STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Call for proposals 2020/21, Onderzoek op Routes door Consortia (NWA-ORC), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Nationale Wetenschapsagenda
2020

Inhoud
1 | Inleiding | 1
| 1.1 | Achtergrond | 1
| 1.2 | Beschikbaar budget | 2
| 1.3 | Geldigheidsduur call for proposals | 2
2 | Doel | 3
| 2.1 | Kenmerken van NWA-ORC projecten | 3
| 2.2 | Kennisbenutting toegelicht | 4
3 | Richtlijnen voor aanvragers | 6
| 3.1 | Wie kan aanvragen | 6
| 3.2 | Wat kan aangevraagd worden | 8
| 3.3 | Wanneer kan aangevraagd worden | 9
| 3.4 | Het opstellen van de aanvraag | 9
| 3.5 | Subsidievoorwaarden | 11
| 3.6 | Het indienen van een aanvraag | 16
4 | Beoordelingsprocedure | 16
| 4.1 | Procedure en tijdpad | 16
| 4.2 | Criteria | 20
5 | Contact en overige informatie | 22
| 5.1 | Contact | 22
6 | Bijlagen | 23
| 6.1 | Publieke Kennisorganisaties | 23
| 6.2 | Budgetmodules | 23
| 6.3 | Na honorering | 30
1

Inleiding
1.1

Achtergrond
Wat wil Nederland weten? Vanuit die gedachte is de Nationale Wetenschapsagenda (NWA) door een innovatief proces met de inbreng van burgers en wetenschappers tot stand gekomen: elke Nederlander kreeg de kans om online vragen aan de wetenschap te stellen. De nationale kennisgemeenschap, verenigd in de Kenniscoalitie
1
De Kenniscoalitie bestaat uit de universiteiten (VSNU), hogescholen (VH), universitair medische centra (NFU), KNAW, NWO, VNO-NCW, MKB- Nederland en de instituten voor toegepast onderzoek (TNO/TO2).
, heeft de opgehaalde vragen tot 140 clustervragen gebundeld, waaruit 25 routes zijn geformuleerd
2
De 25 routes en bijbehorende clustervragen zijn te vinden via https://wetenschapsagenda.nl/overzicht-routes/,de 140 clustervragen zijn ook in een PDF bestand te vinden via https://wetenschapsagenda.nl/publicatie/nationale-wetenschapsagenda-nederlands/
.
De NWA omvat vragen waar afstemming en samenwerking meerwaarde heeft om wetenschappelijke en maatschappelijke doorbraken te realiseren. De NWA stimuleert daarom samenwerking tussen alle verschillende partners, zodat het geheel meer is dan de som der delen. Het doel van de NWA is het leveren van een positieve en structurele bijdrage aan de mondiale kennismaatschappij van morgen, waar nieuwe kennis gemakkelijk doorstroomt van onderzoeker naar gebruiker en waar nieuwe vragen vanuit de praktijk en de samenleving snel en vanzelfsprekend ingang vinden in nieuw onderzoek.
De kernelementen van de NWA zijn:
- − De inhoudelijke agenda die gevormd wordt door de 25 routes en 140 clustervragen;
- −
De kennisketenbrede aanpak, wat betekent dat de NWA-projecten zowel fundamenteel als toegepast en praktijkgericht onderzoek omvatten
3
De brede kennisketen in de NWA-ORC call 2020/21 omvat de publieke kennisinstellingen: hogescholen, universiteiten, NWO- en KNAW-instituten, Universitair medisch centra, TO2-instellingen, maar ook overige publieke kennisorganisaties zoals Rijkskennisinstellingen (zie hoofdstuk 6 voor een volledige lijst van publieke kennisorganisaties).
. In de NWA betekent dat dat kennisinstituten, universiteiten en toegepaste en praktijkgerichte instellingen samenwerken. De vuistregel hierbij is dat 80% van het door OCW beschikbaar gestelde budget voor het gehele NWA-programma bestemd is voor onderzoekers van kennisinstituten, zoals universiteiten, universitair medische centra, NWO- en KNAW-instituten, 20% is beschikbaar voor onderzoekers van toegepaste en praktijkgerichte onderzoeksinstellingen zoals bijvoorbeeld hogescholen, TO2-instellingen en Rijkskennisinstellingen (RKI’s);
- − Het bijeenbrengen van disciplines: het onderzoek is interdisciplinair;
- − De nauwe samenwerking tussen wetenschap en samenleving: tussen onderzoekers, maatschappelijke (publiek en private) organisaties en burgers en het actief teruggeven van resultaten aan de samenleving en dialoog/interactie met de samenleving.
De uitvoering van het programma voor de Nationale Wetenschapsagenda is door het Ministerie van OCW in 2018 belegd bij NWO. De NWA omvat vier programmalijnen
4
Meer informatie over de verschillende programmalijnen is te vinden via https://www.nwo.nl/onderzoek-en-resultaten/programmas/nationale+wetenschapsagenda
- 1.
Onderzoek op routes door consortia (ORC);
- 2.
Thematische programmering waarin wordt samengewerkt met ministeries;
- 3.
Vernieuwingen en netwerken;
- 4.
Wetenschapscommunicatie en outreach.
Deze call for proposals Onderzoek op Routes door Consortia (ORC) valt onder programmalijn 1. De call is specifiek bedoeld voor financiering van onderzoek door consortia gericht op één of meerdere van de 140 clustervragen binnen één of meerdere van de 25 routes.
In de NWA-ORC is het kennisketenbrede – het betrekken van verschillende partijen uit de gehele breedte van de kennisketen – en interdisciplinaire karakter, evenals de samenwerking met maatschappelijke organisaties – waaronder het bedrijfsleven – verankerd in elk consortium.
Aanvragen worden onder andere beoordeeld op het kennisketenbrede en interdisciplinaire karakter alsmede de ‘productieve interacties’ binnen het consortium (zie ook hoofdstuk 2). Tevens worden aanvragen beoordeeld op de kennisbenutting die samenhangt met productieve interacties. Kennisbenutting bevordert de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan vragen uit de maatschappij en maatschappelijke doorbraken. In de NWA-ORC hanteert NWO twee benaderingen voor kennisbenutting: de Impact Plan benadering enerzijds, en de Impact Outlook benadering anderzijds. Welke benadering op een aanvraag van toepassing is, hangt af van het karakter van de geadresseerde clustervraag/vragen. Dit wordt in paragraaf 2.2 toegelicht.
Om consortiumvorming tussen verschillende partijen te bevorderen en overlap in onderzoeksprogrammering te voorkomen organiseert NWO in deze ORC 2020/21 ronde matchmakingsbijeenkomsten. Deelname aan deze bijeenkomst is verplicht voor aanvragers in deze ronde. Een nadere toelichting is te vinden in paragraaf 4.1.2.
1.2

Beschikbaar budget
Voor de NWA-ORC subsidieronde 2020/21 is een budget van 132,3 miljoen euro
5
Als gevolg van de coronamaatregelen is de start van de NWA-ORC 2020/21 vertraagd. Daarom zullen er in de periode van 2020–2022 geen drie maar twee NWA-ORC rondes plaatsvinden, het budget van beide rondes is daarom hoger ten opzichte van het budget van de NWA-ORC 2019.
beschikbaar.
In deze ronde kunnen aanvragen worden ingediend in de volgende bandbreedtes:
- – 500.000 – ≤ 2.000.000 euro;
- – > 2.000.000 – ≤ 5.000.000 euro;
- – > 5.000.000 – ≤ 10.000.000 euro.
De bandbreedte waar een aanvraag binnen valt wordt bepaald door het bij NWO aangevraagde subsidiebedrag. Er is op voorhand geen budgetverdeling over de verschillende bandbreedtes vastgesteld. Het beschikbare budget per bandbreedte wordt bepaald naar rato van het cumulatieve aangevraagde budget van de in behandeling genomen volledige aanvragen per bandbreedte. Op deze manier kunnen in elk bandbreedte positief beoordeelde aanvragen gehonoreerd worden. NWO streeft naar een vergelijkbaar honoreringspercentage voor alle drie de bandbreedtes.
1.3

Geldigheidsduur call for proposals
De NWA-ORC 2020/21 subsidieronde kent drie fasen:
- − Het aanmelden van initiatieven en verplichte deelname aan matchmakingsbijeenkomsten;
- − Het indienen van beknopte aanvragen;
- − Het indienen van volledige aanvragen.
De deadlines voor de drie fasen zijn als volgt:
De deadline voor het online aanmelden van een initiatief is 1 oktober 2020, om 14:00:00 CEST. De deadline voor het indienen van vooraanmeldingen is 14 januari 2021, om 14:00:00 CE(S)T. De deadline voor het indienen van volledige aanvragen is 24 juni 2021, om 14:00:00 CEST.
De NWA-ORC 2020/21 call for proposals is geldig tot en met de datum waarop door de raad van bestuur van NWO het besluit over de volledige aanvragen wordt genomen (zie paragraaf 4.1 voor het volledige tijdpad van deze subsidieronde). Voor gehonoreerde projecten binnen deze call for proposals blijven de vermelde voorwaarden van toepassing tijdens de volledige looptijd van het project.
2

Doel
Het doel van de NWA-ORC 2020/21 call for proposals is het stimuleren van onderzoek en innovatie gericht op het portfolio van de 25 routes en de bijbehorende 140 clustervragen in de NWA. Dit onderzoek wordt opgezet en uitgevoerd door interdisciplinaire consortia, waarin niet alleen de gehele breedte van de kennisketen, maar ook relevante maatschappelijke partners, waaronder het bedrijfsleven, vertegenwoordigd zijn. De meerwaarde van het consortium blijkt uit het gezamenlijk aanpakken van het onderzoek, waarbij de individuele sterkte en expertise van de deelnemers elkaar aantoonbaar versterken. Welke kennispartners zijn betrokken en welke maatschappelijke partners relevant zijn, hangt af van de doelstellingen van het project.
2.1

Kenmerken van NWA-ORC projecten
De NWA-ORC 2020/21 call roept op tot het indienen van aanvragen die het brede en vernieuwende karakter van de NWA tot uitdrukking brengen. De aanvragen vallen binnen één of meer NWA-routes en adresseren één of meer van de 140 clustervragen. Het Portfolio voor Onderzoek en Innovatie
6
Het Portfolio voor Onderzoek en Innovatie, met alle routes, eventuele kennisagenda’s voor een route en gedefinieerde gamechangers is online in Interactieve vorm te vinden via https://wetenschapsagenda.nl/overzicht-routes/.De PDF van het Portfolio is te downloaden via https://wetenschapsagenda.nl/publicatie/portfolio/
, waarin de routes nader zijn uitgewerkt, is hierbij het uitgangspunt. Indien een route een kennisagenda heeft opgesteld waarin clustervragen nader worden uitgewerkt, maakt het indienende consortium in de aanvraag ook duidelijk hoe de aanvraag zich verhoudt tot de kennisagenda.
De projecten in de NWA-ORC richten zich op innovatief onderzoek met als doel wetenschappelijke en/of maatschappelijke doorbraken teweeg te brengen. De term ‘doorbraken’ houdt in dat er een verandering plaatsvindt in ofwel wetenschap of maatschappij. Deze verandering wordt breed verstaan, passend bij de breedte van de NWA als agenda, de clustervragen en de daaraan gekoppelde routes. Projecten verhouden zich tot de maatschappij, richten zich op onderzoek met maatschappelijke partijen en/of burgers en zijn daarmee niet alleen wetenschappelijk relevant, maar ook maatschappelijk relevant.
Een deel van de projecten werkt toe naar een concrete maatschappelijke doorbraak, verandering ofwel impact. NWO definieert maatschappelijke doorbraken of impact als culturele, economische, industriële, ecologische of sociale veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze vinden doorgaans plaats na het uitgevoerde onderzoek. Een ander deel van de projecten zal meer gericht zijn op het beantwoorden van een vraag die zich verhoudt tot de maatschappij, maar is niet zozeer gericht op het bereiken van een maatschappelijke verandering.
In alle projecten is sprake van innovatieve (grensverleggende) wetenschap met een breed uitstralend effect op de wetenschap: het voorgestelde onderzoek loopt nationaal en internationaal gezien voorop.
De NWA omvat vragen die niet door één partij beantwoord kunnen worden en waar afstemming en samenwerking meerwaarde hebben. Deze meerwaarde is gelegen in de elkaar versterkende diversiteit en complementariteit in kennis, (technische) vaardigheden en expertise van individuele consortiumpartners. De meerwaarde ligt tevens in het stimulerende effect van de samenwerking op de talentontwikkeling binnen de groep, waarbij toponderzoekers in het consortium nieuwe jonge talentvolle onderzoekers aantrekken die zich snel kunnen ontwikkelen en op hun beurt weer nieuw talent aantrekken.
In alle consortia nemen daarom organisaties uit de gehele kennisketen deel. De vuistregel hierbij is dat 80% van het door OCW beschikbaar gestelde budget voor het NWA-programma bestemd is voor onderzoekers van kennisinstituten. De overige 20% is beschikbaar voor onderzoekers van toegepaste en praktijkgerichte onderzoeksinstellingen (zie ook hoofdstuk 1). In het budget van een afzonderlijke NWA-ORC-aanvraag hoeft het kennisketenbrede karakter niet noodzakelijkerwijs exact vertaald te worden in de verhouding 80:20, maar wel zo goed mogelijk bij de bovengenoemde vuistregel aansluiten. Een verdeling tussen 75:25 en 85:15 is toegestaan in afzonderlijke aanvragen.
Daarnaast wordt gebruik gemaakt van alle relevante wetenschappelijke disciplines en relevante maatschappelijke organisaties om bij het vinden van de antwoorden de gewenste schaalgrootte of impactdiepte te bereiken. Waar nodig kunnen ook burgers betrokken worden bij het onderzoek door middel van Citizen Science
7
Citizen Science houdt in het betrekken van burgers bij onderzoeksprojecten. Burgers kunnen onderzoekers bijvoorbeeld helpen bij het verzamelen van gegevens (zoals bijvoorbeeld bij de jaarlijkse vogeltelling), door het beschikbaar stellen van computercapaciteit (bijvoorbeeld bij het simuleren van moleculaire interacties zoals eiwitconfiguraties en computational drug design) of bij het formuleren van een onderzoeksvragen en onderzoeksprojecten.
initiatieven (zie ook bijlage 6.2).
Binnen een consortium is sprake van productieve interactie: uitwisseling tussen onderzoekers onderling en met andere belanghebbenden waarin kennis wordt gegenereerd en gewaardeerd die zowel wetenschappelijk robuust is als maatschappelijk relevant. De productieve interactie krijgt vorm doordat alle partijen in het consortium actief betrokken zijn bij het formuleren van de onderzoeksvragen, het uitwerken van de aanpak om deze vragen te beantwoorden en het realiseren van de gewenste wetenschappelijke en/of maatschappelijke doorbraken. Dit onderschrijft ook het cyclische karakter van onderzoeks- en innovatieprocessen, waarbij enerzijds opgedane basiskennis doorstroomt naar de toepassing in beleid en praktijk en anderzijds probleemgeoriënteerde vragen uit de praktijk aanleiding geven voor verder onderzoek.
Samenwerking met maatschappelijke partijen vraagt dus niet alleen om het betrekken van maatschappelijke partijen – inclusief het bedrijfsleven – bij de onderzoeksvragen, maar ook om het creëren van de (sociale) praktijk om het project heen: de maatschappelijke partijen die de kennis verder kunnen brengen en incorporeren in bijvoorbeeld producten, beleid, richtlijnen, onderwijs, culturele instellingen, werkwijzen of het maatschappelijk debat. De maatschappelijke organisaties dragen ook middels (in-kind en/of in-cash) cofinanciering actief bij aan het project.
De aanvragen gaan uit van een beknopte en krachtig geformuleerde kernvraag die én het doel én de meerwaarde van het consortium én het beoogde onderzoek beschrijft. In de aanvraag wordt antwoord gegeven op vragen als: waar staat het consortium voor, wat wil het consortium bereiken, waarom is juist dit consortium nodig, wat is de betrokkenheid van diverse leden van het consortium in het formuleren van de onderzoeksvragen, wat is de aanpak om deze vragen te beantwoorden en zijn de passende disciplines betrokken bij het formuleren van de vragen, oplossingsrichtingen en, indien van toepassing, maatschappelijke doorbraken? Het consortium geeft tevens aan op welke manier, indien mogelijk, de samenleving in brede zin betrokken wordt bij de uitvoering en eventueel de opzet van het voorgestelde onderzoeksproject.
Kennisbenutting is een essentieel onderdeel van elk NWA-ORC project. Door productieve interacties met (maatschappelijke) belanghebbenden worden mogelijke bijdragen vanuit onderzoek aan vragen uit de maatschappij bevorderd. Het aspect kennisbenutting wordt hieronder verder toegelicht.
2.2

