STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.
Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 7 juni 2021, nr. Min-BuZa.2021.8678-13, tot vaststelling van een regeling inzake de organisatie en het beheer van het archief van de Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië (Regeling archief Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië)
De Minister van Buitenlandse Zaken,
Gelet op artikel 12 van het Instellingsbesluit Commissie van Onderzoek NLA-programma in Syrië;
Besluit:
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a)
de Minister:
de Minister van Buitenlandse Zaken;
b)
commissie:
de door Onze Minister ingestelde commissie belast met het onderzoek inzake het Non Lethal Assistance (NLA) programma dat de Nederlandse regering van 2015 tot 2018 in Syrië heeft uitgevoerd (Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië
1
Staatscourant 2021, 15469.
);
c)
archief:
het archief dat door de commissie is overgedragen aan de Minister;
d)
betrokkene:
degene waarmee de commissie in het kader van haar onderzoek naar het NLA-programma in Syrië heeft gesproken waarvan het gespreksverslag in het archief van de commissie is opgenomen;
e)
gespreksverslag:
alle gegevens in het archief die betrekking hebben op hetgeen een betrokkene aan de commissie heeft verklaard als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van het Informatieprotocol Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië;
f)
gemachtigde:
degene die namens een betrokkene schriftelijk is gemachtigd om namens hem/haar bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken een verzoek te doen tot inzage in het gespreksverslag;
g)
feitelijk beheerder van het archief:
de Directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken;
h)
informatieprotocol:
het protocol als bedoeld in artikel 7 van het Instellingsbesluit Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië;
i)
beoordelaar:
de contactpersoon van de Directie Ondersteuning Bestuur (DOB) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken als bedoeld in artikel 1 van het Informatieprotocol Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië.
Artikel
2.

Doel van de regeling
Deze regeling heeft tot doel het stellen van interne regels voor het onderzoek naar informatie in het archief van de commissie.
Artikel
3.

Plaatsbepaling en reikwijdte
1.
Deze regeling geldt voor het archief van de commissie in beheer bij de Directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
2.
De regeling is van toepassing:
- a.
indien in verband met de informatieplicht richting het parlement op grond van artikel 68 Grondwet het noodzakelijk is het archief te raadplegen;
- b.
indien op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) een verzoek om informatie wordt gedaan over de werkwijze en het onderzoek van de commissie;
- c.
indien een betrokkene of zijn/haar gemachtigde inzage vraagt in het ondertekende verslag van het gesprek dat met betrokkene is gevoerd in het kader van de uitvoering van het onderzoek naar het NLA-programma in Syrië.
Artikel
4
De Archiefwet 1995, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG zijn onverkort op deze regeling van toepassing.
Artikel
5.

Gespreksverslagen
1.
De verslagen van de gesprekken als bedoeld in artikel 3, tweede lid, sub c maken onderdeel uit van het archief van de commissie.
2.
Indien betrokkene op grond van de AVG een verzoek doet tot vernietiging van het gespreksverslag, wordt afgewogen of vernietiging de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang niet onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen. Bij deze afweging wordt het hoofd Informatiemanagement als archiefbeheerder van het Ministerie van Buitenlandse Zaken betrokken.
3.
Conform artikel 34 van de Uitvoeringswet AVG staat bezwaar en (hoger) beroep open tegen het besluit als bedoeld in het tweede lid.
4.
In die gevallen waarin wordt besloten een gespreksverslag te vernietigen zal deze vernietiging worden uitgevoerd volgens de bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken geldende procedure.
5.
Van deze vernietiging wordt een proces verbaal opgesteld dat in het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt bewaard.
6.
Deze verslagen zijn na overbrenging naar het Nationaal Archief gedurende 75 jaar na geboorte van betrokkene niet openbaar met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene. Deze beperking komt ook te vervallen na overlijden van betrokkene indien dat eerder plaatsvindt.
Artikel
6.

Inzage in het archief
1.
Inzage in het archief van de commissie is uitsluitend voorbehouden aan de ambtenaar belast met de informatieplicht richting het parlement of de afdoening van een verzoek om informatie op basis van de Wob of aan een betrokkene c.q. zijn/haar gemachtigde.
2.
Een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan een schriftelijk verzoek tot inzage of een afschrift van het eigen gespreksverslag indienen bij de beoordelaar.
3.
Uitsluitend aan een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan de beoordelaar na een verzoek daartoe een afschrift van het gespreksverslag verstrekken.
4.
De beoordelaar toetst de aanvraag tot inzage op juistheid en volledigheid.
5.
De Minister besluit op een verzoek tot inzage zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek als bedoeld in het tweede lid.
6.
De beoordelaar zendt een (digitaal) afschrift van het gespreksverslag aan de betrokkene of zijn/haar gemachtigde.
7.
Indien de beoordelaar een verzoek ingevolge het eerste lid geheel of gedeeltelijk inwilligt, dan zendt hij een afschrift van deze beslissing aan de feitelijk beheerder van het archief met het verzoek hieraan uitvoering te geven.
Artikel
7.

Beheer van het archief
1.
Het archief is tot de overbrenging naar het Nationaal Archief ingevolge de Archiefwet 1995 in beheer bij de Directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
2.
De Minister stelt met in achtneming van artikel 5, zesde lid, bij de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief regels aan de openbaarheid.
Artikel
8.

Inwerkingtreding en publicatie
Deze regeling wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel
9.

Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling archief Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië.
De Minister van Buitenlandse Zaken
S.A.M.
Kaag