STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.
Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 1 november 2013, houdende de vaststelling van het treasurystatuut voor de politie (Treasurystatuut politie)
De Minister van Veiligheid en Justitie,
Gelet op artikel 19, vijfde lid, van de Regeling financieel beheer politie;
Besluit:
Artikel
1
De politie maakt gebruik van de in de bijlagen bij deze regeling vastgesteld treasurystatuut.
Artikel
2
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2013.
Artikel
3
Deze regeling wordt aangehaald als: Treasurystatuut politie.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Minister van Veiligheid en Justitie,
I.W.
Opstelten.

BIJLAGE 1 BIJ HET TREASURYSTATUUT POLITIE
Treasurystatuut | 3
1.1 | Inleiding | 3
1.2 | Doelstellingen Treasuryfunctie | 3
1.3 | Uitzettingen | 3
1.4 | Financiering | 3
| 1.4.1 | Algemene uitgangspunten | 3
| 1.4.2 | Kortlopende financiering (looptijd < 1 jaar) | 4
| 1.4.3 | Langlopende financiering (looptijd ≥ 1 jaar) | 4
1.5 | Kasbeheer | 4
1.6 | Renterisico beheersende richtlijnen | 4
1.7 | Administratieve organisatie/ Interne controle | 4
| 1.7.1 | Algemene uitgangspunten | 4
| 1.7.2 | Taken en Bevoegdheden | 5
1.8 | Informatievoorziening | 5
| 1.8.1 | Beleidsmatige informatie | 5
| 1.8.2 | Operationele informatie | 5
| 1.8.3 | Verantwoordingsinformatie | 5
Toelichting bij Treasurystatuut politie | 9

Treasurystatuut
1.1

Inleiding
Directe aanleiding voor het opstellen van dit nieuwe statuut is de vorming van één landelijk politie per 1 januari 2013. De politie bestaat uit 10 regionale eenheden, een landelijke eenheid en ondersteunende diensten conform artikel 25, eerste lid, van de Politiewet 2012. De politie neemt, op grond van artikel 45, eerste lid van de Comptabiliteitswet 2001, deel aan het geïntegreerd middelenbeheer (GMB) bij het Ministerie van Financiën. In de Regeling financieel beheer politie
1
De Regeling financieel beheer politie zal op korte termijn worden vervangen door het Besluit financieel beheer politie.
is vastgelegd dat de politie gebruik maakt van een treasurystatuut.
Het treasurystatuut bevat de (beleids)richtlijnen voor de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de politie. Het betreft de beleidsmatige vaststelling van de uitgangspunten, doeleinden, de organisatorische en financiële kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie c.q. interne beheersing. De invulling ervan bepaalt de kaders waarbinnen de treasuryfunctie dient te opereren.
De inhoud van het nu voorliggende treasurystatuut moet in het licht worden gezien van de eerste stap in de transitie naar een centrale treasuryfunctie met decentrale kassen en zal in de komende tijd van toepassing zijn in het kader van de transitiefase waarin de politie zich nu bevindt. De nog te ontwikkelen punten zullen in een nieuwe versie nader uitgewerkt worden. Deze nieuwe versie zal beschikbaar komen op het moment dat de organisatie van de politie zich verder bevindt in het veranderproces.
Op dit moment beperken de te ontwikkelen punten zich tot de behoefte van de termijn van liquiditeitsprognose, het aflossen van de oude leningen en de Europese aanbesteding van de keuze voor een bankrelatie. Omdat de politie, zoals verderop in dit treasurystatuut aangegeven, volledig meedoet met het GMB bij het Ministerie van Financiën, en daardoor al de treasurytransacties van de politie met het Ministerie van Financiën plaatsvinden, zijn de risico’s op treasuryterrein voor de politie uiterst beperkt.
1.2

