Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466161(10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 6, derde lid, en 12 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

ARTIKEL I

De Archiefregeling wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 25 vervalt het tweede lid, onder vernummering van het derde lid tot tweede lid.

B

Na artikel 26 wordt een hoofdstuk ingevoegd, luidende:

HOOFDSTUK 3A. VERVANGING

Artikel 26a. Reikwijdte

Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.

Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

• a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• h. de kwaliteitsprocedures.

C

Na artikel 59 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 59a. Overgangsrecht artikel 26b

Artikel 26b is niet van toepassing op besluiten tot vervanging die zijn genomen voorafgaand aan 1 januari 2013.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, J. Bussemaker

TOELICHTING

Algemeen deel

1. Inleiding

De Archiefwet 1995 (Aw) en het Archiefbesluit 1995 (Ab) zijn per 1 januari 2013 aangepast. De hier relevante wijziging van de Aw hangt samen met de Wet revitalisering generiek toezicht. Op grond van artikel 7 van de Aw is de zorgdrager bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Artikel 7 bevatte het voorschrift dat voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden een machtiging nodig was, van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) of, in het geval van gemeenten en waterschappen, van gedeputeerde staten. Dit machtigingsvereiste is komen te vervallen bij de Wet revitalisering generiek toezicht. De machtiging is aangemerkt als een niet bij de herpositionering van het generiek toezicht passende vorm van specifiek toezicht.

Op grond van artikel 6, eerste lid, van het Ab besluit de zorgdrager slechts tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties indien de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen. Deze bepaling geeft een tamelijk open norm. Technische en procedureel gedetailleerde invulling hiervan werd gegeven in beleidsregels over het gebruik van de machtigingsbevoegdheid. Met het vervallen van de machtigingsbevoegdheid, zijn ook de beleidsregels vervallen. Ten behoeve van het ondersteunen van de kwaliteit en de eenvormigheid van de vervangingspraktijk werd nadere regelgeving wenselijk geacht. Voor het stellen van nadere regels is in artikel 6, derde lid, van het Ab een delegatiegrondslag opgenomen. Daarvan is met de onderhavige ministeriële regeling gebruik gemaakt.

2. Hoofdlijnen van de regeling

Zoals het vervallen machtigingsvereiste alleen zag op vervanging van te bewaren archiefbescheiden, ziet ook de onderhavige nadere regeling alleen op vervanging van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.

Het is niet mogelijk op een zinvolle manier minimum technische specificaties voor vervanging vast te stellen. Daarvoor is de diversiteit van de wijzen waarop vervanging kan plaatsvinden te groot en gaan de technische ontwikkelingen te snel. Wat betreft de diversiteit: vervanging kan gebeuren van papier naar digitaal, van papier naar film, van film naar digitaal, etcetera. Daarnaast verschilt wat nodig is voor ‘juiste en volledige weergave’ per type document: zo brengen formulieren andere eisen met zich mee dan brieven of notities, waarbij de vormgeving per stuk verschillend kan zijn.

Voor de onderhavige nadere regeling is daarom de keuze gemaakt om voorschriften te geven niet voor de vervanging zelf maar voor het besluit tot vervanging. In dat besluit dienen de procedure en de gemaakte keuzes ten aanzien van de techniek van vervanging te worden vastgelegd en verantwoord. Daarnaast geldt overigens 6, tweede lid, van het Ab, dat bepaalt dat bij bekendmaking van het besluit tot vervanging melding wordt gemaakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Ab. Het gaat daarbij om de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed (c) en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (d).

Voor de reproducties, die de originele te bewaren archiefbescheiden vervangen, gelden de normen van het Ab en de Ar ten aanzien van duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat. Deze normen werpen in zekere zin hun schaduw vooruit op het vervangingsproces. Het heeft immers weinig zin archiefbescheiden te vervangen door reproducties die na de vervanging niet kunnen voldoen aan de vereisten ten aanzien van de duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat. Al bij het vervangen van de archiefbescheiden zal met die normen rekening moeten worden gehouden.

3. Consultatie

Door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de beroepsorganisaties van archiefinstellingen en archivarissen is aangedrongen op het in de ministeriële regeling voorschrijven van advisering over vervanging door een gediplomeerd archivaris. Dit is niet overgenomen, enerzijds vanwege het in de Aw vastgelegde optionele karakter van de benoeming van een archivaris bij de decentrale overheden, en anderzijds omdat een dergelijk voorschrift weer een verplichting zou toevoegen, wat niet zou passen bij de inzet van het doen vervallen van de machtiging bij de Wet revitalisering generiek toezicht. Naar aanleiding van een opmerking van de Raad voor cultuur over het belang van met name de cultuurhistorische waarde van te vervangen archiefbescheiden is in het algemeen deel van de toelichting hierover (onder punt 2) een verduidelijking opgenomen.

4. Financiële gevolgen

De regeling heeft geen gevolgen voor de rijksbegroting.

5. Uitvoeringsgevolgen

Het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie achten de regeling uitvoerbaar.

