Convenant tussen de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en de Directeur van het Netherlands Space Office (NSO)

Partijen,

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Directeur Duurzame Economische Ontwikkeling, de heer J. Roodenburg, hierna te noemen: ‘BZ’, en

Het Netherlands Space Office (NSO), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer G. Nieuwpoort, directeur NSO, hierna te noemen: ‘NSO’

Overwegende dat,

  • • Ondertekenaars afspraken willen vastleggen in het kader van de uitvoering van de GeoData for Agriculture and Water Faciliteit hierna te noemen ‘G4AW’, dat betrekking heeft op de financiering van activiteiten van samenwerkingsverbanden op het gebied van vraaggerichte inzet van satellietdata voor voedselzekerheid en watergebruik, met als doelstelling duurzame voedselproductie, duurzame economische groei en zelfredzaamheid;

  • • G4AW loopt met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2013 t/m 30 juni 2020, en deze periode geldt ook voor de werkzaamheden van NSO i.h.k.v. dit convenant;

  • • BZ de opdracht tot uitvoering van G4AW aan NSO verstrekt op basis van de door NSO opgestelde offerte van 7 augustus 2013 (versie 4.1 ref.nr. NSO 2013-0430);

  • • Opdrachtverstrekking onder dit convenant aansluit op artikel 9.3 van het ‘Convenant ter oprichting van een Netherlands Space Office (Stcrt. 2008, nr. 500 d.d. 7 november 2008);

  • • NSO voor ondersteuning van de uitvoering van G4AW adequate afspraken heeft gemaakt c.q. zal maken met AgentschapNL binnen het kader van het NSO oprichtingsconvenant.

Spreken in dit convenant het volgende af,

Artikel 1 Doelstelling

Het doel van dit convenant is om afspraken vast te leggen over de:

  • 1. uitvoering van werkzaamheden door NSO in het kader van G4AW;

  • 2. middelen die BZ in het kader van G4AW aan NSO ter beschikking stelt;

  • 3. verantwoordelijkheid van NSO voor een rechtmatige en doelmatige aanwending van deze middelen, conform de daarop toepasselijke regelgeving en hieromtrent tussen partijen gemaakte specifieke afspraken.

Artikel 2 Taken en verantwoordelijkheden NSO

  • 1. NSO wordt belast met het uitvoeren van twee subsidietenders in het kader van G4AW op basis van het subsidiebeleidskader (zie voor de eerste subsidie tender 2013–2014 Stcrt. 2013 nr. 22108) en met het beheer van G4AW, zoals nader uitgewerkt in de door NSO aan BZ gestuurde offerte van 7 augustus 2013 (versie 4.1 ref.nr. NSO 2013-0430).

  • 2. NSO beheert en bewaakt de voortgang van de activiteiten.

  • 3. NSO is verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van activiteiten en de betrouwbare verantwoording daarover aan BZ conform de daaraan vanuit de wet- en regelgeving gestelde algemeen geldende eisen van financieel beheer.

Artikel 3 Financiële verplichtingen

  • 1. De totale bijdrage van BZ aan het G4AW programma voor de periode van 1 mei 2013 t/m 30 juni 2020 bedraagt € 40.000.000,–, inclusief € 450.000 voor evaluaties (zie ook artikel 8) en exclusief uitvoeringskosten.

  • 2. Voornoemde bijdrage van BZ wordt verleend onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende middelen beschikbaar stelt.

  • 3. Voornoemde bijdrage t.b.v. programmamiddelen wordt door BZ overgemaakt op basis van een betaalafroep van NSO, inclusief een liquiditeitsprognose voor de komende 6 maanden.

  • 4. De vergoeding aan NSO voor de kosten van de uitvoering van G4AW (uitvoeringskosten) voor de periode van 1 mei 2013 t/m 30 juni 2020 bedraagt maximaal € 5.200.000,–.

  • 5. De vergoeding van de uitvoeringskosten wordt door BZ overgemaakt op basis van een betaalafroep van NSO, inclusief een liquiditeitsprognose voor de komende 6 maanden.

  • 6. Afspraken m.b.t. betaling zijn verder uitgewerkt in H 5.6 van de offerte.

  • 7. Minimaal twee maanden voor aanvang van het volgende boekjaar (1 januari) bespreken BZ en NSO het door NSO opgestelde concept-jaarplan voor het volgende jaar, waarin zowel programma- als uitvoeringsactiviteiten staan opgenomen.

  • 8. Indien specifieke onderdelen van de opdracht in het uitvoeringsjaar niet zijn uitgevoerd maar worden doorgeschoven naar het volgende jaar kan NSO het verzoek indienen het bijbehorende budget mee te nemen naar het volgende jaar.

