STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Wijziging van het Reglement Participatiefonds voor het Primair Onderwijs en de Expertisecentra versie 1 januari 2025
Het bestuur van de Stichting Participatiefonds voor het Onderwijs, besluit, gelet op de Wet op het primair onderwijs, het Besluit Vervangingsfonds en Participatiefonds (Stb. 2011, 286) en de statuten van de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs, het volgende:
Besluit,
Het Reglement Participatiefonds voor het Primair Onderwijs en de Expertisecentra versie 1 januari 2025 (Staatscourant 2024, 33307), wordt als volgt gewijzigd,

A
In de inhoudsopgave wordt onder ‘artikel 27’ een nieuwe regel toegevoegd, die als volgt komt te luiden:
Bijlage 1 Informatieprotocol Reglement Participatiefonds..........17

B
Aan het Reglement wordt een bijlage toegevoegd, die als volgt komt te luiden:
Bijlage
1

Informatieprotocol Reglement Participatiefonds
Inleiding
Het Participatiefonds heeft een aantal wettelijke taken. Hieronder valt het ondersteunen van het bevoegd gezag bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid.
1
Artikel 190, derde lid, onder e, van de WPO en artikel 169, derde lid, onder e, van de WEC.
Om deze taak te kunnen uitvoeren heeft het Participatiefonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens, die door de bij het Participatiefonds aangesloten bevoegde gezagsorganen moeten worden geleverd. Het bevat tevens een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen en administratiekantoren om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Participatiefonds.
Privacy
In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Participatiefonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Participatiefonds treft passende organisatorische en technische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG kan worden uitgevoerd.
Leeswijzer
Het informatieprotocol bestaat uit vier onderdelen:
- 1.
De aard van de door de schoolbesturen aan te leveren gegevens. Het betreft persoonsgegevens, aanstellingsgegevens, verzuimgegevens en declaratiegegevens, die bestaan uit afwezigheids- en vervangingsgegevens. Van elk gegeven is een definitie, omschrijving en daar waar van toepassing een toelichting opgenomen. Verder komt aan bod de wijze van aanlevering en het format van de gegevenslevering. Dit onderdeel geldt voor elk bevoegd gezag in het primair onderwijs.
- 2.
Een overzicht van de organisatiegegevens, die het Participatiefonds maandelijks ontvangt vanuit de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) in beheer bij DUO.
- 3.
Een nadere toelichting op de administratie die door het bevoegd gezag moet worden gevoerd.
- 4.
De controle van administratie en gegevens van het bevoegd gezag door het Participatiefonds.

Onderdeel 1 Basisadministratie
§
1.1

Inleiding
De basisadministratie van het Pf betreft de gegevens die het Pf vanuit de aangesloten bevoegde gezagsorganen ontvangt. Dit omvat de volgende gegevens:
- – Premiebrongegevens (persoons- en aanstellingsgegevens);
- – Verzuimgegevens;
- – Organisatiegegevens volgende RIO.
§
1.2

Doel gegevenscollectie door het Pf
Elk schoolbestuur in het primair onderwijs levert gegevens aan bij het Pf. Deze gegevens worden gebruikt om de hoogte van de premie Pf en de rechtmatigheid van afgehandelde verlagingsverzoeken vast te stellen. Daarnaast worden gegevens gebruikt ten behoeve van de wettelijke taak onder artikel 190, derde lid, onder e, van de WPO (en artikel 169, derde lid, onder e, van de WEC): het ondersteunen van het bevoegd gezag bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid.
In tabel 1 staat een overzicht van de primaire processen, die gebruik maken van de gegevens, die door het onderwijsveld beschikbaar worden gesteld.
Tabel 1 Doel gegevensverzameling
Primaire processen Pf
Verzamelen en beheren organisatiegegevens en kengetallen
Berekenen en incasseren van de premie Pf
Het ondersteunen van het bevoegd gezag bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid
Afhandelen verlagingsverzoeken en vaststellen eigen bijdrage in de werkloosheidsuitkeringskosten
Het ondersteunen van het bestuur en bestuursbureau (informatievoorziening)
§
2

Overzicht gegevens in de Pf-basisadministratie
§
2.1

Inleiding
Tabel 2 toont een overzicht van de aan te leveren gegevensverzamelingen / set gegevens, voorzien van een korte omschrijving. Hieronder worden de verschillende gegevensgroepen kort toegelicht. Paragraaf 5f bevat een gedetailleerde beschrijving van alle gegevens afzonderlijk.

