijkheid van de commissarissen.
De profielschets wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
2.1.2

Personalia
Van elke commissaris wordt in het verslag van de raad van commissarissen opgave gedaan van:
- i.
geslacht of naar wens van de persoon genderidentiteit;
- ii.
leeftijd;
- iii.
nationaliteit;
- iv.
hoofdfunctie (indien aanwezig);
- v.
nevenfuncties voor zover deze relevant zijn voor de vervulling van de taak als commissaris;
- vi.
tijdstip van eerste benoeming; en
- vii.
de lopende termijn waarvoor de commissaris is benoemd.
2.1.3

Executive committee
Indien het bestuur werkt met een executive committee, houdt het bestuur rekening met de checks and balances die onderdeel uitmaken van het two-tier systeem. Dit betekent onder meer het waarborgen van deskundigheid en verantwoordelijkheden van het bestuur en een adequate informatievoorziening aan de raad van commissarissen. De raad van commissarissen houdt hier toezicht op en heeft daarbij specifiek aandacht voor de dynamiek en de verhouding tussen het bestuur en het executive committee.
In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over:
- i.
de keuze voor het werken met een executive committee;
- ii.
de rol, taak en samenstelling van het executive committee; en
- iii.
de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven.
Toelichting
Onder executive committee wordt verstaan een commissie die nauw betrokken is bij de besluitvorming van het bestuur en waar naast leden van het bestuur ook leden van het senior management deel van uitmaken. Best practice bepaling 2.1.3 en de overige bepalingen waar de term executive committee wordt gebruikt, zijn eveneens van toepassing in het geval een andere benaming wordt gebruikt dan executive committee, maar de functie in feite dezelfde is.
2.1.4

Deskundigheid
Elke commissaris en elke bestuurder beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. Elke commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen.
Toelichting
Onze samenleving ondergaat een transformatie op zowel het gebied van duurzaamheid als digitalisering. Om deze transformatie in goede banen te leiden dienen bij het bestuur en bij de raad van commissarissen diepgaande kennis en ervaring aanwezig te zijn om deze dimensies in de onderneming op te kunnen bouwen en toe te zien op de kwaliteit ervan. Duurzaamheid en digitalisering zijn geen aparte of ondersteunende processen, maar raken de kern van de strategie en de bedrijfsvoering van de onderneming. Vennootschappen zijn vrij in de keuze om al dan niet een specifieke digitaliserings- en duurzaamheidscommissaris en/of een specifieke bestuurder met kennis op dit vlak te benoemen. Een dergelijke benoeming ontslaat de overige bestuurders en commissarissen niet van nauwe betrokkenheid bij deze thema’s. Omdat de genoemde transformaties zo ingrijpend zijn, behoort het tot de taak van iedere bestuurder en commissaris om de afwegingen hieromtrent te maken. Het is van belang om hier aandacht aan te geven bij zowel de samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen, alsook bij de periodieke opleiding en educatie ingevolge best practice bepaling 2.4.6.
De eis van financiële deskundigheid binnen de raad van commissarissen is opgenomen in wetgeving. Op basis van Europese Audit Richtlijn 2006/43/EG
3
Idem voetnoot 2.
is ten minste één lid van de auditcommissie deskundig met betrekking tot het opstellen en de controle van de jaarrekening. Dit artikel is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving: artikel 2, derde lid, van het Besluit van 26 juli 2008.
4
Idem voetnoot 3.
2.1.5

Beleid inzake Diversiteit en Inclusie (D&I beleid)
De vennootschap heeft een D&I beleid voor de onderneming. Het D&I beleid stelt in ieder geval concrete, passende en ambitieuze doelen om een goede balans te bereiken in genderdiversiteit en andere voor de vennootschap relevante aspecten van D&I voor wat betreft de samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen, het executive committee (indien aanwezig), en een nader door het bestuur te bepalen categorie werknemers in leidinggevende functies (“subtop”).
De raad van commissarissen stelt het D&I beleid vast voor de samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen. Het bestuur stelt het D&I beleid vast voor het executive committee (indien aanwezig), de subtop en het overige werknemersbestand, na voorafgaande goedkeuring door de raad van commissarissen.
2.1.6

Verantwoording over D&I beleid
In de corporate governance verklaring worden het D&I beleid en de uitvoering daarvan toegelicht. Hierbij wordt de volgende informatie opgenomen:
- i.
de doelen van het D&I beleid;
- ii.
het plan om de doelen van het D&I beleid te bereiken;
- iii.
de resultaten van het D&I beleid in het afgelopen boekjaar en – waar relevant en mogelijk – inzicht in instroom, doorstroom en retentie van werknemers; en
- iv.
de samenstelling wat betreft geslacht van het bestuur, de raad van commissarissen, het executive committee (indien aanwezig) en de subtop aan het einde van het afgelopen boekjaar.
Indien één of meer doelen voor de samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen, het executive committee (indien aanwezig) en/of de subtop niet worden bereikt, wordt in de corporate governance verklaring tevens toegelicht wat de redenen hiervoor zijn en welke maatregelen worden genomen om de doelen wel te bereiken en op welke termijn.
Toelichting 2.1.5 en 2.1.6
Best practice bepalingen 2.1.5 en 2.1.6 gaan verder dan de wettelijke vereisten van artikel 2:142b BW (inzake het wettelijk quotum van ten minste een derde mannen en een derde vrouwen in de raad van commissarissen van vennootschappen waarvan aandelen of certificaten van aandelen zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt in Nederland) en artikel 2:166 BW (de streefcijferregeling voor het aantal mannen en vrouwen in het bestuur, de raad van commissarissen en de nader door de vennootschap te bepalen categorieën werknemers in leidinggevende functies). Op basis van best practice bepaling 2.1.5 wordt verwacht dat vennootschappen een breder D&I beleid voeren voor de gehele onderneming. Onderdeel van dit D&I beleid zijn in ieder geval concrete, passende en ambitieuze doelen om een goede balans te bereiken in genderdiversiteit en andere voor de vennootschap relevante aspecten van D&I voor wat betreft de samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen, het executive committee (indien aanwezig), en een nader door het bestuur te bepalen categorie werknemers in leidinggevende functies (“subtop”).
Diversiteit betreft daarbij alle aspecten en persoonskenmerken waarop mensen van elkaar verschillen, waaronder geslacht en genderidentiteit, leeftijd, etniciteit, arbeidshandicaps en seksuele oriëntatie.
Inclusie heeft betrekking op het vermogen van een organisatie om een cultuur te scheppen waarin elke medewerker zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt, zodat medewerkers ongeacht hun identiteit dezelfde kansen krijgen en de diversiteit in doorstroming van werknemers naar de top wordt gefaciliteerd. Inclusie betreft tevens sociale veiligheid binnen de onderneming, waaronder de aanpak van grensoverschrijdend gedrag.
Van bestuur en raad van commissarissen wordt verwacht dat ze zich de vraag stellen wat de maatschappelijke rol van de vennootschap is op het gebied van D&I, wat de relevantie daarvan is voor de cultuur van de onderneming en hoe daaraan invulling kan worden gegeven in de leiderschapsontwikkeling. D&I beleid begint met bewustwording en doelstellingen, ook indien het nog te prematuur is om specifieke streefcijfers te stellen. Bewustwording begint met het verkrijgen van inzicht – waar relevant en mogelijk – in instroom, doorstroom en retentie van werknemers. Vennootschappen kunnen in dit verband kennisnemen van de laatste inzichten ter bevordering van diversiteit die ter beschikking worden gesteld door de SER (waaronder via het Programma Diversiteit en Inclusie en op het diversiteitsportaal van de SER
5
www.ser.nl/nl/thema/diversiteitsportaal.
) en best practices voor het op geaggregeerde wijze in kaart brengen van instroom, doorstroom en retentie van werknemers. Voor internationaal opererende vennootschappen met werknemers in diverse landen kan per land verschillen welke mate van inzicht in instroom, doorstroom en retentie kan worden gegeven.
De verantwoordingsverplichting van best practice bepaling 2.1.6 gaat verder dan de verantwoordings- verplichting die geldt op basis van artikel 2:165 BW en het Besluit van 22 april 2022 tot wijziging van het Besluit inhoud bestuursverslag in verband met de tijdelijke verplichting voor grote vennootschappen om in het bestuursverslag te rapporteren over de man-vrouwverhouding in de top en subtop en over de streefcijfers, aangezien het D&I beleid als bedoeld in deze best practice bepaling breder is dan de wettelijke streefcijferregeling. Voor wat betreft de onderwerpen waarover de vennootschap dient te rapporteren en de volgordelijkheid in de rapportage is zoveel mogelijk aangesloten bij het Besluit inhoud bestuursverslag. Van vennootschappen die conform het Besluit inhoud bestuursverslag rapporteren, wordt verwacht dat zij de aanvullende informatie die op basis van best practice bepaling 2.1.6 vereist is eveneens opnemen in hun verantwoording.
Tot slot geldt dat de hierboven genoemde wettelijke bepalingen zijn gebaseerd op het geslacht van de betrokken individuen en niet voorzien in een mogelijkheid voor betrokkenen om, op eigen initiatief en naar eigen wens, hun genderidentiteit op te geven. Het verdient aanbeveling dit wel mogelijk te maken.
2.1.7

