Bestuursreglement College Aruba financieel toezicht, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het College Aruba financieel toezicht heeft in zijn vergadering van 21 september 2015, gelet op artikel 5 van de Landsverordening houdende tijdelijke regels met betrekking tot het onafhankelijk toezicht bij de totstandkoming en uitvoering van de begrotingen van het Land en daarmee samenhangende aangelegenheden (Landsverordening Aruba financieel toezicht), een bestuursreglement vastgesteld, gelijk aan onderstaande tekst, zodat de voorzitter van het College Aruba financieel toezicht besluit:

Artikel 1: definities

• 1. In dit reglement wordt verstaan onder:

  a. de Landsverordening:

  de Landsverordening Aruba financieel toezicht;

  b. het College:

  het College Aruba financieel toezicht, als bedoeld in artikel 2, eerste lid van de Landsverordening;

  c. de secretaris:

  de secretaris, zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid van de Landsverordening;

  d. het secretariaat:

  de secretaris en de medewerkers die aan hem zijn toegevoegd gezamenlijk;

  e. het Land:

  het Land Aruba;

• 2. De in dit reglement voorkomende begrippen hebben overigens, indien die begrippen ook voorkomen in de Landsverordening, de betekenis welke de Landsverordening daaraan geeft.

Artikel 2: bestuursreglement

Dit is het voor het College geldende reglement, zoals bedoeld in artikel 5 van de Landsverordening.

COLLEGE

Artikel 3: adviesfunctie

• 1. De leden van het College fungeren tevens als algemeen adviseurs voor het College financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten en voor het College financieel toezicht Bonaire, Sint Eustatius en Saba voor zover zij daarin niet ook als lid zijn benoemd. De leden van het College financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten en van het College financieel toezicht Bonaire, Sint Eustatius en Saba fungeren als algemeen adviseurs ten behoeve van het College voor zover zij daarin niet ook als lid zijn benoemd.

• 2. Het College en de als adviseur optredende leden van het College financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten en van het College financieel toezicht Bonaire, Sint Eustatius en Saba, beraadslagen in gezamenlijkheid.

• 3. De leden die optreden als adviseurs hebben in de rol van adviseur geen stemrecht en kunnen in geen enkel geval een dwingend advies afgeven.

Artikel 4: nevenfuncties

• 1. Een lid vervult geen betrekking zoals genoemd in artikel 4 van de landsverordening en vervult ook overigens geen andere betrekking of nevenfunctie die ongewenst is met het oog op een goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

• 2. Iedere wijziging ten aanzien van de nevenfuncties van het lid dient direct door het desbetreffende lid aan de voorzitter door te worden gegeven.

• 3. De nevenfuncties van de leden worden tevens gepubliceerd op de website van het College.

Artikel 5: profielschets

De leden van het College worden op grond van deskundigheid benoemd, zoals bepaald in artikel 3 lid 2 van de Landsverordening. Ter ondersteuning van de benoeming zoals in de Landsverordening geregeld stelt het College een profielschets op.

Artikel 6: de secretaris

• 1. Het College heeft een secretaris zoals bedoeld in Artikel 6 lid 1 van de Landsverordening.

• 2. De secretaris wordt door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van Nederland benoemd op voordracht van het College.

• 3. De secretaris legt tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het College.

• 4. Voor de secretaris kan door de voorzitter van het College, gehoord de andere leden, tevens een plaatsvervanger worden benoemd. De plaatsvervangende secretaris vervangt de secretaris bij diens afwezigheid.

• 5. De secretaris en de plaatsvervangende secretaris verdelen hun werkzaamheden onderling.

• 6. De secretaris heeft de dagelijkse leiding over het secretariaat en onderhoudt uit dien hoofde de formele contacten met het College.

• 7. De medewerkers van het secretariaat worden vanwege de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van Nederland aan het College ter beschikking gesteld. Het voorgaande geschiedt op voordracht van de secretaris, na overleg met het College.

• 8. De secretaris en het secretariaat ondersteunen tevens het College financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 van de Rijkswet financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten en het College financieel toezicht Bonaire, Sint Eustatius en Saba zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 van de Wet Financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba.

Artikel 7: begroting en jaarverslag

• 1. Het College zendt jaarlijks vóór 1 oktober aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van Nederland een begrotingsvoorstel voor het daaropvolgende kalenderjaar met betrekking tot de aan de taakvervulling van het College verbonden uitgaven.

• 2. Het College zendt jaarlijks voor 1 april aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van Nederland een jaarverslag over het afgelopen kalenderjaar met betrekking tot de aan de taakvervulling van het College verbonden uitgaven. Dit jaarverslag omvat een financieel deel en een beleidsdeel, waarin verslag wordt gedaan van de werkzaamheden van het College over de betreffende achterliggende periode.

Artikel 8: vergaderingen college

• 1. Er wordt zo vaak vergaderd als de voorzitter of een Collegelid noodzakelijk achten, doch minimaal één keer per drie maanden.

• 2. Op voorstel van de voorzitter kunnen vergaderingen ook schriftelijk, telefonisch, via bijvoorbeeld videoconference of andere elektronische weg plaatsvinden.

• 3. De vergaderingen van het College zijn niet openbaar. De voorzitter kan desgewenst derden uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn.

• 4. De secretaris draagt zorg voor het aanleveren van conceptstukken.

• 5. Vergaderstukken, inclusief een conceptagenda, worden in beginsel minimaal een werkweek voor de datum van de vergadering door de secretaris opgesteld en aan het College aangeleverd.

• 6. De agenda bevat aangelegenheden die door de secretaris voorafgaand aan de vergadering aan het College bekend zijn gemaakt of voor de vergadering door leden van het College bij de secretaris zijn aangemeld.

