STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

NWO Subsidieregeling, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
21 februari 2024
De raad van bestuur van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek;
gelet op
artikel 6, vierde lid, van de Wet op de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
;
gelet op
artikel 2.2, eerste lid, onder e, van het Bestuursreglement NWO 2017
;
besluit de volgende regeling inzake de verstrekking van subsidies door NWO vast te stellen:
Juridische grondslag en context
Deze regeling bevat regels voor subsidiebesluiten die genomen worden door of namens de raad van bestuur van NWO, zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, van de Wet op de NWO.
Op subsidiebesluiten genomen door of namens de raad van bestuur van NWO is voorts onder meer de volgende wet- en regelgeving van toepassing:
- a.
de Algemene wet bestuursrecht;
- b.
de geldende Aanwijzingen voor subsidieverstrekking;
- c.
het geldende Onderwijscontroleprotocol OCW;
- d.
de geldende Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit.
In deze regeling wordt waar nodig aangesloten op bovengenoemde wet- en regelgeving. Indien en voor zover deze regeling afwijkt van bovengenoemde wet- en regelgeving, heeft bovengenoemde wet- en regelgeving ten aanzien van de desbetreffende onderdelen voorrang op deze regeling.
De besluitvorming door NWO in het subsidieproces vindt plaats door verschillende organen en/of functionarissen. Omwille van de leesbaarheid is in deze regeling gekozen voor de generieke aanduiding NWO. In de geldende Bevoegdhedenregeling NWO is bepaald welk orgaan of welke functionaris bevoegd is tot het nemen van het desbetreffende besluit.
Deze regeling is niet van toepassing op financieringsinstrumenten waarbinnen per aanvraag maximaal € 50.000 kan worden aangevraagd.
Financieringsinstrumenten die NWO uitvoert, maar geheel of overwegend door een andere partij worden gefinancierd, kunnen buiten het bereik van deze regeling blijven, wanneer dat met de externe subsidiegever is afgesproken en in de Call for proposals wordt vermeld welke regels wel van toepassing zijn.
1.

Algemene bepalingen
1.1.

Aanvrager
- 1.
Subsidie kan worden aangevraagd door onderzoekers van de volgende onderzoeksorganisaties:
  - a.
Universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;
  - b.
Universitaire medische centra zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
  - c.
KNAW- en NWO-instituten;
  - d.
Nederlands Kanker Instituut;
  - e.
Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek;
  - f.
NCB Naturalis;
  - g.
Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);
  - h.
Prinses Máxima Centrum.
- 2.
In de Call for proposals kan een beperktere selectie van de in het eerste lid genoemde onderzoeksorganisaties worden opgenomen.
- 3.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat subsidie ook kan worden aangevraagd door de in het eerste lid genoemde onderzoeksorganisaties zelf, middels een wettelijk vertegenwoordiger.
- 4.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat subsidie ook kan worden aangevraagd door andere in Nederland gevestigde onderzoeksorganisaties en/of hun onderzoekers. In dat geval moet de aanvrager kunnen aantonen dat wordt voldaan aan de definitie van onderzoeksorganisatie als bedoeld in artikel 5.1 sub p van deze regeling.
- 5.
Van de in het vierde lid genoemde voorwaarde dat een onderzoeksorganisatie in Nederland gevestigd dient te zijn kan in de Call for proposals worden afgeweken indien sprake is van een subsidie-instrument waarmee NWO internationaal onderzoek of internationale onderzoekssamenwerking bevordert. Daarnaast kan van de in het vierde lid genoemde voorwaarde worden afdgeweken indien een medefinancier van een financieringsinstrument waarbinnen NWO de verantwoordelijkheid draagt voor de aanvraag- en beoordelingsprocedure, aanzienlijk bijdraagt aan het voor dat financieringsinstrument beschikbare budget, en tussen NWO en deze medefinancier overeenstemming is bereikt over de categorieën en/of het percentage buitenlandse onderzoeksorganisaties dat een aanvraag kan indienen.
- 6.
In de Call for proposals betreffende een financieringsinstrument uitgevoerd door het Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek (NRO), kan worden bepaald dat, met inachtneming van de Europese staatssteunregels, subsidie kan worden aangevraagd door onderzoekers en/of vertegenwoordigers van niet in het eerste en vierde lid genoemde niet-universitaire onderzoeksinstituten en onderwijsinstellingen die onderzoek kunnen uitvoeren.
1.2.

Begunstigden
- 1.
Subsidie kan gezamenlijk worden aangevraagd door meerdere aanvragers. In dat geval wijzen de aanvragers een hoofdaanvrager aan, die in geval van subsidieverlening tevens projectleider zal zijn.
- 2.
De organisatie van de hoofdaanvrager wordt na verlening van de subsidie aangemerkt als hoofdbegunstigde. De organisaties van de medeaanvragers worden na subsidieverlening aangemerkt als medebegunstigden.
- 3.
De hoofdbegunstigde is verantwoordelijk voor het naleven van de gestelde subsidievoorwaarden. De projectleider is voor NWO het eerste aanspreekpunt namens alle aanvragers en begunstigden. Dit laat onverlet dat NWO de medeaanvragers en -begunstigden ook rechtstreeks kan aanspreken.
1.3.

Kwalificaties onderzoekers
- 1.
Een aanvrager dient ten minste te beschikken over een masterdiploma of een gelijkwaardige kwalificatie en dient deel te nemen aan het project
- 2.
De in eerste lid bedoelde aanvrager die niet zelf deelneemt aan de uitvoering van het project dient gepromoveerd te zijn, dan wel hoogleraar bij een onderzoeksorganisatie in Nederland te zijn. De aanvrager dient in vaste dienst te zijn of een tenure track aanstelling te hebben bij een van de in artikel 1.1, lid 1 genoemde onderzoeksorganisaties. Indien deze aanvrager niet in dienst is van een onderzoeksorganisatie in Nederland, dient de aanvrager aantoonbaar te beschikken over voldoende ervaring op het onderzoeksgebied van de aanvraag en met het begeleiden van wetenschappelijk onderzoek.
- 3.
De hierboven genoemde kwalificatie-eisen zijn niet van toepassing op aanvragers van een subsidie bij NRO (zoals bedoeld in artikel 1.1, lid 6) en op onderzoekers en/of vertegenwoordigers van hogescholen (zoals bedoeld in artikel 1.1, lid 1 sub a) die subsidie aanvragen.
- 4.
In de Call for proposals kunnen aan de aanvragers en/of onderzoekers nadere kwalificatie-eisen worden gesteld.
1.4.

