STAATSCOURANT
Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties
28 december 2011
De Minister van Buitenlandse Zaken,
Gelet op het Algemeen Organisatiebesluit Buitenlandse Zaken 1996;
Besluit:
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a.
CdP:
het hoofd van de post;
b.
post:
een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het RDBZ;
c.
directies:
de onder de directeur generaal consulaire zaken en bedrijfsvoering ressorterende directies;
d.
DGCB:
de directeur-generaal consulaire zaken en bedrijfsvoering;
e.
RSO:
een Regionale Service Organisatie.
Artikel
2

Regionalisering
Ter bevordering van de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid draagt de secretaris-generaal de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de consulaire taken van posten zo veel mogelijk op aan de RSO in de desbetreffende door hem aangewezen regio.
Artikel
3

Hoofd RSO
1.
Een RSO staat onder leiding van een Hoofd RSO. Het Hoofd RSO geeft leiding aan diegenen die bij de RSO werkzaam zijn.
2.
Het Hoofd RSO is voor de taakuitoefening van de RSO verantwoording schuldig aan de voorzitter van de Regioraad en is gehouden zijn aanwijzingen op te volgen.
Artikel
4

Taken en bevoegdheden Hoofd RSO
1.
Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van de financiële administratie en het financiële beheer van die posten, waaronder onder meer wordt verstaan:
- a.
het voeren van een ordentelijke financiële administratie van de RSO en van de posten in de regio;
- b.
het uitoefenen van de controlling taken op de financiële werkzaamheden die bij de RSO en de posten in de regio worden uitgevoerd;
- c.
het bevorderen en coördineren van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beleid dat ten grondslag ligt aan de aan de RSO en de posten toegewezen budgetten;
- d.
werkzaamheden in kader van de jaarplancyclus, waaronder het opstellen van het regionale jaarplan, het opstellen van het jaarverslag ten aanzien van de bedrijfsvoering en de daarmee samenhangende meerjarenramingen en het opstellen van de regionale uitvoeringsrapportage;
- e.
de samenstelling van periodieke managementinformatie ten behoeve van de regioraad en de aangesloten posten;
- f.
de organisatie van het kasbeheer bij de RSO en de posten in de regio;
- g.
de uitvoering van door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen.
2.
Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van de consulaire dienstverlening van die posten, waaronder onder meer wordt verstaan:
- a.
het bewaken van de kwaliteitseisen van de consulaire processen;
- b.
het beslissen over en autoriseren van visum- en paspoortaanvragen en het beoordelen van optie-aanvragen en nationaliteitskwesties;
- c.
het toezicht houden op een tijdige en adequate afdoening van klachten betreffende consulaire aangelegenheden;
- d.
het inrichten en aansturen van de consulaire processen en het uitoefenen van toezicht op de consulaire werkzaamheden die op de RSO, op de posten in de regio en door externe dienstverleners worden uitgevoerd;
- e.
het zorg dragen voor tijdige en accurate publieksinformatie over de consulaire diensten op de RSO en de posten in de regio;
- f.
het adviseren en assisteren van de CdP’s van de posten in de regio ten aanzien van consulaire aangelegenheden, maatschappelijke bijstand en calamiteiten;
- g.
het samenstellen van periodieke managementinformatie ten behoeve van de Regioraad, de posten in de regio en de betrokken directies;
- h.
het opstellen van de paspoortverantwoording voor de regio;
- i.
de uitvoering van andere met de CdP’s in de regio overeengekomen consulaire taken;
- j.
de uitvoering van door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen.
3.
Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van andere dan de in het eerste lid bedoelde aspecten van de bedrijfsvoering op de posten in de regio en de uitvoering van terzake door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen voor zover dat de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit of doelmatigheid van de bedrijfsvoering verbetert.
4.
Het Hoofd RSO kan gevraagd en ongevraagd adviezen geven aan elke CdP in de regio aangaande de goede uitvoering van de bedrijfsvoering en de consulaire werkzaamheden op zijn post.
5.
Het Hoofd RSO informeert periodiek elke CdP in de regio over de voortgang van de werkzaamheden die de RSO voor zijn post verricht.
6.
Het Hoofd RSO informeert de Regioraad periodiek over postoverstijgende aangelegenheden.
7.
Het Hoofd RSO kan met instemming van de Regioraad ook besluiten de RSO tevens diensten te laten verlenen aan andere overheidsorganen van het Koninkrijk in de regio.
Artikel
5