  • 9. Wanneer o.b.v. het jaarplan de offerte moet worden aangepast, of wanneer er sprake is van her-allocatie van middelen, dan legt NSO de voorstellen tot aanpassing van de offerte ter goedkeuring voor aan BZ. Voorstellen tot aanpassing worden vastgelegd in de notulen van bespreking van het jaarplan, en eventuele goedkeuring dient schriftelijk te worden bevestigd door BZ.

Artikel 4 Mandaat, bezwaar en beroep en aansprakelijkheid

  • 1. BZ heeft met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden aan NSO mandaat, volmacht en machtiging verleend.

  • 2. BZ heeft in het onder artikel 4.1. verstrekte mandaatsbesluit het behandelen van subsidieaanvragen, bezwaarschriften en het voeren van beroepsprocedures, inclusief het nemen van beslissingen gemandateerd aan de directeur van NSO, evenals het behandelen van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. De directeur van NSO kan deze bevoegdheden ondermandateren aan onder hem ressorterende functionarissen of onder de Directeur-generaal Uitvoering van het ministerie van Economische Zaken ressorterende functionarissen.

  • 3. NSO beslist over eventuele verschuldigde dwangsommen die samenhangen met de uitvoering van de opdracht.

  • 4. Indien de behandeling van bezwaar- en beroepsprocedures leidt tot financiële gevolgen, of sprake is van verschuldigde dwangsommen of verschuldigde wettelijke rente die samenhangen met de uitvoering van de G4AW opdracht, komen deze ten laste van BZ, tenzij dit een gevolg is van verwijtbare gebreken in de bedrijfsvoering van NSO.

Artikel 5 Rapportages

  • 1. NSO dient jaarlijks voor 1 juni van het jaar volgend op het uitvoeringsjaar een inhoudelijke en financiële rapportage in bij BZ.

  • 2. De financiële jaarrapportage bevat:

    • a) het saldo aan beschikbare kasmiddelen bij aanvang van de verslagperiode (uitgesplitst naar uitvoeringskosten en programmamiddelen);

    • b) het saldo aan beschikbare kasmiddelen aan het einde van de verslagperiode (uitgesplitst naar uitvoeringskosten en programmamiddelen);

    • c) een specificatie van lopende projecten (programmamiddelen) en per project een opgave van het aangegane verplichtingenbedrag (per jaar en cumulatief), het bedrag van gerealiseerde uitgaven in de verslagperiode, de nog openstaande (niet uitbetaalde) verplichtingen en de einddatum van het project;

    • d) een totaal kas/verplichtingenraming van in de toekomst te verwachten uitgaven en verplichtingen.

  • 3. NSO voorziet de financiële rapportage van een controleverklaring en neemt deze op in de financiële rapportage.

  • 4. De inhoudelijke jaarrapportage bevat:

    • a) Een beschrijving van de geaccumuleerde kwantitatieve en kwalitatieve voortgang van individuele projecten en een vergelijking met de doelstellingen van G4AW, alsook een vergelijking met de startsituatie van G4AW inclusief een toelichting op afwijkingen;

    • b) per project een samenvatting m.b.t. de voortgang en implementatie, waarbij in ieder geval aandacht wordt besteed aan de voortgang van het proces, de activiteiten, de mate van doelbereik, de resultaten, het functioneren van samenwerkende partners, eventuele knelpunten en oplossingen en de looptijd.

    • c) een overzicht van de voortgang van de uitvoerings- en beheersactiviteiten in het rapportage jaar en aansluiting daarvan op activiteiten van het voorgaande jaar (T-1) en het volgende jaar (T+1).

Artikel 6 Overleg en informatieplicht

  • 1. BZ en NSO voeren regelmatig overleg over de voortgang van de opdrachten. Voor de opdracht relevante beleidsontwikkelingen en voor beleid relevante informatie uit uitvoering worden vroegtijdig besproken.

  • 2. Tussentijds overleg kan plaatsvinden op verzoek van een van de partijen.

  • 3. BZ informeert NSO in een zo vroeg mogelijk stadium over voorgenomen beleidsontwikkelingen en/of beleidsevaluaties die zich bewegen op het terrein van G4AW. Deze betrekt NSO op het moment dat deze ontwikkelingen en/of evaluaties de uitvoering raken.

  • 4. NSO informeert BZ tijdig en schriftelijk over (dreigende) problemen aangaande de voortgang van de afgesproken werkzaamheden evenals over gebeurtenissen en ontwikkelingen met mogelijk politiek-bestuurlijke gevolgen, zoals (vermoedens van) malversatie en dreigende juridische procedures.

  • 5. Binnen een week na gegrond verklaring door een rechter van een beroep tegen een beschikking of in andere rechtszaken die betrekking hebben op andere opdrachten dan een subsidieopdracht informeert NSO schriftelijk BZ over deze uitspraak en over de mogelijke consequenties voor de uitvoering van de opdracht (financieel dan wel inhoudelijk). BZ geeft hierop binnen drie weken aan welke acties zullen worden ondernomen.