Doelstellingen Treasuryfunctie
Een belangrijk resultaat is het realiseren van een doelmatige treasuryfunctie binnen wettelijk gestelde kaders. Hiertoe worden in ieder geval de volgende doelstellingen nagestreefd:
- • Het in de tijd optimaal afstemmen van de beschikbare middelen aan de financierings- en liquiditeitsbehoefte.
- • Het beschermen van de politie tegen financiële risico’s, zoals renterisico, valutarisico, koersrisico en liquiditeitsrisico;
- • Het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;
- • Een doelmatig rekeningen en rekeningen-courantbeheer.
1.3

Uitzettingen
Voor uitzettingen gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:
- • Het verstrekken van leningen en/of garanties aan derden worden uitsluitend gedaan ten behoeve van de uitoefening van de politietaak. De minister stelt hiervoor criteria op.
- • Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën;
- • De politie hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening-courant en het aanhouden van middelen in deposito’s;
- • Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.
1.4

Financiering
1.4.1

Algemene uitgangspunten
- • Voor financiering wordt alleen gebruik gemaakt van de producten die het ministerie van Financiën daarvoor in het kader van het geïntegreerd middelenbeheer aanbiedt. Deze producten zijn: leningen en krediet in de rekening-courant;
- • Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de politietaak;
- • Het aantrekken van externe financiering wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken;
- • Het aantrekken van externe financiering wordt afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;
- • Het financierings- en uitzettingenbeleid, waaronder de keuze voor uitzettingen met langere en kortere looptijd, is afhankelijk van de actuele rentestand en de toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Deze komt in samenspraak met de huisbankier tot stand.
1.4.2

Kortlopende financiering (looptijd < 1 jaar)
- • De enige mogelijke vorm van kortlopende financiering is een krediet in de rekening-courant bij het ministerie van Financiën;
- • De politie mag conform artikel 19 tweede lid van de regeling financieel beheer politie voor maximaal € 250 miljoen een rekening-courantkrediet aanhouden bij het ministerie van Financiën, hierna te noemen de kasgeldlimiet.
1.4.3

Langlopende financiering (looptijd ≥ 1 jaar)
- •
Het aantrekken van langlopende financiering vindt uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën.
2
Op dit moment zijn nog 10 lopende leningen niet aangetrokken bij het Ministerie van Financiën.
Het ministerie van Veiligheid en Justitie moet instemmen met de leenaanvraag;
- • De onderbouwing van de aanvraag voor leningen vindt plaats in de begroting. Leningen worden slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa, voor zover deze onderdeel zijn van het investeringsplan.
1.5

Kasbeheer
Voor het kasbeheer gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:
- • Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op de liquiditeitsbehoefte af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een model voor een meerjarige liquiditeitsplanning;
- • Dagelijks wordt door middel van saldoregulatie aan het einde van iedere werkdag het saldo op de betaalrekening teruggebracht tot nul (Geïntegreerd middelenbeheer bij het Ministerie van Financiën). Voor overschotten of tekorten op de rekening-courant worden door het Ministerie marktconforme rentetarieven (EONIA) gehanteerd;
- • Tijdelijke financieringstekorten en overschotten kunnen conform de richtlijnen onder 1.3 en 1.4 worden ingevuld;
- • Er wordt per bedrijfsonderdeel, zijnde de eenheden, het Politie Diensten Centrum (PDC) en de staven maximaal € 5.000 contant geld in kas gehouden;
- • Het gebruik van creditcards is toegestaan met een maximumlimiet van totaal € 1.000.000 en per creditcard € 10.000 waarbij de standaardlimiet op € 2.500 zal worden gesteld.
1.6

Renterisico beheersende richtlijnen
- • De politie maakt geen gebruik van derivaten;
- • De regel is dat er leningen aangegaan kunnen worden ter financiering van vaste activa;
- • Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gezorgd dat de aflossingen en renteherzieningen jaarlijks niet meer dan 20% van het begrotingstotaal in dat jaar bedragen.
1.7

Administratieve organisatie/ Interne controle
1.7.1

Algemene uitgangspunten
- • Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat schriftelijk nader vastgelegd;
- •
Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
  - • de uitvoering en de autorisatie/controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;
  - • de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschieden door afzonderlijke functionarissen;
  - • een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.
- • Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;
- • Er is een AO/IC-schema waarin de taken en bevoegdheden zijn vermeld. In dit AO/IC schema wordt rekening gehouden met functiescheiding.
1.7.2

