STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Controleprotocol subsidies Koninklijke bibliotheek
Doelstelling:
Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen over de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, belast met de controle van de door de subsidie-ontvanger bij de KB in te dienen aanvraag om subsidievaststelling.

Definities en begrippen
In dit controleprotocol wordt verstaan onder:
–
Aanvrager:
de instelling die subsidie aanvraagt;
–
Awb:
de Algemene wet bestuursrecht;
–
Bibliotheeknetwerk:
De lokale bibliotheken, de provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek, voor wat betreft haar taak tot het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek, vormen één netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen;
–
Bibliotheekvoorziening:
Bibliotheekvoorziening als bedoeld in artikel 2 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;
–
Instelling:
privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
–
Instellingssubsidie:
subsidie voor een door de Koninklijke Bibliotheek te bepalen tijdvak van ten minste één boekjaar voor het geheel of een gedeelte van de activiteiten van een instelling, waarbij het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar;
–
Koninklijke Bibliotheek:
Koninklijke Bibliotheek (KB) als bedoeld in artikel 1.5, tweede lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en bedoeld in artikel 9 en 20 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;
–
Projectsubsidie:
subsidie die anders dan per boekjaar wordt verstrekt;
–
Provinciale ondersteuningsinstelling:
in overwegende mate door een of meer provincies gesubsidieerde of in standgehouden voorziening die een pakket aan ondersteunende activiteiten biedt voor de lokale bibliotheken in de desbetreffende provincie of provincies;
–
Subsidie:
de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten, zoals bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht;
–
Subsidieplafond:
het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift;
–
KB-Subsidiereglement:
reglement van de Koninklijke Bibliotheek van 17-10-2023, i.e. KB subsidiereglement 2024, houdende regels voor de subsidiëring van de activiteiten genoemd in artikel 9 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;
–
Tijdelijke subsidieregels:
beschrijven de te subsidiëren activiteiten en bijbehorende verplichtingen;
–
Wet:
Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob).

Wet en regelgeving
Voor de controle van de financiële rechtmatigheid volgens dit protocol is in de beschikking tot subsidieverlening genoemde wet- en regelgeving (inclusief eventuele wijzigingen hierin) van toepassing. Het betreft de Wsob, het KB-subsidiereglement 2024, de desbetreffende tijdelijke subsidieregels en de verplichtingen in de beschikking. In het accountantsprotocol OWB-instellingen zijn aanwijzingen opgenomen ter zake van de controle door de KB-instellingsaccountant uitmondend in een controleverklaring bij de jaarrekening van de KB.

