STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek
Datum: 18 december 2020
Aard circulaire: bekendmaking van beleid
Geldig van/tot: 1 januari 2021 tot en met 1 januari 2022
Mede namens de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de minister voor Rechtsbescherming en de minister van Buitenlandse Zaken, doe ik u hierbij de verlengde circulaire toekomen inzake de legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen. De circulaire geeft tevens richtlijnen voor het gebruik van DNA-onderzoek.
Wijzigingen:
- 1.
Met de onderhavige circulaire wordt de voorgaande met een jaar verlengd. In deze circulaire treft u een verwijzing naar de website met informatie over de actuele legalisatieketen per land. Tevens geeft de circulaire suggesties voor de beoordeling van buitenlandse brondocumenten.
- 2.
Het hoofdstuk F met betrekking tot DNA onderzoek is geactualiseerd.
Verouderde contactgegevens zijn aangepast.
A.

Circulaire Europees Nederland en de openbare lichamen BES
De eilandgebieden Bonaire, Sint Eustatius en Saba zijn in het kader van de staatkundige hervormingen op 10 oktober 2010 openbare lichamen geworden van Nederland. De circulaire is geldig in zowel het Europese als het Caribische deel van Nederland en levert een uniforme toepassing op van het legalisatie- en verificatiebeleid in geheel Nederland.
B.

Legalisatie
1.

Definitie legalisatie
In de internationale rechtspraktijk wordt onder legalisatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven over de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in het voorkomende geval, de identiteit van het zegel of het stempel dat op het document is geplaatst.
Een legalisatie kan derhalve alleen duidelijkheid verschaffen over de formele echtheid van een stuk.
De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en), zegel(s) en stempel(s), met daartoe gedeponeerde specimina, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en afgegeven dan wel heeft gelegaliseerd. Dit betekent dat legalisatie geen garantie kan bieden ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.
2.

Hoofdregel toepassing legalisatie
Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen.
Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die in een zodanige functionele of hiërarchische relatie tot de afgevende instanties staan, dat zij voor de geldigheid van het document kunnen instaan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging.
3.

Uitzonderingen op de hoofdregel toepassing legalisatie
3.1.

Algemeen
- a)
Uiteraard hoeft niet te worden voldaan aan het legalisatievereiste als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag (zoals bijvoorbeeld het Apostilleverdrag). De verschillende legalisatieverdragen kunt u vinden op www.wetten.nl.of verdragenbank.overheid.nl
- b)
De minister van Buitenlandse Zaken kan de legalisatieketen verkorten voor documenten uit landen waar door omstandigheden (bijv. het ontbreken van een centrale registratie of het ontbreken van identiteitscontroles bij de registratie van rechtsfeiten of bij de afgifte van documenten) minder waarde kan worden gehecht aan de afgegeven documenten. Om schijnzekerheid te voorkomen zal de legalisatie van documenten uit de aangewezen landen eindigen bij de laatste instantie in de lokale keten; meestal het lokale ministerie van Buitenlandse Zaken.
Bekendmaking van de legalisatieketen per land, inclusief te toepassing van een van de bovengenoemde uitzonderingen, zal plaatsvinden via de website: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/legalisatie-van-documenten/legalisatie-buitenlandse-documenten-per-land.
3.2.

Stukken afkomstig uit Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname
Op 27 december 1949, 1 oktober 1962 en 25 november 1975 werden resp. Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname onafhankelijk. Vóór die data opgemaakte en afgegeven afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand zijn vrijgesteld van het legalisatievereiste. Deze brondocumenten kunnen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan in Nederland opgemaakte akten.
Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.
Alle na de onafhankelijkheid in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname afgegeven afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand, zijn in principe aan legalisatie onderworpen. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels die ná de onafhankelijkheid zijn opgemaakt maar die zijn afgegeven op basis van akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt.
3.3.

