STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

NGF-Creative Industries Immersive Impact Coalition: Start (NGF-CIIIC Start), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Verkennend onderzoek naar effectief en verantwoord IX
Call for proposals
2025 1e ronde

Inhoudsopgave
1 | Inleiding | 1
| 1.1 | Achtergrond | 2
| 1.2 | Beschikbaar budget | 2
| 1.3 | Indieningsdeadline | 2
2 | Doel | 2
| 2.1 | Doelstelling van Nationaal Groeifonds-project CIIIC | 2
| 2.2 | Doelstelling van NGF-CIIIC Start: Verkennend onderzoek naar effectie en verantwoord IX | 3
| 2.3 | Maatschappelijke impact | 3
3 | Voorwaarden voor aanvragers | 4
| 3.1 | Wie kan aanvragen | 4
| 3.2 | Wat kan worden aangevraagd | 6
| 3.3 | Het opstellen en indienen van de aanvraag | 8
| 3.4 | Indieningsvoorwaarden | 9
| 3.5 | Subsidievoorwaarden | 10
4 | Beoordelingsprocedure | 13
| 4.1 | De San Francisco Declaration (DORA) | 13
| 4.2 | Procedure | 14
| 4.3 | Criteria | 15
5 | Subsidieverplichtingen | 16
| 5.1 | Startdatum | 16
| 5.2 | Inhoudelijke monitoring | 16
| 5.3 | Consortiumovereenkomst | 16
| 5.4 | Maatschappelijk verantwoord licentiëren | 17
| 5.5 | Open Access | 17
6 | Contact en overige informatie | 17
| 6.1 | Contact | 17
| 6.2 | Overige informatie | 18
7 | Bijlagen | 18
| 7.1 | Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties | 18
| 7.2 | In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties | 21
| 7.3 | Reservering van UNL, NFU en HOT loonkosten | 22
| 7.4 | Relatie van deze Call for proposals tot de andere onderdelen van NGF-CIIIC | 23
1

Inleiding
In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde NGF- Creative Industries Immersive Impact Coalition: Start (kort: NGF-CIIIC Start), Verkennend onderzoek naar effectief en verantwoord IX (NGF-CIIIC Start), die onderdeel is van het National Groeifonds-project Creative Industries Immersive Impact Coalition. Het voorstel Creative Industries Immersive Impact Coalition is door de Nederlandse overheid gehonoreerd in het kader van het Nationaal Groeifonds.
Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), met Regieorgaan SIA als penvoerder. Omdat deze Call for proposals in het teken staat van het Nationaal Groeifonds, kunnen er andere voorwaarden van toepassing zijn dan in reguliere Calls for proposals van NWO en Regieorgaan SIA.
U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing, in hoofdstuk 6 staan de contactgegevens en in hoofdstuk 7 de bijlagen.
1.1

Achtergrond
NWO en het Nationaal Groeifonds
Via het Nationaal Groeifonds investeert de overheid in de periode 2021-2025 in projecten die economische groei op lange termijn waarborgen. Het Nationaal Groeifonds investeert onder andere in onderzoeks-, ontwikkelings- en innovatieprojecten. In sommige van deze projecten is NWO betrokken als één van de uitvoerende organisaties, bijvoorbeeld voor het organiseren van subsidieprogramma’s voor wetenschappelijk onderzoek of wetenschappelijk talent.
1.2

Beschikbaar budget
Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 1.000.000. Binnen deze Call for proposals worden naar verwachting maximaal 20 aanvragen toegewezen.
1.3

Indieningsdeadline
Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag.
Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
De deadline voor het indienen van aanvragen is 20 januari 2026, voor 14:00:00 CEST.
2

Doel
Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.
2.1

Doelstelling van Nationaal Groeifonds-project CIIIC
Op 15 maart 2024 gaf de overheid groen licht voor de eerste fase (2025-2027) van het Nationaal Groeifondsproject Creative Industry Immersive Impact Coalition (CIIIC), die loopt tot 2029. Het project wordt gefinancierd door het Nationaal Groeifonds, en valt onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van OCW en organisatorisch onder CLICKNL, het kennis- en innovatienetwerk van de creatieve industrie.
CIIIC is het stimuleringsprogramma voor Immersive Experiences (IX). Het programma is inhoudelijk ontwikkeld in nauwe samenwerking met deze sector en de toepassingsdomeinen. De Innovatie Agenda vormt het kompas van dit stimuleringsprogramma.
IX zorgen voor een meeslepende beleving of gebruikerservaring waarin digitale en fysieke elementen samenkomen. Het draait niet enkel om de technologie zelf, maar ook om de ervaring en de impact ervan. IX gaan dus verder dan de hardware zoals VR- en AR-brillen. Het kan beschouwd worden als een extra digitale laag die wordt toegevoegd aan de realiteit en diepere en rijkere ervaringen mogelijk maakt.
Het doel van het stimuleringsprogramma CIIIC is de kansen op het gebied van IX in Nederland te verzilveren. Want investeren in de ontwikkeling van kennis, onderzoek en innovatie op het gebied van verantwoorde en effectieve IX vergroot de duurzame verdiencapaciteit van Nederland op de middellange tot lange termijn. De ontwikkelingen op dit innovatieve gebied bieden met name economische kansen voor:
- – Het versterken van sectoren als de creative industrie, ICT en de kunsten waar IX als vakgebied de kern vormen;
- – Andere sectoren en toepassingsgebieden waar IX kan bijdragen aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken;
- – Makers, aanbieders en toepassers van hoogwaardige IX-content.
Naar verwachting zullen IX de komende decennia ook grote maatschappelijke impact hebben als aanjager van de derde digitale transitie. Om mogelijke negatieve maatschappelijke effecten van deze digitale transitie af te zwakken, vormt het borgen van publieke waarden een belangrijk onderdeel van dit stimuleringsprogramma. Daartoe is een richtlijn en een zelftoets opgesteld.
Om met IX de gewenste economische en maatschappelijke impact te creëren, nodigen wij onderzoekers, (semi)overheden, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven uit om in co-creatie met IX-makers en -toepassers samen te werken.
Meer informatie is beschikbaar op www.ciiic.nl.
2.2

