Besluit Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst van 10 maart 2017, nummer 8bd870d7-or1-1.2, betreffende digitale vervanging veiligheidsonderzoeken Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD)

De Directeur-generaal Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

Gelet op artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009 besluit over te gaan tot digitale vervanging van papieren archiefbescheiden van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).

Besluit

Artikel 1

De originele papieren archiefbescheiden die volgens de vastgestelde selectielijst van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) voor vernietiging in aanmerking komen in de applicatie voor het beheren van de digitale veiligheidsonderzoeken, worden overeenkomstig de artikel 2 en 3 van deze regeling digitaal vervangen.

Artikel 2

Overeenkomstig de eisen die artikel 26b Archiefregeling 2009 daaraan stelt en met inachtneming van artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, Archiefbesluit 1995, geschiedt de digitale vervanging volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging veiligheidsonderzoeken AIVD.

Artikel 3

De vervanging betreft de onderstaande papieren documenten die in de periode 2009–2017 zijn ontvangen, dan wel die zullen worden ontvangen in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

• 1. De Aanmelding Veiligheidsonderzoek, Opgave Persoonlijke Gegevens (OPG), kopie Identiteitsbewijs en eventuele andere papieren documenten die relevant zijn voor de behandeling van het veiligheidsonderzoek. De papieren documenten worden veertien weken na de ontvangstdatum of, indien van toepassing, zes weken na de definitieve afronding van eventuele juridische procedures vernietigd.

• 2. Uitgaande ondertekende papieren documenten ten behoeve van de verzending worden na ondertekening gescand en opgenomen in de applicatie voor het beheren van de digitale veiligheidsonderzoeken. Het getekende papieren exemplaar wordt verzonden aan de geadresseerde.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt gepubliceerd.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Directeur-generaal Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, R. Bertholee

TOELICHTING

Bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) wordt gebruik gemaakt van een applicatie voor het beheren van de digitale veiligheidsonderzoeken. Deze applicatie maakt het mogelijk dat de behandeling van de originele papieren inkomende documenten van een veiligheidsonderzoek, die voor vernietiging in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De digitale vervanging betreft de papieren inkomende documenten van een veiligheidsonderzoek die zijn ontvangen in de periode 2009–2017, dan wel die zullen worden ontvangen in de periode tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit. De documenten worden gescand en opgenomen in de applicatie voor het beheren van de digitale veiligheidsonderzoeken. De papieren documenten worden veertien weken na de ontvangstdatum of, indien van toepassing, zes weken na de definitieve afronding van eventuele juridische procedures vernietigd.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen zoals vermeld in artikel 26b Archiefregeling 2009 en met inachtneming van bedoelde waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Van de vervanging van archiefbescheiden laat de afdeling Registratie en Archiefdiensten (RAD) van de AIVD periodiek op grond van een model een verklaring opstellen. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft de grond en de wijze waarop vervanging heeft plaatsgevonden. Het hoofd van RAD ondertekent de verklaring. De verklaring wordt aangemerkt als blijvend te bewaren.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteits- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging veiligheidsonderzoeken AIVD.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in de applicatie voor het beheren van de digitale veiligheidsonderzoeken conform het genoemde Handboek digitale vervanging veiligheidsonderzoeken AIVD dat ter inzage ligt bij de afdeling RAD van de AIVD.