Kennisbenutting toegelicht
Kennisbenutting bevordert de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan vragen uit de maatschappij en maatschappelijke doorbraken en is daarom een belangrijk onderdeel van de NWO-strategie 2019–2022. Onder kennisbenutting wordt verstaan: de toepassing van kennis door productieve interacties met een belanghebbende doelgroep om maatschappelijke – waaronder economische – waarde te creëren. Kennisbenutting wordt gezien als een iteratief proces, zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek.
Om recht te doen aan de verschillende verwachtingen op het gebied van maatschappelijke impact in de breedte van de NWA-agenda, hanteert NWO in deze call for proposals twee benaderingen voor kennisbenutting: de ImpactPlan benadering, en de Impact Outlook benadering. NWO verwacht dat bij de meeste routes en clustervragen de Impact Plan benadering passend is.
Voor NWA-ORC projecten die in het adresseren van één of meerdere clustervragen gericht zijn op wetenschappelijke én maatschappelijke doorbraken, is de Impact Plan benadering van toepassing.
Voor NWA-ORC projecten die in het adresseren van één of meerdere clustervragen vanwege het karakter van de clustervraag/-vragen niet direct gericht zijn op maatschappelijke doorbraken is de Impact Outlook benadering van toepassing. Bij deze projecten, die vooral gericht zijn op het beantwoorden van de clustervraag, kan de kennisbenutting zich vooral richten op het delen van de kennis met de samenleving en samenwerkende organisaties, het identificeren van onvoorziene kansen voor maatschappelijke doorbraken én het verder brengen van vergezichten.
In alle NWA-ORC projecten is aantoonbare betrokkenheid nodig van de belangrijke belanghebbenden of stakeholders
8
Een stakeholder of belanghebbende is elke persoon of groep die het bereiken van doelen kan beïnvloeden of daardoor wordt beïnvloed.
, vanaf de vorming van het consortium tot en met de afronding van het project, om de potentie voor maatschappelijke doorbraken van het voorgestelde onderzoek te vergroten. Consortia stellen in de NWA-ORC altijd sámen met stakeholders een plan voor kennisbenutting op.
NWO vraagt aan consortia om in hun beknopte aanvraag aan te geven voor welke benadering zij kiezen en deze keuze goed te onderbouwen. De beoordelingscommissie beoordeelt of de gekozen benadering passend en goed onderbouwd is en neemt deze beoordeling mee in het niet-bindende advies over de beknopte aanvraag. Dit kan ertoe leiden dat een consortium wordt geadviseerd in de volledige aanvraag een andere benadering uit te werken dan die gekozen in de beknopte aanvraag. Indien een consortium het niet eens is met het advies van de beoordelingscommissie, dient deze keuze goed te worden onderbouwd in de volledige aanvraag. Er is geen a priori voorkeur voor projecten die de ene of de andere benadering volgen, zolang de benadering passend is bij de aanvraag.
NWO stelt twee verschillende formulieren beschikbaar voor de volledige aanvraag, de één toegespitst op de Impact Plan benadering, de ander op de Impact Outlook benadering. Beide benaderingen worden hieronder toegelicht.
2.2.1

Impact Plan benadering
Voor NWA-ORC projecten die gericht zijn op wetenschappelijke én maatschappelijke doorbraken is de Impact Plan benadering van toepassing. Hierin worden maatschappelijke doorbraken verstaan als maatschappelijke impact
9
Met maatschappelijke doorbraken of impact bedoelt NWO culturele, economische, industriële, ecologische of sociale veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze vinden doorgaans plaats na het uitgevoerde onderzoek.
, waarbij een aantal overwegingen aan de orde zijn. Zo is wetenschappelijke kwaliteit een voorwaarde voor maatschappelijke impact en is maatschappelijke impact nooit alléén een resultaat van kennis en inzichten uit onderzoek. Bovendien wordt maatschappelijke impact vaak pas gerealiseerd jaren nádat een onderzoeksproject is afgesloten.
Het betreft een in de onderzoeksopzet geïntegreerde benadering voor kennisbenutting die dient als hulpmiddel om het potentieel voor impact van het voorgestelde onderzoek te vergroten. In het formulier voor de beknopte aanvraag worden een aantal algemene vragen gesteld die als eerste aanzet kunnen dienen richting het Impact Plan.
De volledige aanvraag omschrijft hoe de aanpak voor het vergroten van de kans op impact geïntegreerd is in de onderzoeksopzet en hoe deze wordt uitgevoerd door consortium partners samen met stakeholders, bijvoorbeeld uit beleid, praktijk en bedrijfsleven. Het maken van een Impact Plan is een verplicht onderdeel van de volledige aanvraag. In het formulier voor volledige aanvragen is de Impact Plan benadering integraal opgenomen.
2.2.2

Impact Outlook benadering
De NWA omvat clustervragen die gericht zijn op het verkrijgen van meer kennis en niet zozeer het bereiken van maatschappelijke doorbraken en die daarmee onvoldoende passend zijn voor een Impact Plan benadering. Dat neemt niet weg dat zich tijdens de looptijd van een dergelijk project (onvoorziene) kansen voor maatschappelijke doorbraken ofwel impact kunnen voordoen. De aard van de clustervraag is echter niet geschikt voor het uitzicht op een maatschappelijke doorbraak en daarmee niet geschikt voor een Impact Plan benadering. In die gevallen is in de NWA-ORC de Impact Outlook benadering van toepassing.
In de Impact Outlook benadering in de ORC ligt de nadruk op het beantwoorden van een clustervraag die voortkomt uit de samenleving, op het gedurende de looptijd van het project vergroten van kansen op maatschappelijke impact, en de manier waarop onderzoekers dit willen aanpakken. De uitvoering van het project vindt plaats in productieve interactie met allerlei partijen in een consortium. Consortia die voor deze benadering kiezen hebben grove ideeën over mogelijke gebieden waar het onderzoek toegepast zou kunnen worden of vergezichten van mogelijke maatschappelijke impact, maar er is nog veel ontwikkeling nodig om tot maatschappelijke impact te komen.
In de aanvraag dient te worden beschreven hoe de onderzoekers stappen richting maatschappelijke impact willen zetten. Ook dient te worden aangegeven hoe oog gehouden wordt voor kansen die vooraf niet voorzien waren, hoe hiermee omgegaan wordt en welke processen en factoren daarbij een rol kunnen spelen.
In het formulier voor de beknopte aanvraag worden een aantal algemene vragen gesteld over het project. In het formulier voor volledige aanvragen wordt de Impact Outlook benadering uitgewerkt aan de hand van aanvullende vragen (zie hoofdstuk 6 voor een uitgebreide beschrijving).
2.2.3

Informatiesessies
Meer informatie over kennisbenutting en de twee benaderingen, naast de beschrijvingen hierboven en op de financieringspagina, zal worden gegeven tijdens de matchmakingsbijeenkomsten (aanwezigheid verplicht) van de verschillende routes in oktober/november 2020 (zie ook paragraaf 4.1.2). Daarnaast organiseert NWO in april/mei 2021 in Utrecht een workshop waarin het toepassen van de Impact Plan benadering en de Impact Outlook benadering verder wordt toegelicht aan de consortia die een positief advies tot uitwerken hebben ontvangen op hun beknopte aanvraag (zie ook paragraaf 3.4.3). Deze workshop is niet verplicht, maar het wordt sterk aangeraden om hierbij aanwezig te zijn. Meer informatie over deze workshop komt te zijner tijd beschikbaar op de programmawebsite.
3

Richtlijnen voor aanvragers
3.1

Wie kan aanvragen
Aanvragen worden ingediend door een consortium waarin de verschillende vormen van onderzoek in de kennisketen (fundamenteel, toegepast en praktijkgericht) moeten zijn vertegenwoordigd. Het aangevraagde budget hoeft niet exact een weerspiegeling te zijn van de verhouding 80:20 tussen fundamenteel onderzoek enerzijds en toegepast en praktijkgericht anderzijds, maar moet deze verhouding wel zoveel mogelijk benaderen (zie ook hoofdstuk 1 voor de toegestane afwijkingen).
Er zijn vier categorieën van deelnemers binnen een consortium:
- 1.
Penvoerder
10
Zie paragraaf 1.1 en 1.2 van de NWO subsidieregeling 2017. Penvoerders staan in de subsidieregeling aangeduid als hoofdaanvragers. Aanvragers staan in de subsidieregeling aangeduid als medeaanvragers.
- 2.
Aanvrager(s)
- 3.
Cofinancier(s)
- 4.
Samenwerkingspartners (optioneel)
In de aanvraag wordt voor elke deelnemer beschreven:
- − de rol van de deelnemer in het consortium;
- − de bijdrage van de deelnemer aan het voorgestelde project.
3.1.1

Penvoerder
De penvoerder dient namens het consortium de aanvraag in en is het aanspreekpunt voor NWO. De penvoerder ontvangt de subsidie en is namens het consortium verantwoordelijk voor zowel de wetenschappelijke samenhang, de resultaten, als de financiële verantwoording. Onderzoekers
11
In deze call for proposals worden met ‘onderzoekers’ zowel vrouwen als mannen aangeduid.
van de volgende kennisinstellingen kunnen als penvoerder optreden:
- – Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;
- – Universitaire medische centra;
- – KNAW- en NWO-instituten;
- – Hogescholen, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW);
- –
TO2-instellingen
12
De leden van de TO2-federatie zijn Deltares, Marin, NLR, TNO en WUR/DLO. Zie ook http://www.to2-federatie. nl
;
- – het Nederlands Kanker Instituut;
- – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;
- – Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble;
- – NCB Naturalis;
- – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);
- – Prinses Máxima Centrum.
De penvoerder dient:
- – gepromoveerd of lector/senior onderzoeker te zijn;
- – én een dienstverband (aanstellingsduur) te hebben voor ten minste de looptijd van het onderzoek waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Personeel met een 0-uren aanstelling is uitgesloten van indiening.
Een lector of senior onderzoeker in dienst van een hogeschool of TO2-instelling dient aantoonbaar drie of meer jaar onderzoekservaring te hebben om als penvoerder te kunnen optreden.
Een uitzondering op de vereiste aanstellingsduur kan gemaakt worden voor:
- – lectoren vanuit het HBO en senior onderzoekers in dienst van een hogeschool of TO2-instelling met een tijdelijke aanstelling die niet de gehele looptijd van het project beslaat.
- – onderzoekers met een ‘tenure track’-aanstelling, die niet de gehele looptijd van het project beslaat.
Wanneer de penvoerders gebruik maken van een van bovengenoemde uitzonderingen, moeten zij met een brief aantonen dat adequate begeleiding voor de volledige duur van het onderzoek gegarandeerd is voor alle uitvoerders voor wie zij subsidie aanvragen.
De penvoerder mag in de NWA-ORC ronde 2020/21 slechts één aanvraag indienen in de hoedanigheid van penvoerder. Een penvoerder mag daarnaast maximaal één keer als aanvrager deelnemen aan een ander consortium.
Een penvoerder die in de NWA-ORC ronde 2018 of 2019 subsidie heeft ontvangen is in de NWA-ORC 2020/21 ronde uitgesloten om als penvoerder een aanvraag in te dienen. Deze persoon mag wel in een andere rol deelnemen aan een consortium (zie paragraaf 3.1 voor categorieën van deelnemers).
3.1.2

Aanvrager(s)
Een aanvrager is deelnemer in het consortium en ontvangt subsidie via de penvoerder. Een aanvrager mag in de NWA-ORC ronde 2020/21 in maximaal twee consortia als aanvrager deelnemen. Een consortium mag meer dan één aanvrager hebben.
Aanvragers kunnen verbonden zijn aan de instellingen vermeld in paragraaf 3.1.1 en aan de publieke kennisorganisaties vermeld in bijlage 6.1, maar ook aan andere organisaties.
Voor organisaties waaraan een aanvrager is verbonden maar die niet vermeld zijn in paragraaf 3.1.1 of bijlage 6.1 geldt dat de organisatie moet voldoen aan de onderstaande genoemde cumulatieve criteria:
- – is gevestigd in Nederland en
- – heeft een publieke taak en
- – is onafhankelijk in de uitvoering van onderzoek en
- – heeft geen winstoogmerk anders dan ten behoeve van het doen van verder onderzoek.
Let op: Deze voorwaarden worden voorafgaand aan het indienen van de beknopte aanvraag getoetst door NWO. De organisatie van de aanvrager levert daartoe uiterlijk 10 werkdagen voor de in paragraaf 3.3. gestelde deadline van indiening per e-mail de volgende documenten aan:
- – een recent uittreksel van de kamer van koophandel;
- – de oprichtingsakte c.q. actuele statuten c.q. ander formeel actueel document waaruit de publieke taak en het ontbreken van winstoogmerk blijkt;
- – de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van controleverklaring.
- – NWO kan om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als aanvrager.
Als in de volledige aanvraag nieuwe aanvragers toegevoegd worden aan het consortium en deze nieuwe aanvragers niet verbonden zijn aan een instelling vermeld in paragraaf 3.1.1 of bijlage 6.1, dient opnieuw een toets op de voorwaarden plaats te vinden. Ook hiervoor geldt dat bovenstaande documenten uiterlijk 10 werkdagen voor de in paragraaf 3.3. gestelde deadline van indiening per e-mail aangeleverd moeten worden.
Indien de organisatie van de aanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als aanvrager accepteren.
NWO verleent geen subsidie als subsidieverstrekking naar het oordeel van NWO leidt tot het verlenen van staatssteun in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
3.1.3

Cofinanciers
Cofinanciers zijn organisaties die deelnemen aan het consortium en in-cash en/of in-kind bijdragen aan het project. Cofinanciers ontvangen nooit subsidie van NWO. Gezamenlijk dienen de cofinanciers minimaal 10% en maximaal 49% van het totale budget voor de aanvraag bijeen te brengen. De voorwaarden omtrent cofinanciering zijn gespecificeerd in paragraaf 3.5.
Kennisinstellingen die conform de in 3.1.1 gegeven beschrijving als penvoerder en aanvrager deel mogen nemen, mogen in de NWA-ORC 2020/21 call for proposals niet deelnemen als cofinancier.
Een uitzondering hierin wordt gemaakt voor TO2-instellingen. Zij mogen in een consortium wel deelnemen als cofinancier, tenzij zij in hetzelfde consortium ook als penvoerder of aanvrager deelnemen.
3.1.4