Taken en Bevoegdheden
De Minister stelt het treasurystatuut vast waarin de korpschef mede taken en bevoegdheden heeft vastgelegd. In bijlage 3 is het schema functiescheidingen opgenomen met daarin de belangrijkste treasuryactiviteiten, taken en bevoegdheden.
1.8

Informatievoorziening
Om de treasuryactiviteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende interne en externe informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie kunnen hierbij worden onderscheiden:
- • Beleidsmatige informatie;
- • Operationele informatie
- • Verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.).
Naast interne informatie heeft de treasuryafdeling ook externe informatie nodig zoals informatie met betrekking tot de geld- en kapitaalmarkt en met betrekking tot met de bank afgesloten transacties.
In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van de plannings- en verantwoordingsdocumenten die de treasuryfunctie oplevert.
1.8.1

Beleidsmatige informatie
Het treasurystatuut geeft de procedurele en inhoudelijke kaders weer, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. De politie stelt daarnaast jaarlijks een treasuryparagraaf bij de begroting op. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid.
1.8.2

Operationele informatie
Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn.
De belangrijkste operationele informatie die te allen tijde beschikbaar moet zijn:
- – Actuele liquiditeitsplanning
- – Afgesloten transacties
- – Bancaire afspraken
In het jaarlijkse beheerplan worden de treasury activiteiten in een aparte paragraaf vermeld.
De afdeling FIB rapporteert aan de directeur Financiën en de Korpschef over zijn bevindingen m.b.t. de uitvoering van de treasuryfunctie conform mandatering en treasurystatuut. De Korpschef rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf en daarnaast rapporteert de accountant voor zover nodig in haar rapportages over de naleving van de regelgeving op treasuryterrein.
1.8.3

Verantwoordingsinformatie
De verantwoording over het uit te voeren treasurybeleid vindt plaats binnen de reguliere Planning & Control cyclus.
In de treasuryparagraaf bij de jaarrekening wordt over de uitvoering gerapporteerd en het uitgevoerde beleid geëvalueerd. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de treasuryparagraaf bij de begroting zijn gerealiseerd, oorzaken van eventuele afwijkingen zijn en wat de voorstellen zijn voor aanpassing van het treasurybeleid. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij de treasuryparagraaf van de begroting van het betreffende jaar.
In de managementrapportages aan de minister wordt aandacht besteed aan de uitvoering van de treasuryparagraaf in de begroting.

BIJLAGE 2 BIJ HET TREASURYSTATUUT POLITIE

Begrippenlijst
In dit statuut wordt verstaan onder:
–
Administratieve Organisatie
Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de informatieverzorging in en over de organisatie;
–
Derivaten
Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn;
–
Financiering
Het aantrekken van benodigde financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;
–
Geldstromenbeheer
Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);
–
GMB
Geïntegreerd middelenbeheer (in het verdere vervolg van dit statuut aangeduid als GMB) is het aanhouden van gelden in de schatkist door de rijksoverheid en door aan de rijksoverheid gerelateerde rechtspersonen met een wettelijke taak. De wettelijke basis voor het schatkistbankieren is artikel 45 van de Comptabiliteitswet. Hiertoe is een rekening-courantrekening geopend bij het Ministerie van Financiën.
–
Intern liquiditeitsrisico
De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;
–
Kasgeld
Geldmiddelen in contant;
–
Koersrisico
Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;
–
Kredietrisico
De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;
–
Limiet
een limiet is een type richtlijn die de (uiterste) grens aangeeft van een bepaalde handeling, verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid;
–
Liquiditeitenbeheer
Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;
–
Liquiditeitsplanning
Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;
–
Rekening-courant
Rekening die de vordering- en schuldpositie met de bank weergeeft;
–
Renterisico
Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de politie door rentewijzigingen;
–
Rentetypische looptijd
Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;
–
Richtlijn
een richtlijn geeft een richting aan van een bepaalde handeling, verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid;
–
Saldobeheer
Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;
–
Rentevisie
Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;
–
Transactie
een handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van de politie in verband met het afnemen of het verlenen van één of meer financiële diensten of producten;
–
Treasuryfunctie
De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;
–
Uitzetting
Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.
–
Valutarisicobeheer
het beheersen van risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat op een bepaald moment de waarde van vreemde valutastromen, uitgedrukt in de eigen valuta, afwijkt van wat verwacht werd op het beslissingsmoment.