Subsidiabele kosten
- 1.
Uitsluitend projectspecifieke kosten zijn subsidiabel. Deze worden in de Call for proposals nader uitgewerkt en zijn in ieder geval onder te verdelen in de volgende begrotingsposten:
  - a.
personele kosten;
  - b.
materiële kosten;
  - c.
investeringen;
  - d.
kennisbenutting.
- 2.
Kosten zijn projectspecifiek indien deze:
  - a.
rechtstreeks samenhangen met het in de aanvraag beschreven project en deze worden gemaakt door de aanvrager(s) en/of begunstigde(n);
  - b.
zijn gemaakt vanaf de startdatum en gedurende de looptijd van het project.
  - c.
niet uit andere middelen zijn of worden gefinancierd.
- 3.
De aanvraag is voorzien van een begroting, waarbij in elk geval onderscheid wordt gemaakt tussen de in eerste lid genoemde begrotingsposten.
- 4.
In de Call for proposals kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de begroting en aan de kosten die voor subsidie in aanmerking komen.
- 5.
Bij de subsidiëring van personele kosten worden de tarieven uit het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek in acht genomen. Voor categorieën personeel die niet in het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek zijn opgenomen, worden in de Call for proposals nadere regels gesteld.
- 6.
Een begunstigde behoudt als goed werkgever een eigen verantwoordelijkheid voor haar personeel en de daarmee gemoeide kosten die niet projectspecifiek zijn.
2.

Beoordeling en besluitvorming
2.1.

Algemene principes en specifieke selectiecriteria
2.1.1.

Algemene Principes
- 1.
De beoordeling van en besluitvorming over aanvragen gebeurt non-discriminatoir, onafhankelijk, efficiënt en transparant. Daarbij wordt de geldende Code persoonlijke belangen in acht genomen.
- 2.
De inhoudelijke advisering en de besluitneming zijn functioneel gescheiden.
2.1.2.

Call for proposals
- 1.
Bij het openstellen van een financieringsinstrument publiceert NWO een Call for proposals, waarin de informatie is opgenomen die – in aanvulling op de bepalingen uit deze regeling – op dat financieringsinstrument betrekking heeft.
- 2.
De Call for proposals bevat in ieder geval de volgende informatie:
  - a.
de doelstelling(en) van het financieringsinstrument;
  - b.
welke personen en/of partijen kunnen optreden als aanvrager;
  - c.
welke kosten in aanmerking komen voor subsidie;
  - d.
het subsidieplafond;
  - e.
de voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen om in behandeling te kunnen worden genomen (de indieningsvoorwaarden), met inbegrip van de wijze waarop de aanvraag moet worden ingediend en de taal of talen waarin de aanvraag moet zijn geschreven;
  - f.
een beschrijving van de beoordelings- en besluitvormingsprocedure, met inbegrip van het tijdpad waarbinnen deze zal worden afgerond;
  - g.
de criteria aan de hand waarvan de aanvragen worden beoordeeld (de beoordelingscriteria);
  - h.
waar van toepassing, de beleidsmatige criteria die in aanvulling op de beoordelingscriteria worden gehanteerd;
  - i.
waar van toepassing: de voorwaarden voor cofinanciering;
  - j.
waar van toepassing: bepalingen betreffende de in te stellen commissie;
  - k.
waar van toepassing: de voorwaarden en verplichtingen die in aanvulling op deze regeling voor dat financieringsinstrument worden gesteld;
  - l.
waar van toepassing: de minimaal te behalen kwalificatie of score om voor subsidieverlening in aanmerking te komen.
2.2.

Beoordelings- en besluitvormingsprocedure
2.2.1.

In behandeling nemen
- 1.
NWO toetst de volledigheid van de aanvraag aan de hand van de indieningsvoorwaarden die zijn opgenomen in de Call for proposals. Indien wordt vastgesteld dat een aanvraag niet compleet is, wordt de aanvrager binnen een door NWO te stellen termijn in de gelegenheid gesteld deze tekortkoming te herstellen, zodat de aanvraag alsnog in behandeling kan worden genomen.
- 2.
NWO kan besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen, wanneer de tekortkoming, zoals bedoeld in het eerste lid, binnen de gestelde termijn niet of niet voldoende is hersteld.
2.2.2.

Vooraanmelding
- 1.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat voorafgaand aan de aanvraag een vooraanmelding moet worden ingediend. In dat geval beschrijft de Call for proposals de op de vooraanmelding van toepassing zijnde indieningsvoorwaarden, beoordelingscriteria en eventuele beleidsmatige criteria.
- 2.
In de Call for proposals wordt aangegeven of de beoordeling van de vooraanmelding leidt tot een niet-bindend advies of tot een besluit over het al dan niet indienen van een aanvraag.
2.2.3.

Voorselectie
- 1.
Indien na indiening van de aanvragen wordt vastgesteld dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag het subsidieplafond meer dan vier maal overschrijdt, kan NWO besluiten tot een voorselectie van alle ingediende aanvragen.
- 2.
Alle subsidieaanvragen worden in geval van voorselectie op de in de brochure beschreven selectiecriteria door een beoordelingscommissie beoordeeld. In de brochure wordt de wijze waarop deze criteria gewogen worden in geval van voorselectie nader uitgewerkt.
- 3.
De aanvragen die in de voorselectie de laagste posities op de ranking innemen worden afgewezen.
- 4.
Indien voorselectie onvoldoende soelaas biedt om het aantal te beoordelen aanvragen tot een dusdanig aantal terug te brengen dat het voor de beoordelingscommissie praktisch haalbaar is om die volledig te kunnen beoordelen, kunnen aanvullende maatregelen getroffen worden.
2.2.4.

Referenten en weerwoord
- 1.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat raadpleging van referenten onderdeel uitmaakt van de beoordeling van de aanvragen. Referenten zijn deskundig op het onderwerp van de aanvraag en hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van NWO, de aanvrager en de beoordelingscommissie of jury.
- 2.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat vanwege de reeds in de beoordelingscommissie of jury aanwezige expertise geen referenten worden ingeschakeld.
- 3.
Referentenrapporten die vóór de voor deze rapporten gestelde deadline door NWO zijn ontvangen, worden altijd meegenomen bij de beoordeling van de desbetreffende aanvraag, tenzij deze ongeschikt moeten worden geacht als grondslag voor advisering.
- 4.
Indien in behandeling genomen aanvragen door referenten worden beoordeeld, dan zijn dat in principe ten minste twee referenten, die elk een rapport over de aanvraag opstellen. In de Call for proposals kan het minimaal aantal te raadplegen referenten worden verhoogd.
- 5.
Indien het niet mogelijk blijkt om een aanvraag door het gestelde minimumaantal referenten te laten beoordelen, dan kan van dit gestelde minimum worden afgeweken, mits is voldaan aan de volgende twee cumulatieve voorwaarden:
  - i.
minimaal tweemaal het aantal benodigde referenten is uitgenodigd, en
  - ii.
de beoordelingscommissie heeft ook zonder het/de ontbrekende referentenrapport(en) voldoende informatie om zich een oordeel te kunnen vormen over de aanvraag.
- 6.
In geval er geen enkel referentenrapport beschikbaar komt, beslist NWO welke werkwijze wordt gevolgd.
- 7.
De aanvrager heeft de mogelijkheid om bij indiening van de aanvraag of vooraanmelding de namen van maximaal drie personen op te geven die ten aanzien van de betreffende aanvraag of vooraanmelding niet mogen optreden als referent (zgn. ‘non-referenten’).
- 8.
De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om op de referentenrapporten te reageren door middel van een weerwoord. In de Call for proposals wordt gespecificeerd hoe dit gebeurt.
- 9.
NWO waarborgt de anonimiteit van de referenten en non-referenten.
2.2.5.

