STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814

Gemeenschappelijke Regeling Ombudscommissie Hoeksche Waard
De raad van de gemeente Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland, Strijen en het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen de Regionale afvalstoffendienst Hoeksche Waard, het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling, het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard, de ICT-Samenwerking Hoeksche Waard en Werk & Inkomen Hoeksche Waard ;
overwegende dat in aanvulling op de interne klachtvoorziening krachtens titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, gemeenten en samenwerkingsverbanden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen dienen te voorzien in een externe klachtvoorziening;
dat de Ombudscommissie Hoeksche waard als externe klachtvoorziening voor de aan de regeling deelnemende organisaties optreedt.
dat de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangepast en dat een samenvoeging heeft plaatsgevonden van de Regionale Sociale Dienst Hoeksche Waard en de WHW-bedrijven, waardoor het gewenst is de Gemeenschappelijke regeling Ombudscommissie Hoeksche Waard aan te passen;
gelet op de hoofdstuk IVc van de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
gezien het voorstel van het college/dagelijks bestuur;
besluit vast te stellen de:
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING OMBUDSCOMMISSIE HOEKSCHE WAARD
HOOFDSTUK
1

INLEIDENDE BEPALINGEN
Artikel
1.

Begripsomschrijvingen
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
- a.
de regeling: deze gemeenschappelijke regeling;
- b.
de deelnemers: de aan deze regeling deelnemende gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen en de aan deze regeling deelnemende samenwerkingsverbanden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijnde de Regionale afvalstoffendienst Hoeksche Waard, het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling, het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard, de ICT-Samenwerking Hoeksche Waard en Werk & Inkomen Hoeksche Waard.
- c.
orgaan: het gemeenschappelijk orgaan bedoeld in artikel 2 van de regeling;
- d.
verzoekschrift: een schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam persoon zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen;
- e.
verzoeker: degene die het verzoekschrift indient
- f.
plaatsvervanger: plaatsvervangende leden van de ombudscommissie Hoeksche Waard;
- g.
de ombudscommissie Hoeksche Waard: de onafhankelijke, externe klachtinstantie als bedoeld in artikel 3 van de regeling;
HOOFDSTUK
2

GEMEENSCHAPPELIJK ORGAAN
Artikel
2
1.
Er is een gemeenschappelijk orgaan, genaamd “gemeenschappelijk orgaan ombudscommissie Hoeksche Waard”.
2.
Het orgaan bestaat uit de burgemeesters van de deelnemende gemeenten en de voorzitters van de deelnemende samenwerkingsverbanden.
3.
De burgemeester van Strijen treedt op als voorzitter van het orgaan. Hij wijst een medewerker van die gemeente aan als secretaris van het orgaan.
4.
Het orgaan is gevestigd te Strijen.
Artikel
3.

Doel
Het orgaan draagt zorg voor de oprichting en instandhouding van de ombudscommissie Hoeksche Waard. Deze commissie is belast met de externe beoordeling van verzoekschriften als bedoeld in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht, voorzover het betreft gedragingen van bestuurorganen van de deelnemers.
HOOFDSTUK
3

DE OMBUDSCOMMISSIE
Artikel
4.

Samenstelling en benoeming ombudscommissie
1.
De ombudscommissie bestaat uit drie leden die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het orgaan;
2.
Het orgaan benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de ombudscommissie.
3.
Het orgaan benoemt een genoegzaam aantal plaatsvervangers.
4.
Bij verhindering van de leden worden ze vervangen door een plaatsvervanger. Deze regeling is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangers: waar in deze regeling gesproken wordt over “leden” worden ook de plaatsvervangende leden bedoeld.
Artikel
5.

Eed of verklaring en belofte
Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de ombudscommissie in de vergadering van het orgaan, in de handen van de voorzitter de eed of verklaring en belofte af.
Artikel
6.

Geheimhoudingsplicht
De leden van de ombudscommissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen bij de uitoefening van hun taak bekend is geworden, voor zover dat uit de aard der zaak volgt.
Artikel
7.

Zittingsduur en vergoeding
1.
De leden van de ombudscommissie worden benoemd voor een periode van zes jaar.
2.
De leden van de ombudscommissie kunnen telkens voor eenzelfde periode worden herbenoemd.
3.
De afgetreden leden blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien,
4.
De leden van de ombudscommissie ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden en een tegemoetkoming in de onkosten.
Artikel
8.