BIJLAGE 3 BIJ HET TREASURYSTATUUT POLITIE

Functiescheidingen
Afkorting | Functieomschrijving
KC | Korpschef Politie
KL | Korpsleiding
DF | Directeur Financiën
DhFPDC | Diensthoofd Financiën PDC
FaPDC | Financiële Administratie PDC
FboPDC | Financiële Beleidsondersteuning PDC
FuoPDC | Financiële Uitvoeringsondersteuning PDC
FIB | Financiële Interne Beheersing
FA&T | Financieel advies en Toezicht
| | Voorbereiding | Autorisatie | Uitvoering | Administratie | Controle
| Treasuryactiviteiten | | | | |
1. | Het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen (< 1 jaar) | FaPDC | DhFPDC | FaPDC | FaPDC | FIB
2. | Het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen (> 1 jaar) | FboPDC | DF*1 | FboPDC | FaPDC | FIB
3. | Verstrekken van leningen uit hoofde van de politietaak | FboPDC | DF*1 | FboPDC | FaPDC | FIB
4. | Het uitzetten van tijdelijke overtollige middelen bij het ministerie van Financiën | FaPDC | DhFPDC | FaPDC | FaPDC | FIB
5. | Het openen/wijzigen/sluiten van bankrekeningen | FboPDC | DF*1 | FboPDC | FaPDC | FIB
6. | Het afsluiten van kredietfaciliteiten in de rekening-courant | FboPDC | DF*1 | FboPDC | FaPDC | FIB
7. | Afstorten van contant geld | FuoPDC | FaPDC | FuoPDC*2 | FaPDC | FIB
8. | Aanvragen creditcards | FboPDC | DF*1 | FboPDC | FaPDC | FIB
* 1) Bij afwezigheid van de DF kan de KC na parafering door de de plvDF autorisatie verlenen.
* 2) De kassiersfunctie is gescheiden van de Financiële Administratie.

BIJLAGE 4 BIJ HET TREASURYSTATUUT POLITIE

Overzicht plannings- en verantwoordingsdocumenten met betrekking tot de treasury
Treasurystatuut
Treasuryparagraaf (o.a. financieringsparagraaf) begroting en jaarrekening
Managementrapportages conform de voorgeschreven cyclus in de Regeling financieel beheer politie met de periodiciteit zoals in de regeling is opgenomen.
Rentevisie
Liquiditeitsplanning
Treasuryjaarplan zal onderdeel zijn van het beheersplan.