Interview of locatiebezoek
- 1.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat een interview of locatiebezoek onderdeel uitmaakt van de beoordeling van de aanvragen. In dat geval vermeldt de Call for proposals het doel van het interview of de site visit.
- 2.
De aanvrager wordt over de datum van het interview of het locatiebezoek ten minste veertien dagen voorafgaand eraan geïnformeerd. Ten minste zeven dagen voorafgaand aan het interview of locatiebezoek ontvangt de aanvrager een overzicht van de leden van de beoordelingscommissie die bij het interview of het locatiebezoek aanwezig zullen zijn.
2.2.6.

Beoordelingscommissie of jury
- 1.
Voor de beoordeling van de in behandeling genomen aanvragen stelt NWO een onafhankelijk adviesorgaan in, zijnde in beginsel een beoordelingscommissie of een jury.
- 2.
In aanvulling op de in deze regeling opgenomen bepalingen kan NWO nadere voorwaarden stellen aan de samenstelling en werkwijze van de beoordelingscommissie of jury.
- 3.
De taak van de beoordelingscommissie of jury is om de aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen. De beoordeling geschiedt op basis van de in de Call for proposals beschreven beoordelingscriteria.
- 4.
De beoordelingscommissie kan concluderen dat een aanvraag niet tot het onderzoeksterrein van het onderzoeksprogramma behoort.
- 5.
De beoordelingscommissie of jury komt ten aanzien van elke aanvraag tot een gezamenlijk onderbouwd eindoordeel, en prioriteert op basis daarvan alle aanvragen. Indien over de prioritering van de aanvragen geen consensus kan worden bereikt dan wordt hierover anoniem gestemd, in welk geval de stem kort schriftelijk dient te worden toegelicht.
- 6.
Met inachtneming van de vastgestelde prioritering formuleert de beoordelingscommissie of jury een schriftelijk advies aan NWO, inclusief onderbouwing en een adequate beschrijving van de door haar gevolgde werkwijze.
- 7.
Indien het aantal aanvragen te omvangrijk is om door één beoordelingscommissie of jury te worden behandeld, kan NWO de beoordeling beleggen bij meerdere (deel)commissies of (deel)jury’s, mits voor aanvang van de beoordelingsprocedure de wijze van prioritering schriftelijk is vastgelegd.
- 8.
De beoordelingscommissie of jury kan bij haar afweging nieuwe informatie betrekken of haar eigen oordeel over een aspect van de aanvraag waarover de referenten geen oordeel hebben gegeven. In dat geval dient hierover terugkoppeling in de vorm van aanvullend wederhoor naar de aanvrager plaats te vinden, en dient de commissie of jury de reactie van de aanvrager bij haar oordeels-vorming mee te wegen.
2.3.

Besluit en bezwaar
2.3.1.

Het besluit
- 1.
NWO neemt het besluit over de aanvragen met inachtneming van het advies van de beoordelingscommissie of jury en de eventuele in de Call for proposals beschreven beleidsmatige criteria.
- 2.
Indien de besluitvorming vertraging heeft opgelopen, stelt NWO de aanvragers zo spoedig mogelijk, en in elk geval vóór afloop van de (aanvankelijke) beslistermijn, op de hoogte van de vertraging. Dit onder mededeling van de reden en de uiterlijke datum waarop het besluit alsnog genomen zal worden.
- 3.
De aanvragen die aan de in de Call for proposals gestelde minimumkwalificatie(s) voldoen worden op volgorde van de prioritering gesubsidieerd totdat het subsidieplafond is bereikt. Alle overige aanvragen worden afgewezen.
- 4.
NWO deelt het besluit schriftelijk mee aan de aanvrager (en indien de aanvrager niet tevens de projectleider is, ook de projectleider). In geval sprake is van meerdere aanvragers stelt de projectleider de medeaanvragers en begunstigde(n) van dit besluit in kennis.
- 5.
Een subsidieverleningsbesluit bevat ten minste de volgende informatie:
  - a.
de mededeling dat de aanvraag is toegewezen en dat conform de bijbehorende begroting subsidie wordt verleend;
  - b.
het toegekende subsidiebedrag met een onderverdeling op de begrotingsposten als bedoeld in artikel 1.4;
  - c.
de wijze van betaling;
  - d.
de termijn waarbinnen het project uiterlijk van start moet gaan;
  - e.
de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen.
- 6.
Alle besluiten (waaronder mede begrepen afwijzingsbesluiten, besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen, wijzigingsbesluiten en vaststellingsbesluiten) worden voorzien van een naar objectieve maatstaven deugdelijke motivering en een bezwaarclausule.
2.3.2.

Bezwaar
Een belanghebbende bij het besluit kan een bezwaarschrift indienen bij de raad van bestuur van NWO, binnen zes weken gerekend vanaf de datum van bekendmaking van het besluit. De raad van bestuur neemt een besluit over dit bezwaarschrift op basis van een advies van de Commissie Bezwaarschriften NWO/ZonMw.
3.

Project
3.1.

Algemene verplichtingen
3.1.1.

Verantwoordelijkheden begunstigden en (deel)projectleiders
- 1.
De projectleider en de hoofdbegunstigde dragen zorg voor het voeren van een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de subsidie en de besteding daarvan.
- 2.
Elke begunstigde verstrekt de voor het project benodigde basisvoorzieningen en draagt zorg voor adequate begeleiding van het op het project aangestelde personeel.
- 3.
De projectleider is eerstverantwoordelijke voor de voortgang van het project en primair aanspreekpunt voor NWO.
- 4.
De (deel)projectleiders en de (mede)begunstigden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Elke begunstigde draagt er zorg voor dat de (deel)projectleiders de subsidievoorwaarden naleven, en dat de subsidie op doelmatige en rechtmatige wijze wordt besteed.
3.1.2.

Kwalificaties projectleider en personeel
- 1.
Het op het project aan te stellen personeel dient minimaal te beschikken over die kwalificaties, die voor de door hen uit te voeren werkzaamheden zijn vereist.
- 2.
Wijzigingen in de samenstelling van het in de aanvraag opgevoerde personeel dan wel de omvang waarin de personeelsleden voor het project worden ingezet en/of wijziging van de persoon van de projectleider worden aangemerkt als een gewijzigde omstandigheid zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover NWO onverwijld dient te worden geïnformeerd.
3.1.3.