Tabel 2 Overzicht gegevensverzamelingen
Gegevensgroep | Objecten | Doel
Premiebrongegevens: personeel | Alle personeelsleden onder de cao po | Identificatie, rechtmatigheidstoets
Premiebrongegevens: aanstellingen | Alle personeelsleden onder de cao po | Rechtmatigheidstoets, vaststelling premiebedragen en declaratiegrondslag
Vervangingsgegevens: afwezigheden en vervangingen | Afwezigen en vervangers in het primair onderwijs | Rechtmatigheidstoets, ondersteunen bevoegd gezag bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid
Verzuimgegevens | Alle personeelsleden onder de cao po | Ondersteunen bevoegd gezag bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid.
Organisatiegegevens | Bevoegde gezagsorganen in het primair onderwijs, administratiekantoren in het primair onderwijs | Identificatie, verificatie, rechtmatigheidstoets
§
2.2

Premiebrongegevens
De basisadministratie bevat brongegevens van alle personeelsleden en aanstellingen in het primair onderwijs. Deze gegevens worden gebruikt om de ontvangen (declaratie)gegevens te toetsen aan het reglement en de premie- en declaratiebedragen te berekenen.
Persoonsgegevens
Het Personeelsbestand omvat gegevens over het personeel, dat valt onder de cao po. Dit betreft het burgerservicenummer, de naam, geboortedatum en het geslacht van de personeelsleden.
Aanstellingsgegevens
De Pf-basisadministratie bevat gegevens over de dienstbetrekkingen in het primair onderwijs. Het bestand bevat gegevens als de begin- en einddatum van de aanstelling en de omvang van de aanstelling en het brutosalaris. De aanstellingsgegevens worden ook gebruikt om het premiebedrag vast te stellen.
§
2.3

Vervangingsgegevens
De vervangingsgegevens omvatten uitgebreide gegevens over de afwezigheid en vervanging. Deze gegevens zijn van belang om het bevoegd gezag te ondersteunen bij het beleid gericht op het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid en het voorkomen van werkloosheid.
§
2.4

Verzuimgegevens
De gegevens omschreven in § 2.2 en § 2.3 leveren geen compleet overzicht op van het totale verzuim in het primair onderwijs. Niet alle afwezigheid wordt vervangen en niet alle vervanging wordt gedeclareerd dan wel bekostigd. De integrale verzuimgegevens worden gebruikt voor het berekenen van kengetallen, en het ondersteunen van het bestuur en bestuursbureau van het Pf op het gebied van informatievoorziening.
§
2.5

Organisatiegegevens
De van Duo afkomstige organisatiegegevens op basis van RIO zijn opgeslagen in de Pf-basisadministratie en dienen onder meer voor de beoordeling van de rechtmatigheid van premiegegevens.
§
3

Aanlevermoment en frequentie van aanlevering
De door de bevoegde gezagsorganen te leveren gegevensgroepen zijn maandelijks samengevoegd tot één gegevenslevering. DUO verzorgt maandelijks de gegevenslevering van de RIO-gegevens op de 2^e dinsdag van de maand.
Het Pf verwerkt de ontvangen gegevens één keer per maand. De levering, die in maand n verwerkt wordt, bevat gegevens over de verslagmaand n–1 alsmede eventuele correcties over voorliggende maanden (als voorbeeld: de maandverwerking in januari 2025 bevat de gegevens over de maand december 2024). In tabel 3 is opgenomen op welke data in 2025 de maandverwerking plaatsvindt.

Tabel 3 Data maandverwerkingen
Datum maandverwerking
Donderdag 9 januari 2025
Donderdag 13 februari 2025
Donderdag 13 maart 2025
Donderdag 10 april 2025
Donderdag 8 mei 2025
Donderdag 12 juni 2025
Donderdag 10 juli 2025
Donderdag 7 augustus 2025
Donderdag 11 september 2025
Donderdag 9 oktober 2025
Donderdag 13 november 2025
Donderdag 11 december 2025
§
4

Wijze van aanlevering
§
4.1

Aanlevering via Managed File Transfer en/of webportaal
Bevoegde gezagsorganen en administratiekantoren maken gebruik van PSA (Personeels- en Salarisadministratie)-softwarepakketten voor het leveren van gegevens aan het Pf.
De levering via de PSA-softwarepakketten geschiedt met behulp van Managed File Transfer (MFT). De MFT voorziet in een beveiligde verbinding tussen de gegevensleverancier en het Pf.
§
4.2

Bestandsformaat
Het bestandsformaat van de gegevenslevering is het Extensive Markup Language formaat (XML-formaat). Dit is standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze presentatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen.
§
5