• 7. De secretaris doet een voorstel voor een agenda. Het College bepaalt de agenda.

• 8. De secretaris maakt na afloop van de vergadering een kort verslag en een besluitenlijst en stuurt dit aan het College voor interne doeleinden. De besluitenlijst wordt door de handtekening van de voorzitter vastgesteld.

Artikel 9: besluiten college

• 1. Het College streeft naar besluitvorming bij consensus.

• 2. Elk lid kan verzoeken om een beslissing bij stemming te nemen. Indien bij het nemen van besluiten de stemmen staken, heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

• 3. Beslissingen kunnen slechts door het College worden genomen indien alle leden van het College, waaronder de voorzitter, aan de stemming ter vergadering hebben deelgenomen of vertegenwoordigd zijn.

Artikel 10: verdeling werkzaamheden

Gezien de betrokkenheid van de leden en de kleinschaligheid van het College wordt in beginsel geen verdeling van werkzaamheden ter voorbereiding van besluiten gemaakt. Per geval kan beoordeeld worden of een verdeling van werkzaamheden bijdraagt aan een goede besluitvorming.

Artikel 11: deskundigen

• 1. Het College kan ten behoeve van zijn werkzaamheden deskundigen raadplegen. Op verzoek van de voorzitter verricht de secretaris ook voor dergelijke commissies of deskundigen de secretariaatswerkzaamheden.

• 2. De bevoegdheid tot het vaststellen van adviezen, voorstellen en aanbevelingen kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan een commissie of deskundige.

Artikel 12: taal

Adviezen worden opgesteld in de Nederlandse taal en worden voor zover nodig vertaald.

Artikel 13: geheimhouding

• 1. De leden van het College en het secretariaat zullen zaken die hen uit hoofde van hun functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan diegene het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim houden voor anderen dan die personen aan wie hij of zij ambtshalve tot mededeling verplicht is.

• 2. Over interne beraadslaging, stemverhoudingen en uitgewisselde argumenten worden door de leden van het College en het secretariaat geen uitspraken naar buiten toe gedaan.

Artikel 14: archivering

Alle bescheiden betreffende de werkzaamheden van het College worden door het College beheerd. Aan het eind van de werkzaamheden (bij opheffing van het College) zullen deze bescheiden worden overgedragen aan het archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

INTERNE ORGANISATIE

Artikel 15: vertegenwoordiging College

• 1. De Collegeleden vertegenwoordigen gezamenlijk het College, terwijl de voorzitter van het College eveneens zelfstandig bevoegd is het College te vertegenwoordigen.

• 2. De voorzitter kan voor een periode dat hij afwezig is een plaatsvervanger voor zijn functie aanwijzen, die gedurende zijn afwezigheid bevoegd is het College te vertegenwoordigen.

• 3. Ieder individueel lid van het College kan informerende, niet bindende, gesprekken voeren met derden. Het betreffende lid zal de voorzitter en het andere lid daarover informeren, bij voorkeur voorafgaand.

Artikel 16: bevoegdheden secretaris

De secretaris is belast met de dagelijkse aansturing van het secretariaat waaronder het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen. Onverminderd de bevoegdheid van het College is de secretaris bevoegd tot het aangaan van alle verplichtingen inhoudende de normale bedrijfsvoering van het secretariaat, tot zover het door het College geaccordeerde begroting dit toelaat en waarbij ten aanzien van langlopende contracten de tijdelijke aard van het College in acht wordt genomen.

Artikel 17: vertrouwenspersoon

Het College benoemt een vertrouwenspersoon voor het secretariaat.

MEDIABELEID

Artikel 18: woordvoering

• 1. De voorzitter van het College neemt de woordvoering richting de media voor zijn rekening.

• 2. Ieder individueel lid van het College kan informerende gesprekken voeren met vertegenwoordigers van de media. Het betreffende lid zal de voorzitter en het andere lid daarover informeren, bij voorkeur voorafgaand.

Artikel 19: mediabeleid

• 1. Het College streeft openheid over zijn advisering en oordelen na, maar onderschrijft tegelijkertijd het belang van de vertrouwensrelatie met de landen.

• 2. Het College beheert een website samen met het College financieel toezicht Curaçao en Sint Maarten en met het College financieel toezicht Bonaire, Sint Eustatius en Saba, waarop het zijn adviezen openbaar maakt.

Artikel 20: openbaarmaking adviezen

• 1. Adviezen van het College aan de besturen die hun grondslag vinden in de wet, worden na een periode van drie weken openbaar gemaakt, tenzij deze adviezen, al dan niet in afschrift, gericht zijn aan de Staten van het land en daarom per definitie openbaar zijn. In dat laatste geval worden de stukken onmiddellijk na verzending gepubliceerd.

• 2. Adviezen aan de Minister en andere adviezen die vanuit de aard een vertrouwelijk karakter hebben, worden niet gepubliceerd. Onderlinge correspondentie op ambtelijk niveau wordt niet gepubliceerd.

Artikel 21: openbaarmaking overige documentatie

• 1. De voor de uitoefening van de taken van het College relevante wet- en regelgeving wordt openbaar gemaakt op de website.

• 2. Begrotingsstukken en jaarverslagen van het land of van onderdelen van de collectieve sector, worden gepubliceerd op de hiervoor bedoelde website op het moment dat het bestuur deze openbaar maakt. Overige documentatie wordt slechts dan gepubliceerd als het openbare informatie betreft.

SLOTBEPALING

Artikel 22: inwerkingtreding

Dit reglement alsmede wijzigingen in dit reglement treden in werking met ingang van de dag van publicatie.