Uitvoering, wetenschappelijke normen en algemene regelgeving
Indien een (mede-)begunstigde een vermoeden heeft van schending van de in het eerste lid genoemde normen en standaarden, dan stelt deze NWO onverwijld op de hoogte van dit vermoeden onder verstrekking van alle ter zake relevante documenten.
3.1.4.

Investeringen
- 1.
Onderzoeksmiddelen die worden bekostigd uit de subsidie en die als investeringen kunnen worden aangemerkt zoals gedefinieerd in art. 5.1, worden eigendom van de begunstigde die deze onderzoeksmiddelen heeft aangeschaft, tenzij in de Call for proposals en/of het subsidieverleningsbesluit door NWO anders is bepaald.
- 2.
In het geval dat de begunstigde na afloop van het project winsten realiseert uit het economisch eigendom van de in het eerste lid genoemde onderzoeksmiddelen, is de begunstigde gehouden deze winsten te herinvesteren in haar primaire activiteiten in de zin van punt 20 aanhef en onder (a) van het O&O&I-steunkader.
- 3.
Aan de in het eerste lid genoemde onderzoeksmiddelen kunnen bij het subsidieverleningsbesluit aanvullende verplichtingen worden verbonden, waaronder de verplichting om op aanschrijving van NWO deze onderzoeksmiddelen mede in gebruik te geven aan derden.
3.1.5.

Schade, verzekering en vrijwaring
- 1.
Indien en voor zover het project kan leiden tot schadelijke gevolgen voor derden – zoals bijvoorbeeld bij patiënten of proefpersonen – dient elke begunstigde zich afdoende tegen de risico’s van desbetreffende aanspraken te verzekeren.
- 2.
De (deel)projectleider en de begunstigde(n) nemen de nodige maatregelen die waarborgen dat het project en/of de daarmee gegenereerde projectresultaten niet bij (kunnen) dragen aan terroristische activiteiten, de schending van mensenrechten, het in gevaar brengen van kennisveiligheid en/of andere onwettige activiteiten.
- 3.
Elke begunstigde vrijwaart NWO van iedere aansprakelijkheid ter zake.
3.2.

Start van het project
3.2.1.

Vooraf
- 1.
Het project gaat uiterlijk binnen zes maanden na dagtekening van het subsidieverleningsbesluit van start, tenzij in de Call for proposals anders is bepaald. NWO kan in bijzondere gevallen toestemming verlenen de startdatum uit te stellen.
- 2.
Het project kan niet starten voordat aan de voorwaarden is voldaan die in het subsidieverleningsbesluit met betrekking tot de start van het project zijn gesteld.
- 3.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening een consortiumovereenkomst dient te worden gesloten.
- 4.
NWO plaatst een mededeling van het subsidieverleningsbesluit op de website, met een publiekssamenvatting van de aanvraag en de startdatum van het project. NWO kan publicatie van de samenvatting achterwege laten, indien wettelijke, ethische, commerciele of overwegingen van staatsveiligheid zich daartegen verzetten.
3.2.2.

Betaling
- 1.
NWO stort de verleende subsidie op de rekening van de hoofdbegunstigde. Op verzoek van de hoofdbegunstigde kan NWO besluiten tot een afwijkende betalingswijze. De hoofdbegunstigde draagt zorg voor doorbetaling aan elke medebegunstigde, met inachtneming van de bij het subsidieverleningsbesluit goedgekeurde begroting.
- 2.
Betaling kan periodiek – in tranches – plaatsvinden, volgens een vooraf vastgesteld betalingsschema, afhankelijk van het financieringsinstrument en de looptijd van het project.
- 3.
De hoofdbegunstigde stelt de verleende subsidie ter beschikking aan de projectleider, met in achtneming van de bij het subsidieverleningsbesluit behorende goedgekeurde subsidiebegroting en het geldende Akkoord.
- 4.
NWO kan uitbetaling van de subsidie opschorten indien en zolang niet is voldaan aan de voorwaarden die in het subsidieverleningsbesluit met betrekking tot de start worden gesteld.
3.2.3.

Cofinanciering
- 1.
Cofinanciering van het project is uitsluitend mogelijk indien en voor zover dit in de Call for proposals is bepaald.
- 2.
Op cofinanciering is de geldende Regeling Cofinanciering van NWO van toepassing.
- 3.
Behoudens voor zover in de in het vorige lid bedoelde Regeling Cofinanciering anders is bepaald, dienen cofinanciers de door hen te leveren cofinanciering toe te zeggen in een Verklaring cofinanciering, die door de hoofdaanvrager als bijlage bij de aanvraag wordt ingediend.
3.3.

Voortgang
3.3.1.

Rapportage
- 1.
NWO volgt de voortgang van het project door het opvragen van outputgegevens. Tevens kan NWO de volgende tussentijdse rapportages opvragen, met inachtneming van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking:
  - a.
Ongeacht de hoogte van de subsidiewaarde kan jaarlijks een opgave van de projectresultaten worden gevraagd.
  - b.
Er kan maximaal één keer in de twee jaar een voortgangsverslag worden gevraagd voor:
    - i.
projecten met een subsidiewaarde tussen € 50.000 en € 125.000 en die bij een fulltime dienstverband langer dan drie jaar duren, of
    - ii.
projecten waarvan de subsidiewaarde meer dan € 125.000 bedraagt en waarvan de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt langer dan twaalf maanden duurt.
  - c.
Er kan maximaal één voortgangsverslag per twaalf maanden worden gevraagd voor:
  - d.
projecten met een subsidiewaarde van meer dan € 50.000 en waarvoor tevens geldt dat:
    - i.
die uitgevoerd worden met of gefinancierd worden door externe partijen, ofwel
    - ii.
kennisbenutting een grote rol speelt en de periode voor uitvoering van de subsidieactiviteiten langer dan twaalf maanden bedraagt.
- 2.
Voor tussen- en eindrapportages over de gesubsidieerde activiteiten geldt dat deze:
  - a.
moeten worden aangeleverd via het door NWO aangegeven elektronische systeem en, voor zover vereist, in het daarvoor aangewezen format;
  - b.
worden ondertekend door de projectleider. De hoofdbegunstigde tekent de financiële rapportages mede voor akkoord, en de inhoudelijke rapportages mede voor gezien.
- 3.
Naar aanleiding van door NWO ontvangen tussentijdse rapportages kan NWO nadere aanwijzingen van inhoudelijke en/of financiële aard geven aan de projectleider en/of begunstigde(n).
- 4.
In het geval een begunstigde valt onder het onderwijsaccountantsprotocol van het Ministerie van OCW/EZ, controleert de accountant van die begunstigde de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie in het kader van zijn jaarrekeningcontrole overeenkomstig het voornoemde protocol. Dit onverminderd de bevoegdheid van NWO tot controle van de boeken respectievelijk tot onderzoek bij de begunstigde naar de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. De begunstigde verleent de door NWO gevraagde medewerking aan deze site visits.
3.3.2.