Gegevenstabellen
Algemene opmerking (*Alle vermelde einddata van een periode zijn t/m data)
Gegevensgroep | Bericht
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | In deze groep zijn de identificerende gegevens van de ingediende VFPFLevering opgenomen.
Gegevensnaam | Bericht kenmerk aanleveraar
Identificatie | BerichtID
Omschrijving | Unieke door de inzender aan het bericht toegekende code ter identificatie van het bericht.
Formaat | X(32)
Gegevensnaam | Datum en tijdstip aanmaak
Identificatie | DatumTijdAanmaak
Omschrijving | De datum en tijdstip aanmaak mag niet liggen na de datum en tijdstip van ontvangst van het bericht door het Participatiefonds.
Toelichting | Van belang om de berichten per aanleveraar / bevoegd gezag in de juiste volgorde ten opzichte van elkaar te kunnen interpreteren. Het meest recent aangemaakt bericht is meest recente weergave van de administratie van de werkgever.
Formaat | Datumtijd
Gegevensnaam | Contactpersoon aanleveraar
Identificatie | ContactPersoon
Omschrijving | De naam van de persoon die namens de aanleveraar eventuele vragen over de inhoud van het bericht kan beantwoorden.
Formaat | X(35)
Gegevensnaam | Emailadres contactpersoon aanleveraar
Identificatie | EmailContactPersoon
Omschrijving | Het emailadres van de contactpersoon van de aanleveraar.
Formaat | X(255)
Gegevensnaam | Telefoonnummer contactpersoon aanleveraar
Identificatie | TelefoonNR
Omschrijving | Het telefoonnummer van de contactpersoon van de aanleveraar.
Formaat | X(25)
Gegevensnaam | Relatie Identificatie
Identificatie | RelatieID
Omschrijving | De code waaronder de aanleveraar bekend is bij VfPf.
Toelichting | Voor wat betreft RelatieID zal aansluiting plaatsvinden bij de codering die voor het leveranciersnummer zoals dat wordt gehanteerd in het kader van de de sbc-levering aan WWplus.
Formaat | Datumtijd
Gegevensnaam | Gebruik softwarepakket
Identificatie | GebruikSoftwarePakket
Omschrijving | Beschrijving van het softwarepakket dat de aanleveraar van het bericht heeft gebruikt voor de vervaardiging van het bericht.
Toelichting | Deze rubriek zal door de softwareleverancier worden gebruikt om de naam en versienummer van het pakket aan te geven.
Formaat | X(27)
Gegevensgroep | BevoegdGezag
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | In deze groep zijn de identificerende gegevens van het Bevoegd Gezag opgenomen.
Gegevensnaam | Nummer van het Bevoegd Gezag
Identificatie | AdministratieNR
Omschrijving | Het identificerende nummer van het bevoegd gezag zoals geregistreerd bij DUO.
Formaat | N(5)
Gegevensgroep | LeveringTijdvak
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | Tijdvak duidt de periode aan waarover de gegevens worden aangeleverd of gecorrigeerd. In een bericht kan van een tijdvak worden aangegeven of er voor dat tijdvak een nieuwe levering of een correctie op een eerdere aanlevering wordt gedaan.
Gegevensnaam | Datum aanvang tijdvak
Identificatie | DatumAanvangTijdvak
Omschrijving | De datum van de eerste dag van het tijdvak waarop de levering betrekking heeft.
Toelichting | Dit is altijd de eerste dag van een kalendermaand. Ten dienste van de aanmaak van bestanden t.b.v. de ketentest zijn de bereikbeperking van deze rubriek vooralsnog vervallen.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Datum einde tijdvak
Identificatie | DatumEindTijdvak
Omschrijving | De datum van de laatste dag van het tijdvak waarop de levering betrekking heeft.
Toelichting | Dit is altijd de laatste dag van de kalendermaand van DatumAanvangTijdvak Ten dienste van de aanmaak van bestanden t.b.v. de ketentest zijn de bereikbeperking van deze rubriek vooralsnog vervallen.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensgroep | Onderwijsinstelling
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | In deze groep zijn de identificerende gegevens van de OnderwijsInstelling opgenomen.
Gegevensnaam | Identificatie van de onderwijsinstelling
Identificatie | InstellingID