Samenwerkingspartners
Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting. Hierbij kan gedacht worden aan partijen die betrokken zijn door middel van deelname aan een advies-, begeleidings- of gebruikerscommissie, of partijen die op voorhand niet in staat zijn om hun bijdrage te kapitaliseren. Het is niet verplicht om samenwerkingspartners te hebben.
3.2

Wat kan aangevraagd worden
In deze ronde kunnen aanvragen worden ingediend in de volgende bandbreedtes:
- – 500.000 – ≤ 2.000.000 euro;
- – > 2.000.000 – ≤ 5.000.000 euro;
- – > 5.000.000 – ≤ 10.000.000 euro.
Het bij NWO aangevraagde subsidiebedrag bepaalt de bandbreedte waarin de aanvraag wordt ingediend. Het is niet toegestaan om in de fase tussen de beknopte en volledige aanvraag te wisselen van bandbreedte.
Bij het indienen van een beknopte aanvraag hoeft geen gespecificeerde begroting te worden gevoegd, maar volstaat het aangeven van de bandbreedte van de aanvraag. Bij de volledige aanvraag dient wel een gespecificeerde begroting te worden gevoegd.
De budgetmodules (inclusief de maximum bedragen) die binnen deze call for proposals beschikbaar zijn staan beschreven in bijlage 6.2 bij deze call. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren.
Voor deze call zijn volgende modules aan te vragen:
- – Personele kosten;
- – Materiële kosten;
- – Investeringen;
- – Kennisbenutting;
- – Internationalisering;
- – Money follows Cooperation;
- – Projectmanagement.
3.2.1

Citizen Science
Het betrekken van burgers bij onderzoeksprojecten, citizen science of ‘burgerwetenschap’ genoemd, kan bijdragen aan de kwaliteit van de wetenschap. Door de inzet van burgers kunnen data en inzichten verkregen worden die anders niet beschikbaar zouden zijn voor de wetenschap. Om deze reden wil NWO citizen science stimuleren en wordt het vanaf 2020 mogelijk dat onderzoekers via de budgetmodule ‘materieel-projectgebonden goederen/diensten- werk door derden’ een vergoeding kunnen aanvragen voor het betrekken van burgers bij onderzoeksprojecten.
Deze toevoeging aan de module biedt onderzoekers een mogelijkheid, niet een verplichting. Onderzoekers kunnen zelf besluiten of het zinvol is burgers te betrekken bij het onderzoek en waaraan zij dit deel van het budget precies besteden (bijvoorbeeld onkostenvergoeding, vaardigheidstrainingen of technische hulpmiddelen voor participerende burgers).
Onderzoekers zijn verantwoordelijk voor een verantwoorde inzet van burgers
13
Met ‘verantwoorde inzet’ bedoelt NWO dat het inzetten van burgers een duidelijke toegevoegde waarde moet hebben voor het onderzoek, dat rekening wordt gehouden met (bijvoorbeeld) arbo en privacywetgeving en dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over in te zetten uren, begeleiding en bijscholing. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een vrijwilligersovereenkomst (zie voor een voorbeeld https://www.movisie.nl/tool/model-vrijwilligersovereenkomst.
en voor het waarborgen van de kwaliteit van het werk/de data. Dat betekent dat het betrekken van burgers in het onderzoek niet vrijblijvend is en continu tijd en aandacht vraagt. Wat betreft het managen van citizen science, adviseert NWO onderzoekers om:
- – Voldoende interactiemomenten te organiseren, bij voorkeur door het combineren van virtuele en fysieke evenementen;
- – Zorg te dragen voor regelmatige terugkoppeling aan de participerende burgers, bijvoorbeeld door de projectmanager.
Een goede implementatie van citizen science vereist van de onderzoekers tevens:
- – Dat de onderzoekers transparant zijn richting de burgers/deelnemers over de doelen, werkwijzen en fasen van die delen van het onderzoeksproject waar de burgers deel van uitmaken.
- – Dat de onderzoekers de kwaliteitsnormen expliciet maken en bewaken. Voor citizen science gelden dezelfde principes en normen als voor de beoordeling van wetenschapsbeoefening in het algemeen. Ook de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit is van toepassing op citizen science. Dit betekent dus dat ook de deelnemende burgers zich aan privacywetgeving moeten houden.
- – Dat de onderzoekers de deelname van burgers die meedoen aan onderzoek als volwaardig dienen te erkennen, bijvoorbeeld door acknowledgements in wetenschappelijke publicaties.
Voor Citizen Science zijn de maximum tarieven voor vrijwilligersvergoedingen van toepassing: (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/werken-als-vrijwilliger/vrijwilligersvergoedingen/vrijwilligersvergoedingen).
3.3

Wanneer kan aangevraagd worden
De NWA-ORC 2020/21 subsidieronde bestaat uit drie fasen (zie ook paragraaf 3.4) en kent daarom drie deadlines.
De deadline voor het online aanmelden van een initiatief is 1 oktober 2020, om 14:00:00 CEST. De deadline voor het indienen van vooraanmeldingen is 14 januari 2021, om 14:00:00 CE(S)T. De deadline voor het indienen van volledige aanvragen is 24 juni 2021, om 14:00:00 CEST.
Indien door NWO getoetst dient te worden of een organisatie mag deelnemen als aanvrager van een consortium, dient de organisatie van de aanvrager uiterlijk 10 werkdagen voor de deadline van indiening van de beknopte dan wel de volledige aanvraag per e-mail de noodzakelijke documenten aan te leveren, zoals vermeld in paragraaf 3.1.2. Indien de organisatie van de aanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als aanvrager accepteren.
Indien een penvoerder overweegt om een volledige aanvraag in te dienen ondanks een negatief advies op de beknopte aanvraag (zie ook paragraaf 4.1.3), dient de penvoerder binnen vier weken na het communiceren van het advies op de beknopte aanvraag per e-mail contact op te nemen met het NWO-bureau (zie paragraaf 5.1.1 voor contactgegevens).
Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste drie werkdagen vóór de deadline van beknopte dan wel volledige aanvragen binnen deze call for proposals met het indienen van uw aanvraag.
Initiatieven en aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.
3.4

Het opstellen van de aanvraag
3.4.1

Verplichte aanmelding initiatieven en matchmakingsbijeenkomsten
Voorafgaand aan het indienen van de beknopte aanvraag zijn penvoerders verplicht het initiatief digitaal aan te melden op de NWO-website.Het aanmelden van initiatieven is ingesteld zodat potentiële partners zich kunnen melden en wellicht kunnen aansluiten bij het consortium. Een initiatief bestaat uit een korte toelichting op de onderzoeksvraag, een eerste indicatie van de bij het consortium betrokken partijen (indien bekend), een aantal trefwoorden om het initiatief beter vindbaar te maken voor potentiële partners, de penvoerder en de contactgegevens. Voor het aanmelden van een initiatief dienen aanvragers het online initiatievenformulier in te vullen. Een link naar dit formulier is te vinden op de NWA-ORC 2020/21 subsidiepagina. Ingediende aanmeldingen van initiatieven zullen, na een beperkte toets, door NWO online gepubliceerd worden.
Let op: de voertaal voor het aanmelden van een initiatief is Engels.
Per NWA-route wordt een matchmakingsbijeenkomst georganiseerd in oktober/november 2020. Alle indieners van een initiatief nemen verplicht deel aan de matchmakingsbijeenkomst van de primaire route van het initiatief, waar zij in ieder geval hun initiatief dienen te presenteren (zie paragraaf 4.1.2 voor een toelichting).
3.4.2

Het opstellen van de beknopte aanvraag
Het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen is te vinden in ISAAC en op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2020/21 ronde. De instructie voor het opstellen van de beknopte aanvraag is te vinden in het aanvraagformulier.
- – Download het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen en de hieronder genoemde documenten vanuit het
- – online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (onderaan de webpagina van het betreffende financieringsinstrument);
- – Vul het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen in;
- – Sla het formulier op als pdf en upload het in ISAAC;
- – Voeg de hieronder vermelde verplichte bijlagen toe.
Bijlagen:
Bij het indienen van de beknopte aanvraag zijn de volgende bijlagen verplicht:
- – Het ondertekende formulier ‘Bevestiging bevoegd orgaan indiening beknopte aanvraag’ (zie paragraaf 3.5.3);
- – De gezamenlijke intentieverklaring van alle consortiumpartners (zie paragraaf 3.5.4).
Bij het indienen van beknopte aanvragen is het niet toegestaan andere dan de hierboven genoemde verplichte bijlagen toe te voegen.
Let op: De voertaal voor het opstellen van de beknopte aanvraag is Engels.
Let op: Beknopte aanvragen waarvan het initiatief niet is aangemeld voor de in paragraaf 3.3 gestelde deadline worden niet in behandeling genomen.
Let op: Beknopte aanvragen waarvan de penvoerder of een andere vertegenwoordiger van het consortium na indiening van het initiatief niet aanwezig is geweest bij de matchmakingsbijeenkomst van de primaire NWA-route worden niet in behandeling genomen.
In de beknopte aanvraag dienen de volgende elementen gelijk te zijn aan het aangemelde initiatief:
- – de penvoerder en;
- – de primaire NWA-route en;
- – de clustervraag, dat wil zeggen de keuze van één of meer van de 140 clustervragen en de eventuele verwijzing naar een kennisagenda.
Indien de penvoerder, de clustervraag of de primaire NWA-route bij de beknopte aanvraag afwijken van het aangemelde initiatief kan NWO, nadat de penvoerder in de gelegenheid is gesteld de aanvraag te herstellen binnen vijf werkdagen, gemotiveerd beslissen de beknopte aanvraag niet in behandeling te nemen.
3.4.3

Het opstellen van de volledige aanvraag
Het aanvraagformulier voor volledige aanvragen en templates voor de hieronder genoemde bijlagen zijn te vinden in ISAAC en op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2020/21 ronde. De instructies voor het opstellen van volledige aanvragen zijn te vinden in het aanvraagformulier.
- – Download het aanvraagformulier voor volledige aanvragen en de hieronder genoemde documenten vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (onderaan de webpagina van het betreffende financieringsinstrument);
- – Vul de formulieren in;
- – Sla het aanvraagformulier op als pdf en upload het in ISAAC;
- – Voeg de overige gevraagde bijlagen toe.
Bijlagen:
Bij het indienen van de volledige aanvraag zijn de volgende bijlagen toegestaan:
- – de budgetsheet;
- – steunbrieven van cofinanciers (zie paragraaf 3.5.7);
- – adhesiebetuigingen van samenwerkingspartners (zie paragraaf 3.5.8);
- – het reactieformulier met betrekking tot de opmerkingen van de beoordelingscommissie op de beknopte aanvraag (zie paragraaf 3.5.9);
- – bevestiging van bijdrage aan investeringen (zie bijlage 6.2.3).
Steunbrieven van cofinanciers, de ingevulde budgetsheet en het reactieformulier zijn verplichte bijlagen. De bijlage “bevestiging van bijdrage aan investeringen” is verplicht indien in de aanvraag financiering aangevraagd wordt voor investeringen. Adhesiebetuigingen zijn optioneel.
Andersoortige bijlagen worden niet toegestaan in de fase van indiening van volledige voorstellen. Bijlagen dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlagen, met uitzondering van de budgetsheet, dienen als pdf bestand te worden geüpload. De budgetsheet moet als Excel bestand worden geüpload in ISAAC.
Let op: De voertaal voor het opstellen van de volledige aanvraag is Engels.
Let op: NWO stelt twee verschillende formulieren beschikbaar voor de volledige aanvraag, de één toegespitst op de Impact Plan benadering, de ander op de Impact Outlook benadering (zie ook paragraaf 2.2). Zorg ervoor dat u het juiste formulier gebruikt.
In de volledige aanvraag dienen de volgende elementen gelijk te zijn aan de beknopte aanvraag:
- – de penvoerder;
- – de primaire NWA-route en;
- – de clustervraag, dat wil zeggen de keuze van één of meer van de 140 vragen en de eventuele verwijzing naar een kennisagenda en;
- – de bandbreedte waarin de aanvraag ingediend is.
Tevens dient het consortium zoals omschreven in de volledige aanvraag grotendeels gelijk te zijn aan het consortium omschreven in de beknopte aanvraag. Met name de elementen kennisketenbreedheid en interdisciplinariteit dienen in dezelfde mate aanwezig te zijn. Het is wel mogelijk het consortium uit te breiden ten opzichte van de beknopte aanvraag, bijvoorbeeld naar aanleiding van de beoordeling van de beknopte aanvraag door de beoordelingscommissie (zie paragraaf 4.1.3).
Indien de penvoerder, de primaire NWA-route, de clustervraag of de bandbreedte bij de volledige aanvraag afwijken van de beknopte aanvraag, of als het consortium in de volledige aanvraag significant afwijkt van de beknopte aanvraag, kan NWO, nadat de penvoerder in de gelegenheid is gesteld de aanvraag te herstellen binnen vijf werkdagen, gemotiveerd beslissen de volledige aanvraag niet in behandeling te nemen.
3.5

Subsidievoorwaarden
Op alle aanvragen zijn de NWO-subsidieregeling 2017 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.
3.5.1

Looptijd
Aanvragen in de NWA-ORC 2020/21 call for proposals hebben een minimale looptijd van 4 jaar en een maximale looptijd van 8 jaar. Aanvragen met een kortere looptijd of een langere looptijd dan het hier gestelde worden door NWO niet in behandeling genomen.
3.5.2

Beperkende indieningsvoorwaarden
Penvoerders waarvan de aanvraag in de NWA-ORC ronde 2018 of 2019 is gehonoreerd, mogen gedurende de looptijd van het gehonoreerde onderzoek geen aanvragen indienen als penvoerder in het NWA-ORC programma.
3.5.3

Bevestiging bevoegd orgaan bij indiening beknopte aanvragen
Het bevoegde orgaan van de organisatie waaraan de penvoerder verbonden is dient te verklaren op de hoogte te zijn van de ingediende beknopte aanvraag. NWO biedt hiervoor het template “bevestiging bevoegd orgaan indiening beknopte aanvraag” aan dat door de penvoerder moet worden gehanteerd.
De template is te vinden op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2020/21 call for proposals en in ISAAC. Indien bij de beknopte aanvraag een dergelijke verklaring niet wordt bijgevoegd kan NWO, nadat de penvoerder in de gelegenheid is gesteld zijn aanvraag te herstellen binnen vijf werkdagen, gemotiveerd beslissen de beknopte aanvraag niet in behandeling te nemen.
3.5.4

Gezamenlijke intentieverklaring voor de beknopte aanvraag
In een gezamenlijke intentieverklaring laten de aanvragers zien met welke partijen wordt gesproken over een rol als cofinancier en spreken de cofinanciers uit dat zij hebben bijgedragen aan het opstellen van de beknopte aanvraag, en in het geval van toelating tot de volledige aanvraagfase bereid te zijn bij te dragen aan het voorgestelde onderzoeksproject. In deze fase hoeft er nog geen daadwerkelijke steunbetuiging worden opgesteld. Concrete inhoudelijke en financiële steun in de vorm van een ondertekende steunbrief van cofinanciers is pas vereist bij de volledige aanvraag (zie ook paragraaf 3.5.7).
3.5.5

