Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging diensthoofden en andere functionarissen ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal (MVM-besluit diensthoofden 2013)

De griffier,

Overwegende dat de aanpassingen in de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal per 1 januari 2005 een herziening van de structuur van bevoegdheden binnen die organisatie wenselijk maken;

Overwegende dat de uitkomsten van de evaluatie van het Mandaat- en Volmachtbesluit ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2006 hebben geleid tot een gewijzigde redactie en indeling van dit besluit;

Gelet op de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer 2013;

Gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene Wet Bestuursrecht, de Comptabiliteitswet en de artikelen 10, 13, 14 en 15 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

Gezien het advies van de Ondernemingsraad d.d. 31 juli 2013;

BESLUIT:

HOOFDSTUK 1. ALGEMEEN

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Griffier:

het ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal;

b. directeuren:

de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie en de directeur Informatiseringsbeleid;

c. diensten ressorterend onder de Griffier:

Stafdienst Voorlichting, Griffie Plenair/Bureau Wetgeving, Griffie Commissies Bestuur en Onderwijs, Griffie Commissies Internationaal en Ruimtelijk, Griffie Commissies Sociaal en Financieel en het Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven.

d. diensten van de Directie Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie:

de Beveiligingsdienst, de Bodedienst en Postzaken, de Facilitaire Dienst, het Restaurantbedrijf, de Stafdienst Financieel-Economische Zaken, de Stafdienst Personeel en Organisatie en Bureau Protocol;

e. diensten van de Directie Informatiseringsbeleid:

het Bureau Informatisering en Projecten, de Dienst Automatisering, de Dienst Communicatie, de Dienst Informatievoorziening, de Dienst Verslag en Redactie;

f. Controller:

het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken;

g. andere functionarissen:

griffiers van enquêtecommissies en hoofd sector Inkoop van de Stafdienst Financieel -Economische Zaken;

h. diensthoofden:

de hoofden van de onder c. d. en e. genoemde diensten;

i. ambtenarenreglement:

het Ambtenarenreglement Staten-Generaal;

j. bezoldigingsbesluit:

het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984;

k. mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de Griffier besluiten te nemen;

l. volmacht:

de bevoegdheid om namens de Griffier privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

m. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de Griffier handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen

n. ontstentenis:

bij afwezigheid van.

HOOFDSTUK 2. MANDAAT EN MACHTIGING

Artikel 2. Mandaat aan diensthoofden en andere functionarissen

• 1. De Griffier dan wel de directeuren verlenen mandaat aan de rechtstreeks onder hen ressorterende diensthoofden om, met inachtneming van de bepalingen in dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende diensten, namens de Griffier, dan wel namens de directeur, de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

  • a. het aanstellen van personeel, waarbij ten aanzien van een aantal functies de procedure geldt, zoals deze in de toelichting op dit artikel is beschreven;

  • b. het vaststellen van het salaris binnen de formatieve schaal;

  • c. het toekennen van toelagen wegens waarneming, onregelmatige dienst, verschuiving van dienst en consignatie, als bedoeld in respectievelijk de artikelen 14, 17, 17a en 18a van het bezoldigingsbesluit;

  • d. het toekennen van een eenmalige toeslag als bedoeld in artikel 22a, met uitzondering van de arbeidsmarkttoeslag en de mobiliteitstoeslag als bedoeld in artikel 22 c van het bezoldigingsbesluit;

  • e. het toekennen van gratificaties in het kader van bewust belonen, waarbij ten aanzien van een aantal functies de procedure geldt, zoals deze in de toelichting op dit artikel is beschreven;

  • f. het opdragen van een andere functie op aanvraag van de ambtenaar of in verband met diens ongeschiktheid wegens ziekte tot het verrichten van zijn arbeid;

  • g. het verplichten tot het tijdelijk verrichten van andere werkzaamheden (waaronder detacheringen);

  • h. het tijdelijk ontheffen van de waarneming van zijn ambt dan wel verlenen van verlof indien de ambtenaar is benoemd of verkozen in een publiekrechtelijke functie als bedoeld in artikel 125c van de Ambtenarenwet;

  • i. het opdragen van overwerk;

  • j. het vaststellen van een individuele werktijdregeling, waaronder begrepen het toestaan van voor- danwel nacompensatie als bedoeld in de Aanvullende werktijdenregeling Tweede Kamer der Staten-Generaal en waaronder begrepen het besluiten op een aanvraag tot werktijdvermindering in het kader van de partiële arbeidsduurverkorting (PAS);

  • k. het verlenen van vakantie en verlof (inclusief ziekteverlof) met uitzondering van buitengewoon verlof van lange duur;

  • l. het uitoefenen van de bevoegdheden als genoemd in de Studiefaciliteitenregeling Scholing en opleiding Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • m. het toekennen van een ambtsjubileum- of diensttijdgratificatie;

  • n. het verlenen van ontslag op aanvraag van de ambtenaar, op grond van ongeschiktheid tot het verrichten van arbeid wegens ziekte of wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd;

  • o. het opdragen van een binnenlandse dienstreis en het verlenen van toestemming om gebruik te maken van eigen vervoer voor de dienstreis;

  • p. het toekennen van een Inconveniëntentoeslag als bedoeld in de Inconveniëntenregeling Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • q. het geven van toestemming om van de taxiregeling gebruik te maken, behalve als het om taxivervoer gaat bij tijdelijke ongeschiktheid tot het reizen met het openbaar vervoer;

  • r. het aanwijzen als bedrijfshulpverlener en het verlenen van de daarvoor vastgestelde toelagen als bedoeld in artikel 93a, eerste lid van het Ambtenarenreglement;

  • s. het uitvoeren van het vastgestelde integriteitbeleid;

  • t. het nakomen van re-integratieverplichting bij ziekte en arbeidsongeschiktheid en bij herplaatsingen bij reorganisaties.

• 2. Onverlet het voorgaande verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie bij uitsluiting van de andere diensthoofden mandaat aan het diensthoofd Financieel-Economische Zaken om met inachtneming van de bepalingen in dit besluit de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

  • a. het nemen van besluiten en het ondertekenen van documenten die betrekking hebben op het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden tot € 2.500,–;

  • b. het instellen van rechtsvorderingen;

  • c. het ondertekenen van de betaallijsten van alle door de Griffier, de directeuren en de diensthoofden ter betaling aangeboden betaalstukken;

  • d. het ondertekenen van de betaallijsten van de door het Salarisbureau ter betaling aangeboden salarissen en afdrachten;

  • e. het ondertekenen van de incassolijsten van de door de administratie ter inning aangeboden vorderingen;

  • f. het ondertekenen van alle door de Griffier, de directeuren en de diensthoofden ter betaling aangeboden betaalstukken;

  • g. het aanwijzen van kasbeheerders en kassiers;

  • h. het wijzigen of opheffen van bankrekeningen;

  • i. het aanwijzen van categorieën overeenkomsten c.q. verplichtingen die aan voorafgaand toezicht onderhevig zijn.

• 3. Onverlet het voorgaande verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie bij uitsluiting van de andere diensthoofden mandaat aan het diensthoofd Personeel&Organisatie om met inachtneming van de bepalingen in dit besluit de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

  • a. het nemen van besluiten ter uitvoering van de Regeling woon-werkverkeer Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • b. het verlenen van vergoedingen voor beeldschermbrillen;

  • c. de uitvoering van de aanspraken en financiële verplichtingen als bedoeld in hoofdstuk 6 (aanspraken tijdens ziekte en arbeidsongeschiktheid) van het Ambtenarenreglement;

  • d. het (laten) uitvoeren van secretariële ondersteuning aan ingestelde (tijdelijke) ambtelijke organen (o.a. klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen).