Omschrijving | De code aanduiding voor de onderwijsinstelling zoals geregistreerd bij DUO. Onderwijsinstellingen worden aangeduid met een code van 4 posities waarvan de eerste twee numeriek zijn en de twee laatste posities hoofdletters, of, bij wijze van uitzondering, twee hoofdletters gevolgd door twee cijfers.
Formaat | X(4)
Gegevensnaam | Naam van de OnderwijsInstelling
Identificatie | Naam
Omschrijving | De (ver)korte naam van de onderwijsinstelling.
Formaat | X(100)
Gegevensnaam | Soort Onderwijs van de OnderwijsInstelling
Identificatie | SoortOnderwijs
Omschrijving | Codering van het soort onderwijs dat bij de onderwijsinstelling wordt gegeven.
Toelichting | Ingeval van meerdere Codes Soort Onderwijs voor de onderwijsinstelling deze repeterend opnemen.
Formaat | N(3)
Gegevensgroep | Aanstelling
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | De gegevensgroep Aanstelling wordt samengesteld uit alle unieke Aanstellingen per Onderwijsinstelling.
Gegevensnaam | Volgnummer van de Aanstelling
Identificatie | VolgNR
Omschrijving | Een persoon kan meerdere Aanstellingen hebben. Het volgnummer van de Aanstelling is een unieke identificatie uit de salarisadministratie voor iedere afzonderlijke aanstelling.
Toelichting | Er zijn verschillende volgnummeringen in de respectievelijke salarisadministraties. Er is overeengekomen dat een alfanumerieke indeling van maximaal 8 posities zal worden gehanteerd.
Formaat | X(8)
Gegevensnaam | Ingangsdatum van de Aanstelling
Identificatie | Ingangsdatum
Omschrijving | Ingangsdatum van de aanstelling zoals bekend onder het volgnummer.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Einddatum van de Aanstelling
Identificatie | Einddatum
Omschrijving | Einddatum van de aanstelling zoals bekend onder het volgnummer.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Gemiddeld aantal contracturen per week
Identificatie | AantalUrenPerWeek
Omschrijving | Het voor het levertijdvak geldend gemiddeld aantal contracturen per week. De bepaling van het gemiddeld aantal contracturen per week in de maand van levering houdt rekening met de gebroken maandberekening indien van toepassing (zie toelichting). In deze gevallen is het gemiddeld aantal contracturen per week in de maand gelijk aan de sommatie van werktijdfactor per dag voor alle dagen in de maand, vermenigvuldigd met de factor drie gedeeld door dertien, vermenigvuldigd met veertig uur. In formulevorm: u = (s * 3/13) * n Indien géén gebroken maandberekening geldt, is het gemiddeld aantal contracturen per maand gelijk aan de werktijdfactor per week vermenigvuldigd met het aantal dagen van de aanstelling in de maand, gedeeld door het aantal kalenderdagen van de verlsagmaand, vermenigvuldigd met veertig uur. In formulevorm: u = (w * d/k) * n Waarbij geldt: – u = gemiddeld aantal uren per week in de maand; – w = werktijdfactor, die voor de aanstelling geldt; – s = sommatie van de werktijdfactor per dag voor alle dagen van de verslagmaand, waarop volgens de aanstelling gewerkt is; – n = normbetrekking van 40 uur; – d = aantal dagen in de verslagmaand, waarop volgens de aanstelling gewerkt is; – k = aantal kalenderdagen van de verslagmaand.
Toelichting | Voorloopnul hanteren in geval minder dan 10:00 De bepaling van het gemiddeld aantal contracturen per week in de maand van levering is afhankelijk van de aard van de aanstelling; regulier of kort tijdelijk. Bij aanstellingen voor een periode van 6 maanden of korter en voor een periode die korter is dan een kalendermaand, wordt de werktijdfactor vermenigvuldigd met de factor drie gedeeld door dertien, vermenigvuldigd met veertig uur (uren normbetrekking). Bij de overige aanstellingen wordt de maandfactor drie gedeeld door dertien niet toegepast, maar wordt de werktijdfactor vermenigvuldigd met het aantal dagen van de aanstelling in de maand, gedeeld door het aantal kalenderdagen van de verslagmaand, vermenigvuldigd met veertig uur (uren normbetrekking).
Formaat | Tijd (5) (uu:mm)
Gegevensnaam | Bruto salaris
Identificatie | Brutosalaris
Omschrijving | Bruto salaris volgens salarisschaal / anciënniteit op basis van een voltijds dienstverband van 40 uur, zijnde het salaris bij een normbetrekking.