Doelstelling van NGF-CIIIC Start: Verkennend onderzoek naar effectie en verantwoord IX
Het CIIIC-stimuleringsprogramma bestaat uit vijf actielijnen. NWO is betrokken bij Actielijn 1 (Kennis en Methodes), Actielijn 2 (Human Capital) en Actielijn 3 (Ecosysteem en Faciliteiten).
NGF-CIIIC Start draagt bij aan de doelstelling van Actielijn 1 van het CIIIC-stimuleringsprogramma: kennis verzamelen en deze toepasbaar maken, en richt zich op kortcyclisch en verkennend onderzoek. Deze Call for proposals financiert onderzoek naar de vraag wanneer en hoe IX effectief werkt en verantwoord is. Het doel is relevante en effectieve werkwijzen, methoden, ervaringen en inzichten om te zetten naar gevalideerde en generiek toepasbare kennis. Een bredere groep van IX-makers, – toepassers en -gebruikers krijgt zo op korte termijn toegang tot actuele en relevante kennis die in de NGF-CIIIC Start-projecten is vergaard. Er wordt bovendien snel een impuls gegeven aan innovatie in IX, zodat kansen op dit gebied kunnen worden verzilverd. De uitkomsten van deze eerste Call for proposals leveren bovendien waardevolle kennis op voor het ontwikkelen van nieuwe subsidieregelingen en innovatieprojecten in deze en andere programmalijnen van het CIIIC- stimuleringsprogramma.
Deze Call for proposals richt zich op het genereren van kennis en inzichten vanuit een of meer van de volgende invalshoeken:
- 1.
de werkzame elementen van IX en de ontwerpaannames die daarbij in het ontwikkelproces zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld door een experiment, een prototype in een lopend onderzoek of bestaande IX (als eindproduct) te analyseren;
- 2.
het ervaringsproces of de gebruikersreis: de fase vóór de IX-ervaring (zoals onboarding of instructies), de ervaring zelf en de fase na de ervaring (zoals evaluaties en feedback activiteiten);
- 3.
de gewenste of ongewenste effecten van in ontwikkeling zijnde of reeds ontwikkelde IX. Hiermee bedoelen we de waarneembare gevolgen of veranderingen die optreden als resultaat of gevolg van keuze, actie, handeling of interventie gedurende het ontwikkel- en/of ervaringsproces;
- 4.
doeltreffende methodologische invalshoeken om de werkzaamheid en de effectiviteit van IX te meten en te begrijpen. Van het in kaart brengen van kwantitatieve effecten tot het peilen van kwalitatieve of affectieve effecten (emoties, bewustzijn, enz.);
- 5.
hoe publieke waarden, zoals privacy, zelfbeschikking, toegankelijkheid en digitale inclusie, kunnen worden ingezet en verankerd bij ontwikkeling, toepassing en gebruik van IX.
Gezien de beperkte omvang en duur van de projecten is het niet vereist om de gekozen invalshoek(en) volledig, in detail en in samenhang met elkaar te onderzoeken. De keuzes hierin onderbouwt u in de aanvraag. Het ontwikkelen van nieuwe IX-software of -technologieën valt ook buiten de scope van NGF-CIIIC Start.
2.3

Maatschappelijke impact
Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Denk aan de energietransitie, gezondheid en zorg, of klimaatverandering. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze veranderingen dragen bij aan het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek.
2.3.1

Impact op maat
Afhankelijk van het doel van het financieringsinstrument kiest NWO een bijbehorende benadering die de kans op maatschappelijke impact optimaal ondersteunt. Het primaire doel van het financieringsinstrument bepaalt de keuze voor de benadering die NWO inzet om kennisbenutting in verschillende fases van het project (aanvraag, uitvoering, na afloop) te bevorderen en de inspanning die van aanvrager(s) en partners gevraagd wordt.
In dit programma wordt de maatschappelijke impact afgestemd met het NGF-CIIIC project. Hiermee dragen NWO en het CIIIC-stimuleringsprogramma bij aan de impactdoelen conform de doelstelling van het Nationaal Groeifonds. De maatschappelijke impact in dit programma moet aansluiten op de volgende doelstellingen:
- – Kennis en methodieken voor het ontwerpen en ontwikkelen van verantwoorde IX;
- – Voldoende ontwerpers en ontwikkelaars die IX kunnen creëren en toepassen;
- – Een sterk IX-ecosysteem dat samen innoveert, ontwerpt, ontwikkelt, toepast, vermarkt en opschaalt. Ondersteund met hoogwaardige faciliteiten en opleidingen;
- – Beleid dat ontwikkeling en gebruik van veilige, ethische, duurzame en inclusieve toepassing van IX faciliteert en stimuleert.
In de aanvraag wordt beschreven wat de beoogde doorwerking van het NGF-CIIIC Start project in onderzoek, onderwijs en praktijk is en hoe deze beoogde doorwerking bijdraagt aan het behalen van welke van de bovenstaande impactdoelen.
3

Voorwaarden voor aanvragers
Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).
3.1

Wie kan aanvragen
Aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager en één of meerdere medeaanvragers. Een aanvraag wordt opgesteld door een consortium, waarin naast de aanvragers ook andere deelnemers betrokken kunnen zijn.
Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheiden:
- 1.
Hoofdaanvrager
- 2.
Medeaanvrager(s)
- 3.
Samenwerkingspartners
- 4.
Cofinanciers
Een consortium dient te bestaan uit minimaal een hoofdaanvrager en minimaal twee medeaanvragers. De voorwaarden per deelnemer worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. Alleen de hoofd- en medeaanvragers kunnen binnen deze Call for proposals subsidie ontvangen.
3.1.1

Hoofdaanvrager
Onderzoekers mogen als hoofdaanvrager optreden als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben
1
Voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instelling geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen indien zij een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd hebben.
) of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:
- – Hogescholen en universiteiten, zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;
- – Universitair medische centra, waarmee wordt bedoeld de academische ziekenhuizen zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
- – TO2-instituten;
- – KNAW- en NWO-instituten;
- – het Nederlands Kanker Instituut;
- – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;
- – NCB Naturalis;
- – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);
- – Prinses Máxima Centrum.
Personen met een nuluren-arbeidsovereenkomst of met een dienstverband voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track, en de hierboven genoemde uitzondering voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instelling) zijn uitgesloten van indiening.
Het kan voorkomen dat de tenure track overeenkomst van de aanvrager eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, of dat vóór die datum het vaste dienstverband van de aanvrager eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval voegt de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij, waarin de betreffende organisatie garandeert dat het project en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd adequaat zullen worden begeleid voor de volledige duur van het project. Ook de aanvrager in dienst van een hogeschool of TO2-instelling wiens dienstverband eindigt voor de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, moet een dergelijke verklaring bijvoegen.
Aanvragers met een deeltijd dienstverband dienen garant te staan voor adequate begeleiding van het project en van alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd.
3.1.2