• 4. Onverlet het voorgaande verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie bij uitsluiting van de andere diensthoofden mandaat aan het diensthoofd Beveiligingsdienst om met inachtneming van de bepalingen in dit besluit de navolgende bevoegdheid uit te voeren:

  • a. het beheer van het budget voor de tegemoetkoming bedrijfshulpverlening en de jaarlijkse toekenning hiervan aan de aangewezen BHV-ers.

• 5. De Griffier kan door middel van een schriftelijk op te stellen mandaatbesluit (tijdelijk) bevoegdheden op het terrein van het personeels- en financieel beheer toekennen aan griffiers van tijdelijke- en enquêtecommissies.

Artikel 3. Mandaat aan de onder diensthoofden ressorterende leidinggevenden en medewerkers

• 1. De diensthoofden kunnen met inachtneming van hetgeen in dit besluit is bepaald de navolgende bevoegdheden doormandateren aan de onder hen ressorterende leidinggevenden:

  • a. het nemen van besluiten met betrekking tot binnenlandse dienstreizen, waaronder het afhandelen van reisdeclaraties binnenland;

  • b. het toekennen van vakanties, verlofdagen en ziekteverlof, waarbij geldt dat een besluit tot afwijzing van vakantieverlof altijd door het diensthoofd wordt genomen;

  • c. het nemen van besluiten in het kader van de taxiregeling;

  • d. het goedkeuren en verzorgen van dinerbonnen;

  • e. het verwerken van verzuim- en verlofregistratie;

  • f. het voeren van de gesprekken volgens de Leidraad Gesprekscyclus;

  • g. het toekennen van studiefaciliteiten voor zover de studiefaciliteitenregeling daartoe de ruimte biedt.

• 2. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan de bevoegdheden genoemd in artikel 2, tweede lid, geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door onder hem ressorterende leidinggevenden en medewerkers.

• 3. Andere dan in het eerste lid onder a. tot en met g. genoemde bevoegdheden kunnen slechts door de onder de diensthoofden ressorterende leidinggevenden worden uitgeoefend indien de Griffier en de desbetreffende directeur hiermee instemmen.

Artikel 4. Ondertekeningbevoegdheid

• 1. De door de diensthoofden volgens de mutatieformulieren genomen standaard besluiten in het kader van de uitoefening bevoegdheden als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder a. tot en met t., met uitzondering van sub. e. en m., worden door het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie ondertekend;

• 2. De door de leidinggevenden volgens de mutatieformulieren genomen besluiten in het kader van de uitoefening bevoegdheden als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder a. tot en met t., met uitzondering van sub. e. en m., juncto artikel 3, worden door het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie ondertekend;

• 3. In afwijking van de voorgaande leden kan het diensthoofd aangeven zelf een besluit te willen ondertekenen;

• 4. Het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie kan de ondertekeningbevoegdheid al dan niet nader geclausuleerd doormandateren.

Artikel 5. Machtiging diensthoofden

• 1. De directeuren verlenen machtiging aan de diensthoofden, om met inachtneming van de bepalingen van dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende diensten, namens hen, handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen.

• 2. De diensthoofden kunnen met inachtneming van hetgeen in dit besluit is bepaald hun machtiging doorverlenen aan de onder hen ressorterende medewerkers.

Artikel 6. Voorwaarden mandaat, ondermandaat en machtiging

• 1. De taken en bevoegdheden genoemd in de voorgaande artikelen kunnen slechts uitgeoefend worden indien en voorzover deze vallen binnen de kaders gesteld in de wet en vallen binnen en de kaders van de terzake geldende rechtspositionele regels, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie, met uitzondering van besluiten waarbij de ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan, zoals bedoeld in de interne regeling met betrekking tot reorganisaties.

• 2. Een krachtens dit besluit (onder-)gemandateerde kan geen besluiten nemen en stukken ondertekenen op het gebied van personeelsaangelegenheden die betrekking hebben op hemzelf.

• 3. De diensthoofden en de onder hen ressorterende medewerkers geven desgevraagd inlichtingen over de uitoefening hun bevoegdheden.

• 4. De diensthoofden en de onder hen ressorterende medewerkers informeren terstond hun directeur bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen, aangaande de hen toegekende taken en bevoegdheden.

• 5. Een doorverlening van (onder-)mandaat en machtiging wordt steeds schriftelijk verleend.

• 6. De Griffier en de directeuren kunnen het (onder-)mandaat te allen tijde geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

Artikel 7. Ondertekening

Indien overeenkomstig artikel 2 door een diensthoofd stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening:

• a. Bij een mandaat van de Griffier

  De Griffier van de Tweede Kamer

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

• b. Bij een mandaat van de directeur

  De Griffier van de Tweede Kamer

  Namens deze

  De directeur (naam directie)

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

• c. Bij een (onder)mandaat van de Griffier

  De Griffier van de Tweede Kamer

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

  Namens deze

  Functienaam (naam leidinggevende)

• d. Bij een (onder)mandaat van de directeur

  De Griffier van de Tweede Kamer

  Namens deze

  De directeur (naam directie)

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

  Namens deze

  Functienaam (naam leidinggevende of naam medewerker)

Bij besluiten als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder e. en o. en besluiten die op grond van artikel 4, lid 3 worden genomen, luidt de ondertekening:

• e. Bij een mandaat van de Griffier

  De Griffier van de Tweede Kamer

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

• f. Bij een mandaat van de directeur

  De directeur (naam directie)

  Namens deze

  Het hoofd (naam dienst)

• g. Bij een (onder)mandaat van de Griffier

  Het hoofd (naam dienst)

  Namens deze

  Functienaam (naam leidinggevende)

• h. Bij een (onder)mandaat van de directeur

  Het hoofd (naam dienst)

  Namens deze

  Functienaam (naam leidinggevende of naam medewerker)

HOOFDSTUK 3. VOLMACHT

Artikel 8. Volmacht diensthoofden en andere functionarissen

• 1. De Griffier en de directeuren verlenen volmacht aan de diensthoofden om, met inachtneming van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, de bepalingen in dit besluit en de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst, namens de Griffier respectievelijk namens de directeuren, de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

  • a. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

  • b. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk.

• 2. De diensthoofden zijn bevoegd voor hun dienst de in het eerste lid genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot het normbedrag voor EU-aanbesteding voor zover hierover geen (tijdelijke) beperkende besluiten zijn genomen door het Managementteam;

• 3. De Griffier kan door middel van het verlenen van een volmacht (tijdelijk) bevoegdheden op het terrein van personeels-, materieel- en financieel beheer toekennen aan griffiers van tijdelijke- en enquêtecommissies.

• 4. De Griffier, de directeuren en de diensthoofden machtigen het hoofd van de sector Inkoop van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken tot:

  • a. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

  • b. het verlenen van opdrachten tot het aannemen van werk.

• 5. Het hoofd sector Inkoop van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is bevoegd de in het vierde lid genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot ten hoogste het drempelbedrag EU-aanbesteding.

• 6. De senior inkoper van de sector Inkoop van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is bevoegd de in het vierde lid genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot ten hoogste € 50.000,00 excl. BTW.

• 7. Het hoofd sector Inkoop van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is, namens de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie, belast met de uitvoering van de EU-aanbestedingen.