Stukken die inhoudelijk overeenstemmen met reeds eerder overgelegde en aanvaarde gelegaliseerde stukken
Stukken die worden overgelegd door personen die in het Europese of Caribische deel van Nederland woonachtig zijn betreffende rechtsfeiten of rechtshandelingen ten aanzien waarvan de betrokkene reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd, behoeven niet te worden gelegaliseerd bij inhoudelijke overeenstemming van de stukken. Hierbij dient vastgesteld te worden dat het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk door de ambtenaar van de burgerlijke stand c.q. de ambtenaar van de Basisregistratie personen (hierna: BRP) destijds is aanvaard. In de openbare lichamen geschiedt deze handeling door de ambtenaar van Persoonsinformatievoorziening Nederlandse Antillen en Aruba (PIVA).
De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde stuk met de kopie die door de ambtenaar van het gelegaliseerde stuk is gemaakt. Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelegaliseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving inmiddels is vernietigd, dient de betrokkene aannemelijk te maken dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met die van het niet-gelegaliseerde stuk, bijvoorbeeld door het overleggen van het originele stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is, dient legalisatie alsnog plaats te vinden. Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.
Indien de gegevens van een later overgelegd stuk niet overeenstemmen met de gegevens die op grond van een eerder overgelegd stuk zijn opgenomen, dient uiteraard legalisatie plaats te vinden.
3.4.

Stukken die worden overgelegd door vreemdelingen behorende tot een van de hierna onder a, b, c, d of e genoemde categorieën of door personen op wie de onder f vermelde Bekendmaking van de minister van Buitenlandse Zaken van toepassing is
Voor deze personen kunnen de feitelijke omstandigheden zodanig zijn, dat het onverantwoord dan wel niet zinvol is om de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat over de vraag of de betrokkene behoort tot een van de onder a tot en met e genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de IND.
Voor het Europese deel van Nederland
- a)
Verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd.
De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd op grond van artikel 33 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument IV). Hierbij zij aangetekend dat in het geval van naturalisatie van de betrokkene tot Nederlander er niet van uitgegaan mag worden dat de betrokkene door het enkele feit van de naturalisatie nadien niets meer te vrezen heeft van de autoriteiten van het land waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Per geval zal moeten worden bezien of er nog gronden voor bezwaar tegen legalisatie van stukken aanwezig zijn.
- b)
Verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd.
De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd op grond van artikel 28 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument III).
- c)
In procedure.
De betrokkene heeft een verzoek ingediend tot verlening van een verblijfsvergunning om redenen van asiel, hetgeen blijkt uit het identiteitsbewijs asielzoeker (document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing inzake zijn verzoek in het Europese deel van Nederland mag afwachten. Of er nog een vreemdelingrechtelijke procedure loopt, blijkt uit gegevens van de IND, dan wel uit de BRP. Indien deze situatie ophoudt te bestaan kan, afhankelijk van de beslissing op het verzoek, de eis van legalisatie wel worden gesteld.
Voor het Caribische deel van Nederland
- d)
Verblijfsvergunning bescherming voor bepaalde tijd.
De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd onder een beperking verband houdend met internationale bescherming op grond van artikel 12a van de Wet toelating en uitzetting BES, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (sédula).
- e)
In procedure.
De betrokkene heeft een aanvraag ingediend tot verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd onder een beperking verband houdend met internationale bescherming, hetgeen blijkt uit de vreemdelingenadministratie en op deze aanvraag is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing inzake zijn aanvraag in de openbare lichamen mag afwachten. Of er nog een vreemdelingrechtelijke procedure loopt, blijkt uit de vreemdelingenadministratie. Indien deze situatie ophoudt te bestaan kan, afhankelijk van de beslissing op de aanvraag, de eis van legalisatie wel worden gesteld.
Voor het Koninkrijk der Nederlanden
- f)
Bekendmaking van de minister van Buitenlandse Zaken ten aanzien van bijzondere omstandigheden en alternatieve legalisatieketens.
Het komt voor dat er gedurende een bepaalde tijd geen centraal gezag is gevestigd in een land of in een regio of dat het centraal gezag door Nederland niet wordt erkend. In die gevallen geldt dat documenten niet geacht kunnen worden bevoegd te zijn afgegeven en dat niet om legalisatie en verificatie van documenten kan worden verzocht. Ook komt het bijvoorbeeld voor dat het stellen van de voorwaarde van legalisatie geen zin heeft omdat de originele registers door oorlogssituaties of natuurrampen geheel verloren zijn gegaan, dan wel niet toegankelijk zijn, dat de legalisatieketen door omstandigheden niet functioneert, of dat meerwaarde van de legalisatie van de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland om andere redenen ontbreekt. De minister van Buitenlandse Zaken maakt in dergelijke gevallen op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken bekend waar aan het vereiste van legalisatie niet kan worden voldaan dan wel voor welk land of regio (tijdelijk) een alternatieve legalisatieketen is vastgesteld.
3.5.