Reikwijdte controle-onderzoek
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het geldende kalenderjaar dan wel de geldende projecttermijn is gericht op de naleving van wettelijke en reglementaire kaders zoals verwoord in artikel 9 en 20 van de Wsob en paragraaf 5 van het KB-subsidiereglement 2024. De jaarrekening en/of het financieel verslag geven een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de besteding van de subsidie door de subsidie-ontvanger. De jaarrekening en/of het financieel verslag sluiten aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overlegd. Belangrijke verschillen tussen de jaarrekening respectievelijk het financieel verslag en begroting worden toegelicht.
KB-subsidiereglement 2024, paragraaf 5
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2023-33170.html
Tussen acht en dertien weken na afloop van de subsidieperiode dient de ontvanger van een instellingssubsidie of projectsubsidie een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Na ontvangst van de volledige aanvraag tot vaststelling van de subsidie stelt de Koninklijke Bibliotheek de subsidie binnen 22 weken vast.
Wanneer de aanvraag tot vaststelling van een subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend minder dan € 125.000,– bedraagt, gaat deze vergezeld van een bestuursverslag of een activiteitenverslag met daarin, overeenkomstig het activiteitenplan, een beschrijving/overzicht van de met de activiteiten bereikte resultaten, alsmede van een financiële verantwoording die een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger.
Indien de aanvraag tot vaststelling van de subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend € 125.000,– of meer bedraagt, gaat deze vergezeld van een activiteitenverslag en van een financieel verslag of een jaarrekening. Het activiteitenverslag geeft, overeenkomstig het activiteiten-plan, een beschrijving/overzicht van de met de activiteiten bereikte resultaten. Daarnaast vindt de financiële verantwoording plaats via een financieel verslag of de jaarrekening (zie onder).
Financieel verslag:
Het financieel verslag geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de projectsubsidie door de subsidieontvanger. Het financieel verslag sluit aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overlegd. Belangrijke verschillen tussen het financieel verslag en de begroting worden toegelicht. Het financieel verslag is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Jaarrekening:
De jaarrekening geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de projectsubsidie door de subsidieontvanger. Indien de projectverantwoording in de jaarrekening is geïncorporeerd dient de verantwoording aan te sluiten op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overlegd. Dit geschiedt zodanig dat de baten en lasten met betrekking tot het project afzonderlijk kunnen worden gelezen. Belangrijke verschillen tussen de verantwoording via de jaarrekening en begroting worden toegelicht. De financiële verantwoording is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Op te leveren accountantsproduct (goedkeurende verklaring 393 BW lid 2)
De jaarrekening dan wel het financiële verslag inzake subsidieverleningen die € 125.000,– of hoger bedragen, zijn voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant verklaart dat de verantwoording in alle van materieel belang zijnde aspecten is opgesteld in overeenstemming met het verslaggevingsstelsel dat voor die verantwoording geldt. Bij een jaarrekening opgesteld volgens Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek of een ander algemeen aanvaard stelsel van verslaggeving verklaart hij dat deze een getrouw beeld geeft van vermogen en resultaat.
In de accountantsverklaring doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het financieel verslag.
Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant ook vast dat:
- 1)
in het financieel verslag over de uitgaven en inkomsten:
  - – duidelijk onderscheid is gemaakt tussen kosten die voor het project als subsidiabel zijn opgenomen en:
  - – kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen op grond van de beschikking tot subsidieverlening;
- 2)
de subsidie-ontvanger opgave doet van alle inkomsten, waaronder subsidies, waarmee de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft mede is gefinancierd;
- 3)
in geval de subsidie strekt tot uitvoering van een project, de verantwoorde kosten verbonden zijn aan de uitvoering van het project;
- 4)
de verantwoorde bestede uren onderbouwd zijn door middel van een urenverantwoording die zichtbaar gewaarmerkt is door de uitvoerende persoon en geautoriseerd is door de projectleider, waarbij het gehanteerde uurtarief overeenkomt met de begroting en het bepaalde in de subsidieverleningsbeschikking.
De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle – en overige standaarden (NV COS) die door de NBA zijn vastgesteld.

Betrouwbaarheid en materialiteit
De KB volgt de materialiteitstabel van het geldende Accountantsprotocol voor OWB-stellingen 2022 Een verklaring met een goedkeurende strekking met betrekking tot de rechtmatigheid impliceert, dat gegeven de betrouwbaarheid, in de verantwoording geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen, die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.

Materialiteitstabel uit Accountantsprotocol OWB instellingen 30 november 2022
Soort controleverklaring | Goedkeurend | Met beperking | Oordeelonthouding of Afkeurend
Rechtmatigheid | | |
Fouten in de verantwoording plus onzekerheden in de controle in % van de totale publieke middelen | ≤3% | > 3% en <5% | ≥5%

Omgaan met afwijkingen en onzekerheden
Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan. Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.
Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden geldt voor de accountantscontrole van de jaarstukken:
- – Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening behoeft de aanvrager fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de accountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de verantwoording en de vermogenspositie van de instelling is namelijk gering.
- – Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten en onzekerheden. De instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De instelling kan echter dergelijke fouten niet altijd corrigeren. accountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten en onzekerheden (d.w.z. fouten en onzekerheden groter dan de materialiteit) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten en onzekerheden (d.w.z. fouten en onzekerheden kleiner dan de materialiteit) stelt de instellingsaccountant een verslag van bevindingen op.

Citeertitel
Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Controleprotocol subsidies Koninklijke Bibliotheek’
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek op
23 oktober 2024
De voorzitter
T.H.J.
Joustra