• 8. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is, namens de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie, gevolmachtigd tot:

  • a. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden tot ten hoogste € 2.500,00;

  • b. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op leden van de Tweede Kamer en fracties tot ten hoogste € 2.500,00;

  • c. het buitengerechtelijk invorderen van geldvorderingen van de Staat der Nederlanden c.q. de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

• 9. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan de bevoegdheid genoemd in het achtste lid geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door een onder hem ressorterende ambtenaar.

• 10. Het hoofd van de Dienst Automatisering is, namens de directeur Informatiseringsbeleid, gevolmachtigd tot het aangaan van een bruikleenovereenkomst met Kamerleden, ambtenaren en derden inzake het verstrekken van computer(s), randapparatuur en andere (technische) apparaten voor zover hierover geen (tijdelijke) beperkende besluiten zijn genomen door het Managementteam.

• 11. Het hoofd van de Dienst Automatisering kan de bevoegdheid genoemd in het achtste lid geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door een onder hem ressorterende ambtenaar.

• 12. De diensthoofden kunnen de bevoegdheden genoemd in het eerste lid geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door onder hen ressorterende ambtenaren;

Artikel 9. Voorwaarden volmacht

• 1. Een krachtens dit besluit gevolmachtigde kan geen besluiten nemen en stukken ondertekenen op het gebied van financiële aangelegenheden die betrekking hebben op hemzelf.

• 2. De volmacht geldt, onverminderd hetgeen is bepaald in de artikel 8, alleen voor de aan de griffiers en diensthoofden toegekende budgetten of goedgekeurde business cases.

• 3. Wanneer op een overeenkomst de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, vindt de procedurele aanbesteding van de overeenkomst plaats door het hoofd van de sector Inkoop van de Stafdienst Financieel- Economische Zaken.

• 4. De diensthoofden en de griffiers van enquêtecommissies verschaffen de Griffier respectievelijk de directeuren desgevraagd inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden.

• 5. Het hoofd van de sector Inkoop van de Stafdienst Financieel- Economische Zaken verschaft de Griffier, de directeuren en de diensthoofden desgevraagd inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden.

• 6. Een volmacht wordt steeds schriftelijk verleend.

• 7. De Griffier en de directeuren kunnen de volmacht te allen tijde schriftelijk geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

Artikel 10. Ondertekening volmacht

• 1. Indien overeenkomstig artikel 8, eerste lid, door een diensthoofd stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

  De Staat der Nederlanden,

  vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

  namens deze de directeur (naam directie)

  namens deze het hoofd (naam dienst);

• 2. Indien overeenkomstig artikel 8, derde lid, door een griffier stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

  De Staat der Nederlanden,

  vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

  namens deze de griffier (naam enquêtecommissie);

• 3. Indien overeenkomstig artikel 8, vierde, zesde of zevende lid, stukken worden ondertekend door het hoofd van de sector Inkoop of de senior Inkoper van de stafdienst Financieel Economische Zaken, luidt de ondertekening als volgt:

  De Staat der Nederlanden,

  vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

  namens de directeur (naam directie)

  namens deze het hoofd sector Inkoop of de senior Inkoper van de Stafdienst Financieel Economische Zaken

• 4. Indien overeenkomstig artikel 8, tiende lid, stukken worden ondertekend door het hoofd Dienst Automatisering, luidt de ondertekening als volgt:

  De Staat der Nederlanden,

  vertegenwoordigd door de Griffier,

  namens deze de directeur (naam directie)

  namens deze de het hoofd Dienst Automatisering

• 5. Indien overeenkomstig artikel 8, het tiende en twaalfde lid, stukken worden ondertekend door de daarin bedoelde ambtenaren, luidt de ondertekening als volgt:

  De Staat der Nederlanden,

  vertegenwoordigd door de Griffier,

  namens deze de directeur (naam directie)

  namens deze de het hoofd (naam dienst)

  namens deze (naam ambtenaar).

HOOFDSTUK 4. WAARNEMING

Artikel 11. Waarneming

Bij ontstentenis van een diensthoofd van ten minste vijf werkdagen worden diens taken en bevoegdheden genoemd in dit besluit uitgeoefend door het door de Griffier respectievelijk de directeur daartoe benoemde waarnemend diensthoofd.

HOOFDSTUK 5. SLOTBEPALINGEN

Artikel 12. (Onder-)mandaat- en Volmachtregister

• 1. De Stafdienst Financieel-Economische Zaken houdt een openbaar register bij van de verleende (onder)mandaten en volmachten.

• 2. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is verantwoordelijk voor het aanleggen en beheren van het openbare register.

• 3. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken of een door hem daartoe aangewezen functionaris is bevoegd informatie uit het openbare register te verstrekken aan derden.

• 4. De directeuren zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens die in het openbare register moeten worden opgenomen.

• 5. In het openbare register worden alle bij (onder-)mandaat en volmacht verleende bevoegdheden opgenomen.

• 6. De citeertitel van het openbare register is: ‘Mandaat- en volmachtregister Tweede Kamer der Staten-Generaal’.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van dezelfde dag waarop het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2013 in werking treedt.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als ‘MVM-besluit diensthoofden 2013’.

Den Haag, 13 augustus 2013

De Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, J.E. Biesheuvel-Vermeijden

De directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie, H.W. Bakker

De directeur Informatiseringsbeleid, P.J. Branger

TOELICHTING

I. Algemene toelichting

Het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2013 (verder: het MVM-besluit directeuren 2013) en het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging diensthoofden en andere functionarissen ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2013 (verder: MVM-besluit diensthoofden 2013) treden per 1 januari 2013 in werking.

De genoemde besluiten vervangen het Mandaat- en Volmachtsbesluit ambtelijke organisatie Tweede Kamer 2006. Dit is enerzijds het gevolg van een wijziging van de organisatiestructuur en daarmee samenhangende bevoegdheden. Anderzijds is er in de praktijk van de laatste jaren gebleken dat de besluiten niet altijd volledig of duidelijk waren en dat er dus een actualisering op een enkel punt noodzakelijk was.

Gelet op de duur van het besluitvormingsproces en met het oog op de toekomstige digitalisering van dit proces is voorzien in een ondertekeningbevoegdheid van standaard besluiten van diensthoofden door het hoofd van de Stafdienst Personeel en Organisatie.

Andere onderwerpen die in deze versie zijn aangepast zijn:

• de termijnen bij waarneming

• bedragen in het kader van de artikelen 8 MVM-besluit diensthoofden

• de naamstelling van het Onderzoeks- en Verificatiebureau is gewijzigd in Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven

• de naamstellingen van de Diensten Commissieondersteuning en de Griffie/Bureau Wetgeving zijn gewijzigd in Griffies Commissies en Griffie Plenair/Bureau Wetgeving

• onder de directie Informatiseringsbeleid is het Bureau Informatisering en Projecten toegevoegd

• de functie van Bouwcoördinator is geschrapt (functie bestaat niet meer)

• onder de directie Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie is het Bureau Protocol ondergebracht

• de functie van hoofd Afdeling Inkoop is gewijzigd in hoofd sector Inkoop van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken (Inkoop is ondergebracht bij de Stafdienst FEZ)

• de definitie en bevoegdheid van de Controller is toegevoegd.

Voor een toelichting op de wijzigingen wordt verwezen naar de artikelsgewijs toelichting.

De toedeling van taken en bevoegdheden is als volgt uitgewerkt:

• a) De Griffier ontleent zijn/haar bevoegdheden als ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer aan artikel 14 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer en kan de zijn/haar toekomende taken en bevoegdheden mandateren.