Uitzonderingen op de vrijstellingen ingevolge 3.4
In een aantal omstandigheden kan er aanleiding zijn om af te zien van een vrijstelling van legalisatie op grond van het bepaalde in 3.4 en toch de legalisatie-eis te stellen. Het betreft de hieronder omschreven omstandigheden:
- a)
de betrokkene beschikt over een document (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in de onder 3.4., onder a, b, c, d of e genoemde situatie bevond;
- b)
het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst (bijvoorbeeld een huwelijksakte die in een ander land is opgemaakt);
- c)
met betrekking tot de betrokkene heeft een rechtsfeit of rechtshandeling plaatsgevonden waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de onder 3.4., onder a, b, c, d of e genoemde situaties bevond (bijvoorbeeld de voltrekking van een huwelijk in het land van herkomst); of
- d)
de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij zich nog bevindt in een van de onder 3.4., onder b, c, d of e genoemde situaties (bijvoorbeeld voor vakantie).
4.

Dienstverlening aan Nederlanders door tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken
De eis van legalisatie dient rechtstreeks aan de betrokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze moet zich persoonlijk, schriftelijk of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het land van herkomst, en indien vereist, tot de Nederlandse vertegenwoordiging wenden.
Dienstverlening aan vreemdelingen door het ministerie van Buitenlandse Zaken bij legalisatieverzoeken is in beginsel niet mogelijk.
Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de dienstverlening van het ministerie van Buitenlandse Zaken slechts onder door de Minister van Buitenlandse Zaken vastgestelde voorwaarden kan worden ingeroepen. Deze dienstverlening kan noodzakelijk zijn wanneer rechtstreekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst niet kunnen worden gelegd.
Ten aanzien van Nederlanders geldt tevens dat dienstverlening ter verkrijging van een legalisatie van de Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging op een buitenlands document, onder door de minister van Buitenlandse Zaken vastgestelde voorwaarden, altijd kan worden ingeroepen.
Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van deze richtlijnen, heeft het ministerie van Buitenlandse Zaken een landeninformatielijst opgesteld die een beschrijving bevat van de te volgen procedure. Deze is te vinden op de eerder genoemde website. Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst beschreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze circulaire genoemde centrale informatiepunt van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
Het is niet de bedoeling dat ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de BRP in het Europese deel zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van het document, of aan de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Het vorengaande is eveneens van toepassing op ambtenaren van de basisadministratie persoonsgegevens in het Caribische deel.
5.

Controle van de legalisaties
- a)
Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding gedaan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook deze legalisaties zelf nauwlettend te controleren. Bij twijfel kan het ministerie van Buitenlandse Zaken worden verzocht een onderzoek in te stellen.
- b)
Indien de melding van een voorgenomen huwelijk of registratie van een partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwelijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats te vinden door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar het huwelijk zal worden voltrokken of waar de registratie van het partnerschap plaatsvindt. Voor de openbare lichamen geldt dat de aangifte van een voorgenomen huwelijk moet worden gedaan in het openbaar lichaam waar het huwelijk zal worden voltrokken.
6.