Dienstverleningsovereenkomst
1.
Elke CdP uit een regio sluit met het Hoofd RSO een dienstverleningsovereenkomst. In deze overeenkomst wordt geregeld welke werkzaamheden door de CdP worden overgedragen aan het Hoofd RSO en de voorwaarden waaronder dat plaatsvindt.
2.
Een dienstverleningsovereenkomst met een consul-generaal wordt tevens ondertekend door de CdP van de ambassade waar hij onder ressorteert
Artikel
6

Regioraad
1.
Er is een Regioraad die wordt gevormd door de CdP’s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio.
2.
De Regioraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter voor een periode van twee jaar.
3.
De Regioraad vergadert ten minste eenmaal per jaar. Indien een CdP verhinderd is, is zo mogelijk zijn plaatsvervanger bij de vergadering aanwezig. De voorzitter kan zich slechts door de plaatsvervangend voorzitter laten vervangen; één van hen is bij de vergadering aanwezig.
4.
De Regioraad stelt een reglement ter uitvoering van zijn bevoegdheden vast en zendt dat onverwijld aan DGCB en het Hoofd RSO.
5.
De Regioraad besluit met meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
6.
De Regioraad kan besluiten zijn taken en bevoegdheden gedeeltelijk te mandateren aan een dagelijks bestuur bestaande uit ten hoogste vijf leden van de Regioraad waaronder de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad. De Regioraad stelt daarbij vast welke taken en bevoegdheden aan het dagelijks bestuur worden opgedragen. Het voorzitterschap van het dagelijks bestuur berust bij de voorzitter van de Regioraad.
7.
De Regioraad kan, in afwijking van het tweede en zesde lid, besluiten een plaatsvervangend CdP van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio als voorzitter of als plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad respectievelijk als gewoon lid van het dagelijks bestuur van de Regioraad te kiezen. Een plaatsvervangend CdP kan zich slechts kandidaat stellen indien de CdP van betrokkene met diens kandidaatstelling schriftelijk instemt.
8.
Het Hoofd RSO neemt deel aan vergaderingen van de Regioraad, maar heeft daarin geen stem. Indien het Hoofd RSO verhinderd is, is zo mogelijk zijn plaatsvervanger bij de vergadering aanwezig.
Artikel
7

Taken en bevoegdheden Regioraad
1.
De Regioraad is belast met:
- a.
het toezicht op de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten die door de CdP’s met het Hoofd RSO zijn gesloten;
- b.
de vaststelling van het jaarverslag, de uitvoeringsrapportage en het jaarplan ten aanzien van de bedrijfsvoering in de regio, alsmede de daarmee samenhangende meerjarenramingen;
- c.
besluitvorming over tijdelijke, budgetneutrale herallocatie van de regionale bezetting van formatie door lokale werknemers;
- d.
advisering aan de secretaris-generaal over een tijdelijke wijziging van de regionale bezetting van formatie door lokale werknemers anders dan bedoeld in onderdeel c of door ambtenaren;
- e.
advisering aan de secretaris-generaal over een structurele wijziging van de regionale formatie;
- f.
het faciliteren van door de daarmee belaste diensten geïnitieerde audits en het initiëren van aanvullende audits en kwaliteitsonderzoeken.
2.
De Regioraad kan besluiten dat de voorzitter van de Regioraad het door de secretaris-generaal
aan hem als budgethouder toegewezen bedrijfsvoeringsbudget voor de regio anders verdeelt over de CdP’s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio dan volgens de verdeelsleutel die aan de toewijzing van de secretaris-generaal ten grondslag ligt.
Artikel
8