Ondersteuning
1.
Het orgaan verschaft de ombudscommissie adequate middelen ten behoeve van de uitoefening van haar taak.
2.
Het orgaan wijst een medewerker van een van de deelnemers aan als contactpersoon van de ombudscommissie. De contactpersoon fungeert als eerste ambtelijk aanspreekpunt van de ombudscommissie en is belast met algemene werkzaamheden ten behoeve van het orgaan en de commissie.
3.
Het orgaan wijst, op voordracht van de ombudscommissie, een secretaris aan. De secretaris woont de vergaderingen van de ombudscommissie bij en is belast met het ondersteunen van de ombudscommissie voorzover het gaat om de inhoudelijke afhandeling van verzoekschriften.
Artikel
9.

Huisvesting
1.
De vergaderingen van de ombudscommissie worden in beginsel gehouden in het gemeentehuis van Strijen. De gemeente Strijen stelt hiervoor de benodigde faciliteiten ter beschikking, waaronder in ieder geval adequate vergaderruimte.
2.
De ombudscommissie kan in bijzondere gevallen besluiten om elders te vergaderen.
HOOFDSTUK
4

WERKWIJZE
Artikel
10.

Werkwijze onderzoek
1.
De ombudscommissie onderzoekt verzoekschriften en beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door haar onderzochte aangelegenheid al dan niet behoorlijk heeft gedragen.
2.
De ombudscommissie kan gedurende een onderzoek de verzoeker en het bestuursorgaan of de personen werkzaam onder diens verantwoordelijkheid voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de grieven te komen.
3.
De ombudscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter nodig acht, waarbij de vergaderfreqentie mede afhankelijk is van het aanbod van de te behandelen verzoekschriften.
4.
Het horen vindt niet plaats in het openbaar.
5.
Ter afsluiting van het onderzoek stelt de ombudscommissie een rapport op, waarin zij haar bevindingen en haar oordeel weergeeft.
6.
Stukken die van de ombudscommissie uitgaan worden ondertekend door de voorzitter.
Artikel
11

Quorum
Voor het houden van een vergadering of een hoorzitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, onder wie in elk geval de voorzitter of zijn plaatsvervanger, aanwezig is.
Artikel
12.

Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift
1.
De ombudscommissie bevestigt de ontvangst van het verzoekschrift schriftelijk aan de verzoeker.
2.
Indien de ombudscommissie een onderzoek als bedoeld in artikel 9:18 van de Algemene wet bestuursrecht instelt, zendt zij tevens een afschrift van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan en aan degene over wiens gedragingen wordt geklaagd.
Artikel
13

Niet-deelneming aan de behandeling
De leden van de ombudscommissie nemen niet deel aan de behandeling van een verzoekschrift of het instellen van een onderzoek indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel
14.

Bevindingen
1.
Bevindingen worden bij meerderheid van stemmen vastgelegd. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter.
2.
In het rapport, genoemd in artikel 10, geeft de ombudscommissie gemotiveerd haar bevindingen en haar oordeel weer.
Artikel
15.

Jaarverslag
De ombudscommissie brengt jaarlijks vóór 1 mei aan de deelnemers schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.
HOOFDSTUK
5

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
16

Toetreding
1.
Toetreding tot de regeling door een andere gemeente of samenwerkingsverband kan plaats vinden bij besluit van de raad van die gemeente, respectievelijk het algemeen bestuur van dat samenwerkingsverband, indien ten minste twee derde van de deelnemers daarmee instemt.
2.
De toetreding gaat in op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin het besluit tot toetreding is opgenomen in het register als bedoeld in artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel
17

Uittreding
1.
Een deelnemende gemeente of samenwerkingsverband kan uittreden uit de regeling door een daartoe strekkende besluit van de raad van de betreffende gemeente, respectievelijk het algemeen bestuur van dat samenwerkingsverband.
2.
Het orgaan regelt de financiële en andere gevolgen van de uittreding.
Artikel
18

Opheffing
1.
De regeling wordt opgeheven, wanneer de raden respectievelijk algemeen besturen van ten minste twee derde van het aantal deelnemers daartoe besluiten.
2.
In geval van opheffing van de regeling regelt het orgaan de financiële gevolgen van de opheffing in een liquiditeitsplan. Hierbij kan van de bepalingen van de regeling worden afgeweken.
3.
Het liquiditeitsplan wordt niet vastgesteld dan nadat de raden en de algemene besturen van de deelnemers zijn gehoord.
4.
Het liquiditeitsplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.
Artikel
19

Wijziging regeling
1.
De regeling kan op voorstel van één of meerdere deelnemers worden gewijzigd.
2.
De regeling kan alleen worden gewijzigd indien de meerderheid van de deelnemers daartoe besluit.
3.
De wijziging van de regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de maand waarin de wijziging is opgenomen in de registers als bedoeld in artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel
20

Begroting en kostenverdeling
1.
Het orgaan zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten en de algemeen besturen van de samenwerkingsverbanden.
2.
Het orgaan zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij door het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en de algemeen besturen van de samenwerkingsverbanden.
3.
De begroting wordt vastgesteld door het orgaan uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het jaar waarop deze betrekking heeft.
4.
Het orgaan zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.
5.
De kosten verband houdend met het functioneren van de ombudscommissie, worden vergoed door de deelnemers. Elke deelnemer betaalt een vast bedrag per kalenderjaar alsmede de kosten per ingediend verzoekschrift, voorzover betrekking hebbende op betreffende deelnemer, een en ander zoals is aangegeven op de bij deze regeling behorende bijlage 1. De bijlage kan door het orgaan worden gewijzigd.
6.
Tot de kosten genoemd in het vijfde lid worden in ieder geval gerekend:
- a.
de presentievergoeding van de voorzitter en de overige (plaatsvervangende) leden van de ombudscommissie;
- b.
de salariskosten van de contactpersoon en de secretaris;
- c.
de overheadkosten betreffende de contactpersoon inhoudende 25% van de salariskosten.
- d.
de reiskosten van de leden en de secretaris van de ombudscommissie;
- e.
de kosten genoemd in artikel 9:33 Algemene wet bestuursrecht.
7.
De gemeente Strijen is belast met de financiële administratie. De deelnemers ontvangen van deze gemeente een factuur voor de door hen te betalen bijdragen. De vaste bijdrage wordt voorafgaand aan het kalenderjaar betaald, de (eventuele) variabele bijdrage achteraf, op declaratiebasis.
Artikel
21Jaarrekening
1.
Het orgaan stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.
2.
Het orgaan zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten en de deelnemers.
HOOFDSTUK
6

SLOTBEPALINGEN
Artikel
22

Archief
De gemeente Strijen is gehouden tot het aanhouden en verzorgen van een archief naar de voorschriften waarop het archief van de die gemeente wordt bijgehouden en verzorgd.
Artikel
23

Citeertitel
De regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling ombudscommissie Hoeksche Waard”.
Artikel
24

Slotbepaling
1.
De regeling is aangegaan voor onbepaalde tijd.
2.
De regeling treedt in werking daags na bekendmaking.
3.
Het orgaan draagt er zorg voor dat een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling, alsmede besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling, worden toegezonden aan de Nationale Ombudsman.
Artikel
25

Bekendmaking
De gemeente Strijen maakt een besluit tot toetreding, uittreding, opheffing en wijziging als bedoeld in artikelen 16 tot en met 19 van deze regeling bekend.

Bijlage 1, behorende bij de gemeenschappelijke regeling ombudscommissieHoeksche Waard
De verdeling van de kosten van de ombudscommissie Hoeksche Waard is als volgt:
Vaste kosten:
- 1.
Elke deelnemer betaalt vooraf per kalenderjaar een vast bijdrage van € 1000,-. aan de gemeente Strijen. De gemeente Strijen zal dit bedrag aanwenden voor algemene secretariële kosten en bureaukosten die worden gemaakt voor de ombudscommissie (bijvoorbeeld: opstellen reglement van orde, opstellen jaarverslag, correspondentie met overige deelnemers, enz.) en voor scholing en opleiding van de leden van de ombudscommissie.
- 2.
De gemeente Strijen legt na afloop van elk kalenderjaar aan de overige deelnemers verantwoording af over de besteding van dit budget. Blijkt het budget in dat jaar niet toereikend te zijn geweest, dan worden de extra kosten bij de deelnemers in rekening gebracht. Is het budget niet (volledig) gebruikt, dan wordt het overschot aan de deelnemers uitgekeerd dan wel verrekend met de jaarlijkse vaste bijdrage.
Variabele kosten
- 1.
De leden van de ombudscommissie ontvangen presentiegeld voor elk in behandeling genomen verzoekschrift dat resulteert in een rapport in de zin van artikel 10. Deze vergoeding bedraagt € 150,- per verzoekschrift.
- 2.
De leden van de ombudscommissie en de secretaris ontvangen reiskostenvergoeding van € 0,10 per km (fiscaal belast) en € 0,18 (fiscaal onbelast). (Een en ander conform landelijk fiscaal beleid).
- 3.
De loonkosten van de contactpersoon zijn conform de regionale afspraken voor de inzet van ambtenaren in regionaal verband in de Hoeksche Waard.
- 4.
De kosten van de secretaris worden doorberekend aan het bestuursorgaan waarop het verzoekschrift betrekking heeft.
- 5.
Kosten gemaakt op basis van artikel 9:33 Algemene wet bestuursrecht (getuigen, deskundigen, tolken, enz.)worden doorberekend aan het bestuursorgaan waarop het verzoekschrift betrekking heeft.
- 6.
Conform het bepaalde in artikel 20 van de regeling brengt de gemeente Strijen de kosten genoemd onder punt 1 t/m 5 achteraf in rekening bij de deelnemer waarover het verzoekschrift handelt.