Controle en beoordeling van buitenlandse brondocumenten
Bij de beoordeling van buitenlandse brondocumenten is het raadzaam de gestelde rechtsfeiten en de uiterlijke kenmerken van het document nauwkeurig te onderzoeken. Het Document Information System Civil Status (DISCS) kan een hulpmiddel vormen bij het onderzoek van een brondocument.
Indien er vermoedens zijn dat de inhoud van een brondocument niet klopt, dan kan verificatieonderzoek worden gedaan. Zie verder onder D.
Ingeval het gezinshereniging van biologische kinderen betreft, kan DNA-onderzoek gedaan worden om meer zekerheid te krijgen over de juistheid van het brondocument. Zie verder onder F.
C.

Vragenformulier
1.

Algemeen
Teneinde de medewerkers van uitvoeringsinstanties te ondersteunen bij de beoordeling van aan hen overgelegde en door een Nederlandse vertegenwoordiging gelegaliseerde brondocumenten, is een vragenformulier beschikbaar. In geval van twijfel wordt dit vragenformulier ingevuld door de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland. Op deze wijze wordt specifieke informatie verkregen over het gelegaliseerde document wanneer er omstandigheden van toepassing zijn die twijfel met zich meebrengen. Hiervan kan sprake zijn als:
- a)
het document geen rechtskracht heeft in het land van herkomst, maar louter wordt opgemaakt ten behoeve van gebruik in het buitenland;
- b)
de houder van het document eerder een document ter legalisatie heeft aangeboden en legalisatie destijds is geweigerd;
- c)
eerder een document met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit is overgelegd dat niet gelegaliseerd werd;
- d)
de post aanleiding heeft om te twijfelen aan het document of als er andere informatie bij de post bekend is die voor de beslissende instantie behulpzaam kan zijn bij de beoordeling van het document.
Het vragenformulier wordt niet aan de betrokkene meegegeven. De Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland slaat het vragenformulier digitaal op. De Nederlandse vertegenwoordiging brengt in alle gevallen een unieke codering aan in het legalisatiestempel, ook als geen twijfel bestaat en daarom geen vragenformulier is ingevuld. Zo wordt het risico op fraude geminimaliseerd. De codering wordt beheerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken en wordt periodiek gewijzigd.
De beslissende instantie in het Europese of Caribische deel van Nederland kan door de codering zien of er een vragenformulier is opgeslagen door de betreffende vertegenwoordiging en via e-mail contact opnemen om de betrokken gegevens op te vragen. Op basis hiervan wordt de instantie waarvoor het stuk bestemd is, beter in staat gesteld om te beoordelen of het gelegaliseerde stuk kan worden geaccepteerd.
Voor nadere informatie omtrent de procedure met betrekking tot het invullen van het vragenformulier bij de vertegenwoordigingen in het buitenland, wordt verwezen naar het Besluit van 3 april 2006, nr. DJZ/BR/0251-2006, van de minister van Buitenlandse Zaken, tot vaststelling van een gedragslijn voor de beoordeling van buitenlandse documenten door legalisatie en verificatie (Stcrt. 2006, 91) en het Besluit nr. DJZ/BR/0079-10, van de minister van Buitenlandse Zaken, tot wijziging van het voornoemde besluit. Dit besluit is te vinden op de website www.wetten.nl.
2.

Apostillelanden
Voor stukken afkomstig uit landen die onder het Apostilleverdrag vallen wordt geen gebruik gemaakt van het vragenformulier.
3.

Uitzondering op de hoofdregel toepassing van het vragenformulier
De ministeries van Veiligheid en Justitie, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Buitenlandse Zaken kunnen in onderling overleg besluiten bijzondere afspraken te maken voor gebruik van het vragenformulier, bijvoorbeeld als blijkt dat documenten van nader te specificeren landen structurele afwijkingen vertonen.
D.

Verificatie
1.

Definitie verificatie
In de internationale rechtspraktijk wordt onder verificatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens.
Verificatie kan zowel registeronderzoek als veldonderzoek zijn, of beide.
2.

