Convenant in het kader van de uitwisseling van gegevens tussen de Inspectie Leefomgeving en Transport en PostNL (inzake vuurwerk)

Partijen:

1. Inspectie Leefomgeving en Transport (hierna te noemen: ILT), gevestigd te Den Haag, in deze vertegenwoordigd door de inspecteur-generaal Leefomgeving en Transport, mevrouw mr. J. Thunnissen en

2. Koninklijke PostNL B.V., een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (hierna te noemen: PostNL), statutair gevestigd te Den Haag, hoofdkantoor houdende te Den Haag, Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 27124700, rechtgeldig vertegenwoordigd door mevrouw H.W.P.M.A. Verhagen en de heer J.P.P. Bos

Gelet op de artikelen 8, 9 van de Wet bescherming persoonsgegevens,

Overwegingen:

• dat de ILT toezicht uitoefent in het kader van de naleving van de wet- en regelgeving voor vuurwerk op basis van het Vuurwerkbesluit en de toepasselijke vervoerswetgeving (ADR);

• dat dit toezicht tot doel heeft de veiligheid te bevorderen onder meer door het tegengaan van de verkoop van onveilig consumentenvuurwerk en het in strijd met de geldende wet- en regelgeving vervoeren, binnen het grondgebied van Nederland brengen, in de handel brengen, het voorhanden hebben en het ter beschikking stellen aan anderen van vuurwerk;

• dat het in de handel brengen, het voorhanden hebben en het ter beschikking stellen aan anderen van gevaarlijk illegaal vuurwerk voor een deel veroorzaakt wordt door de aankoop door particulieren via internet bij buitenlandse websites, waarbij de verzending via reguliere postdistributiekanalen, de zgn. postpakketbedrijven, plaatsvindt;

• dat de postpakketbedrijven bij de uitvoering van hun werkzaamheden en het vervoer van pakketten verantwoordelijk zijn voor de naleving van het Vuurwerkbesluit en de vervoersregelgeving (ADR);

• dat de ILT in het kader van het toezicht op deze vorm van illegaal vuurwerk samenwerkt met andere betrokkenen, zoals handhavinginstanties en postpakketbedrijven, waaronder PostNL;

• dat de aanname van postpakketten in het buitenland door buitenlandse postale partners van PostNL gebeurt en dat deze zendingen onder UPU verband, zonder barcodes of enig andere track&trace systeem, worden verzonden, waardoor PostNL pas op het moment van overhandiging van de postpakketten bij de aangewezen PostNL sorteerlocatie door haar postale partners voor het eerst zicht heeft op de zendingen en vanuit deze locatie vervoert richting Nederlandse ontvangers;

• dat de ILT het toezicht op de naleving van het Vuurwerkbesluit en de vervoersregelgeving (ADR) met betrekking tot het aanbod van vuurwerk via onder andere buitenlandse websites aan particulieren gezien de daaraan verbonden gevaren heeft geïntensiveerd en verder wenst te intensiveren;

• dat de uitwisseling van gegevens tussen de ILT en PostNL van zwaarwegend belang is in het kader van de naleving van voornoemde wetgeving door de postpakketbedrijven en het toezicht op de naleving door de ILT;

• dat partijen zich bewust zijn van de grenzen die de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van (persoons)gegevens stelt aan het uitwisselen van (persoons)gegevens;

• dat partijen de gemaakte afspraken over de wijze van uitwisseling van gegevens, in dit convenant vastleggen en zich ten opzichte van elkaar verbinden om in overeenstemming met wat in dit convenant is bepaald, te handelen.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Aard en doel

• 1. Partijen komen ter uitvoering van de wettelijke taken van de ILT en de verantwoordelijkheden van PostNL in het kader van de naleving van het Vuurwerkbesluit en vervoersregelgeving (ADR), overeen wederzijds gegevens uit te wisselen.

• 2. De wederzijdse uitwisseling van beschikbare gegevens heeft ten doel het toezicht op de naleving van de in het eerste lid genoemde regelgeving door de ILT zo effectief en efficiënt mogelijk in te vullen en de naleving van deze regelgeving door PostNL te optimaliseren.

• 3. Partijen geven uitvoering aan de gegevensuitwisseling door middel van:

  • a. het wederzijds uitwisselen van beschikbare gegevens over rechtspersonen, natuurlijke personen, organisaties en ondernemingen die zich bezighouden met de aanbieding van vuurwerk al dan niet via buitenlandse websites;

  • b. het benoemen van vaste contactpersonen;

  • c. het voeren van regulier overleg.

Artikel 2 Reikwijdte

De wederzijdse uitwisseling van gegevens betreft onder meer, voor zover beschikbaar, de volgende gegevens:

• a. gegevens afzender en land van verzending;

• b. gegevens geadresseerde;

• c. overige relevante gegevens, zoals kenmerken van het postpakket (vorm, gewicht, gebruikt verpakkingsmateriaal e.d.).

Artikel 3

• 1. De in artikel 1, eerste lid, bedoelde gegevensuitwisseling vindt plaats met inachtneming van ieders verantwoordelijkheid volgens de wet, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet openbaarheid van bestuur.

• 2. De gegevens van en informatie over burgers mogen door partijen alleen worden gebruikt voor het in artikel 1, tweede lid, genoemde doel. Partijen dragen er zorg voor dat de gegevens voldoende worden beveiligd en alleen toegankelijk zijn voor werknemers van de ILT of PostNL.

• 3. De uitgewisselde (persoons)gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden, genoemd in artikel 1, waarvoor zij worden verzameld of vervolgens verwerkt.

Artikel 4 Geheimhoudingsplicht

• 1. Voor zover partijen daartoe niet al verplicht zijn, leggen zij aan medewerkers die inzage hebben in gegevens of – die in overeenstemming met het bepaalde in dit convenant – op andere wijze gegevens verkrijgen een plicht tot geheimhouding op. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de (persoons)gegevens waarvan medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

• 2. De ILT spant zich tot het uiterste in om bij de verdere verwerking van de op basis van dit convenant verkregen gegevens niet te vermelden dat de gegevens afkomstig zijn van PostNL.

3. Slotbepalingen

Artikel 5 Wijzigingen

Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen, die aanleiding geven dit convenant te wijzigen, treden partijen hiertoe in onderling overleg.

Artikel 6 Evaluatie

Partijen verplichten zich tot een jaarlijkse evaluatie van het onderhavige convenant.

Artikel 7 Opzegging

Elke partij kan dit convenant met in achtneming van een opzegtermijn van 6 maanden schriftelijk opzeggen. De opzegging vermeldt de reden van de opzegging.

Artikel 8 Nakoming

De nakoming van de in dit convenant gemaakte afspraken zijn niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door partijen en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.

Artikel 10 Publicatie

Binnen zes weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Den Haag, 28 november 2014