Onafhankelijkheid raad van commissarissen
De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.
Om de onafhankelijkheid te borgen, is de raad van commissarissen samengesteld met inachtneming van het volgende:
- i.
op maximaal één commissaris is een van de criteria van toepassing zoals bedoeld in best practice bepaling 2.1.8 onderdelen i. tot en met v.;
- ii.
het aantal commissarissen waarop de criteria van toepassing zijn zoals bedoeld in best practice bepaling 2.1.8 is tezamen minder dan de helft van het totaal aantal commissarissen; en
- iii.
per aandeelhouder, of groep van verbonden aandeelhouders, die direct of indirect meer dan tien procent van de aandelen in het kapitaal van de vennootschap houdt, is maximaal één commissaris die kan gelden als met hem verbonden of hem vertegenwoordigend als bedoeld in best practice bepaling 2.1.8, onderdelen vi. en vii.
Toelichting
Best practice bepaling 2.1.7, onderdeel ii, bepaalt dat de meerderheid van de commissarissen onafhankelijk is. Dit voorschrift mag niet worden ondermijnd door stemverhoudingen binnen de raad van commissarissen, indien wordt gewerkt met een regeling voor meervoudig stemrecht op grond van artikel 2:140, vierde lid, BW.
2.1.8

Onafhankelijkheid commissarissen
Een commissaris is niet onafhankelijk indien de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
- i.
in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van de vennootschap of van een aan de vennootschap gelieerde uitgevende instelling als bedoeld in artikel 5:48 Wet op het financieel toezicht is geweest;
- ii.
een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar gelieerde entiteit ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van het bedrijf;
- iii.
in het jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap of een aan haar gelieerde entiteit heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris of advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is geweest van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt;
- iv.
bestuurder is van een vennootschap waarin een bestuurder van de vennootschap waarop hij toezicht houdt commissaris is;
- v.
gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders;
- vi.
een aandelenpakket in de vennootschap houdt van ten minste tien procent, daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst;
- vii.
bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een rechtspersoon die direct of indirect ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen.
Toelichting
Onder een met de vennootschap gelieerde entiteit wordt verstaan:
- • iedere rechtspersoon of vennootschap waarmee de vennootschap in een groep is verbonden;
- • iedere rechtspersoon of vennootschap waarin de vennootschap een deelneming heeft als bedoeld in artikel 2:24c BW, indien de meest recente omzet van die rechtspersoon of vennootschap ten minste 10% van de geconsolideerde omzet van de vennootschap bedraagt; of
- • iedere rechtspersoon of vennootschap die meer dan 25% van het kapitaal van de vennootschap rechtstreeks of middellijk verschaft.
2.1.9

Onafhankelijkheid voorzitter raad van commissarissen
De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de vennootschap en is onafhankelijk in de zin van best practice bepaling 2.1.8.
2.1.10

Verantwoording onafhankelijkheid commissarissen
Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt dat naar het oordeel van de raad is voldaan aan de eisen voor onafhankelijkheid, bedoeld in best practice bepalingen 2.1.7 tot en met 2.1.9 en geeft daarbij aan, indien van toepassing, welke commissaris(sen) de raad als niet-onafhankelijk beschouwt.

Principe 2.2 Benoeming, opvolging en evaluatie
De raad van commissarissen draagt zorg voor een formele en transparante procedure voor het benoemen en herbenoemen van bestuurders en commissarissen en voor een gedegen plan voor opvolging, in overeenstemming met het D&I beleid. Het functioneren van het bestuur en de raad van commissarissen als collectief en het functioneren van individuele bestuurders en commissarissen wordt regelmatig geëvalueerd.
2.2.1

Benoemings- en herbenoemingstermijnen bestuurders
Een bestuurder wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar plaatsvinden en wordt tijdig voorbereid. Bij voorbereiding van de benoeming of herbenoeming worden de doelstellingen ten aanzien van D&I uit best practice bepaling 2.1.5 in overweging genomen.
2.2.2

Benoemings- en herbenoemingstermijnen commissarissen
Een commissaris wordt benoemd voor een periode van vier jaar en kan daarna éénmalig voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. De commissaris kan nadien wederom worden herbenoemd voor een benoemingstermijn van twee jaar die daarna met maximaal twee jaar kan worden verlengd. Herbenoeming na een periode van acht jaar wordt gemotiveerd in het verslag van de raad van commissarissen. Bij benoeming of herbenoeming wordt de profielschets, bedoeld in best practice bepaling 2.1.1, in acht genomen.
Toelichting
De effectiviteit van de raad van commissarissen wordt bepaald door de samenstelling, waarbij om- vang, deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid bepalend zijn. Bij herbenoeming wordt kritisch gekeken of de betreffende commissaris met gepaste afstand toezicht houdt en of de nodige kennis en ervaring in de raad van commissarissen aanwezig zijn. Een benoemingstermijn van twee keer vier jaar voor commissarissen is het uitgangspunt, benoeming nadien wordt gemotiveerd in het verslag van de raad van commissarissen.
2.2.3

Tussentijds aftreden
Een commissaris of bestuurder treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de raad van commissarissen is geboden.
Bij tussentijds aftreden van een bestuurder of commissaris brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.
Toelichting
Deze bepaling laat onverlet dat bij niet-structuurvennootschappen de algemene vergadering commissarissen te allen tijde kan schorsen of ontslaan. Op grond van de structuurregeling kan de algemene vergadering van structuurvennootschappen het vertrouwen in de gehele raad van commissarissen opzeggen. Het opzeggen van vertrouwen heeft het onmiddellijk ontslag van de leden van de raad tot gevolg.
2.2.4

Opvolging
De raad van commissarissen draagt zorg voor dat de vennootschap over een gedegen plan beschikt voor de opvolging van bestuurders en commissarissen, dat is gericht op het in balans houden van de benodigde deskundigheid, ervaring en diversiteit. Bij het opstellen van het plan wordt de profielschets van de raad van commissarissen, bedoeld in best practice bepaling 2.1.1, in acht genomen. Tevens stelt de raad van commissarissen een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat commissarissen tegelijk aftreden. Het rooster van aftreden wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
2.2.5

Taken selectie- en benoemingscommissie
De selectie- en benoemingscommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen voor en brengt verslag uit aan de raad van commissarissen van haar beraadslagingen en bevindingen.
De selectie- en benoemingscommissie richt zich in ieder geval op:
- i.
het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake bestuurders en commissarissen;
- ii.
de periodieke beoordeling van de omvang en samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen en het doen van een voorstel voor een profielschets van de raad van commissarissen;
- iii.
de periodieke beoordeling van het functioneren van individuele bestuurders en commissarissen en de rapportage hierover aan de raad van commissarissen;
- iv.
het opstellen van een plan voor de opvolging van bestuurders en commissarissen;
- v.
het doen van voorstellen voor (her)benoemingen; en
- vi.
het toezicht op het beleid van het bestuur inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management.
2.2.6

Evaluatie raad van commissarissen
De raad van commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de raad en dat van de individuele commissarissen, en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden. Hierbij wordt aandacht besteed aan:
- i.
inhoudelijke aspecten, gedrag en cultuur, de onderlinge interactie en samenwerking, en de interactie met het bestuur;
- ii.
zaken die zich in de praktijk hebben voorgedaan waaruit lessen kunnen worden getrokken; en
- iii.
het gewenste profiel, de samenstelling, competenties en deskundigheid van de raad van commissarissen.
De evaluatie zal periodiek onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden.
2.2.7

Evaluatie bestuur
De raad van commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als collectief als dat van de individuele bestuurders en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden, zulks mede in het licht van opvolging van bestuurders. Ook het bestuur evalueert ten minste eenmaal per jaar zijn eigen functioneren als collectief en dat van de individuele bestuurders.
Toelichting 2.2.6 en 2.2.7
Doel van de evaluaties is een kritische reflectie op het functioneren van commissarissen en bestuurders. Jaarlijkse evaluatie kan de kwaliteit van het functioneren van de raad van commissarissen en het bestuur bevorderen en eraan bijdragen dat bij voorbereiding van de (her)benoeming van een commissaris of een bestuurder de juiste keuzes worden gemaakt, ook in verband met de gepaste (diverse) samenstelling van de raad van commissarissen en het bestuur. De wijze waarop evaluatie zal plaatsvinden kan, naar keuze van de vennootschap, verschillen. Evaluatie kan collectief plaatsvinden of op individuele basis tussen de voorzitter en de leden afzonderlijk. De jaarlijkse evaluatie zal periodiek onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden. Iedere commissaris en bestuurder moet zich tijdens de evaluatie in vertrouwen kunnen uitspreken.
2.2.8

Verantwoording evaluatie
Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt:
- i.
op welke wijze de evaluatie van de raad van commissarissen, de afzonderlijke commissies en de individuele commissarissen heeft plaatsgevonden;
- ii.
op welke wijze de evaluatie van het bestuur en de individuele bestuurders heeft plaatsgevonden;
- iii.
de belangrijkste bevindingen en conclusies van de evaluaties; en
- iv.
wat is of wordt gedaan met de conclusies van de evaluaties.