Medeaanvragers
Als medeaanvragers kunnen optreden medewerkers van:
- 1.
de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.1.1;
- 2.
ondernemingen en overige publieke en private organisaties (hierna: ondernemingen en maatschappelijke organisaties) anders dan de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.1.1.
Ad 1
Voor de medewerkers van de onderzoeksorganisaties onder 1 gelden dezelfde voorwaarden als genoemd onder 3.1.1.
Ad 2
Voor medewerkers van organisaties genoemd onder 2 geldt dat zij kunnen deelnemen als medeaanvrager in het consortium mits:
- – zij een vast dienstverband hebben voor minimaal 0,6 fte;
- – hun organisatie gevestigd is in Nederland.
Aanvullende voorwaarden medeaanvragers
Minimaal twee medeaanvragers zijn in dienst bij twee verschillende mkb-ondernemingen of die zzp’er zijn, die voldoen aan de voorwaarden onder Ad 2.
Mkb-ondernemingen (waaronder zzp’ers) die participeren in een aanvraag voldoen aan de volgende criteria:
- – er is sprake van een onderneming, te weten: een eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitvoert;
- – de onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
- – er is sprake van een onderneming met minder dan 250 werknemers én een jaarlijkse omzet van minder dan € 50 miljoen óf een balanstotaal van minder dan € 43 miljoen. Om vast te stellen of aan deze maxima wordt voldaan, moet een onderneming die onderdeel is van een groep bedrijven of een concern het personeel, de omzet en het balanstotaal van dit concern mee tellen.
3.1.3

Hoofd- en medeaanvragers
De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.
Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.
Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.
Hoofd- en medeaanvragers met een bezoldigd of onbezoldigd dienstverband bij de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.1.1 of een onbezoldigd of bezoldigd onderzoeker van de bij de aanvraag betrokken onderzoeksorganisatie mogen niet tevens een bezoldigd of onbezoldigd dienstverband hebben bij een organisatie genoemd onder 2 in paragraaf. 3.1.1.
3.1.4

Samenwerkingspartners
Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting. Een samenwerkingspartner is dus geen hoofd- of medeaanvrager of cofinancier.
Hierbij kan gedacht worden aan partijen die betrokken zijn door middel van deelname aan een advies-, begeleidings- of gebruikerscommissie of partijen die op voorhand niet in staat zijn om hun bijdrage te kapitaliseren.
Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiële kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement’ (zie paragraaf 3.2 en bijlage 7.1).
3.1.5

Cofinanciers
Een cofinancier is een organisatie die deelneemt aan het consortium en cash en/of in kind bijdraagt aan het project. Voor de verdere specifieke cofinancieringsvoorwaarden die gelden in deze Call for proposals, zie paragraaf 3.5.7. De rol die deze organisaties spelen bij de voorbereiding, uitvoering en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in de aanvraag beschreven te worden.
3.2

Wat kan worden aangevraagd
Per project is maximaal € 50.000 subsidie aan te vragen. De maximale looptijd van het voorgestelde project is 12 maanden.
Van de aangevraagde subsidiemiddelen dient minimaal 50% te gaan naar onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in 3.1.1. NWO financiert niet de totale projectomvang. Een aanvraag vereist minimaal 50% van de totale aangevraagde subsidie in de vorm van Financiering anders dan door NWO.
Financiering anders dan door NWO bestaat uit:
- i.
De eigen bijdrage, i.e. het niet-gesubsidieerde deel van de ingebrachte in aanmerking komende kosten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties (zie verderop in deze paragraaf).
- ii.
Eventuele cash (exclusief btw) of in kind cofinanciering (zie paragraaf 3.5.7).
Onderzoeksorganisaties in paragraaf 3.1.1 genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ of bij 3.1.2 ‘medeaanvrager’ onder 1. kunnen geen eigen bijdrage als Financiering anders dan door NWO opvoeren of als cofinancier optreden.
De hoofd- en medeaanvragers kunnen kosten opvoeren volgens de beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) zoals hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7. Deze Call for proposals maakt onderscheid tussen de budgetmodules voor de onderzoeksorganisaties (zoals benoemd in paragraaf 3.1.1 onder ‘hoofdaanvrager’ en in 3.1.2 ‘medeaanvrager’ onder 1.) en ‘ondernemingen en maatschappelijke organisaties’ (zoals benoemd in paragraaf 3.1.2 bij ‘medeaanvrager’ onder 2).
Tabel 1 Subsidiepercentages per type aanvrager.
Type organisatie | Subsidiepercentage
Onderzoeksorganisatie (zie paragraaf 3.1.1) | 100% van de subsidiabele kosten
Ondernemingen en maatschappelijke organisaties (zie paragraaf 3.1.2 onder 2) | Maximaal 75% van de in aanmerking komende kosten
3.2.1

Bekostiging personeel
Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.
Er kan in deze Call for proposals gebruik worden gemaakt van de volgende tariefsystemen:
- – UNL-salaristabellen + 50% opslag (zie bijlage 7.1);
- – NFU-salaristabellen + 50% opslag (zie bijlage 7.1);
- – tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven + 50% opslag (zie bijlage 7.1);
- –
integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd
2
NWO sluit zich aan bij de RVO terminologie: gedeponeerd houdt ook in dat de tarieven door RVO goedgekeurd zijn.
bij RVO voor de betreffende organisatie (zie bijlage 7.5)
3
Indien een aanvrager gebruik wenst te maken van de IKS-tarieven, dan houdt deze keuze automatisch in dat men NWO toestemming geeft de IKS-tarieven op te vragen bij RVO en te delen met de consortiumpartners van de aanvraag op het moment dat er een gezamenlijke begroting wordt opgesteld.
;
- – vast uurtarief van € 60 (zie bijlage 7.5).
Bijlage 7 geeft per type aanvrager aan welk tariefsysteem ter beschikking staat. De verschillende tariefsystemen zijn verwerkt in het begrotingsformat dat NWO beschikbaar stelt.
3.2.2

Budgetmodules voor onderzoeksorganisaties
Voor de onderzoeksorganisaties zoals bedoeld in paragraaf 3.1.1, zowel bij ‘hoofdaanvrager’ als bij ‘medeaanvrager’, gelden de budgetmodules (inclusief de maximum bedragen) zoals hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. Een nadere toelichting op de budgetmodules vindt u in de bijlage bij deze Call for proposals (zie bijlage 7.1).
3.2.3

Personeel
Voor de verschillende tariefsystemen die gebruikt kunnen worden, zie paragraaf 3.2.1 en paragraaf 7.1.
Let op: het is niet mogelijk om subsidie aan te vragen voor de inzet van de hoofd- of medeaanvragers zelf anders dan via de budgetmodules Vervanging van aanvragers en Personeel hogescholen en TO2- instituten.
3.2.3.1

Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie
Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: postdoc, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager(s).
Let op: subsidie aanvragen voor de inzet van de hoofd- of medeaanvragers zelf kan alleen middels de vervangingssubsidie, tot maximaal 10% van het bij NWO aangevraagde budget.
3.2.3.2

Personeel van hogescholen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties
Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderzoeksorganisaties. Er kan een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd volgens;
- – de op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven + 50% opslag, of
- – Tarief conform integrale kostensystematiek zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.
3.2.3.3

Studenten
Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.1. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.
3.2.4

Materieel
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO subsidiebedrag.
Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.
3.2.5

Investeringen
Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan worden opgevoerd als onderdeel van de investering. De tarieven en voorwaarden van Personeel zijn hierbij van toepassing en de kosten moeten worden opgevoerd als Investering.
Alleen de hiermee gemoeide afschrijvingskosten zijn subsidiabel.
Er kan maximaal 25% van het subsidiebedrag voor investeringen worden aangevraagd.
3.2.6

Kennisbenutting
Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut
4
Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).
, om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.
Het is mogelijk om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten hoogste 10% van het subsidiebedrag.
3.2.7

Projectmanagement
Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor projectmanagement. Het is niet verplicht om hiervan gebruik te maken.
3.2.8

In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties
Onder deze Call for proposals wordt subsidie verstrekt aan ondernemingen en maatschappelijke organisaties op grond de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op basis van de de-minimisverordening mag een onderneming of maatschappelijke organisatie maximaal € 300.000 de-minimis steun ontvangen over een periode van drie jaar.
Voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties staan in Tabel 2 de maximaal in aanmerking komende kosten genoemd. Voor deze organisaties wordt maximaal 75% van de in aanmerking komende kosten vergoed.
Een nadere toelichting op deze in aanmerking komende kosten vindt u tevens in de bijlage bij deze Call for proposals (zie bijlage 7.2).
Tabel 2 In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties.
In aanmerking komende kosten | Maximaal bedrag
Personeelskosten voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het onderzoek bezighouden | Onbeperkt aantal posities volgens: - de op het moment van subsidietoewijzing geldende HOT tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven + 50% opslag, of - een vast uurtarief van € 60, of - een tarief conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.
Materieel | Maximaal 25% van het subsidiebedrag, waarvan maximaal 50% voor inhuur derden.
Investeringen | Maximaal 25% van het subsidiebedrag, alleen afschrijvingskosten.
Kennisbenutting | Maximaal 10% van het subsidiebedrag.
3.3

Het opstellen en indienen van de aanvraag
Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:
download het aanvraagformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (op de website van het betreffende financieringsinstrument);
- – vul het aanvraagformulier in;
- – sla het formulier op als pdf en dien het met de eventueel verplichte bijlage(n) in ISAAC in;
- – vul online in ISAAC de gevraagde gegevens in.
Verplichte bijlagen:
- – begroting;
- – formulier ‘Statements and signature’;
- – formulier projectbetrokkenen;
- – verklaring de-minimissteun (per medeaanvrager uit de categorie ondernemingen en maatschappelijke organisaties);
- – verklaring eigen bijdrage en cofinanciering (indien van toepassing: per medeaanvrager uit de categorie ondernemingen en maatschappelijke organisaties en per cofinancier);
- – steunverklaring (indien van toepassing: per samenwerkingspartner);
- – verklaring IKS-tarieven (indien van toepassing: voor alle organisaties die hier gebruik van maken in 1 formulier);
- – verklaring aanstelling en projectbegeleiding (indien van toepassing).
De aanvraag en bijlage(n) dienen conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Bijlagen dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC. Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.
Het is verplicht uw aanvraag in het Nederlands of Engels op te stellen.
Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.
U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.
Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:
- – indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;
- – nieuwe organisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;
- – u moet ook online nog gegevens invoeren.
Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.
Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).
Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een organisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de organisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden
NWO gaat er vanuit dat de aanvrager de organisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de organisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.
3.4

Indieningsvoorwaarden
3.4.1

Formele voorwaarden voor indiening
NWO toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.
Deze voorwaarden zijn:
- – de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;
- – de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.1;
- – de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;
- – de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;
- – de aanvraag is in het Nederlands of Engels opgesteld;
- – de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);
- – het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 12 maanden;
- – de aanvraag voldoet aan het vereiste percentage van financiering anders dan door NWO;
- – aanvragers die het IKS-tariefsysteem gebruiken hebben NWO toestemming gegeven om hun IKS- tarieven op te vragen bij RVO.
Alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.
3.5

Subsidievoorwaarden
Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing met uitzondering van;
- – Artikel 1.4 lid 1, lid 5 en lid 6 van de NWO Subsidieregeling 2024 en artikel 2.1 van het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek; in de zin dat onder projectkosten in deze Call for proposals ook overhead vergoed wordt en dat aanvragers per (mede)aanvrager een keuze moeten maken tussen: 1) integrale kostensystematiek (IKS) mits hun IKS-boekhoudmethode is goedgekeurd door RVO of 2) de reguliere NWO-tarieven (UNL, NFU, HOT) + een opslag voor 50% van de overhead of 3) vast uurtarief (€ 60);
- – Artikel 1.1, van de NWO Subsidieregeling 2024; in de zin dat ondernemingen en maatschappelijke organisaties financiering mogen aanvragen. Daarbij dient het staatssteunkader in acht te worden genomen;
- – Artikel 1.3, lid 1, van de NWO Subsidieregeling 2024; in de zin dat deze kwalificatie-eisen niet van toepassing zijn op onderzoekers en/of vertegenwoordigers van ondernemingen en maatschappelijke organisaties die subsidie aanvragen;
- – De zinsnede “zonder hoofdaanvrager of medeaanvrager te zijn” in artikel 5.1, aanhef en sub f van de NWO Subsidieregeling 2024, indien door een aanvragende onderneming of maatschappelijke organisatie in kind cofinanciering wordt geleverd.
NWO verleent geen subsidie dan wel trekt de subsidie in, wanneer blijkt dat er sprake is van ongeoorloofde staatsteun in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
3.5.1