Toelichting | Voorloopnullen hanteren. De laatste twee posities betreffen eurocenten. De waarde ‘00000012345’ representeert een bedrag van 123 euro en 45 eurocent.
Formaat | N(11)
Gegevensnaam | De salarisschaal behorende bij deze aanstelling
Identificatie | Salarisschaal
Omschrijving | De voor het levertijdvak geldende codering voor de salarisschaal bij de Aanstelling.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: – 01 t/m 18 – L10 t/m L14 – LIO – LIOA – LIOB – AA t/m AE – DA t/m DE – DBU – DCU – DA10 – DA11 – DA13 – B1 t/m B6 – ID1 t/m ID3 – HO10 t/m HO18 – ML – P – NB (indien niet bekend)
Formaat | X(4)
Gegevensnaam | Het salarisnummer bij deze aanstelling
Identificatie | SalarisNR
Omschrijving | Het voor het levertijdvak geldende salarisnummer bij de salarisschaal van de Aanstelling.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: – 01 t/m 20 – 91 t/m 93 – J15 t/m J22 – U14 t/m U18 – AT1 – AT2 – NB (indien niet bekend) – 0 (niet bekend AFAS)
Formaat | X(3)
Gegevensnaam | Bovenliggend volgnummer van de Aanstelling
Identificatie | Bovenliggend
Omschrijving | Bovenliggend bevat het volgnummer van de Kapstok-Aanstelling.
Formaat | X(8)
Gegevensgroep | Persoon
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | In deze groep zijn de identificerende gegevens van Persoon opgenomen.
Gegevensnaam | BurgerServiceNR
Identificatie | BurgerServiceNR
Omschrijving | BurgerServiceNR: een door een gemeente aan een natuurlijk persoon toegekend uniek administratief nummer.
Toelichting | Het BurgerServiceNR moet aan de volgende elfproef voldoen: 1. beschouw de cijfers op de posities van het nummer van links naar rechts als a0, a1, a2, a3, a4, a5, a6, a7 en a8. 2. het nummer voldoet aan de elfproef indien a8 gelijk is aan de restwaarde van de berekening (9*a0 + 8*a1 + 7*a2 + 6*a3 + 5*a4 + 4*a5 + 3*a6 + 2*a7) / 11. Het BurgerServiceNR moet u met 9 cijfers aanleveren. Een BurgerServiceNR dat uit minder dan 9 cijfers bestaat vult u aan met voorloopnullen. Het BurgerServiceNR 12312319 levert u aan als 012312319. Van de eerste drie posities moet er minimaal één niet een nul zijn. Het BurgerServiceNR moet bestaan en in gebruik zijn.
Formaat | N(9)
Gegevensnaam | Geboortenaam Persoon
Identificatie | Achternaam
Omschrijving | De achternaam de natuurlijk persoon zonder voorvoegsel.
Toelichting | Het betreft de geboortenaam van de persoon (en niet van de partner) zonder voorvoegsels, zoals opgenomen in het identiteitsbewijs. Toevoegingen ten behoeve van de eigen administratie zijn niet toegestaan.
Formaat | X(100)
Gegevensnaam | Geboortedatum Persoon
Identificatie | Geboortedatum
Omschrijving | Datum waarop de natuurlijk persoon is geboren.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Geslacht Persoon
Identificatie | Geslacht
Omschrijving | Code die het geslacht van de natuurlijk persoon aangeeft.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: 0 Onbekend 1 Mannelijk 2 Vrouwelijk 9 Niet Gespecificeerd
Formaat | N(1)
Gegevensgroep | Verzuim
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | Indien er sprake is van verzuim dienen onderstaande tot Verzuim behorende gegevens te worden aangeleverd.
Gegevensnaam | Ingangsdatum Verzuim
Identificatie | Ingangsdatum
Omschrijving | Ingangsdatum van het geregistreerd verzuim.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Einddatum Verzuim
Identificatie | Einddatum
Omschrijving | Einddatum van het geregistreerd verzuim.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Omvang van het verzuim aangegeven in klokuren
Identificatie | Omvang
Omschrijving | De omvang van het verzuim in het tijdvak uitgedrukt in uren en minuten. Het betreft het aantal klokuren in verzuim.