Principe 2.3 Inrichting raad van commissarissen en verslag
De raad van commissarissen draagt zorg dat hij effectief functioneert. De raad van commissarissen stelt commissies in om de besluitvorming van de raad voor te bereiden. Het voorgaande doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheid van de raad van commissarissen als orgaan en van de individuele leden van de raad van commissarissen voor het inwinnen van informatie en het vormen van een onafhankelijk oordeel.
2.3.1

Reglement raad van commissarissen
De taakverdeling binnen de raad van commissarissen, alsmede de werkwijze van de raad worden neergelegd in een reglement. De raad van commissarissen neemt in het reglement een passage op over zijn omgang met het bestuur, de algemene vergadering, indien aanwezig, het medezeggenschapsorgaan en, indien ingesteld, het executive committee. Het reglement wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
2.3.2

Instellen commissies
Indien de raad van commissarissen uit meer dan vier leden bestaat, stelt hij uit zijn midden een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie in. Onverlet de collegiale verantwoordelijkheid van de raad, is het de taak van deze commissies om de besluitvorming van de raad van commissarissen voor te bereiden. Indien de raad van commissarissen besluit om geen audit-, remuneratie- of een selectie- en benoemingscommissie in te stellen, dan gelden de best practice bepalingen die betrekking hebben op deze commissie(s) voor de gehele raad van commissarissen.
2.3.3

Reglementen commissies
De raad van commissarissen stelt voor de audit-, remuneratie en selectie- en benoemingscommissie een reglement op. Het reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie zijn, haar samenstelling is en op welke wijze zij haar taak uitoefent. De reglementen worden op de website van de vennootschap geplaatst.
2.3.4

Samenstelling commissies
Het voorzitterschap van de audit- of remuneratiecommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van de vennootschap. Meer dan de helft van de leden van de commissies is onafhankelijk in de zin van best practice bepaling 2.1.8.
2.3.5

Verslag commissies
De raad van commissarissen ontvangt van elk van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. In het verslag van de raad van commissarissen doet de raad verslag van de uitvoering van de taakopdracht van de commissies in het boekjaar. Daarin wordt vermeld de samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen van de commissies en de belangrijkste onderwerpen die in de vergaderingen aan de orde zijn gekomen.
Toelichting
In het verslag wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op de belangrijkste onderwerpen die in de vergaderingen van de commissies aan de orde zijn gekomen.
2.3.6

Voorzitter raad van commissarissen
De voorzitter van de raad van commissarissen ziet er in ieder geval op toe dat:
- i.
de contacten van de raad van commissarissen met het bestuur, indien aanwezig, het medezeggenschapsorgaan en de algemene vergadering naar behoren verlopen;
- ii.
de raad van commissarissen een vicevoorzitter kiest;
- iii.
voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad van commissarissen;
- iv.
commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
- v.
de raad en zijn commissies naar behoren functioneren;
- vi.
individuele bestuurders en commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren;
- vii.
commissarissen en bestuurders hun introductieprogramma volgen;
- viii.
commissarissen en bestuurders hun opleidings- of trainingsprogramma volgen;
- ix.
het bestuur de activiteiten ten aanzien van cultuur uitvoert;
- x.
de raad van commissarissen signalen uit de met de vennootschap verbonden onderneming opvangt en zorgt dat (vermoedens van) materiële misstanden en onregelmatigheden onverwijld aan de raad van commissarissen worden gerapporteerd;
- xi.
de algemene vergadering ordelijk en efficiënt verloopt;
- xii.
effectieve communicatie met aandeelhouders plaats kan vinden; en
- xiii.
de raad van commissarissen tijdig en nauw betrokken wordt bij een fusie- of overnameproces.
De voorzitter van de raad van commissarissen heeft regelmatig overleg met de voorzitter van het bestuur.
2.3.7

Vicevoorzitter raad van commissarissen
De vicevoorzitter van de raad van commissarissen vervangt bij gelegenheid de voorzitter.
2.3.8

Gedelegeerd commissaris
Een gedelegeerd commissaris is een commissaris met een bijzondere taak. De delegatie kan niet verder gaan dan de taken die de raad van commissarissen zelf heeft en omvat niet het besturen van de vennootschap. Zij strekt tot intensiever toezicht en advies en meer geregeld overleg met het bestuur. Het gedelegeerd commissariaat is slechts van tijdelijke aard. De delegatie kan niet de taak en bevoegdheid van de raad van commissarissen wegnemen. De gedelegeerd commissaris blijft lid van de raad van commissarissen en doet regelmatig verslag van de uitvoering van zijn bijzondere taak aan de voltallige raad.
2.3.9

Tijdelijke bestuursfunctie commissaris
De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders treedt uit de raad van commissarissen om de bestuurstaak op zich te nemen.
2.3.10

Secretaris van de vennootschap
De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap.
De secretaris:
- i.
ziet erop toe dat de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en statutaire verplichtingen;
- ii.
faciliteert de informatievoorziening van het bestuur en de raad van commissarissen; en
- iii.
ondersteunt de voorzitter van de raad van commissarissen in de organisatie van de raad, waaronder de informatievoorziening, agendering van vergaderingen, evaluaties en opleidingsprogramma’s.
De secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de raad van commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen.
Indien de secretaris ook werkzaamheden verricht voor het bestuur en signaleert dat de belangen van het bestuur en de raad van commissarissen uiteenlopen, waardoor onduidelijk is welke belangen de secretaris dient te behartigen, meldt hij dit bij de voorzitter van de raad van commissarissen.
2.3.11

Verslag raad van commissarissen
Een verslag van de raad van commissarissen maakt deel uit van de jaarstukken van de vennootschap. In dit verslag legt de raad van commissarissen verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in het afgelopen boekjaar, waarbij in ieder geval verslag wordt gedaan over de onderwerpen, bedoeld in de best practice bepalingen 1.1.3, 2.1.2, 2.1.10, 2.2.8, 2.3.5 en 2.4.4, en indien van toepassing over de onderwerpen, bedoeld in best practice bepalingen 1.3.6 en 2.2.2.

Principe 2.4 Besluitvorming en functioneren
Het bestuur en de raad van commissarissen dragen zorg voor een evenwichtige en effectieve besluitvorming waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van stakeholders. Door het bestuur wordt een goede en tijdige informatievoorziening opgezet. Het bestuur en de raad van commissarissen houden hun kennis en vaardigheden op peil en besteden voldoende tijd aan hun taken en verantwoordelijkheden. Zij zorgen ervoor dat zij bij de uitoefening van hun taken over informatie beschikken die nodig is voor een goede besluitvorming.
Toelichting
Van bestuurders wordt verlangd dat zij actief informatie verstrekken aan de raad van commissarissen. Evenzo wordt van commissarissen verlangd dat zij actief informatie verzamelen om hun toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen.
2.4.1

Stimuleren openheid & aanspreekbaarheid
Het bestuur en de raad van commissarissen zijn elk verantwoordelijk voor het stimuleren van openheid en aanspreekbaarheid binnen het orgaan waar zij deel van uitmaken en de organen onderling.
2.4.2

Nevenfuncties
Bestuurders en commissarissen melden nevenfuncties vooraf aan de raad van commissarissen en minimaal jaarlijks worden de nevenfuncties in de vergadering van de raad van commissarissen besproken. De aanvaarding van een commissariaat door een bestuurder behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen.
2.4.3

Aanspreekpunt voor functioneren van commissarissen en bestuurders
De voorzitter van de raad van commissarissen is namens de raad het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur, commissarissen en voor aandeelhouders over het functioneren van bestuurders en commissarissen. De vicevoorzitter fungeert als aanspreekpunt voor individuele commissarissen en bestuurders over het functioneren van de voorzitter.
2.4.4

Aanwezigheid bij vergaderingen raad van commissarissen
Commissarissen worden geacht aanwezig te zijn bij vergaderingen van de raad van commissarissen en bij vergaderingen van commissies waarvan zij deel uitmaken. Indien commissarissen frequent afwezig zijn bij deze vergaderingen, worden zij daarop aangesproken. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt het aanwezigheidspercentage van elke commissaris bij de vergaderingen van de raad van commissarissen en van de commissies.
2.4.5

Introductieprogramma commissarissen
Alle commissarissen volgen een op de functie toegesneden introductieprogramma. Het introductieprogramma besteedt in ieder geval aandacht aan algemene financiële, sociale en juridische zaken, de financiële- en duurzaamheidsverslaggeving door de vennootschap, de specifieke aspecten die eigen zijn aan de desbetreffende vennootschap en haar ondernemingsactiviteiten, de cultuur en – indien aanwezig – de relatie met het medezeggenschapsorgaan en de verantwoordelijkheden van een commissaris.
2.4.6

Ontwikkeling
Het bestuur en de raad van commissarissen beoordelen ieder jaarlijks voor hun eigen orgaan op welke onderdelen commissarissen en bestuurders gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan training of opleiding.
Toelichting
In verband met de wereldwijde transformatie op het gebied van duurzaamheid en digitalisering, dient te worden geborgd dat het bestuur en de raad van commissarissen ook ten aanzien van deze thema’s voldoende training en opleiding ontvangen.
2.4.7

Waarborgen informatievoorziening
Het bestuur draagt zorg voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle relevante informatie tijdig bij het bestuur en bij de raad van commissarissen bekend is. De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en uitvoering van deze procedures.
2.4.8

Verantwoordelijkheid commissarissen voor inwinnen informatie
De raad van commissarissen en iedere commissaris afzonderlijk heeft een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur, de interne audit functie, de externe accountant en – indien aanwezig – het medezeggenschapsorgaan de informatie in te winnen die de raad van commissarissen nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen.
2.4.9

Inwinnen informatie bij functionarissen en externen
Indien de raad van commissarissen dit geboden acht, kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De raad van commissarissen kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn.