Toepassing verificatie
Voor alle stukken geldt, ongeacht het land van herkomst, dat een verificatieonderzoek kan worden verzocht door een (uitvoerings)instantie indien er sprake is van twijfel aan de juistheid van de inhoud van een stuk.
Een verificatieonderzoek kan plaatsvinden in de volgende gevallen:
- a)
bij overlegging van een gelegaliseerd stuk dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud van het stuk;
- b)
bij overlegging van een stuk dat voorzien is van een apostille, waarbij twijfel bestaat aan de inhoud van het stuk; en
- c)
bij overlegging van een stuk dat vrijgesteld is van legalisatie en dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken informeert de uitvoeringsinstantie via DISCS over de mogelijkheden voor verificatieonderzoek per land. Indien verificatieonderzoek mogelijk is, kan een uitvoeringsinstantie de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende land verzoeken om de contactgegevens van een lokale onderzoeker. De uitvoeringsinstantie stuurt vervolgens het verzoek om verificatieonderzoek aan de onderzoeker. De uitvoeringsinstantie sluit hiertoe een contract met de onderzoeker. Het verzoek tot verificatie dient zo specifiek mogelijk geformuleerd te worden, waarbij duidelijk wordt aangegeven ten aanzien van welke gegevens twijfel bestaat, alsmede de reden waardoor de twijfel is ingegeven.
3.

Uitzondering
In het geval dat de betrokkene in omstandigheden verkeert waarin het redelijkerwijze niet verantwoord is om verificatie in het land van herkomst te laten plaatsvinden, kan van verificatie worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder B, punt 3.4. a tot en met e genoemde categorieën vreemdelingen, dan wel de onder B, punt 3.4., onder f vermelde Bekendmaking op hem van toepassing is en het vermelde onder punt 3.5. niet van toepassing is.
E.

Hoe te handelen als verificatie onvoldoende zekerheid verschaft?
1.

Hoofdregel
Het is mogelijk dat er ondanks verificatie van een stuk onvoldoende zekerheid bestaat over de inhoud ervan. In dat geval zijn de betrokken instanties niet gehouden de inhoud van een overgelegd stuk als juist te accepteren.
In dit kader zijn de hiervoor vermelde uitspraken van de Raad van State van 8 september 2004 van belang. Daarin werd vastgesteld dat zowel legalisatie als verificatie geen besluiten zijn waartegen ingevolge de Algemene wet bestuursrecht bezwaar c.q. beroep openstaat. Dat houdt in dat het indienen van een bezwaarschrift of het aantekenen van een beroep alleen mogelijk is tegen een beslissing die mede gebaseerd is op de beoordeling van overgelegde stukken en waarbij de gevraagde voorziening of dienst wordt geweigerd. De Algemene wet bestuursrecht is niet van toepassing in de openbare lichamen. In de openbare lichamen kan een beroep worden gedaan op de Wet administratieve rechtspraak Bonaire, Sint Eustatius en Saba (War-BES).
2.

Burgerlijke stand
Bij de burgerlijke stand kan dit spelen bij het opmaken van een akte van de burgerlijke stand, dan wel bij een verzoek tot toevoeging van een latere vermelding op grond van een buitenlands stuk.
Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de overgelegde stukken ongenoegzaam acht, dient hij te weigeren een akte op te maken c.q. een latere vermelding toe te voegen. In dat geval kan de betrokkene zich op grond van artikel 27 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek tot de rechter wenden. In de openbare lichamen kan betrokkene zich op grond van de War-BES wenden tot het Gerecht in Eerste Aanleg.
3.