Toelichting | – Indien de Einddatum van het verzuim bekend is en de Ingangsdatum valt binnen hetzelfde tijdvak als de Einddatum van het verzuim, dan wordt de omvang van het verzuim in het tijdvak bepaald aan de hand van deze datums. – Indien de Einddatum van het verzuim bekend is en de Ingangsdatum ligt in een eerder tijdvak dan het tijdvak waarin de Einddatum valt, dan wordt de omvang voor het tijdvak waarover de gegevens geleverd worden bepaald aan de hand van ‘Datum aanvang tijdvak’ en de Einddatum. – Indien de Ingangsdatum van het verzuim: ° gelijk is aan de ‘Datum aanvang tijdvak’; of ° in een eerder tijdvak ligt; en de Einddatum is: ° gelijk aan ‘Datum einde tijdvak’; ° onbekend; of ° ligt na het tijdvak, dan wordt de omvang bepaald aan de hand van ‘Datum aanvang tijdvak’ en ‘Datum einde tijdvak’ van het tijdvak waarover de gegevens geleverd worden. – Indien de Einddatum van het verzuim nog niet bekend is, dan wordt ‘Datum einde tijdvak’ gehanteerd van het tijdvak waarover de gegevens geleverd worden om de omvang van het verzuim in het tijdvak te bepalen.
Formaat | Tijd(7) uuuu:mm
Gegevensnaam | Reden Verzuim
Identificatie | Reden
Omschrijving | Code die de reden van het verzuim aangeeft (zie ook tabel CRA).
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: A Adoptie B Arbeidsongeschikt door derde D Bedrijfsongeval O Overig ongeval P Pleegzorg S Schorsing Z Ziek VN Vangnet UWV
Formaat | X(3)
Gegevensgroep | Afwezigheid
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | Indien betreffende het Verzuim binnen een Aanstelling een vervanging heeft plaatsgevonden, zijn onderstaande gegevens aan de orde.
Gegevensnaam | Ingangsdatum Afwezigheid
Identificatie | Ingangsdatum
Omschrijving | De ingangsdatum van de periode, waarin het aantal klokuren afwezigheid plaatsvindt. De Ingangsdatum van de afwezigheid hoeft niet overeen te komen met de ingangsdatum van het verzuim maar kan ook later liggen.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Einddatum Afwezigheid
Identificatie | Einddatum
Omschrijving | De einddatum (t/m) van de periode, waarin het aantal klokuren afwezigheid plaatsvindt.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Klokuren van de Afwezigheid
Identificatie | Klokuren
Omschrijving | Het aantal klokuren afwezigheid. Hierbij geldt dat klokuren in het kader van duurzame inzetbaarheid en compensatieverlof niet gelden als werkzaam.
Formaat | Tijd(7) uuuu:mm
Gegevensnaam | Soort Onderwijs gerelateerd aan de Afwezigheid
Identificatie | SoortOnderwijs
Omschrijving | Codering van het Soort Onderwijs zoals geregistreerd v/d Onderwijsinstelling.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: Van T/M Omschrijving 081 120 Basisonderwijs, regulier 122 122 Basisonderwijs, speciaal 123 123 Basisonderwijs, niet regulier 126 126 WEC (Expertisecentrum) 500 529 Basisonderwijs, speciaal 530 549 Basisonderwijs, niet regulier 550 569 WEC (Expertisecentrum)
Formaat | N(3)
Gegevensnaam | Betreft de afwezigheid lesgevende taken of niet-lesgevende taken
Identificatie | Taak
Omschrijving | Betreft de afwezigheid lesgevende taken of niet-lesgevende taken
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: 01 Lesgevende taken 02 Niet-lesgevende taken
Formaat | N(2)
Gegevensnaam | Functienaam van de Afwezige
Identificatie | CodeFunctienaam
Omschrijving | Codering voor de Functienaam van de functie van de Afwezige.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: 01 Bestuurslid, lid college van bestuur 02 (Bovenschools) directeur 03 Adjunct directeur of waarnemend directeur 04 Overige managementfuncties op het niveau van directie en bestuur 05 Staffunctionaris (bijv. hoofd facilitaire dienstverlening 06 Onderwijscoördinator (bijv. teamcoördinator) 07 Overige managementfuncties op het niveau van een afdeling of ander onderdeel van de organisatie 08 Groepsleerkracht (inclusief remedial teacher) 09 Vakleraar 10 Leraar in opleiding 11 Overige onderwijzend personeel 12 Onderwijs-assisterende functies (bijv. (technisch) onderwijsassistent, docent-assistent, lokaal-assistent, klassen-assistent) 13 Therapeutische en zorgfuncties (bijv. psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker) 14 Instructeur 15 Overig onderwijsondersteunend personeel 16 Beheerfuncties (bijv. conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT) 17 Administratieve functies (bijv. personeelszaken, leerlingenadministratie) 18 Overig beheer- en administratief personeel
Formaat | N(2)
Gegevensnaam | IsPooler
Identificatie | IsPooler
Omschrijving | Is de afwezige voor deze afwezige zelf ingezet als pooler.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: J Ja N Nee
