STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

NWO Tegemoetkomingsregeling bij overmacht, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Inleiding
NWO moet waarborgen dat alle aanvragers en subsidieontvangers gelijk worden behandeld. Binnen elke subsidieronde hanteert NWO daarom een strakke deadline voor het indienen van een aanvraag en een aanvraagprocedure met een vast tijdpad.
Tijdens een aanvraagprocedure wordt een aanvrager gevraagd om op een bepaald moment of binnen een bepaalde termijn schriftelijke input (bijvoorbeeld het indienen van een weerwoord) en/of mondelinge input (bijvoorbeeld een interview of site visit) te leveren. Ook na toewijzing van een aanvraag dient een subsidieontvanger (de ‘projectleider’) op vaste momenten input te leveren (bijvoorbeeld startformulieren, rapportages over de voortgang van het project en de financiële eindverantwoording).
1
Hoe ver de rapportage- en verantwoordingsplicht van de subsidieontvanger reikt hangt samen met de hoogte van de verleende subsidie.
Het kan echter voorkomen dat een aanvrager c.q. projectleider verhinderd is de vereiste input op het gevraagde moment te leveren. In de gevallen dat dit wordt veroorzaakt door de komst van een kind tracht NWO de uitval van de aanvrager zo veel mogelijk te ondervangen door middel van de NWO Tegemoetkomingsregeling kindverlof
2
De NWO Tegemoetkomingsregeling kindverlof is gepubliceerd in de Staatscourant op 22 februari 2019 (publicatienr. 9314), en is tevens te raadplegen op de NWO-website.
. Die tegemoetkomingsregeling regelt onder welke voorwaarden en omstandigheden aanvragers met het oog op hun kindverlof in aanmerking kunnen komen voor een afwijkende behandeling van hun aanvraag.
In onderhavige beleidsregel, de ‘NWO Tegemoetkomingsregeling bij overmacht’, is vastgelegd hoe NWO omgaat met gevallen waarin een aanvrager of projectleider als gevolg van overmacht niet in staat is om de door NWO gevraagde input vóór de daarvoor gestelde termijn of binnen de daarvoor gestelde termijn te leveren.
1.