• b) Om aan de wens van de organisatie tegemoet te komen (meer transparantie in toedeling van taken) is gekozen voor een getrapte wijze van bevoegdheidstoedeling. Dit betekent dat met betrekking tot de verdeling van taken en bevoegdheden bij de Tweede Kamer twee besluiten zijn opgesteld. In het MVM-besluit directeuren 2013 is de bevoegdheidstoedeling van de Griffier aan de directeuren geregeld. In dit besluit is bepaald onder welke voorwaarden de directeuren hun bevoegdheid kunnen en mogen doormandateren aan diensthoofden en andere functionarissen. In het MVM-besluit diensthoofden 2013 is dit nader uitgewerkt.

• c) In het MVM-besluit diensthoofden 2013 blijkt ten slotte dat diensthoofden bevoegdheden kunnen doormandateren en aan welke voorwaarden in dit kader moet zijn voldaan. Deze bevoegdheden worden limitatief opgesomd. Indien en voor zover er noodzaak bestaat om andere bevoegdheden over te dragen kent het besluit hiertoe een mogelijkheid. De voorwaarden waaronder dit kan geschieden staan in besluit vermeld.

Leesbaarheid rechtspositionele besluiten:

Voor de leesbaarheid van de rechtspositionele besluiten is er voor gekozen om de ondertekeningsclausule te verkleinen. Er wordt alleen nog vermeld namens wie de ondertekenaar het besluit heeft genomen.

Deze besluiten hebben betrekking op medewerkers van de Kamer. Voor andere besluiten en bij overeenkomst blijft de ondertekeningsclausule zoals dit gebruikelijk is omdat deze veelal betrekking hebben op organisaties en/of mensen die de organisatie niet kennen.

In de besluiten wordt op verschillende plaatsten verwezen naar de onderlinge taakverdeling van de directeuren en diensthoofden met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende directies en diensten. In dat kader is een organogram (III Organogram), een overzicht van de taken en bevoegdheden van de Griffier, de directeuren en de diensthoofden (IV Overzicht taken en bevoegdheden) en een beschrijving van de diensten die onder de Griffier en de directeuren ressorteren (V Organisatiebeschrijving Griffier, directies en (staf)diensten), opgesteld.

Het MVM-besluit directeuren 2013 en het MVM-besluit diensthoofden 2013 hebben dezelfde indeling. Achtereenvolgens worden in de besluiten de volgende onderwerpen behandeld:

• 1 Algemeen, definities;

• 2 Mandaat en machtiging, waaronder voorwaarden en ondertekening;

• 3 Volmacht, waaronder voorwaarden en ondertekening;

• 4 Waarneming;

• 5 Slotbepalingen.

Hoewel bepalingen betreffende waarneming niet noodzakelijkerwijs in een mandaat- en volmachtsbesluit opgenomen dienen te worden is er om redenen van overzichtelijkheid en volledigheid toch voor gekozen om de waarneming bij ontstentenis in onderhavige besluiten op te nemen. Hierbij is een organisatiebrede termijn van vijf dagen geïntroduceerd.

De waarneming van de Griffier is in een apart besluit geregeld, namelijk in de Regeling vervanging Griffier bij ontstentenis.

II. (a) Artikelsgewijze toelichting MVM-besluit directeuren

Artikel 1

De hier gegeven definities behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 2

In het eerste lid mandateert de Griffier nagenoeg al zijn/haar bevoegdheden met betrekking tot de, gelet op de onderlinge taakverdeling, onder hun verantwoordelijkheid vallende diensten aan de directeuren. Enkele in het bijzonder genoemde bevoegdheden worden echter uitgezonderd, omdat de aard daarvan zich vanwege het zwaarwegende karakter tegen het doorverlenen van mandaat verzet.

De in tweede lid genoemde bevoegdheden worden aan de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie opgedragen. Dit houdt in dat de Griffier en/of directeur Informatiseringsbeleid hierin geen bevoegdheid toekomen.

Aan de in dit lid genoemde bevoegdheden zijn met het MVM-besluit 2013 de volgende bevoegdheden toegevoegd:

• aanvulling van sub d: de bevoegdheid om bezwaar en beroep in te dienen tegen besluiten die zijn genomen door uitvoeringsorganisaties zoals het UWV

• (nieuw) sub h: de bevoegdheid tot het afhandelen van schadeclaims van bezoekers en ambtenaren van de Tweede Kamer

• (nieuw) sub i: de bevoegdheid tot het afhandelen van verzoeken tot schade in verband met werkgeversaansprakelijkheid

In het (nieuwe) derde lid is de onafhankelijke rol van de Controller vastgelegd. De onafhankelijke rollen van de hoofden van de stafdiensten FEZ en P&O worden nu tevens in dit artikel benadrukt. De Controller heeft tot taak het proces en de instrumenten van sturing en beheersing in te bedden in de organisatie van de Tweede Kamer door een effectieve planning & controlcyclus vorm te geven.

Daarmee verkrijgt het management redelijke zekerheid dat de overeengekomen doelstellingen binnen de gestelde voorwaarden worden gerealiseerd en dat de belangrijkste risico’s bij de uitvoering worden beheerst. De controller:

• Toetst en adviseert over de plannen van de directies en de diensten;

• Informeert en adviseert ten aanzien van de uitvoering daarvan en de verantwoording daarover;

• Parafeert mede en indien noodzakelijk adviseert separaat met betrekking tot nieuw beleid, met name ter voorbereiding op besluitvorming door het MT;

• Verzorgt de begrotingsstukken en budgettaire nota’s in het kader van de begrotingscyclus;

• Verstrekt een periodiek en integraal inzicht in de voortgang in de bedrijfsvoering (managementrapportages).

In het vierde lid is het mandaat tot het uitvoeren van de Wet schadeloosstelling leden van de Tweede Kamer, de Wet schadeloosstelling uitkering en pensioen leden Europees Parlement en de Regeling financiële ondersteuning fracties Tweede Kamer der Staten-Generaal vastgelegd. De uitvoering van de Wet schadeloosstelling leden van de Tweede Kamer en de Wet schadeloosstelling uitkering en pensioen leden Europees Parlement worden uitgevoerd door het Salarisbureau (vallend onder de Stafdienst P&O).

De regeling financiële ondersteuning fracties Tweede Kamer der Staten-Generaal wordt uitgevoerd door de Stafdienst Financieel-Economische Zaken.

In het vijfde lid wordt het de directeuren toegestaan om binnen de gestelde kaders, zoals verwoord in de overige bepalingen van het besluit, ondermandaat te verlenen aan diensthoofden of andere onder hen ressorterende ambtenaren. Enkele in het bijzonder genoemde bevoegdheden kunnen alleen aan het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken of daaronder ressorterende medewerkers worden doorgemandateerd.

Onderhavig besluit heeft uitsluitend betrekking op het mandaat van de directeuren en op de hen toekomende bevoegdheid om bepaalde bevoegdheden door te mandateren. In hoeverre van deze bevoegdheid gebruik gemaakt wordt blijkt uit het MVM-besluit diensthoofden 2013.

Artikel 3

Met onderhavig besluit wordt de figuur van de machtiging geïntroduceerd. Met verwijzing naar de begripsbepaling in het eerste lid behoeft dit artikel geen nadere toelichting.