Commissie
- 1.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat NWO een commissie instelt of voorschrijft, ten behoeve van begeleiding en monitoring van het project. In het instellingsbesluit wordt de taak en werkwijze van deze commissie vastgelegd. De projectleider is voorzitter van de commissie, tenzij in de call for proposals anders is bepaald, of het consortium anders bepaalt.
- 2.
De projectleider stuurt minimaal twee weken voorafgaand aan een vergadering van de commissie een schriftelijke rapportage over de voortgang van het project aan NWO. Hierin wordt ten minste gerapporteerd over het doel van het onderzoek, werkplan, mijlpaalplanning, projectresultaten, kennisbenutting, samenwerking en contacten met gebruikers, congressen, publicaties, een beknopt financieel overzicht en een gespecificeerd overzicht op van de tot dan toe verstrekte in cash en in kind cofinanciering. De projectleider draagt er zorg voor dat tijdens de vergadering van de commissie de rapportage wordt besproken.
- 3.
Een cofinancier wordt lid van de commissie.
- 4.
Een cofinancier kan tussentijds toetreden tot een commissie. In de Call for proposals kunnen hieraan nadere voorwaarden worden gesteld.
3.3.3.

Evaluatie
NWO kan het uitvoeren van een of meerdere evaluaties opdragen aan de projectleider en/of de hoofdbegunstigde. Bij het subsidieverleningsbesluit wordt de aanvrager hierover nader geïnformeerd.
3.3.4.

Verzoek tot voortzetting
- 1.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat een project in fases kan worden uitgevoerd. De subsidie kan door NWO per fase worden verleend. Voorafgaand aan een nieuwe fase dient de projectleider een verzoek tot voortzetting in bij NWO binnen de in de Call for proposals vermelde termijn.
- 2.
In het verzoek tot voortzetting beschrijft de projectleider ten minste de voortgang, het werkplan/de mijlpaalplanning, de te verwachten projectresultaten en de noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor de uitvoering van het project.
- 3.
NWO kan nadere voorwaarden aan de inhoud van het verzoek tot voortzetting stellen.
- 4.
NWO neemt een subsidieverleningsbesluit over de voortzetting van het project op grond van:
  - i.
de haalbaarheid van de projectdoelen waaronder – indien van toepassing – het geschetste kennisbenuttingperspectief; en
  - ii.
de noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor een succesvolle afronding van het project conform de aanvraag.
3.4.

Gewijzigde omstandigheden
3.4.1.

Meldingsplicht
- 1.
Voor elke substantiële inhoudelijke wijziging van de door NWO toegewezen aanvraag is voorafgaande toestemming van NWO vereist. De in het subsidieverleningsbesluit c.q. de goedgekeurde begroting opgenomen begrotingsposten gelden als maxima. Ten aanzien van verschuivingen tussen begrotingsposten geldt het bepaalde in artikel 3.4.3.
- 2.
Zodra er aanleiding is voor de projectleider en/of een begunstigde om te veronderstellen dat het project niet of niet geheel vóór de einddatum kan worden afgerond of dat vóór de einddatum niet of niet geheel aan de subsidievoorwaarden zal worden voldaan, dient deze dit onverwijld te melden aan NWO. Hiervan is onder meer sprake in de volgende gevallen:
  - a.
zodra voor het project van andere zijde financiële steun is of wordt toegezegd of gegeven;
  - b.
wijziging in de samenstelling van het in de aanvraag genoemde personeel en/of van de persoon van de projectleider dan wel de omvang van hun inzet op het project;
  - c.
wijziging in de arbeidsrelatie tussen projectleider en de begunstigde (waaronder het verbreken van deze arbeidsrelatie, een duurzame verstoring van de arbeidsrelatie en langdurige arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte) waardoor de projectleider gedurende langere periode niet of niet afdoende inzetbaar is voor de hoofdbegunstigde.
- 3.
Projectleider en (mede)begunstigde(n) zetten zich in om, tot een oplossing te komen, die de uitvoering van het onderzoek ten goede komt.
3.4.2.

Wijzigingsbesluit
- 1.
Indien aanpassing van het project noodzakelijk is vanwege gewijzigde omstandigheden, kan NWO een wijzigingsbesluit nemen. NWO kan, indien de gewijzigde omstandigheden daar aanleiding toe geven, het betalingsritme (bevoorschotting) van de subsidie aanpassen.
- 2.
Indien en voor zover de gewijzigde omstandigheid zich specifiek voordoet bij een medebegunstigde, kan NWO ook rechtstreeks met de desbetreffende medebegunstigde nadere afspraken maken. Deze afspraken kunnen gevolgen hebben voor dat deel van de subsidie dat aan deze medebegunstigde is verleend. Eventuele terugvordering dan wel intrekking van dat deel van de subsidie vindt plaats conform het bepaalde in artikel 3.4.4.
- 3.
NWO kan besluiten het restant van de subsidie alsmede de voortzetting van het project over te dragen aan een andere (hoofd)begunstigde, indien de projectleider bij deze begunstigde in dienst treedt of anderszins als het project wordt overgedragen aan een andere begunstigde.
3.4.3

Verschuivingen tussen begrotingsposten
- 1.
Verschuivingen tussen de begrotingsposten personeel en materieel zijn alleen toegestaan na expliciete toestemming van NWO, tenzij in de Call for proposals of in het subsidieverleningsbesluit anders is bepaald.
- 2.
Verschuivingen tussen materiële begrotingsposten tot maximaal 20% van het totale materiële budget gedurende de looptijd van het project behoeven geen toestemming van NWO, mits de verschuiving past binnen het totale materiële budget, het verschoven budget ten goede komt van het project en de besteding kan worden verantwoord.
3.4.4

Intrekken of wijzigen van de subsidieverlening
- 1.
Zolang de subsidie niet is vastgesteld, kan NWO de subsidieverlening intrekken of ten nadele wijzigen, indien:
  - a.
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden;
  - b.
de projectleider of de begunstigde niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;
  - c.
de projecteleider of begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid;
  - d.
de subsidieverlening anderszins onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of
  - e.
met toepassing van artikel 4:34, vijfde lid, Awb een beroep wordt gedaan op de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
- 2.
Van de in eerste lid genoemde situaties is onder meer sprake:
  - a.
indien de subsidie niet is uitgegeven en/of is besteed voor een ander doel dan waarvoor deze is bestemd, dan wel op andere wijze niet verantwoord kan worden;
  - b.
bij gewijzigde omstandigheden zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover door NWO en de begunstigde geen overeenstemming kan worden bereikt;
  - c.
het project niet binnen de in het subsidieverleningsbesluit bepaalde termijn is gestart;
  - d.
in de situatie waarbij instelling van commissie als bedoeld in artikel 3.3.2 een subsidievoorwaarde is: indien er geen commissie is of kan worden samengesteld;
  - e.
in de situatie waarin er cofinanciering plaatsvindt: indien een cofinancier in staat van faillissement is komen te verkeren of zijn cofinanciering om andere redenen niet (meer) bijdraagt en er binnen redelijke termijn geen andere cofinancier bereid wordt gevonden de cofinanciering voor zijn rekening te nemen.
- 3.
Terugbetaling van dat deel van de ingetrokken subsidie dat specifiek was bestemd voor een medebegunstigde vindt plaats door de hoofdbegunstigde.
3.5.