Heroverweging
1.
Elk lid van de Regioraad kan de secretaris-generaal verzoeken een besluit van de Regioraad te heroverwegen indien dat besluit naar zijn oordeel het functioneren van zijn post of een onder hem ressorterend consulaat-generaal dan wel de regionale bedrijfsvoering ernstig schaadt. Daarbij kan de secretaris-generaal worden verzocht het desbetreffende besluit te schorsen totdat hij op het verzoek tot heroverweging heeft beslist.
2.
Het verzoek bevat gemotiveerd de redenen voor heroverweging en, in indien van toepassing, voor schorsing. Het verzoek wordt uiterlijk tien kalenderdagen na de dag van bekendmaking van het besluit van de Regioraad ingediend.
3.
De secretaris-generaal besluit nadat hij de voorzitter van de Regioraad heeft geraadpleegd.
4.
Indien de secretaris-generaal oordeelt dat het besluit van de Regioraad het functioneren van de desbetreffende post of de regionale bedrijfsvoering ernstig schaadt, neemt hij zelf een nader besluit of draagt hij de Regioraad op een nieuw besluit te nemen met inachtneming van zijn aanwijzingen.
Artikel
9

Afwijking
De secretaris-generaal kan op grond van zwaarwegende belangen besluiten tot afwijking van deze regeling.
Artikel
10
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties.
28 december 2011
De Minister van Buitenlandse Zaken,
namens deze:
de secretaris-generaal,
E.
Kronenburg.

TOELICHTING
In deze regeling worden oprichting en de taken van de Regionale Service Organisaties (RSO’s) beschreven alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de daarbij betrokkenen partijen.

Artikel 2
Ter bevordering van de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid van het postennetwerk is besloten zo veel mogelijk bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken van de posten aan RSO’s op te dragen. Het betreft onder meer het betalen van rekeningen en het autoriseren van visum- en paspoortaanvragen. Zo worden de posten voor een aantal taken een front-office en de RSO een back-office. Het uitgangspunt daarbij is dat alle bedrijfsvoeringtaken en consulaire taken die zich voor overdracht aan de RSO lenen ook op de RSO uitgevoerd worden. Daarvan wordt alleen afgeweken indien zwaarwegende belangen zijn die aan overdracht in de weg staan.

Artikel 3
Het Hoofd RSO heeft de leiding op een RSO. Hij fungeert als lijnchef voor het uitgezonden personeel en het lokaal personeel dat bij de RSO werkt.
Het Hoofd RSO is verantwoording schuldig aan de voorzitter van de Regioraad voor het functioneren van de RSO en zijn eigen functioneren. De voorzitter van de Regioraad functioneert daarmee als leidinggevende van het Hoofd RSO en voert dan ook als lijnchef het startgesprek en de functioneringsgesprekken. In geval van een formele beoordeling van het Hoofd RSO treden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad op als beoordelaars en DGCB als beoordelingsautoriteit. Aangezien het Hoofd RSO een zelfstandig hoofd van dienst is, dient de voorzitter van de Regioraad zijn leidinggevende rol met gepaste terughoudendheid in te vullen. Zo is de inrichting van de werkzaamheden binnen de RSO primair de bevoegdheid van het Hoofd RSO.
De secretaris-generaal en DGCB kunnen uit hoofde van hun functie uiteraard ook aanwijzingen geven aan het Hoofd RSO. Ook de onder DGCB ressorterende directies zoals FEZ, DCM, HDPO en DHF kunnen aan het Hoofd RSO, zoals aan alle hoofden van dienst, aanwijzingen geven met betrekking tot hun specifieke taakgebieden.
Het Hoofd RSO is niet ondergeschikt aan de afzonderlijke CdP’s in de regio. Hij kan dan ook vrij opereren binnen de kaders van de met hen gesloten dienstverleningsovereenkomsten en de aanwijzingen van de voorzitter van de Regioraad en de betrokken directies op het departement.
Het Hoofd RSO krijgt een eigen budget voor de bedrijfsvoering van de RSO toegekend.