Artikel 4

Aan (onder-)mandaten zijn ingevolge de Algemene wet bestuursrecht enkele algemene voorwaarden verbonden, zoals de informatieplicht jegens de mandaatgever en dat een mandaat schriftelijk dient te worden vastgesteld.

Artikel 5

De Algemene wet bestuursrecht schrijft voor dat in een krachtens mandaat genomen besluit vermeld dient te worden namens welk bestuursorgaan dat besluit is genomen. In dit artikel worden de te gebruiken ondertekeningsclausules opgenomen.

Artikel 6

In het eerste lid worden de directeuren door de Griffier gevolmachtigd tot het verrichten van handelingen zoals het kopen, huren of leasen van goederen en diensten, sub a, en tot het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk, sub b. Het Burgerlijk Wetboek en het Besluit Privaatrechtelijke Rechtshandelingen onderscheiden meer rechtshandelingen. Deze rechtshandelingen, voor zover relevant voor de Tweede Kamer, blijven voorbehouden aan de Griffier.

In het tweede lid, sub a en b, wordt de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie gevolmachtigd tot het uitvoeren van een aantal handelingen dat voortkomen uit het kasbeheer van de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Het gaat dan om het kwijtschelden of buiten invorderingstellen van vorderingen op derden en Kamerleden. Ook gaat het hier om het instellen van incassoprocedures indien een vordering niet via de normale weg kan worden geïnd.

In sub c en d, van het tweede lid, en in lid drie worden beide directeuren gevolmachtigd tot het aangaan van bijzondere overeenkomsten die vallen buiten de algemene bevoegdheid opgenomen in het eerste lid.

Het vierde lid biedt de directeuren de mogelijkheid om de in het eerste lid verkregen bevoegdheden (door) te verlenen aan ambtenaren die rechtstreeks onder hun verantwoordelijkheid ressorteren of aan personen die niet onder hun gezag vallen. Een voorbeeld van deze laatste categorie is een projectleider die door een directeur wordt gemachtigd om in het kader van het project personeel in te huren of apparatuur aan te schaffen. Uiteraard zal deze projectleider wel volgens de voorgeschreven procedures moeten werken.

Het vijfde lid biedt de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie de mogelijkheid om de in lid twee, sub a en b, genoemde bevoegdheden door te verlenen aan het hoofd van de stafdienst Financieel-Economische Zaken of daaronder ressorterende medewerkers in het kader van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer.

Het zesde lid biedt de directeur Informatiseringsbeleid de mogelijkheid om de in lid 3, sub b, genoemde bevoegdheid door te verlenen aan het hoofd van de Dienst Automatisering als direct verantwoordelijke voor het beheer van deze apparatuur.

Artikel 7

Het artikel bevat enkele voorwaarden die worden gesteld aan de verleende volmacht aan de directeuren. De volmacht dient overigens te voldoen aan de bepalingen die zijn opgenomen in boek 3, titel 3 Burgerlijk Wetboek.

Artikel 8

Dit artikel regelt de ondertekening van documenten. De Staat der Nederlanden wordt in het kader van de privaatrechtelijke rechtshandelingen vertegenwoordigd door de Griffier, de directeuren, en indien doorverleend, de diensthoofden of andere functionarissen. De volmachtverlening komt tot uitdrukking in de ondertekening.

Artikel 9

Met dit artikel wordt bepaald dat bij ontstentenis van de directeuren van ten minste vijf werkdagen (of zoveel eerder indien aangegeven) hun taken en bevoegdheden worden uitgeoefend door de door hen benoemde waarnemend directeur.

Artikel 10

In het eerste en tweede lid wordt bepaald dat het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken een openbaar register bijhoudt van de verleende mandaten en volmachten. Met deze bepaling wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen hiertoe.

Met het derde lid wordt geregeld dat informatie uit het openbare register aan derden kan worden verstrekt. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan deze bevoegdheid doormandateren aan een onder hem ressorterende medewerker.

Het vierde lid houdt in dat de directeuren verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van gegevens die in het openbaar register moeten worden opgenomen.

Artikel 11 en 12

Deze bepalingen behoeven geen nadere toelichting.

II. (b) Artikelsgewijze toelichting MVM-besluit diensthoofden 2013

Artikel 1

De hier gegeven definities behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 2

In het eerste lid mandateren de Griffier en de directeuren aan de onder hen ressorterende diensthoofden de in dit artikel opgenoemde taken en bevoegdheden (a tot en met t). De diensthoofden zijn hiertoe bevoegd met inachtneming van de bepalingen van dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling van de onder hen vallende diensten.

Zowel ten aanzien van de bevoegdheid tot het aanstellen van personeel, eerste lid sub a, als het toekennen van gratificaties, eerste lid sub e, geldt met betrekking tot de onderstaande opgenomen functies een bijzondere procedure. De procedure houdt in dat het diensthoofd zijn voornemen tot aanstelling of tot gratificatie voorlegt aan de Griffier c.q. de directeur. Het gaat om de volgende functies:

• waarnemers van diensthoofden

• de direct onder het diensthoofd ressorterende leidinggevende functies

In het eerste lid is een aantal subleden geschrapt, aangevuld of aangescherpt. Het betreft:

• sub i, geschrapt: een verhuisplicht komt zelden tot nooit voor. In voorkomende gevallen beslist de betreffende directeur.

• sub j, geschrapt: door het vervallen van sub i zal ook de toekenning van een verhuiskostenvergoeding zelden of nooit voorkomen. In voorkomende gevallen beslist de betreffende directeur.

Onder de nieuwe vernummering zijn de volgende veranderingen aangebracht:

• sub l, gewijzigd in de uitoefening van bevoegdheden zoals genoemd in de Studiefaciliteitenregeling; naast de bevoegdheid om tot scholing te verplichten heeft het diensthoofd dus ruimere bevoegdheden gekregen, o.a. het toekennen van studiefaciliteiten. In de te volgen procedure is opgenomen dat in alle gevallen voorafgaand aan besluitvorming een advies aan de P&O-adviseur moet worden gevraagd. Deze bevoegdheid behoorde voorheen het hoofd P&O toe (onder artikel 2, derde lid).

• Sub p, aangevuld met een verwijzing naar de Inconveniëntenregeling Tweede Kamer; voor het in aanmerking kunnen komen voor een dergelijke toeslag dient de functie van betrokkene aangewezen te zijn als ‘vergadergebonden’.

• Sub q, aangevuld met de uitzondering van taxivervoer wegens tijdelijke ongeschiktheid om te reizen met openbaar vervoer; in dergelijke gevallen kunnen er wel taxikosten worden vergoed, maar deze vallen dan onder het verzuimbeleid en niet de taxiregeling zelf.

• Sub r, is als bevoegdheid voor hoofd P&O (artikel 2, derde lid) verplaatst naar het eerste lid; de bepaling in het ambtenarenreglement (artikel 93a, eerste lid) bepaalt dat het aanwijzen van BHV-ers geschiedt door ‘het tot aanstelling bevoegde gezag’, in dit geval de diensthoofden.

  Aangewezen BHV-ers hebben recht op een tegemoetkoming. Het hiervoor gereserveerde budget wordt beheerd en uitgevoerd door het diensthoofd van de Beveiligingsdienst.

• Sub s, is toegevoegd als onderwerp; de Tweede Kamerwerkorganisatie beschikt sinds 2011 een eigen Integriteitbeleid. De diensthoofden zijn met de uitvoering belast.

• Sub t, is toegevoegd als onderwerp; de regelgeving op het gebied van re-integratie bij ziekte en arbeidsongeschiktheid en reorganisaties brengen verplichtingen met zich mee. Diensthoofden zijn met de uitvoering hiervan belast.