Einde
3.5.1.

Projectduur en einde projectactiviteiten
- 1.
Het project heeft een maximale looptijd van zes jaar, tenzij NWO middels een wijzigingsbesluit anders beslist, of in de Call for proposals een afwijkende maximale looptijd is bepaald.
- 2.
De projectleider draagt er zorg voor dat het project binnen de looptijd succesvol wordt afgerond.
3.5.2.

Subsidievaststelling
- 1.
NWO stelt de subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast.
- 2.
De subsidie kan lager dan wel op nihil worden vastgesteld indien:
  - a.
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden conform de door NWO voorgeschreven wijze;
  - b.
de projectleider of de begunstigde niet heeft voldaan aan de verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn;
  - c.
de projectleider of de begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid, of
  - d.
de subsidieverlening anderszins onjuist was en de projectleider of de begunstigde dit wist of behoorde te weten
- 3.
Bij de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag wordt onderscheid gemaakt in twee categorieën:
  - a.
Voor subsidiewaardes tot en met € 125.000,– dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project aan te tonen dat het project daadwerkelijk is uitgevoerd en dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden;
  - b.
Voor subsidiewaardes boven € 125.000,– dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project zowel een inhoudelijk als een financieel eindverslag in te leveren. Deze verslagen worden ondertekend door zowel de projectleider als de begunstigde. Het (financiële) eindverslag sluit aan op de ingediende en door NWO goedgekeurde begroting. Het bevat in ieder geval de benodigde gegevens over de omvang en looptijd van de aanstelling van het op het project aangestelde personeel en een overzicht van de te vergoeden materiële kosten
- 4.
Binnen dertien weken na ontvangst van het eindverslag neemt NWO een besluit omtrent de definitieve vaststelling van de subsidie. Dit subsidievaststellingsbesluit kan door NWO onder opgave van redenen worden uitgesteld tot een nader te bepalen datum.
- 5.
Bij niet tijdige of onvolledige aanlevering van het eindverslag kan NWO de uitbetaling van het nog openstaande subsidiebedrag opschorten. Indien NWO een half jaar na einde van het project geen (adequaat) eindverslag heeft ontvangen, stelt NWO deze situatie gelijk met afkeuring van het eindverslag.
- 6.
NWO kan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen:
  - a.
op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld;
  - b.
indien de subsidievaststelling onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of
  - c.
indien de begunstigde na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen.
- 7.
De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.
- 8.
Terugbetaling van dat deel van de ingetrokken subsidie dat specifiek was bestemd voor een medebegunstigde vindt plaats door de hoofdbegunstigde.
3.5.3.

Controle rechtmatige subsidiebesteding
- 1.
In de volgende gevallen stelt NWO als verplichting dat een begunstigde een controleverklaring aanlevert:
  - a.
in geval het Onderwijsaccountantsprotocol OCW niet van toepassing is op de begunstigde en aan die begunstigde meer dan € 125.000,– subsidie is verleend.
  - b.
in geval NWO zelf gebonden is aan een specifieke voorwaarde tot overlegging van een controleverklaring voor door haar ontvangen middelen ten behoeve van het financieringsinstrument waarbinnen de begunstigde subsidie ontvangt.
- 2.
NWO is tot twee jaar na de datum van subsidievaststelling (of indien van toepassing: de daadwerkelijke betaling van de eindafrekening), gerechtigd de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en uitvoering conform de opgelegde subsidiebepalingen en eventuele andere randvoorwaarden te controleren bij de begunstigde(n).
- 3.
NWO kan bij de controle worden bijgestaan door (medewerkers van) derde partijen, en waar nodig, aanvullende informatie betreffende het project opvragen. Bedoelde informatie dient, waar van toepassing, in het door NWO gevraagde format te worden aangeleverd binnen de daarvoor door NWO gestelde termijn.
- 4.
In geval van een controle ter plaatse dient de begunstigde toegang te verlenen tot de plaats waar de controle zal worden uitgevoerd en de ter zake relevante documenten te verstrekken.
- 5.
De begunstigde zal een verslag van bevindingen van de controle ontvangen en informatie over de eventuele maatregelen die NWO zal treffen naar aanleiding van de uitgevoerde controle.
4.

Publicatie en kennisbenutting
4.1.

Publicaties
4.1.1.

Toegankelijkheid projectresultaten, moment van publicatie, databestanden
- 1.
Projectresultaten worden zo spoedig mogelijk gepubliceerd of op andere wijze openbaar gemaakt. Met het oog op te verwachten exploitatierechten/octrooiering kan de projectleider, dan wel de hoofdbegunstigde, de publicatie van projectresultaten uitstellen tot maximaal negen maanden na de totstandkoming daarvan, tenzij in de Call for proposals anders is bepaald.
- 2.
Met het oog op een optimale verspreiding en toepassing van de projectresultaten dienen deze op het moment van publicatie zo spoedig mogelijk Open Access toegankelijk te zijn. Auteursrechten mogen slechts worden overgedragen aan derden voor zover daardoor de mogelijkheid om via Open Access te publiceren niet wordt geblokkeerd.
- 3.
In geval het project (mede) wordt uitgevoerd door personen die geen dienstverband hebben met de begunstigde dient de projectleider dan wel de (hoofd)begunstigde er voor zorg te dragen dat eventuele IE-rechten van deze personen geen belemmering vormen voor publicatie van de projectresultaten.
- 4.
Projectresultaten die niet in aanmerking komen voor publicatie en bescherming middels IE-rechten, kunnen door de projectdeelnemers aan de andere betrokkenen (waaronder begrepen eventuele gebruikers) als know-how vertrouwelijk ter beschikking worden gesteld. De periode van geheimhouding kan nooit langer zijn dan vijf jaar na afloop van het project.
- 5.
De binnen het project verzamelde onderzoeksgegevens (data en software) dienen zorgvuldig en verantwoord te worden beheerd, gedocumenteerd en opgeslagen.
4.1.2.