Artikel 4
Het Hoofd RSO krijgt een groot aantal taken op het terrein van de bedrijfsvoering en op consulair gebied overgedragen. Elke CdP wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang en knelpunten van de werkzaamheden die voor zijn post door de RSO worden gedaan.
Het Hoofd RSO is bevoegd gevraagd en ongevraagd CdP’s te adviseren over de wijze waarop bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken die niet zijn overgedragen op de post het beste kunnen worden uitgevoerd op de post.
Het Hoofd RSO kan ook belast worden met advisering over het beheer van budgetten op het gebied van ontwikkelingssamenwerking. Zo kan het Hoofd RSO ook ten aanzien van die taken een bijdrage leveren aan de verbetering van de kwaliteit van de werkzaamheden en kan ook een betere afstemming tussen de taken van de RSO en de post tot stand gebracht worden.
Daarnaast wordt de Regioraad periodiek geïnformeerd over de voortgang en knelpunten van postoverstijgende zaken.
De RSO kan ook diensten verlenen aan andere overheidsorganen van het Koninkrijk in de regio, zoals NFIA-kantoren. Dit behoeft de instemming van de Regioraad. In zo’n geval wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten met het hoofd van de desbetreffende organisatie. Dat hoofd wordt echter niet toegelaten tot de Regioraad.

Artikel 5
Het Hoofd RSO krijgt van elke post een aantal taken en bevoegdheden op bedrijfsvoerings- en consulair gebied overgedragen. Per post kunnen die verschillen. Deze taken en bevoegdheden worden door het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. Daarvoor is een dienstencatalogus beschikbaar. In de overeenkomst worden duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop de taken door de RSO worden uitgevoerd. Zaken als kwaliteit en tijdigheid behoren in de overeenkomst te worden vastgelegd. De CdP stuurt als eindverantwoordelijke op de post zelf zijn personeel aan en blijft verantwoordelijk voor de werkzaamheden die op de post worden verricht. In de dienstverleningsovereenkomst dient duidelijk te worden afgesproken voor welke taken en op welke wijze het Hoofd RSO uitvoeringsrichtlijnen aan (medewerkers van) de post kan geven teneinde de processen optimaal te laten verlopen. Een dienstverleningsovereenkomst met een consul-generaal wordt mede getekend door de betrokken ambassadeur gelet op diens toezichthoudende rol ten aanzien van consulaire posten in zijn ambtsgebied.

Artikel 6
De Regioraad wordt gevormd door de CdP’s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen (PV’s) in de regio. Elke zelfstandige post is in de Regioraad vertegenwoordigd. De consulaten-generaal worden in de Regioraad vertegenwoordigd door de CdP van de ambassade waaronder zij ressorteren.
Als een CdP verhinderd is een vergadering bij te wonen, is zo mogelijk de plaatsvervangend CdP aanwezig. Mocht ook de plaatsvervangend CdP verhinderd zijn dan kan de CdP desgewenst één van de andere leden van de Regioraad machtigen om namens hem te spreken of te stemmen in een vergadering van de Regioraad.
Om effectief te kunnen functioneren vergadert de Regioraad ten minste een keer per jaar. Er kan vaker worden vergaderd als daar behoefte aan is.
Er wordt besloten bij normale meerderheid van stemmen, dus de helft plus één. Namens elke ambassade of PV wordt één stem uitgebracht. Als er geen meerderheid kan worden gevonden, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
De Regioraad kiest uit de CdP’s die daarvan lid zijn een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De benoeming geldt ten behoeve van de continuïteit voor twee jaar. De voorzitter kan zich alleen laten vervangen door de gekozen plaatsvervangend voorzitter. De benoeming is persoons- en functiegebonden: als betrokkene een andere functie gaat vervullen zal een nieuwe (plaatsvervangend) voorzitter benoemd moeten worden.
De Regioraad stelt zijn eigen reglement vast. De Regioraad kan daarin bepalen dat ten behoeve van de efficiency een dagelijks bestuur van maximaal vijf van zijn leden wordt ingesteld. De Regioraad besluit daarbij welke taken en bevoegdheden aan het bestuur worden opdragen. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad moeten lid zijn van het dagelijks bestuur en kunnen in die hoedanigheid alleen door elkaar worden vervangen
De Regioraad kan – ad hoc of door een bepaling in het eigen reglement – bepalen dat ook een plaatsvervangend CdP van één van de participerende ambassades of PV’s kan worden gekozen tot (plaatsvervangend) voorzitter van de Regioraad of tot gewoon lid van het dagelijks bestuur daarvan. Een plaatsvervangend CdP kan zich daarvoor slechts verkiesbaar stellen indien de CdP van zijn post schriftelijk met zijn kandidaatstelling instemt. Die instemming impliceert dat de CdP nog slechts een beperkte rol in de Regioraad zal vervullen zolang zijn plaatsvervanger als (plaatsvervangend) voorzitter van de Regioraad is aangewezen of in het dagelijks bestuur zitting heeft. De CdP zal zijn plaatsvervanger dan de gelegenheid dienen te geven aan alle vergaderingen van de Regioraad en het dagelijks bestuur deel te nemen en alleen bij verhindering van zijn plaatsvervanger zal de CdP zelf aan een vergadering van de Regioraad kunnen deel nemen. De CdP zal – mits het huishoudelijk reglement van de Regioraad zich daartegen niet verzet – nog wel aanwezig kunnen zijn bij vergaderingen van de Regioraad waaraan zijn plaatsvervanger deelneemt maar zal het recht om voor zijn post te stemmen door zijn plaatsvervanger moeten laten uitoefenen.