Met het tweede lid verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie met betrekking tot de onder a. tot en met i. genoemde taken en bevoegdheden mandaat aan het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken. Dit houdt in dat andere diensthoofden niet in deze bevoegdheden kunnen treden.

In deze limitatieve opsomming is een sublid geschrapt: het tekenen voor akkoordbetaling van facturen voor uitzendkrachten.

In het derde lid, onder a. tot en met d, worden het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie – conform de constructie in het tweede lid – enkele taken en bevoegdheden opgedragen, welke niet aan andere diensthoofden toekomen.

Naast de twee naar het eerste lid verplaatste subleden is:

• sub c, aangepast aan de juiste en volledige verwijzing naar de betreffende bepalingen in het ambtenarenreglement.

• sub d toegevoegd als onderwerp; dit is een vastlegging van al bestaande bevoegdheden van het hoofd P&O.

Op grond van het (nieuwe) vierde lid is bepaald dat het diensthoofd van de Beveiligingsdienst is belast met het beheer van het budget en de toekenning van de jaarlijkse tegemoetkoming van aangewezen BHV-ers (bedrijfshulpverleners).

Op grond van het vijfde lid kan de Griffier wel of niet tijdelijk bevoegdheden op het terrein van het personeels- en financieel beheer toekennen aan griffiers van tijdelijke- en enquêtecommissies. Dit dient te geschieden door middel van een separaat op te stellen besluit. Voorafgaand aan het instellen van iedere commissie bepaalt de Griffier in een overleg met P&O en FEZ wat wel of niet overgedragen wordt (mandaat en volmacht). Hierbij wordt ook aandacht besteed aan bevoegdhedenoverdracht als nog sprake is van een voorbereidende fase.

Artikel 3

Met dit artikel wordt voor de diensthoofden de mogelijkheid gecreëerd om hun taken en bevoegdheden door te mandateren aan onder hen ressorterende leidinggevenden, zoals chefs en/of coördinatoren. Vanwege de gekozen gelaagdheid van bevoegdheidstoedeling en de gelet op de discretionaire bevoegdheid van het diensthoofd om de opgesomde bevoegdheden wel of niet door te mandateren dient bij de feitelijke bevoegdheidstoedeling door het diensthoofd een separaat besluit genomen en opgesteld te worden.

In het eerste lid worden de door het diensthoofd door te mandateren bevoegdheden limitatief opgesomd. Voor wat betreft het vakantieverlof geldt dat de bevoegdheid tot formele afwijzing niet door het diensthoofd wordt doorgemandateerd.

Het benoemen van het voeren van de gesprekken volgens de Leidraad Gesprekscyclus (eerste lid, sub f) is een logisch gevolg van de bestaande praktijk dat functioneringsgesprekken (waar mogelijk) met de direct leidinggevenden van medewerkers worden gevoerd.

De toekenning van studiefaciliteiten (eerste lid, sub g) is als nieuw onderwerp aan de limitatieve lijst toegevoegd. In de Studiefaciliteitenregeling Scholing en opleiding is een en ander nader omschreven.

Het tweede lid creëert voor het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken de mogelijkheid om de in artikel 2, het tweede lid, beschreven taken door te mandateren aan onder hem ressorterende leidinggevenden en medewerkers.

Het derde lid voorziet in de mogelijkheid dat ook andere dan de in lid 1, sub a tot en met g. van dit artikel genoemde taken en bevoegdheden kunnen worden doorgemandateerd aan onder het diensthoofd ressorterende leidinggevenden. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat alvorens deze kunnen worden doorgemandateerd de Griffier en de desbetreffende directeur hiermee nadrukkelijk moeten hebben ingestemd.

(nieuw) Artikel 4

Door middel van dit nieuwe vierde artikel blijft het diensthoofd of de leidinggevende bevoegd om het (standaard) besluit te nemen. Maar om praktische overwegingen en omwille van de snelheid in het besluitvormingsproces vindt ondertekening van standaard besluiten bij P&O plaats nadat uit het mutatieformulier blijkt dat een besluit is genomen. In het besluit wordt vermeld dat sprake is van een ondertekeningbevoegdheid. Op het moment dat er in een te nemen besluit bepalingen en/of afspraken worden opgenomen die afwijken van het betreffende standaard besluit, vindt de ondertekening altijd plaats door het diensthoofd.

Besluiten in het kader van het bewust belonen en bij ambtsjubilea vallen gelet op het persoonlijk karakter van het besluit niet onder deze ondertekeningbevoegdheid.

Een diensthoofd kan op basis van het derde lid van artikel 4 op het mutatieformulier aangeven toch zelf een standaard besluit te willen ondertekenen.

In het besluit dat door hP&O ondertekend wordt een clausule opnemen zoals:

<<De Griffier>>, <<de directeur>> of <<het diensthoofd>> heeft het hoofd van de Stafdienst Personeel en Organisatie gevraagd dit besluit namens <<haar>> of <<hem>> te ondertekenen.

Artikel 5

Met dit besluit wordt de figuur van de machtiging geïntroduceerd. Met verwijzing naar de begripsbepaling behoeft dit artikel geen nadere toelichting.

Artikel 6

De taken en bevoegdheden genoemd in de voorgaande artikelen kunnen slechts uitgeoefend worden indien en voorzover deze vallen binnen de kaders gesteld in de wet en de kaders van de terzake geldende rechtspositionele regels, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie, met uitzondering van besluiten waarbij de ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan, zoals bedoeld in de interne regeling met betrekking tot reorganisaties.

Aan (onder-)mandaat zijn ingevolge de Algemene wet bestuursrecht enkele algemene voorwaarden verbonden, zoals de informatieplicht jegens de mandaatgever en dat een mandaat schriftelijk dient te worden vastgesteld. Onder zwaarwegende omstandigheden, zoals bedoeld in het vierde lid, dient in ieder geval verstaan te worden omstandigheden of gebeurtenissen van dusdanige aard dat deze naar redelijke verwachting van invloed zijn op de beeldvorming en politiek dan wel ordelijk beheer van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7

De Algemene wet bestuursrecht schrijft voorts voor dat in een krachtens mandaat genomen besluit dient te worden vermeld namens welk bestuursorgaan dat besluit is genomen. In dit kader wordt in dit artikel de te hanteren ondertekeningsclausules aangegeven.

Bij besluiten als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder e. en o. en besluiten die op grond van artikel 4, lid 3 worden genomen, is voor de leesbaarheid van de besluiten er voor gekozen de ondertekeningsclausules te verkleinen.

Als het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie op grond van artikel 4 bevoegd is om het besluit van het diensthoofd te ondertekenen wordt dit in de tekst van het besluit of in een voetnoot vermeld. In die gevallen is artikel 7 niet van toepassing.

Bij besluiten waarbij het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie niet bevoegd is om een besluit van het diensthoofd te onderteken (gratificaties en ambtsjubilea) en in het geval een diensthoofd aangeeft een besluit zelf te willen ondertekenen gelden de (nu verkorte) ondertekeningsclausules.

Artikel 8

Het eerste lid regelt het verlenen van bevoegdheden door de Griffier en de directeuren aan de diensthoofden die onder hun verantwoordelijkheid ressorteren. De diensthoofden worden gevolmachtigd tot het verrichten van handelingen zoals het kopen van, huren of leasen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten tot het aannemen van werk.