Voorwaarden van de de-minimisverordening
NWO financiert de aanvragen in deze Call for proposals met toepassing van de de-minimisverordening. NWO verleent geen subsidie als het onvoldoende aannemelijk is dat de aanvraag past binnen de definities en voorwaarden van de de-minimisverordening.
Op basis van de de-minimisverordening mag een onderneming of maatschappelijke organisatie maximaal € 300.000 de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar. Door de Verklaring de- minimissteun in te vullen verklaren ondernemingen en maatschappelijke organisaties dat zij door het toewijzen van subsidie door NWO niet boven de de-minimisgrens uit zullen komen. Indien een onderneming of maatschappelijke organisatie constateert dat met de subsidie van NWO de de- minimisgrens wordt overschreden, kan de onderneming of maatschappelijke organisatie geen subsidie aanvragen bij NWO.
De hoofd- en medeaanvragers dienen bij het opstellen van de projectbegroting rekening te houden met voorgaande en dienen dus per onderneming of maatschappelijke organisatie na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de-minimisdrempel niet wordt overschreden. De door deze ondernemingen of maatschappelijke organisaties afzonderlijk ingevulde verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de aanvraag.
3.5.2

Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid
Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt onderzoeksorganisaties ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.
Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij NWO ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door NWO gefinancierd project, kan NWO de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van NWO voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door NWO. Ook kan NWO in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.
De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.
3.5.3

Datamanagement
Resultaten van wetenschappelijk onderzoek moeten kunnen worden gerepliceerd, geverifieerd en gefalsifieerd. In het digitale tijdperk betekent dit dat behalve publicaties ook onderzoeksdata zo veel mogelijk vrij toegankelijk moeten zijn. NWO verwacht dat de onderzoeksdata die voortkomen uit projecten die door NWO zijn gefinancierd zo veel mogelijk vrij beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO hanteert daarbij het principe: “zo open als mogelijk, beschermd indien nodig”. Van onderzoekers wordt verwacht dat zij ten minste die data waaronder niet-numerieke resultaten die ten grondslag liggen aan de conclusies van binnen het project gepubliceerde werken openbaar maken, gelijktijdig met de publicatie zelf. Eventuele kosten die hiervoor worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de projectbegroting. Onderzoekers maken kenbaar hoe met data voortkomend uit het project wordt omgegaan aan de hand van de datamanagementparagraaf in de aanvraag.
Datamanagementparagraaf
De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de aanvraag. Onderzoekers wordt gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek te bedenken hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak zullen al vóór het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Indien niet alle data voortkomende uit het project openbaar gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld om redenen van privacy, ethiek of valorisatie, dient de aanvrager dit beargumenteerd kenbaar te maken in de datamanagementparagraaf.
De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. De commissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.
3.5.4

Wetenschappelijke integriteit
Het project dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2024, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd project, dient de NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen.
Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.
3.5.5

Ethische verklaring of vergunning
Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.
3.5.6

Nagoya Protocol
Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (ABS Focal Point - ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.
3.5.7

Cofinanciering
Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering | NWO van toepassing.
Aanvullende definities:
- – Cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers,
- – Cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.
Cofinancieringseis
Het is mogelijk cofinanciers toe te voegen in de aanvraag om te voldoen aan de eis voor financiering anders dan door NWO (zie paragraaf 3.2). Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering, (te innen door de aanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties. Cofinanciering kan worden ingebracht door partijen die onder deze Call for proposals geen subsidie aanvragen.
Ondernemingen en maatschappelijke organisaties (zoals bedoeld in paragraaf 3.1.2 onder 2) die als medeaanvrager op grond van deze Call for proposals subsidie aanvragen, moeten eigen bijdragen leveren voor het deel van de in aanmerkingen komende kosten dat niet door NWO gefinancierd wordt (zie tabel 1, paragraaf 3.2). Zij mogen ook meer eigen bijdragen leveren dan het minimale percentage van 25% van hun kosten. De eigen bijdragen mogen uitsluitend in kind geleverd worden, voor zover deze kosten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project.
De cofinanciering dient via een verklaring cofinanciering aan de hoofdaanvrager te worden toegezegd. De toegezegde cofinanciering betreft het netto bedrag. Als voor toegezegde cofinanciering btw van toepassing is, komt deze bovenop het toegezegde bedrag.
Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:
- – NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 49% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;
- – in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd indien het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de onderzoeksorganisatie(s) van de aanvrager(s) beschikbaar zijn;
- – voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;
- – Cash cofinanciering is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.
Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn
5
Niet toelaatbare cofinanciering in kind is beschreven in de Regeling Cofinanciering.
:
- – Door NWO verstrekte subsidie;
- – Cofinanciering mag niet afkomstig zijn van onderzoeksorganisaties zoals bedoeld in paragraaf 3.1.1. en 3.1.2 onder 1.
Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers
In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering waarin cofinanciering wordt toegezegd is onvoorwaardelijk, mag geen ontbindende bepalingen bevatten en moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier.
NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO-website en in ISAAC.
In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s). (zie paragraaf 5.1.3).
Verantwoording cash cofinanciering en cofinanciering in kind
De verhouding tussen cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).
Ambtshalve indexeren als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO-bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.
In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.
Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering, is de NWO bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.
Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld te worden van problemen in verwachte cofinanciering. Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.
4

Beoordelingsprocedure
Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).
Voor alle bij de beoordeling en besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).
NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert leden van een beoordelingscommissie actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.
4.1

De San Francisco Declaration (DORA)
NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.
DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.
NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.
NWO verzoekt commissieleden bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.
Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.
4.2

Procedure
De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:
- – indiening van de aanvraag;
- – in behandeling nemen van de aanvraag;
- – preadvisering beoordelingscommissie;
- – vergadering van de beoordelingscommissie;
- – besluitvorming.
Voor deze Call for proposals wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit de wetenschap en de praktijk met kennis van het vakgebied. De taak van de beoordelingscommissie is de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven beoordelingscriteria in deze Call for proposals.
Vanwege de in de beoordelingscommissie aanwezige expertise en de geringe omvang van de subsidie, heeft NWO besloten om bij de beoordeling van de aanvragen gebruik te maken van de mogelijkheid gegeven in artikel 2.2.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024, om de beoordelingsprocedure uit te voeren zonder referenten in te schakelen.
4.2.1

Indiening van een aanvraag
Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website en in ISAAC. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.
Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.
4.2.2

In behandeling nemen van de aanvraag
Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.
Houdt er rekening mee dat NWO binnen tien werkdagen na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u tien werkdagen de tijd.
4.2.3

Preadvisering beoordelingscommissie
Hierna wordt uw aanvraag voor commentaar voorgelegd aan enkele leden van de beoordelingscommissie (de preadviseurs). De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een voldoende of onvoldoende.
4.2.4

