Call for proposals KIEM-hbo, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Handleiding KIEM-hbo

Indieningsronde 2019

Utrecht, juni 2019

Nationaal Regieorgaan

Praktijkgericht Onderzoek SIA

(onderdeel van NWO)

Inhoud

1	Inleiding		1
	1.1	Achtergrond	1
	1.2	Beschikbaar budget	1
	1.3	Geldigheidsduur call for proposals	1
2	Doel		2
3	Richtlijnen voor aanvragers		2
	3.1	Wie kan subsidie aanvragen	2
	3.2	Wanneer kan worden aangevraagd	2
	3.3	Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend	2
	3.4	Subsidievoorwaarden	2
	3.5	Financiële voorwaarden	4
4	Procedure		5
	4.1	Ontvankelijkheid	5
	4.2	Beoordeling	6
	4.3	Beoordelingscriteria	6
	4.4	Besluitvorming	6
5	Uitvoering		7
6	Contact en overige informatie		7

1. Inleiding

1.1 Achtergrond

Het versterken van de innovatiekracht van het mkb en de publieke sector is een speerpunt in het nationale en Europese beleid. In ‘De waarde(n) van weten’, de Strategische Agenda Hoger Onderwijs en Onderzoek uit 2015, stelt het kabinet dat het praktijkgericht onderzoek van hogescholen daarbij een essentiële schakel vormt.

Het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna te noemen Regieorgaan SIA), onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), heeft als taak de ontwikkeling van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen te stimuleren en voert daartoe onder andere de KIEM-hbo-regeling uit.

1.2 Beschikbaar budget

Het totaal beschikbare budget voor deze call is € 2,6 miljoen. Per projectvoorstel kan maximaal € 20.000,– aan subsidie worden aangevraagd.

1.3 Geldigheidsduur call for proposals

Deze call voor proposals is geldig voor de indieningsronde KIEM-hbo 2019 met de sluitingsdatum en -tijd dinsdag 26 november 2019, 14.00 uur Nederlandse tijd.

Subsidieaanvragen (hierna te noemen aanvragen) kunnen vanaf de publicatiedatum van de call doorlopend worden ingediend.

Op de website van Regieorgaan SIA worden de data van de ophaalmomenten vermeld. Indien de beschikbare middelen vóór 26 november 2019 zijn uitgeput, wordt de call for proposals eerder gesloten.

2. Doel

De regeling KIEM-hbo heeft als doelstelling het stimuleren en opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden tussen het mkb, de publieke sector en hogescholen. Het betrekken van andere kennisinstellingen zoals instituten en universiteiten bij de samenwerking wordt aangemoedigd.

De samenwerkingsverbanden voeren gemeenschappelijke activiteiten uit op het gebied van praktijkgericht onderzoek en innovatie.

Aanvragen hebben betrekking op verkennend onderzoek zoals haalbaarheidsstudies. Mogelijke uitkomsten van projecten zijn nieuwe onderzoeksaanvragen, netwerkactiviteiten, prototypes, testen, (business)modellen, methoden, werkwijzen, demonstrators, processen, productconcepten en dienstconcepten.

De regeling KIEM-hbo 2019 is themavrij.

3. Richtlijnen voor aanvragers

3.1 Wie kan subsidie aanvragen

De aanvrager dient een door de overheid bekostigde hogeschool (hierna te noemen: aanvrager) te zijn, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW).

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur van de aanvragende hogeschool.

De aanvraag dient te zijn opgesteld onder verantwoordelijkheid van een lector of senior onderzoeker die aan de aanvragende hogeschool is verbonden. De lector of senior onderzoeker kan als projectleider optreden.

De aanvrager ontvangt alle correspondentie met betrekking tot de aangevraagde subsidie.

3.2 Wanneer kan worden aangevraagd

Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend tot uiterlijk dinsdagmiddag 26 november 2019, 14.00 uur Nederlandse tijd. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

3.3 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend

Een volledige aanvraag omvat:

• het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier;

• het projectvoorstel;

• de begroting in excel met gevraagde subsidie, cofinanciering en kostenonderbouwing.

Het indienen van een aanvraag gebeurt via het aanvraag- en rapportagesysteem ISAAC.

Het is verplicht de via ISAAC beschikbare documenten te gebruiken.

De directe link naar deze call in ISAAC is: www.isaac.nwo.nl/subsidieaanvraag?extref=KIEMVRIJ04

De aanvrager is verplicht de aanvraag via zijn/haar ISAAC-account in te dienen. Indien de aanvrager nog geen account heeft, dient hij/zij dat minimaal één werkdag voor het indienen van de aanvraag aan te maken in verband met het tijdig kunnen verhelpen van eventuele aanmeldproblemen.

Het inlogscherm van ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl

De handleiding van ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl/help

De helpdesk van ISAAC is bereikbaar via: isaac.helpdesk@nwo.nl

3.4 Subsidievoorwaarden

De maximaal aan te vragen subsidieomvang is € 20.000,–. De looptijd van het project bedraagt maximaal twaalf maanden. Inzet van subsidie buiten de looptijd van het project is niet mogelijk. Het beoogde project dient binnen drie maanden na de datum van het subsidiebesluit te starten.

De subsidiegelden zijn uitsluitend bestemd voor het uitvoeren van de activiteiten conform de gehonoreerde aanvraag.

Subsidiëring van (deel)activiteiten die reeds zijn gesubsidieerd vanuit andere bronnen, is niet mogelijk.

Uitgesloten zijn aanvragen die zich uitsluitend richten op deskundigheidsbevordering van personeel of het ontwikkelen van een nieuwe opleiding/nieuw curriculum voor de hogeschool en/of aanvragen die behoren tot reguliere activiteiten van een hogeschool.

Consortium

In het beoogde project gaat de hogeschool een samenwerkingsverband aan met minimaal twee nationale externe organisaties uit de relevante beroepspraktijk (mkb-ondernemingen en/of publieke organisaties). Grote bedrijven, kennisinstellingen (bv. universiteit, TO2-instituut of rijkskennisinstelling) en andere partijen kunnen deelnemen als partner en in cash en/of in kind bijdragen aan het onderzoek.

Gedurende het project is toetreding van nieuwe deelnemers mogelijk.

De partners hebben voldoende innovatiekennis en -kunde om het activiteitenplan uit te voeren. Door het ondertekenen van het aanvraagformulier hebben de partners de participatie in het KIEM-hbo-project bevestigd.

Mkb-ondernemingen en publieke organisaties

Mkb-ondernemingen die participeren in de aanvraag voldoen aan de volgende criteria:

• er is sprake van een onderneming, te weten: een eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitvoert;

• de onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;

• de deelname is gericht op het bewerkstelligen van innovatie en/of economische groei door de betreffende onderneming;

• er is sprake van een onderneming met minder dan 250 werknemers en een jaarlijkse omzet van minder dan € 50 miljoen.

Zzp’ers kunnen deelnemen aan een aanvraag wanneer zij deel uitmaken van een collectief dat zich aantoonbaar richt op innovatie en/of economische groei.

In het kader van deze regeling worden tot publieke partijen gerekend die organisaties die wettelijke taken uitvoeren en/of een uitgesproken publiek belang dienen en (grotendeels) worden gefinancierd door de overheid. Hiertoe behoort onder andere de dienstverlening rondom zorg en welzijn, kunst en cultuur, veiligheid, volkshuisvesting en onderwijs.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de consortiumpartners over de toegang tot en de rechten op onderzoeksresultaten en, indien van toepassing, over intellectueel eigendom. Tevens dienen afspraken te worden gemaakt over Open Access publicaties en ethische aspecten, zoals hieronder weergegeven.

Open Access publicatie

Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek die zijn gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit deze call for proposals dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) wereldwijd vrij toegankelijk te zijn (Open Access).

Onderzoekers kunnen op verschillende manieren Open Access publiceren. Een uitgebreide toelichting hierop staat op www.nwo.nl/openscience.

Ethische aspecten

Voor bepaalde onderzoeksprojecten is een goedkeurende verklaring van een erkend Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC) of een Dierexperimentencommissie (DEC) nodig. Daarnaast is voor bepaalde onderzoeksprojecten een vergunning nodig op grond van de Wet Bevolkingsonderzoek (WBO). Meer informatie over de METC is beschikbaar bij de Centrale Commissie Mensgebonden onderzoek (CCMO). Bij de Nederlandse Vereniging voor Dierexperimentencommissies is informatie over DEC te vinden en bij o.a. de Gezondheidsraad is informatie over de WBO beschikbaar.

Let op: Is voor uw onderzoeksproject goedkeuring van een ethische toetsingscommissie of anderszins noodzakelijk? In dat geval wordt uw aanvraag voorwaardelijk toegekend. Pas wanneer Regieorgaan SIA een kopie van de goedkeuring heeft ontvangen, wordt de toekenning definitief.

Bijdrage aan NWA en Topsectoren

Regieorgaan SIA zet zich actief in om hogescholen optimaal aan te laten haken op de verschillende routes van de Nationale Wetenschapsagenda (NWA) en de topsectoren. Indien van toepassing dient daarom in de aanvraag te worden aangegeven bij welke topsector en/of NWA-route het project aansluit. Aansluiting hierbij is echter geen vereiste.

Cofinanciering

De hogeschool en de partners dragen bij aan de kosten van het project. Deze cofinanciering bedraagt minimaal € 10.000,–. De minimale cofinanciering van de deelnemende externe organisaties (mkb-ondernemingen en/of publieke organisaties) bedraagt € 5.000,–. Eventuele cofinanciering van grote bedrijven staat hier los van.

De cofinanciering kan zowel in cash als in kind (op geld waardeerbare zaken, uren, natura) plaatsvinden.

3.5 Financiële voorwaarden

De kosten die met deze subsidie gefinancierd kunnen worden, betreffen de gemaakte en/of betaalde loonkosten en materiële kosten (gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele niet-verrekenbare btw).

Loonkosten hogescholen

Voor de loonkosten worden de tarieven conform de Handleiding Overheidstarieven (HOT) uit het jaar 2017 gehanteerd. De tarieven 2017 mogen voor de gehele looptijd van de subsidie worden toegepast. De toegestane tarieven in de HOT betreffen uitsluitend de tarieven conform de tabel op de volgende pagina, kolom ‘Kostendekkend tarief per uur’.

Schaal	Kostendekkend tarief per uur
1	43
2	46
3	48
4	53
5	53
6	56
7	59
8	63
9	68
10	72
11	79
12	87
13	95
14	103
15	111
16	119
17	127
18	136

Tabel (bedragen in euro’s): Integrale loonkosten per salarisschaal 2017

Deze tarieven zijn integraal toepasbaar en het hanteren van deze tarieven is zonder toelichting of berekening toegestaan.

Het tarief van een medewerker wordt bepaald op basis van de cao hbo inschaling van de betreffende medewerker. Hogere tarieven dan de HOT zijn niet toegestaan. Lagere tarieven dan de HOT zijn wel toegestaan, maar mogen niet willekeurig worden opgevoerd. Eventuele lagere tarieven moeten kunnen worden onderbouwd, bijvoorbeeld op basis van een interne kostprijsberekening.

De instellingsaccountant hoeft hier geen accountantscontrole toe te passen; tarieven lager dan de HOT zijn voor Regieorgaan SIA altijd akkoord. Alleen consistente toepassing is vereist.

Kosten studenten

Het is toegestaan studenten, verbonden aan de hogeschool, in te zetten voor het project en de kosten hiervan binnen het project op te voeren.

Per subsidiejaar kan het volgende worden opgevoerd:

• Inzet van uren van studenten waarbij geldt dat deze geschiedt als onderdeel van de opleiding (de studenten dienen in dat geval ook studiepunten te krijgen voor hun activiteiten). Alleen de stagevergoeding zoals gebruikelijk binnen de instelling is declarabel. Aan het aantal in te zetten uren per student is een maximum verbonden van 1650.

• Inzet van uren van studenten die extra-curriculair worden ingezet in het project. Per student kan maximaal 250 uur per subsidiejaar ten laste van het project worden gebracht.

In beide situaties geldt dat uitsluitend de werkelijke aan de student uitbetaalde bedragen met een maximaal uurtarief van € 25,– als kosten kunnen worden opgevoerd. Uren en uurtarieven boven de genoemde maxima kunnen niet als kosten worden opgevoerd. Aan het aantal in te zetten studenten in het project is geen maximum verbonden.

Loonkosten consortiumpartners

Bepaling van het uurtarief van de partners is als volgt:

Universiteiten: aio’s en postdocs →	VSNU-akkoord
Universiteiten: overige wetenschappelijke functies →	Handleiding Overheidstarieven 2017
TO2-instituten →	Handleiding Overheidstarieven 2017
Overige partners →	Bepaling uurtarief is vrij, met een maximum van € 130,– per uur, excl. btw

Onder ‘overige partners’ worden ook verstaan:

• onderwijsinstellingen anders dan een door de overheid bekostigde hogeschool zoals gedefinieerd in paragraaf 3.1;

• projectmedewerkers die gedetacheerd zijn bij een hogeschool en die alleen voor dit project worden ingeleend. Een uitzondering geldt voor projectmedewerkers die een detacheringsovereenkomst hebben met een hogeschool die niet alleen betrekking heeft op detachering binnen dit project; de kosten van deze projectmedewerkers mogen onder de loonkosten van de hogeschool worden opgevoerd.

Projectmanagement

In de HOT zit een opslag voor overhead. Voor projectmanagement mag daarom maximaal 10% van de totale projectkosten in de begroting als kosten worden opgevoerd.

Materiële kosten

Onder materiële kosten wordt verstaan de aan de uitvoering van het project verbonden kosten als verbruik van materialen, hulpmiddelen, prototypes, testopstellingen en overige kosten zoals dienstreizen en publicaties.

Aanschaffingen van machines en apparatuur worden niet tot de projectkosten gerekend. Voor machines en apparatuur kunnen slechts de aan het project toe te rekenen afschrijvingskosten of leasetermijnen worden opgevoerd.

Afschrijvingstermijnen worden berekend op basis van de historische aanschafprijs exclusief financieringskosten, een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van vijf jaar. Opvoering van kosten voor gebruik van apparatuur ouder dan vijf jaar is dus niet mogelijk.

In totaal mag maximaal 25% van het subsidiebedrag ten bate komen aan de loonkosten van de consortiumpartners en de materiële kosten.

De aangevraagde subsidiebedragen in de ingediende begroting voor loonkosten en materiële kosten gelden als maxima.

4. Procedure

4.1 Ontvankelijkheid

De regeling KIEM-hbo kent diverse ‘ophaalmomenten’. De ophaalmomenten worden bekendgemaakt via de website van Regieorgaan SIA.

De aanvragen worden na het ophaalmoment in volgorde van binnenkomst behandeld.

Iedere, via ISAAC, ingediende aanvraag wordt direct geregistreerd door middel van een dossiernummer. Dit dossiernummer geldt als vast kenmerk voor alle verdere correspondentie.

De aanvraag wordt gecontroleerd op juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de aanvraag hieraan voldoet, wordt deze ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. De aanvrager krijgt hiervan bericht.

Is de aanvraag niet volledig of voldoet het niet aan de vormvereisten, dan wordt de aanvrager de mogelijkheid geboden de ontbrekende gegevens te verstrekken. Indien de ontbrekende gegevens binnen de gestelde termijn worden aangeleverd en akkoord worden bevonden, wordt de aanvraag alsnog ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. De aanvrager krijgt daarvan bericht.

Indien de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn verstrekt, wordt de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard en buiten behandeling gesteld. De aanvrager krijgt daarvan bericht.

4.2 Beoordeling

Voor de beoordeling wordt een externe beoordelingscommissie ingesteld. Wanneer een aanvraag in behandeling is genomen, wordt de aanvraag voorzien van een pre-advies, opgesteld door medewerkers van het bureau van Regieorgaan SIA. Dit pre-advies wordt ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie, die de aanvraag voorziet van een oordeel (positief/negatief).

In de pre-adviezen wordt door de bureaumedewerkers op basis van het ingediende projectvoorstel geïnventariseerd in welke mate wordt voldaan aan de beoordelingscriteria. De beoordelingscommissie komt op basis van de beoordelingscriteria tot een oordeel, daarbij gebruikmakend van de pre-adviezen van de bureaumedewerkers.

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen is vanaf 1 juli 2019 de NWO-Code persoonlijke belangen van toepassing. Meer informatie over de NWO Code persoonlijke belangen vindt u op de NWO website.

4.3 Beoordelingscriteria

De aanvragen worden beoordeeld aan de hand van de onderstaande vier criteria.

Vraagarticulatie

• De mate waarin de vraag afkomstig is van, en relevant is voor (professionals werkzaam in) de beroepspraktijk.

Netwerkvorming

• De mate van betrokkenheid van de relevante beroepspraktijk en de kennisinstellingen.

• De mate waarin sprake is van vernieuwing van het samenwerkingsverband.

Innovatie

• De mate waarin de innovatievraag vernieuwend is voor het netwerk en/of het samenwerkingsverband.

• De mate waarin het voorstel aansluit en/of voortbouwt op bestaande kennis en kunde.

Haalbaarheid projectplan

• De mate waarin de onderzoeksvraag afgebakend, specifiek en functioneel is.

• De mate waarin het projectplan uitvoerbaar en haalbaar is.

• De relevantie van de beoogde resultaten voor de beroepspraktijk.

De beoordelingscommissie komt tot een positief oordeel indien op alle criteria een voldoende wordt gescoord.

4.4 Besluitvorming

De beoordelingscommissie brengt verslag uit van haar werkwijze en brengt advies uit aan het bestuur van Regieorgaan SIA.

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie. De beschikbaarheid van middelen is bepalend voor het aantal aanvragen met een positief oordeel dat voor subsidie in aanmerking komt.

Het besluit van het bestuur van Regieorgaan SIA wordt door middel van een subsidiebesluit kenbaar gemaakt.

Regieorgaan SIA streeft ernaar na ieder ophaalmoment het besluit uiterlijk acht weken na het moment van ontvankelijkheidsverklaring bekend te maken. In een bezwaar- en beroepsprocedure is voorzien. Informatie hierover vindt u op de website van NWO.

5. Uitvoering

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. De aanvrager van de KIEM-hbo-subsidie treedt op als penvoerder. De aanvrager benoemt de (beoogde) contactpersoon.

Het subsidiebedrag wordt binnen vier weken na de start van de looptijd van het project overgemaakt.

Monitoring

Na afloop van de subsidieperiode wenst Regieorgaan SIA geïnformeerd te worden over de resultaten van het project. De wijze waarop Regieorgaan SIA geïnformeerd wenst te worden, wordt kenbaar gemaakt in het subsidiebesluit dat volgt bij toekenning van subsidie.

6. Contact en overige informatie

Inhoudelijke vragen

Op de pagina KIEM-hbo op de website van Regieorgaan SIA is de meest recente informatie te vinden. Hier vindt u ook de contactgegevens van de programmamanager. Het aanvraagformulier, het model projectvoorstel en het begrotingsformat worden via ISAAC beschikbaar gesteld.

Vragen van technische aard

Hiertoe verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk. Wij raden u aan eerst de ISAAC-handleiding door te nemen voordat u contact opneemt met de ISAAC-helpdesk.

De helpdesk van ISAAC is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 uur tot 17.00 uur, telefoonnummer 020-346 71 79. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen naarisaac.helpdesk@nwo.nl.