Basisregistratie personen en basisadministraties persoonsgegevens BES
Voor de basisregistratie personen (BRP) en de basisadministraties persoonsgegevens BES zal van een dergelijke situatie sprake zijn bij een verzoek tot opname van gegevens in de BRP of tot wijziging van gegevens in de BRP of de basisadministraties persoonsgegevens BES op grond van een buitenlands stuk.
Tegen een besluit tot weigering om een gegeven over de burgerlijke staat of nationaliteit op te nemen, een besluit om een geschrift over de burgerlijke staat dat als akte is aangeboden niet als zodanig aan te merken of een besluit tot weigering om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen in de BRP op verzoek, zoals bedoeld in art. 2.60 Wet BRP, kan de betrokkene op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar maken en, indien nodig, vervolgens in beroep gaan. In de openbare lichamen is de War-BES van toepassing en kan op grond van deze wet een rechtsmiddel worden ingesteld indien een ambtenaar van de basisadministratie persoonsgegevens BES weigert een gegeven over de nationaliteit of burgerlijke staat op te nemen, weigert een geschrift over de burgerlijke staat dat als akte is aangeboden als zodanig aan te merken of weigert om gegevens te verbeteren, aan te vullen, of te verwijderen.
In alle gevallen van een besluit tot weigering of een voornemen daartoe, dient de betrokkene te worden gewezen op de bestaande bezwaar- c.q. beroepsmogelijkheden.
4.

Mogelijke valsheid c.q. vervalsing van stukken
In het geval dat ten aanzien van een overgelegd stuk het vermoeden bestaat, dan wel is komen vast te staan dat het een vals of vervalst stuk betreft, dient hiervan aangifte te worden gedaan bij de politie of bij de officier van justitie. Daartoe kunnen wellicht vooraf afspraken worden gemaakt met de korpsbeheerder in de eigen regio/van de openbare lichamen. In het Europese deel van Nederland kan de aanpak van deze vorm van documentenfraude ter bespreking worden ingebracht in het overleg van de lokale driehoek, waarin politie, justitie en gemeente zijn vertegenwoordigd.
F.

Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie of als twijfel bestaat aan de inhoud van de overgelegde stukken?
De situatie kan zich voordoen dat een persoon een beroep doet op het bestaan van een biologische afstammingsrelatie, maar niet in staat is om deze relatie door middel van documenten aan te tonen. Hieraan valt vooral te denken bij verzoeken tot gezinshereniging, bij het doen van afstand ten behoeve van adoptie en bij verzoeken tot vaststelling van de nationaliteit. Een dergelijke situatie, waarin er voor de betrokkene sprake is van bewijsnood, zal zich met name voordoen in het geval dat de registers van de burgerlijke stand in het land waar de documenten vandaan moeten komen niet bestaan dan wel onvolledig zijn, alsmede wanneer er in het land in kwestie geen stukken kunnen worden verkregen vanwege de op dat moment bestaande politieke en/of veiligheidssituatie. In zo'n geval zal de autoriteit bij wie het verzoek is gedaan, desgewenst na consultatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, constateren dat de betrokkene in bewijsnood verkeert. Die bewijsnood kan worden opgeheven door het van de zijde van de overheid aanbieden van een DNA-onderzoek. Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat DNA-onderzoek uitsluitend kan plaatsvinden indien genoegzaam gebleken is dat het niet mogelijk is om het bestaan van de gestelde biologische afstammingsrelatie door middel van documenten aan te tonen. Alleen in dat geval dient betrokkene gewezen te worden op de mogelijkheid om DNA-onderzoek te laten verrichten. De resultaten van dat onderzoek kunnen dan in plaats van documenten worden overgelegd en worden als bewijs aanvaard indien het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie met voldoende zekerheid is vastgesteld.
Als de legalisatieketen verkort is omdat er minder waarde wordt gehecht aan de afgegeven documenten, en er wel documenten zijn, en de beoordelende instantie twijfelt over de inhoud van het brondocument, dan kan afgewogen worden of DNA-onderzoek wordt aangeboden in gevallen waarin een persoon een beroep doet op een biologische afstammingsrelatie.
Voor de BRP/bevolkingsadministratie geldt dat DNA-onderzoek op zichzelf niet als brondocument kan dienen voor het opnemen van gegevens omtrent de juridische afstammingsrelatie van een persoon, die immers als enige afstammingsrelatie in de BRP/bevolkingsadministratie van belang is.
Bij het ontbreken van over te leggen documenten zal in deze situatie door de betrokkene hierover een verklaring onder ede of belofte moeten worden afgelegd. Daarbij kunnen in voorkomende gevallen, ter ondersteuning van de afgelegde verklaring, de resultaten van een DNA-onderzoek als bijlage worden gevoegd.
Er zij hier met nadruk op gewezen dat de medewerking aan DNA-onderzoek uitsluitend op vrijwillige basis kan geschieden. Hiervan dient te blijken uit een door de betrokkene ondertekende verklaring. Indien DNA-onderzoek de enige manier is om een afstammingsrelatie aan te tonen, zal de betreffende beslissende instantie betrokkenen berichten tot welk laboratorium zij zich kunnen wenden om dit onderzoek uit te laten voeren.
Behoudens een aanvraag voor een verblijfsvergunning waarin de identiteit van de vreemdeling en de familierechtelijke relatie met de referent moet worden aangetoond of aannemelijk moet worden gemaakt moet het DNA-onderzoek worden verricht in een laboratorium:
- a.
dat in Nederland door de Raad voor Accreditatie is geaccrediteerd aan de hand van de criteria genoemd in de NEN-EN ISO/IEC 17025 of de NEN-EN ISO/IEC 15189 en de aanbevelingen van de Paternity Testing Commission van de International Society of Forensic Genetics (FSI 2007); of
- b.
dat is gevestigd in het buitenland en door een met de Raad voor Accreditatie vergelijkbare instantie of door een bevoegde autoriteit is geaccrediteerd aan de hand van de criteria genoemd in de NEN-EN ISO/IEC 17025 of de NEN-EN ISO/IEC 15189 en de aanbevelingen van de Paternity Testing Commission van de International Society of Forensic Genetics (FSI 2007).
Het DNA-bewijs wordt geleverd door middel van een als zodanig herkenbaar en ondertekend rapport van het laboratorium. Ut het rapport van een laboratorium moet blijken dat het laboratorium geaccrediteerd is conform:
- 1.
de ISO/IEC-norm 17025 en/of 15189; én
- 2.
de aanbevelingen van de Paternity Testing Commission of the International Society of Forensic Genetics (ISFG);
- 3.
Het vaderschaps- dan wel verwantschapsonderzoek van dit laboratorium dient geaccrediteerd te zijn volgens de bovenstaande nummers 1 én 2; als één van beide ontbreekt, kan het DNA-bewijs niet worden geaccepteerd;
- 4.
Betreft het een rapport van een in Nederland gevestigde instelling/onderneming dan moet deze instelling/onderneming bovendien geaccrediteerd zijn door de Raad voor Accreditatie in Utrecht;
- 5.
Betreft het een rapport van een buiten Nederland gevestigde instelling/onderneming dan moet deze instelling/onderneming bovendien geaccrediteerd zijn door een Raad voor Accreditatie of vergelijkbare instantie in het betreffende land of een instantie die vergelijkbaar is met een Raad voor Accreditatie.
Deze Raad voor Accreditatie of vergelijkbare instantie moet in dat land de bevoegde instantie tot accreditatie zijn. Als deze organisatie is aangesloten bij de International Laboratory Accreditation Cooperation (ILAC) geldt deze in ieder geval als bevoegde autoriteit. Als dit niet het geval is moet degene die het vaderschap wil aantonen, bewijzen dat het laboratorium is geaccrediteerd door de bevoegde instantie in dat land. Hij kan dit doen door een verklaring te overleggen van de instantie die volgens betrokkene de bevoegde accrediterende organisatie in dat land is.
Of een in Nederland gevestigd laboratorium voldoet aan deze normen blijkt uit de ‘scope’: de verklaring voor welke activiteiten de accreditatie van toepassing is. Een laboratorium kan voor sommige activiteiten wél zijn geaccrediteerd en andere activiteiten niet. De actuele ‘scope’ van Nederlandse laboratoria is via een zoekmachine te vinden op de website van de Raad voor Accreditatie in Utrecht (www.rva.nl) door de naam van het laboratorium in te vullen. De Raad voor Accreditatie controleert de naleving van de ISO/IEC-normen en de aanbevelingen van de ISFG van de Nederlandse laboratoria.
Als het onderzoek is verricht conform de aanbevelingen van de ISFG, betekent dit dat het vader- of de verwantschap slechts is bewezen, als het onderzoek met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid (99,99%) de biologische relatie bevestigt.’
De kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van DNA-onderzoek dienen in principe door de betrokkene gedragen te worden. Indien de uitslag van het onderzoek het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie bevestigt, kunnen de kosten onder bepaalde voorwaarden vergoed worden door de Staat. Als de betrokkene niet akkoord gaat met de uitslag van een DNA-onderzoek, kan hij deze betwisten op grond van de voorzieningen van bezwaar en/of beroep die gelden voor de procedure in het kader waarvan de resultaten van het DNA-onderzoek worden ingebracht.
G.