Het gaat dan in sub a bijvoorbeeld om het inhuren van uitzendkrachten, het inhuren van adviesbureaus, het aanschaffen van computers, het aanschaffen van meubilair, het uitbesteden van drukwerk, het aanschaffen van dienstkleding of het bestellen van food-artikelen en in sub b bijvoorbeeld om het verlenen van een opdracht aan een hoveniersbedrijf om de tuinen rondom de gebouwen te onderhouden.

Het ondertekenen van facturen en het geven van prestatieverklaring vloeien impliciet voort uit de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten. De diensthoofden ondertekenen de facturen voor akkoord betaling.

De bevoegdheden van de diensthoofden worden in lid 2, gedeeltelijk ingeperkt door het stellen van een financieel plafond. Het bedrag is vastgelegd in de (interne) procedure contractbeheer, ook wel inkoopprocedure genoemd. Diensthoofden hebben de bevoegdheid tot het normbedrag voor EU-aanbestedingen. De Griffier en de directeuren blijven verantwoordelijk voor overeenkomsten die dat bedrag te boven gaan. Daarnaast kan de bevoegdheid, al dan niet tijdelijk, worden beperkt door een besluit van het Managementteam. Zo moeten diensthoofden over alle (individuele) inhuur van externen vooraf toestemming vragen aan het Managementteam. Deze beperking vloeit voort uit de motie Roemer om de inhuur van externen te beperken tot 10% van de totale personele uitgaven.

Het derde lid regelt de mogelijkheid dat de Griffier, indien de Tweede Kamer besluit tot het instellen van een tijdelijke commissie of een parlementaire enquête, bevoegdheden kan toekennen aan de griffier van de enquêtecommissie. Het betreft dan de bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten overeenkomstig de rechtshandelingen genoemd in het eerste lid.

De griffiers van de (vaste) commissies en de onderzoekscommissies (met een endogeen gefinancierd budget) vallen onder de hoofden Griffies Commissies (GC’s).

Het vierde lid regelt de bevoegdheid die in de procedure contractbeheer is vastgelegd. In de procedure is geregeld dat vanuit doelmatigheidsoverwegingen het hoofd van de sector Inkoop van de Stafdienst FEZ, indien dat op het interne aanvraagformulier is aangegeven, door een diensthoofd kan worden gemachtigd de opdrachtbrief of bestelbrief te ondertekenen. Deze bevoegdheid wordt per bestelling of opdracht opnieuw geregeld. Om naar externe partijen toe zekerheid te geven betreffende de bevoegdheid van het hoofd van de sector Inkoop is besloten dit lid op te nemen.

De bevoegdheid van het hoofd van de sector Inkoop wordt in het vijfde lid beperkt tot ten hoogste het drempelbedrag van de EU-aanbesteding.

Het (nieuwe) zesde lid regelt de bevoegdheid van de senior Inkoper van de Stafdienst FEZ om de in het vierde lid genoemde overeenkomsten af te sluiten tot een bedrag van € 50.000,00 excl. BTW.

Het zevende lid regelt de bevoegdheden van het hoofd van de sector Inkoop ten aanzien van de EU-aanbestedingen. De documenten c.q. formulieren die in dat kader worden opgesteld worden ondertekend door het hoofd van de sector Inkoop.

Het achtste lid regelt de (bijzondere) bevoegdheden van het hoofd stafdienst FEZ. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid voor het kas c.q. vorderingenbeheer, gemachtigd tot het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden, Kamerleden en fracties. Het gaat dan in het bijzonder om vorderingen van het Restaurantbedrijf.

Daarnaast is het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken gemachtigd tot het instellen van een incassoprocedure indien een vordering niet via de normale procedure kan worden geïnd.

Het negende lid biedt het hoofd Stafdienst Financieel-Economische Zaken de mogelijkheid om de bevoegdheid opgenomen in het achtste lid, (door) te verlenen aan ambtenaren die onder hem ressorteren.

In het tiende lid wordt de bijzondere bevoegdheid van het hoofd Dienst Automatisering geregeld. Uit hoofde van zijn functie is het hoofd Dienst Automatisering bevoegd bruikleenovereenkomsten af te sluiten met derden in verband met het verstrekken van apparatuur. Deze bevoegdheid kan (tijdelijk) worden beperkt door een door het Managementteam genomen besluit. Een voorbeeld hiervan is het besluit dat de aanschaf van een tablet. Aanschaf kan alleen met voorafgaande toestemming van het Managementteam. Pas na het verkrijgen van de toestemming zal de Dienst Automatisering overgaan tot aanschaffing en uitgifte.

Het elfde lid biedt het hoofd Dienst Automatisering de mogelijkheid om de bevoegdheid opgenomen in het achtste lid, (door) te verlenen aan ambtenaren die onder hem ressorteren.

Het twaalfde lid biedt de diensthoofden de mogelijkheid om de bevoegdheden opgenomen in het eerste lid, (door) te verlenen aan ambtenaren die rechtstreeks onder hun verantwoordelijkheid vallen.

Het diensthoofd kan ambtenaren voordragen bij de directeur die namens het diensthoofd verplichtingen mogen aangaan of facturen voor akkoord mogen tekenen. Hiermee wordt aangesloten bij de al bestaande praktijk. Het verlenen van een dergelijke volmacht dient schriftelijk plaats te vinden.

Artikel 9

Het artikel bevat enkele voorwaarden die worden gesteld aan de verleende volmacht aan diensthoofden en andere functionarissen. Zo is bijvoorbeeld in de nieuwe jaarplancyclus (P&C-cyclus) opgenomen dat het Managementteam beslist over investeringen en het toekennen van budget aan de diensthoofden op basis van een ingediende business case.

De volmacht dient overigens te voldoen aan de bepalingen die zijn opgenomen in boek 3, titel 3 Burgerlijk Wetboek.

Artikel 10

Dit artikel regelt de ondertekening van documenten. De Staat der Nederlanden wordt, namens de Griffier en de directeuren, in het kader van privaatrechtelijke rechtshandelingen vertegenwoordigd door de diensthoofden en andere functionarissen. De volmachtverlening komt tot uitdrukking in de ondertekening.

Artikel 11

Met het eerste lid van artikel wordt bepaald dat bij ontstentenis van het diensthoofd van ten minste vijf werkdagen hun taken en bevoegdheden worden uitgeoefend door een door de Griffier respectievelijk de desbetreffende directeur benoemd waarnemend diensthoofd.

Artikel 12

In het eerste en tweede lid wordt bepaald dat het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken een openbaar register bijhoudt van de verleende mandaten en volmachten. Met deze bepaling wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen hiertoe.

Met het derde lid wordt geregeld dat informatie uit het openbare register aan derden kan worden verstrekt. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan deze bevoegdheid doormandateren aan een onder hem ressorterende medewerker.

Het vierde lid houdt in dat de directeuren verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van gegevens die in het openbaar register moeten worden opgenomen.

Artikel 13

Deze bepalingen behoeven geen nadere toelichting.

III. Organogram

Inrichting ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer gebaseerd op directeuren en diensthoofden die gemandateerde bevoegdheden hebben gekregen.

NB: sinds 2011 is de Griffie Interparlementaire Betrekkingen (IB) aan de Griffie Commissies I&R toegevoegd.

IV. Overzicht taken en bevoegdheden

1. De algemene leiding, het Managementteam

• a. De algemene leiding bestaat uit de Griffier, de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie en de directeur Informatiseringsbeleid. Samen vormen zij het Managementteam dat leiding geeft aan de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer met behoud van de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de Griffier, zoals vastgelegd in artikel 14 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer.