  • 6. Zo snel mogelijk maar uiterlijk zeven weken na de uitspraak bedoeld in artikel 6.5 deelt NSO schriftelijk aan BZ mee hoeveel extra financiële middelen noodzakelijk zijn.

  • 7. Binnen twee weken na ontvangst van de informatie als bedoeld in artikel 6.6 laat BZ schriftelijk aan NSO weten op welke termijn de benodigde financiële middelen beschikbaar komen.

  • 8. Op verzoek van BZ verstrekt NSO alle informatie die niet al verstrekt wordt op grond van dit artikel. BZ gaat terughoudend met dergelijke verzoeken om. Wat betreft rapportages wordt aanvullende informatie bij voorkeur gegenereerd uit informatie die al aanwezig is bij NSO. Als de verstrekking van de informatie in redelijkheid niet uit te voeren is, meldt NSO dit aan BZ. Dan wordt in onderling overleg een oplossing hiervoor gezocht.

Artikel 7 Publicitaire uitingen

Waar NSO in verband met zijn activiteiten voortvloeiende uit het beleidsterrein van het ministerie publicitaire uitingen doet in verband met zaken die op initiatief van of met ondersteuning van BZ tot stand zijn gekomen, vermeldt NSO de naam van de minister.

Artikel 8 Evaluaties

  • 1. NSO zal de uitvoering en werking van dit convenant en G4AW tussentijds en aan het einde van het programma extern laten evalueren.

  • 2. Op verzoek van en in afstemming met BZ zal NSO in 2015 of 2016 een tussentijdse evaluatie laten uitvoeren, en in 2019 of 2020 een eindevaluatie uitvoeren.

  • 3. NSO bekostigt vanuit de in artikel 3.1 genoemde bijdrage van € 450.000 de evaluaties en biedt BZ verslagen daarvan aan.

  • 4. Afspraken m.b.t. de evaluatie zijn verder uitgewerkt in H 2.4.4, 2.4.7 en 5.2 van de offerte.

Artikel 9 Gewijzigde of onvoorziene omstandigheden

Partijen treden met elkaar in overleg indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die wezenlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van dit convenant.

Artikel 10 Wijziging

  • 1. Partijen kunnen elkaar schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van beide partijen.

  • 2. Partijen treden in overleg binnene en redelijke termijn nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij heeft medegedeeld.

  • 3. De wijziging en de verklaringen tot instemming worden als bijlage aan het convenant gehecht.

  • 4. De (zakelijke inhoud van de) wijziging wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Artikel 11 Escalatieregeling

  • 1. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

  • 2. Als over de uitvoering en handhaving van deze afspraken tussen partijen enig geschil mocht ontstaan, zullen partijen trachten in goed onderling overleg tot een oplossing van het geschil te komen.

  • 3. Indien partijen er niet in slagen tot een oplossing van het geschil te komen, wordt het geschil ter beslissing voorgelegd aan de Secretaris-Generaal van BZ en aan de Secretaris-Generaal van EZ gezamenlijk.

  • 4. Indien geschillen in verband met dit convenant of met afspraken die daaruit voortkomen niet kunnen worden beslecht, wijst elk der partijen één adviseur aan waarna beide adviseurs gezamenlijk een derde adviseur aanwijzen die tevens als voorzitter optreedt. Aan de adviseurs wordt de opdracht gegeven een voor beide partijen bindend advies uit te brengen waarbij het oordeel van de voorzitter bepalend is ingeval de door partijen aangewezen adviseurs niet bij meerderheid tot een gelijkluidend oordeel kunnen komen.

Artikel 12 Inwerkingtreding en looptijd

  • 1. Dit convenant treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2013 en eindigt met ingang van 30 juni 2020.

  • 2. Ondertekenaars kunnen dit Convenant voortijdig beëindigen door middel van een aangetekende schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden. In geval van voortijdige beëindiging zal tussen Ondertekenaars overleg plaatsvinden met betrekking tot de financiële afwikkeling van de in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen jegens derden, zowel voor wat betreft uitvoeringskosten en programmamiddelen. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen kan het NSO, nadat opzegging heeft plaats gevonden, geen verplichtingen jegens derden meer aangaan.

Artikel 13 Convenant versus offerte

Ingeval van strijdigheid tussen het bepaalde in de door NSO opgestelde offerte van 7 augustus 2013 (versie 4.1 ref.nr. NSO 2013-0430) en het convenant prevaleert het convenant.

Artikel 14 Toepasselijk recht

Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 15 Publicatie in Staatscourant

Binnen 14 dagen na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Den Haag, 26 augustus 2013

De Minister voor Handel en Ontwikkelingssamenwerking, namens deze, J.J. Roodenburg Directeur directie Duurzame Economische Ontwikkeling

Den Haag, 26 augustus 2013

De directeur van Netherlands Space Office, G. Nieuwpoort Directeur Netherlands Space Office

Naar boven