Artikel 7
De Regioraad is het toezichthoudend orgaan met betrekking tot het functioneren van de RSO in de regio. Het Hoofd RSO zal aan de Regioraad op nader door de Regioraad vast te stellen momenten rapporteren over onder meer kwaliteit, snelheid en uitputting van middelen.
De voorzitter van de Regioraad zit de vergaderingen van de Regioraad voor en stelt als budgethouder de verdeling van het regionale bedrijfsvoeringsbudget vast, nadat de Regioraad over het voorstel daartoe van de RSO heeft besloten.
Het regionale budget voor bedrijfsvoering wordt door de secretaris-generaal – na advisering van de budgethouders op het departement en afstemming met de regiodirecties gelet op de prioriteitstelling in de regio’s – toegekend aan de voorzitter van de Regioraad. Het regionale budget is het totaal van de voor de zelfstandige CdP’s berekende deelbudgetten.
De regioraad kan besluiten om delen van het regionale budget anders aan de individuele posten toe te bedelen dan op basis van de door de secretaris-generaal berekende deelbudgetten voor zelfstandige CdP’s. In voorkomend geval wordt deze interne toekenning extracomptabel bijgehouden. Aangezien het grootste deel van het bedrijfsvoeringsbudget wordt besteed aan contractueel vastliggende verplichtingen zoals huren, lonen en vergoedingen aan honoraire consuls is de afwijkende toewijzing van middelen aan de individuele posten beperkt tot die zaken waarop de individuele posten daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen, zoals de middelen voor dienstreizen, representatie, kernstaf, uitzendkrachten, bewust belonen en opleidingen. Indien geen meerderheid in de Regioraad is te vinden voor een afwijkende toewijzing van budgetten zal de voorzitter van de Regioraad de verdeling van het regionale budget vaststellen overeenkomstig de door de secretaris-generaal voor de zelfstandige CdP’s berekende deelbudgetten.
Het regionale jaarverslag, de uitvoeringsrapportage en het jaarplan met betrekking tot de bedrijfsvoering en de daarbij behorende financiële informatie worden opgesteld door het Hoofd RSO en ter vaststelling aangeboden aan de Regioraad. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de jaarplangoedkeuring en de daarbij behorende budgetten voor bedrijfsvoering stelt het Hoofd RSO een voorstel op met betrekking tot de aanwending van deze middelen. Dit voorstel wordt aangeboden aan de Regioraad ter vaststelling.
De regionale uitvoeringsrapportage wordt opgesteld door het Hoofd RSO en ter vaststelling aangeboden aan de Regioraad. Na ontvangst van de goedkeuring op de uitvoeringsrapportage stelt het Hoofd RSO een voorstel op met betrekking tot de aanwending van de beschikbare middelen inclusief een eventuele herverdeling van de intern toegewezen middelen. Dit voorstel wordt aangeboden aan de Regioraad ter vaststelling. Eventuele claims die volgens het Hoofd RSO niet binnen het totaal van het regionale budget kunnen worden opgevangen, worden onderbouwd voorgelegd aan het departement in het kader van de jaarplancyclus of uitvoeringsrapportage.
De Regioraad is bevoegd tot een tijdelijke, budgetneutrale herallocatie van de bezetting van lokale werknemers binnen de regio. Tevens kan de Regioraad de secretaris-generaal adviseren tot een tijdelijke niet-budgetneutrale wijziging van bezetting van formatie door lokale werknemers of een structurele wijziging van de regionale formatie. In die gevallen adviseren de CPN, HDPO, de regiodirectie, FEZ en DCM.
Een RSO zal periodiek worden onderzocht in het kader van de jaarrekening controle van het ministerie. Daarnaast zal er vanuit de Regioraad als toezichthoudend orgaan behoefte bestaan aan onafhankelijke doorlichting van het functioneren van de RSO en de kwaliteit van de processen. Teneinde de controledrukte te beperken, ligt het voor de hand een integrale audit in te richten waarin operationele en beheersmatige aspecten van de bedrijfsvoering in brede zin aan bod komen. Deze audit wordt belegd bij het cluster audit en evaluatie.