6. Administratieve lasten

De (gunstige) gevolgen voor de administratieve lasten vloeien voort uit keuzes die zijn gemaakt in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht: de machtiging op grond van artikel 7 van de Aw is immers vervallen bij de Wet revitalisering generiek toezicht. Aldaar is ook toegelicht dat met inwerkingtreding van de desbetreffende bepaling werd gewacht tot nadere regels over de vervanging zouden zijn gesteld (Kamerstukken II 2010/11, 32 389, nr. 8, blz. 30).

Artikelsgewijs deel

Artikel I, onderdeel A (artikel 25 van de Ar)

Conversie en migratie zijn oplossingen voor het behoud van de geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden. Conversie en migratie zijn geen vervanging in de zin van de Aw. Dat zij niet als vervanging zijn aangemerkt, is mede ingegeven door de wens tot beperking van de lasten die voor zorgdragers zijn verbonden aan de vervanging van archiefbescheiden. Dat is – nog steeds – de noodzaak tot het nemen van een besluit, en dat was daarnaast het machtigingsvereiste voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden.

In artikel 25, tweede lid, van de Ar was bepaald dat als de conversie of migratie niet kon voldoen aan de eisen van de Ar ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, er sprake moest zijn van vervanging. Dat voorschrift was te zien een uitwijkmogelijkheid, met als procedurele waarborg de externe toets van het toegepaste proces door middel van het machtigingsvereiste. Nu er geen sprake meer is van deze externe toets, kan deze bepaling vervallen.

Artikel I, onderdeel B (artikelen 26a en 26b van de Ar)

Artikel 26a

In dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat het nieuwe hoofdstuk 3A niet over conversie, migratie of emulatie gaat.

Artikel 26b

Dit artikel bepaalt in welke aspecten van het vervangingsproces door de zorgdrager inzicht wordt verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Ab, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.

Het aspect onder a betreft de reikwijdte van de vervanging. De bedoeling is dat een zorgdrager aangeeft of de vervanging voor de gehele organisatie of voor een deel daarvan zal gelden. Ook moet worden aangegeven welke categorieën archiefbescheiden uit welke perioden worden vervangen. Duidelijk moet zijn of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in een periode voorafgaand aan het besluit tot vervanging, of routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

Het aspect onder b betreft de zogenoemde hardware. Daarbij gaat het om zaken als het gebruik van een of meer apparaten in een organisatie, de parameters waarop de apparatuur is ingesteld (bijvoorbeeld documentgrootte, uitvoer in zwart/wit, grijstinten of kleur, instellingen voor beeldverwerking) en de gebruikte randapparatuur.

Onder c moet worden beschreven welke software wordt gebruikt alsmede welke versie daarvan.

Het aspect onder d geeft weer welke criteria worden gebruikt als er een keuze is tussen vervanging in zwart/wit, grijstinten of kleur.

De aspecten onder e, de keuze van de formaten, en de bewerkingen in de vervanging, alsmede de metagegevens zijn cruciaal voor de blijvende toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Met bewerkingen wordt onder meer gedoeld op compressietechnieken bij digitale vervanging. Een ander belangrijk aspect is de beschrijving van de metagegevens die aan de vervangen archiefbescheiden worden gekoppeld.

Het aspect onder f gaat over het voorkomen en herstellen van fouten bij het vervangen. Voor een juiste en volledige weergave is, naast de andere in dit artikel genoemde aspecten, ook de wijze waarop fouten opgespoord en hersteld kunnen worden van belang. Het zal hierbij vaak gaan om de visuele controle van reproducties. Daarmee kunnen fouten in het proces worden opgespoord die de leesbaarheid van reproducties belemmeren, zoals achtergebleven nietjes, vouwen, hapering bij de doorvoer. Het besluit moet inzicht geven in de wijze waarop controle en herstel zijn georganiseerd.

Het aspect onder g betreft het proces van vernietiging. Hiermee wordt gedoeld op de frequentie en de wijze van vernietiging.

Het laatste aspect, onder h, betreft de kwaliteitsprocedures voor de vervanging. Daarin wordt beschreven op welke manier de continue kwaliteit van het vervangingsproces wordt geborgd door bijvoorbeeld kalibreren, wat de criteria zijn voor en de frequentie is van interne controles en hoe deze zijn ingebouwd in het gehele proces.

Artikel I, onderdeel C (artikel 59b van de Ar)

Deze bepaling stelt buiten twijfel dat de bij deze regeling gestelde voorschriften voor het besluit tot vervanging niet gelden voor besluiten die zijn genomen voorafgaand aan 1 januari 2013.

Artikel II (Inwerkingtreding)

Inwerkingtredingsdatum van de onderhavige regeling is 1 januari 2013. Dit betekent dat het kabinetsbeleid van de vaste verandermomenten niet is nageleefd op het punt van de minimumtermijn tussen publicatie en inwerkingtreding. Echter, de voorgestelde wijziging van de Ar hangt samen met wijzigingen van de Aw en het Ab met inwerkingtredingsdatum 1 januari 2013. Vertraging bij wijziging van de Ar zou leiden tot complicerende ongelijktijdige inwerkingtreding van onderdelen van het regelgevingscomplex. Daarbij is mede in aanmerking genomen dat het aantal aanvragen om machtiging gering is en dat het mogelijk is om de zorgdragers goed te informeren.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, J. Bussemaker