Vergadering van de beoordelingscommissie
De commissie komt in een vergadering tot een definitieve beoordeling. De aanvraag en de preadviezen vormen het startpunt voor de plenaire bespreking van de aanvragen door de beoordelingscommissie. De leden van de beoordelingscommissie maken op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie geeft per criterium een voldoende of onvoldoende, dat leidt tot een positief of negatief eindoordeel per aanvraag. Om een positief oordeel te krijgen en daarmee voor subsidie in aanmerking te komen, moet een aanvraag op alle criteria met een voldoende zijn beoordeeld.
De in behandeling genomen aanvragen worden door de beoordelingscommissie beoordeeld op volgorde van binnenkomst: first come, first served. Indien de aanvraag al direct in behandeling is genomen, geldt het moment van indiening in ISAAC voor de volgorde van binnenkomst.
Als u de aanvraag heeft aangepast om te voldoen aan vormvereisten en volledigheid, geldt het moment waarop u de aanvraag volledig en juist heeft ingediend in ISAAC als het moment van binnenkomst.
De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria (zoals genoemd in paragraaf 4.3), de volgorde van binnenkomst en het maximaal beschikbare budget (subsidieplafond) voor deze call.
4.2.5

Besluitvorming
Tot slot toetst het bestuur van Regieorgaan SIA de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Vervolgens stelt het de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen. Als het beschikbare budget ontoereikend is om alle aanvragen met een positief oordeel te honoreren, is de volgorde van binnenkomst bepalend. Hierbij wordt het principe van first come, first served gehanteerd.
4.2.6

Tijdpad
Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen. Uiteraard ontvangt u hierover op tijd bericht.

Aanvragen
20 januari 2026 | Deadline aanvragen
Medio februari 2026 | Raadpleging preadviseurs
Maart 2026 | Vergadering beoordelingscommissie
April 2026 | Besluit bestuur
4.3

Criteria
4.3.1

Inhoudelijke beoordelingscriteria
De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:
Criterium 1: Passendheid binnen de thematische afbakening van deze subsidieronde
De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin deze past binnen de thematische afbakening van de Call for proposals zoals geformuleerd in paragraaf 2.2.
Criterium 2: Vraagarticulatie
De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:
- • de praktijkvraag uit de beroepspraktijk komt of getoetst is bij voor de vraagstelling relevante professionals werkzaam in de beroepspraktijk;
- • de praktijkvraag is vertaald naar een heldere, functionele en afgebakende onderzoeksvraag voor verkennend praktijkgericht onderzoek;
- • de onderzoeksvraag voortbouwt op bestaande kennis, kunde of invulling geeft aan kennishiaten.
Criterium 3: Passendheid netwerk
De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:
- • bij aanvang de nodige expertise aanwezig is van onderzoeksorganisaties en de voor de beroepspraktijk relevante ondernemingen en/of maatschappelijke organisaties om de beoogde praktijkgerichte onderzoeksactiviteiten te kunnen uitvoeren;
- • aandacht voor kennisbenutting van de uitkomsten van het verkennend onderzoek in onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk is geborgd in het netwerk.
Dubbelrollen binnen het consortium zijn niet toegestaan (zie toelichting in 3.1.3). Indien de beoordelingscommissie constateert dat er sprake is van een dubbelrol, leidt dit tot een onvoldoende op dit criterium.
Criterium 4: Kwaliteit projectplan
De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:
- • er sprake is van een haalbaar en doelmatig activiteitenplan, dat op logische wijze bijdraagt aan het beantwoorden van de onderzoeksvraag;
- • de gevraagde middelen in verhouding staan tot de aard van het project.
- • de beroepspraktijk betrokken is bij de uitvoering van het project;
5

Subsidieverplichtingen
In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.
5.1

Startdatum
De startdatum van het project dient uiterlijk binnen drie maanden na de datum van het formele toekenningsbesluit te liggen. Het project heeft een duur van maximaal 1 jaar.
5.2

Inhoudelijke monitoring
Inhoudelijke monitoring kan op verschillende manieren plaatsvinden.
Programmabijeenkomsten
Jaarlijks organiseert het programmateam van het stimuleringsprogramma CIIIC een event waarvoor de (deel)projectleider(s) van de gehonoreerde aanvragen worden uitgenodigd.
Rapportageverplichtingen
Gelet op de rapportageverplichtingen in het kader van het Nationaal Groeifonds kan NWO rapportages opvragen bij de projectleider en (onderdelen van) deze rapportages delen met OCW en stimuleringsprogramma CIIIC/Stichting CLICKNL. Het rapportageformat wordt beschikbaar gesteld via ISAAC.
Afsluiting van een project
Bij afronding van een project kan NWO inhoudelijke en financiële eindrapportages opvragen bij de projectleider.
Als de organisatie van de hoofdaanvrager als begunstigde van de NWO subsidie niet onder het OCW- accountantsprotocol valt, dan is deze als penvoerder verplicht een accountantsverklaring over het gehele project aan te leveren.
5.3

Consortiumovereenkomst
Met betrekking tot de intellectuele eigendom (IE) geldt het NWO IE-beleid. Het NWO IE-beleid is te vinden in hoofdstuk 4 van de NWO Subsidieregeling 2024.
Gesubsidieerde activiteiten dienen te worden uitgevoerd in de tijd dat de projectdeelnemer in dienst is van de organisatie van de aanvrager. Indien een projectdeelnemer is aangesteld bij meerdere werkgevers, dient ervoor te worden gezorgd dat eventuele auteursrechten en IE-rechten van deze personen geen belemmering vormen voor publicatie van de projectresultaten.
Aanvragers moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de organisatie werken. Indien een aanvrager of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de andere werkgever ten behoeve van de aanvrager afstand te doen van eventuele IE-rechten die uit het project voortvloeien.
NWO streeft na dat onderzoeksresultaten toepassing kunnen vinden bij de partners die bij het project zijn betrokken. NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door haar gefinancierde projecten publiek toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (een van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures.
In de consortiumovereenkomst worden afspraken gemaakt over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen.
De (model) consortiumovereenkomst die NWO beschikbaar stelt op de financieringspagina voor deze Call for proposals mag hiervoor gebruikt te worden. Deze modelovereenkomst is opgesteld conform de NWO Subsidieregeling 2024.
5.4

Maatschappelijk verantwoord licentiëren
Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “NFU-19.3793 Maatschappelijk Verantwoord Licenseren CMYK 7.indd”.
5.5

