Centrumregeling samenwerking DDFK-gemeenten en Leeuwarden

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden en het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling DDFK-gemeenten, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft

Overwegende dat

• Het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten, een samenwerkingsverband van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a., en het college van de gemeente Leeuwarden het voornemen hebben uitgesproken hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als centrumgemeente;

• deze bundeling van uitvoeringskracht wordt gegoten in de vorm van de centrumgemeenteconstructie (artikel 8, vierde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen)

• door het weloverwogen inzetten van het Shared service center Leeuwarden en door intensief samen te werken met de DDFK-gemeenten, alsmede door ook kennis te bundelen en ervaringen uit te wisselen, de bedrijfsvoering en dienstverlening wordt verbeterd;

• in de personeelsbehoefte van het Shared service center Leeuwarden onder meer zal worden voorzien door het naast de daarbij betrokken ambtenaren en medewerkers van de gemeente Leeuwarden, detacheren van ambtenaren en medewerkers van de DDFK-gemeenten bij de gemeente Leeuwarden;

• een van de doelstellingen van de onderhavige bundeling van uitvoeringskracht tevens is het investeren in ambtenaren en medewerkers door middel van opleiding, training en het opdoen van ervaring;

• deze bundeling onverlet laat die taken en bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten waarvan slechts de voorbereiding en uitvoering wordt opgedragen aan het college van de gemeente Leeuwarden;

• de raad van de gemeente Leeuwarden aan haar college van burgemeester en wethouders onderscheidenlijk het algemeen bestuur van de DDFK-gemeenten aan haar Dagelijks Bestuur voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling toestemming hebben verleend, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 5a, tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling DDFK-gemeenten;

Gelet op

• Artikelen 8, lid 4, 96 en 98 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke regeling DDFK-gemeenten;

• de Gemeentewet;

besluiten

te treffen

de Centrumregeling samenwerking DDFK-gemeenten en Leeuwarden ,

en zulks onder de navolgende bepalingen en bedingen:

§ 1

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a) centrumgemeente: de gemeente Leeuwarden;

• b) DDFK-gemeenten: het openbaar lichaam van de gemeenschappelijke regeling zoals genoemd onder e;

• c) ambtenaren en medewerkers: ambtenaren en andere medewerkers, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de gemeente Leeuwarden en de DDFK-gemeenten;

• d) regeling: deze Centrumregeling samenwerking DDFK-gemeenten en Leeuwarden;

• e) Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten: het samenwerkingsverband van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.;

• f) Shared service center Leeuwarden: de ambtelijke organisatie, geplaatst bij de gemeente Leeuwarden, die belast is met het uitvoeren van de in artikel 4 bedoelde aan deze organisatie opgedragen taken;

• g) Service Level Agreement (SLA): het document met daarin de nadere uitwerking van de dienstverlening, taken en werkwijzen zoals overeengekomen door het Dagelijks Bestuur van DDFK-gemeenten en het college van de gemeente Leeuwarden;

• h) PIM: het Platform Informatie Management (PIM) waar gezamenlijke ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en ICT onderling worden afgestemd en keuzes worden voorbereid om te komen tot verdere harmonisatie van gebruikte systemen;

• i) Servicecatalogus: het document waarin de producten en diensten en de servicenormen worden beschreven.

§ 2

Belang en centrumgemeente

Artikel 2 – Belang

• 1. De regeling wordt getroffen in verband met het tot stand brengen van een facilitaire voorziening (in dezen vooreerst ICT – voorzieningen) ter ondersteuning van de uitvoering van de aan de DDFK-gemeenten en gemeente Leeuwarden opgedragen taken.

• 2. Deze gemeenschappelijke regeling is uitdrukkelijk geen zelfstandige rechtspersoon.

• 3. Het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten en het college van de gemeente Leeuwarden hebben de bevoegdheid, indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden van de in artikel 2.1. bedoelde taken uit te breiden met al die taken en dienstverlening die de gemeente en DDFK-gemeenten alsdan geraden voorkomen.

Artikel 3 – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente, zoals bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

§ 3

Taken en bevoegdheden

Artikel 4 - Bevoegdheden

• 1. Het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten verleent mandaten, volmachten en machtigingen aan het college van de centrumgemeente die nodig zijn om de in het kader van deze Regeling te sluiten SLA en eventueel andere te sluiten overeenkomsten, die onder deze Regeling vallen, uit te voeren. Aan de SLA zal een overzicht van die verleende mandaten, volmachten en machtigingen toegevoegd worden.

• 2. Later verleende mandaten, volmachten en machtigingen zullen eveneens aan de in het eerste lid genoemde overzicht toegevoegd worden.

• 3. Het college van de centrumgemeente stemt in met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, zoals bedoeld in dit artikel.

Artikel 5 – SLA en Servicecatalogus

In het SLA is een nadere uitwerking gegeven aan de regeling. In het SLA en de Servicecatalogus zijn geregeld:

• a) de uitvoeringskaders;

• b) de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de centrumgemeente moet voldoen;

• c) de verdeelsleutel en de wijze waarop de DDFK-gemeenten een financiële bijdrage levert in de kosten die de centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de krachtens de regeling opgedragen taken;

• d) de verplichtingen tussen de centrumgemeente en DDFK-gemeenten;

• e) de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieplichten, bedoeld in overige artikelen van de regeling;

• f) de wijze waarop de centrumgemeente en de DDFK-gemeenten elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

§ 4.