Definities
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
1.1
Aanvrager
de (natuurlijke) persoon die als hoofdaanvrager in de zin van artikel 1.2, eerste lid, van de NWO Subsidieregeling 2017
- a)
bij NWO een subsidieaanvraag heeft ingediend waarop NWO nog geen formeel besluit heeft genomen, of
- b)
heeft beoogd bij NWO een subsidieaanvraag in te dienen, maar dit als gevolg van overmacht zoals gedefinieerd in artikel 1.7 van deze regeling, niet heeft gedaan.
1.2
Call for proposals
de door NWO gepubliceerde regeling voor een specifieke subsidieronde, zoals bedoeld in artikel 2.1.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. Ook wel aangeduid als ‘Brochure’.
1.3
Domeinbestuur
het bestuur van een van de domeinen van NWO, zoals bedoeld in artikelen 6.2 en 6.3 van het NWO Bestuursreglement 2017.
1.4
Indienkans
NWO hanteert bij een aantal van haar calls for proposals een maximum aantal keren dat een persoon een aanvraag kan indienen. Met indienkans wordt één van deze mogelijkheden bedoeld.
1.5
Input
Een actieve bijdrage van de aanvrager/projectleider, die de aanvrager/projectleider vóór een door NWO gespecificeerd moment of binnen een door NWO gespecificeerde periode dient te geven. De meest voorkomende voorbeelden tijdens de aanvraagprocedure zijn het indienen van een (aangepaste) aanvraag, een weerwoord op referentenrapporten, het geven van een schriftelijke zienswijze op een voorlopig oordeel van de beoordelingscommissie en het deelnemen aan een interview of sandpit.
Voorbeelden van input na subsidieverlening zijn het inleveren van de stukken die nodig zijn voor de start van het project en het indienen van voortgangs- en eindrapportages.
In deze beleidsregel wordt een onderscheid gemaakt tussen het leveren van schriftelijke input en het leveren van mondelinge input.
1.6
NWO
de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek. In deze regeling wordt met NWO het orgaan, dan wel de functionaris aangeduid die op grond van de geldende Bevoegdhedenregeling NWO bevoegd is NWO te vertegenwoordigen dan wel het desbetreffende besluit te nemen.
1.7
Overmacht
Een situatie waarin aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:
- (i)
De aanvrager/projectleider is verhinderd om op het door NWO gestelde moment input te geven.
Toelichting:
In beginsel wordt in het kader van deze regeling slechts gesproken van overmacht voor zover de aanvrager, zoals gedefinieerd in artikel 1.1 van deze regeling, of de projectleider, zoals gedefinieerd in artikel 1.8 van deze regeling, is verhinderd.
Indien de input niet is geleverd als gevolg van een verhinderde mede-aanvrager c.q. deelprojectleider, dan valt dit alleen binnen de reikwijdte van bovengenoemde voorwaarde indien hij/zij een significante en onvervangbare bijdrage levert aan de input. Dit dient door de aanvrager/projectleider te worden onderbouwd.
- (ii)
Het is voor de aanvrager/projectleider onmogelijk om zich door iemand anders te laten vertegenwoordigen.
Toelichting:
Dit kan zijn omdat de aard van de subsidieronde zich hiertegen verzet (bijvoorbeeld omdat het een aanvraag van een persoonsgebonden subsidie betreft), maar ook omdat dit voor de aanvrager in de praktijk onmogelijk blijkt (bijvoorbeeld vanwege de korte termijn).
Als het (voorgestelde) project wordt uitgevoerd door een onderzoeksgroep gaat NWO ervan uit dat de verhindering van de aanvrager/projectleider kan worden opgevangen door andere leden van de onderzoeksgroep (dit hoeven niet per se mede-aanvragers zijn). Alleen indien dit onmogelijk blijkt, is aan voorwaarde (ii) voldaan.
- (iii)
Het feit dat de aanvrager/projectleider is verhinderd kan niet aan hem/haar worden toegerekend.
Toelichting:
Hiermee wordt bedoeld dat de verhindering buiten de invloedsfeer van de aanvrager/projectleider ligt (bijvoorbeeld omdat sprake is van ziekte, overlijden van een naaste of medische complicaties tijdens een zwangerschap).
3
Verhindering als gevolg van medische complicaties tijdens de zwangerschap valt binnen de reikwijdte van deze regeling. Verhindering als gevolg van zwangerschaps- of geboorteverlof valt binnen de reikwijdte van de NWO Tegemoetkomingsregeling kindverlof.
Een verhindering wordt in de regel wél aan de aanvrager/projectleider toegerekend als hij/zij de verhindering had kunnen voorkomen, dan wel geen negatieve gevolgen had ondervonden van de verhindering, wanneer hij/zij tijdiger aan de input was begonnen.
1.8
Projectleider
de persoon die de inhoudelijke en financiële eindverantwoordelijkheid draagt over een door NWO gesubsidieerd project, in de zin van artikel 1.2, eerste lid, van de NWO Subsidieregeling 2017.
1.9
Raad van bestuur
de raad van bestuur van NWO, zoals bedoeld in artikel 2 van het NWO Bestuursreglement 2017.
1.10
Subsidieplafond
het in een call for proposals vastgestelde bedrag dat voor een bepaalde subsidieronde ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies, zoals bedoeld in artikelen 4:22 en 4:25-4:28 van de Algemene wet bestuursrecht.
1.11
Vooraanmelding
een beknopte aanvraag die ingediend en beoordeeld dient te worden alvorens het toegestaan is een volledige aanvraag in te dienen, zoals bedoeld in artikel 2.2.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. In de call for proposals wordt bepaald of in de desbetreffende subsidieronde wordt gewerkt met een vooraanmeldingsfase.
1.12
Voorselectie
een globale eerste beoordeling van alle ingediende aanvragen, die kan plaatsvinden indien na de indieningsdeadline blijkt dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag het subsidieplafond meer dan viermaal overschrijdt, zoals bedoeld in artikel 2.2.3 NWO Subsidieregeling 2017.
2.

Reikwijdte
- 2.1
In deze beleidsregel is vastgelegd onder welke omstandigheden en voorwaarden er ter bevordering van een eerlijke en gelijke behandeling kan worden afgeweken van door NWO aan aanvragers c.q. projectleiders gestelde deadlines en termijnen voor het leveren van input.
- 2.2
De tegemoetkomingsregeling is van toepassing op alle calls for proposals die na inwerkingtreding van deze regeling zijn gepubliceerd, alsmede alle subsidies die na inwerkingtreding van deze regeling door NWO zijn verleend.
- 2.3
De tegemoetkomingsregeling wordt in acht genomen door de raad van bestuur, de domeinbesturen en regieorganen van NWO, en de onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen.
- 2.4
De bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de tegemoetkomingsregeling ligt bij de directeur van het penvoerende domein c.q. regieorgaan. Aan de programmacoördinator van het subsidie-instrument wordt ondermandaat verleend tot het nemen van besluiten op verzoeken tot gebruikmaking van de tegemoetkomingsregeling, voor zover die verzoeken betrekking hebben op dat subsidie-instrument.
- 2.5
In alle gevallen waarin de tegemoetkomingsregeling niet voorziet beslist de raad van bestuur.
3.