Open Access
NWO heeft de Berlin Declaration (2003) ondertekend en is lid van cOAlitie S (2018) en zet zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (Open Access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek Open Access beschikbaar te maken.
Wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toewijzingen voortvloeiend uit deze Call for proposals dienen daarom Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access.
Wetenschappelijke artikelen
Voor wetenschappelijke artikelen geldt dat zij direct op het moment van publicatie (zonder embargo) Open Access beschikbaar gesteld moeten worden via één van de volgende routes:
- – publicatie in een volledig open access tijdschrift of platform dat is gedeponeerd in de DOAJ;
- – publicatie in een abonnementstijdschrift en het deponeren van tenminste de auteursversie van het artikel in een Open Access repository die is gedeponeerd in OpenDOAR;
- – publicatie in een tijdschrift waarvoor een transformatieve Open Access overeenkomst beschikbaar is tussen de UNL en een uitgever. Zie daarover: Open Access.
Boeken
Voor boeken, boekhoofdstukken en bundels gelden afwijkende voorwaarden. Zie daarover de Beleidsregel Open Access op Open Science | NWO.
CC BY licentie
Met het oog op een optimale verspreiding van publicaties moet tenminste een Creative Commons (CC BY) licentie worden toegepast. Bij de aanwezigheid van zwaarwegende belangen kan de auteur verzoeken om te publiceren onder toepassing van een CC BY-ND licentie. Voor boeken, bundels en boekhoofdstukken staat de keuze van een CC BY licentie vrij.
Kosten
Eventuele kosten voor publiceren in volledig Open Access tijdschriften kunnen worden begroot in de projectbegroting door gebruikmaking van de budgetmodule ‘materieel’. Kosten voor publicaties in hybride tijdschriften komen niet in aanmerking voor vergoeding door NWO. Voor Open Access boeken kan een beroep gedaan worden op het aparte NWO Open Access boekenfonds.
Voor een nadere toelichting op het Open Access beleid van NWO zie: Open Science | NWO.
6

Contact en overige informatie
6.1

Contact
6.1.1

Inhoudelijke vragen
Voor inhoudelijke vragen over deze Call for proposals neemt u contact op met ngf-ciiic@nwo.nl.
6.1.2

Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC
Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.
6.2

Overige informatie
NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.
NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en het onderzoeksprogramma.
7

Bijlagen
7.1

Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties
Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan het onderzoek kan subsidie voor de salariskosten worden aangevraagd. Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de onderzoeksorganisatie waar het personeel is aangesteld.
- – Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform:
- – de op het moment van subsidieverlening geldende UNL-salaristabellen + 50% opslag (Salaristabellen | NWO) of;
- – de tarieven conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers. Zie ook paragraaf 7.2.2.
- – Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform:
- – de op het moment van subsidieverlening geldende NFU-salaristabellen + 50% opslag (Salaristabellen | NWO) of;
- – de tarieven conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers. Zie ook paragraaf 7.2.2.
- – Voor personeel van hogescholen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties worden salariskosten gefinancierd op basis van:
- – de cao-inschaling van de betreffende medewerker conform de op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven + 50% opslag (Salaristabellen | NWO) of;
- – de tarieven conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers. Zie ook paragraaf 7.2.2.
- – Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES-eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.
ALLE aanvragers (onderzoeksorganisaties, ondernemingen, maatschappelijke organisaties) MOETEN reserveren. Zie ook paragraaf 7.3.
De tarieven voor alle budgetmodules, met uitzondering van de IKS-tarieven (zie paragraaf 7.5), zijn verwerkt in het begrotingsformat bij het aanvraagformulier. Voor de budgetmodule ‘Postdoc’ komt bovenop de salariskosten een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. Behalve bij het gebruik van IKS-tarieven. De IKS-tarieven zijn al integraal dus hierin is benchfee opgenomen.
Vergoedingen voor promotiestudenten/beursalen aan een Nederlandse universiteit komen niet in aanmerking voor subsidie van NWO.
Hieronder volgt een toelichting op de beschikbare budgetmodules.
7.1.1

Personeel
Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.
Postdoc
Een postdoc wordt aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in paragraaf 3.1.
Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL plus een opslag van 50% en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van NFU plus een opslag van 50% of de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO.
Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.
Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.
Niet-wetenschappelijk personeel (NWP)
Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectleiders. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.
De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door NWO gefinancierde project.
Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of NFU voor NWP- mbo, NWP-hbo en NWP-academisch of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.
Vervanging van de aanvrager
Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvrager(s). Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om hem/haar vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (geen onderzoekstaken). De door de vervanging vrijgekomen tijd mag/mogen de aanvrager(s) alleen inzetten voor werkzaamheden in het kader van het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.
Er kan voor maximaal het equivalent van 5 voltijdsmaanden vervanging worden aangevraagd. NWO financiert de vervanging op basis van de op de besluitdatum geldende salaristabellen + 50% opslag voor een senior wetenschappelijk medewerker (schaal 11.0) of op basis van het IKS-tarief zoals gedeponeerd bij RVO voor maximaal het tarief wat is gebruikt in de aanvraagbegroting. (Salaristabellen | NWO)
Personeel hogescholen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties
Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, en overige onderzoeksorganisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2, ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ plus 50% opslag. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel. Of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO.
Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert.
Studenten
In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool.
Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’, schaal 1 plus 50% opslag. Of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO.
7.1.2

Materieel
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van Citizen Science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumananalyses, dataverzameling enz.).
Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.1.5 Open access. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.
Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:
- – organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;
- – het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;
- – reguliere onderwijsactiviteiten;
7.1.3

Investeringen
Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in onderzoeksactiviteiten. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur.
Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten.
Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.
De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.
Subsidiabel zijn:
- – kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;
- – kosten voor investeringen in datasets;
- – loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.
Niet-subsidiabel zijn:
- – kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);
- – dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;
- – overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;
- – kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.
7.1.4

Kennisbenutting
Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van Personeel (7.1.1) en Materieel (7.1.2).
Deze Call for proposal vraagt om praktijkgericht onderzoek, waarin kennisbenutting middels doorwerking via vraagarticulatie en samenwerking in een consortium deels al geïntegreerd is in de projectactiviteiten. De aanvrager dient duidelijk aan te geven waar deze doorwerking uit bestaat en hoe de beoogde te ontwikkelen kennis wordt benut en bijdraagt aan de impactdoelen.
Het aangevraagde budget voor kennisbenutting dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden.
7.1.5

Projectmanagement
De module Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget. Deze post kan uitsluitend activiteiten betreffen die zuiver ondersteunend zijn aan het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvrager moet deze post adequaat motiveren.
Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe organisaties worden uitgevoerd voor zover niet beschikbaar op de onderzoeksorganisatie van de hoofd- en/of medeaanvrager(s).
Onderzoeksorganisaties dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en medeaanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.
Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121 per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:
- – (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);
- – vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;
- – sociale lasten;
- – pensioenlasten;
- – overhead.
Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe organisaties te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.
7.2

