STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Controleprotocol behorend bij de Regeling van de Minister van Infrastructuur en Milieu, van 10 maart 2014, nr. IENM/ BSK-2014/57174, houdende vaststelling van de Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014, Rijkswaterstaat
1.

Inleiding
- 1.1
Dit controleprotocol heeft betrekking op de subsidie voor experiment of demonstratieproject zoals bedoeld in artikel 15 en 17 van de Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014.
- 1.2
De volgende begrippen zijn van toepassing:
  - • De Minister: de Minister van Infrastructuur en Milieu.
  - • Derde accountant: de externe accountant van de subsidieontvanger.
  - • Beschikking: de beschikking van de Minister van Infrastructuur en Milieu waarin op grond van artikel 15 en 17 van de Regeling subsidie is verleend.
- 1.3
De volgende regelgeving is van toepassing:
  - • De Algemene wet Bestuursrecht en de Waterwet
  - • De Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014.
- 1.4
Dit controleprotocol is een nadere uitwerking van artikel 20, lid c, sub 2 van de Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014.
- 1.5
In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de controle door de derde accountant ten behoeve van de onder 1.1. genoemde subsidie, alsmede op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd (bijlage 2).
- 1.6
Op verzoek van de Minister kan door accountants van de Auditdienst Rijk of door haar aangewezen accountants een review worden uitgevoerd bij de fungerende derde accountant ter toetsing op de naleving van dit controleprotocol. De subsidieontvanger en haar derde accountant dienen hieraan medewerking te verlenen. Indien een review wordt uitgevoerd, zal hierover vooraf overleg worden gepleegd met de subsidieontvanger.
2.

Bijzondere situaties
Indien een deel van de werkzaamheden is uitgevoerd door Rijkswaterstaat (RWS) (in opdracht van de subsidieontvanger), kan worden volstaan met het afzonderlijk zichtbaar maken in de financiële verantwoording van de aan RWS betaalde kosten ten behoeve van projectgerelateerde diensten en/of leveringen. De accountant dient in deze alleen vast te stellen, dat de kosten aansluiten bij de financiële administratie van de subsidieontvanger en dat de kosten aan RWS zijn betaald.
3.

Algemene uitgangspunten voor de controle
- 3.1
De controle dient zowel de getrouwe weergave van de ingediende financiële verantwoording als de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen te omvatten.
- 3.2
De accountant dient de controle zodanig in te richten dat hij met een redelijke mate van zekerheid (een betrouwbaarheid van minimaal 95% en een maximale foutenkans van 1% van de financiële verantwoording) een uitspraak kan doen.
- 3.3
Uitgangspunt voor de controle is de afgegeven verleningsbeschikking. Voorts dient rekening te worden gehouden met geaccordeerde subsidiewijzigingen en alle overige relevante correspondentie met betrekking tot de verleende subsidie.
4.

Specifieke controlepunten
Bij de uitvoering van de controle van de financiële verantwoording dient, met inachtneming van de onder punt 3 genoemde algemene uitgangspunten, door de derde accountant te worden vastgesteld dat:
- a.
de financiële verantwoording is opgesteld conform het format zoals opgenomen in bijlage 1 bij dit controleprotocol;
- b.
kosten juist zijn opgenomen onder de verschillende onderdelen;
- c.
er geen projectkosten zijn opgevoerd die onder een forfaitaire opslag vallen;
- d.
de interne en administratieve organisatie van de subsidieontvanger van toereikend niveau is om er redelijkerwijs vanuit te kunnen gaan dat de uitgaven getrouw zijn verantwoord en rechtmatig hebben plaatsgevonden;
- e.
de uitgaven volgens de financiële verantwoording zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de toegekende subsidie
- f.
slechts de daarvoor in aanmerking komende subsidiabele uitgaven in de financiële verantwoording zijn opgenomen (conform artikel 18 van de Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014 en de Beleidsregels bij de Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014 inzake subsidiabele en niet-subsidiabele kosten)
- g.
uitgaven die ten laste van andere kostendragers zijn gebracht, buiten beschouwing zijn gelaten;
- h.
aan de bepalingen van de verleningsbeschikking is voldaan;
- i.
aan de Aanbestedingswet en het aanbestedingsbesluit ‘Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten’ is voldaan;
- j.
de bij de facturen van opdrachtnemers van de subsidieontvanger verantwoorde onderliggende declaraties van derden daadwerkelijk zijn betaald;
- k.
indien BTW in rekening wordt gebracht, dit terecht is gedaan (enkel van toepassing indien BTW door subsidieontvanger niet is terug te vorderen).
5.

Slotbepaling
Dit protocol zal met bijlagen in de Staatscourant worden geplaatst en treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
De Minister van Infrastructuur en Milieu,
namens deze,
de Directeur-Generaal Rijkswaterstaat,
J.H.
Dronkers
BIJLAGE
1

FORMAT FINANCIËLE (JAARLIJKSE EN EIND-)VERANTWOORDING HWBP
Een format voor de financiële (jaarlijkse en eind-) verantwoording van de 100% subsidiabele kosten dient als volgt te worden opgesteld:
Toe te rekenen kosten | Verleende beschikking (€ incl. BTW) | Uitgegeven (€ incl. BTW)
A. VAT Kosten interne uren (excl. BTW) Kosten externe uren Onderzoekskosten Engineeringskosten Kosten vergunningen/leges | |
B. Realisatie Proefprojectkosten Uitvoeringskosten | |
C. Onroerende zaken Verwerving onroerende zaken (excl. BTW) Zakelijke rechten (excl. BTW) Notariskosten Taxateurskosten Juridische kosten | |
D. Kabels en Leidingen Nadeelcompensatie | |
E. Derden Nadeelcompensatie | |
F. Bodemsanering | |
G. Opruiming van explosieven | |
H. Overige kosten (benoemen) Risicoreservering voorzien Risicoreservering onvoorzien Kosten beheersmaatregelen Kosten anderszins (benoemen) | |
Totaal | |
NB: onder “verleende beschikking” de deterministische bedragen opnemen (dus geen scheefte)
BIJLAGE
2

MODEL CONTROLEVERKLARING
Een model van de goedkeurende controleverklaring in het kader van de subsidiebeschikking luidt als volgt:
Aan: <naam subsidieontvanger>

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Programmadirectie Hoogwaterbescherming
Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte financiële verantwoording van < naam subsidieontvanger> inzake de uitgaven van <aanduiding van het project> over <aanduiding van de periode> sluitend op een gecumuleerd bedrag van € <nader invullen) gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van <naam subsidieontvanger> is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met de beschikking met zaak <nummer> van <datum>. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de vereisten zoals opgenomen in het Controleprotocol Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014 bij subsidiebeschikking Zaak <nummer>. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door <naam subsidieontvanger>, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van <naam subsidieontvanger>. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor de financiële verantwoording. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
[Bevindingen:
1
Indien van toepassing
]
Oordeel Naar ons oordeel is de financiële verantwoording in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de vereisten van subsidiebeschikking Zaak <nummer>.
(plaats)......... (datum).........
(ondertekening)..........
Deze controleverklaring dient jaarlijks vóór 15 april aan de directeur van het Hoogwaterbeschermingsprogramma te worden overlegd.