Publicatieprocedure
- 1.
De projectleider draagt zorg voor publicatie van de projectresultaten.
- 2.
Projectdeelnemers en een eventuele commissie kunnen in onderling overleg nadere afspraken maken over een publicatieprocedure.
- 3.
Bij publicatie van projectresultaten wordt aangegeven dat NWO subsidie heeft verleend, onder vermelding van het NWO-projectnummer en het financieringsinstrument waarvan het project deel uitmaakt. Indien mogelijk wordt het NWO-logo afgebeeld. Indien van toepassing wordt de formele aanduiding van NWO in de taal van de publicatie gehanteerd (zie definitiebepalingen).
- 4.
Op publicaties van projectresultaten is de geldende Beleidsregel Open Access van toepassing.
4.2.

Kennisbenutting
4.2.1.

Algemeen
- 1.
De projectdeelnemers spannen zich tijdens en na afloop van het project in voor een adequate en effectieve kennisbenutting van de projectresultaten.
- 2.
De projectdeelnemers leggen in een consortiumovereenkomst afspraken vast omtrent de rechten op de projectresultaten, met inachtneming van het bepaalde in de overige leden van dit artikel.
- 3.
In geval het project (mede) wordt uitgevoerd door personen die geen dienstverband hebben met de begunstigde dient de projectleider dan wel de (hoofd)begunstigde er voor zorg te dragen dat eventuele IE-rechten van deze personen geen belemmering vormen voor kennisbenutting van de projectresultaten.
- 4.
Afspraken die partijen maken met betrekking tot kennisbenutting dienen te voldoen aan de Europese staatssteunregels. Indien en voor zover de gemaakte afspraken strijdig blijken te zijn met de Europese staatssteunregels, treden partijen zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg om de gemaakte afspraken zodanig aan te passen dat deze voldoen aan de Europese staatssteunregels.
- 5.
Projectresultaten zijn gedurende het project ter vrije beschikking van alle projectdeelnemers ten behoeve van de (verdere) uitvoering van het project.
- 6.
Indien naar het oordeel van een projectdeelnemer en/of de commissie sprake is van octrooieerbare projectresultaten, stelt deze partij de andere partijen hiervan op de hoogte vóórdat de octrooiaanvraag wordt ingediend.
- 7.
Voor elke licentie (gebruiksrecht) geldt dat de licentienemer verplicht is om zich in te spannen de projectresultaten daadwerkelijk te commercialiseren of toe te passen en om over die inspanningen te rapporteren. Deze inspanningsverplichting tot commercialisatie van de projectresultaten geldt dienovereenkomstig voor een partij aan wie een octrooi op de projectresultaten wordt overgedragen.
- 8.
Begunstigden behouden altijd het recht de onderzoeksresultaten te gebruiken voor onderzoek en onderwijs.
- 9.
Een gebruiker of projectdeelnemer stelt NWO en de begunstigde(n) niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van de projectresultaten en vrijwaart NWO en de begunstigde(n) van eventuele aansprakelijkheidsstelling door derden.
- 10.
Waar relevant kan bij het subsidievaststellingsbesluit worden aangegeven tot welke datum de projectleider en de begunstigden dienen te rapporteren aan NWO over de kennisbenutting van de projectresultaten.
4.2.2.

Achtergrondkennis ten behoeve van de uitvoering van het project
- 1.
Indien er achtergrondkennis wordt ingebracht door een van de projectdeelnemers en/of een lid van de commissie ten behoeve van de uitvoering van het project en voor de duur daarvan, verstrekt deze het gebruiksrecht op deze achtergrondkennis om niet.
- 2.
De projectdeelnemer dan wel het lid van de commissie die achtergrondkennis inbrengt, blijft rechthebbende c.q. eigenaar van deze achtergrondkennis.
- 3.
De rechthebbende garandeert de andere projectdeelnemers dat de rechthebbende zelf over het gebruiksrecht kan beschikken. Indien en voor zover er beperkingen gelden bij de uitoefening van dit gebruiksrecht, verstrekt de rechthebbende de andere projectdeelnemers adequaat alle benodigde relevante informatie dienaangaande.
4.2.3.

Achtergrondkennis ten behoeve van kennisbenutting van projectresultaten
- 1.
Indien er achtergrondkennis benodigd is ten behoeve van de exploitatie dan wel kennisbenutting van de projectresultaten, verstrekt de rechthebbende van de achtergrondkennis op nader overeen te komen voorwaarden het desbetreffende gebruiksrecht aan de overige projectdeelnemers en eventuele gebruikers. Deze voorwaarden dienen redelijk dan wel marktconform te zijn.
- 2.
De rechthebbende garandeert de projectdeelnemers dat de rechthebbende over het gebruiksrecht kan beschikken. Indien en voor zover er beperkingen gelden bij de uitoefening van dit gebruiksrecht, verstrekt de rechthebbende de andere projectdeelnemers adequaat alle benodigde relevante informatie dienaangaande. De commerciële belangen van de rechthebbende worden door de uitoefening van het gebruiksrecht door de projectdeelnemers in redelijkheid niet geschaad.
4.2.4.