TOELICHTING BIJ TREASURYSTATUUT POLITIE
In dit treasurystatuut wordt het treasurybeleid van de politie op hoofdlijnen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasuryfunctie (1.2). Vervolgens geeft de Minister in het statuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelswijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn dat een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de limieten en richtlijnen is bepaald door de politiewet en de verplichte deelname aan het GMB. Middels de limieten en richtlijnen wordt het ‘risicoprofiel’ van de politie bepaald waarbinnen de treasury activiteiten dienen te worden uitgevoerd.
Hoofdstuk 1.2 | De politie dient een zodanig financieel beleid en beheer te voeren dat het voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd. De benodigde financiën dienen tijdig voor de politie beschikbaar te zijn. De treasury dient hiertoe te bewaken dat de organisatie duurzaam in staat is de benodigde middelen aan te trekken. De politie maakt hierbij gebruik van het geïntegreerd middelen beheer (GMB) bij het Ministerie van Financiën.
| De politie kan te maken krijgen met de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s. Het is de taak van de treasuryfunctie dergelijke risico’s beheersbaar te houden.
| De derde doelstelling is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s; de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling (‘profit center’).
Hoofdstuk 1.3 | Er wordt bij uitzettingen een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen ‘uit hoofde van de politietaak’ en het uitzetten van middelen ‘uit hoofde van treasury’. Voor een concrete omschrijving van de politietaak verwijzen wij naar de politiewet. Het verstrekken van leningen en/of garanties uit hoofde van de politietaak zijn toegestaan. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan een achtergestelde lening, die de politie aan een Meldkamerorganisatie verstrekt. Het verstrekken van leningen en/of garanties uit hoofde van de politietaak vereisen wel een bestuurlijk besluitvormingsproces.
| De politie neemt, gelet op artikel 45, eerste lid van de Comptabiliteitswet, deel aan het geïntegreerd middelenbeheer bij het Ministerie van Financiën. Dit houdt in dat de politie al haar liquide middelen aan houd bij het Rijk. Dit houdt in dat de saldi op de bankrekeningen die bij politie in gebruik zijn, dagelijks worden ‘afgeroomd’ ten gunste van een rekening-courant, die op naam van de politie wordt aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Voordelen daarvan zijn een aanzienlijke beperking van de werkzaamheden binnen de eigen organisatie en een optimalisering van de renteopbrengsten.
| Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting aan het einde van looptijd in tact blijft. Op dit moment biedt het ministerie van Financiën voor het uitzetten van tijdelijke overtollige middelen de volgende instrumenten aan: creditgelden in rekening-courant en termijndeposito’s.
Hoofdstuk 1.4 | Financieringsmiddelen mogen enkel en alleen worden aangetrokken ten behoeve van de uitvoering van de politietaak. Omdat de politie deelneemt aan het geïntegreerd middelenbeheer is de enige mogelijke vorm van financiering een lening bij het ministerie van Financiën. Het aantrekken van middelen met als doel deze met winstoogmerk te beleggen bij het ministerie van Financiën is nadrukkelijk niet toegestaan.
| Teneinde de renteresultaten te optimaliseren wordt door de politie zoveel als mogelijk met de intern beschikbare financieringsmiddelen gefinancierd.
| Ter beperking van intern liquiditeitsrisico baseert de politie haar financiële transacties op de bestaande financiële positie en een liquiditeitsplanning waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland. Door de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van de politie en de hieraan verbonden mogelijke financiële gevolgen, is het van groot belang dat de dienst Financiën binnen het PDC juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de overige afdelingen over de financiële vertaling van hun voorgenomen activiteiten en investeringsplannen. Dit is noodzakelijk voor het opstellen van een betrouwbare en zo nauwkeurig mogelijke liquiditeitsplanning.
| De toekomstverwachting over de renteontwikkeling is een belangrijke randvoorwaarde voor het financierings- en uitzettingenbeleid en daarmee de liquiditeitsplanning van de politie. Deze toekomstverwachting wordt o.a. gebaseerd op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen en komt in samenspraak met de huisbankier tot stand.
| Op de rekening courant bij het ministerie van Financiën bestaat de mogelijkheid debet (‘rood’) te staan tegen vooraf overeengekomen condities. Voor het aantrekken van een kredietfaciliteit op de rekening-courant bij het ministerie van Financiën is het wel noodzakelijk dat er een overeenkomst wordt gesloten met het ministerie van Financiën, waar het ministerie van Veiligheid en Justitie een garantie voor afgeeft.