Formaat | X(1)
Gegevensgroep | Vervanging
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | Betreft de identificatie van een in het kader van afwezigheid gerealiseerde vervangingsperiode. Vervanging voor een afwezigheidsperiode kan worden ingevuld door meerdere gelijktijdige en/of achtereenvolgende vervangingen door 1 of meerdere vervangende personen. Vervangingen dien 1: n te worden opgenomen bij de corresponderende afwezigheid.
Gegevensnaam | Administratienummer van het bevoegd gezag waaronder de vervanger valt
Identificatie | AdministratieNR
Omschrijving | Het identificerende nummer van het bevoegd gezag waaronder de vervanger valt zoals geregistreerd bij DUO.
Formaat | N(5)
Gegevensnaam | Identificatie van de onderwijsinstelling waaronder de vervanger valt
Identificatie | InstellingID
Omschrijving | De code aanduiding voor de onderwijsinstelling zoals geregistreerd bij DUO. Onderwijsinstellingen worden aangeduid met een code van vier posities waarvan de eerste twee numeriek zijn en de twee laatste posities hoofdletters, of, bij wijze van uitzondering, twee hoofdletters gevolgd door twee cijfers.
Formaat | X(4)
Gegevensnaam | BurgerServiceNR van de vervanger
Identificatie | BurgerServiceNR
Omschrijving | BurgerServiceNR: een door een gemeente aan een natuurlijk persoon toegekend uniek administratief nummer.
Toelichting | Het BurgerServiceNR moet aan de volgende elfproef voldoen: 1. beschouw de cijfers op de posities van het nummer van links naar rechts als a0, a1, a2, a3, a4, a5, a6, a7 en a8. 2. het nummer voldoet aan de elfproef indien a8 gelijk is aan de restwaarde van de berekening (9*a0 + 8*a1 + 7*a2 + 6*a3 + 5*a4 + 4*a5 + 3*a6 + 2*a7) / 11. Het BurgerServiceNR moet u met 9 cijfers aanleveren. Een BurgerServiceNR dat uit minder dan 9 cijfers bestaat vult u aan met voorloopnullen. Het BurgerServiceNR 12312319 levert u aan als 012312319. Van de eerste drie posities moet er minimaal één niet een nul zijn. Het BurgerServiceNR moet bestaan en in gebruik zijn.
Formaat | N(9)
Gegevensnaam | Volgnummer van de Aanstelling van de Vervanger
Identificatie | VolgNR
Omschrijving | Een persoon kan meerdere Aanstellingen hebben. Het volgnummer van de Aanstellingen is een unieke identificatie uit de salarisadministratie voor iedere afzonderlijke aanstelling.
Toelichting | Er zijn verschillende volgnummeringen in de respectievelijke salarisadministratie. Er wordt een alfanumerieke indeling van maximaal 8 posities gehanteerd.
Formaat | X(8)
Gegevensnaam | Ingangsdatum van de Aanstelling van de Vervanger
Identificatie | Ingangsdatum
Omschrijving | Ingangsdatum van de aanstelling zoals bekend onder het volgnummer.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Einddatum van de Aanstelling van de Vervanger
Identificatie | Einddatum
Omschrijving | Einddatum van de aanstelling zoals bekend onder het volgnummer.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Externe aanduiding voor vervangingsregel
Identificatie | ExternID
Omschrijving | Het ExternID biedt de mogelijkheid om rechtstreeks naar een gedeclareerde individuele vervangingsperiode te verwijzen. Dit gegeven is op verzoek van aanleveraars opgenomen en zal indien aangeboden ook worden vermeld bij de terugkoppeling.
Toelichting | De samenstelling van het ExternID is vrij. Een ExternID dient echter (historisch) uniek te zijn voor iedere afzonderlijke vervanging(speriode). Dit is een verantwoordelijkheid van de aanleveraar. Om uniciteit over aanleveraars af te dwingen dienen de eerste vijf posities van het ExternID te worden gevormd voor het RelID van de leverancier (zie Bericht: RelatieIdentificatie).
Formaat | X(80)
Gegevensnaam | Aantal Klokuren van een vervanging(speriode) in het kader van afwezigheid
Identificatie | Klokuren
Omschrijving | Het aantal klokuren vervanging van een gerealiseerde vervangingsperiode. Hierbij geldt dat klokuren in het kader van duurzame inzetbaarheid en compensatieverlof niet gelden als klokuren vervanging.
Formaat | Tijd(6) uuu:mm
Gegevensnaam | Code Soort Vervanging
Identificatie | Soort