Input tijdens aanvraagprocedure

Schriftelijke input door aanvrager
- 3.1
In het geval dat een aanvrager door overmacht niet in staat is om de door NWO gevraagde schriftelijke input vóór de gestelde deadline of binnen de gestelde termijn te leveren, dan heeft deze aanvrager de keuze uit de volgende alternatieven:
  - (i)
de periode voor het leveren van schriftelijke input wordt door NWO voor de aanvrager naar een dusdanig moment verplaatst dat hij/zij wel in staat is om de schriftelijke input te leveren, mits het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure;
4
Afhankelijk van het moment waarop het oorspronkelijke moment van schriftelijke input valt, alsmede het moment waarop NWO alle referentenrapporten heeft ontvangen, en de bestaande ruimte binnen de beoordelingsprocedure, is verschuiving van de schriftelijke inputperiode naar een eerder of later moment in sommige gevallen voor NWO praktisch onmogelijk.
  - (ii)
hij/zij kan van het leveren van schriftelijke input afzien en de aanvraag zonder schriftelijke input laten beoordelen;
  - (iii)
hij/zij kan de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde
5
Indien de aanvraag is ingediend in de laatste ronde in het subsidieprogramma, en er derhalve geen daaropvolgende ronde is, dan is gebruikmaking van optie (iii) onmogelijk.
, met behoud van indienkans.
- 3.2
Indien een aanvrager kiest voor optie (i) kan de oorspronkelijke termijn voor de schriftelijke input worden verlengd met maximaal drie extra werkdagen, indien de aard van de overmacht hiertoe aanleiding geeft.
- 3.3
Als een aanvrager heeft gekozen voor optie (i), maar onverhoopt toch niet in staat blijkt te zijn schriftelijke input in te dienen, dan is het mogelijk om de keuze te converteren naar optie (ii) of (iii).
Als de keuze wordt geconverteerd naar optie (iii), dan komen eventueel toegezonden referentenrapporten en/of preadviezen te vervallen en kunnen deze niet worden meegenomen naar de daaropvolgende subsidieronde.
- 3.4
Het is niet mogelijk om te kiezen voor optie (iii), indien de aanvrager:
  - (i)
aanvankelijk heeft gekozen voor optie (i) en de aanvrager de schriftelijke input inmiddels heeft ingediend;
  - (ii)
aanvankelijk heeft gekozen voor optie (i) of (ii) en de aanvraag is afgewezen.

Mondelinge input door aanvrager
- 3.5
In het geval dat een aanvrager door overmacht niet in staat is om de gevraagde mondelinge input te leveren, dan heeft deze aanvrager de keuze uit de volgende alternatieven:
  - (i)
het moment dat door de aanvrager mondeling input dient te worden geleverd wordt door NWO verschoven naar een dusdanig moment dat hij/zij wel in staat is om mondelinge input te leveren, mits het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure;
6
Interviews vinden meestal slechts op één of enkele op elkaar volgende dagen plaats, waardoor verschuiving van het interview naar een eerder of later moment, zonder dat dit zou leiden tot een significante vertraging van de subsidieronde, niet altijd mogelijk is. In het geval de mondelinge input als onderdeel van een sandpit wordt gegeven is deze optie gelet op de interactieve aard van een sandpit vrijwel altijd onmogelijk.
  - (ii)
mondelinge input op het oorspronkelijk gevraagde moment leveren middels digitale videoconferentie;
  - (iii)
de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde
7
Indien de aanvraag is ingediend in de laatste ronde in het subsidieprogramma, en er derhalve geen daaropvolgende ronde is, dan is gebruikmaking van optie (iii) onmogelijk.
, met behoud van indienkans.
- 3.6
Indien een aanvrager overeenkomstig optie (i) of (ii) mondelinge input heeft geleverd, dan is het niet meer mogelijk om gebruik te maken van optie (iii).

Intrekken aanvraag met behoud van indienkans
- 3.7
Als een aanvrager ervoor kiest om de aanvraag in te trekken en een nieuwe aanvraag in te dienen in de daaropvolgende subsidieronde, dan kan de aanvrager dit doen met behoud van een indienkans.
- 3.8
In het geval dat in de aanvraagprocedure is gewerkt met een vooraanmelding en op de vooraanmelding van de aanvrager door NWO positief is beslist, dan wel niet bindend is geadviseerd, kan de aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de vooraanmeldingsfase overslaan, en gelijk overgaan tot het indienen van een uitgewerkte aanvraag. Deze uitgewerkte aanvraag moet dan (zoals reeds gebruikelijk bij vooraanmeldingen) hetzelfde onderwerp betreffen als de oorspronkelijke vooraanmelding.
- 3.9
In het geval in de aanvraagprocedure is gewerkt met een voorselectie en de aanvraag door NWO tijdens deze voorselectie is geselecteerd voor verdere behandeling, kan de aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de voorselectie overslaan. Het is in dat geval niet mogelijk de aanvraag inhoudelijk aan te passen.
4.