Overleg

Artikel 6 – Overleg

• 1. Het college van de centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van beide dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht.

• 2. Het extra overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek belegd.

• 3. In het overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over het verloop van de samenwerking.

• 4. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten kunnen zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid en tweede lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden dan wel ambtenaren.

• 5. De gemeentesecretaris van de gemeente Leeuwarden en de (adjunct)directeur van DDFK-gemeenten zijn tijdens het overleg, bedoeld in het eerste en tweede lid, aanwezig.

Artikel 7 – Ambtelijk overleg

• 1. De gemeentesecretaris van de centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met de directeur van de DDFK-gemeenten over de uitvoering van het SLA en de Servicecatalogus, bedoeld in artikel 5.

• 2. De bij de uitvoering van de behartiging van het in artikel 2 gestelde belang en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken ambtenaren en medewerkers van de centrumgemeente en DDFK-gemeenten overleggen tenminste zesmaal per jaar in PIM-verband over de uitvoering van de SLA en de Servicecatalogus en de in artikel 2 bedoelde taken.

§ 5.

Informatie en verantwoording

Artikel 8 – Informatievoorziening door centrumgemeente

• 1. Het college van de centrumgemeente geeft het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten binnen vier weken schriftelijk de door een of meer leden van het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten gevraagde inlichtingen.

• 2. Het college van de centrumgemeente geeft het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten alle inlichtingen die dat Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten noodzakelijk en/of wenselijk acht.

Artikel 9 – Informatievoorziening door de DDFK-gemeenten

Het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten en/of ambtenaren geven het college van de centrumgemeente binnen vier weken alle inlichtingen die het college of ambtenaren van de centrumgemeente ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang nodig heeft.

Artikel 10 – Overige informatievoorziening

• 1. De rekenkamers van de bij de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten aangesloten gemeenten en van de gemeente Leeuwarden zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het college van de centrumgemeente, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

• 2. Het college van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd binnen vier weken alle inlichtingen die de rekenkamers ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

§ 6.

Geschillen

Artikel 11 – Deskundigenadvies

• 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil binnen vier weken besproken tussen afvaardigingen van het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten.

• 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten.

• 5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van de Gemeente Leeuwarden en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten dragen ieder de helft van de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid.

§ 7

Wijziging, uittreding en opheffing

Artikel 12 – Wijziging van de regeling

• 1. De regeling kan door het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2. Het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de gemeente Leeuwarden en het Algemeen Bestuur van de DDFK-gemeenten, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3. Een wijziging van de centrumregeling is tot stand gekomen wanneer het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten op de wijze als vermeld in het tweede lid hiermee hebben ingestemd.

• 4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door het college van de centrumgemeente is bekendgemaakt.

Artikel 13 – Uittreding en opheffing

• 1. De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten.

• 2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste vijf jaar na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten overeenstemming bestaat.

• 3. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

• 4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van de DDFK-gemeenten tot deelneming in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.

• 5. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

• 6. Een besluit tot uittreding door het college van de centrumgemeente of door het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten leidt eveneens tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van de centrumgemeente of het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten wordt niet genomen dan nadat daartoe toestemming is verkregen van de raad van de centrumgemeente en van het Algemeen Bestuur van de DDFK-gemeenten, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

• 7. Indien één der partijen eenzijdig besluit uit deze centrumregeling te treden zonder dat er sprake is van een geschil of bijzondere omstandigheid draagt de partij die wenst uit te treden alle financiële en personele gevolgen van de opheffing zulks vast te stellen door een registeraccountant.

• 8. Het besluit tot uittreding treedt in werking op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen, tenzij het college van de Gemeente Leeuwarden en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten een andere datum overeenkomen. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

• 9. Van bijzondere omstandigheden is in ieder geval sprake indien in rechte is vast komen te staan dat deze regeling of de daarmee in verband staande uitvoering, in strijd met het recht of de wet wordt geacht.

§ 8

Ove rgangs- en slotbepalingen

Artikel 14 – Duur van de regeling

• 1. De regeling wordt met ingang van heden getroffen voor een periode van 5 jaren.

• 2. Indien en zodra na ommekomst van de in artikel 14.1. bedoelde termijn de regeling niet door uittreding en opheffing als bedoeld in artikel 13 tot een einde komt, zal de regeling vervolgens voortduren voor onbepaalde tijd.

• 3. In het geval bedoeld in artikel 14.2. blijft vervolgens artikel 12 en 13 onverkort van toepassing.

• 4. Indien er sprake is van een bijzondere omstandigheid, als bedoeld in artikel 13, lid 2 en lid 9, dan zal op basis het opheffingsplan, als bedoeld in artikel 13, lid 4, in gezamenlijke overleg tussen de het college van de centrumgemeente en het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten de datum van opheffing van deze regeling worden bepaald en daarmee de duur van de regeling.

Artikel 15 – Inzending regeling

Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland, publicatie in de Staatscourant en opname in de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving.

Artikel 16 – Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op de eerste dag van een maand, volgend op de dag waarop het college van de centrumgemeente de regeling bekend heeft gemaakt in de Staatscourant.

Artikel 17 – Citeerwijze

De regeling wordt aangehaald als Centrumregeling samenwerking DDFK-gemeenten en Leeuwarden.

Aldus besloten door

Het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten

in de vergadering van1 december 2015

de voorzitter, de directeur,

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden

in de vergadering van 10 november 2015

de secretaris, de wethouder,