Principe 2.5 Cultuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur die is gericht op duurzame lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De raad van commissarissen houdt toezicht op de activiteiten van het bestuur ter zake.
Toelichting
Cultuur kan worden gedefinieerd als de normen en waarden die impliciet en expliciet leidend zijn bij het handelen en het gedrag dat daaruit voortvloeit. Cultuur is een referentiekader op basis waarvan het eigen handelen en dat van anderen wordt beoordeeld. Een gezonde cultuur helpt misstanden en onregelmatigheden te voorkomen.
De Code adresseert cultuur, maar schrijft niet voor wat cultuur precies is of zou moeten zijn. Het is aan het bestuur om invulling aan cultuur te geven. Bij het vormgeven van cultuur wordt rekening gehouden met het bestaan van verschillende subculturen binnen de onderneming.
2.5.1

Verantwoordelijkheid bestuur voor cultuur
Het bestuur stelt voor de vennootschap en de met haar verbonden onderneming waarden vast die bijdragen aan een cultuur gericht op duurzame lange termijn waardecreatie en bespreekt deze met de raad van commissarissen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inbedding en het onderhouden van de waarden in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur stimuleert gedrag dat aansluit bij de waarden en draagt deze waarden uit door het tonen van voorbeeldgedrag. Daarbij wordt onder meer aandacht besteed aan:
- i.
de strategie en het bedrijfsmodel;
- ii.
de omgeving waarin de onderneming opereert;
- iii.
de bestaande cultuur binnen de onderneming en of het gewenst is daar wijzigingen in aan te brengen; en
- iv.
de sociale veiligheid binnen de onderneming en de bespreekbaarheid en mogelijkheid tot het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden.
2.5.2

Gedragscode
Het bestuur stelt een gedragscode op en ziet toe op de werking en de naleving ervan door zichzelf en de werknemers van de vennootschap. Het bestuur informeert de raad van commissarissen over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking en de naleving. De gedragscode wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
2.5.3

Medezeggenschap
Indien de vennootschap een medezeggenschapsorgaan heeft ingesteld, wordt in het overleg tussen het bestuur, de raad van commissarissen en het medezeggenschapsorgaan ook gesproken over:
- i.
gedrag en cultuur in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming,
- ii.
de door het bestuur op basis van best practice bepaling 2.5.1 vastgestelde waarden, en
- iii.
het D&I beleid van de vennootschap.
2.5.4

Verantwoording over cultuur
In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op:
- i.
de cultuur binnen de onderneming en of het gewenst is daar wijzigingen in aan te brengen;
- ii.
hoe de cultuur, de onderliggende waarden en gedragingen die binnen de onderneming worden bevorderd bijdragen aan duurzame lange termijn waardecreatie en, indien gewenst is daar wijzigingen in aan te brengen, welke initiatieven worden ondernomen om deze bijdrage verder te vergroten; en
- iii.
de werking en naleving van de gedragscode.

Principe 2.6 Misstanden en onregelmatigheden
Het bestuur en de raad van commissarissen zijn alert op signalen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Het bestuur stelt een procedure in zodat meldingen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden kunnen worden gedaan en geeft adequate opvolging aan deze meldingen. De raad van commissarissen houdt toezicht op het bestuur ter zake.
Toelichting
Principe 2.6 en bijbehorende best practice bepalingen zijn gericht op het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden. Verwacht wordt dat in de regeling voor het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden tot uitdrukking wordt gebracht dat dergelijke meldingen worden gezien als een bijdrage aan het verbeteren van het functioneren van de met de vennootschap verbonden onderneming, dat de melding serieus zal worden onderzocht, dat waar nodig maatregelen worden getroffen en dat de melder niet wordt benadeeld.
Op basis van de Wet bescherming klokkenluiders is een werkgever bij wie in de regel ten minste vijftig personen werkzaam zijn, ook verplicht een procedure vast te stellen voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie. De wet is van toepassing op vermoedens van misstanden.
6
Artikel 1, Wet bescherming klokkenluiders.
Ook met de Wet is de reikwijdte van het principe en de best practice bepalingen in de Code breder dan de wettelijke regeling, omdat de Code ook gericht is op het melden van onregelmatigheden. De mogelijkheid om meldingen te kunnen doen geldt voor alle onderdelen van de met de vennootschap verbonden onderneming, ongeacht of de activiteiten van de onderneming in Nederland of buiten Nederland plaatsvinden.
2.6.1

Regeling voor melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden
Het bestuur stelt een regeling op voor het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De regeling wordt op de website van de vennootschap geplaatst. Het bestuur draagt zorg dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben een dergelijke melding te doen.
2.6.2

Informeren voorzitter raad van commissarissen
De voorzitter van de raad van commissarissen wordt door het bestuur onverwijld geïnformeerd over signalen van (vermoedens van) materiële misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
Wanneer (het vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid het functioneren van een bestuurder betreft, kan een werknemer dit rechtstreeks aan de voorzitter van de raad van commissarissen melden.
2.6.3

Melding externe accountant
De externe accountant informeert het bestuur en de voorzitter van de auditcommissie onverwijld wanneer hij bij de uitvoering van zijn opdracht een misstand of onregelmatigheid constateert of vermoedt. Wanneer (het vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid het functioneren van één of meerdere bestuurders betreft, meldt de externe accountant dit aan voorzitter van de raad van commissarissen.
2.6.4

Melding interne auditfunctie
De interne audit functie informeert het bestuur en de voorzitter van de auditcommissie onverwijld wanneer hij bij de uitvoering van zijn opdracht een materiële misstand of onregelmatigheid constateert of vermoedt. Wanneer (het vermoeden van) een materiële misstand of onregelmatigheid het functioneren van één of meerdere bestuurders betreft, meldt de interne audit functie dit aan de voorzitter van de raad van commissarissen.
2.6.5

Toezicht door raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op de werking van de meldingsprocedure van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden, op passend en onafhankelijk onderzoek naar signalen van misstanden en onregelmatigheden en, indien een misstand of onregelmatigheid is geconstateerd, een adequate opvolging van eventuele aanbevelingen tot herstelacties.
Om de onafhankelijkheid van onderzoek te borgen heeft de raad van commissarissen in gevallen waarin het bestuur zelf betrokken is, de mogelijkheid om zelf een onderzoek te initiëren naar signalen van misstanden en onregelmatigheden en dit onderzoek aan te sturen.

Principe 2.7 Voorkomen belangenverstrengeling
Elke vorm van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en haar bestuurders of commissarissen wordt vermeden. Om te vermijden dat belangenverstrengeling plaats vindt, worden adequate maatregelen getroffen. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de besluitvorming over de omgang met belangenverstrengeling bij bestuurders, commissarissen en grootaandeelhouders in relatie tot de vennootschap.
Toelichting
In Boek 2 BW
7
Artikel 2:129, zesde lid, BW en artikel 2:140, vijfde lid, BW
is het begrip tegenstrijdig belang geduid als een situatie waarin in het geval van beraadslaging en besluitvorming een direct of indirect persoonlijk belang van een bestuurder of commissaris en het belang van de vennootschap strijdig zijn. Het begrip belangenverstrengeling in de Code richt zich op het voorkomen van belangenverstrengeling in het algemeen, ongeacht of er sprake is van beraadslaging of besluitvorming. Daarnaast wordt in de Code een verdere invulling gegeven aan de tegenstijdig belangregeling in de wet.
2.7.1

Voorkomen belangenverstrengeling
Bestuurders en commissarissen zijn alert op belangenverstrengeling en zullen in ieder geval:
- i.
niet in concurrentie met de vennootschap treden;
- ii.
geen (substantiële) schenkingen van de vennootschap voor zichzelf, voor hun echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen;
- iii.
ten laste van de vennootschap geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen aan derden;
- iv.
geen zakelijke kansen die aan de vennootschap toekomen benutten voor zichzelf of voor hun echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad.
2.7.2

Reglement
Het reglement van de raad van commissarissen bevat regels voor de wijze waarop omgegaan dient te worden met belangenverstrengeling, waaronder tegenstijdig belang, van bestuurders en commissarissen in relatie tot de vennootschap. Het reglement beschrijft voor welke transacties goedkeuring van de raad van commissarissen is vereist. Tevens stelt de vennootschap regels op voor het bezit van en transacties in effecten door bestuurders en commissarissen anders dan die uitgegeven door de vennootschap.
2.7.3

Melding
Een tegenstrijdig belang kan bestaan wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
- i.
waarin een bestuurder of commissaris persoonlijk een materieel financieel belang houdt; of
- ii.
waarvan een bestuurder of commissaris een familierechtelijke verhouding heeft met een bestuurder of commissaris van de vennootschap.
Een bestuurder meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij een transactie die van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurder onverwijld aan de voorzitter van de raad van commissarissen en aan de overige leden van het bestuur. De bestuurder verschaft daarover alle relevante
informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.
Een commissaris meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij een transactie die van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende commissaris onverwijld aan de voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Indien de voorzitter van de raad van commissarissen een potentieel tegenstrijdig belang heeft, meldt hij dit onverwijld aan de vicevoorzitter van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of commissaris of sprake is van een tegenstrijdig belang.
2.7.4

Verantwoording transacties bestuurders en commissarissen
Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of commissarissen spelen, worden tegen op de markt gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders of commissarissen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het bestuursverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen 2.7.3 en 2.7.4 zijn nageleefd.
2.7.5

Verantwoording transacties grootaandeelhouder
Alle transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of rechtspersonen die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houden, worden tegen op de markt gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties met deze personen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor deze personen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het bestuursverslag, met de verklaring dat best practice bepaling 2.7.5 is nageleefd.
2.7.6

Persoonlijke leningen
De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders en commissarissen geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de daarvoor voor het gehele personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de raad van commissarissen. Leningen worden niet kwijtgescholden.

Principe 2.8 Overnamesituaties
Bij een overnamebod op de (certificaten van) aandelen in de vennootschap, bij een onderhands bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming waarvan de waarde de in artikel 2:107a, lid 1, onderdeel c, BW bedoelde grens overschrijdt, en/of bij andere ingrijpende wijzigingen in de structuur van de vennootschap, zorgen zowel het bestuur als de raad van commissarissen voor een zorgvuldige weging van de betrokken belangen van de stakeholders en het voorkomen van belangenverstrengeling voor commissarissen of bestuurders. Het bestuur en de raad van commissarissen laten zich bij hun handelen leiden door het belang van de vennootschap en de daarmee verbonden onderneming.
2.8.1

Betrekken raad van commissarissen
Wanneer een overnamebod op de (certificaten van) aandelen in de vennootschap wordt voorbereid, bij een onderhands bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming waarvan de waarde de in artikel 2:107a, lid 1, onderdeel c, BW bedoelde grens overschrijdt, en/of bij een andere ingrijpende wijziging in de structuur van
de vennootschap, draagt het bestuur zorg dat de raad van commissarissen tijdig en nauw wordt betrokken bij het overnameproces en/of de wijziging van de structuur.
2.8.2

Informeren raad van commissarissen over verzoek tot inzage door concurrerende bieder
Indien op de (certificaten van) aandelen in de vennootschap een overnamebod is aangekondigd of uitgebracht en het bestuur een verzoek van een derde concurrerende bieder ontvangt om inzage te verschaffen in de gegevens van de vennootschap, dan bespreekt het bestuur dit verzoek onverwijld met de raad van commissarissen.
2.8.3

Standpunt bestuur ten aanzien van onderhands bod
Indien een onderhands bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming waarvan de waarde de in artikel 2:107a, lid 1, onderdeel c, BW bedoelde grens overschrijdt in de openbaarheid is gebracht, deelt het bestuur van de vennootschap zo spoedig mogelijk zijn standpunt over het bod, alsmede de motivering van dit standpunt, openbaar mede.
Toelichting
Een onderhands bod wordt in ieder geval als ‘niet serieus’ aangemerkt wanneer evident is dat de bieder niet over voldoende financiële middelen ter dekking van het bod beschikt of wanneer geen redelijk denkende en verstandige aandeelhouder zou willen dat het bestuur het bod aanvaardt, bijvoorbeeld omdat de hoogte van het bod in geen verhouding staat tot de werkelijke waarde of de marktwaarde van het bedrijfsonderdeel of de deelneming.
HOOFDSTUK
3.

BELONINGEN

Principe 3.1 Beloningsbeleid bestuur
Het beloningsbeleid voor bestuurders is duidelijk en begrijpelijk, is gericht op duurzame lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en houdt rekening met de interne beloningsverhoudingen binnen de onderneming. Het beloningsbeleid zet bestuurders niet aan tot gedrag in hun eigen belang noch tot het nemen van risico’s die niet passen binnen de geformuleerde strategie en de vastgestelde risicobereidheid. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het formuleren van het beloningsbeleid en de implementatie daarvan.
3.1.1

Voorstel beloningsbeleid
De remuneratiecommissie doet een duidelijk en begrijpelijk voorstel aan de raad van commissarissen betreffende het te voeren beloningsbeleid voor het bestuur. De raad van commissarissen legt het beleid ter vaststelling voor aan de algemene vergadering.
3.1.2

Beloningsbeleid
Bij het formuleren van het beloningsbeleid worden in ieder geval de volgende aspecten in overweging genomen:
- i.
de doelstellingen voor de strategie ter uitvoering van duurzame lange termijn waardecreatie, zoals bedoeld in best practice bepaling 1.1.1;
- ii.
vooraf uitgevoerde scenarioanalyses;
- iii.
de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming;
- iv.
de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen;
- v.
een passende verhouding van het variabele deel van de beloning ten opzichte van het vaste deel. Het variabele deel van de beloning is gekoppeld aan vooraf vastgestelde en meetbare prestatie- criteria, die overwegend een lange termijn karakter hebben;
- vi.
indien aandelen worden toegekend, de voorwaarden waaronder dit gebeurt. Aandelen worden ten minste voor een periode van vijf jaar na toekenning aangehouden; en
- vii.
indien opties worden toegekend, de voorwaarden waaronder dit gebeurt en de voorwaarden waaronder de opties vervolgens kunnen worden uitgeoefend. Opties worden in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet uitgeoefend.
Toelichting
Met ingang van 1 december 2019 is artikel 2:135a BW van kracht geworden. Dat artikel bevat gedetailleerde voorschriften voor het beloningsbeleid van vennootschappen waarvan aandelen of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht. Er is sprake van overlap tussen artikel 2:135a BW en best practice bepaling 3.1.2 van de Code. Omdat de reikwijdte van de Code breder is dan de reikwijdte van de wet, kan best practice bepaling 3.1.2 desalniettemin worden gehandhaafd.
Voor vennootschappen waarvoor de wettelijke regeling en de Code gelden, vormt de Code een aanvulling op hetgeen in de wet is voorgeschreven. Zo wordt op basis van de Code, in aanvulling op de wettelijke regeling, van vennootschappen verlangd dat zij bij het formuleren van het beloningsbeleid de vooraf uitgevoerde scenarioanalyses en de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen in overweging nemen.
Tevens geldt in aanvulling op de wettelijke regeling dat aandelen voor een periode van ten minste vijf jaar na toekenning worden aangehouden en opties in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet worden uitgeoefend. Voor vennootschappen die niet onder de gewijzigde wettelijke regeling vallen, wijzigt er niets en blijft best practice bepaling 3.1.2 gelden als belangrijkste richtsnoer voor het beloningsbeleid.
Waar het gaat om doelstellingen voor de strategie ter uitvoering van duurzame lange termijn waarde- creatie (best practice bepaling 3.1.2 onderdeel i), wordt in het bijzonder aandacht gegeven aan het integreren van de duurzaamheid gerelateerde doelstellingen in het beloningsbeleid en de relevante criteria voor het behalen van die doelstellingen.
Onder scenarioanalyses wordt verstaan dat de raad van commissarissen bij het opstellen van het beloningsbeleid en voorafgaand aan de vaststelling van de beloning van individuele bestuurders een analyse maakt van mogelijke uitkomsten van de variabele beloningscomponenten en de gevolgen daarvan voor de beloning van de bestuurders. De raad van commissarissen stelt vast of de uitkomst van de scenarioanalyses leidt tot een passende beloning en of er maatregelen nodig zijn om de beloning te begrenzen.
3.1.3

Beloning executive committee
Indien het bestuur werkt met een executive committee, informeert het bestuur de raad van commissarissen over de beloning van de leden van het executive committee, niet zijnde statutair bestuurders. Het bestuur bespreekt deze beloning jaarlijks met de raad van commissarissen

Principe 3.2 Vaststelling beloningen bestuur
De raad van commissarissen stelt de beloning van de individuele bestuurders vast, binnen de grenzen van het door de algemene vergadering vastgestelde beloningsbeleid. De remuneratiecommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen voor over de vaststelling van beloningen. Een ontoereikende vervulling van taken wordt niet beloond.
3.2.1

Voorstel remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie doet een voorstel aan de raad van commissarissen inzake de beloningen van individuele bestuurders. Het voorstel wordt in overeenstemming met het beloningsbeleid opgesteld en gaat in ieder geval in op de beloningsstructuur, de hoogte van de vaste en variabele beloningscomponenten, de gehanteerde prestatiecriteria, de uitgevoerde scenarioanalyses en de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
3.2.2

Visie bestuurders eigen beloning
Bij het formuleren van het voorstel voor de beloningen van bestuurders neemt de remuneratiecommissie kennis van de visie van de individuele bestuurders met betrekking tot de hoogte en structuur van hun eigen beloning. De remuneratiecommissie vraagt de bestuurders hierbij aandacht te besteden aan de aspecten, bedoeld in best practice bepaling 3.1.2.
Toelichting
De visie van bestuurders op hun eigen beloning is bestemd voor de remuneratiecommissie en maakt geen onderdeel uit van de verantwoording over de uitvoering van het beloningsbeleid.
3.2.3

Ontslagvergoeding
De vergoeding bij ontslag bedraagt maximaal eenmaal het jaarsalaris (het “vaste” deel van de beloning). Een ontslagvergoeding wordt niet uitgekeerd wanneer de overeenkomst voortijdig wordt beëindigd op initiatief van de bestuurder of wanneer de bestuurder ernstig verwijtbaar dan wel nalatig heeft gehandeld.

Principe 3.3 Beloning raad van commissarissen
De raad van commissarissen doet aan de algemene vergadering een duidelijk en begrijpelijk voorstel voor een passende eigen beloning. De beloning voor commissarissen stimuleert een adequate uitoefening van de functie en is niet afhankelijk van de resultaten van de vennootschap.
3.3.1

Tijdsbesteding en verantwoordelijkheid
De beloning van de commissarissen reflecteert de tijdsbesteding en de verantwoordelijkheden van de functie.
3.3.2

Beloning commissarissen
Aan een commissaris worden bij wijze van beloning geen aandelen en/of rechten op aandelen toegekend.
3.3.3

Aandelenbezit
Het aandelenbezit van een commissaris in de vennootschap waarvan hij commissaris is, is ter belegging op de lange termijn.

Principe 3.4 Verantwoording uitvoering beloningsbeleid
In het remuneratierapport legt de raad van commissarissen op een inzichtelijke wijze verantwoording af over de uitvoering van het beloningsbeleid. Het rapport wordt geplaatst op de website van de vennootschap.
3.4.1

Remuneratierapport
De remuneratiecommissie bereidt het remuneratierapport voor. In dit rapport wordt, naast hetgeen de wet vereist, op inzichtelijke wijze in ieder geval verslag gedaan:
- i.
van de wijze waarop het beloningsbeleid in het afgelopen boekjaar in praktijk is gebracht;
- ii.
van de wijze waarop de uitvoering van het beloningsbeleid bijdraagt aan duurzame lange termijn waardecreatie;
- iii.
van de wijze waarop scenarioanalyses in overweging zijn genomen;
- iv.
van de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en indien van toepassing de wijzigingen in deze verhoudingen ten opzichte van ten minste vijf voorgaande boekjaren;
- v.
indien een bestuurder een variabele beloning ontvangt, van de wijze waarop deze beloning bijdraagt aan duurzame lange termijn waardecreatie, de vooraf vastgestelde en meetbare prestatie- criteria waarvan de variabele beloning afhankelijk is gesteld en de relatie tussen de beloning en de prestatie; en
- vi.
indien een (voormalig) bestuurder een ontslagvergoeding ontvangt, van de reden voor deze vergoeding.
Toelichting
De eisen aan het wettelijke bezoldigingsverslag zijn neergelegd in artikel 2:135b en indien van toepassing de artikelen 2:383c tot en met 2:383e BW. Van vennootschappen die een wettelijk bezoldigingsverslag opstellen wordt verwacht dat zij tevens verslag doen van de onderdelen opgenomen in best practice bepaling 3.4.1. Deze onderdelen kunnen worden meegenomen in het bezoldigingsverslag dat op basis van artikel 2:135b BW wordt opgesteld.
Best practice bepaling 3.4.1, onderdeel ii, bepaalt dat in het remuneratierapport wordt toegelicht hoe de uitvoering van het beloningsbeleid bijdraagt aan duurzame lange termijn waardecreatie. Toegelicht wordt onder meer hoe de totale beloning van bestuurders strookt met het beloningsbeleid en hoe bij de uitvoering van het beloningsbeleid rekening is gehouden met duurzaamheid gerelateerde doelstellingen en op welke wijze daarmee wordt bijgedragen aan het creëren van waarde op de lange termijn.
Van vennootschappen wordt niet verwacht dat de scenarioanalyses in het remuneratierapport inhoudelijk openbaar worden gemaakt.
Onder het begrip beloningsverhoudingen als bedoeld in best practice bepaling 3.4.1 onderdeel iv wordt verstaan de verhouding tussen (i) de totale jaarlijkse beloning van de CEO en (ii) de gemiddelde jaarlijkse beloning van de werknemers van de vennootschap en de groepsmaatschappijen waarvan de vennootschap de financiële gegevens consolideert, waarbij:
- i.
de totale jaarlijkse beloning van de CEO alle beloningscomponenten omvat (zoals vaste beloning, variabele beloning in cash (bonus), het op aandelen gebaseerde deel van de beloning, sociale premies, pensioen, onkostenvergoeding, et cetera), zoals opgenomen in de (geconsolideerde) jaarrekening;
- ii.
ide gemiddelde jaarlijkse beloning van de werknemers wordt vastgesteld door de totale loonkosten in het boekjaar (zoals opgenomen in de (geconsolideerde) jaarrekening) te delen door het gemiddeld aantal FTE gedurende het boekjaar; en
- iii.
de waarde van het op aandelen gebaseerde deel van de beloning wordt bepaald op het moment van toekenning in lijn met de daarop toepasselijke voorschriften onder de toegepaste verslaggevingsvoorschriften.
Ook wordt toegelicht of er wijzigingen zijn in de beloningsverhoudingen ten opzichte van ten minste vijf voorgaande boekjaren. Naast de informatie die ten minste mag worden verwacht op basis van de voormelde invulling van het begrip beloningsverhoudingen als bedoeld in best practice bepaling 3.4.1 onderdeel iv, kan aanvullende informatie worden verstrekt. Bijvoorbeeld de beloningsverhoudingen voor andere bestuurders (naast de CEO), de beloningsverhoudingen uitgesplitst naar de belangrijkste regio’s waar de vennootschap actief is en/of de beloningsverhoudingen voor bepaalde referentie- groepen van werknemers.
3.4.2

Overeenkomst bestuurder
De belangrijkste elementen van de overeenkomst van een bestuurder met de vennootschap worden na het sluiten daarvan op de website van de vennootschap geplaatst in een inzichtelijk overzicht, uiterlijk bij de oproeping voor de algemene vergadering waar de benoeming van de bestuurder wordt voorgesteld.
HOOFDSTUK
4.

ALGEMENE VERGADERING

Principe 4.1 De algemene vergadering
De algemene vergadering kan een zodanige invloed uitoefenen op het beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van checks and balances binnen de vennootschap. Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering.
Toelichting
Zoals aangegeven in de preambule, zijn het bestuur en de raad van commissarissen verantwoordelijk voor de corporate governance van de vennootschap en de naleving van de Code, waarbij geldt dat naleving is gebaseerd op het ‘pas toe of leg uit’-principe. In hoofdstuk 4 van de Code zijn diverse best practice bepalingen opgenomen die zich richten op aandeelhouders. Voor zover het bestuur en de raad van commissarissen geen invloed kunnen uitoefenen op de naleving van best practice bepalingen door aandeelhouders, kan de ‘pas toe of leg uit’ benadering buiten toepassing worden gelaten door het bestuur respectievelijk de raad van commissarissen.
4.1.1

Toezicht raad van commissarissen
Het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur omvat mede het toezicht op de verhouding met aandeelhouders.
4.1.2

Vergaderorde
De voorzitter van de algemene vergadering is verantwoordelijk voor een goede vergaderorde teneinde een zinvolle discussie in de vergadering te faciliteren.
4.1.3

Agenda
Op de agenda van de algemene vergadering wordt vermeld, welke punten ter bespreking en welke punten ter stemming zijn. De volgende onderwerpen worden als aparte agendapunten behandeld:
- i.
materiële wijzigingen in de statuten;
- ii.
voorstellen omtrent de benoeming van bestuurders en commissarissen;
- iii.
het reservering- en dividendbeleid van de vennootschap (de hoogte en bestemming van reservering, de hoogte van het dividend en de dividendvorm);
- iv.
het voorstel tot uitkering van dividend;
- v.
de goedkeuring van het door het bestuur gevoerde beleid (décharge van bestuurders);
- vi.
de goedkeuring van het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht (décharge van commissarissen);
- vii.
elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van de vennootschap en in de naleving van deze Code; en
- viii.
de benoeming van de externe accountant.
4.1.4

Voorstel tot goedkeuring of machtiging
Een voorstel tot goedkeuring of machtiging door de algemene vergadering wordt schriftelijk toegelicht. Het bestuur gaat in de toelichting in op alle feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de te verlenen goedkeuring of machtiging. De toelichting bij de agenda wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
4.1.5

Toelichting aandeelhouder bij uitoefening agenderingsrecht
Indien een aandeelhouder een onderwerp op de agenda heeft laten plaatsen, licht hij dit ter vergadering toe en beantwoordt hij zo nodig vragen hierover.
4.1.6

Agendering door aandeelhouder
Een aandeelhouder oefent het agenderingsrecht slechts uit nadat hij daaromtrent in overleg is getreden met het bestuur. Wanneer één of meer aandeelhouders het voornemen hebben de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap, bijvoorbeeld door het ontslag van één of meer bestuurders of commissarissen, wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld een redelijke termijn in te roepen om hierop te reageren (de responstijd). De mogelijkheid van het inroepen van de responstijd geldt ook voor een voornemen als hiervoor bedoeld dat strekt tot rechterlijke machtiging voor het bijeenroepen van een algemene vergadering op grond van artikel 2:110 BW. De desbetreffende aandeelhouder respecteert de door het bestuur ingeroepen responstijd, bedoeld in best practice bepaling 4.1.7.
4.1.7

Inroepen responstijd
Indien het bestuur een responstijd inroept, is dit een redelijke periode die niet langer duurt dan 180 dagen, gerekend vanaf het moment waarop het bestuur door één of meer aandeelhouders op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering tot aan de dag van de algemene vergadering waarop het onderwerp zou moeten worden behandeld. Het bestuur gebruikt de responstijd voor nader beraad en constructief overleg, in ieder geval met de desbetreffende aandeelhouder(s), en verkent de alternatieven. Aan het einde van de responstijd doet het bestuur verslag van dit overleg en de verkenning aan de algemene vergadering. De raad van commissarissen ziet hierop toe.
De responstijd wordt per algemene vergadering slechts eenmaal ingeroepen en geldt niet ten aanzien van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een responstijd of een wettelijke bedenktijd als bedoeld in artikel 2:114b BW is ingeroepen en geldt evenmin wanneer een aandeelhouder als gevolg van een geslaagd openbaar bod over ten minste driekwart van het geplaatst kapitaal beschikt.
Toelichting
De wettelijke bedenktijd die per 1 mei 2021 in het Burgerlijk Wetboek is ingevoerd (artikel 2:114b BW), kan worden beschouwd als een gedeeltelijke codificatie van de responstijd uit de Code. Tussen beide regelingen bestaan voldoende verschillen om de responstijd te handhaven. Zo kan de responstijd vaak al in een eerder stadium en voor meer onderwerpen dan de wettelijke bedenktijd worden ingeroepen, en zijn de gevolgen van inroeping verschillend (indien de vennootschap de responstijd inroept, dan hoeft een voorstel niet te worden geagendeerd (ook niet als bespreekpunt), hetgeen bij de wettelijke bedenktijd wel het geval is). Uitgangspunt van de wettelijke regeling is ook dat beide regelingen naast elkaar kunnen bestaan. De wettelijke regeling laat het aan de rechter om te oordelen over onwenselijke samenloop van de wettelijke bedenktijd en andere beschermingsmaatregelen.
Uitgangspunt van de Code is dat waar het dezelfde aangelegenheid betreft, overlappende of opeenvolgende toepassing in de tijd van de responstijd en de wettelijke bedenktijd niet wenselijk is. Daartoe is in de Code toegevoegd dat de responstijd niet kan worden ingeroepen indien voor dezelfde aangelegenheid eerder de wettelijke bedenktijd is ingeroepen. In de omgekeerde situatie dat eerst de responstijd is ingeroepen en vervolgens de bedenktijd, ligt het in de rede dat de duur van de inmiddels verstreken responstijd in mindering wordt gebracht op de duur van de wettelijke bedenktijd.
4.1.8

Aanwezigheid voorgedragen bestuurders en commissarissen
Bestuurders en commissarissen die worden voorgedragen voor benoeming zijn aanwezig tijdens de algemene vergadering waar over hun voordacht wordt gestemd.
4.1.9

Aanwezigheid externe accountant
De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering. De externe accountant woont daartoe deze vergadering bij en is bevoegd daarin het woord te voeren.
Toelichting
De voorzitter van de algemene vergadering ziet er op toe dat er ruimte is om de externe accountant te bevragen. De aanwezigheid van de externe accountant in de algemene vergadering doet geen afbreuk aan de algemene verantwoordingsplicht van het bestuur en de raad van commissarissen aan de algemene vergadering, alsmede hun plicht om – tenzij een zwaarwegend belang zich daartegen verzet – aan de algemene vergadering alle gevraagde inlichtingen te verschaffen. De externe accountant kan alleen bevraagd worden over zijn controlewerkzaamheden en over zijn verklaring bij de jaarrekening.
De inhoud van de jaarrekening is de primaire verantwoordelijkheid van het bestuur. Het ligt in de rede dat de externe accountant participeert in de voorbereiding van de algemene vergadering. Verwezen wordt naar praktijkhandreiking 1118 van de NBA over het optreden van de externe accountant in de algemene vergadering.
4.1.10

Verslag algemene vergadering
Het verslag van de algemene vergadering wordt uiterlijk drie maanden na afloop van de vergadering op verzoek ter beschikking gesteld aan de aandeelhouders, waarna aandeelhouders gedurende de daaropvolgende drie maanden de gelegenheid hebben op het verslag te reageren. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld op de wijze die in de statuten is bepaald.

Principe 4.2 Informatieverschaffing en voorlichting
Het bestuur en de raad van commissarissen dragen zorg voor een adequate informatieverschaffing en voorlichting aan de algemene vergadering.
4.2.1

Motivering beroep zwaarwichtig belang
Indien het bestuur en de raad van commissarissen met een beroep op een zwaarwichtig belang der vennootschap de algemene vergadering niet alle verlangde informatie verstrekken, wordt dit beroep gemotiveerd toegelicht.
Toelichting
Artikel 2:107, tweede lid, BW bepaalt dat het bestuur en de raad van commissarissen de algemene vergadering alle verlangde inlichtingen verschaffen, tenzij een zwaarwichtig belang der vennootschap zich daartegen verzet. In aanvulling daarop bepaalt best practice bepaling 4.2.1 dat een beroep op zwaarwichtig belang gemotiveerd wordt toegelicht.
4.2.2

Contacten en dialoog met aandeelhouders
De vennootschap formuleert een beleid op hoofdlijnen inzake bilaterale contacten met aandeelhouders en plaatst dit beleid op haar website. Aandeelhouders en de vennootschap zijn bereid met elkaar in dialoog te gaan, indien passend en naar eigen inzicht.
Van de vennootschap wordt verwacht dat zij de dialoog faciliteert, tenzij dit naar het oordeel van het bestuur niet in het belang is van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
Van aandeelhouders wordt verwacht dat zij bereid zijn een constructieve dialoog aan te gaan met de vennootschap. Indien een aandeelhouder buiten de context van een algemene vergadering in dialoog gaat met de vennootschap, maakt de aandeelhouder op verzoek van de vennootschap zijn volledige aandelenpositie (long en short en middels derivaten) bekend.
Toelichting
Volgens Nederlands vennootschapsrecht dienen vennootschappen en aandeelhouders zich jegens elkaar te gedragen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Het is aan het bestuur om een beleid op hoofdlijnen op te stellen voor contact en dialoog met aandeelhouders buiten de algemene vergadering van aandeelhouders en om te bepalen of de dialoog in het belang is van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
De in deze best practice bepaling bedoelde dialoog ziet op meer onderwerpen dan de stakeholder- dialoog bedoeld in best practice bepaling 1.1.5, welke specifiek gericht is op de duurzaamheids- aspecten van de strategie van de vennootschap.
4.2.3

Bijeenkomsten en presentaties
Analistenbijeenkomsten, analistenpresentaties, presentaties aan (institutionele) beleggers en persconferenties worden vooraf via de website van de vennootschap en persberichten aangekondigd. Analistenbijeenkomsten en presentaties aan beleggers vinden niet plaats kort voor de publicatie van de reguliere financiële informatie. Alle aandeelhouders kunnen deze bijeenkomsten en presentaties gelijktijdig volgen door middel van webcasting, telefoon, of anderszins. De presentaties worden na afloop van de bijeenkomsten op de website van de vennootschap geplaatst.
4.2.4

Plaatsing informatie op afzonderlijk gedeelte website
De vennootschap plaatst en actualiseert de voor aandeelhouders relevante informatie die zij krachtens het op haar van toepassing zijnde vennootschapsrecht en effectenrecht dient te publiceren of deponeren op een afzonderlijk gedeelte van de website van de vennootschap.
4.2.5

Contacten bestuur met pers en analisten
De contacten tussen het bestuur enerzijds en de pers en financieel analisten anderzijds worden zorgvuldig en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving behandeld en gestructureerd. De vennootschap verricht geen handelingen die de onafhankelijkheid van analisten ten opzichte van de vennootschap en vice versa aantasten.
4.2.6

Overzicht beschermingsmaatregelen
Het bestuur geeft in het bestuursverslag een overzicht van alle uitstaande of potentieel inzetbare beschermingsmaatregelen tegen een overname van zeggenschap over de vennootschap en geeft daarbij aan onder welke omstandigheden en door wie deze beschermingsmaatregelen naar verwachting kunnen worden ingezet.

Principe 4.3 Uitbrengen van stemmen
Deelname van zoveel mogelijk aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering is in het belang van de checks and balances van de vennootschap. De vennootschap stelt, voor zover het in haar mogelijkheid ligt, aandeelhouders in de gelegenheid op afstand te stemmen en met alle (andere) aandeelhouders te communiceren.
4.3.1

Stemmen naar eigen inzicht
Aandeelhouders, waaronder institutionele beleggers (pensioenfondsen, verzekeraars, beleggingsinstellingen, vermogensbeheerders), oefenen hun stemrecht geïnformeerd en naar eigen inzicht uit. Institutionele beleggers die gebruik maken van stemadviseurs (i) stimuleren dat deze stemadviseurs bereid zijn met de vennootschap in dialoog te gaan omtrent hun stembeleid, stemrichtlijnen en stemadviezen, en (ii) zorgen ervoor dat hun stemmen in lijn met hun eigen stembeleid worden uitgebracht.
Toelichting
Voor zover een aandeelhouder bij de uitoefening van zijn stemrecht gebruik maakt van een stemadviseur, ligt het in de rede dat hij zich ervan vergewist dat de stemadviseur het principe van hoor en wederhoor respecteert.
4.3.2

Verstrekken stemvolmachten of steminstructies
De vennootschap biedt aandeelhouders en andere stemgerechtigden de mogelijkheid om voorafgaand aan de algemene vergadering stemvolmachten respectievelijk steminstructies aan een onafhankelijke derde te verstrekken.
4.3.3

Ontnemen bindende karakter voordracht of ontslag
De algemene vergadering van een niet-structuurvennootschap kan een besluit tot het ontnemen van het bindende karakter aan een voordracht tot benoeming van een bestuurder of commissaris en/of een besluit tot ontslag van een bestuurder of commissaris nemen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Aan deze meerderheid kan de eis worden gesteld dat zij een bepaald gedeelte van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt, welk deel niet hoger dan een derde wordt gesteld. Indien dit gedeelte ter vergadering niet is vertegenwoordigd, maar een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen het besluit tot het ontnemen van het bindende karakter aan de voordracht of tot het ontslag steunt, dan kan in een nieuwe vergadering die wordt bijeengeroepen het besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen worden genomen, onafhankelijk van het op deze vergadering vertegenwoordigd gedeelte van het kapitaal.
4.3.4

Stemrecht financieringspreferente aandelen
Het stemrecht op financieringspreferente aandelen wordt gebaseerd op de reële waarde van de kapitaalinbreng.
Toelichting
Best practice bepaling 4.3.4 is met name bedoeld voor toekomstige uitgiftes van financieringspreferente aandelen. Dat neemt niet weg dat het bestuur en de raad van commissarissen met de houders van de bestaande financieringspreferente aandelen kunnen overeenkomen om de huidige zeggenschap op de financieringspreferente aandelen aan te passen.
4.3.5

Publiceren betrokkenheidsbeleid institutionele beleggers
Institutionele beleggers geven invulling aan principe 4.4 bij het opstellen van hun betrokkenheidsbeleid. Institutionele beleggers plaatsen hun betrokkenheidsbeleid op hun website.
4.3.6

Verslag uitvoering betrokkenheidsbeleid institutionele beleggers
Institutionele beleggers plaatsen ten minste jaarlijks op hun website een verslag van de uitvoering van hun betrokkenheidsbeleid. Daarin wordt in ieder geval een algemene beschrijving gegeven van hun stemgedrag, alsmede een toelichting op de belangrijkste stemmingen en het gebruik van de diensten van stemadviseurs.
Onder belangrijkste stemmingen wordt in ieder geval verstaan:
- i.
stemmingen over aangelegenheden die veel media-aandacht hebben gekregen of stemmingen over punten die in aanloop naar het algemene vergaderingenseizoen door de institutionele belegger als speerpunt zijn aangemerkt;
- ii.
stemmingen over een voorstel op de agenda van een algemene vergadering (a) dat van strategisch belang is, of (b) ten aanzien waarvan de institutionele belegger het niet eens is met het voorstel van het bestuur; of
- iii.
stemmingen in algemene vergaderingen van vennootschappen waarin de institutionele belegger een grote positie heeft in vergelijking met de posities die door de institutionele belegger worden gehouden in andere vennootschappen waarin is belegd.
Daarnaast brengen institutionele beleggers ten minste eenmaal per kwartaal op hun website verslag uit of en hoe zij als aandeelhouder hebben gestemd, per individuele vennootschap en per stempunt. In het verslag geven institutionele beleggers inzicht in de kernpunten van de dialogen die zij met vennootschappen hebben gevoerd.
Indien een institutionele belegger een stem uitbrengt tegen een voorstel van het bestuur of zich onthoudt van stemming bij een voorstel van het bestuur, dan legt de institutionele belegger, op eigen initiatief of op verzoek van de vennootschap, de redenen voor zijn stemgedrag uit aan het bestuur.
4.3.7

Onthouden stemming bij grotere shortpositie dan longpositie
Aandeelhouders zullen zich van stemming onthouden indien hun shortpositie in de vennootschap groter is dan hun longpositie.
4.3.8

Uitgeleende aandelen
Aandeelhouders dienen hun uitgeleende aandelen vóór de registratiedatum van een algemene vergadering van de vennootschap voor stemming terug te halen, als de agenda voor deze vergadering een of meer significante zaken bevat.
De aandeelhouder bepaalt wat wordt beschouwd als een significante zaak, maar hieronder valt in ieder geval een voorstel op de agenda van een algemene vergadering:
- i.
dat van strategisch belang is;
- ii.
ten aanzien waarvan de aandeelhouder het niet eens is met het voorstel van het bestuur.

