Convenant inzake de proeftuin bezorgen van reisdocumenten

Partijen,

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan,

hierna te noemen: de Minister;

en

• De burgemeester van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, mr. C. van der Kamp

• De burgemeester van de gemeente Medemblik, Frank Streng

allen handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan, hierna te noemen: de burgemeester;

hierna gezamenlijk te noemen: partijen;

Overwegende dat:

• het vanuit de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening voor de burgemeester wenselijk kan zijn de aanvrager de mogelijkheid te bieden zijn aangevraagde reisdocument thuis of op het werk te laten bezorgen;

• de randvoorwaarden van veiligheid en privacyaspecten toereikend zijn vervuld.

Komen het volgende overeen:

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

a. reisdocumenten:

Nederlandse paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten;

b. aanvraagprocedure:

het reguliere aanvraagproces van reisdocumenten bij gemeenten;

c. bezorgen:

het uitreiken in persoon en het verrichten van de daarbij behorende afleveringshandelingen van het reisdocument op het in de aanvraagprocedure door de burger opgegeven adres;

d. bezorgdienst:

een logistiek bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in het bezorgen van fraudegevoelige waardeproducten en waarmee de gemeente een contract heeft afgesloten.

Artikel 2. Doelstelling

• 1. Het doel van de proeftuin is om onderzoek te doen naar en in dat kader ervaringen op te doen met het bezorgen van reisdocumenten in de in dit convenant vastgelegde gevallen, onder handhaving van een adequaat niveau van beveiliging en zonder afbreuk te doen aan de organisatorisch, technisch en juridische eisen voor een verantwoord uitgifteproces van reisdocumenten, en te bekijken of het mogelijk is om de uitreiking niet te laten plaatsvinden aan het loket van een uitgevende instantie, maar bij de aanvrager thuis of op het werk.

• 2. Het doel van dit convenant is het vastleggen van afspraken tussen partijen, de wederzijdse verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien van het aanvraag- en uitgifteproces, de inzet van de bezorgdienst, financiële zaken en overige relevante zaken. Op basis van dit convenant worden nadere operationele afspraken gemaakt. Daarnaast markeert het onderhavige convenant de speciale samenwerking tussen de Minister en de burgemeester.

Artikel 3. Reikwijdte

Onder de proeftuin valt alleen de uitreiking van paspoorten en identiteitskaarten die een normale geldigheidsduur hebben. Uitreiking door bezorging kan uitsluitend plaatsvinden indien er sprake is van een aanvraagprocedure als bedoeld in de artikelen 26 en 27 van de Paspoortwet en de artikelen 21 tot en met 37 van de Paspoortuitvoeringsregeling en als de ontvanger heeft ingestemd met bezorging thuis of op het werk.

Uitreiking door bezorging vindt niet plaats indien:

• betrokkene na aanvraag van het reisdocument wordt gesignaleerd in het Register Paspoortsignaleringen of zijn eerdere reisdocument blijkt te zijn vermist of er andere redenen zijn die uitreiking belemmeren;

• bij de bezorger twijfel, hoe gering ook, is ontstaan over de identiteit van de ontvanger;

• indien de ontvanger weigert het oude paspoort af te geven, dan wel verklaart daartoe niet in staat te zijn;

• de ontvanger niet in persoon aanwezig is op het aangegeven adres;

• er sprake is van zodanige omstandigheden op of bij het opgegeven bezorgadres, dat het naar het oordeel van de bezorger niet verantwoord is het paspoort af te leveren.

§ 2. Afspraken

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

• 1. De burgemeester is verantwoordelijk indien de afgesproken procedures door gemeente en/of de bezorgdienst, eventuele (vervoers)beschadiging, vermissing dan wel overige onvolkomenheden, zoals een verkeerde bezorging van de reisdocumenten nadat deze van de producent bij de proeftuingemeente is ontvangen en geaccepteerd, niet worden nagekomen.

• 2. Kosten, inclusief alle door de aanvrager of derden geleden schade, komen voor rekening van de burgemeester.

Artikel 5. Financiële afspraken

• 1. Kosten die gepaard gaan met de operationalisering, uitvoering of de vroegtijdige beëindiging van de proeftuin, komen voor rekening van de burgemeester.