Inlichtingen en onderzoek
Voor inlichtingen over de toepassing van onderdeel B. 3.4., a tot en met e en over de procedure met betrekking tot DNA-onderzoek bij verblijfsrechtelijke procedures in Europees Nederland kunt u zich wenden tot het Klantinformatiecentrum van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, Telefoon: 088-0430 430 of +31 88 0430 430 vanuit het buitenland. Of Twitter @IND_NL. Voor vragen over DNA-onderzoek bij verblijfsrechtelijke procedures in Caribisch Nederland kunt u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst Caribisch Nederland, Telefoon +599-7158330, e-mailadres IND@rijksdienstCN.com.
Voor inlichtingen over de legalisatie van stukken kunt u zich wenden tot Wereldwijd Werken/Directie Relatiemanagement, Consulair Dienstencentrum (3W/DRM/CDC), van het ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon: 1400 (Informatie Rijksoverheid) of +31 247247247 (vanuit het buitenland), e-mailadres: info.consulair@minbuza.nl of via het contactformulier voor visa en legalisatie op rijksoverheid.nl.
Voor informatie over de verificatie van stukken, alsmede voor verzoeken om verificatie van stukken, kunt u zich wenden tot de Consulaire Service Organisatie, afdeling Legalisations van het ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, emailadres:cso-legalisations@minbuza.nl
Voor inlichtingen dan wel onderzoek inzake de formele echtheid van een stuk kunt u zich wenden tot het Bureau Documenten van de IND, Postbus 7025, 8007 HA Zwolle, telefoon: +31 (0)88 04 36622 , fax: +31 38-8886140.
Ik moge u wijzen op het belang van een zorgvuldige toepassing van deze circulaire teneinde de juistheid van de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en in de BRP/bevolkingsadministratie te waarborgen.
De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid,
A.
Broekers-Knol

BIJLAGE

Vragenformulier buitenlandse openbare akten
Op verzoek van gebruikende overheidsinstanties in Nederland vult de post dit formulier in wanneer één of meerdere van de onderstaande omstandigheden van toepassing is/zijn op het gelegaliseerde document.
Soort akte | Nummer akte | Vertegenwoordiging en mailadres
Keuzemenu | | @minbuza.nl
Kenmerk | Datum | Code legalisatiestempel
Postafkorting-datum-keuze uit een letter alfabet dmv macro | |
Documentvragen (aankruisen indien van toepassing en voorzien van een toelichting)
1 | Het document heeft geen rechtskracht in het land van herkomst, maar is louter opgemaakt ten behoeve van gebruik in het buitenland. | Toelichting:
2 | De houder van het document heeft eerder een document ter legalisatie aangeboden en legalisatie is destijds geweigerd. | Toelichting:
3 | Er is eerder een document met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit overgelegd dat niet gelegaliseerd kon worden. | Toelichting:
4 | De post heeft aanleiding om te twijfelen aan het document of er is andere informatie bij de post bekend die voor de beslissende instantie behulpzaam kan zijn bij de beoordeling van het document. | Toelichting: