Regeling van de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 4 juni 2018, nr. 2018-0000089389, tot wijziging van de subsidieregeling EFMB 2015–2023

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 3, eerste lid, van de Kaderwet SZW-subsidies en de Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen;

Besluit:

ARTIKEL I

De Subsidieregeling EFMB 2015–2023 wordt als volgt gewijzigd:

A

Aan artikel 13 worden de volgende leden toegevoegd:

• 3. Naast de kosten genoemd in het eerste lid, kunnen de volgende kostensoorten, ter uitvoering van de subsidiabele activiteiten en rechtstreeks aan de uitvoering van het project toe te rekenen, tevens voor subsidiëring in aanmerking komen:

  • a. vergoeding op basis van eenheidskosten;

  • b. forfaitaire bedragen waarbij de overheidssteun niet meer dan € 100.000 bedraagt;

  • c. forfaitaire financiering, bepaald door een percentage toe te passen op een of meer gedefinieerde categorieën kosten.

• 4. De Minister stelt ambtshalve vast welke kostensoort, bedoeld in het eerste of derde lid, wordt toegepast, alsmede in hoeverre een eventuele combinatie van deze kostensoorten mogelijk is.

B

In artikel 14, onderdeel c, wordt na ‘van de einddeclaratie’ ingevoegd ‘voor zover deze kosten gemaakt en betaald zijn’ en wordt na ‘het verzoek tot vaststelling’ ingevoegd ‘, maar uiterlijk op 31 december 2023’.

C

Aan artikel 15, eerste lid, onderdeel b, wordt toegevoegd ‘of verrekend in de toekomstige bevoorschotting’.

D

Artikel 16 komt te luiden:

Artikel 16. Tussentijdse declaratie en rapportage

• 1. De subsidieontvanger verstrekt ieder kalenderjaar uiterlijk op 1 april een tussentijdse declaratie met daarbij een voortgangsverslag met betrekking tot de gemaakte kosten en de, overeenkomstig het operationeel programma, behaalde resultaten. De tussentijdse declaratie bevat een verantwoording van de kosten onder gelijktijdige verstrekking van de administratie van de deelnemers aan het project, als bedoeld in artikel 17, tweede lid.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan de Minister besluiten tot het opvragen van een extra tussentijdse declaratie dan wel het laten vervallen van een tussentijdse declaratie.

• 3. De tussentijdse declaratie wordt ingediend onder gebruikmaking van een daartoe door de Minister beschikbaar gesteld formulier, voorzien van de vereiste bijlagen.

• 4. De Minister betaalt binnen negentig dagen nadat een tussentijdse declaratie is ontvangen, de op dat moment bekende verschuldigde subsidie.

• 5. De betaling van het bedrag, genoemd in het vierde lid, kan worden opgeschort indien:

  • a. de Minister een verzoek tot aanvulling van ontbrekende gegevens heeft gedaan;

  • b. een onregelmatigheid in het verzoek tot vaststelling van de subsidie is geconstateerd;

  • c. de door de Europese Commissie tussentijds uitgekeerde bedragen niet toereikend zijn.

• 6. De einddeclaratie, bedoeld in artikel 20, bevat de som van alle tussentijdse declaraties en het resterend eindbedrag. De verantwoording van de kosten, bedoeld in artikel 20, tweede lid, heeft betrekking op het resterend eindbedrag opgenomen in de einddeclaratie.

• 7. Indien er omstandigheden optreden, die de voortgang, inhoud of de administratieve organisatie van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan onverwijld mededeling aan de Minister. Tevens kan de Minister inzicht vragen in de stand van zaken van concrete activiteiten.

• 8. De begunstigde doet onverwijld en schriftelijk melding aan de Minister zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

• 9. De begunstigde verleent aan door de Minister dan wel door de Europese Commissie daartoe aangewezen instanties medewerking aan het opstellen van evaluatierapporten met betrekking tot deze regeling, en draagt, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, er zorg voor dat de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent.

E

Artikel 18, vierde lid, vervalt, onder vernummering van het vijfde lid tot vierde lid.

F

Artikel 19 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift van artikel 19 komt te luiden:

Artikel 19. Tussentijdse evaluaties en monitoring

2. In het tweede lid wordt ‘evalueert’ vervangen door ‘monitort’.

3. In het derde lid wordt ‘evaluatie’ vervangen door ‘monitoring’.

G

Artikel 20 komt te luiden:

Artikel 20. Einddeclaratie en subsidievaststelling

• 1. De subsidieontvanger dient binnen dertien weken na beëindiging van het project een verzoek tot vaststelling van de subsidie in bij de Minister. Bij het verzoek tot vaststelling van de subsidie wordt een eindverslag over de uitvoering van de projectactiviteiten en een einddeclaratie van de kosten gevoegd.

• 2. Het verzoek tot vaststelling wordt ingediend onder gebruikmaking van een daartoe door de Minister elektronisch beschikbaar gesteld formulier, voorzien van de vereiste bijlagen en een door hem erkende elektronische handtekening.

• 3. De Minister betaalt binnen negentig dagen nadat het verzoek tot vaststelling van de subsidie is ontvangen, de op dat moment bekende verschuldigde subsidie.

• 4. De betaling van het bedrag, genoemd in het derde lid, kan worden opgeschort indien:

  • a. de Minister een verzoek tot aanvulling van ontbrekende gegevens heeft gedaan;

  • b. een onregelmatigheid in het verzoek tot vaststelling van de subsidie is geconstateerd;

  • c. de door de Europese Commissie tussentijds uitgekeerde bedragen niet toereikend zijn.

• 5. De Minister beslist binnen 24 maanden na ontvangst van het verzoek tot vaststelling van de subsidie.

H

In artikel 21, eerste lid, onderdeel f, wordt ‘evaluatie’ vervangen door ‘monitoring’.

ARTIKEL II

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

• 2. Artikel I, onderdeel a, werkt terug tot en met 26 november 2014.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 4 juni 2018

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, T. van Ark

ALGEMENE TOELICHTING

Met deze wijziging van de Subsidieregeling EFMB 2015–2023 wordt de mogelijkheid om een tussentijdse declaratie op te vragen verduidelijkt en is de mogelijkheid om af te rekenen op basis van vereenvoudigde kostenopties opgenomen. Daarnaast worden enkele technische aanpassingen doorgevoerd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel I. Wijziging van de Subsidieregeling EFMB 2015–2023

– Onderdeel A (artikel 13)

Deze wijziging betreft een nadere uitwerking van het Europeesrechtelijke kader voor het EFMB in de programmaperiode 2014–2020, waarmee het expliciet mogelijk wordt gemaakt om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties bij het afrekenen van projecten gesubsidieerd met EFMB-bijdragen. Dit is een toevoeging op de reeds bestaande mogelijkheid om af te rekenen op basis van werkelijk gemaakte en betaalde kosten.

De nadere uitwerking is in het verlengde van en geschiedt met inachtneming van de Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en van de Raad van 11 maart 2014 betreffende het fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen. In artikel 25, eerste lid, van de betreffende verordening zijn naast de klassieke manier van afrekenen op basis van werkelijk gemaakte en betaalde kosten, ook enkele vereenvoudigde kostenopties opgenomen.

Met deze vereenvoudigde kostenopties, wordt het mogelijk om af te rekenen op basis van standaardprijzen. Financiële bewijsstukken dienen hierbij niet meer als basis voor de verantwoording, maar enkel nog de stukken die de prestatie aantonen.

Binnen de kaders opgenomen in artikel 25 van de betreffende verordening, kan een lidstaat ervoor kiezen om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties door hierover afspraken op te nemen in de beschikking tot subsidieverlening.

– Onderdeel B (artikel 14)

Dit betreft een verduidelijking van de uiterste datum van subsidiabiliteit van de kosten in lijn met de EFMB-verordening. Om voor subsidiëring vanuit het EFMB in aanmerking te komen, moeten de projectkosten zijn gemaakt en betaald uiterlijk op 31 december 2023. Als er sprake is van vereenvoudigde kostenopties, zoals bedoeld in artikel 13, derde en vierde lid, moeten de betreffende activiteiten hebben plaatsgevonden uiterlijk op 31 december 2023.

– Onderdeel C (artikel 15)

De mogelijkheid om niet benutte voorschotbedragen te verrekenen met het voorschot dat wordt vastgesteld voor het volgende kalenderjaar. Bij de keuze tot verrekening hoeft er geen terugvordering plaats te vinden. Dat zorgt voor een vermindering van de administratieve lasten.

– Onderdeel D (artikel 16)

In dit artikel wordt naast de bestaande rapportageverplichtingen uitgewerkt hoe tussentijds wordt afgerekend. Het tussentijds afrekenen gebeurt op een soortgelijke wijze als het afrekenen van de einddeclaratie. Dit betekent dat een tussentijdse declaratie een verantwoording van de gedeclareerde kosten moet bevatten en een rapportage met betrekking tot de behaalde resultaten. De begunstigde ontvangt, op basis van de tussentijdse declaratie, binnen 90 dagen de op dat moment bekende verschuldigde subsidie. De tussentijdse declaratie moet uiterlijk op 1 april van ieder kalenderjaar worden ingediend.

– Onderdeel E (artikel 18)

Deze wijziging betreft het schrappen van een duplicatie in de regeling. Het vierde lid met betrekking tot de eisen die worden gesteld aan de systemen met documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, is verwijderd, aangezien deze eisen reeds zijn beschreven in bijlage 2 bij de regeling. Naar deze bijlage wordt verwezen in artikel 18, tweede lid.

– Onderdeel F (artikel 19)

Dit betreft een technische aanpassing van artikel 19. Het artikel heeft feitelijk betrekking op de tussentijdse evaluatie van het project enerzijds en de jaarlijkse monitoring van de behaalde resultaten anderzijds. Het tweede en derde lid van dit artikel hebben betrekking op de jaarlijkse monitoring. De verwijzingen naar evaluatie hebben hier dan ook plaatsgemaakt voor verwijzingen naar monitoring.

– Onderdeel G (artikel 20)

Dit betreft een technische aanpassing om het artikel in lijn te brengen met de EFMB-verordening en de gangbare uitvoeringspraktijk. Binnen 90 dagen na ontvangst van de einddeclaratie en het verzoek tot vaststelling van de subsidie, betaalt de Minister de op dat moment bekende verschuldigde subsidie. De beslissing over de definitieve vaststelling van de subsidie volgt binnen 24 maanden na ontvangst van het verzoek tot vaststelling.

– Onderdeel H (artikel 21)

Dit betreft een technische aanpassing in lijn met de aanpassing van artikel 19 (onderdeel F). Bij de verwijzing naar artikel 19, tweede lid, wordt gedoeld op de jaarlijkse monitoring van de resultaten. Het woord ‘evaluatie’ is dan ook vervangen door ‘monitoring’.

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, T. van Ark