Betrokkenheid en ontwikkeling jonge onderzoekers
NWO vindt het van belang dat projecten in het NWA-ORC programma fungeren als broedplaats voor talentvolle onderzoekers. Om deze reden is het van belang dat in de aanvragen aandacht wordt geschonken aan hoe in het project ruimte is voor de ontwikkeling van talentvolle jonge en mid-career onderzoekers zowel binnen als buiten de academische wereld (i.e. postdocs, tenure trackers, UD’s). Dit dient in de aanvraag toegelicht te worden door middel van een beknopt plan voor de ontwikkeling van deze onderzoekers. Dit plan is een verplicht onderdeel van de volledige aanvraag en de kwaliteit van dit plan wordt meegewogen in de beoordeling van de volledige aanvraag. In het aanvraagformulier zal hier een template voor opgenomen worden.
3.5.6

Cofinanciers
De cofinanciers (zie ook paragraaf 3.1, categorie 3) dienen gezamenlijk minimaal 10% en maximaal 49% van het totale projectbudget als cofinanciering in te brengen (zie figuur 1.)
Figuur 1: opbouw totale projectbudget van aanvraag in NWA-ORC call in geval van minimum cofinanciering van 10%.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen in-cash cofinanciering, die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en in-kind cofinanciering, die kan bestaan uit inzet van middelen (anders dan in-cash) van de betrokken organisaties.
De eisen aan cofinanciering gelden voor het gehele consortium samen, niet voor individuele cofinanciers. Het consortium kan zelf bepalen hoeveel elke cofinancier bijdraagt. Indien wordt verwacht of beoogd dat het consortium op een later moment tijdens de uitvoering van het project wordt uitgebreid en dat deze nieuwe partners cofinanciering gaan leveren, dient ten tijde van de aanvraag een andere partij garant te staan voor dat deel van de cofinanciering dat nodig is om te voldoen aan de cofinancieringseisen. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor afspraken en rechten op het gebied van intellectueel eigendom en publicatie (zie ook bijlage 6.3.2).
Voorwaarden in-cash cofinanciering
De toegezegde in-cash cofinanciering wordt geacht exclusief btw te zijn. NWO factureert na honorering van de aanvraag de private of publieke partij die zich met een cash bijdrage heeft gecommitteerd. Indien van toepassing wordt bovenop de toegezegde bijdrage nog btw gefactureerd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project.
Voorwaarden in-kind cofinanciering
In-kind cofinanciering dient gekapitaliseerd ofwel contant gemaakt te worden (opgebouwd uit aantal eenheden tegen kostprijs of uren x tarief) en maakt deel uit van de begroting. De cofinancierende organisatie dient de gehanteerde tarieven duidelijk te maken in de steunbrief.
Toelaatbaar als in-kind cofinanciering is:
- – Personele inzet en materiële bijdragen op voorwaarde dat deze gekapitaliseerd worden en dat deze volledig onderdeel uitmaken van het project. Dit wordt duidelijk in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek. Voor toegezegde apparatuur wordt de actuele dagwaarde gehanteerd. Voor zowel personele inzet als materiële bijdragen geldt dat aangetoond moet kunnen worden dat de toegezegde in-kind bijdrage is geleverd. Voor vrijwilligersorganisaties en burgerinitiatieven geldt dat zij zich verenigd moeten hebben in een stichting of vereniging om cofinanciering te kunnen leveren.
- – Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Bij personele inzet is voorwaarde dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de onderzoeksinstelling(en) en dus specifiek voor het project wordt ingezet. Het kapitaliseren van personele inzet door derden is gebonden aan de hieronder genoemde waardebepaling in-kind cofinanciering.
- – Bij materiële bijdragen in de vorm van levering van diensten is de voorwaarde dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd. De dienst is niet reeds beschikbaar op de onderzoeksinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database of software) als in-kind cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient de penvoerder vooraf contact op te nemen met NWO (zie paragraaf 5.1.1 voor contactgegevens). NWO bepaalt of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.
Waardebepaling in-kind cofinanciering
Voor het bepalen van het uurtarief kan worden uitgegaan van het maximaal kostendekkend tarief inclusief de hierbij geldende opslagen. Het uurtarief wordt berekend op basis van de gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Om tot een kostendekkend uurtarief te komen kunnen de volgende elementen meegenomen worden:
- – (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project;
- – vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;
- – sociale lasten;
- – pensioenlasten.
Uurtarieven voor personele in-kind bijdragen van cofinanciers zijn gemaximeerd op € 119 per uur ongeacht van toepassing zijnde fiscale wet- en regelgeving bij de cofinancier. Voor de inzet van studenten geldt een maximum tarief van € 25 per uur. Voor de inzet van vrijwilligers gelden de maximum tarieven voor vrijwilligersvergoedingen (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/werken-als-vrijwilliger/vrijwilligersvergoedingen/vrijwilligersvergoedingen ).
NWO kan verzoeken om additionele onderbouwing en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing.
Verantwoording in-kind cofinanciering
Private en publieke partijen dienen hun in-kind bijdrage aan NWO te verantwoorden door een opgave van ingebrachte kosten te verstrekken aan de penvoerder, binnen drie maanden na afloop van het onderzoeksproject waaraan de bijdrage is geleverd. De verantwoording van de cofinancier(s) dient door de penvoerder tezamen met de financiële verantwoording van het project bij NWO te worden aangeleverd ten behoeve van de subsidievaststelling. Indien de door één cofinancier te verantwoorden in-kind bijdrage hoger is dan € 125.000, dient door deze cofinancier een controleverklaring aangeleverd te worden; in andere gevallen volstaat een schriftelijke verklaring van de penvoerder waarin vastgelegd is dat de in-kind ingebrachte inspanningen daadwerkelijk aan het project zijn toegeschreven.
Bij in gebreke blijven van verantwoording van de toegezegde cofinanciering dan wel het leveren van de toegezegde cofinanciering heeft NWO het recht de gehele subsidie in te trekken.
Niet toegestane cofinanciering
Niet toelaatbaar als cofinanciering (zowel in-cash als in-kind) is:
- – eerder door NWO toegekende financiering, in het bijzonder aan onderzoeksprojecten van de penvoerder en/of aanvrager(s);
- – cofinanciering afkomstig van de organisaties waar de penvoerder of aanvrager(s) werkzaam zijn;
- – eerder toegekende PPS-toeslag, in het bijzonder aan onderzoeksprojecten van de penvoerder en/of aanvrager(s);
- – kortingen op commerciële tarieven, o.a. op materialen, apparaten en diensten;
- – overheadkosten van de cofinancierende organisatie;
- – kosten (waaronder reiskosten) met betrekking tot begeleiding (van bijvoorbeeld promovendi), consultancy en/of deelname aan de Adviescommissie of consortiumbijeenkomsten (zie bijlage 6.3.5) of vergelijkbare activiteiten.
- – kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er worden geen voorwaarden gesteld aan de levering van de cofinanciering. De levering van de cofinanciering is niet afhankelijk van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment);
- – kosten van apparatuur indien een van de (hoofd)doelen van de aanvraag is verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur;
- – kosten die volgens NWO Subsidieregeling 2017 (versie 30 januari 2019) en deze call for proposals niet worden vergoed (zie bijlage 6.2);
- – andere vormen van cofinanciering die op basis van de geldende wet- en regelgeving zijn uitgesloten.
3.5.7

Steunbrief deelnemende cofinanciers bij de volledige aanvraag
In een steunbrief spreekt de cofinancier zowel inhoudelijke als financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. De steunbrieven van alle cofinanciers zijn verplichte bijlagen bij de volledige aanvraag. De steunbrief/brieven die bij een volledige aanvraag worden ingediend moeten het totaal opgevoerde bedrag aan cofinanciering in zijn geheel afdekken. Indien dit niet het geval is, kan NWO, nadat de penvoerder in de gelegenheid is gesteld de aanvraag te herstellen binnen vijf werkdagen, gemotiveerd beslissen de volledige aanvraag niet in behandeling te nemen.
Deze steunbrief moet het bedrag aan toegezegde cofinanciering bevatten, moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier en moet op briefpapier van de cofinancier zijn geprint. NWO stelt een standaardbrief beschikbaar en alle steunbrieven dienen volgens dit voorbeeld te worden opgesteld. In geval van honorering zal NWO de cofinancier vragen de bijdrage(n) te bevestigen (o.a. ter facturering).
3.5.8

Adhesiebetuiging samenwerkingspartners bij de volledige aanvraag
Samenwerkingspartners (zie paragraaf 3.1.4) kunnen een adhesiebetuiging aanleveren, waarin de partner aangeeft wat de aanleiding is om als samenwerkingspartner op te treden in het onderzoek, en wat de rol van de desbetreffende samenwerkingspartner binnen het project zal zijn. Adhesiebetuigingen kunnen alleen in de fase voor volledige aanvragen worden aangeleverd en zijn niet verplicht. Ingediende adhesiebetuigingen worden wel doorgestuurd naar de referenten en beoordelingscommissie.
3.5.9

Reactieformulier op het niet-bindend advies
Penvoerders die een volledige aanvraag indienen moeten reageren op het advies over de beknopte aanvraag door middel van het reactieformulier. De reactie wordt meegewogen in de beoordeling van de volledige aanvraag. NWO stelt dit formulier beschikbaar op de financieringspagina.
3.5.10

Open Access
Als ondertekenaar van de Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities (2003) zet NWO zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (open access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek open access te maken. Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit deze call for proposals dienen daarom onmiddellijk (op het moment van publicatie) open access beschikbaar te zijn. NWO accepteert daarbij verschillende routes:
- – publicatie in een open access tijdschrift;
- – deponeren van een versie van het artikel in een repository of
- – publicatie in een hybride tijdschrift waarover de VSNU overeenkomsten heeft gemaakt met uitgevers. Zie daarover www.openaccess.nl.
Eventuele kosten voor publiceren in open access tijdschriften kunnen worden begroot in de projectbegroting. NWO vergoedt geen kosten voor publicaties in hybride tijdschriften. Deze voorwaarden geldt voor alle vormen van wetenschappelijke publicaties voortkomend uit deze call for proposals. Ook wetenschappelijke monografieën, edited volumes, proceedings en hoofdstukken. Voor een nadere toelichting op het open access beleid van NWO zie: www.nwo.nl/openscience.
3.5.11

Datamanagement
Resultaten van wetenschappelijk onderzoek moeten kunnen worden gerepliceerd, geverifieerd en gefalsifieerd. In het digitale tijdperk betekent dit dat behalve publicaties ook onderzoeksdata zo veel mogelijk vrij toegankelijk moeten zijn. NWO verwacht dat de onderzoeksdata die voortkomen uit projecten die door NWO zijn gefinancierd zo veel mogelijk vrij beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO hanteert daarbij het principe: “zo open als mogelijk, beschermd indien nodig”. Van onderzoekers wordt verwacht dat zij ten minste die data en/of niet-numerieke resultaten die ten grondslag liggen aan de conclusies van de binnen het project gepubliceerde werken openbaar maken, gelijktijdig met de publicatie zelf. Eventuele kosten die hiervoor worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de projectbegroting. Onderzoekers maken kenbaar hoe met data voortkomend uit het project wordt omgegaan middels de datamanagementparagraaf in de onderzoeksaanvraag, en het datamanagementplan na honorering.
- 1.
Datamanagementparagraaf
De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de onderzoeksaanvraag. Onderzoekers worden dus gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek te bedenken hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak zullen al vóór het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Indien niet alle data voortkomende uit het project openbaar gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld om redenen van privacy, ethiek of valorisatie, dient de aanvrager dit beargumenteerd kenbaar te maken in de datamanagementparagraaf.
- 2.
Datamanagementplan
Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. De onderzoeker beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR: vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar gemaakt wordt. Het datamanagementplan dient voor indiening te zijn afgestemd met een data steward of vergelijkbare functionaris van de kennisinstelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd. Uiterlijk 4 maanden na honorering van de aanvraag moet dat plan via ISAAC zijn ingediend bij NWO. NWO keurt het plan zo snel mogelijk goed. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.
Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: www.nwo.nl/datamanagement.
3.5.12

Nagoya Protocol
Het Nagoya Protocol is op 12 oktober 2014 van kracht gegaan en zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS).
Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (www.absfocalpoint.nl). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.
3.5.13

Ethische aspecten
Voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek is het belangrijk dat onderzoeksvoorstellen die ethische vragen kunnen oproepen zorgvuldig worden behandeld. Voor bepaalde onderzoeksprojecten is een goedkeurende verklaring van een erkende medisch ethische toetsingscommissie (METC) of een Centrale Commissie Dierproeven (CCD) nodig. Daarnaast is voor bepaalde onderzoeksvoorstellen een vergunning nodig op grond van de Wet Bevolkingsonderzoek (WBO). Meer informatie over de METC en WBO is beschikbaar bij de Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO).
Een consortium is zelf verantwoordelijk voor het nagaan of het onderzoeksvoorstel ethische vragen op kan roepen en voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring van de juiste ethische commissie(s) en/of het verkrijgen van een vergunning op grond van de WBO, of gelijksoortige organisatie(s).
NWO onderschrijft de code Openheid Dierproeven en de code Biosecurity. Voor ORC aanvragen geldt dat de penvoerder/aanvragers deze bestaande codes moeten onderschrijven en naleven.
Een toegekend ORC project dient binnen zes maanden na toekenning te starten. Een onderzoeksproject kan pas starten als NWO (indien nodig) een kopie van de goedkeurende ethische verklaring en/of vergunning WBO ontvangen heeft.
NWO verwacht dat de aanvragers rekening houden met het tijdpad van de beoordelingsprocedure en de tijd die nodig is voor de toetsing door een ethische commissie of de aanvraag voor een WBO-vergunning. Voor complexe vragen op het gebied van ethische vraagstukken, behoudt NWO zich het recht voor een externe adviseur te raadplegen. Indien NWO na overleg met de aanvrager van mening is dat een ethische toets voor een aanvraag nodig is, is de aanvrager verplicht alsnog maatregelen te nemen voor een toetsing door een ethische commissie. Bij het uitblijven van een noodzakelijke goedkeurende verklaring van een ethische commissie komt de subsidieverlening te vervallen. Aanvragers kunnen voor vragen contact opnemen met de coördinator, zie 5.1.1 voor de contactgegevens.
3.5.14

Wetenschappelijke integriteit
Het onderzoek dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2017, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van voornoemde normen bij een door NWO gefinancierd onderzoek, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: www.nwo.nl/integriteit.
3.6

Het indienen van een aanvraag
Aanmelden van een initiatief
Het aanmelden van een initiatief verloopt via de NWO-website (zie ook paragraaf 3.4.1). Penvoerders dienen hun initiatief zelf aan te melden, maar kunnen desgewenst contactgegevens van een collega invoeren.
Let op: Penvoerders dienen er rekening mee te houden dat de informatie die zij verstrekken in het formulier op de NWO website gepubliceerd zal worden en dus openbaar is.
Beknopte en volledige aanvraag
Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.
Een penvoerder is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de penvoerder nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat ten minste twee dagen voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de penvoerder al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen.
Bij het indienen van de aanvraag in ISAAC moeten, naast de ingevulde formulieren, ook online gegevens worden ingevoerd. Begin daarom ten minste drie werkdagen vóór de deadline van beknopte dan wel volledige aanvragen binnen deze call for proposals met het indienen van de aanvraag, zodat eventuele problemen met uw account of met het invoeren van gegevens nog kunnen worden verholpen. Aanvragen die na de betreffende deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.
Let op: Voor het indienen van de volledige aanvraag dient de penvoerder de beknopte aanvraag in ISAAC om te zetten naar een volledige aanvraag. Het is niet de bedoeling dat u via de knop ‘deze financiering aanvragen’ op de financieringspagina de aanvraag indient. Meer informatie over het omzetten van een beknopte aanvraag naar een volledige aanvraag is te vinden in de ISAAC-handleiding, te vinden onder de knop ‘help’ op de ISAAC website (www.isaac.nwo.nl)
Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie paragraaf 5.1.2.
4

Beoordelingsprocedure
4.1

Procedure en tijdpad
4.1.1

Algemeen
Voor alle bij de beoordeling en/of besluitneming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO-Code persoonlijke belangen van toepassing.
Beoordelingscommissie
De beoordelingscommissie wordt ingesteld door de raad van bestuur van NWO. Gezien de aard van het NWA-ORC programma is de beoordelingscommissie samengesteld uit deskundigen vanuit de brede kennisketen en maatschappelijke partijen zoals bedrijven en NGO’s. NWO verdeelt de ontvangen aanvragen over verschillende clusters. Voor elk cluster wordt een beoordelingscommissie ingesteld.
Aanvragers dienen er in het opstellen van hun aanvraag rekening mee te houden dat de leden van de multidisciplinaire beoordelingscommissies niet expert kunnen zijn op alle specifieke onderwerpen die in de aanvragen aan bod komen. NWO zal zorgdragen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van de leden over de expertisegebieden.
Beoordeling van de aanvragen
NWO betrekt referenten (alleen voor volledige aanvragen), en meerdere beoordelingscommissies in de beoordelingsprocedure voor de in deze call for proposals ingediende aanvragen.
4.1.2

Aanmelden van initiatieven op de website en deelname aan matchmakingsbijeenkomsten
Conform de voorwaarden uit hoofdstuk 3 zijn aanvragers verplicht om hun initiatief aan te melden. Als er voor een ingediende beknopte aanvragen geen initiatief is aangemeld, neemt NWO de beknopte aanvraag niet in behandeling.
Tevens wordt per NWA-route een matchmakingsbijeenkomst georganiseerd. Alle indieners van een initiatief nemen verplicht deel aan de matchmakingsbijeenkomst van de primaire route van het initiatief. Tijdens de matchmakingsbijeenkomsten kunnen de initiatieven aansluiting vinden bij het netwerk van de betreffende route, presenteren de initiatieven zich aan elkaar en aan het routemanagement en geeft het routemanagement feedback over het initiatief. Tevens wordt op de matchmakingsbijeenkomst meer informatie gegeven over de Impact Outlook benadering en de Impact Plan benadering (zie ook paragraaf 2.2).
Deze bijeenkomsten zijn een goede mogelijkheid om partijen die niet betrokken zijn bij een initiatief, maar wel graag aan de NWA-ORC zouden willen meedoen, de mogelijkheid te geven om aan te sluiten bij bestaande initiatieven. Deze partijen kunnen zich daarom ook aanmelden voor deze bijeenkomsten zodat zij in contact kunnen treden met en wellicht kunnen aansluiten bij een consortium.
Ingediende beknopte aanvragen waarvan de penvoerder of een andere vertegenwoordiger van het consortium na indiening van het initiatief niet aanwezig is geweest bij de matchmakingsbijeenkomst van de primaire NWA-route in oktober 2020, worden door NWO niet in behandeling genomen.
4.1.3

Beknopte aanvragen
Toets op voorwaarden voor indiening
De eerste stap in de beoordelingsprocedure van de beknopte aanvragen is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Hiervoor worden de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze call for proposals toegepast. Alleen beknopte aanvragen die aan deze voorwaarden voldoen worden door NWO in behandeling genomen.
Wanneer NWO beoordeelt dat de aanvraag niet aan de administratieve voorwaarden voldoet, zal de penvoerder eenmalig de gelegenheid krijgen om haar/zijn aanvraag binnen vijf werkdagen
14
Werkdagen worden gedefinieerd als de door de wet bepaalde werkdagen. In de vaststelling van de deadline voor het indienen van een gecorrigeerde aanvraag kan NWO geen rekening houden met de persoonlijke werkdagen.
aan te passen. Als de gecorrigeerde aanvraag niet binnen de gestelde tijd is ontvangen, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling. Als de gecorrigeerde aanvraag wel binnen de gestelde tijd is ontvangen, maar nog steeds niet voldoet aan de voorwaarden, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling. Gecorrigeerde aanvragen die tijdig zijn ontvangen en na correctie voldoen aan de voorwaarden, worden na goedkeuring alsnog in behandeling genomen.
In de volgende gevallen krijgt de aanvrager geen mogelijkheid om de beknopte aanvraag te corrigeren en wordt de aanvraag niet in behandeling genomen:
- – De aanvraag is ontvangen door NWO ná de hiervoor geldende deadline vermeld in paragraaf 3.3;
- – De aanvraag is niet ingediend via ISAAC;
- – De beknopte aanvraag is niet eerder aangemeld door middel van een initiatief;
- – De penvoerder of een andere vertegenwoordiger van het consortium van een ingediende beknopte aanvraag is na indiening van het bijbehorende initiatief niet aanwezig geweest bij de matchmakingsbijeenkomst van de primaire NWA-route.
Prioritering
Een beoordelingscommissie voor een bepaald cluster beoordeelt en prioriteert de in behandeling genomen beknopte aanvragen voor het eigen cluster aan de hand van de criteria voor beknopte aanvragen in paragraaf 4.2, zonder gebruik te maken van externe referenten. De uitkomst van de beoordeling vormt het advies van de beoordelingscommissie. Hierbij houdt zij rekening met een redelijke verhouding tussen het aantal uit te werken en het aantal te honoreren aanvragen. Vervolgens stelt zij de definitieve beoordelingen van de beknopte aanvragen per cluster vast. Dit leidt ertoe dat alle beknopte aanvragen worden voorzien van een gemotiveerd niet-bindend advies om al dan niet uit te werken tot een volledige aanvraag.
De beoordelingscommissie kan beleidsmatige redenen meewegen in haar advies. Beleidsmatige redenen zijn bijvoorbeeld spreiding over de 25 routes en/of wetenschapsgebieden, diversiteit, en spreiding van de uit te werken aanvragen over de drie bandbreedtes van aanvragen (zie ook paragraaf 3.2). Hierbij zal de beoordelingscommissie ook rekening houden met het totaal aantal aanvragen van de ronde en van de verschillende bandbreedtes en een redelijke verhouding tussen het aantal volledige aanvragen en het aantal te honoreren aanvragen.
Niet-bindend advies op de beknopte aanvragen
NWO werkt in de NWA-ORC 2020/21 call for proposals met een niet-bindend advies op de beknopte aanvragen. Dit houdt in dat het voor penvoerders die een negatief advies ontvangen alsnog mogelijk is om een volledige aanvraag in te dienen. Penvoerders die ondanks een negatief advies overwegen een volledige aanvraag in te dienen, moeten binnen vier weken na het communiceren van het negatieve advies aan de penvoerder dit per e-mail melden bij het NWO-bureau (zie paragraaf 5.1.1 voor contactgegevens).
Alle consortia die een volledige aanvraag indienen reageren door middel van een aparte bijlage bij de volledige aanvraag op de beoordeling van de beknopte aanvraag door de beoordelingscommissie.
4.1.4

Volledige aanvragen
Toets op voorwaarden voor indiening
De eerste stap in de beoordelingsprocedure van de volledige aanvragen is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Hiervoor worden de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze call for proposals toegepast. Alleen volledige aanvragen die aan deze voorwaarden voldoen worden door NWO in behandeling genomen.
Wanneer NWO beoordeelt dat de aanvraag niet aan de administratieve voorwaarden voldoet, zal de penvoerder eenmalig de gelegenheid krijgen om haar/zijn aanvraag binnen vijf werkdagen aan te passen. Als de gecorrigeerde aanvraag niet binnen de gestelde tijd is ontvangen, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling. Als de gecorrigeerde aanvraag wel binnen de gestelde tijd is ontvangen, maar nog steeds niet voldoet aan de voorwaarden, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling. Gecorrigeerde aanvragen die tijdig zijn ontvangen en na correctie voldoen aan de voorwaarden, worden na goedkeuring alsnog in behandeling genomen.
In de volgende gevallen krijgt de aanvrager geen mogelijkheid om de volledige aanvraag te corrigeren en wordt de volledige aanvraag niet in behandeling genomen:
- – De aanvraag is ontvangen door NWO ná de hiervoor geldende deadline vermeld in paragraaf 3.3;
- – De aanvraag is niet ingediend via ISAAC.
Referenten
De in behandeling genomen volledige aanvragen worden ter beoordeling aan ten minste twee (bij omvangrijke aanvragen meer) onafhankelijke externe referenten voorgelegd. Penvoerders krijgen de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de geanonimiseerde adviezen van de referenten (weerwoord).
Interviewselectie
De volledige aanvragen voorzien van referentencommentaar en weerwoord worden vervolgens ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie voor het betreffende cluster. Iedere beoordelingscommissie beoordeelt de volledige aanvragen binnen het eigen cluster volgens de criteria voor volledige aanvragen in paragraaf 4.2.
Op basis van de aanvraag, de referentenrapporten en het weerwoord geeft de beoordelingscommissie een eigen, zelfstandig oordeel over de volledige aanvragen. Hierbij geldt dat de referentenrapporten in belangrijke mate ‘richtinggevend’ zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie. De commissies wegen de argumenten van de referenten (ook onderling) en bekijken of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de referentenrapporten. De commissies hebben bovendien, anders dan de referenten, zicht op de kwaliteit van de overige ingediende aanvragen en weerwoorden. Dit brengt met zich mee dat de commissies tot een andere beoordeling kunnen komen dan de referenten.
De beoordelingscommissie zal op basis van haar oordeel een prioritering opstellen en de hoogst geprioriteerde consortia uitnodigen voor een interview. Hierbij zal de beoordelingscommissie rekening houden met een redelijke verhouding tussen het aantal interviews en het aantal te honoreren aanvragen over het totaal van de ronde en over de drie bandbreedtes.
Interview
Uit elk cluster wordt een selectie van de volledige aanvragen toegelaten tot het interview. Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen, ook nieuwe vragen die nog niet door de referenten zijn opgeworpen. Het consortium kan hier tijdens het interview in de discussie met de commissie op reageren. Op deze wijze wordt opnieuw hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling van de aanvraag tot dan toe.
Ook in de interviewfase geldt dat de beoordelingscommissie op basis van de aanvraag, de referentenrapporten, het weerwoord en het interview een eigen, zelfstandig oordeel geeft over de volledige aanvragen. Hierbij geldt dat de referentenrapporten in belangrijke mate ‘richtinggevend’ zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie, zoals ook het geval is bij de interviewselectie.
Na de interviews stelt elke beoordelingscommissie aan de hand van de beoordeling opnieuw de prioritering voor het eigen cluster op. Dit prioriteringsvoorstel wordt vervolgens voorgelegd aan een wetenschapsbrede commissie samengesteld uit een afvaardiging van de verschillende clustercommissies. Op basis van de onafhankelijk van elkaar tot stand gekomen clusterprioriteringen na de interviews stelt de brede commissie één eindprioritering op, waarbij de volgorde van de aanvragen in de clusterprioriteringen intact blijft.
De brede commissie biedt het advies over toewijzing of afwijzing ter besluitvorming aan de raad van bestuur van NWO aan. De brede commissie kan adviseren om beleidsmatige redenen mee te wegen in het besluit.
Beleidsmatige redenen zijn bijvoorbeeld spreiding over de 25 routes en/of wetenschapsgebieden, diversiteit, en spreiding van de te honoreren aanvragen over de drie bandbreedtes van aanvragen. NWO streeft in beginsel voor elk van de bandbreedtes naar een vergelijkbaar honoreringspercentage. Mocht sprake zijn van onvoldoende aanvragen van voldoende kwaliteit in één of meer van de bandbreedtes, dan kan de brede commissie voorstellen (een deel van) de in de ronde 2020/21 resterende middelen aan te wenden voor één of meer aanvragen in een andere bandbreedte.
Besluitvorming volledige aanvragen
De brede commissie biedt het advies over toewijzing of afwijzing ter besluitvorming aan de raad van bestuur van NWO aan. De raad van bestuur toetst de procedure marginaal en stelt op basis van de voordracht van de wetenschapsbrede commissie de definitieve beoordeling van de aanvragen vast. De raad van bestuur neemt op basis van dit advies een besluit over toewijzing of afwijzing van de aanvragen.
NWO voorziet alle volledige aanvragen van een kwalificatie. Deze kwalificatie wordt aan de penvoerder bekend gemaakt bij het besluit over al dan niet toewijzen van financiering.
Om voor financiering in aanmerking te kunnen komen, dient een aanvraag ten minste de kwalificatie zeer goed te krijgen. Voor meer informatie over de kwalificaties zie: www.nwo.nl/kwalificaties.
Datamanagementparagraaf
De datamanagementparagraaf in de volledige aanvraag wordt niet beoordeeld en derhalve ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al of niet toe te kennen. Zowel de referenten als de commissie kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf. Na honorering van een aanvraag dient het consortium de paragraaf uit te werken in een datamanagementplan. Het consortium kan hierbij gebruik maken van het advies van de referenten en commissie. Het project kan van start gaan zodra het datamanagementplan is goedgekeurd door NWO.
4.1.5

Beoogd tijdpad
Aanmelden van initiatieven
1 oktober 2020, 14.00 CEST | Deadline aanmelden initiatieven
Tussen 26 oktober en 6 november 2020 | Verplichte matchmakingsbijeenkomsten (de exacte data worden naar de indieners van initiatieven gecommuniceerd en staan vanaf september 2020 vermeld op de programmapagina)
Beknopte aanvragen
30 december 2020, 14.00.00 CET | Deadline aanbieden documenten voor toetsing aanvragers (zie paragraaf 3.1.1)
14 januari 2021, 14.00.00 CET | Deadline indienen beknopte aanvragen
januari – maart 2021 | Beoordeling beknopte aanvragen
Eind maart 2021 | Penvoerders ontvangen niet-bindend advies wel/niet uitwerken tot volledige aanvraag
Eind maart – eind april 2021 | Penvoerders die tegen een negatief advies in een volledige aanvraag in willen dienen nemen contact op met NWO
Volledige aanvragen
10 juni 2021, 14.00.00 CEST | Deadline aanbieden documenten voor toetsing aanvragers (zie paragraaf 3.1.1)
24 juni 2021, 14.00.00 CEST | Deadline indienen volledige aanvragen
juni – september 2021 | Raadplegen referenten
2de-3de week september 2021 | Verzoek om weerwoord
Eerste helft november 2021 | Vergadering beoordelingscommissie t.b.v. selectie voor interviews
Eerste helft december 2021 | Interviews
December 2021/Januari 2022 | Besluit raad van bestuur
4.2

Criteria
In de NWA-ORC 2020/21 call for proposals is differentiatie aangebracht in de beoordelingscriteria die gebruikt worden voor de beknopte aanvragen en de volledige aanvragen. Tevens gelden voor de volledige aanvragen met een Impact Outlook benadering deels andere beoordelingscriteria dan voor de volledige aanvragen met een Impact Plan benadering. Met beide benaderingen kan een goede score worden gehaald, zolang de passende benadering gevolgd is. Een toelichting op wanneer de Impact Outlook benadering dan wel Impact Plan benadering gevolgd dient te worden is te vinden in paragraaf 2.2.
4.2.1

Beoordelingscriteria beknopte aanvragen:
- I.
Aansluiting bij de doelstelling van het NWA-ORC programma (weging 75%):
Project
- a.
De aanvraag adresseert een voor één of meer NWA-routes relevante probleemstelling. Het is helder op welke van de 140 clustervragen het onderzoek zich zal richten en in hoeverre het deze vraag/vragen zal beantwoorden. Indien de betreffende NWA-route een kennisagenda heeft opgesteld, is overtuigend onderbouwd hoe het onderzoek zich verhoudt tot deze kennisagenda.
- b.
De voorgestelde activiteiten en de structuur van het project leveren een overtuigende bijdrage aan het realiseren van de beoogde wetenschappelijke en/of maatschappelijke doorbraken. Dit uit zich in:
  - − Het consortium geeft helder en overtuigend aan hoe vragen uit de samenleving worden beantwoord;
  - − Het consortium geeft helder en overtuigend aan hoe het werkt aan het bereiken van wetenschappelijke doorbraken en, waar van toepassing, maatschappelijke doorbraken. De beoogde doorbraken zijn tevens helder gedefinieerd;
  - − De keuze voor de Impact Plan benadering of Impact Outlook benadering is passend bij de beoogde doorbraken en tevens overtuigend onderbouwd.
Consortium
- c.
Het is duidelijk wat de toegevoegde waarde van juist dit consortium is in het adresseren van de probleemstelling.
- d.
De samenstelling van het consortium vloeit logisch voort uit de vraag/probleemstelling. Dit uit zich in:
  - − Het consortium is interdisciplinair: de voor de probleemstelling relevante disciplines (vakgebieden) nemen deel aan het consortium en zijn overtuigend actief betrokken bij de totstandkoming en uitvoering van het voorgestelde project;
  - − Het consortium is kennisketenbreed: de verschillende vormen van onderzoek – fundamenteel, toegepast en praktijkgericht – zijn vertegenwoordigd zijn in het consortium en zijn overtuigend actief betrokken bij de totstandkoming en uitvoering van het voorgestelde project;
  - − De bijdrage van de relevante disciplines en kennispartners wordt overtuigend onderbouwd in relatie tot de probleemstelling.
- e.
De voor de vraag/probleemstelling relevante maatschappelijke belanghebbenden, inclusief maatschappelijke partijen en/of burgers, zijn onderdeel van het consortium en actief betrokken bij de totstandkoming en uitvoering van het voorgestelde project.
- f.
De bijdrage van de relevante maatschappelijke belanghebbenden en relevante partijen in den brede wordt overtuigend onderbouwd in relatie tot de probleemstelling.
- g.
Het consortium beschrijft de individuele rollen in een team met aandacht voor o.a. management, diversiteit, talentontwikkeling en kennisbenutting.
- II.
Wetenschappelijk belang van het voorgestelde project (weging 25%):
  - a.
De vraag/probleemstelling is helder en is afgestemd met samenwerkingspartners. De beoogde wetenschappelijke doorbraken relateren logisch aan de vraag/probleemstelling.
  - b.
De vraag/probleemstelling is vanuit wetenschappelijk perspectief van belang en origineel.
  - c.
Er is sprake van innovatieve (grensverleggende) wetenschap met een breed uitstralend effect op de wetenschap; het voorgestelde onderzoek loopt nationaal en internationaal gezien voorop.
4.2.2

Beoordelingscriteria volledige aanvragen:
- I.
Aansluiting bij de doelstelling van het NWA-ORC programma (weging 33,3%):
  - a.
De aanvraag adresseert een voor de NWA-routes relevante probleemstelling. Het is helder op welke van de 140 clustervragen het onderzoek zich zal richten en in hoeverre het deze vraag/vragen zal beantwoorden. Indien de betreffende NWA-route een kennisagenda heeft opgesteld, is overtuigend onderbouwd hoe het onderzoek zich verhoudt tot deze kennisagenda.
  - b.
Het consortium geeft helder en overtuigend aan hoe antwoorden op vragen uit de samenleving worden bereikt en wat de meerwaarde is van het consortium bij het beantwoorden van de vraag.
  - c.
Het consortium geeft helder en overtuigend aan hoe het werkt aan het bereiken van wetenschappelijke doorbraken en, waar van toepassing, maatschappelijke doorbraken. De beoogde doorbraken zijn tevens helder gedefinieerd.
  - d.
De keuze voor de Impact Plan benadering of Impact Outlook benadering is passend bij de beoogde doorbraken.
  - e.
Het consortium gaat overtuigend in op de opmerkingen van de commissie op de beknopte aanvraag ten aanzien van de aansluiting bij de doelstellingen van het NWA-ORC programma en de keuze voor de Impact benadering.
In geval dat het consortium de Impact Plan benadering toepast:
  - f.
De probleemstelling is vanuit wetenschappelijk perspectief van belang, origineel en vernieuwend.
  - g.
De probleemstelling is vanuit maatschappelijk perspectief van belang.
  - h.
De bijdrage van het onderzoek aan de beoogde maatschappelijke doorbraken/impact blijkt overtuigend uit de gepresenteerde Impact Pathway. Geldende aannames zijn geïdentificeerd en helder omschreven. Indicatoren zijn passend voor het monitoren van voortgang. De beschreven strategische activiteiten om tot impact te komen zijn logisch, adequaat en volledig.
  - i.
De analyse van te betrekken stakeholders is adequaat. Relevante stakeholders – zoals maatschappelijke organisaties, overheden, bedrijven – zijn geïdentificeerd en strategieën om stakeholders blijvend te betrekken en mogelijk in de toekomst aanvullende stakeholders te betrekken zijn overtuigend.
In geval dat het consortium de Impact Outlook benadering toepast:
  - j.
De probleemstelling is vanuit wetenschappelijk perspectief van belang, origineel en vernieuwend.
  - k.
De wetenschappelijke doorbraken volgen logisch uit het geïdentificeerde probleem of vraag en het voorgestelde onderzoek.
  - l.
De bijdrage van het onderzoek aan het beantwoorden van de vraag uit de samenleving blijkt overtuigend uit het voorstel en de Impact Outlook benadering.
  - m.
Het consortium geeft overtuigend aan dat er potentie is voor bijdragen van onderzoeksresultaten aan eigen en aanverwante vakgebied(en).
  - n.
Het consortium beschrijft een heldere aanpak voor het bevorderen van kennisbenutting. Er zijn overtuigende strategieën om gedurende de looptijd onvoorziene kansen te zoeken en/of om de geschetste vergezichten op maatschappelijke doorbraken verder te brengen. De gemaakte analyse hiervoor is adequaat.
- II.
Kwaliteit van het consortium (weging 33,3%):
  - a.
De elementen interdisciplinariteit, kennisketenbreedheid en maatschappelijke betrokkenheid zijn voldoende helder vormgegeven en overtuigend gewaarborgd.
  - b.
Er is sprake van een samenhangend, complementair en divers consortium.
  - c.
De samenstelling van het consortium past overtuigend bij de beoogde doorbraken en het consortium beschrijft de individuele rollen in een team met aandacht voor o.a. management, diversiteit, talentontwikkeling en kennisbenutting.
  - d.
Er is sprake van een sterke, logische en helder vormgegeven organisatiestructuur binnen het consortium.
  - e.
Er is een concreet en haalbaar plan voor de professionele ontwikkeling van talentvolle jonge en mid- career onderzoekers zowel binnen als buiten de academische wereld.
  - f.
Er sprake van actieve betrokkenheid en financieel commitment van de cofinanciers, blijkend uit het werkplan en de steunbrieven.
  - g.
Het consortium gaat overtuigend in op de opmerkingen van de commissie op de beknopte aanvraag ten aanzien van de kwaliteit van het consortium.
- III.
Kwaliteit van het onderzoeksvoorstel (weging 33,3%):
  - a.
De wetenschappelijke vraagstelling is helder en concreet geformuleerd.
  - b.
De doelstellingen zijn helder en concreet geformuleerd.
  - c.
De voorgestelde aanpak en methodologie zijn geschikt om de beoogde doelstellingen te behalen en de vraagstelling te beantwoorden. Aanpak en methodologie zijn coherent en goed geformuleerd.
  - d.
De afzonderlijke werkpakketten zijn helder beschreven en er het is duidelijk hoe de werkpakketten als geheel samenhangen om bij te dragen aan de beoogde doorbraak.
  - e.
Het consortium beschrijft overtuigend de haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek, inclusief een risicoanalyse en back-up plan.
  - f.
De begroting past bij de voorgestelde activiteiten en is een weerspiegeling van het kennisketenbrede karakter van de aanvraag wat betreft de verdeling over enerzijds fundamenteel en anderzijds toegepast en praktijkgericht onderzoek, in een verhouding tussen 75:25 en 85:15. De kosten worden helder en concreet gemotiveerd.
  - g.
Het consortium gaat overtuigend in op de opmerkingen van de commissie op de beknopte aanvraag ten aanzien van de kwaliteit van het onderzoeksvoorstel.
5

Contact en overige informatie
5.1

Contact
5.1.1

Inhoudelijke vragen
Voor inhoudelijke vragen over Onderzoek op Routes door Consortia (NWA-ORC) en deze call for proposals neemt u contact op met:
Varsha Kapoerchan
nwa-orc2020@nwo.nl
tel.nr. 070-349 44 42
U kunt ook de webpagina met veelgestelde vragen (FAQ) over het NWA-ORC programma bezoeken.
5.1.2

Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC
Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0)20 346 71 79. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.
6

Bijlagen
6.1

Publieke Kennisorganisaties
De hieronder genoemde publieke kennisorganisaties mogen als aanvrager optreden in een consortium, met uitzondering van de TO2 instellingen, die ook als penvoerder of cofinancier in een consortium mogen optreden. Voor deze organisaties is de toetsing zoals vermeld in paragraaf 3.1.1 niet nodig.
TO2-instellingen (bron: https://www.to2-federatie.nl/nl/to2federatie/Organisaties.htm):
- 1.
Deltares – Onderzoek op het gebied van water, ondergrond en infrastructuur in deltagebieden
- 2.
MARIN – Maritime Research Institute Netherlands
- 3.
NLR – Nederlands Lucht- en Ruimtevaartcentrum
- 4.
TNO – Nederlandse Organisatie voor Toegepast Wetenschappelijk Onderzoek
- 5.
Wageningen Research / voorheen DLO – Dienst Landbouwkundig Onderzoek
Rijkskennisinstellingen (bron: https://www.knmi.nl/kennis-en-datacentrum/project/rki):
- 6.
CBS – Centraal Bureau voor de Statistiek
- 7.
CPB – Centraal Planbureau
- 8.
KiM – Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid
- 9.
KNMI – Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut
- 10.
NFI – Nederlands Forensisch Instituut
- 11.
PBL – Planbureau voor de Leefomgeving
- 12.
RCE – Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
- 13.
RIVM – Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu
- 14.
RKD – Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis
- 15.
RWS – Rijkswaterstaat
- 16.
SCP – Sociaal en Cultureel Planbureau
- 17.
WODC – Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum
Overige publieke kennisinstellingen (bron: https://www.rathenau.nl/nl/kennisgedreven-democratie/publieke-kennisorganisaties):
- 18.
Boekmanstichting – Studiecentrum voor kunst- en cultuurbeleid en de uitwerking daarvan in de praktijk
- 19.
Clingendael – Nederlands Instituut voor internationale Betrekkingen
- 20.
Geonovum – kennisorganisatie voor geografische informatie
- 21.
Movisie – Centrum voor sociale vraagstukken
- 22.
Mulier Instituut – Centrum voor sportonderzoek
- 23.
(N) IFV – (Nederlands) Instituut Fysieke Veiligheid
- 24.
NIVEL – Nederlands Instituut voor Onderzoek van de Gezondheidzorg
- 25.
NJi – Nederlands Jeugdinstituut
- 26.
Politieacademie – Onderwijs, kennis en onderzoek voor en door de politie
- 27.
SWOON-NLDA – Stichting Wetenschappelijk Onderwijs en Onderzoek Nederlandse Defensieacademie
- 28.
SWOV – Stichting Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid
- 29.
Trimbos Instituut – Instituut voor geestelijke gezondheid, middelengebruik en verslaving
- 30.
VeiligheidNL – Organisatie om veilig gedrag te stimuleren
- 31.
Vilans – Onderzoek naar de langdurige zorg
6.2

Budgetmodules
In deze NWA-ORC ronde 2020/21 kunnen aanvragen worden ingediend in de volgende bandbreedtes:
- − 500.000 – ≤ 2.000.000 euro;
- − > 2.000.000 – ≤ 5.000.000 euro;
- − > 5.000.000 – ≤ 10.000.000 euro.
Het bij NWO aangevraagde subsidiebedrag bepaalt de bandbreedte waarin de aanvraag wordt ingediend. Het is niet toegestaan om in de fase tussen de beknopte en volledige aanvraag te wisselen van bandbreedte.
De budgetmodules (inclusief de maximum bedragen) die binnen deze call for proposals beschikbaar zijn staan vermeld in onderstaande tabel. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het onderzoek uit te voeren.
Budgetmodule | Toelichting | Maximaal bedrag in euro’s
Promovendus | Volgens VSNU-tarieven of NFU-tarieven 1 Voor personeel in het buitenland worden de lokale tarieven vergoed tot maximaal de VSNU-tarieven. | n.v.t.
Professional Doctorate in engineering (PDeng) | In combinatie met promovendi en/of postdoc(s), volgens VSNU-tarieven of NFU-tarieven | n.v.t.
Postdoc | Volgens VSNU-tarieven of NFU-tarieven | n.v.t.
Niet-wetenschappelijk personeel (NWP) bij universiteiten | Volgens VSNU-tarieven of NFU-tarieven, in combinatie met promovendi en/of postdoc(s) | n.v.t.
Overig wetenschappelijk personeel (OWP) bij universiteiten | In combinatie met promovendi en/of postdoc(s) | n.v.t.
Vervanging | Per budgetpost 5 maanden, 1 fte. Volgens VSNU- tarieven of NFU-tarieven. De totale som van aangevraagde middelen voor vervanging mag niet meer bedragen dan 10% van het totale aangevraagde budget. | Maximum afhankelijk van aangevraagd bedrag
Personeel hogescholen en overige instellingen/aanvragers (zoals TO2-, Rijkskennisinstellingen en overige publieke kennisorganisaties) | Kostendekkend tarief op basis van Handleiding Overheidstarieven 2017 | n.v.t.
Materiële kosten | € 15.000 per jaar per fte wetenschappelijke positie (incl. posities hogescholen en overige instellingen/aanvragers) | Het totaal aantal wetenschappelijke posities x € 15.000
Investeringen | Met 25% eigen bijdrage door de aanvragende onderzoeksinstelling | Groter of gelijk aan € 150.000 (voor dataverzamelingen geldt een minimum van € 25.000) en kleiner of gelijk aan € 500.000.
Kennisbenutting | Verplicht voor alle aanvragen; minimaal 5% en maximaal 20% van het totale aangevraagde budget. | Minimum en maximum afhankelijk van aangevraagd bedrag
Internationalisering | | Maximaal € 100.000
Money follows Cooperation | Minder dan 50% van het totale aangevraagde budget | Maximum afhankelijk van aangevraagd bedrag
Projectmanagement | Verplicht voor alle aanvragen; maximaal 5% van het totale aangevraagde budget. | Maximum afhankelijk van aangevraagd bedrag
De tarieven voor alle budgetmodules zijn verwerkt in het begrotingsformat bij het aanvraagformulier voor de volledige aanvragen. Financiering dient in overeenstemming c.q. verenigbaar te zijn met de Europese regelgeving voor staatssteun en aanbestedingen
15
zie Verordening EU 1407/2013 van 18/12/2013, de EU 651/2014 van 17/06/2014 en de mededeling van de Europese Commissie 2014/C 198/01 om te controleren of er sprake is van verenigbaarheid met deze steunregelingen. Voor aanbestedingsregels verwijzen we naar: http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2016-07-01
.
6.2.1

Toelichting op budgetmodules voor personeel
Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan het onderzoek kan subsidie voor de salariskosten worden aangevraagd. Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel is/wordt aangesteld. Er wordt in de NWA-ORC 2020/21 call onderscheid gemaakt tussen het financieren van personeel aangesteld aan academische instellingen zoals genoemd in paragraaf 3.1.1 en personeel bij hogescholen en overige instellingen
16
Hogescholen, TO2-instellingen, en publieke kennisorganisaties (zie ook hoofdstuk 6) die participeren als aanvrager maar niet vallen onder de academische instellingen zoals hierboven genoemd.
.
- − Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende VSNU salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).
- − Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende NFU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).
- − Voor personeel van hogescholen en andere instellingen worden salariskosten gefinancierd op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker, gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven 2017. (https://www.nwo.nl/documents/nwa/nwa-orc-handleiding-overheidstarieven)
- − Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES- eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.
De tarieven voor alle budgetmodules zijn verwerkt in het begrotingsformat bij het volledige aanvraagformulier. Voor de budgetmodules ‘Promovendus’, ‘PDEng’ en ‘Postdoc’ komt bovenop de salariskosten een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. Vergoedingen voor promotiestudenten/beursalen aan een Nederlandse universiteit komen niet in aanmerking voor subsidie van NWO.
Hieronder volgt een toelichting op de beschikbare budgetmodules.
Personeel academische instellingen
Promovendus (inclusief MD-PhD)
Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Indien voor de uitvoering van het voorgestelde onderzoek een afwijkende aanstellingsduur noodzakelijk wordt geacht, kan, mits goed gemotiveerd, hier van afgeweken worden. De aanstellingsduur moet wel altijd minimaal 48 maanden zijn.
In lijn met de NWO strategie worden binnen deze call ook Industrial- en Societal Doctorates onder deze categorie verstaan. In geval van aanstelling van een Industrial- of Societal Doctorate dient de private of publieke organisatie waaraan de betreffende kandidaat verbonden is, zorg te dragen voor (een deel van) de salariskosten. NWO financiert de salariskosten conform het geldende VSNU tarief tot maximaal 1 fte voor 48 maanden. Eventuele surplus salariskosten dienen door de publieke/private werkgever te worden gedekt en mogen als in-kind cofinanciering in het project worden ingebracht. Voor het berekenen van een surplus – door een werkelijk loon dat boven het VSNU tarief ligt – wordt uitgegaan van werkgeverslasten minus VSNU tarieven voor eenzelfde omvang in aanstelling.
Professional Doctorate in Engineering (PDEng)
Financiering voor de aanstelling van een PDEng kan alleen aangevraagd worden als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.
De aanstelling voor een PDEng-positie is maximaal 1,0 fte voor 24 maanden. In de subsidieaanvraag dient het achterliggende ‘Technological Designer Programme’ waarin de PDEng-trainee de graad zal behalen beschreven te worden. De PDEng-trainee is in dienst van de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren. Bij honorering van het onderzoeksvoorstel moet met de betrokken industriële partner(s) een overeenkomst afgesloten worden.
Postdoc
De omvang van de aanstelling van een postdoc is minimaal 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan naar eigen inzicht worden ingericht, maar is altijd minstens 0,5 fte óf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van aantal fte x looptijd dient altijd minimaal 6 voltijdsmaanden te zijn.
Voor een beperktere inzet van een postdoc staat het materieel budget ter beschikking.
Niet-wetenschappelijk personeel (NWP) bij universiteiten
Financiering voor de aanstelling van niet-wetenschappelijk personeel dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderzoeksproject kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het kan hier gaan om student-assistenten, programmeurs, technisch assistenten of analisten.
Afhankelijk van het functieniveau kan worden gekozen uit de salaristabellen NWP MBO, NWP HBO en NWP Academisch.
De omvang van de aanstelling is minimaal 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan naar eigen inzicht worden ingericht, maar is altijd minstens 0,5 fte óf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van aantal fte x looptijd dient altijd minimaal 6 voltijdsmaanden te zijn.
Voor een beperktere inzet van NWP staat het materieel budget ter beschikking.
Overig wetenschappelijk personeel (OWP) bij universiteiten
Financiering voor de aanstelling van overig wetenschappelijk personeel (OWP), zoals AIOS (arts in opleiding tot specialist), ANIOS (arts niet in opleiding tot specialist), of mensen met een universitaire master of de titel drs. of ir., kan alleen aangevraagd worden als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.
De omvang van de aanstelling is minimaal 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan naar eigen inzicht worden ingericht, maar is altijd minstens 0,5 fte óf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van aantal fte x looptijd dient altijd minimaal 6 voltijdsmaanden te zijn.
Vervanging van aanvragers
Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen penvoerder en/of aanvrager(s) die werkzaam zijn bij de instellingen omschreven in 3.1.1. Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om hem/haar vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (geen onderzoekstaken). De door de vervanging vrijgekomen tijd mag/mogen de penvoerder en/of aanvrager(s) alleen inzetten voor werkzaamheden in het kader van het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de penvoerder en/of aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.
Per budgetpost vervanging mag er voor maximaal het equivalent van 5 voltijdsmaanden vervanging worden aangevraagd. De totaal aangevraagde financiering voor vervanging in de NWA-ORC call mag niet meer dan 10% van het totale bij NWO aangevraagde budget bedragen. NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment van subsidieverlening geldende salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen) voor een senior wetenschappelijk medewerker (schaal 11.0).
Personeel hogescholen en overige instellingen
Voor de financiering van loonkosten van personeel dat werkzaam is bij een hogeschool, TO2-instelling, Rijkskennisinstelling of andere niet-academische instellingen worden de maximale tarieven (uur/dag) gehanteerd conform de Handleiding Overheidstarieven uit het jaar 2017. Voor de NWA-ORC call wordt de HOT tabel kostendekkend gebruikt (tabel 2.2, kostendekkend tarief per uur).
6.2.2

Toelichting op budgetmodule Materieel
Per fte aangevraagde wetenschappelijke positie (promovendus, postdoc, PDEng) kan per jaar van de aanstelling maximaal € 15.000 materieel budget worden aangevraagd.
Voor personeel verbonden aan hogescholen en overige instellingen kan per 0.2 fte aangevraagde wetenschappelijk medewerker (junior-, medior- en seniorniveau, met minimale aanstelling van 0.2 fte gedurende 12 maanden) per jaar van de aanstelling maximaal € 15.000 materieel budget worden aangevraagd.
Materieel budget voor kleinere aanstellingen wordt naar rato aangevraagd en door NWO beschikbaar gesteld.
De verdeling van het totaalbedrag aan materieel budget over de door NWO gesubsidieerde personeelsposities ligt bij de aanvrager. Het aan te vragen materieel budget is gespecificeerd naar de onderstaande drie posten:
Projectgebonden goederen/diensten
- − verbruiksgoederen (glaswerk, chemicaliën, cryogene vloeistoffen, etc.);
- − meet- en rekentijd (bijv. supercomputertoegang, etc.);
- − kosten voor aanschaf of gebruik van dataverzamelingen (bijv. van het CBS), waarvoor het totaalbedrag niet meer dan € 25.000 per aanvraag bedraagt;
- − toegang tot grote (inter)nationale faciliteiten (bijv., cleanroom, synchrotron, etc.);
- −
werk door derden (bijv. laboratoriumanalyses, dataverzameling, Citizen Science
17
Citizen Science houdt in het betrekken van burgers bij onderzoeksprojecten. Burgers kunnen onderzoekers bijvoorbeeld helpen bij het verzamelen van gegevens (zoals bijvoorbeeld bij de jaarlijkse vogeltelling), door het beschikbaar stellen van computercapaciteit (bijvoorbeeld bij het simuleren van moleculaire interacties zoals eiwitconfiguraties en computational drug design) of bij het formuleren van een onderzoeksvragen en onderzoeksprojecten.
initiatieven, etc.);
- − personele kosten voor een aanstelling van een postdoc en/of niet-wetenschappelijk personeel voor een kleinere omvang dan aangeboden onder deze personele budgetmodules.
Reis- en verblijfskosten ten behoeve van de aangevraagde personeelsposities
- − reis- en verblijfskosten;
- − congresbezoek (maximaal 2 per jaar per aangevraagde wetenschappelijke personeelspositie);
- − veldwerk;
- − werkbezoek.
Uitvoeringskosten
- − zelf te organiseren binnenlands symposium/conferentie/workshop;
- − kosten voor Open Access-publiceren (uitsluitend in full gold Open Access tijdschriften, geregistreerd in de ‘Directory of Open Access Journals’ https://doaj.org/);
- − kosten datamanagement;
- − kosten voor vergunningaanvragen (bijv. dierproeven);
- − auditkosten (alleen voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW), maximaal € 5.000 per aanvraag; voor projecten van drie jaar of korter maximaal € 2.500 per aanvraag.
Niet subsidiabel zijn:
- − basisvoorzieningen binnen de instelling (bijvoorbeeld laptop, kantoormeubilair etc.);
- − onderhouds- en verzekeringskosten.
NWO stimuleert betrokkenheid van burgers bij onderzoek. De aanvrager kan in deze module ook kosten voor het inzetten van burgers aanvragen ten behoeve van het onderzoek, volgens de tarieven bepaald bij: (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken
/werken-als-vrijwilliger/vrijwilligersvergoedingen/vrijwilligersvergoedingen).
Indien het maximumbedrag van € 15.000 per jaar per fte per aangevraagde wetenschappelijke positie niet toereikend is voor het uitvoeren van het onderzoek, kan, mits goed gemotiveerd in de aanvraag, daarvan afgeweken worden.
6.2.3

Toelichting op budgetmodule Investeringen
In deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor investeringen in wetenschappelijk vernieuwende apparatuur en/of dataverzameling van (inter)nationaal belang. Het minimaal aan te vragen bedrag is € 150.000.
NWO financiert maximaal 75% van de totale investeringskosten tot een maximum van € 500.000.
De aanvragende instelling moet minimaal 25% bijdragen aan de totale kosten van de investering. Deze bijdrage aan de investering dient schriftelijk bevestigd te worden door de aanvragende instelling bij het indienen van de aanvraag.
De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden. Subsidiabel zijn:
- − kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;
- − kosten voor investeringen in datasets;
- − personeelskosten voor het opzetten van databases en de initiële digitalisering van het bibliografisch apparaat, indien deze niet gekocht kunnen worden;
- − personeelskosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.
Bij het aanvragen van financiering voor personeelskosten moet worden onderbouwd waarom deze personeelskosten noodzakelijk zijn. Indien de aanvrager deze expertise niet tot zijn beschikking heeft, moet worden aangegeven dat deze kosten moeten worden ingekocht. De interne inkoopprocedures en/of richtlijnen van de aanvrager zijn van toepassing.
Niet subsidiabel zijn:
- − kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden;
- − dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;
- − overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;
- − onderhoud en gebruik van de apparatuur. De kosten voor het gebruik van apparatuur door de onderzoekers die op een project aangevraagd worden, kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.
6.2.4

Toelichting op budgetmodule Kennisbenutting
Het doel van deze budgetmodule is het bevorderen van de benutting van de uit het onderzoek voortkomende kennis
18
In deze budgetmodule wordt aangesloten bij de definitie voor ‘kennisoverdracht’ die de Europese Commissie hanteert in de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2014, C 198).
. Tenminste 5% en maximaal 20% van het totale projectbudget dient te worden besteed aan kennisbenuttingsactiviteiten via deze budgetmodule.
Kennisbenutting kent in de verschillende wetenschapsgebieden zeer veel verschillende vormen. Te denken valt aan het maken van een lespakket, een haalbaarheidsstudie naar toepassingsmogelijkheden, kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag, of een business developer.
Het is aan het consortium om in de aanvraag te specificeren welke kosten nodig zijn.
In het kader van de Impact Plan benadering wordt van consortia verwacht dat zij binnen deze module in ieder geval kosten begroten voor de volgende activiteiten:
- − Specifieke activiteiten om kennisbenutting naar (intermediaire) partijen die niet in de projecten gefinancierd worden, zoals bijvoorbeeld kennisplatforms, te bevorderen. Deze activiteiten omvatten onder andere gezamenlijke leeractiviteiten, trainingen en communicatie-activiteiten.
- −
Belanghebbenden (‘Stakeholders’)
19
Een stakeholder of belanghebbende is elke persoon of groep die het bereiken van doelen kan beïnvloeden of daardoor wordt beïnvloed.
betrekken
: activiteiten georganiseerd door het consortium gericht op het betrekken van stakeholders, zoals consultatie workshops, expert meetings, ronde tafel bijeenkomsten e.d.
- − Communicatie: activiteiten georganiseerd door het consortium zoals (internationale) learning events, ontwikkeling van video’s, blogs, nieuwsbrieven en andere media uitingen. Het inhuren van communicatie expertise kan hier ook onder vallen.
- − Ontwikkeling van vaardigheden: Activiteiten gericht op het ontwikkelen van vaardigheden die verder gaan dan de niveaus van de individuele studenten, promovendi of postdocs, zoals het ontwikkelen van cursussen voor stakeholders of masterstudenten.
- − Monitoring en evaluatiemomenten waarin kennisbenutting onderwerp van discussie is: zoals bijvoorbeeld de tussentijdse evaluaties en de bijeenkomsten van de Adviescommissie (zie ook bijlage 6.3.5)
In het kader van de Impact Outlook benadering kunnen bovenstaande elementen ook opgenomen worden, en daarnaast kunnen kosten worden gespecificeerd ten behoeve van het zoeken naar onvoorziene kansen en/of kosten om bestaande vergezichten verder te ontwikkelen. Alleen binnen de Impact Outlook benadering is het mogelijk om maximaal de helft van het voor kennisbenutting aangevraagde budget te reserveren zonder nadere specificatie. Dit deel kan dan uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van het ontdekken en benutten van onvoorziene kansen.
Reiskosten voor consortiumpartners zijn expliciet niet subsidiabel in deze module, reiskosten van samenwerkingspartners en externe partijen in de sociale praktijk van het project wel. Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden.
6.2.5

Toelichting op budgetmodule Internationalisering
Met budget voor internationalisering wordt het stimuleren van internationale samenwerking beoogd. Het aangevraagde budget mag niet hoger zijn dan € 100.000. Het aangevraagde bedrag moet gespecificeerd zijn. Indien het maximumbedrag niet toereikend is voor het uitvoeren van het onderzoek, kan, mits goed gemotiveerd in de aanvraag, daarvan afgeweken worden.
Subsidiabel zijn:
- − reis- en verblijfskosten voor zover het om directe onderzoekskosten gaat voortvloeiende uit de internationale samenwerking en additionele kosten voor internationalisering die niet op een andere manier – bijvoorbeeld vanuit de benchfee – worden gedekt;
- − reis- en verblijfskosten voor buitenlandse gastonderzoekers;
- − kosten voor de organisatie van internationale workshops/ symposia / wetenschappelijke bijeenkomsten.
6.2.6