Omschrijving | Codering voor de soort vervanging
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: SV1 Tijdelijk in dienst nemen van personeel SV2 Tijdelijke urenuitbreiding geven aan eigen personeel tot maximaal 120% van een fulltime dienstverband SV3 Het inzetten van personeel aangesteld in een vervangingspool als bedoeld in het Reglement Vervangingsfonds SV4 Detacheren personeel vanuit een ander bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag SV5 Inhuren personeel via uitzendbureau / payroll-organisatie SV6 Inhuren extern personeel waarop de CAO VO niet van toepassing is. SV7 Vervanging door eigen personeel binnen de eigen betrekking SV8 Vervanging onder Min-Max Contract SV10 Vervanging onder Vervangingscontract
Formaat | X(3)
Gegevensnaam | Naam van de vervanger
Identificatie | Naam
Omschrijving | De familienaam van de vervanger.
Formaat | X(100)
Gegevensnaam | Geboortedatum van de vervanger
Identificatie | Geboortedatum
Omschrijving | De geboortedatum van de vervanger
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Geslacht van de vervanger
Identificatie | Geslacht
Omschrijving | Codering van het geslacht van de vervanger.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan: 0 Onbekend 1 Mannelijk 2 Vrouwelijk 9 Niet Gespecificeerd
Formaat | N(1)
Gegevensnaam | Functienaam Vervanger
Identificatie | CodeFunctienaam
Omschrijving | Codering voor de Functienaam van de functie van de vervanger.
Toelichting | De volgende waarden zijn toegestaan:
Formaat | N(2)
Gegevensnaam | Naam externe inhuur
Identificatie | ExterneInhuur
Omschrijving | Naam van de externe (uitzend)organisatie of payroll-organisatie voor de vervanger werkzaam is.
Formaat | X(50)
Gegevensgroep | CorrectieTijdvak
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | TIJDVAK duidt de periode aan waarover feiten worden aangeleverd of gecorrigeerd. In een bericht kan van een tijdvak worden aangegeven of er voor dat tijdvak een nieuwe levering of een correctie op een eerdere aanlevering wordt gedaan.
Gegevensnaam | Datum aanvang (correctie) tijdvak
Identificatie | DatumAanvangTijdvak
Omschrijving | De datum van de eerste dag van het correctietijdvak waarop de levering betrekking heeft.
Toelichting | Dit is altijd de eerste dag van de maand van het tijdvak.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensnaam | Datum einde (correctie) tijdvak
Identificatie | DatumEindTijdvak
Omschrijving | De datum van de laatste dag van het correctietijdvak waarop de levering betrekking heeft.
Toelichting | Dit is altijd de laatste dag van de maand van het tijdvak.
Formaat | Datum (JJJJ-MM-DD)
Gegevensgroep | Aanstellingsintrekking
Toelichting voor de gehele gegevensgroep | Voor een intrekking van een Aanstelling worden de daarbij behorende sleutelgegevens aangereikt.
Gegevensnaam | BurgerServiceNR van de vervanger
Identificatie | BurgerServiceNR
Omschrijving | BurgerServiceNR: een door een gemeente aan een natuurlijk persoon toegekend uniek administratief nummer.
Toelichting | Het BurgerServiceNR moet aan de volgende elfproef voldoen: 1. beschouw de cijfers op de posities van het nummer van links naar rechts als a0, a1, a2, a3, a4, a5, a6, a7 en a8. 2. het nummer voldoet aan de elfproef indien a8 gelijk is aan de restwaarde van de berekening (9*a0 + 8*a1 + 7*a2 + 6*a3 + 5*a4 + 4*a5 + 3*a6 + 2*a7) / 11. Het BurgerServiceNR moet u met 9 cijfers aanleveren. Een BurgerServiceNR dat uit minder dan 9 cijfers bestaat vult u aan met voorloopnullen. Het BurgerServiceNR 12312319 levert u aan als 012312319. Van de eerste drie posities moet er minimaal één niet een nul zijn. Het BurgerServiceNR moet bestaan en in gebruik zijn.
Formaat | N(9)
Gegevensnaam | Volgnummer van de Aanstelling
Identificatie | VolgNR
Omschrijving | Een persoon kan meerdere Aanstellingen hebben. Het volgnummer van de Aanstelling is een unieke identificatie uit de salarisadministratie voor iedere afzonderlijke aanstelling.
Toelichting | Er zijn verschillende volgnummeringen in de respectievelijke salarisadministraties. Er wordt een alfanumerieke indeling van maximaal 8 posities gehanteerd.
Formaat | X(8)