• b. Het Managementteam overlegt regelmatig onder voorzitterschap van de Griffier over de belangrijke aspecten van de Kamerorganisatie, over beleidsontwikkeling en -uitvoering en over het organisatorische beheer.

• c. De drie leden van het Managementteam worden beschouwd als bestuurder van de onderneming in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en voeren overleg met de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg.

2. De Griffier

• a. De Griffier is staatsrechtelijk en inhoudelijk adviseur van de Tweede Kamer, het Presidium en de Voorzitter.

• b. De Griffier geeft op basis van artikel 14 van het Reglement van Orde leiding aan de ambtelijke organisatie.

• c. De Griffier wijst de griffiers toe aan de Kamercommissies.

• d. De Griffier draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, materiële, financiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

• e. De Griffier is belast met het integraal management van de Stafdienst Voorlichting, Griffie Plenair/Bureau Wetgeving, Griffie Commissies Bestuur en Onderwijs, Griffie Commissies Internationaal en Ruimtelijk (inclusief de Griffie Interparlementaire Betrekkingen (IB)), Griffie Commissies Sociaal en Financieel en het Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven.

• f. De Griffier geeft rechtstreeks leiding aan de directeuren, de hoofden van de onder e. bedoelde (staf)diensten, alsmede aan de secretaressen van de Voorzitter en de Griffier en de secretarissen van het Presidium en het Managementteam.

• g. De Griffier draagt zorg voor en geeft richting aan de organisatiebrede (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder zijn/haar (staf)diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

• h. De Griffier oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van:

  • de directeuren met uitzondering van benoeming en ontslag;

  • de overige ambtenaren aan wie zij rechtstreeks leiding geeft.

• i. De Griffier oefent ten aanzien van alle ambtenaren van de Kamer de bevoegdheid uit:

  • tot het verlenen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement

  • tot het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement

  • en beslist ten aanzien van alle ambtenaren op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

3. De directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie (DBV,FenP&O)

• a. De DBV,FenP&O vervangt de Griffier bij haar ontstentenis in de uitoefening van haar bevoegdheden met betrekking tot de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie Tweede Kamer voorzover niet voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag (zie Regeling vervanging Griffier bij ontstentenis 2013).

• b. De DBV,FenP&O draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, financiële, materiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

• c. De DBV,FenP&O oefent de volgende taken uit ten aanzien van de gehele organisatie:

  • de toepassing van de navolgende artikelen uit het Ambtenarenreglement:

    • artikel 112 inzake ontzegging toegang tot de gebouwen;

    • artikel 115 tot en met 119 inzake disciplinaire straffen met uitzondering van strafontslag als bedoeld in artikel 116, lid 1, onder l;

    • artikel 120 tot en met 122 inzake schorsing en inhouding van de bezoldiging;

  • het behandelen van klachten van personeelsleden van de ambtelijke organisatie ingediend bij de Griffier van de Tweede Kamer;

  • het coördineren van door personeelsleden van de ambtelijke organisatie ingediende bezwaarschriften tegen rechtspositionele besluiten;

  • het voeren van verweer in bezwaar- en beroepschriften tegen rechtspositionele besluiten, danwel besluiten van uitvoeringsinstellingen;

  • het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie in bezwaar- en beroepsprocedures met betrekking tot personele aangelegenheden;

  • het nemen van besluiten in het kader van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer;

  • het nemen van besluiten in het kader van de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de begroting en de uitvoering hiervan;

  • het afhandelen van schadeclaims van bezoekers en ambtenaren van de Tweede Kamer;

  • het afhandelen van verzoeken tot schade in verband met werkgeversaansprakelijkheid.

• d. De DBV,FenP&O is belast met het integraal management van de Beveiligingsdienst, de Bodedienst en Postzaken, de Facilitaire Dienst, het Restaurantbedrijf, de Stafdienst Financieel-Economische Zaken, de Stafdienst Personeel en Organisatie en het Bureau Protocol.

• e. De DBV,FenP&O geeft rechtstreeks leiding aan de hoofden van de onder d. genoemde diensten, zijn managementassistent en stafmedewerker.

• f. De DBV,FenP&O draagt zorg voor en geeft richting aan de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder de (staf)diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

• g. De DBV,FenP&O oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de ambtenaren aan wie hij rechtstreeks leiding geeft die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

• h. De DBV,FenP&O oefent de rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de overige ambtenaren van zijn directie, voor zover die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden, of voorzover niet doorgemandateerd aan de onder hem ressorterende diensthoofden.

• i. De DBV,FenP&O is gemachtigd om, met inachtneming van de bepalingen in het MVM-besluit directeuren 2013 en de onderlinge taakverdeling van de leden van het MT handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen.

• j. De DBV,FenP&O heeft het mandaat tot het uitvoeren van de Wet schadeloosstelling leden van de Tweede Kamer, de Wet schadeloosstelling uitkering en pensioen leden Europees Parlement en de uitvoering van de Regeling financiële ondersteuning fracties Tweede Kamer der Staten-Generaal.

4. De directeur Informatiseringsbeleid (DIB)

• a. De directeur Informatiseringsbeleid draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, financiële, materiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

• b. De directeur Informatiseringsbeleid is belast met het integraal management van het Bureau Informatisering en Projecten, de Dienst Automatisering, Dienst Communicatie, de Dienst Informatievoorziening en de Dienst Verslag en Redactie.

• c. De directeur Informatiseringsbeleid geeft rechtstreeks leiding aan de hoofden van de onder b. genoemde diensten.

• d. De directeur Informatiseringsbeleid draagt zorg voor en geeft richting aan de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder de diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

• e. De directeur Informatiseringsbeleid oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de ambtenaren aan wie hij rechtstreeks leiding geeft die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

• f. De directeur Informatiseringsbeleid oefent de rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de overige ambtenaren van zijn directie, voor zover die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden, of voorzover niet doorgemandateerd aan de onder hem ressorterende diensthoofden.

5. De diensthoofden

• a. De diensthoofden geven ieder, met inachtneming van de aanwijzingen en de richtlijnen van de Griffier, respectievelijk de directeuren, leiding aan de onder ieder van hen ressorterende dienst.

• b. Zij zijn ieder belast met het integraal management van de onder ieder van hen ressorterende dienst.

• c. Zij dragen, met inachtneming van de taakverdeling tussen de diensten, zoals beknopt aangegeven in onderdeel IV van deze toelichting en nader uitgewerkt in de orgaanbeschrijving van elke dienst, zorg voor de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder ieder van hen ressorterende dienst en dragen vanuit die verantwoordelijkheid bij aan het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel.

• d. Zij adviseren de Griffier respectievelijk de directeur onder wiens leiding zij fungeren ten aanzien van het werkterrein van de onder ieder van hen ressorterende dienst, zowel in het directieteam als bilateraal.

• e. De hoofden van de stafdiensten adviseren ieder op hun eigen beleidsterrein, gevraagd en ongevraagd de Griffier en de directeuren ten aanzien van de gehele organisatie.

• f. De diensthoofden oefenen de rechtspositionele bevoegdheden, genoemd in artikel 2, eerste lid van het MVM- Besluit Tweede Kamer 2013 uit, ten aanzien van de onder hun dienst ressorterende ambtenaren met uitzondering van:

  • de bevoegdheden die zijn voorbehouden aan een hoger gezag, als benoeming en ontslag van plaatsvervangend griffiers, het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.