Toelichting op budgetmodule Money follows Cooperation (MfC)
De module Money follows Cooperation geeft de mogelijkheid om een deel van het project aan een kennisinstelling met een publieke taak buiten Nederland uit te voeren.
De penvoerder moet overtuigend onderbouwen op welke wijze de onderzoeker van de buitenlandse kennisinstelling specifieke expertise aan het onderzoeksproject bijdraagt die in Nederland niet op het voor het project noodzakelijke niveau beschikbaar is.
Deze voorwaarde geldt niet wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows Cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse kennisinstelling zich bevindt. Op deze webpagina van NWO leest u met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten.
Het aangevraagde budget binnen deze module moet minder dan 50% van het totale aangevraagde budget bedragen.
De aanvrager van de participerende buitenlandse kennisinstelling dient aan de in paragraaf 3.1 van deze call for proposals gestelde vereisten voor penvoerders te voldoen, met uitzondering van de voorwaarde dat de aanvrager binnen het Koninkrijk der Nederlanden gevestigd dient te zijn.
De tarieven voor de personele kosten van onderzoekers aan de buitenlandse kennisinstelling worden berekend aan de hand van de correctie-coëfficiënten tabel van de Marie Skłodowska-Curie-beurzen (EU, Horizon 2020), waarbij de Nederlandse VSNU tarieven het uitgangspunt zijn. De tabel is te vinden op deze webpagina van NWO.
De penvoerder ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken aan de buitenlandse kennisinstelling en het verantwoorden van het MfC-deel van de subsidie. Het MfC-deel van de verantwoording zal onderdeel uitmaken van de totale financiële eindverantwoording van het project.
Het wisselkoersrisico ligt bij de penvoerders. Baten of lasten door wisselkoersen zijn derhalve niet subsidiabel. De penvoerder is verantwoordelijk voor:
- − de financiële verantwoording van alle kosten in zowel Euro’s als de lokale munteenheid, waarbij moet de gehanteerde wisselkoers zichtbaar zijn;
- − een redelijke vaststelling van de hoogte van de wisselkoersen. Op aanvraag van NWO moet de penvoerder een beschrijving van deze redelijke vaststelling te allen tijde kunnen geven.
Als binnen deze module meer dan 125.000 Euro wordt aangevraagd, dan dient de financiële eindverantwoording vergezeld te gaan met een controleverklaring.
NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder (inter-)nationale sanctiewet- en regelgeving. De EU Sanctions map (https://www.sanctionsmap.eu) is hiervoor richtinggevend.
6.2.7

Toelichting op budgetmodule Projectmanagement
De module Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget. In de NWA-ORC is deze module verplicht voor alle aanvragen. De penvoerder moet deze post adequaat motiveren.
Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de penvoerder, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe partijen worden uitgevoerd zover niet beschikbaar op de kennisinstelling van de penvoerder.
Kennisinstellingen dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de penvoerder en aanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.
Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 119,– per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:
- − (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);
- − vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;
- − sociale lasten;
- − pensioenlasten;
- − overhead.
Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe partijen te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.
6.3

Na honorering
Penvoerders waarvan de aanvraag in de NWA-ORC ronde 2020/21 is gehonoreerd, mogen gedurende de looptijd van het gehonoreerde onderzoek geen aanvragen indienen als penvoerder in volgende rondes van het NWA-ORC programma.
In onderstaande tabel staat schematisch weergegeven welke acties moeten worden uitgevoerd ná honorering van een project binnen deze call for proposals. Onder de tabel worden de verschillende acties verder toegelicht. In geval van honorering wordt in de besluitbrief gedetailleerd omschreven wanneer welke actie nodig is en hoe u de betreffende documenten bij NWO moet indienen.
Wanneer? | Wat? | Wie?
Na bekendmaking gehonoreerde ORC-projecten | Startbijeenkomst voor alle gehonoreerde projecten | NWO organiseert, afvaardiging vanuit alle projecten verplicht aanwezig
Vóór de start van het project | Ondertekende consortiumovereenkomst indienen bij NWO | Penvoerder
Vóór de start van het project | Startformulier indienen bij NWO | Penvoerder
Vóór de start van het project | Personeel registreren in ISAAC | Penvoerder
Vóór de start van het project | Datamanagement plan indienen bij NWO | Penvoerder
Vóór de start van het project | Bevestiging bijdragen door consortiumpartners indienen bij NWO | Penvoerder
Vóór de start van het project | Kopie van de goedkeurende ethische verklaring en/of vergunning WBO (indien van toepassing, zie paragraaf 3.5.13) | Penvoerder
Bij de start van het project | Startgesprek | NWO en penvoerder
Vóór de start van het project | Adviescommissie instellen | Consortium
Bij de start van het project | Kick-off bijeenkomst project voor hele consortium | Penvoerder, nadat consortiumovereenkomst gereed en ondertekend is
Tijdens looptijd project | Thematische bijeenkomsten per cluster/route | NWO organiseert, penvoerders of andere partijen sluiten aan
Jaarlijks | Voortgangsrapportage indienen bij NWO (voorafgaand aan de vergaderingen van de adviescommissie) | Penvoerder met consortium
Jaarlijks | Vergadering met Adviescommissie | Penvoerder en (indien van toepassing) projectmanager
Jaarlijks | Voortgangsgesprek | Penvoerder en NWO
Halverwege looptijd project | Tussentijdse evaluatie project (bij projecten met een looptijd van meer dan zes jaar of een budget van meer dan 5M€) | Consortium met samenwerkingspartners en stakeholders
Halverwege looptijd project | Gezamenlijke tussentijdse evaluatiebijeenkomst voor alle gehonoreerde projecten | NWO organiseert, afvaardiging vanuit alle projecten verplicht aanwezig
Einde looptijd project | Indienen inhoudelijke en financiële eindrapportages bij NWO | Penvoerder of projectmanager namens consortium
6.3.1

Consortiumovereenkomst
De consortiumpartners moeten voorafgaand aan de start van het toegekende project een consortiumovereenkomst ondertekenen. In deze overeenkomst zijn minimaal de rechten (bijvoorbeeld copyrights, intellectueel eigendom & publicaties, etc. op producten of zaken die binnen het project worden ontwikkeld), kennisoverdracht en andere zaken zoals betalingen, voortgangs- en eindverslagen en geheimhouding geregeld. Daarnaast staan in de consortiumovereenkomst afspraken over de structuur en het beheer en bestuur van het consortium (die afdoende garantie moet bieden voor een effectieve samenwerking), financiën, waar van toepassing in te brengen basiskennis, aansprakelijkheid, geschillen en regeling van onderlinge informatieverstrekking.
Het initiatief voor het maken van deze afspraken, inclusief afspraken over IE-rechten (zie de paragraaf hieronder) ligt bij de penvoerder. De afspraken worden door NWO getoetst aan de NWO Subsidieregeling 2017. NWO stelt een standaard consortiumovereenkomst beschikbaar. Het gebruik van dit template is verplicht voor gehonoreerde projecten.
6.3.2

Intellectueel Eigendom & Publicaties (IE&P)
Om de kansen op nieuwe vindingen en innovaties te vergroten, wordt het verwerven, onderhouden en benutten van intellectuele eigendomsrechten (octrooien en auteursrechten) bij de kennisinstellingen gestimuleerd. Daartoe worden consortia bij de NWA gevraagd aandacht te geven aan intellectuele eigendomsrechten. Hierbij is het van belang dat onderzoeksresultaten op een verantwoorde wijze behandeld worden met het oog op bijdragen aan de wetenschap en toepassen van de kennis. Het doel is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo breed mogelijk te exploiteren en te publiceren en anderzijds de samenwerking tussen de kennisketen en (semi)publieke partners en het bedrijfsleven te stimuleren. De NWO Subsidieregeling 2017 voorziet in mogelijkheden om Intellectueel Eigendom (IE)-rechten te vestigen door de aanvragers en ook in eventuele overdracht of licentieverlening daarvan aan de cofinanciers.
Voor de IE-rechten zijn de bepalingen zoals weergegeven in hoofdstuk 4 van deze subsidieregeling van toepassing waarbinnen de IE-rechten op de resultaten toekomen aan de begunstigde kennisinstelling, wiens medewerker de betreffende resultaten heeft gegenereerd (ownership follows inventorship). Voor de IE-rechten op de resultaten van cofinanciers gelden de weergegeven percentages tenzij gerechtvaardigd is hiervan af te wijken.
6.3.3

Startdatum
De uiterste startdatum van het onderzoek is zes maanden na ontvangst van de toewijzingsbrief. De penvoerder beschrijft in de aanvraag een indicatieve startdatum. Gehonoreerde projecten gaan van start zodra het startformulier is ontvangen, het op het project aangestelde personeel is geregistreerd in ISAAC, het datamanagementplan is goedgekeurd door NWO, de cofinancieringsbijdragen zijn bevestigd door de consortiumpartners én er een ondertekende consortiumovereenkomst van het consortium is ontvangen waarin minimaal afspraken rondom Intellectueel Eigendom en Publicaties (IE&P) zijn vastgelegd.
6.3.4

Startbijeenkomst
NWO organiseert binnen 3 maanden na honorering een gezamenlijke startbijeenkomst voor alle gehonoreerde projecten uit de NWA-ORC 2020/21 ronde. Vanuit elk gehonoreerd project zijn de penvoerder en een vertegenwoordiging van het consortium verplicht aanwezig. Onderwerpen van deze bijeenkomst zijn onder andere informatie over opstarten van het project, begeleiding en monitoring.
6.3.5

Monitoring, begeleiding en rapportage
De monitoring, begeleiding en rapportage staan in het teken van wetenschappelijke voortgang en van kennisbenutting, zowel voor projecten met een Impact Plan benadering als projecten met een Impact Outlook benadering. De kenmerkende eigenschappen van de consortia van de NWA-projecten, zijnde vergaande multi- en interdisciplinariteit, een kennisketenbrede aanpak en samenwerking met maatschappelijke partners worden daarin telkens gemonitord en geëvalueerd. De vragen die aan de orde komen tijdens de monitoring, begeleiding en rapportage kunnen verschillen tussen de beide benaderingen.
Bijeenkomsten
Na honorering vinden een aantal bijeenkomsten plaats, waarbij de start c.q. de voortgang van het project wordt besproken. In de begroting wordt budget gereserveerd voor de organisatie van deze bijeenkomsten. Deze kosten zijn onderdeel van de module ‘kennisbenutting’.
Startgesprek
Kort na honorering vindt een startgesprek plaats tussen de NWO-medewerker die het project zal begeleiden en de penvoerder, met als doel kennismaking en de wederzijdse wensen en verwachtingen ten aanzien van voorwaarden en projectuitvoering te bespreken. Zo zullen o.a. de samenstelling van de Adviescommissie en de Kick-off bijeenkomst worden besproken.
Adviescommissie
Elk consortium stelt een Adviescommissie in. De Adviescommissie heeft een begeleidende en adviserende functie ten aanzien van de voortgang van het project, wat betreft wetenschap en kennisbenutting.
De Adviescommissie komt tenminste eens per jaar bij elkaar en bestaat uit:
- − Vertegenwoordiging vanuit de cofinancier(s);
- − Vertegenwoordiging vanuit de samenwerkingspartners (indien van toepassing);
- − Minimaal één onafhankelijk, niet bij dit consortium betrokken wetenschappelijk lid;
- − Minimaal één onafhankelijk, niet bij dit consortium betrokken maatschappelijk lid, relevant voor het verder brengen van de resultaten.
Het consortium voert het secretariaat en bij de vergaderingen zijn de penvoerder en de projectmanager aanwezig, evenals de NWO-medewerker die verantwoordelijk is voor het begeleiden van het project.
Kick-off bijeenkomst project
Naast de gezamenlijke startbijeenkomst georganiseerd door NWO, organiseert elk afzonderlijk gehonoreerd project een eigen kick-off bijeenkomst. Deze kick-off bijeenkomst vindt plaats binnen circa 6 maanden na honorering én nadat de consortiumovereenkomst gereed en ondertekend is. Tijdens de kick-off bijeenkomst komen het hele consortium en de Adviescommissie samen om de start van het project en de samenwerking te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst worden onder meer de plannen rondom het bereiken van maatschappelijke impact besproken en indien nodig aangevuld.
Jaarlijks voortgangsgesprek
Er vindt jaarlijks een voortgangsgesprek plaats tussen de penvoerder en de NWO medewerker om te bespreken of alles voor beide partijen volgens wens verloopt en waar mogelijk nog verbeteringen mogelijk zijn (aan beide kanten).
Tussentijdse evaluatiebijeenkomsten
Toegekende projecten met een looptijd langer dan 6 jaar en/of een subsidiebedrag hoger dan 5 M€ worden tussentijds geëvalueerd, op basis van zelf-evaluatie door het consortium, uitgevoerd in een gezamenlijke workshop met samenwerkingspartners en andere stakeholders. Onderdeel van de zelf-evaluatie voor projecten die een Impact Plan hebben ingevuld is een herziening van de Theory of Change en Impact Pathway op basis van reflectie op de voortgang in de eerste helft van de looptijd van het project. Voor projecten die gekozen hebben voor een Impact Outlook benadering wordt besproken of tussentijds kansen op maatschappelijke impact zijn geïdentificeerd en welke activiteiten kunnen worden opgezet om (te beginnen om) deze kansen te benutten. De zelf-evaluatie wordt besproken met de Adviescommissie, die op basis daarvan aanbevelingen geeft.
Na deze zelf-evaluatie organiseert NWO voor alle lopende projecten binnen deze call for proposals een gezamenlijke tussentijdse evaluatie bijeenkomst, waar een vertegenwoordiging van het consortium aan deelneemt.
Eindbijeenkomst
Bij afronding van het project organiseert het consortium een (publieke) eindbijeenkomst waar resultaten worden gepresenteerd aan de relevante stakeholders.
NWO organiseert een eindbijeenkomst rond de einddatum van clusters van projecten waar resultaten gezamenlijk worden gepresenteerd aan de relevante stakeholders. Een vertegenwoordiging van de consortia neemt deel aan deze bijeenkomst.
Clusterbijeenkomsten
Regelmatig worden door NWA thematische bijeenkomsten georganiseerd, georiënteerd per cluster/route. Waar van toepassing, worden penvoerders van gehonoreerde projecten uitgenodigd om aan te sluiten bij dergelijke bijeenkomsten.
Rapporteren over voortgang
Gedurende het project zal de penvoerder verantwoordelijk zijn voor rapportages over het project. NWO zal met het oog op monitoring van de voortgang van het project tussentijds inhoudelijk en financiële rapportages opvragen, evenals verantwoording van geleverde cofinanciering.
Jaarlijkse rapportage
Jaarlijks dient het consortium een voortgangsrapportage in bij NWO, als voorbereiding op de vergadering van de Adviescommissie. In de rapportage beschrijft het consortium welke voortgang is bereikt ten aanzien van de doelstellingen, resultaten en aanbevelingen. Voor projecten die een Impact Plan hebben ingevuld is een integraal onderdeel van deze jaarlijkse rapportage de aanvulling dan wel herziening van de Theory of Change en Impact Pathway op basis van het toetsen van eerder gestelde aannames
Tussentijdse evaluatie
In de voortgangsrapportage bij de tussentijdse zelf-evaluatie (zie boven) ligt de nadruk enerzijds op de voortgang in de eerste termijn van het project en wordt vooruit geblikt naar de tweede termijn.
Verantwoording en projectafsluiting
Bij afronding van een project vraagt NWO inhoudelijke en financiële eindrapportages op. In de inhoudelijke rapportage presenteert het consortium, in het geval dat een Impact Plan is opgesteld, de behaalde output, en waar van toepassing, de outcomes. Na goedkeuring door NWO van beide rapportages wordt de definitieve hoogte van de subsidie en cofinanciering vastgesteld.