Principe 4.4 Onderkennen van belang strategie vennootschap
Aandeelhouders, waaronder institutionele beleggers, onderkennen het belang van een strategie gericht op duurzame lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

Principe 4.5 Certificering van aandelen
Certificering van aandelen kan een middel zijn om te voorkomen dat door absenteïsme ter algemene vergadering een (toevallige) meerderheid van aandeelhouders de besluitvorming naar haar hand zet. Certificering van aandelen wordt niet gebruikt als beschermingsmaatregel. Het bestuur van het administratiekantoor verleent aan certificaathouders die daarom vragen onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten. De aldus gevolmachtigde certificaathouders kunnen het stemrecht naar eigen inzicht uitoefenen. Het bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van de certificaathouders.
Certificaathouders hebben de mogelijkheid om kandidaten voor het bestuur van het administratiekantoor aan te bevelen. De vennootschap verstrekt aan het administratiekantoor geen informatie die niet openbaar is gemaakt.
4.5.1

Bestuur administratiekantoor
Het bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van certificaathouders en opereert onafhankelijk van de vennootschap die de certificaten heeft uitgegeven. De administratievoorwaarden bepalen in welke gevallen en onder welke voorwaarden certificaathouders het administratiekantoor kunnen verzoeken een vergadering van certificaathouders bijeen te roepen.
4.5.2

Benoeming bestuurders
De bestuurders van het administratiekantoor worden benoemd door het bestuur van het administratiekantoor, na aankondiging van de vacature op de website van het administratiekantoor. De vergadering van certificaathouders kan aan het bestuur van het administratiekantoor personen voor benoeming tot bestuurder aanbevelen. In het bestuur van het administratiekantoor nemen geen (voormalig) bestuurders, (voormalig) commissarissen, werknemers of vaste adviseurs van de vennootschap zitting.
4.5.3

Benoemingstermijn bestuur
Een bestuurder kan tweemaal voor een periode van vier jaar zitting hebben in het bestuur van het administratiekantoor en nadien tweemaal voor een periode van twee jaar. Herbenoeming na een periode van acht jaar wordt gemotiveerd in het verslag van het bestuur van het administratiekantoor.
4.5.4

Aanwezigheid op de algemene vergadering
Het bestuur van het administratiekantoor is aanwezig op de algemene vergadering en geeft daarin, desgewenst, een verklaring over zijn voorgenomen stemgedrag.
4.5.5

Uitoefening stemrecht
Bij de uitoefening van zijn stemrechten richt het administratiekantoor zich primair naar het belang van de certificaathouders en houdt het rekening met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
4.5.6

Periodiek verslag
Het administratiekantoor doet periodiek, doch ten minste eenmaal per jaar, verslag van zijn activiteiten. Het verslag wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
4.5.7

Inhoud verslag
In het onder best practice bepaling 4.5.6 bedoelde verslag wordt ten minste aandacht besteed aan:
- i.
het aantal gecertificeerde aandelen, alsmede een toelichting op wijzigingen daarin;
- ii.
de in het boekjaar verrichte werkzaamheden;
- iii.
het stemgedrag in de gedurende het boekjaar gehouden algemene vergaderingen;
- iv.
het door het administratiekantoor vertegenwoordigde percentage van de uitgebrachte stemmen tijdens de vergaderingen als bedoeld in onderdeel iii;
- v.
de beloning van de bestuursleden van het administratiekantoor;
- vi.
het aantal gehouden vergaderingen van het bestuur alsmede de belangrijkste onderwerpen die daarbij aan de orde zijn geweest;
- vii.
de kosten van de activiteiten van het administratiekantoor;
- viii.
de eventueel door het administratiekantoor ingewonnen externe adviezen;
- ix.
de (neven)functies van de bestuurders; en
- x.
de contactgegevens van het administratiekantoor.
4.5.7

Stemvolmachten
Het administratiekantoor verleent zonder enige beperkingen en onder alle omstandigheden stemvolmachten aan certificaathouders die daar om vragen. Iedere certificaathouder kan het administratiekantoor een bindende steminstructie geven voor de aandelen die het administratiekantoor voor hem houdt.
HOOFDSTUK
5.

ONE-TIER BESTUURSSTRUCTUUR

Principe 5.1 One-tier bestuursstructuur
De samenstelling en het functioneren van het bestuur waarvan zowel uitvoerende als niet uitvoerende bestuurders deel uitmaken moeten zodanig zijn dat het toezicht door niet uitvoerende bestuurders naar behoren kan worden uitgevoerd en onafhankelijk toezicht is gewaarborgd.
Toelichting
De Code is toegeschreven op vennootschappen met een two-tier bestuursstructuur, maar is ook van toepassing op vennootschappen met een one-tier bestuursstructuur. In aanvulling op hoofdstukken 1 tot en met 4, bevat hoofdstuk 5 een principe en vijf best practice bepalingen die specifiek van toepassing zijn op vennootschappen met een one-tier bestuursstructuur.
Bepalingen in de Code die betrekking hebben op commissarissen zijn van toepassing op niet uitvoerende bestuurders, onverminderd de overige verantwoordelijkheden die deze niet uitvoerende bestuurders hebben. Waar dat niet mogelijk is, geldt het ‘pas toe of leg uit’-principe.
5.1.1

Samenstelling bestuur
Het bestuur bestaat in meerderheid uit niet uitvoerende bestuurders. De onafhankelijkheidsvereisten in de zin van best practice bepalingen 2.1.7 en 2.1.8 zijn van toepassing op de niet uitvoerende bestuurders.
Toelichting
De onafhankelijkheidsvereisten voor commissarissen gelden onverkort voor niet uitvoerende bestuurders. In best practice bepaling 2.1.8, onderdeel i, is bepaald dat een commissaris niet onafhankelijk is, wanneer hij in de vijf jaar voorafgaand aan benoeming werknemer of bestuurder is geweest. Voor de vennootschap met een one-tier board bestuursstructuur wordt met ‘bestuurder’ bedoeld ‘uitvoerende bestuurder’.
5.1.2

Voorzitter van het bestuur
De voorzitter van het bestuur leidt de vergaderingen van het bestuur. Hij ziet er op toe dat het bestuur als collectief alsmede de commissies van het bestuur evenwichtig zijn samengesteld en naar behoren functioneren.
Toelichting
Taken die in hoofdstukken 1 tot en met 4 van de Code specifiek aan de voorzitter van de raad van commissarissen zijn toebedeeld, komen bij een vennootschap met een one-tier bestuursstructuur toe aan de voorzitter van het bestuur.
5.1.3

Onafhankelijkheid voorzitter van het bestuur
De voorzitter van het bestuur is geen uitvoerende bestuurder (geweest) van de vennootschap en is onafhankelijk in de zin van best practice bepaling 2.1.8.
5.1.4

Samenstelling commissies
Uitsluitend niet uitvoerende bestuurders maken deel uit van de commissies, bedoeld in best practice bepaling 2.3.2. Het voorzitterschap van de audit- of remuneratiecommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van het bestuur, noch door een voormalig uitvoerende bestuurder van de vennootschap.
Toelichting
Van belang is dat een weloverwogen keuze wordt gemaakt over de rapportagelijnen van commissies.
Verantwoording toezicht niet uitvoerende bestuurders
De niet uitvoerende bestuurders leggen verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in het afgelopen boekjaar, waarbij in ieder geval verslag wordt gedaan over de onderwerpen, bedoeld in de best practice bepalingen 1.1.3, 2.1.2, 2.1.10, 2.2.8, 2.3.5 en 2.4.4, en indien van toepassing van de onderwerpen, bedoeld in best practice bepalingen 1.3.6 en 2.2.2.
Toelichting
De verantwoording door niet uitvoerende bestuurders kan deel uitmaken van het bestuursverslag dan wel in een apart verslag worden opgenomen. Het verslag wordt bij of met de jaarstukken gepubliceerd.

INWERKINGTREDING
Deze Code treedt in werking vanaf het boekjaar beginnend op of na 1 januari 2025. De Commissie beveelt vennootschappen aan het hoofdstuk in het bestuursverslag over de hoofdlijnen van de corporate governance structuur en de naleving van deze Code als afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering in 2026 voor te leggen.
Waar principes respectievelijk best practice bepalingen in deze Code ten opzichte van de Code die in 2022 is vastgesteld, wijzigingen verlangen in regelingen, reglementen, procedures of anderszins schriftelijke vastleggingen, wordt een vennootschap geacht onderhavige Code na te leven, indien deze wijzigingen uiterlijk op 31 december 2025 zijn geïmplementeerd.