| Aan het financieren met kortlopende financieringsmiddelen zitten renterisico’s verbonden. Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van rentewijzigingen op de financiële resultaten van de politie. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering is er een limiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kredietfaciliteit op de rekening-courant is vastgesteld op een bedrag van € 250 miljoen. Dit is ook het bedrag waarvoor het ministerie van Veiligheid en Justitie maximaal een garantie afgeeft richting het ministerie van Financiën. Dit geeft de bovengrens aan van de schulden korter dan een jaar.
| Onderhandse geldleningen zijn leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld. Leningen worden slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa, voor zover deze onderdeel zijn van het investeringsplan.
Hoofdstuk 1.5 | Het kasbeheer is een deelfunctie van treasury en omvat: – Geldstromenbeheer omvat al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer). – Saldobeheer omvat het beheer van de dagelijkse saldi. – Liquiditeitenbeheer is het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot korter dan één jaar.
| Contant geld is fraudegevoelig en over de contanten in kas krijgt de politie geen rente vergoed. Het is daarom zaak om niet teveel contant geld in de organisatie aan te houden. Een alternatief voor contant geld is het gebruik van creditcards.
Hoofdstuk 1.6 | Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
| Bij investeringen in bijvoorbeeld vaste activa, waarvan de kapitaalslasten over meerdere jaren in de exploitatiebegroting worden gedekt, is het aan te bevelen deze met langlopende leningen te financieren. Als de jaarlijkse kapitaalslasten van het actief gelijk zijn aan de jaarlijkse rente- en aflossingsverplichtingen van de lening, is er sprake van de zogenoemde gouden financieringsregel.
| Het doel van een normering voor de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer), door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. De norm van 20% komt voort uit de wet Fido en kan worden berekend door een vastgesteld percentage (20%) te vermenigvuldigen met het begrotingstotaal van 1 januari van enig jaar.
Hoofdstuk 1.7 | Bij de treasuryfunctie zijn meerdere personen en organen betrokken. Het treasurystatuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in casu welke taken en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang en de aard van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s, zijn in dit artikel een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen teneinde een eenduidige functiescheiding aan te brengen tussen autorisatie en de uitvoering en tussen de administratie en controle op financiële transacties.
| Hoewel de verantwoordelijkheid altijd volledig bij de Korpschef/Korpsleiding en de directeur Financiën blijft liggen, kunnen de bevoegdheden via mandatering overgedragen worden. Randvoorwaarde bij het mandateren van bevoegdheden is dat de uitvoering van het beleid periodiek gecontroleerd en geëvalueerd wordt door de Korpsleiding en de directie Financiën d.m.v. verantwoordingsrapportages. De afdeling FIB rapporteert middels managementrapportages over de naleving van het treasurystatuut en de mandatering.
| Bij de toewijzing van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen voorbereiding, autorisatie, uitvoering, administratie en controle (zie bijlage 2).
Hoofdstuk 1.8 | De voorziening van juiste, tijdige, volledige en relevante informatie moet gerekend worden tot de belangrijkste succesfactoren voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s van de politie. De administratieve organisatie en de interne controle dienen de adequate informatie te waarborgen. Het bestuur en het management van de politie dienen in het treasurystatuut vast te leggen welke verantwoordingsinformatie ze over de treasuryactiviteiten wensen te ontvangen en met welke frequentie.
| De beleidsmatige informatie bestaat vooral uit de beleidskaders zoals deze zijn vervat in het treasurystatuut en uit de concrete beleidsplannen en de uitvoering ervan die hun neerslag hebben in de treasuryparagraaf. De beleidsmatige informatie beoogt een transparant besluitvormingsproces mogelijk te maken.
| Het treasurystatuut geeft aan welke operationele informatie nodig is ter ondersteuning van de uitvoering van de treasuryactiviteiten.
| De verantwoordingsinformatie is vooral de informatie die aangeeft of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en of de uitvoering van de treasuryfunctie heeft plaatsgevonden binnen de kaders van het treasurystatuut. In het laatste geval is ook de rechtmatigheid van de uitvoering van de treasuryfunctie aan de orde. De verantwoordingsinformatie speelt op elk niveau van de organisatie en volgt in grote lijnen de mandaterings- en delegatiepatronen. De verantwoordingsinformatie voor de Minister zal in het bijzonder zijn weerslag vinden in het jaarverslag.
De Minister van Veiligheid en Justitie,
I.W.
Opstelten.