Input na subsidieverlening

Schriftelijke input door projectleider
- 4.1
In het geval dat een projectleider door overmacht niet in staat is om de door NWO gevraagde schriftelijke input vóór de gestelde deadline of binnen de gestelde termijn in te dienen, dan geeft NWO de projectleider eenmalig een redelijke termijn om dit alsnog te doen. Deze extra termijn vangt niet aan vóórdat de overmachtssituatie is geëindigd en duurt – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – 1 tot 4 weken. NWO informeert de projectleider uiterlijk bij aanvang van de extra termijn de exacte duur van de gegeven termijn.
- 4.2
Indien NWO de schriftelijke input na afloop van de in het eerste lid genoemde extra termijn niet heeft ontvangen, dan kan dit ertoe leiden dat NWO:
  - a)
overeenkomstig artikel 3.5.2, zevende lid, van de NWO Subsidieregeling 2017, de uitbetaling van het openstaande subsidiebedrag opschort;
  - b)
overeenkomstig artikel 3.5.2, eerste lid sub b, van de NWO Subsidieregeling 2017, de subsidie lager of op nihil vaststelt;
  - c)
overeenkomstig artikel 3.5.2, achtste lid, van de NWO Subsidieregeling 2017, de subsidievaststelling intrekt of ten nadele wijzigt.

Mondelinge input door projectleider
- 4.3
In het geval dat een projectleider door overmacht niet in staat is om de door NWO gevraagde mondelinge input op het daarvoor bepaalde moment te geven, dan heeft de projectleider de keuze uit een van de volgende alternatieven:
  - (i)
NWO bepaalt in overleg met de projectleider een nieuw moment waarop de projectleider de mondelinge input alsnog kan geven, mits de omstandigheden van het geval dit toelaten;
  - (ii)
NWO biedt de projectleider de gelegenheid om de input binnen een redelijke termijn op schriftelijke wijze in te dienen, mits de aard van de input zich hier niet tegen verzet.
- 4.4
Indien de projectleider overeenkomstig optie (i) of (ii) input heeft geleverd, dan is het niet meer mogelijk om deze keuze te converteren naar de andere optie.
5.

Verzoek tot gebruikmaking van deze regeling
- 5.1
Om gebruik te kunnen maken van deze regeling dient een aanvrager/projectleider een met redenen omkleed schriftelijk verzoek in bij de NWO-contactpersoon
8
Wie uw NWO-contactpersoon is, is te vinden in de Call for proposals (gedurende aanvraagfase), het subsidieverleningsbesluit of de meest recente correspondentie die u van NWO hebt ontvangen (gedurende de projectfase).
. Bij dit verzoek verstrekt de aanvrager/projectleider alle benodigde informatie op grond waarvan NWO een beslissing kan nemen, met inbegrip van informatie waaruit blijkt dat sprake is van een overmachtssituatie zoals beschreven in artikel 1.7 van deze regeling.
- 5.2
Bij twijfel over of een verzoek binnen de reikwijdte van deze regeling valt kan een aanvrager/projectleider worden verzocht aan te tonen of nader te onderbouwen dat:
  - a.
hij/zij daadwerkelijk verhinderd is, en dat deze verhindering buiten zijn/haar invloedsfeer ligt;
  - b.
(in geval van een onderzoeksgroep:) het onmogelijk is om zich te laten vervangen door een ander lid van de onderzoeksgroep;
  - c.
(indien een mede-aanvrager is verhinderd:) de bijdrage van de medeaanvrager significant is, en de medeaanvrager hierin onvervangbaar is.
- 5.3
NWO is zich er van bewust dat het vanwege de aard van een overmachtssituatie voor de aanvrager/projectleider meestal niet mogelijk is om het in het eerste lid genoemde verzoek voorafgaand aan de overmachtssituatie in te dienen. In hoeverre NWO een oplossing kan bieden is echter in grote mate afhankelijk van hoe tijdig NWO over de overmachtssituatie wordt geïnformeerd. Het is daarom van belang dat de aanvrager/projectleider zo snel als mogelijk contact opneemt met NWO, doch in ieder geval binnen één week nadat de overmachtssituatie is geëindigd.
- 5.4
De informatie die de aanvrager/projectleider in het kader van deze regeling aan NWO verstrekt wordt door NWO vertrouwelijk behandeld.