IE-rechten op projectresultaten
- 1.
IE-rechten op de projectresultaten kunnen op de volgende wijze worden verdeeld tussen de projectdeelnemers:
  - a.
de verdeling van de IE-rechten op de projectresultaten vormt een passende afspiegeling van de werkpakketten, bijdragen en respectieve belangen van de projectdeelnemers, of
  - b.
de IE-rechten komen toe aan de werkgever van de onderzoeker die de vinding heeft gedaan.
- 2.
De projectdeelnemers kunnen op een later moment overeenkomen dat de aldus door de betreffende werkgever verkregen IE-rechten geheel of gedeeltelijk bij voorrang zullen worden overgedragen aan een van de projectdeelnemers of gebruikers;
- 3.
Indien de vinding gezamenlijk wordt gedaan door onderzoekers van verschillende gebruikers/projectdeelnemers terwijl niet goed kan worden bepaald wat het exacte aandeel van de verschillende onderzoekers daarbij is, komen de IE-rechten toe aan de desbetreffende gebruikers/projctdeelnemers gezamenlijk.
- 4.
NWO kan in de Call for proposals een van de in lid 1 genoemde verdeelwijzen van IE-rechten als voorwaarde stellen. In dat geval hebben de betrokken partijen geen keuzerecht uit de genoemde verdeelwijzen.
- 5.
Tenzij een passende afspiegeling afwijking hiervan rechtvaardigt of vereist, kunnen cofinanciers naar rato van de door de betreffende cofinancier geleverde bijdrage op het totaal van de goedgekeurde projectbegroting, als volgt rechten op de projectresultaten verwerven:
  - a.
Indien de waarde van de cofinanciering minder dan 10% van de goedgekeurde projectbegroting bedraagt, verwerft de betreffende cofinancier geen rechten op de projectresultaten. De cofinancier kan tijdens het onderzoek gegenereerde projectresultaten royalty-vrij aanwenden uitsluitend voor intern, niet commerciëel gebruik;
  - b.
Indien de waarde van de cofinanciering tenminste 10% maar minder dan 30% van de goedgekeurde projectbegroting bedraagt, verwerft de cofinancier – in aanvulling op het onder a genoemde recht – een optierecht op licentie of overdracht van de projectresultaten die (mede)eigendom zijn van de gebruiker(s)/projectdeelnemer(s). Partijen kunnen in overleg besluiten een private bijdrage hierop in mindering te brengen. Indien meerdere gebruikers in aanmerking komen voor een optie, worden toepassingsgebieden bepaald. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. Indien een werknemer van een cofinancier mede-uitvinder is van een octrooi op een resultaat, verkrijgt deze cofinancier voorts een optie op een niet-exclusief, royalty-vrij, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor maximaal 30 maanden op dat octrooi.
  - c.
Indien de waarde van de cofinanciering ten minste 30% van de goedgekeurde projectbegroting bedraagt, verwerft de cofinancier – in aanvulling op de onder a en b genoemde rechten – een optierecht op een niet-exclusief, royalty-vrij commercieel gebruiksrecht op de projectresultaten.
- 6.
Bij overdracht van rechten op projectresultaten of verkrijging van een al dan niet exclusieve licentie geldt dat hiervoor een marktconforme vergoeding dient te worden betaald. IE-rechten mogen slechts worden overgedragen aan derden voor zover daardoor eventuele cofinanciers niet onevenredig in hun belangen worden geschaad.
- 7.
In de Call for proposals kunnen nadere beperkingen worden gesteld aan de termijn waarbinnen de in lid 5 genoemde optierechten door private cofinanciers kunnen worden uitgeoefend.
5.

Overige bepalingen
5.1.

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a.
aanvrager:
persoon of organisatie die subsidie aanvraagt, als bedoeld in artikel 1.1 van deze regeling;
b.
Akkoord:
Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek 2008 of de vigerende opvolgende versie hiervan;
c.
begunstigde:
hoofdbegunstigde en medebegunstigde, als bedoeld in artikel 1.2 van deze regeling;
d.
beoordelingscommissie:
commissie als bedoeld in artikel 6.1 van het Domeinreglement NWO 2021;
e.
Call for proposals:
officiële publicatie waarin doelstelling, subsidieplafond, voorwaarden, beoordelingscriteria, procedure en tijdpad van een financieringsinstrument zijn beschreven, als bedoeld in artikel 2.1.2 van deze regeling;
f.
cofinancier:
een rechtspersoon, dan wel andere juridische entiteit, niet zijnde een aanvrager, die door middel van cofinanciering bijdraagt aan het project;
g.
cofinanciering:
bijdrage, in cash, in kind, of een combinatie daarvan, door de cofinancier aan het project;
h.
consortiumovereenkomst:
overeenkomst tussen projectdeelnemers;
i.
Europese staatssteunregels:
de artikelen 106, derde lid, 107, 108 of 109 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (PbEU C 326/47) en elke mededeling, richtsnoer, kaderregeling, besluit of vrijstellingsverordening op het gebied van staatssteun die de Europese Commissie of de Raad van de Europese Unie gelet op deze artikelen heeft vastgesteld;
j.
gebruiker:
lid van de commissie zoals bedoeld in artikel 3.3.2.
k.
hoofdbegunstigde:
organisatie waaraan het volledige subsidiebedrag wordt uitbetaald;
l.
investeringen:
onderzoeksmiddelen die worden ingezet voor het project en die na afloop van het project economische waarde hebben dan wel kunnen worden hergebruikt, als bedoeld in artikel 3.1.4 van deze regeling;
m.
jury:
commissie als bedoeld in artikel 6.1 van het Domeinreglement NWO 2021;
n.
medebegunstigde:
organisatie waaraan via de hoofdbegunstigde een deel van het subsidiebedrag wordt uitbetaald;
o.
O&O&I-steunkader:
Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie nr. 2022/C 414/01 (PbEU 2022 / C 414/01);
p.
onderzoeksorganisatie:
onderzoeksorganisatie als bedoeld in punt 16, aanhef en onder(ff), van het O&O&I-steunkader;
q.
Open Access:
gratis en open toegang tot wetenschappelijke informatie zonder financiële wettelijke of technische belemmeringen om de informatie te lezen, downloaden, kopiëren, verspreiden, afdrukken en zoeken;
r.
(deel)projectleider:
persoon in dienst van de (hoofd)begunstigde die het consortium naar buiten vertegenwoordigt en die de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid draagt voor het (deel)project;
s.
projectdeelnemer:
begunstigde of cofinancier die deelneemt aan de uitvoering van het project;
t.
projectresultaten:
uitvindingen, uitkomsten, materialen, methodes, processen, producten, programma’s, software, vindingen of ontdekkingen die binnen een project worden gegenereerd;
u.
publicatie:
openbaarmaking van projectresultaten op welke wijze of langs welke weg dan ook, met uitzondering van openbaarmaking die voortvloeit uit een octrooiaanvraag op resultaten;
v.
startdatum:
de datum van akkoord van NWO met alle startvoorwaarden voor het project, zoals genoemd in het subsidieverleningsbesluit;
w.
subsidievaststellingsbesluit:
besluit van NWO waarmee de subsidie definitief wordt vastgesteld en op grond waarvan eindafrekening plaatsvindt, als bedoeld in artikel 3.5.2 van deze regeling;
x.
subsidieverleningsbesluit:
besluit van NWO waarmee subsidie wordt verleend aan de begunstigde(n) om een project uit te voeren, als bedoeld in artikel 2.3.1 van deze regeling;
y.
vooraanmelding:
beknopte aanvraag, als bedoeld in artikel 2.2.2 van deze regeling.
5.2.

Hardheidsclausule
NWO kan in uitzonderlijke gevallen, nadat hierom door één of meer belanghebbenden is verzocht, een of meer bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover onverkorte toepassing – gelet op het belang dat de desbetreffende bepaling beoogt te beschermen – zal leiden tot een onvoorzien en onredelijk benadelend gevolg.
5.3.

Citeertitel en inwerkingtreding
Deze regeling kan worden aangehaald als NWO Subsidieregeling en treedt in werking op de eerste dag na publicatie in de Staatscourant.
5.4.

Overgangsregeling
De NWO Subsidieregeling 2017 blijft van toepassing op aanvragen die zijn ingediend, en subsidies die zijn verleend, in het kader van Calls for proposals die vóór de datum van inwerkingtreding van de NWO Subsidieregeling zijn gepubliceerd.