Artikel 8
Dit artikel geeft een escalatiemogelijkheid voor elk lid van de Regioraad om de secretaris-generaal te vragen een besluit van de Regioraad dat naar zijn oordeel het functioneren van zijn post of een onder hem ressorterend consulaat-generaal dan wel de regionale bedrijfsvoering ernstig schaadt, in te trekken of te wijzigen. Elke zelfstandige CdP kan zo een beroep doen op de secretaris-generaal als hij van mening is dat de belangen van een onder hem ressorterende post onevenredig hard wordt geschaad. Ook de voorzitter van de Regioraad kan als hij van mening is dat de bedrijfsvoering van de regio in geding komt door een besluit van de Regioraad, verzoeken tot heroverweging door de secretaris-generaal.
Een gemotiveerd verzoek tot heroverweging moet zijn gedaan binnen tien kalenderdagen nadat het besluit van de Regioraad aan de betrokken CdP bekend is gemaakt.
De secretaris-generaal kan zelf een nieuw besluit nemen of terugverwijzen naar de Regioraad.
Een verzoek aan de secretaris-generaal tot heroverweging kan tevens het verzoek omvatten om het besluit van de Regioraad te schorsen totdat de secretaris-generaal heeft beslist op het verzoek om het besluit in te trekken of te wijzigen. Indien de secretaris-generaal tot schorsing overgaat, zal pas (verder) uitvoering gegeven mogen worden aan het desbetreffende besluit van de Regioraad nadat de secretaris-generaal dat heeft bepaald.
Bij een verschil van mening tussen een CdP en het Hoofd RSO over een specifieke aangelegenheid, kan uiteraard ieder van hen de kwestie gemotiveerd voorleggen aan de verantwoordelijke directeur (bijvoorbeeld aan directeur DCM indien het de beslissing over een visum- of paspoortaanvraag betreft).

Artikel 9
In artikel 9 wordt aan de secretaris-generaal de mogelijkheid gegeven om van deze regeling af te wijken. Daarvoor moeten dan zwaarwegende belangen zijn. De afweging moet per geval worden gemaakt. Van deze mogelijkheid zal in ieder geval gebruik worden gemaakt voor de in China op te richten RSO aangezien dat bij de oprichting – vanwege de beperkingen betreffende internationaal betalingsverkeer – alleen voor de posten in China zal functioneren.
De Minister van Buitenlandse Zaken,
namens deze:
de secretaris-generaal,
E.
Kronenburg.