In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties
7.2.1

In aanmerking komende kosten voor personeel
Kosten voor de financiering van personeel werkzaam bij een onderneming en maatschappelijke organisaties kunnen worden opgevoerd volgens:
- 1.
de op het moment van subsidieverlening geldende HOT tarieven uit tabel 2.1 ’Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven + 50% opslag (Salaristabellen | NWO). Het werkelijke uurtarief van de medewerker op basis van de cao van diens organisatie dient als uitgangspunt voor de tariefkeuze. Bij berekening dient te worden uitgegaan van het aantal productieve uren genoemd in de geldende jaargang van de Handleiding Overheidstarieven. Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden) en of ondernemingen en overige maatschappelijke organisaties die niet onder een cao vallen, dient het HOT-tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert, of
- 2.
een vast uurtarief van € 60, of
- 3.
een tarief conform integrale kostensystematiek zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende medeaanvrager. Zie ook paragraaf 7.5.
Dit kunnen personeelskosten zijn voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het onderzoeksproject bezighouden.
7.2.2

In aanmerking komende kosten (anders dan de personeelskosten)
Voor zover de in aanmerking komende kosten van onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten andere kosten dan de personeelskosten betreffen komen hiervoor in deze Call for proposals de volgende kosten in aanmerking voor financiering:
Materieel
Kosten kunnen worden opgevoerd voor alle project-specifieke materiële kosten zoals beschreven in paragraaf 7.1.2.
Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het subsidiebedrag (voor alle (mede-)aanvragers tezamen).
Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).
Investeringen
Kosten voor investeringen kunnen worden opgevoerd zoals beschreven in paragraaf 7.1.3.
Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het subsidiebedrag (voor alle (mede-)aanvragers tezamen). Alleen de hiermee gemoeide afschrijvingskosten zijn subsidiabel.
Kennisbenutting
Kosten kunnen worden opgevoerd voor kennisbenutting zoals beschreven in paragraaf 7.1.4. Voor deze kosten geldt een maximum van 10% van het subsidiebedrag.
De integrale kostensystematiek (IKS) en het vaste uurtarief
Specifiek en uitsluitend voor Calls for proposals die NWO uitvoert in het kader van het Nationaal Groeifonds kunnen hoofd- en medeaanvragers voor de financiering van personeelskosten gebruikmaken van de Integrale kostensystematiek zoals deze door RVO wordt gehanteerd.
Alleen onderzoeksorganisaties, ondernemingen en maatschappelijke organisaties waarvan de IKS- tarieven zijn gedeponeerd en goedgekeurd door RVO mogen deze tarieven toepassen in de aanvraagbegroting.
Indien een aanvrager gebruik wenst te maken van de IKS-tarieven, dan houdt deze keuze automatisch in dat men NWO toestemming geeft de IKS-tarieven op te vragen bij RVO ten behoeve van de formele toets op indieningsvoorwaarden door NWO. Tevens houdt de keuze in dat men de IKS-tarieven deelt met de consortiumpartners van het voorstel op het moment dat er een gezamenlijke begroting wordt opgesteld.
NWO zal als onderdeel van de toets op formele voorwaarden voor indiening de IKS-tarieven in de aanvraagbegroting vergelijken met de bij RVO gedeponeerde en goedgekeurde tarieven. Indien er een afwijking geconstateerd wordt in de IKS-tarieven van de aanvraagbegroting en de IKS-tarieven bij RVO zal door NWO contact gezocht worden met de hoofdaanvrager, die de verantwoordelijkheid heeft om de aanvraag (incl. begroting) binnen de daartoe gestelde termijn in overeenstemming te brengen met de voorwaarden (zie ook de paragraaf 4.2 met onderdeel ‘in behandeling nemen van de aanvraag’).
De opgevoerde functies in de aanvraagbegroting moeten overeenkomen met de benoemde functies in de IKS-tabel zoals deze is gedeponeerd bij RVO. De bijbehorende uurtarieven dienen verder zonder indexatie te worden opgevoerd in de aanvraagbegroting. Er is géén mogelijkheid tot indexatie van tarieven. Als gebruik is gemaakt van IKS-tarieven is benchfee niet van toepassing omdat deze integrale kosten al in het IKS-tarief zijn opgenomen.
In de financiële eindverantwoording moet de aanvrager de gemaakte personeelskosten van alle jaren afzonderlijk opnemen.
Vast uurtarief
(Bron: Vaste uurtarief systematiek (rvo.nl)) De vaste-uurtarief-systematiek is een standaardmethode om de hoogte van subsidie voor in aanmerking komende kosten te berekenen.
Het vaste uurtarief is een vergoeding voor de loonkosten/arbeidskosten en de indirecte-, of overheadkosten van uw organisatie, bijvoorbeeld huisvestingskosten, kosten van kantoorapparatuur en kosten van binnenlandse reizen voor werkoverleg. De hoogte van het vaste uurtarief bedraagt in deze Call for proposals € 60.
Indien u gebruik maakt van deze systematiek moet in uw administratie het aantal gewerkte uren door uw projectmedewerkers en de kosten van apparatuur, materialen en derden (facturen) duidelijk terug te vinden zijn. Een verantwoording over de werkelijke loonkosten van de medewerkers die aan het project werken is niet nodig.
7.3

Reservering van UNL, NFU en HOT loonkosten
Indien na indiening van het voorstel en voordat het voorstel wordt toegekend de UNL- en/of NFU- en/of HOT-tarieven stijgen, dient de aanvrager in de begroting van het voorstel middelen te reserveren om een eenmalige stijging van de personeelstarieven te financieren. NWO zal in het begrotingsformat een percentage voorschrijven op basis van een inschatting van historische meerjarencijfers. Aan het voorgeschreven percentage kan de aanvrager rechten ontlenen ten aanzien van de daadwerkelijke tariefstijging.
Als het gereserveerde bedrag onvoldoende blijkt om de stijging van de personele tarieven te financieren, compenseert de aanvrager de stijging uit andere begrotingscategorieën. Inhoudelijke wijzigingen in de aanvraag zijn niet toegestaan.
Als blijkt dat niet alle gereserveerde middelen nodig zijn, dan past NWO het aanvraagbudget naar beneden aan en worden alleen de kosten vergoed die samenhangen met de daadwerkelijke tariefsverhoging.
7.4

Relatie van deze Call for proposals tot de andere onderdelen van NGF-CIIIC
De meest recente informatie over de governance van het NGF-CIIIC-project en de relatie van deze Call for Proposals tot de andere onderdelen van het stimuleringsprogramma CIIIC is beschikbaar op www.ciiic.nl.