• 2. De leges voor het bezorgen worden op grond van de gemeentelijke leges verordening door de gemeente vastgesteld.

Artikel 6. Uitvoeringsvoorwaarden

Uitvoering van de proeftuin in de deelnemende gemeente vindt plaats met in achtneming van de volgende voorwaarden:

• 1. De proeftuin vindt plaats in de gemeente die dit convenant heeft ondertekend.

• 2. De proeftuin vindt plaats in een gecontroleerde omgeving en wordt voortdurend gemonitord en waar nodig door de gemeente bijgestuurd.

• 3. De doelgroep van de proeftuin bestaat uit personen die het desbetreffende document in de proeftuingemeente hebben aangevraagd.

• 4. Naast de reguliere uitgifteprocedure biedt de burgemeester de optie van bezorgen aan.

• 5. Bij het bezorgen van reisdocumenten moet de identiteit van de aanvrager conform de regelgeving worden vastgesteld.

• 6. De door de burgemeester gekozen bezorgdienst dient te voldoen aan de randvoorwaarden voor veiligheid en privacyaspecten zoals vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling.

• 7. Afspraken tussen de burgemeester en bezorgdienst over de uitvoering van de proeftuin zijn vastgesteld in een contract.

• 8. De aangewezen contactpersoon bij de Minister wordt onmiddellijk door de aangewezen contactpersonen bij de burgemeester geïnformeerd indien:

  • a. risico’s voor de bezorgers of de ontvangers van de documenten worden vastgesteld dan wel vermoed;

  • b. documenten gedurende de periode dat ze door de gemeente zijn overgedragen aan de bezorgdienst en nog niet aan de aanvrager zijn uitgereikt, als gevolg van verlies, diefstal of anderszins vermist raken;

  • c. er sprake is van een voorval waarvan de burgemeester vermoedt dat de Minister geïnformeerd moet worden.

• 9. De door de gemeente gecontracteerde bezorgdienst voldoet ten minste aan de volgende eisen:

  • a. is gespecialiseerd in en heeft aantoonbare ervaring met complexe logistiek dienstverlening met fraudegevoelige producten;

  • b. heeft aantoonbare ervaring in processen betreffende een zorgvuldige en deugdelijke identiteitsvaststelling bij aflevering van een product;

  • c. heeft aantoonbare ervaring op het terrein van informatiebeveiliging, bijvoorbeeld door middel van ISO 27001 of een vergelijkbaar niveau;

  • d. is permanent bereikbaar voor de gemeenten zodat te allen tijde de laatste informatie kan worden doorgegeven;

  • e. bewaart de reisdocumenten in een deugdelijke, inbraakvertragende en brandwerende voorziening, welke voorziening is geplaatst in een afgesloten ruimte, aangesloten is op een alarmsysteem en uitsluitend toegankelijk is voor daartoe bevoegde medewerkers van de bezorgdienst, dan wel, bij het transport van de reisdocumenten, in een specifiek daarvoor bestemde, deugdelijke, inbraakvertragende en brandwerende voorziening in een onopvallend motorrijtuig;

  • f. beschikt over een "track and trace-systeem" zodat bij de gemeente te allen tijde bekend is waar de bezorger en de uit te reiken reisdocumenten zich bevinden en tussentijds in het Register Paspoortsignaleringen geregistreerde belemmeringen voor bezorgen van het reisdocument onmiddellijk kunnen worden doorgegeven aan de bezorgdienst;

  • g. houdt zich aan de toepasselijke regels in verband met de bescherming van persoonsgegevens, vernietigt de gegevens betreffende de bezorging direct nadat de bezorging succesvol is afgerond, dan wel nadat de bezorging definitief is afgebroken en kan aantonen dat te vernietigen gegevens ook daadwerkelijk zijn vernietigd;

  • h. zorgt voor onmiddellijke terugbezorging bij de gemeente van de reisdocumenten die niet konden worden bezorgd;

  • i. houdt data bij over de uitvoering van de proeftuin. De data hebben in ieder geval betrekking op het aantal mislukte of afgebroken bezorgingen en de redenen daarvoor. De data worden eenmaal per kwartaal in de vorm van tussenrapportage en aan het einde van de proeftuin als eindrapportage opgeleverd;

  • j. de medewerkers van de te contracteren bezorgdienst voldoen ten minste aan de volgende eisen:

    • zijn gescreend door middel van een verklaring omtrent het gedrag;

    • hebben een integriteitsverklaring getekend;

    • hebben aantoonbaar opleidingen gevolgd betreffende een zorgvuldige en deugdelijke identiteitsvaststelling;

    • hebben aantoonbare ervaring met het werken met producten waar zeer zorgvuldig mee moet worden omgegaan en met het vaststellen van de identiteit van de aanvrager;

  • k. de aangewezen contactpersoon bij het ministerie van BZK wordt onverwijld geïnformeerd door de aangewezen contactpersoon van de gemeente, indien:

    • er risico's worden vastgesteld dan wel vermoed voor de bezorger of de ontvangers van de reisdocumenten;

    • reisdocumenten gedurende de periode dat ze zijn overgedragen van de gemeente aan de bezorgdienst en nog niet aan de ontvanger zijn uitgereikt, als gevolg van diefstal, vermissing of door andere oorzaak vermist zijn geraakt;

    • er sprake is van een voorval waarvan de gemeente vermoedt dat het ministerie van BZK moeten worden geïnformeerd.

§ 3. Overige bepalingen

Artikel 7. Monitoring

De resultaten van dit convenant, waaronder begrepen het aantal bezorgingen, de prijs per bezorgd document en het percentage bezorgingen ten opzichte van het totaal aantal uitgiften, worden door de burgemeester eenmaal per jaar geïnventariseerd, vastgelegd en aan de Minister aangeboden.

Artikel 8. Wijzigingen

Wijzigingen van dit convenant zijn alleen geldig na akkoord van alle partijen. De wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd.

1. Elke partij kan de andere partij schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van alle partijen.

2. Partijen treden in overleg binnen twee weken nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij schriftelijk heeft meegedeeld.

3. De wijziging en de verklaring tot instemming worden als bijlage aan het convenant gehecht.

Artikel 9. Opzegging

• 1. De burgemeester kan dit convenant met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken te allen tijde opzeggen.

• 2. De Minister kan dit convenant opzeggen en de proeftuin terstond geheel beëindigen, indien:

  • a. wordt gehandeld in strijd met dit convenant;

  • b. de bezorgde documenten aan de verkeerde personen zijn uitgereikt;

  • c. de vastgestelde procedures ten aanzien van het bezorgen niet worden nageleefd;

  • d. sprake is van onvoorziene risico’s voor de bezorgers of de ontvangers van de documenten; of

  • e. naar het oordeel van de Minister sprake is van een zodanig voorval dat uitsluiting van een gemeente, dan wel beëindiging van de proeftuin aangewezen is.

• 3. Ingeval van beëindiging van het convenant krachtens opzegging is geen van de partijen jegens een ander schadeplichtig.

Artikel 10. Afdwingbaarheid

Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 11. Geschillenbeslechting

• 1. Alle geschillen in verband met dit convenant of afspraken die daarmee samenhangen, trachten partijen onderling op te lossen.

• 2. Over geschillen wordt in eerste instantie overlegd op uitvoerend ambtelijk niveau, indien nodig wordt geëscaleerd naar de Minister en burgemeester.

• 3. Indien het minnelijk overleg en de escalatie niet leidt tot een oplossing van het geschil, kunnen partijen dit convenant beëindigen met inachtneming van artikel 9 van dit convenant.

Artikel 12. Ongeldigheid

Indien een bepaling van dit convenant in enige mate als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, wordt die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant verwijderd en vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel mogelijk benadert. Het overige deel van het convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd.

§ 4. Slotbepalingen

Artikel 13. Inwerkingtreding en looptijd

Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door alle partijen en eindigt met ingang van het tijdstip waarop de wettelijke regeling voor het betreffende het bezorgen van reisdocumenten in werking treedt.

De Minister informeert de burgemeester over de vorderingen van bovengenoemde regelgeving.

Artikel 14. Toepasselijk recht

Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 15. Publicatie

• 1. Binnen twee weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Bij wijzigingen in het convenant vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.

• 3. Van opzegging wordt melding gemaakt in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Den Haag, 27 maart 2017

De Minister van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

Bodegraven-Reeuwijk, 9 maart 2017

De burgemeester van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk C. van der Kamp

Medemblik, 7 april 2017

De burgemeester van de gemeente Medemblik F. Streng